KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling

KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling boekhouding en
personeelszaken
Dia 1
De laatste afdeling die we binnen onze groothandel bespreken is de afdeling boekhouding
en personeelszaken.
Samenhang afdelingen
Dia 2
Onze groothandel stuwt producten voort in de bedrijfskolommen van kantoor- en
vergadermaterialen en kantoormateriaal.
We hernemen even de samenhang tussen de afdelingen van onze groothandel.
We starten opnieuw bij de behoefte van de klant. Deze behoefte wordt opgevolgd door de
marketing. Dit is bij Offisco geen aparte afdeling maar huist binnen ‘verkoop’. Bij
verkoop houden ze de nieuwe, de opsplitsing of de verschuiving van de behoeften van het
doelpubliek van Offisco in de gaten.
In functie van dit behoefteprofiel gaat de aankoopafdeling aankopen doen. Zij zullen het
assortiment opbouwen maar wel binnen de krijtlijnen van onze marketingstrategie.
De aankoopafdeling zorgt niet alleen voor de aankoop van handelsgoederen. De
aankoopafdeling koopt ook verpakkingsmaterialen, gasolie, poetsproducten, e.d. aan.
Voor de aankoop van investeringsgoederen zoals een nieuwe heftruck of een vernieuwing
van het dak is er samenspraak met Peter Beyens. Vaak zal er hier een scootbedrijf
ingehuurd worden omdat we zelf niet over de nodige know-how beschikken.
Eens een aankoop definitief is, wordt het magazijn ingelicht. In samenspraak met de
leverancier en het magazijn wordt een leveringsdatum binnen de leveringstermijn
afgesproken. De magazijnafdeling ontvangt van de ‘aankoop’ de nodige informatie om de
goederen te kunnen ontvangen en deze op kwaliteit en kwantiteit te kunnen controleren.
Als dit alles volgens plan verloopt, worden de goederen in de rekken opgeslagen.
De verkoopafdeling zit natuurlijk ook niet stil. Zij sturen informatie naar de klanten,
voeren promotie, luisteren veel naar de klanten en zorgen voor een goede
leveringssnelheid, leveringsbetrouwbaarheid en – niet te vergeten – een goede service na
verkoop. Deze remedie leidt altijd tot een goede verkoop.
Eens een verkoop gerealiseerd start het magazijn samen met de klant en de eventuele
externe vervoerder een verzendplanning. De halve dag voor de verzending wordt gestart
met de orderpicking. Goederen die in de namiddag moeten geleverd worden, worden in de
voormiddag in de expeditieruimte geplaatst. Goederen voor de volgende voormiddag
worden in de namiddag verzameld. De vervoerder krijgt alle goederen en documenten
mee en zal de klant vragen om ‘voor ontvangst’ te tekenen.
Offisco heeft ook enkele ondersteunende afdelingen. Zij zijn niet echt nodig in de
kernactiviteit van het bedrijf maar toch …
De afdeling boekhouding en personeelszaken moet ervoor zorgen dat facturen worden
opgemaakt voor de klanten, aankoopfacturen worden betaald, lonen worden uitbetaald,
winst en cashflow worden in kaart gebracht, … Daar kijkt men uit naar fiscaal gunstige
regimes, mogelijke subsidies, …
De boekhoudafdeling heeft dus met alle afdelingen te maken, maar ook zowel met klanten
dan leveranciers als banken en belastingcontroleurs.
De receptie is nog zo’n ondersteunende dienst. Allerlei bezoekers melden er zich aan,
allerlei telefoonverkeer komt er toe of vertrekt er, de post wordt er gesorteerd per afdeling,
vergaderzalen worden er geboekt, de agenda van Peter Beyens wordt er bijgehouden en
ook andere medewerkers zullen er melden wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan bij
een klant.
Organogram
Dia 3
Een andere manier om de samenwerking en de onderlinge verhouding tussen de
verschillende afdelingen en medewerkers te laten zien, is het organogram. Deze dia moet
nog herwerkt worden.
Functie groothandel
Dia 4
In hoever is de afdeling boekhouding bij de functies van de groothandel betrokken. Foute
antwoorden kleuren rood, juiste antwoorden groen.
Taken op de afdeling
Dia 5
Interactieve opdracht hier zou kunnen zijn: “Toon het verband aan tussen de taken en de
gebruikte figuren waarin de foto’s werden geplakt.
De afdeling boekhouding en personeelszaken moet vele gegevens voor de boekhouding en
de berekening van de lonen en salarissen zien te bemachtigen.
De ingezamelde gegevens moeten vaak geordend en op juistheid en volledigheid worden
gecontroleerd.
Vervolgens moeten de gegevens in de computer worden ingebracht.
Dia 6
Met aangepaste software kan de computer gegevens totaliseren, wegen, aangiften
voorbereiden of automatisch genereren, allerlei ratio’s (= kengetallen) berekenen, ...
Het afdelingshoofd of iemand die men daarvoor speciaal inhuurt kan nog verder gaan in
de gegevensverwerking, grafieken maken, …
Deze gegevens zal men uiteraard aan de directeur verstrekken. Ze kunnen ook voor andere
mensen dienen. De werknemers bijvoorbeeld hebben recht op hun loonberekening. De
btw-controleur moet een aangifte ontvangen. De bank kan ook allerlei gegevens van de
boekhouding opvragen vooraleer een lening toe te staan, …
Eventueel kan men reeds een verklarende uitleg schriftelijk of mondeling verstrekken aan
de werknemers, de aandeelhouders, de belastingcontroleur, ..
De documenten, de bewijsstukken, de berekeningen, … zal men uiteindelijk klasseren en
archiveren zodat men ze nog kan bereiken wanneer dit later nodig blijkt.
Dia 7
Nu denk je misschien: “de afdeling boekhouding en personeelszaken dat is een saaie boel
van zakelijke koele cijfers en berekeningen”. Toch zal je ook merken dat het allemaal om
mensen draait:
- één of andere werknemer wil weten of hij recht heeft op een bepaald verlofstelsel;
- de spanning rond een lening;
- de vraag van verkoop of men aan een bepaalde klant een uitstel van betaling kan
toestaan;
- een collega met ziekteverlof die belt om zaken voor hem te regelen;
- de ontvangst van een SZ-controleur;
- …
Het is maar een greep uit het reilen en zeilen van het leven op deze afdeling.
Delen van de afdeling
Dia 8
Boekhouding en personeelszaken kan je gerust in twee of zelfs in drie afdelingen
opsplitsen. In een aantal bedrijven heb je een aparte afdeling facturatie. Die afdeling zit bij
ons mee vervat in de boekhouding. Bij Offisco is er dus maar één afdeling.
De boekhouding brengt de goederen-, diensten, geld- en arbeidsstromen in kaart. Zoals de
facturatie de berekening doet van de goederen- en dienstenstromen, doet personeelszaken
de berekening van de arbeidsstromen. Zowel ‘facturatie’ als ‘personeelszaken’ leveren dus
bewijsstukken voor de ‘boekhouding’. Zij doen natuurlijk nog meer: ‘facturatie’ zamelt de
nodige informatie in en verstuurt de facturen en creditnota’s naar de klanten,
‘personeelszaken’ verzamelt ook informatie en bezorgt informatie aan werknemers, RSZ,
…
Binnenkomende informatie voor de afdeling
Dia 9
De informatie voor de bewijsstukken komt van binnen het bedrijf. Andere bewijsstukken
voor de boekhouding komen dan weer van buiten het bedrijf.
Een overzicht:
- informatie voor bewijsstukken vanuit het bedrijf:
o wanneer goederen afgeleverd werden bij de klant zal deze op de CMR
(vrachtbrief voor vervoer over de weg) of ander verzenddocument tekenen
‘voor ontvangst’. Deze handtekening is voor facturatie de basis om een
-
verkoopfactuur m.b.t. die goederen op te maken. Het zijn de vervoerders die
de ondertekende CMR’s bij onze afdeling afleveren;
o de personeelsleden van alle afdelingen moeten bij hun afdelingschef
verlofdagen aanvragen, ziekte melden, … aanwervingen doet personeelszaken
dan weer zelf al is de afdelingschef hierin altijd een rechtstreekse betrokkene.
Deze informatie is de basis voor de loonberekening;
o inningen van contante verkopen worden ook vanuit de afdeling verkoop met
een telstrook van de dagtotalen van het kasregister doorgegeven;
informatie voor bewijsstukken van buiten het bedrijf:
o aankopen worden gefactureerd door de leveranciers. Het gaat niet alleen over
facturen van handelsgoederen maar ook van algemene kosten en
investeringsgoederen. We zullen natuurlijk niet nalaten te controleren of deze
facturen overeenstemmen met de door ons ‘voor ontvangst’ getekende
vrachtbrieven;
Dia 10
o banken sturen rekeninguittreksels door met allerlei betalingen en inningen;
o de overheid stuurt belastingsaanslagen van allerlei aard: op de winst, voor het
milieu, op de vestiging, btw rekeningen courant, …
o de RSZ stuurt allerlei informatie i.v.m. de bijdragen voor het
kinderbijslagfonds, het pensioenfonds, het fonds voor beroepsziekten, de
werkloosheidskas, het vakantiegeld, …;
o dit zijn de belangrijkste informatiebronnen voor ‘boekhouding en
personeelszaken’. De informatie kan – afhankelijk van het bedrijf – ook nog
uit vele andere hoeken komen.
Belangrijkste overzichten
Dia 11 en 12
Het belangrijkste resultaat van de boekhouding is de balans. Het is als het ware een foto van
de onderneming.
Op het actief staan al de bezittingen = wat we hebben: de uitrustingsgoederen, de
handelsgoederen, de vorderingen die we bezitten op klanten bijvoorbeeld of op de overheid,
de gelden.
Op het passief staat van waar die bezittingen komen: de grond komt bijvoorbeeld van de eigen
inbreng van de ondernemer, de machines komen bijvoorbeeld voort uit een lening bij de bank,
de handelsgoederen moeten we nog betalen aan de leveranciers. Alles van waar het actief
komt staat op het passie.
Het belangrijkste element op de balans is de winst of het verlies.
Dia 13
Willen we weten hoe die winst of verlies is samengesteld? Dan moeten we er de
resultatenrekening bijnemen. Hierop vinden we de verschillende soorten kosten en
opbrengsten.
Dia 14
De belangrijkste samenvatting wat betreft lonen en wedden zijn natuurlijk de loon- en
salarisstaten. Zij geven een overzicht van de personeelskost van een bepaalde maand. Omdat
de sociale wetgeving heel complex is en erg aan verandering onderhevig, laten de meeste
bedrijven dit werk door een sociaal secretariaat doen. Dit secretariaat geeft ook reeds een
voorstel van boeking van deze kost op.
Uitgaande informatie
Dia 15
Vanuit ‘boekhouding en personeelszaken’ gaat heel wat informatie naar buiten:
- naar andere afdelingen;
- naar externen.
Verkoopfacturen en creditnota’s vertrekken er naar de klanten. Aanmaningsbrieven (tot
betaling) blijken ook regelmatig noodzakelijk.
De directeur wordt natuurlijk geïnformeerd over de balans- en resultatenrekening. Bepaalde
kostensoorten kunnen in een grafiek worden gezet, de samenstelling van de winst in een
taartdiagram, de omzet van de verschillende productgroepen in een curve, …
Alle werknemers ontvangen natuurlijk hun loonberekening.
Dia 16
Vanuit ‘boekhouding en personeelszaken’ vertrekken uiteraard heel wat betaalopdrachten
naar de banken. Leveranciers, werknemers, belastingsdiensten … en tenslotte de
aandeelhouders ze moeten allemaal betaald worden. De facturen en andere rekeningen die we
ontvangen, moeten allemaal gecontroleerd worden. We kunnen niet alles zomaar betalen.
Belastingsdiensten vragen ook allerlei zaken: berekening van de btw-vereffening, btw-listing,
loonfiches, winst voor personen- of vennootschapsbelasting, aantal m² bedrijfsoppervlakte,
vermogen van motoren van machines, …
De RSZ moet geïnformeerd worden over:
- in- en uitdiensttredingen;
- RSZ-kwartaalaangiften;
- aangiften sociale risico’s (ziekte, werkloosheid, arbeidsongeval, beroepsziekten, …);
- …
Dia 17
Gelijkaardig aan het systeem van de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) tracht men hier te
komen tot een centrale en elektronische gegevensinput en – raadpleging. De volgende prenten
tonen dit met betrekking tot de in- en uitdiensttredingen en de RSZ-kwartaalaangiften.
We zullen ons dit jaar vooral concentreren op facturatie en boekhouden. Volgend jaar komt
personeelszaken meer aan bod.
Dia 18
Als synthese van deze afdeling bieden we de beroepenfilm van de VDAB aan.