157
advertisement
BIJZONDERE BOEKHOUDVERPLICHTINGEN VRIJE BEROEPEN 1. INLEIDING ...................................................................................................................... 5 2. BASISVERPLICHTING ................................................................................................. 6 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. WETGEVING ................................................................................................................ 6 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................... 6 ONTVANGSTBEWIJSBOEKJES ....................................................................................... 6 DAGBOEK VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN .............................................................. 7 MEDISCHE EN PARAMEDISCHE VRIJE BEROEPEN .......................................... 7 3.1. GENEESHEREN, APOTHEKERS EN KLINISCH BIOLOGEN ................................................. 7 3.1.1. Wetgeving........................................................................................................... 7 3.1.2. Toepassingsgebied ............................................................................................. 7 3.1.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ......................................... 8 a. Principe................................................................................................................... 8 b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ............................. 8 c. Vorm..................................................................................................................... 10 d. Aankoop ............................................................................................................... 11 e. Gebruik ................................................................................................................. 12 3.1.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven ........................................................... 15 a. Principe................................................................................................................. 15 b. Vorm..................................................................................................................... 15 c. Aankoop ............................................................................................................... 16 d. Gebruik ................................................................................................................. 16 3.2. TANDHEELKUNDIGEN ................................................................................................ 17 3.2.1. Wetgeving......................................................................................................... 17 3.2.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 17 3.2.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ....................................... 17 a. Principe................................................................................................................. 17 b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ........................... 17 c. Vorm..................................................................................................................... 20 d. Aankoop ............................................................................................................... 20 e. Gebruik ................................................................................................................. 22 3.2.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven ........................................................... 24 a. Principe................................................................................................................. 24 b. Vorm..................................................................................................................... 25 c. Aankoop ............................................................................................................... 25 d. Gebruik ................................................................................................................. 25 3.3. VROEDVROUWEN, VERPLEEGSTERS, VERPLEEGASSISTENTEN EN MET DEZE GELIJKGESTELDEN, KINESITHERAPEUTEN, LOGOPEDISTEN EN ORTHOPTISTEN ....................... 26 3.3.1. Wetgeving......................................................................................................... 26 3.3.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 26 3.3.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ....................................... 26 a. Principe................................................................................................................. 26 b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ........................... 26 c. Vorm..................................................................................................................... 29 1 d. Aankoop ............................................................................................................... 30 e. Gebruik ................................................................................................................. 31 3.3.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven ........................................................... 34 a. Principe................................................................................................................. 34 b. Vorm..................................................................................................................... 34 c. Aankoop ............................................................................................................... 34 d. Gebruik ................................................................................................................. 34 3.4. PODOLOGEN EN DIËTISTEN ........................................................................................ 35 3.4.1. Wetgeving......................................................................................................... 35 3.4.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 35 3.4.3. Ontvangstbewijsboekje .................................................................................... 36 a. Principe................................................................................................................. 36 b. Vorm..................................................................................................................... 36 c. Aankoop ............................................................................................................... 36 d. Gebruik ................................................................................................................. 37 3.4.4. Boek voor uitgaande facturen ......................................................................... 38 a. Principe................................................................................................................. 38 b. Vorm..................................................................................................................... 38 c. Gebruik ................................................................................................................. 38 3.4.5. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ....................................... 39 a. Principe................................................................................................................. 39 b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp ........................... 39 c. Vorm..................................................................................................................... 41 d. Aankoop ............................................................................................................... 42 e. Gebruik ................................................................................................................. 43 3.4.6. Dagboek van ontvangsten en uitgaven ........................................................... 46 a. Principe................................................................................................................. 46 b. Vorm..................................................................................................................... 46 c. Aankoop ............................................................................................................... 46 d. Gebruik ................................................................................................................. 46 4. ANDERE DAN MEDISCHE EN PARAMEDISCHE VRIJE BEROEPEN ............ 48 4.1. NOTARISSEN .............................................................................................................. 48 4.1.1. Wetgeving......................................................................................................... 48 4.1.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 48 4.1.3. Ontvangstbewijsboekje .................................................................................... 48 a. Principe................................................................................................................. 48 b. Vorm..................................................................................................................... 49 c. Aankoop ............................................................................................................... 49 d. Gebruik ................................................................................................................. 50 4.1.4. Notariële boekhouding .................................................................................... 50 a. Principe................................................................................................................. 50 b. Professionele rekeningen ...................................................................................... 51 c. Boeken, registers en documenten ......................................................................... 52 d. Rekeningenstelsel ................................................................................................. 52 e. Klassement ........................................................................................................... 53 f. Provisies en betalingen ......................................................................................... 53 g. Waarborgen .......................................................................................................... 53 h. Driemaandelijks neer te leggen documenten ....................................................... 54 i. Verzekering beroepsaansprakelijkheid ................................................................ 55 2 j. Controle ................................................................................................................ 55 4.2. GERECHTSDEURWAARDERS....................................................................................... 55 4.2.1. Wetgeving......................................................................................................... 55 4.2.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 55 4.2.3. Ontvangstbewijsboekje .................................................................................... 56 a. Principe................................................................................................................. 56 b. Vorm..................................................................................................................... 56 c. Aankoop ............................................................................................................... 56 d. Gebruik ................................................................................................................. 57 4.2.4. Boekhoudsteekkaarten .................................................................................... 58 a. Principe................................................................................................................. 58 b. Vorm..................................................................................................................... 58 c. Aankoop ............................................................................................................... 58 d. Gebruik ................................................................................................................. 58 4.2.5. Dagboek ........................................................................................................... 60 a. Principe................................................................................................................. 60 b. Vorm..................................................................................................................... 60 c. Aankoop ............................................................................................................... 60 d. Gebruik ................................................................................................................. 61 4.3. ADVOCATEN .............................................................................................................. 61 4.3.1. Wetgeving......................................................................................................... 61 4.3.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 62 4.3.3. Ontvangstbewijsboekjes................................................................................... 62 a. Principe................................................................................................................. 62 b. Vorm..................................................................................................................... 62 c. Aankoop ............................................................................................................... 62 d. Gebruik ................................................................................................................. 63 4.3.4. Individuele rekeningen.................................................................................... 64 a. Principe................................................................................................................. 64 b. Vorm..................................................................................................................... 64 c. Aankoop ............................................................................................................... 64 d. Gebruik ................................................................................................................. 64 4.3.5. Dagboek ........................................................................................................... 65 a. Principe................................................................................................................. 65 b. Vorm..................................................................................................................... 65 c. Aankoop ............................................................................................................... 66 d. Gebruik ................................................................................................................. 66 4.4. BTW-PLICHTIGE VRIJE BEROEPEN ............................................................................. 68 4.4.1. Wetgeving......................................................................................................... 68 4.4.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 68 4.4.3. Ontvangstbewijsboekjes................................................................................... 69 a. Principe................................................................................................................. 69 b. Vorm..................................................................................................................... 69 c. Aankoop ............................................................................................................... 70 d. Gebruik ................................................................................................................. 70 4.4.4. Boek voor uitgaande facturen ......................................................................... 71 a. Principe................................................................................................................. 71 b. Vorm..................................................................................................................... 72 c. Gebruik ................................................................................................................. 72 4.4.5. Dagboek ........................................................................................................... 72 3 a. b. c. d. Principe................................................................................................................. 72 Vorm..................................................................................................................... 72 Aankoop ............................................................................................................... 73 Gebruik ................................................................................................................. 73 4.5. OVERIGE VRIJE BEROEPEN ......................................................................................... 74 4.5.1. Wetgeving......................................................................................................... 74 4.5.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 74 4.5.3. Ontvangstbewijsboekjes................................................................................... 75 a. Principe................................................................................................................. 75 b. Vorm..................................................................................................................... 75 c. Aankoop ............................................................................................................... 75 d. Gebruik ................................................................................................................. 75 4.4.4. Dagboek ........................................................................................................... 77 a. Principe................................................................................................................. 77 b. Vorm..................................................................................................................... 77 c. Aankoop ............................................................................................................... 77 d. Gebruik ................................................................................................................. 77 5. VRIJ BEROEP IN VENNOOTSCHAPSVORM ........................................................ 78 5.1. 5.2. 5.3. INLEIDING ................................................................................................................. 78 BIJKOMENDE BOEKHOUDVERPLICHTINGEN ............................................................... 78 BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR INRICHTINGEN VOOR GENEESKUNDIGE VERZORGING ......................................................................................................................... 79 5.3.1. Wetgeving......................................................................................................... 79 5.5.2. Toepassingsgebied ........................................................................................... 79 a. Principe................................................................................................................. 79 b. Uitbreiding van het toepassingsgebied ................................................................. 79 5.5.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en overeenstemmingsstrook ................................................................................................. 81 a. Principe................................................................................................................. 81 b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en overeenstemmingsstrook .............................................................................................. 82 c. Vorm..................................................................................................................... 83 d. Aankoop ............................................................................................................... 84 e. Gebruik ................................................................................................................. 85 4 1. INLEIDING Wat is nu weer precies een vrij beroep? Al snel blijkt het stellen van deze voor de hand liggende vraag een stuk eenvoudiger te zijn dan ze te beantwoorden. De wetgeving bevat immers nergens een algemeen geldende definitie, noch een volledige lijst van vrije beroepen. De wetgever beperkt zich – jammer genoeg - meestal tot ‘ad hoc-omschrijvingen’, bijvoorbeeld: ‘Vrij beroep: elke zelfstandige beroepsactiviteit die dienstverlening of leveren van goederen omvat welke geen daad van koophandel of ambachtsbedrijvigheid is, zoals bedoeld in de wet van 18 maart 1965 op het ambachtsregister en die niet wordt bedoeld in de wet van 14 juli 1991 betreffende de handelspraktijken en de voorlichting en bescherming van de consument, met uitsluiting van de landbouwbedrijvigheden en de veeteelt’ (Artikel 2, 1° van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de misleidende en vergelijkende reclame, de onrechtmatige bedingen en de op afstand gesloten overeenkomsten inzake de vrije beroepen). Een vrij beroep is nochtans geen beroep zoals een ander. Het is vooral de bijzondere vertrouwensrelatie tussen de vrij beroeper en zijn cliënt die het onderscheidt van andere beroepen. Deze bevoorrechte relatie bepaalt in grote mate de kenmerken van een vrij beroep. De Federatie voor Vrije en Intellectuele Beroepen (FVIB) heeft getracht deze specifieke kenmerken in kaart te brengen: - - de dienstverlening bestaat hoofdzakelijk uit een intellectuele prestatie; deze intellectuele prestatie vergt een belangrijke voorafgaande opleiding en een permanente vorming; de vrij beroeper draagt een persoonlijke verantwoordelijkheid; de dienstverlening gebeurt op een onafhankelijke wijze: de vrij beroeper handelt zowel in het belang van zijn opdrachtgever – cliënt of patiënt – als in het algemeen belang; de beroepsuitoefening is onderworpen aan een deontologie die – hetzij bij wet, hetzij bij een autonome beslissing van de betrokken beroepsorganisatie – in het beroepsstatuut is vastgelegd; dit beroepsstatuut beoogt het garanderen en bevorderen van de professionaliteit, de kwaliteit en de vertrouwensrelatie met de opdrachtgever. Het enige eerder formele criterium is dus het gereglementeerde beroepsstatuut: de titel die vrij beroepers dragen is beschermd. Bij wet of reglement werd zo een statuut uitgewerkt voor onder meer de volgende vrije beroepen: artsen, tandartsen, dierenartsen, apothekers, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, architecten, bedrijfsrevisoren, accountants, … Een vrij beroep kan uitgeoefend worden in persoonlijke naam – de zogenaamde éénmanszaak – of in de vorm van een vennootschap. Aan beide juridische vormen zijn voor- en nadelen verbonden. Bijzondere boekhoudverplichtingen zijn er alleszins ook in beide gevallen. 5 2. BASISVERPLICHTING 2.1. Wetgeving Artikel 320 en 321 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992 (WIB 1992) 2.2. Toepassingsgebied Artikel 320 WIB 1992 beschrijft de verplichting een speciale boekhouding te voeren. Deze verplichting is van toepassing op ‘personen die een vrij beroep, een ambt of een post’ uitoefenen’. De leden van de Kamer van Volksvertegenwoordigers en de Senatoren zijn in principe vrijgesteld van de verplichting een speciale boekhouding te voeren. Voor alle duidelijkheid: die vrijstelling geldt alleen maar voor de vergoedingen die zij in het kader van hun mandaat ontvangen. Zo moet een Senator die bijvoorbeeld tegelijk advocaat is wel een boekhouding voeren voor zijn inkomsten als advocaat. Deze verplichting een speciale boekhouding omvat in hoofdzaak twee luiken: enerzijds moet de vrij beroeper ontvangstbewijsboekjes gebruiken; anderzijds moet hij een dagboek van ontvangsten en uitgaven bijhouden. 2.3. Ontvangstbewijsboekjes De vrij beroeper moet bij elke inning van honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetalingen van kosten of andere beroepsontvangsten een ontvangstbewijs afleveren. Het doet er niet toe of die inning in geld, per cheque of op een andere wijze gebeurt. Het ontvangstbewijs moet gedagtekend en ondertekend worden. Op hetzelfde ogenblik van de uitreiking van het origineel ontvangstbewijs moet de vrij beroeper bovendien een dubbel opstellen. Wat de medische en paramedische beroepen betreft, mag het ontvangstbewijs niet gescheiden worden van het getuigschrift van verstrekte hulp. Zowel het origineel als het dubbel van het ontvangstbewijs moet getrokken worden uit een boekje waarvan het model wordt vastgelegd door de Minister van Financiën. Bij het vaststellen van deze modellen kan de Minister van Financiën bovendien: - - onder de door hem bepaalde voorwaarden de verplichting opheffen ofwel voor bepaalde ontvangsten een ontvangstbewijs af te leveren, ofwel op het ontvangstbewijs de naam van de schuldenaar te vermelden; bepaalde categorieën van vrij beroepers verplichten alle gegevens op het ontvangstbewijs te vermelden of bepaalde formules in te lassen die nuttig blijken om de ontvangsten en uitgaven van die belastingplichtigen na te zien. 6 2.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven De vrij beroepers moeten ook een dagboek bijhouden waarin zij per dag hun ontvangsten en uitgaven vermelden. De ontvangsten bestaan enerzijds uit de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten en anderzijds uit alle andere ontvangsten of voordelen waarvoor zij geen ontvangstbewijs moeten afleveren. De uiteenzetting van hun uitgaven moet een behoorlijke verantwoording omvatten. Het dagboek moet – vooraleer het wordt gebruikt – genummerd en gecontroleerd worden door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst van Financiën van het gebied. Het model van het dagboek wordt eveneens vastgelegd door de Minister van Financiën. De Minister kan: - voor sommige gevallen de inschrijving van nuttig geoordeelde gegevens opleggen; bepaalde categorieën van vrij beroepers ontslaan van de dagelijkse inschrijving in het dagboek van ontvangsten en uitgaven én de inschrijving op een ander tijdstip bepalen. 3. MEDISCHE EN PARAMEDISCHE VRIJE BEROEPEN 3.1. Geneesheren, apothekers en klinisch biologen 3.1.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model en het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en van het dagboek die moeten worden gebruikt door de geneesheren en de apothekers en licentiaten in de wetenschappen die erkend zijn om verstrekkingen inzake klinische biologie te verrichten in het raam van de ziekte- en invaliditeitsverzekering (B.S., 30 december 1998), laatst gewijzigd bij ministerieel besluit van 28 maart 2003 (B.S., 4 april 2003) 3.1.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit ministerieel besluit zijn van toepassing op: - geneesheren, apothekers, die erkend zijn om verstrekkingen inzake klinische biologie te verrichten in het raam van de ziekte- en invaliditeitsverzekering; licentiaten in de wetenschappen, die erkend zijn om verstrekkingen inzake klinische biologie te verrichten in het raam van de ziekte- en invaliditeitsverzekering, de zogenaamde klinisch biologen. 7 Het ministerieel besluit verplicht de geneesheren – voor hun geneeskundige verstrekkingen – en de apothekers en klinisch biologen – voor hun klinisch biologische verstrekkingen – een ontvangstbewijs-getuigschrift uit te reiken. Hun ontvangsten en uitgaven moeten zij bovendien noteren in een dagboek. 3.1.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp a. Principe De geneesheren, apothekers en klinisch biologen die hun beroep als zelfstandige uitoefenen, innen de honoraria voor hun verstrekkingen vanzelfsprekend ook voor eigen rekening. Om die reden zijn zij verplicht een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken. b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp In principe moeten de geneesheren, apothekers en klinisch biologen het ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model A’ gebruiken. Dit geldt ook voor geneesheren, apothekers en klinisch biologen die in een associatie werken. Een associatie heeft immers geen rechtspersoonlijkheid en vormt dus geen zelfstandige belastingsentiteit. Elke geneesheer, apotheker of klinisch bioloog moet dus zijn eigen formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp gebruiken voor de prestaties die hijzelf verstrekt in de associatie. Ook in het geval van tijdelijke assistentie of vervanging – bijvoorbeeld in verlofperiodes – van een geneesheer, apotheker of klinisch bioloog moet gebruik gemaakt worden van het ‘Model A’ van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval kunnen evenwel twee hypotheses onderscheiden worden: - de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor eigen rekening: de assistent of plaatsvervanger gebruikt in dat geval zijn eigen formulieren van het ‘Model A’; de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor rekening van de titularis: de assistent of plaatsvervanger gebruikt de formulieren van het ‘Model A’ van de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog die hij assisteert of vervangt; hij brengt er evenwel zijn eigen stempel op aan en tekent ze zelf. Op deze algemene regel zijn vanzelfsprekend enkele uitzonderingen. In de volgende gevallen dient de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog gebruik maken van andere documenten, dan het ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model A’. - Geneesheer-tandheelkundige De geneesheer die tevens als tandheelkundige werkzaam zou zijn, moet verschillende formulieren naast elkaar gebruiken: - - voor de medische verstrekkingen moet hij – zoals andere geneesheren – gebruik maken van het ‘Model A’ van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp; voor de tandheelkundige verstrekkingen moet hij het ‘Model E’ van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp gebruiken. 8 - Inrichtingen voor geneeskundige verzorging Het is natuurlijk ook mogelijk dat de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog niet als zelfstandige zijn beroepswerkzaamheid uitoefent, maar verbonden is aan een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. In dat geval is het de inrichting die de vergoedingen voor haar rekening ontvangt. Zij zal dan voor de inning van de vergoedingen voor de geneeskundige en klinisch biologische verstrekkingen gebruik maken van de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model C’ of het ‘Model D’, of de overeenstemmingsstroken. - Afwijking zonder voorafgaande machtiging Heel wat zelfstandige geneesheren, apothekers of klinisch biologen verrichten prestaties in één of meerdere inrichtingen voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. Om de administratie niet nodeloos te bemoeilijken, wordt de inning van de vergoedingen vaak overgelaten aan die inrichting voor geneeskundige verzorging. De geneesheren, apothekers en klinisch biologen moeten bijgevolg zelf geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp meer uitreiken. Deze afwijking van de algemene verplichting een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken, wordt automatisch toegestaan wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - - de verstrekkingen die de geneesheren, apothekers of klinisch biologen hebben verricht, komen voor op een factuur die is opgesteld volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen; de inrichting voor geneeskundige verzorging bezorgt elke geneesheer, apotheker of klinisch bioloog jaarlijks, voor 31 maart, een overzicht van de tijdens het afgelopen kalenderjaar geinde ontvangsten en de daarop eventueel ingehouden bedragen. In dit geval vervangt een overeenstemmingsstrook die door de inrichting voor geneeskundige verzorging op de factuur wordt gekleefd, het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model A’. - Afwijking met voorafgaande machtiging De geneesheren, apothekers of klinisch biologen kunnen ook zelf een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschriften van ‘Model A’ aanvragen. De Federale Overheidsdienst Financiën zal een gehele of gedeeltelijke afwijking kunnen toestaan in de volgende gevallen: 1. Een geneesheer, apotheker of een klinisch bioloog kan een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid beheren: hij is met andere woorden exploitant van een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid waar ook andere geneesheren, verpleegsters, … prestaties verrichten. Voor de verstrekkingen die de exploitant – als geneesheer, apotheker of klinisch bioloog – zelf verricht, moet hij gebruik maken van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model A’. Wanneer de exploitant ook de vergoedingen voor de verstrekkingen van de overige geneesheren, verpleegsters, … int, doet hij er goed aan een machtiging aan te vragen om overeenstemmingsstroken te gebruiken. Zo vermijdt hij dat alle overige betrokkenen op hun beurt een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp moeten uitreiken. 9 2. 3. 4. Sommige geneesheren, apothekers of klinisch biologen zijn bevoegd om uiteenlopende verstrekkingen te verrichten. Zij kunnen vragen daarvoor gebruik te kunnen maken van het verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’. Dit betekent dat zij maar één getuigschrift voor hun verstrekkingen moeten uitreiken. Geneesheren, apothekers of klinisch biologen kunnen lid zijn van associatie. Voor hen is het ook bijzonder interessant om gemachtigd te worden om voor de prestaties van de verschillende leden van de associatie slechts één enkel verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’ te kunnen uitreiken. In een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid verrichten geneesheren, apothekers of klinisch biologen soms verstrekkingen die geen aanleiding geven tot het opstellen van een factuur. Indien zij daarvoor een afwijking hebben bekomen, moeten zij in dat geval ook geen ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken. Een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model A’ moet aangevraagd worden bij de Directeur-Generaal van de Directe Belastingen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: - naam en voornaam; adres van de woonplaats; geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; adres en benaming van de praktijk of de dienst waarvoor getuigschriften worden besteld; het aantal, het model en de vorm (boekjes of kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de wijze waarop de honoraria worden of zullen worden geind; de hoedanigheid van de door hem in dienst genomen beoefenaars; in het algemeen, alle nuttige inlichtingen om de toestand toe te lichten. Wordt de afwijking toegestaan, dan worden de formulieren van de ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model D’ of de overeenstemmingsstroken geleverd. c. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit twee delen: - - het bovenste deel is het getuigschrift voor verstrekte hulp dat de gerechtigde inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering in staat stelt bepaalde voordelen te genieten; het onderste deel vormt het in artikel 320 van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992 bedoelde ontvangstbewijs dat voor de patiënt als bewijs van betaling geldt. 10 De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit originelen en duplicaten. Ze worden gedrukt op wit papier en zijn beschikbaar in de vorm van boekjes of kettingformulieren. Een boekje bevat 50 formulieren. De geneesheren, apothekers en klinisch biologen kunnen de kettingformulieren bestellen in een band van 1 formulier of een band van 3 formulieren naast elkaar. Een band van 1 formulier bevat 1.000 of 2.000 formulieren; een band van 3 kettingformulieren bevat 3.000 formulieren, horizontaal of verticaal genummerd. De geneesheren, apothekers en klinisch biologen kunnen formulieren bekomen, hetzij met adres van hun woonplaats, hetzij met adres van hun spreekkamer. De formulieren in boekjesvorm bevatten bovendien de volgende individuele vermeldingen: - naam en voornaam; geneeskundige specialisatie (indien de geneesheer die specialisatie heeft meegedeeld) of hoedanigheid; adres van de woonplaats of van de spreekkamer; identificatienummer bij het RIZIV. De kettingformulieren bevatten deze gegevens niet. De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog moet ze er zelf op aanbrengen. De boekjes of de kettingformulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn doorlopend genummerd per geneesheer, apotheker of klinisch bioloog en per leveringsjaar. Het nummer bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door: - voor de formulieren in boekjesvorm: het volgnummer van het boekje en het volgnummer van de in het boekje vervatte formulieren; voor de kettingformulieren: het volgnummer van het formulier. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. d. Aankoop De formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp worden uitsluitend door de diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën gedrukt. De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog kan de ontvangstbewijs-getuigschriften bestellen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Algemeen secretariaat van Financiën – Economaat Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp Akenkaai 55 1210 Brussel Tel: 02/224.96.11 11 Voor het bestellen van de formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften gelden minimale hoeveelheden, namelijk: - boekjes: 10 boekjes van 50 formulieren; kettingformulieren: o banden van 3 naast elkaar: 1 reeks van 3.000 formulieren; o banden van 1 formulier: 1 reeks van 2.000 formulieren of 1 reeks van 1.000 formulieren. Bij een eerste bestelling van formulieren moeten de volgende gegevens opgegeven worden: - het identificatienummer bij het RIZIV, alsmede een fotokopie van de erkenning door het RIZIV; de naam en de voornamen; de geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; het aantal, de opdruk en de vorm (hetzij in boekjesvorm, hetzij in kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de taal van de formulieren. Voor elke volgende bestelling volstaat het de volgende aanduiding op het origineel van een getuigschrift voor verstrekte hulp aan te brengen: - ‘Goed voor … x 10 boekjes’; ‘Goed voor … x 1 reeks van 2.000 kettingformulieren’ ‘Goed voor … x 1 reeks van 3.000 kettingformulieren, horizontaal/verticaal genummerd. De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog moet dit origineel dateren, handtekenen en aan de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp verzenden. De leveringstermijn voor deze formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp bedraagt 15 dagen. Om de zaken te vergemakkelijken, zendt de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp in de loop van de maand september aan elke geneesheer, apotheker of klinisch bioloog een bestelbon voor de levering van de voor het volgende jaar gewenste hoeveelheid ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval worden de formulieren niet noodzakelijk binnen de 15 dagen geleverd, maar volgens het leveringsplan dat bij de bestelbon wordt gevoegd. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp worden vanzelfsprekend niet gratis ter beschikking gesteld van de geneesheren, apothekers en de klinisch biologen. De prijs van die formulieren en de betalingsmodaliteiten worden vastgelegd door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. e. Gebruik De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog moet een ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken telkens hij of zij honoraria, de terugbetaling van kosten, … in verband met een verstrekking int. Het is daarbij van geen enkel belang of deze verstrekking thuis bij de patiënt, in de spreekkamer of in een inrichting voor geneeskundige verzorging gebeurt. 12 Het ontvangstbewijs moet immers aan de patiënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kosten en andere beroepsontvangsten door de geneesheren, apothekers en klinisch biologen. Enkel in de volgende gevallen moet de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog geen ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken: - wanneer de honoraria worden geind door en voor rekening van een inrichting voor geneeskundige verzorging; wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog. Het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp bestaat uit twee delen: enerzijds het getuigschrift voor verstrekte hulp, anderzijds het ontvangstbewijs. Beide delen hoeven niet steeds gelijktijdig gebruikt te worden. Wanneer het getuigschrift voor verstrekte hulp zonder het ontvangstbewijs wordt gebruikt - bijvoorbeeld bij een verstrekking waarvoor het honorarium niet contant wordt betaald - of wanneer het ontvangstbewijs wordt gebruikt zonder het getuigschrift voor verstrekte hulp - bijvoorbeeld bij betaling in speciën als het honorarium niet bij de verstrekking werd betaald -, moet het niet gebruikte deel van het formulier worden doorstreept en bij het boekje of de duplicaten worden gevoegd. Het spreekt voor zich dat de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog het ontvangstbewijsgetuigschrift moet invullen overeenkomstig de wettelijke of reglementaire bepalingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering. De volgende tabel bevat een overzicht van het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model A’ Gebruik ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model A’ Hypotheses Getuigschrift voor verstrekte hulp Door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen 1.De honoraria (inbegrepen de Invullen en aan de patiënt uitreiken terugbetaling van kosten) zijn contant betaald 2. De honoraria (inbegrepen de terugbetaling van kosten) zijn niet contant betaald: A. bij de verstrekking B. bij de betaling Ontvangstbewijs Invullen en aan de schuldenaar uitreiken Invullen en aan de patiënt uitreiken Doorstrepen en bewaren a) als zij gebeurt op de postrekening of op de bankrekening van de begunstigde Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek b) als betaling op een andere manier gebeurt Doorstrepen en bewaren Invullen en aan de schuldenaar uitreiken 3. De beoefenaar past het stelsel toe van de betalende derde: A. het remgeld is niet verschuldigd a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks 13 B. C. inschrijven in het dagboek inschrijven in het dagboek het remgeld is contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Invullen voor het bedrag van het remgeld en aan de schuldenaar uitreiken b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is niet contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling van het remgeld Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek c) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Niet door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen Bij de betaling Het formulier niet gebruiken maar Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek inschrijven in het dagboek De geneesheren, apothekers en klinisch biologen moeten de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp volgens hun nummering gebruiken. Wanneer daartoe een geldige reden bestaat, mogen zij verscheidene boekjes of reeksen kettingformulieren gelijktijdig gebruiken: bijvoorbeeld één voor de in praktijk en één voor op verplaatsing. Niettemin moeten zij ook in dat geval het eerste de oude boekjes of reeks gebruiken met de kleinste nummers. De boekjes of reeksen formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn gedeeltelijk voorzien van een doorschrijflaag. De vermeldingen die de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog aanbrengt op het origineel formulier worden zo automatisch overgebracht op het duplicaat, met uitzondering van de identiteit van de gerechtigde en de patiënt. De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog dagtekent en ondertekent zowel getuigschrift voor verstrekte hulp als het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de patiënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de geneesheer, apotheker of klinisch bioloog toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. Dit gaat als volgt: - - de ontvangsten vermeld op de formulieren in boekjesvorm brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij het boekje voegen; de ontvangsten vermeld op de kettingformulieren brengen zij per reeks van 50 formulieren samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij de duplicaten van de formulieren voegen; De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. 14 Op de afsluitdatum van elk boekje of elke reeks wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De geneesheren, apothekers of klinisch biologen die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke geneesheer, apotheker of klinisch bioloog de niet volledig gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren afsluiten. Zij moeten met andere woorden de samenvatting opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte formulieren van deze boekjes of reeksen doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin deze boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften van de ongebruikte boekjes en van de reeksen van kettingformulieren blijven geldig na het verstrijken van het jaar van levering. Ook de verandering van adres, specialisatie, hoedanigheid of van identificatienummer bij het RIZIV is geen reden om de oude formulieren niet meer te gebruiken. Integendeel, na het aanbrengen van de nodige wijzigingen - bijvoorbeeld met een stempel of eventueel met een pen - moeten de geneesheren, apothekers en klinisch biologen deze formulieren net bij voorrang gebruiken. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het oorspronkelijke uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de geneesheren, apothekers of klinisch biologen - indien nodig - een tweede formulier gebruiken voor het uitreiken van een dubbel. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het origineel en het duplicaat van het dubbel uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: ‘Dubbel van het getuigschrift voor verstrekte hulp uitgereikt op …’. 3.1.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven a. Principe De geneesheren, apothekers en klinisch biologen moeten alle beroepsontvangsten en – uitgaven in een dagboek bijhouden. De sommen uit de boekjes of reeksen ontvangstbewijsgetuigschriften moeten zij overdragen naar dit dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Bij wijze van controle moet de geneesheer, apotheker en klinisch bioloog het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. 15 c. Aankoop Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De geneesheren, apothekers en klinisch biologen moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De geneesheer, apotheker of klinisch bioloog moet de ontvangsten als volgt in het dagboek inschrijven: - - - alle bezoldigingen én alle door storting of overschrijving op een post- of bankrekening ontvangen betalingen, moeten op de ontvangstdatum in het dagboek worden ingeschreven; alle ontvangsten vermeld in het boekje of reeks van kettingformulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften moeten bij elke afsluiting van een boekje of een reeks én op het einde van het jaar overgedragen worden naar het dagboek. Uitgaven Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden. Het deel ‘Uitgaven’ van het dagboek is zo opgevat dat het tegelijk kan dienen in het kader van de BTW-regelgeving. Geneesheren, apothekers en klinisch biologen moeten immers een boek bijhouden waarin alle BTW-plichtige handelen worden geregistreerd (artikel 14, §5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De geneesheren, apothekers en klinisch biologen die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlisting dat overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht. De apothekers die in het kader van de ziekte- en invaliditeitsverzekering erkend zijn om verstrekkingen inzake klinische biologie te verrichten, vullen in het dagboek alleen de kolommen in die bestemd zijn om de ontvangsten samen te vatten. Zij moeten er uitsluitend de honoraria die betrekking hebben op de verrichtingen inzake klinische biologie in optekenen. Alle andere ontvangsten moeten zijn niet in dit dagboek opnemen. Om de zaken te vergemakkelijken, neemt de Federale Overheidsdienst Financiën aan associaties van geneesheren, apothekers of klinisch biologen gebruik maken van een bijkomend dagboek om de ontvangsten en uitgaven van de associatie samen te vatten. Dit dagboek vormt dan de schakel tussen de associatie en de individuele rekeningen van de geneesheren, apothekers en klinisch biologen. Dit bijkomend dagboek moet het nettobedrag dat aan iedere geneesheer, apotheker of klinisch bioloog toekomt, verduidelijken. Elke 16 geneesheer, apotheker of klinisch bioloog draagt het hem toegekende bedrag over naar zijn individueel dagboek. Hij of zij kan dit op het einde van het jaar doen of op het ogenblik dat hem of haar aandeel wordt toegekend. 3.2. Tandheelkundigen 3.2.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model en het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en van het dagboek die moeten worden gebruikt door tandheelkundigen (B.S., 30 december 1998), gewijzigd bij ministerieel besluit van 28 maart 2003 (B.S., 4 april 2003) 3.2.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit ministerieel besluit zijn van toepassing op tandheelkundigen. Het ministerieel besluit verplicht de tandheelkundigen – voor hun tandheelkundige verstrekkingen – een ontvangstbewijs-getuigschrift uit te reiken. Hun ontvangsten en uitgaven moeten zij bovendien noteren in een dagboek. 3.2.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp a. Principe De tandheelkundigen die hun beroep als zelfstandige uitoefenen, innen de honoraria voor hun verstrekkingen vanzelfsprekend ook voor eigen rekening. Om die reden zijn zij verplicht een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken. b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp In principe moeten de tandheelkundigen het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model E’ gebruiken. Dit geldt ook tandheelkundigen die in een associatie werken. Een associatie heeft immers geen rechtspersoonlijkheid en vormt dus geen zelfstandige belastingsentiteit. Elke tandheelkundige moet dus zijn eigen formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp gebruiken voor de prestaties die hijzelf verstrekt in de associatie. Ook in het geval van tijdelijke assistentie of vervanging – bijvoorbeeld in verlofperiodes – van een tandheelkundige moet gebruik gemaakt worden van het ‘Model E’ van ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval kunnen evenwel twee hypotheses onderscheiden worden: - de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor eigen rekening: de assistent of plaatsvervanger gebruikt in dat geval zijn eigen formulieren van het ‘Model E’; de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor rekening van de titularis: de assistent of plaatsvervanger gebruikt de formulieren van het ‘Model E’ van de tandheelkundige die hij assisteert of vervangt; hij brengt er evenwel zijn eigen stempel op aan en tekent ze zelf. 17 Op deze algemene regel zijn vanzelfsprekend enkele uitzonderingen. In de volgende gevallen dient de tandheelkundige gebruik maken van andere documenten, dan het ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model E’. - Geneesheer-tandheelkundige De tandheelkundige die tevens als geneesheer werkzaam zou zijn, moet verschillende formulieren naast elkaar gebruiken: - - - voor de medische verstrekkingen moet hij – zoals andere geneesheren – gebruik maken van het ‘Model A’ van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp; voor de tandheelkundige verstrekkingen moet hij het ‘Model E’ van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp gebruiken. Inrichtingen voor geneeskundige verzorging Het is natuurlijk ook mogelijk dat de tandheelkundige niet als zelfstandige zijn beroepswerkzaamheid uitoefent, maar verbonden is aan een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. In dat geval is het de inrichting die de vergoedingen voor haar rekening ontvangt. Zij zal dan voor de inning van de vergoedingen voor de tandheelkundige verstrekkingen gebruik maken van de formulieren van ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model F’ of het ‘Model D’, of de overeenstemmingsstroken. - Afwijking zonder voorafgaande machtiging Heel wat tandheelkundigen verrichten prestaties in één of meerdere inrichtingen voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. Om de administratie niet nodeloos te bemoeilijken, wordt de inning van de vergoedingen vaak overgelaten aan die inrichting voor geneeskundige verzorging. De tandheeldkundigen moeten bijgevolg zelf geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp meer uitreiken. Deze afwijking van de algemene verplichting een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken, wordt automatisch toegestaan wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - de verstrekkingen die de tandheelkundigen hebben verricht, komen voor op een factuur die is opgesteld volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen; de inrichting voor geneeskundige verzorging bezorgt elke tandheelkundige jaarlijks, voor 31 maart, een overzicht van de tijdens het afgelopen kalenderjaar geinde ontvangsten en de daarop eventueel ingehouden bedragen. In dit geval vervangt een overeenstemmingsstrook die door de inrichting voor geneeskundige verzorging op de factuur wordt gekleefd, het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model E’. - Afwijking met voorafgaande machtiging De tandheelkundigen kunnen ook zelf een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschriften van ‘Model E’ aanvragen. De Federale Overheidsdienst Financiën zal een gehele of gedeeltelijke afwijking kunnen toestaan in de volgende gevallen: 18 1. 2. 3. 4. Een tandheelkundige kan een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid beheren: hij is met andere woorden exploitant van een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid waar ook andere tandheelkundigen, verpleegsters, … prestaties verrichten. Voor de verstrekkingen die de exploitant – als tandheelkundige – zelf verricht, moet hij gebruik maken van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model E’. Wanneer de exploitant ook de vergoedingen voor de verstrekkingen van de overige tandheelkundigen, verpleegsters, … int, doet hij er goed aan een machtiging aan te vragen om overeenstemmingsstroken te gebruiken. Zo vermijdt hij dat alle overige betrokkenen op hun beurt een ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp moeten uitreiken. Sommige tandheelkundigen zijn bevoegd om uiteenlopende verstrekkingen te verrichten. Zij kunnen vragen daarvoor gebruik te kunnen maken van het verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’. Dit betekent dat zij maar één getuigschrift voor hun verstrekkingen moeten uitreiken. Tandheelkundigen kunnen lid zijn van associatie. Voor hen is het ook bijzonder interessant om gemachtigd te worden om voor de prestaties van de verschillende leden van de associatie slechts één enkel verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’ te kunnen uitreiken. In een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid verrichten tandheelkundigen soms verstrekkingen die geen aanleiding geven tot het opstellen van een factuur. Indien zij daarvoor een afwijking hebben bekomen, moeten zij in dat geval ook geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken. Een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model E’ moet aangevraagd worden bij de Directeur-Generaal van de Directe Belastingen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: - naam en voornaam; adres van de woonplaats; geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; adres en benaming van de praktijk of de dienst waarvoor getuigschriften worden besteld; het aantal, het model en de vorm (boekjes of kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de wijze waarop de honoraria worden of zullen worden geind; de hoedanigheid van de door hem in dienst genomen beoefenaars; in het algemeen, alle nuttige inlichtingen om de toestand toe te lichten. Wordt de afwijking toegestaan, dan worden de formulieren van de ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model D’ of de overeenstemmingsstroken geleverd. 19 c. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit twee delen: - - het bovenste deel is het getuigschrift voor verstrekte hulp dat de gerechtigde inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering in staat stelt bepaalde voordelen te genieten; het onderste deel vormt het in artikel 320 van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992 bedoelde ontvangstbewijs dat voor de patiënt als bewijs van betaling geldt. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit originelen en duplicaten. Ze worden gedrukt op oranje papier en zijn beschikbaar in de vorm van boekjes of kettingformulieren. Een boekje bevat 50 formulieren. De tandheelkundigen kunnen de kettingformulieren bestellen in een band van 1 formulier of een band van 3 formulieren naast elkaar. Een band van 1 formulier bevat 1.000 of 2.000 formulieren; een band van 3 kettingformulieren bevat 3.000 formulieren, horizontaal of verticaal genummerd. De tandheelkundigen kunnen formulieren bekomen, hetzij met adres van hun woonplaats, hetzij met adres van hun spreekkamer. De formulieren in boekjesvorm bevatten bovendien de volgende individuele vermeldingen: - naam en voornaam; geneeskundige specialisatie (indien de tandheelkundige die specialisatie heeft meegedeeld) of hoedanigheid; adres van de woonplaats of van de spreekkamer; identificatienummer bij het RIZIV. De kettingformulieren bevatten deze gegevens niet. De tandheelkundige moet ze er zelf op aanbrengen. De boekjes of de kettingformulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn doorlopend genummerd per tandheelkundige en per leveringsjaar. Het nummer bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door: - voor de formulieren in boekjesvorm: het volgnummer van het boekje en het volgnummer van de in het boekje vervatte formulieren; voor de kettingformulieren: het volgnummer van het formulier. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. d. Aankoop De formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp worden uitsluitend door de diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën gedrukt. 20 De tandheelkundige kan de ontvangstbewijs-getuigschriften bestellen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Algemeen secretariaat van Financiën – Economaat Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp Akenkaai 55 1210 Brussel Tel: 02/224.96.11 Voor het bestellen van de formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften gelden minimale hoeveelheden, namelijk: - boekjes: 10 boekjes van 50 formulieren; kettingformulieren: o banden van 3 naast elkaar: 1 reeks van 3.000 formulieren; o banden van 1 formulier: 1 reeks van 2.000 formulieren of 1 reeks van 1.000 formulieren. Bij een eerste bestelling van formulieren moeten de volgende gegevens opgegeven worden: - het identificatienummer bij het RIZIV, alsmede een fotokopie van de erkenning door het RIZIV; de naam en de voornamen; de geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; het aantal, de opdruk en de vorm (hetzij in boekjesvorm, hetzij in kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de taal van de formulieren. Voor elke volgende bestelling volstaat het de volgende aanduiding op het origineel van een getuigschrift voor verstrekte hulp aan te brengen: - ‘Goed voor … x 10 boekjes’; ‘Goed voor … x 1 reeks van 2.000 kettingformulieren’ ‘Goed voor … x 1 reeks van 3.000 kettingformulieren, horizontaal/verticaal genummerd. De tandheelkundige moet dit origineel dateren, handtekenen en aan de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp verzenden. De leveringstermijn voor deze formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp bedraagt 15 dagen. Om de zaken te vergemakkelijken, zendt de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp in de loop van de maand september aan elke tandheelkundige een bestelbon voor de levering van de voor het volgende jaar gewenste hoeveelheid ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval worden de formulieren niet noodzakelijk binnen de 15 dagen geleverd, maar volgens het leveringsplan dat bij de bestelbon wordt gevoegd. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp worden vanzelfsprekend niet gratis ter beschikking gesteld van de tandheelkundigen. De prijs van die formulieren en de betalingsmodaliteiten worden vastgelegd door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. 21 e. Gebruik De tandheelkundige moet een ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken telkens hij of zij honoraria, de terugbetaling van kosten, … in verband met een verstrekking int. Het is daarbij van geen enkel belang of deze verstrekking thuis bij de patiënt, in de spreekkamer of in een inrichting voor geneeskundige verzorging gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de patiënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kosten en andere beroepsontvangsten door de tandheelkundigen. Enkel in de volgende gevallen moet de tandheelkundige geen ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken: - wanneer de honoraria worden geind door en voor rekening van een inrichting voor geneeskundige verzorging; wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de tandheelkundige. Het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp bestaat uit twee delen: enerzijds het getuigschrift voor verstrekte hulp, anderzijds het ontvangstbewijs. Beide delen hoeven niet steeds gelijktijdig gebruikt te worden. Wanneer het getuigschrift voor verstrekte hulp zonder het ontvangstbewijs wordt gebruikt - bijvoorbeeld bij een verstrekking waarvoor het honorarium niet contant wordt betaald - of wanneer het ontvangstbewijs wordt gebruikt zonder het getuigschrift voor verstrekte hulp - bijvoorbeeld bij betaling in speciën als het honorarium niet bij de verstrekking werd betaald -, moet het niet gebruikte deel van het formulier worden doorstreept en bij het boekje of de duplicaten worden gevoegd. Het spreekt voor zich dat de tandheelkundige het ontvangstbewijs-getuigschrift moet invullen overeenkomstig de wettelijke of reglementaire bepalingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering. De volgende tabel bevat een overzicht van het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model E’ Gebruik ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model E’ Hypotheses Getuigschrift voor verstrekte hulp Door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen 1.De honoraria (inbegrepen de Invullen en aan de patiënt uitreiken terugbetaling van kosten) zijn contant betaald 2. De honoraria (inbegrepen de terugbetaling van kosten) zijn niet contant betaald: A. bij de verstrekking B. bij de betaling Ontvangstbewijs Invullen en aan de schuldenaar uitreiken Invullen en aan de patiënt uitreiken Doorstrepen en bewaren a) als zij gebeurt op de postrekening of op de bankrekening van de begunstigde Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek b) als betaling op een andere manier gebeurt Doorstrepen en bewaren Invullen en aan de schuldenaar uitreiken 3. De beoefenaar past het stelsel 22 toe van de betalende derde: A. B. C. het remgeld is niet verschuldigd a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Invullen voor het bedrag van het remgeld en aan de schuldenaar uitreiken b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is niet contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling van het remgeld Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek c) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Niet door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen Bij de betaling Het formulier niet gebruiken maar Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek inschrijven in het dagboek De tandheelkundigen moeten de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp volgens hun nummering gebruiken. Wanneer daartoe een geldige reden bestaat, mogen zij verscheidene boekjes of reeksen kettingformulieren gelijktijdig gebruiken: bijvoorbeeld één voor de in praktijk en één voor op verplaatsing. Niettemin moeten zij ook in dat geval het eerste de oude boekjes of reeks gebruiken met de kleinste nummers. De boekjes of reeksen formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn gedeeltelijk voorzien van een doorschrijflaag. De vermeldingen die de tandheelkundige aanbrengt op het origineel formulier worden zo automatisch overgebracht op het duplicaat, met uitzondering van de identiteit van de gerechtigde en de patiënt. De tandheelkundige dagtekent en ondertekent zowel getuigschrift voor verstrekte hulp als het ontvangstbewijs Het origineel wordt uitgereikt aan de patiënt; het duplicaat wordt bewaard. 23 Deze duplicaten laten de tandheelkundige toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. Dit gaat als volgt: - - de ontvangsten vermeld op de formulieren in boekjesvorm brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij het boekje voegen; de ontvangsten vermeld op de kettingformulieren brengen zij per reeks van 50 formulieren samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij de duplicaten van de formulieren voegen; De tandheelkundige kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. Op de afsluitdatum van elk boekje of elke reeks wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De tandheelkundigen die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke tandheelkundige de niet volledig gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren afsluiten. Zij moeten met andere woorden de samenvatting opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte formulieren van deze boekjes of reeksen doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin deze boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften van de ongebruikte boekjes en van de reeksen van kettingformulieren blijven geldig na het verstrijken van het jaar van levering. Ook de verandering van adres, specialisatie, hoedanigheid of van identificatienummer bij het RIZIV is geen reden om de oude formulieren niet meer te gebruiken. Integendeel, na het aanbrengen van de nodige wijzigingen - bijvoorbeeld met een stempel of eventueel met een pen - moeten de tandheelkundigen deze formulieren net bij voorrang gebruiken. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het oorspronkelijke uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de tandheelkundigen indien nodig - een tweede formulier gebruiken voor het uitreiken van een dubbel. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het origineel en het duplicaat van het dubbel uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: ‘Dubbel van het getuigschrift voor verstrekte hulp uitgereikt op …’. 3.2.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven a. Principe De tandheelkundigen moeten alle beroepsontvangsten en –uitgaven in een dagboek bijhouden. De sommen uit de boekjes of reeksen ontvangstbewijs-getuigschriften moeten zij overdragen naar dit dagboek. 24 b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Bij wijze van controle moet de tandheelkundige het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De tandheelkundige moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De tandheelkundige moet de ontvangsten als volgt in het dagboek inschrijven: - - - alle bezoldigingen én alle door storting of overschrijving op een post- of bankrekening ontvangen betalingen, moeten op de ontvangstdatum in het dagboek worden ingeschreven; alle ontvangsten vermeld in het boekje of reeks van kettingformulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften moeten bij elke afsluiting van een boekje of een reeks én op het einde van het jaar overgedragen worden naar het dagboek. Uitgaven Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden. Het deel ‘Uitgaven’ van het dagboek is zo opgevat dat het tegelijk kan dienen in het kader van de BTW-regelgeving. Tandheelkundigen moeten immers een boek bijhouden waarin alle BTW-plichtige handelen worden geregistreerd (artikel 14, §5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De tandheelkundigen die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlisting dat overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht. Om de zaken te vergemakkelijken, neemt de Federale Overheidsdienst Financiën aan associaties van tandheelkundigen gebruik maken van een bijkomend dagboek om de ontvangsten en uitgaven van de associatie samen te vatten. Dit dagboek vormt dan de schakel tussen de associatie en de individuele rekeningen van de tandheelkundigen. Dit bijkomend dagboek moet het nettobedrag dat aan iedere tandheelkundige toekomt, 25 verduidelijken. Elke tandheelkundige draagt het hem toegekende bedrag over naar zijn individueel dagboek. Hij of zij kan dit op het einde van het jaar doen of op het ogenblik dat hem of haar aandeel wordt toegekend. 3.3. Vroedvrouwen, verpleegsters, verpleegassistenten en met deze gelijkgestelden, kinesitherapeuten, logopedisten en orthoptisten 3.3.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model en het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en van het dagboek die moeten worden gebruikt door vroedvrouwen, de verpleegsters, verpleegassistenten en met deze gelijkgestelden, de kinesitherapeuten, logopedisten en orthoptisten (B.S., 30 december 1998), gewijzigd bij ministerieel besluit van 28 maart 2003 (B.S., 4 april 2003) 3.3.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit ministerieel besluit zijn van toepassing op: - vroedvrouwen; verpleegsters, verpleegassistenten en met deze gelijkgestelden; kinesitherapeuten; logopedisten; orthoptisten. In dit hoofdstuk wordt – om de leesbaarheid te verhogen - verder verwezen naar de voedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten omdat dit de meest voorkomende vrije beroepen zijn. Dit belet natuurlijk niet dat de hier beschreven regeling wel degelijk ook van toepassing is op de logopedisten en de orthoptisten. Het ministerieel besluit verplicht de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten– voor hun medische verstrekkingen – een ontvangstbewijs-getuigschrift uit te reiken. Hun ontvangsten en uitgaven moeten zij bovendien noteren in een dagboek. 3.3.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp a. Principe De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten die hun beroep als zelfstandige uitoefenen, innen de honoraria voor hun verstrekkingen vanzelfsprekend ook voor eigen rekening. Om die reden zijn zij verplicht een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken. b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp In principe moeten de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten het ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model G’ gebruiken. 26 Dit geldt ook voor vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten die in een associatie werken. Een associatie heeft immers geen rechtspersoonlijkheid en vormt dus geen zelfstandige belastingsentiteit. Elke vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut moet dus zijn eigen formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp gebruiken voor de prestaties die hijzelf verstrekt in de associatie. Ook in het geval van tijdelijke assistentie of vervanging – bijvoorbeeld in verlofperiodes – van een vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut moet gebruik gemaakt worden van het ‘Model G’ van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval kunnen evenwel twee hypotheses onderscheiden worden: - de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor eigen rekening: de assistent of plaatsvervanger gebruikt in dat geval zijn eigen formulieren van het ‘Model G’; de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor rekening van de titularis: de assistent of plaatsvervanger gebruikt de formulieren van het ‘Model G’ van de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut die hij assisteert of vervangt; hij brengt er evenwel zijn eigen stempel op aan en tekent ze zelf. Op deze algemene regel zijn vanzelfsprekend enkele uitzonderingen. In de volgende gevallen dient de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut gebruik maken van andere documenten, dan het ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model G’. - Inrichtingen voor geneeskundige verzorging Het is natuurlijk ook mogelijk dat de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut niet als zelfstandige zijn beroepswerkzaamheid uitoefent, maar verbonden is aan een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. In dat geval is het de inrichting die de vergoedingen voor haar rekening ontvangt. Zij zal dan voor de inning van de vergoedingen voor de medische verstrekkingen gebruik maken van de formulieren van ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model H ’, het ‘Model J’ of het ‘Model D’, of de overeenstemmingsstroken. - Afwijking zonder voorafgaande machtiging Heel wat vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten verrichten prestaties in één of meerdere inrichtingen voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. Om de administratie niet nodeloos te bemoeilijken, wordt de inning van de vergoedingen vaak overgelaten aan die inrichting voor geneeskundige verzorging. De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten moeten bijgevolg zelf geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp meer uitreiken. Deze afwijking van de algemene verplichting een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken, wordt automatisch toegestaan wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - - de verstrekkingen die de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten hebben verricht, komen voor op een factuur die is opgesteld volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen; de inrichting voor geneeskundige verzorging bezorgt elke vroedvrouw, verpleger en kinesitherapeut jaarlijks, voor 31 maart, een overzicht van de tijdens het afgelopen kalenderjaar geinde ontvangsten en de daarop eventueel ingehouden bedragen. 27 In dit geval vervangt een overeenstemmingsstrook die door de inrichting voor geneeskundige verzorging op de factuur wordt gekleefd, het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model G’. - Afwijking met voorafgaande machtiging De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten kunnen ook zelf een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschriften van ‘Model G’ aanvragen. De Federale Overheidsdienst Financiën zal een gehele of gedeeltelijke afwijking kunnen toestaan in de volgende gevallen: 1. 2. 3. 4. Een vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut kan een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid beheren: hij is met andere woorden exploitant van een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid waar ook andere vroedvrouwen, verplegers of kinesitherapeuten, … prestaties verrichten. Voor de verstrekkingen die de exploitant – als vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut – zelf verricht, moet hij gebruik maken van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model G’. Wanneer de exploitant ook de vergoedingen voor de verstrekkingen van de overige vroedvrouwen, verplegers of kinesitherapeuten, … int, doet hij er goed aan een machtiging aan te vragen om overeenstemmingsstroken te gebruiken. Zo vermijdt hij dat alle overige betrokkenen op hun beurt een ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp moeten uitreiken. Sommige vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten zijn bevoegd om uiteenlopende verstrekkingen te verrichten. Zij kunnen vragen daarvoor gebruik te kunnen maken van het verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’. Dit betekent dat zij maar één getuigschrift voor hun verstrekkingen moeten uitreiken. Vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten kunnen lid zijn van associatie. Voor hen is het ook bijzonder interessant om gemachtigd te worden om voor de prestaties van de verschillende leden van de associatie slechts één enkel verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’ te kunnen uitreiken. In een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid verrichten vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten soms verstrekkingen die geen aanleiding geven tot het opstellen van een factuur. Indien zij daarvoor een afwijking hebben bekomen, moeten zij in dat geval ook geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken. Een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model G’ moet aangevraagd worden bij de Directeur-Generaal van de Directe Belastingen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: 28 - naam en voornaam; adres van de woonplaats; geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; adres en benaming van de praktijk of de dienst waarvoor getuigschriften worden besteld; het aantal, het model en de vorm (boekjes of kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de wijze waarop de honoraria worden of zullen worden geind; de hoedanigheid van de door hem in dienst genomen beoefenaars; in het algemeen, alle nuttige inlichtingen om de toestand toe te lichten. Wordt de afwijking toegestaan, dan worden de formulieren van de ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model D’ of de overeenstemmingsstroken geleverd. c. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit twee delen: - - het bovenste deel is het getuigschrift voor verstrekte hulp dat de gerechtigde inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering in staat stelt bepaalde voordelen te genieten; het onderste deel vormt het in artikel 320 van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992 bedoelde ontvangstbewijs dat voor de patiënt als bewijs van betaling geldt. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit originelen en duplicaten. Ze worden gedrukt op blauw papier en zijn beschikbaar in de vorm van boekjes of kettingformulieren. Een boekje bevat 50 formulieren. De vroedvrouwen, verplegers of kinesitherapeuten kunnen de kettingformulieren bestellen in een band van 1 formulier of een band van 3 formulieren naast elkaar. Een band van 1 formulier bevat 1.000 of 2.000 formulieren; een band van 3 kettingformulieren bevat 3.000 formulieren, horizontaal of verticaal genummerd. De vroedvrouwen, verplegers of kinesitherapeuten kunnen formulieren bekomen, hetzij met adres van hun woonplaats, hetzij met adres van hun spreekkamer. De formulieren in boekjesvorm bevatten bovendien de volgende individuele vermeldingen: - naam en voornaam; geneeskundige specialisatie (indien de betrokkene die specialisatie heeft meegedeeld) of hoedanigheid; adres van de woonplaats of van de spreekkamer; identificatienummer bij het RIZIV. De kettingformulieren bevatten deze gegevens niet. De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten moeten ze er zelf op aanbrengen. 29 De boekjes of de kettingformulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn doorlopend genummerd per vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut en per leveringsjaar. Het nummer bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door: - voor de formulieren in boekjesvorm: het volgnummer van het boekje en het volgnummer van de in het boekje vervatte formulieren; voor de kettingformulieren: het volgnummer van het formulier. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. d. Aankoop De formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp worden uitsluitend door de diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën gedrukt. De vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut kan de ontvangstbewijs-getuigschriften bestellen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Algemeen secretariaat van Financiën – Economaat Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp Akenkaai 55 1210 Brussel Tel: 02/224.96.11 Voor het bestellen van de formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften gelden minimale hoeveelheden, namelijk: - boekjes: 10 boekjes van 50 formulieren; kettingformulieren: o banden van 3 naast elkaar: 1 reeks van 3.000 formulieren; o banden van 1 formulier: 1 reeks van 2.000 formulieren of 1 reeks van 1.000 formulieren. Bij een eerste bestelling van formulieren moeten de volgende gegevens opgegeven worden: - het identificatienummer bij het RIZIV, alsmede een fotokopie van de erkenning door het RIZIV; de naam en de voornamen; de geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; het aantal, de opdruk en de vorm (hetzij in boekjesvorm, hetzij in kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de taal van de formulieren. Voor elke volgende bestelling volstaat het de volgende aanduiding op het origineel van een getuigschrift voor verstrekte hulp aan te brengen: - ‘Goed voor … x 10 boekjes’; ‘Goed voor … x 1 reeks van 2.000 kettingformulieren’ ‘Goed voor … x 1 reeks van 3.000 kettingformulieren, horizontaal/verticaal genummerd. 30 De vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut moet dit origineel dateren, handtekenen en aan de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp verzenden. De leveringstermijn voor deze formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp bedraagt 15 dagen. Om de zaken te vergemakkelijken, zendt de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp in de loop van de maand september aan elke vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut een bestelbon voor de levering van de voor het volgende jaar gewenste hoeveelheid ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval worden de formulieren niet noodzakelijk binnen de 15 dagen geleverd, maar volgens het leveringsplan dat bij de bestelbon wordt gevoegd. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp worden vanzelfsprekend niet gratis ter beschikking gesteld van de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten. De prijs van die formulieren en de betalingsmodaliteiten worden vastgelegd door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. e. Gebruik De vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut moet een ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken telkens hij of zij honoraria, de terugbetaling van kosten, … in verband met een verstrekking int. Het is daarbij van geen enkel belang of deze verstrekking thuis bij de patiënt, in de spreekkamer of in een inrichting voor geneeskundige verzorging gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de patiënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kosten en andere beroepsontvangsten door de vroedvrouwen, verplegers of kinesitherapeuten. Enkel in de volgende gevallen moet de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut geen ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken: - wanneer de honoraria worden geind door en voor rekening van een inrichting voor geneeskundige verzorging; wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut. Het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp bestaat uit twee delen: enerzijds het getuigschrift voor verstrekte hulp, anderzijds het ontvangstbewijs. Beide delen hoeven niet steeds gelijktijdig gebruikt te worden. Wanneer het getuigschrift voor verstrekte hulp zonder het ontvangstbewijs wordt gebruikt - bijvoorbeeld bij een verstrekking waarvoor het honorarium niet contant wordt betaald - of wanneer het ontvangstbewijs wordt gebruikt zonder het getuigschrift voor verstrekte hulp - bijvoorbeeld bij betaling in speciën als het honorarium niet bij de verstrekking werd betaald -, moet het niet gebruikte deel van het formulier worden doorstreept en bij het boekje of de duplicaten worden gevoegd. Het spreekt voor zich dat de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut het ontvangstbewijsgetuigschrift moet invullen overeenkomstig de wettelijke of reglementaire bepalingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering. De volgende tabel bevat een overzicht van het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model G’ 31 Gebruik ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model G’ Hypotheses Getuigschrift voor verstrekte hulp Door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen 1.De honoraria (inbegrepen de Invullen en aan de patiënt uitreiken terugbetaling van kosten) zijn contant betaald 2. De honoraria (inbegrepen de terugbetaling van kosten) zijn niet contant betaald: A. bij de verstrekking B. bij de betaling Ontvangstbewijs Invullen en aan de schuldenaar uitreiken Invullen en aan de patiënt uitreiken Doorstrepen en bewaren a) als zij gebeurt op de postrekening of op de bankrekening van de begunstigde Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek b) als betaling op een andere manier gebeurt Doorstrepen en bewaren Invullen en aan de schuldenaar uitreiken 3. De beoefenaar past het stelsel toe van de betalende derde: A. B. C. het remgeld is niet verschuldigd a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Invullen voor het bedrag van het remgeld en aan de schuldenaar uitreiken b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is niet contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling van het remgeld Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek c) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Niet door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen Bij de betaling Het formulier niet gebruiken maar Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek inschrijven in het dagboek 32 De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten moeten de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp volgens hun nummering gebruiken. Wanneer daartoe een geldige reden bestaat, mogen zij verscheidene boekjes of reeksen kettingformulieren gelijktijdig gebruiken: bijvoorbeeld één voor de in praktijk en één voor op verplaatsing. Niettemin moeten zij ook in dat geval het eerste de oude boekjes of reeks gebruiken met de kleinste nummers. De boekjes of reeksen formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn gedeeltelijk voorzien van een doorschrijflaag. De vermeldingen die de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut aanbrengt op het origineel formulier worden zo automatisch overgebracht op het duplicaat, met uitzondering van de identiteit van de gerechtigde en de patiënt. De vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut dagtekent en ondertekent zowel getuigschrift voor verstrekte hulp als het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de patiënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. Dit gaat als volgt: - - de ontvangsten vermeld op de formulieren in boekjesvorm brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij het boekje voegen; de ontvangsten vermeld op de kettingformulieren brengen zij per reeks van 50 formulieren samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij de duplicaten van de formulieren voegen; De vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. Op de afsluitdatum van elk boekje of elke reeks wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De vroedvrouwen, verplegers of kinesitherapeuten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut de niet volledig gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren afsluiten. Zij moeten met andere woorden de samenvatting opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte formulieren van deze boekjes of reeksen doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin deze boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften van de ongebruikte boekjes en van de reeksen van kettingformulieren blijven geldig na het verstrijken van het jaar van levering. Ook de verandering van adres, specialisatie, hoedanigheid of van identificatienummer bij het RIZIV is geen reden om de oude formulieren niet meer te gebruiken. Integendeel, na het aanbrengen van de nodige wijzigingen - bijvoorbeeld met een stempel of eventueel met een pen - moeten de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten deze formulieren net bij voorrang gebruiken. 33 De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het oorspronkelijke uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten - indien nodig - een tweede formulier gebruiken voor het uitreiken van een dubbel. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het origineel en het duplicaat van het dubbel uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: ‘Dubbel van het getuigschrift voor verstrekte hulp uitgereikt op …’. 3.3.4. Dagboek van ontvangsten en uitgaven a. Principe De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten moeten alle beroepsontvangsten en – uitgaven in een dagboek bijhouden. De sommen uit de boekjes of reeksen ontvangstbewijsgetuigschriften moeten zij overdragen naar dit dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Bij wijze van controle moet de vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut moet de ontvangsten als volgt in het dagboek inschrijven: - - alle bezoldigingen én alle door storting of overschrijving op een post- of bankrekening ontvangen betalingen, moeten op de ontvangstdatum in het dagboek worden ingeschreven; alle ontvangsten vermeld in het boekje of reeks van kettingformulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften moeten bij elke afsluiting van een boekje of een reeks én op het einde van het jaar overgedragen worden naar het dagboek. 34 - Uitgaven Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden. Het deel ‘Uitgaven’ van het dagboek is zo opgevat dat het tegelijk kan dienen in het kader van de BTW-regelgeving. Vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten moeten immers een boek bijhouden waarin alle BTW-plichtige handelen worden geregistreerd (artikel 14, §5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlisting dat overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht. Om de zaken te vergemakkelijken, neemt de Federale Overheidsdienst Financiën aan dat associaties van vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten gebruik maken van een bijkomend dagboek om de ontvangsten en uitgaven van de associatie samen te vatten. Dit dagboek vormt dan de schakel tussen de associatie en de individuele rekeningen van de vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten. Dit bijkomend dagboek moet het nettobedrag dat aan iedere vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut toekomt, verduidelijken. Elke vroedvrouw, verpleger of kinesitherapeut draagt het hem toegekende bedrag over naar zijn individueel dagboek. Hij of zij kan dit op het einde van het jaar doen of op het ogenblik dat hem of haar aandeel wordt toegekend. 3.4. Podologen en diëtisten 3.4.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model en het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en van het dagboek die moeten worden gebruikt door podologen en diëtisten (B.S., 30 december 1998), gewijzigd bij ministerieel besluit van 28 maart 2003 (B.S., 4 april 2003) 3.4.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit ministerieel besluit zijn van toepassing op: - podologen, diëtisten. Wat de podologen en diëtisten betreft, moet een onderscheid gemaakt worden naargelang de verstrekkingen die zij verrichten. Sommige verstrekkingen vallen immers onder het toepassingsgebied van de verplichte ziekteverzekering; andere niet. Voor de prestaties die buiten het toepassingsgebied van de ziekteverzekering vallen, moeten de podologen en diëtisten in principe een ontvangstbewijs uitreiken. Deze verplichting vervalt wanneer zij voor deze prestaties facturen opstellen. In dat geval moeten zij een boek voor uitgaand facturen bijhouden. 35 Het ministerieel besluit verplicht de podologen en de diëtisten voor de verstrekkingen, waarvoor de ziekteverzekering wel een tussenkomst voorziet, een ontvangstbewijsgetuigschrift op te stellen. Al hun ontvangsten en uitgaven moeten zij noteren in een dagboek. 3.4.3. Ontvangstbewijsboekje a. Principe De podoloog of diëtist moet in principe een ontvangstbewijs uitreiken voor alle ontvangsten waarvoor de ziekteverzekering niet tussenkomt. Deze verplichting vervalt wanneer voor de bewuste prestatie een factuur wordt opgesteld. b. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De formulieren in het ontvangstbewijsboekje bestaan uit afscheurbare bladen – de originelen – en vastgehechte bladen – de duplicaten. Een ontvangstbewijsboekje bevat 50 formulieren. Elk ontvangstbewijs vermeldt vanzelfsprekend de naam, de voornaam, het beroep en het adres van de podoloog of diëtist. Op elk ontvangstbewijs wordt bovendien het jaartal van het leveringsjaar, het nummer van het boekje en het nummer van het ontvangstbewijs gedrukt. De omslag van het ontvangstbewijsboekje bevat het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De ontvangstbewijzen worden genummerd van 1 tot 50. De ontvangstbewijsboekjes worden in een doorlopende reeks genummerd per leveringsjaar. De ontvangstbewijzen blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. c. Aankoop De ontvangstbewijsboekjes zijn niet vrij verkrijgbaar in de handel. Ze moeten besteld worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. De meest recente lijst met erkende drukkers kan gratis opgevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel Tel: 02/210.24.90. 36 d. Gebruik De podoloog of diëtist moet een ontvangstbewijs uitreiken telkens hij of zij honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetaling van kosten of andere beroepsontvangsten int waarvoor de ziekteverzekering geen tussenkomst voorziet. Het heeft geen enkel belang of de prestatie thuis bij de cliënt, in de spreekkamer of in een inrichting voor geneeskundige verzorging gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de cliënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kost en andere beroepsontvangsten door de podologen en diëtisten. De podoloog of diëtist hoeft evenwel geen ontvangstbewijs uit te reiken in de volgende gevallen: - - wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de podoloog of diëtist; de rekeninguittreksels vervangen dan de ontvangstbewijzen; wanneer de podoloog of diëtist voorafgaand aan de betaling een factuur heeft overgemaakt aan de cliënt. De podologen en diëtisten moeten de ontvangstbewijsboekjes in volgorde van hun nummering gebruiken. Dit wil zeggen dat ze moeten beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar. Niets belet dat de podoloog of diëtist twee of meer ontvangstbewijsboekjes tegelijk gebruikt: bijvoorbeeld één voor de inningen in zijn of haar spreekkamer; het andere voor inningen op verplaatsing. Met andere woorden: het gebruik van twee boekjes is toegelaten op voorwaarde dat dit het werk vergemakkelijkt en dat niet meer dan nodig wordt afgeweken van de verplichting de boekjes in hun juiste volgorde te gebruiken. De vermeldingen van de podoloog of diëtist op het origineel worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt. Het ontvangen bedrag moet op het ontvangstbewijs worden aangebracht in euro, gevolgd door de vermelding ‘EUR’. De podoloog of diëtist dateert en tekent het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de cliënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de podoloog of diëtist toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. De ontvangsten doorgeschreven op de duplicaten brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat bij het boekje wordt gevoegd. Op dit blad moet de podoloog of diëtist voor elke ontvangst ook verwijzen naar het overeenstemmende volgnummer – en eventueel kenteken – uit het boek voor uitgaande facturen. De podoloog of diëtist kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. Van zodra het ontvangstbewijsboekje volledig is gebruikt, wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De podologen of diëtisten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen in de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke podoloog of diëtist de niet volledig gebruikte ontvangstbewijsboekjes afsluiten. Zij moeten met andere woorden het samenvattend blad 37 opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte ontvangstbewijzen in het boekje doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte ontvangstbewijsboekjes moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen van 1 januari van het jaar waarin deze boekjes werden gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. 3.4.4. Boek voor uitgaande facturen a. Principe Voor de verstrekkingen die niet onder het toepassingsgebied van de ziekteverzekering vallen, kan de podoloog of diëtist er ook voor opteren een factuur uit te reiken. In dat geval moet hij of zij de facturen opnemen in een boek voor uitgaande facturen. b. Vorm Het boek voor uitgaande facturen dient niet aan welbepaalde vormvereisten te voldoen. Het moet wel de volgende verplichte vermeldingen bevatten: - c. het volgnummer van de uitgaande factuur; de datum van de factuur; de naam of de maatschappelijke benaming van de cliënt; per factuur het BTW-tarief en het BTW-bedrag; de prijs; de uitsplitsing met het oog op het invullen van de BTW-aangifte (periodieke aangifte of bijzondere aangifte). Gebruik Het dagboek van ontvangsten en uitgaven houdt immers – wat betreft het gedeelte van de ontvangsten – geen rekening met de BTW-reglementering. Het dagboek zou veel te ingewikkeld worden, mochten de inlichtingen inzake BTW en inkomstenbelasting erin moeten gegroepeerd worden. Dit verklaart de nood aan een apart boek voor uitgaande facturen. De podoloog of diëtist moet op elke factuur het volgnummer vermelden waaronder zij is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen. Het is toegelaten om tegelijkertijd verschillende boeken voor uitgaande facturen te houden. Dit is soms nodig om tegemoet te komen aan de vereisten van een goed administratief beheer of wettelijke verplichtingen. In dat geval moet de podoloog of diëtist aan het volgnummer van de factuur een kenteken toevoegen, bijvoorbeeld een letter. Dat kenteken identificeert dan het boek van uitgaande facturen waarin de betrokken factuur is ingeschreven. 38 De podoloog of diëtist zal in het dagboek van ontvangsten en uitgaven naar dit volgnummer – en eventueel het kenteken – verwijzen. De ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën kunnen dit dagboek voor uitgaande facturen inkijken. 3.4.5. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp a. Principe De podologen en diëtisten kunnen ook verstrekkingen verrichten waarvoor de patiënt een tussenkomst van de ziekteverzekering kan genieten. In dat geval zijn de podologen en diëtisten verplicht een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken. b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp In principe moeten de podologen en diëtisten het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model I’ gebruiken. Dit geldt ook voor podologen en diëtisten die in een associatie werken. Een associatie heeft immers geen rechtspersoonlijkheid en vormt dus geen zelfstandige belastingsentiteit. Elke podoloog of diëtist moet dus zijn eigen formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp gebruiken voor de prestaties die hijzelf verstrekt in de associatie. Ook in het geval van tijdelijke assistentie of vervanging – bijvoorbeeld in verlofperiodes – van een podoloog of diëtist moet gebruik gemaakt worden van het ‘Model I’ van ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval kunnen evenwel twee hypotheses onderscheiden worden: - de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor eigen rekening: de assistent of plaatsvervanger gebruikt in dat geval zijn eigen formulieren van het ‘Model I’; de assistent of plaatsvervanger int de honoraria voor rekening van de titularis: de assistent of plaatsvervanger gebruikt de formulieren van het ‘Model I’ van de podoloog of diëtist die hij assisteert of vervangt; hij brengt er evenwel zijn eigen stempel op aan en tekent ze zelf. Op deze algemene regel zijn vanzelfsprekend enkele uitzonderingen. In de volgende gevallen dient de podoloog en diëtist gebruik te maken van andere documenten, dan het ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model I’. - Inrichtingen voor geneeskundige verzorging Het is natuurlijk ook mogelijk dat de podoloog of diëtist niet als zelfstandige zijn beroepswerkzaamheid uitoefent, maar verbonden is aan een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. In dat geval is het de inrichting die de vergoedingen voor haar rekening ontvangt. Zij zal dan voor de inning van de vergoedingen voor de medische verstrekkingen gebruik maken van de formulieren van ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model J’ of het ‘Model D’, of de overeenstemmingsstroken. 39 - Afwijking zonder voorafgaande machtiging Heel wat podologen en diëtisten verrichten prestaties in één of meerdere inrichtingen voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid. Om de administratie niet nodeloos te bemoeilijken, wordt de inning van de vergoedingen vaak overgelaten aan die inrichting voor geneeskundige verzorging. De podologen en diëtisten moeten bijgevolg zelf geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp meer uitreiken. Deze afwijking van de algemene verplichting een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken, wordt automatisch toegestaan wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - de verstrekkingen die de podologen en diëtisten hebben verricht, komen voor op een factuur die is opgesteld volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen; de inrichting voor geneeskundige verzorging bezorgt elke podoloog en diëtist jaarlijks, voor 31 maart, een overzicht van de tijdens het afgelopen kalenderjaar geinde ontvangsten en de daarop eventueel ingehouden bedragen. In dit geval vervangt een overeenstemmingsstrook die door de inrichting voor geneeskundige verzorging op de factuur wordt gekleefd, het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model I’. - Afwijking met voorafgaande machtiging De podologen en diëtisten kunnen ook zelf een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschriften van ‘Model I’ aanvragen. De Federale Overheidsdienst Financiën zal een gehele of gedeeltelijke afwijking kunnen toestaan in de volgende gevallen: 1. 2. 3. 4. Een podoloog of diëtist kan een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid beheren: hij is met andere woorden exploitant van een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid waar ook andere podologen, diëtisten, verplegers , … prestaties verrichten. Voor de verstrekkingen die de exploitant – als podoloog of diëtist – zelf verricht, moet hij gebruik maken van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift van ‘Model I’. Wanneer de exploitant ook de vergoedingen voor de verstrekkingen van de overige podologen, diëtisten, verplegers, … int, doet hij er goed aan een machtiging aan te vragen om overeenstemmingsstroken te gebruiken. Zo vermijdt hij dat alle overige betrokkenen op hun beurt een ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp moeten uitreiken. Sommige podologen en diëtisten zijn bevoegd om uiteenlopende verstrekkingen te verrichten. Zij kunnen vragen daarvoor gebruik te kunnen maken van het verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’. Dit betekent dat zij maar één getuigschrift voor hun verstrekkingen moeten uitreiken. Podologen en diëtisten kunnen lid zijn van associatie. Voor hen is het ook bijzonder interessant om gemachtigd te worden om voor de prestaties van de verschillende leden van de associatie slechts één enkel verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’ te kunnen uitreiken. In een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid verrichten podologen en diëtisten soms verstrekkingen die geen aanleiding geven tot het opstellen van een factuur. Indien zij daarvoor een afwijking hebben bekomen, moeten zij in dat geval ook geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken. 40 Een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model I’ moet aangevraagd worden bij de Directeur-Generaal van de Directe Belastingen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: - naam en voornaam; adres van de woonplaats; geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; adres en benaming van de praktijk of de dienst waarvoor getuigschriften worden besteld; het aantal, het model en de vorm (boekjes of kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de wijze waarop de honoraria worden of zullen worden geind; de hoedanigheid van de door hem in dienst genomen beoefenaars; in het algemeen, alle nuttige inlichtingen om de toestand toe te lichten. Wordt de afwijking toegestaan, dan worden de formulieren van de ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model D’ of de overeenstemmingsstroken geleverd. c. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit twee delen: - - het bovenste deel is het getuigschrift voor verstrekte hulp dat de gerechtigde inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering in staat stelt bepaalde voordelen te genieten; het onderste deel vormt het in artikel 320 van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992 bedoelde ontvangstbewijs dat voor de patiënt als bewijs van betaling geldt. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit originelen en duplicaten. Ze worden gedrukt op blauw papier en zijn beschikbaar in de vorm van boekjes of kettingformulieren. Een boekje bevat 50 formulieren. De podologen of diëtisten kunnen de kettingformulieren bestellen in een band van 1 formulier of een band van 3 formulieren naast elkaar. Een band van 1 formulier bevat 1.000 of 2.000 formulieren; een band van 3 kettingformulieren bevat 3.000 formulieren, horizontaal of verticaal genummerd. De podologen of diëtisten kunnen formulieren bekomen, hetzij met adres van hun woonplaats, hetzij met adres van hun spreekkamer. 41 De formulieren in boekjesvorm bevatten bovendien de volgende individuele vermeldingen: - naam en voornaam; geneeskundige specialisatie (indien de betrokkene die specialisatie heeft meegedeeld) of hoedanigheid; adres van de woonplaats of van de spreekkamer; identificatienummer bij het RIZIV. De kettingformulieren bevatten deze gegevens niet. De podologen en diëtisten moeten ze er zelf op aanbrengen. De boekjes of de kettingformulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn doorlopend genummerd per podoloog of diëtist en per leveringsjaar. Het nummer bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door: - voor de formulieren in boekjesvorm: het volgnummer van het boekje en het volgnummer van de in het boekje vervatte formulieren; voor de kettingformulieren: het volgnummer van het formulier. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. d. Aankoop De formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp worden uitsluitend door de diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën gedrukt. De podoloog of diëtist kan de ontvangstbewijs-getuigschriften bestellen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Algemeen secretariaat van Financiën – Economaat Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp Akenkaai 55 1210 Brussel Tel: 02/224.96.11 Voor het bestellen van de formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften gelden minimale hoeveelheden, namelijk: - boekjes: 10 boekjes van 50 formulieren; kettingformulieren: o banden van 3 naast elkaar: 1 reeks van 3.000 formulieren; o banden van 1 formulier: 1 reeks van 2.000 formulieren of 1 reeks van 1.000 formulieren. Bij een eerste bestelling van formulieren moeten de volgende gegevens opgegeven worden: 42 - het identificatienummer bij het RIZIV, alsmede een fotokopie van de erkenning door het RIZIV; de naam en de voornamen; de geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; het aantal, de opdruk en de vorm (hetzij in boekjesvorm, hetzij in kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de taal van de formulieren. Voor elke volgende bestelling volstaat het de volgende aanduiding op het origineel van een getuigschrift voor verstrekte hulp aan te brengen: - ‘Goed voor … x 10 boekjes’; ‘Goed voor … x 1 reeks van 2.000 kettingformulieren’ ‘Goed voor … x 1 reeks van 3.000 kettingformulieren, horizontaal/verticaal genummerd. De podoloog of diëtist moet dit origineel dateren, handtekenen en aan de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp verzenden. De leveringstermijn voor deze formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp bedraagt 15 dagen. Om de zaken te vergemakkelijken, zendt de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp in de loop van de maand september aan elke podoloog of diëtist een bestelbon voor de levering van de voor het volgende jaar gewenste hoeveelheid ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp. In dit geval worden de formulieren niet noodzakelijk binnen de 15 dagen geleverd, maar volgens het leveringsplan dat bij de bestelbon wordt gevoegd. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp worden vanzelfsprekend niet gratis ter beschikking gesteld van de podologen en diëtisten. De prijs van die formulieren en de betalingsmodaliteiten worden vastgelegd door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. e. Gebruik De podoloog of diëtist moet een ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken telkens hij of zij honoraria, de terugbetaling van kosten, … in verband met een verstrekking int. Het is daarbij van geen enkel belang of deze verstrekking thuis bij de patiënt, in de spreekkamer of in een inrichting voor geneeskundige verzorging gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de patiënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kosten en andere beroepsontvangsten door de podologen en diëtisten. Enkel in de volgende gevallen moet de podoloog of diëtist geen ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken: - wanneer de honoraria worden geind door en voor rekening van een inrichting voor geneeskundige verzorging; wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de podoloog of diëtist. 43 Het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp bestaat uit twee delen: enerzijds het getuigschrift voor verstrekte hulp, anderzijds het ontvangstbewijs. Beide delen hoeven niet steeds gelijktijdig gebruikt te worden. Wanneer het getuigschrift voor verstrekte hulp zonder het ontvangstbewijs wordt gebruikt - bijvoorbeeld bij een verstrekking waarvoor het honorarium niet contant wordt betaald - of wanneer het ontvangstbewijs wordt gebruikt zonder het getuigschrift voor verstrekte hulp - bijvoorbeeld bij betaling in speciën als het honorarium niet bij de verstrekking werd betaald -, moet het niet gebruikte deel van het formulier worden doorstreept en bij het boekje of de duplicaten worden gevoegd. Het spreekt voor zich dat de podoloog of diëtist het ontvangstbewijs-getuigschrift moet invullen overeenkomstig de wettelijke of reglementaire bepalingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering. De volgende tabel bevat een overzicht van het gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model I’. Gebruik ontvangstbewijs-getuigschrift ‘Model I’ Hypotheses Getuigschrift voor verstrekte hulp Door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen 1.De honoraria (inbegrepen de Invullen en aan de patiënt uitreiken terugbetaling van kosten) zijn contant betaald 2. De honoraria (inbegrepen de terugbetaling van kosten) zijn niet contant betaald: A. bij de verstrekking B. bij de betaling Ontvangstbewijs Invullen en aan de schuldenaar uitreiken Invullen en aan de patiënt uitreiken Doorstrepen en bewaren a) als zij gebeurt op de postrekening of op de bankrekening van de begunstigde Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek b) als betaling op een andere manier gebeurt Doorstrepen en bewaren Invullen en aan de schuldenaar uitreiken 3. De beoefenaar past het stelsel toe van de betalende derde: A. B. C. het remgeld is niet verschuldigd a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Invullen voor het bedrag van het remgeld en aan de schuldenaar uitreiken b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is niet contant 44 betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling van het remgeld Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek c) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Niet door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen Bij de betaling Het formulier niet gebruiken maar Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek inschrijven in het dagboek De podologen en diëtisten moeten de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp volgens hun nummering gebruiken. Wanneer daartoe een geldige reden bestaat, mogen zij verscheidene boekjes of reeksen kettingformulieren gelijktijdig gebruiken: bijvoorbeeld één voor de in praktijk en één voor op verplaatsing. Niettemin moeten zij ook in dat geval het eerste de oude boekjes of reeks gebruiken met de kleinste nummers. De boekjes of reeksen formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn gedeeltelijk voorzien van een doorschrijflaag. De vermeldingen die de podoloog of diëtist aanbrengt op het origineel formulier worden zo automatisch overgebracht op het duplicaat, met uitzondering van de identiteit van de gerechtigde en de patiënt. De podoloog of diëtist dagtekent en ondertekent zowel getuigschrift voor verstrekte hulp als het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de patiënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de podoloog en diëtist toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. Dit gaat als volgt: - - de ontvangsten vermeld op de formulieren in boekjesvorm brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij het boekje voegen; de ontvangsten vermeld op de kettingformulieren brengen zij per reeks van 50 formulieren samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat zij bij de duplicaten van de formulieren voegen; De podoloog of diëtist kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. Op de afsluitdatum van elk boekje of elke reeks wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De podologen of diëtisten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke podoloog of diëtist de niet volledig gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren afsluiten. Zij moeten met andere woorden de samenvatting opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte formulieren van deze boekjes of reeksen doorstrepen en bewaren. 45 De geheel of gedeeltelijk gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin deze boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften van de ongebruikte boekjes en van de reeksen van kettingformulieren blijven geldig na het verstrijken van het jaar van levering. Ook de verandering van adres, specialisatie, hoedanigheid of van identificatienummer bij het RIZIV is geen reden om de oude formulieren niet meer te gebruiken. Integendeel, na het aanbrengen van de nodige wijzigingen - bijvoorbeeld met een stempel of eventueel met een pen - moeten de podologen of diëtisten deze formulieren net bij voorrang gebruiken. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het oorspronkelijke uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de podologen of diëtisten indien nodig - een tweede formulier gebruiken voor het uitreiken van een dubbel. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het origineel en het duplicaat van het dubbel uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: ‘Dubbel van het getuigschrift voor verstrekte hulp uitgereikt op …’. 3.4.6. Dagboek van ontvangsten en uitgaven a. Principe De podologen en diëtisten moeten alle beroepsontvangsten en –uitgaven in een dagboek bijhouden. Zowel de sommen uit de ontvangstbewijsboekjes als de sommen uit de boekjes of reeksen ontvangstbewijs-getuigschriften moeten zij overdragen naar dit dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Bij wijze van controle moet de podoloog of diëtist het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een door Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De podologen en diëtisten moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. 46 - Ontvangsten De podoloog of diëtist moet de ontvangsten als volgt in het dagboek inschrijven: - alle bezoldigingen moeten op de ontvangstdatum in het dagboek worden ingeschreven; alle bedragen die door storting of overschrijving op de post- of bankrekening worden ontvangen of waarvoor een factuur is uitgereikt, moeten per dag en per inning genoteerd worden; alle ontvangsten vermeld het ontvangstbewijsboekje én in het boekje of reeks van kettingformulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften moeten bij elke afsluiting van een boekje of een reeks én op het einde van het jaar overgedragen worden naar het dagboek. Het deel ‘Ontvangsten’ van het dagboek kan niet gebruikt worden in het kader van de BTW-reglementering. Het groeperen van de inlichtingen die vereist zijn inzake BTW en inzake inkomstenbelastingen, zou het dagboek nodeloos ingewikkeld maken omdat: - - het feit dat tot de belasting aanleiding geeft verschillend is, namelijk in de BTW: de voltooiing van een prestatie; in de inkomstenbelasting: de inning van de honoraria; de belastbare grondslag verschilt, namelijk in de BTW: de honoraria en gelijkaardige ontvangsten, met uitsluiting van de voor rekening van de cliënt voorgeschoten sommen; in de inkomstenbelasting: alle ontvangsten, inclusief de terugbetaling van kosten. Het dagboek houdt, bijgevolg, in het gedeelte ontvangsten geen rekening met de eisen van de BTW-wetgeving. Net daarom houden de podologen en diëtisten nog een apart boek voor uitgaande facturen bij. In het dagboek is wel een kolom voorzien waarin de podologen en diëtisten het volgnummer – en eventueel het kenteken – in het boek voor uitgaande facturen kunnen aanbrengen. Deze verwijzing maakt het mogelijk zonder veel problemen van het dagboek over te gaan naar het boek voor uitgaande facturen. - Uitgaven Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden. Het deel ‘Uitgaven’ van het dagboek is zo opgevat dat het tegelijk kan dienen in het kader van de BTW-regelgeving. Podologen en diëtisten moeten immers een boek bijhouden waarin alle BTW-plichtige handelen worden geregistreerd (artikel 14, §5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De podologen en diëtisten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlisting dat overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht. 47 Om de zaken te vergemakkelijken, neemt de Federale Overheidsdienst Financiën aan dat associaties van podologen en diëtisten gebruik maken van een bijkomend dagboek om de ontvangsten en uitgaven van de associatie samen te vatten. Dit dagboek vormt dan de schakel tussen de associatie en de individuele rekeningen van de podologen en diëtisten. Dit bijkomend dagboek moet het nettobedrag dat aan iedere podoloog of diëtist toekomt, verduidelijken. Elke podoloog of diëtist draagt het hem toegekende bedrag over naar zijn individueel dagboek. Hij of zij kan dit op het einde van het jaar doen of op het ogenblik dat hem of haar aandeel wordt toegekend. 4. ANDERE DAN MEDISCHE EN PARAMEDISCHE VRIJE BEROEPEN 4.1. Notarissen 4.1.1. Wetgeving De volgende wetgeving is van toepassing: - - - Wet van 25 ventose jaar XI op het notarisambt, voor de laatste maal gewijzigd bij de wet van 4 mei 1999 (B.S., 1 oktober 1999). Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van de door de notarissen bij te houden boekhouddocumenten (B.S., 30 december 1998), gewijzigd bij ministerieel besluit van 18 december 2001 tot aanpassing aan de euro (B.S., 25 december 2001). Koninklijk besluit van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papier aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van notarissen Koninklijk besluit van 9 maart 2003 houdende goedkeuring van de reglementen van de Nationale Kamer van Notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding en voor het toezicht op de boekhouding (B.S., 1 april 2003). 4.1.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit deze reglementen zijn van toepassing op notarissen. De notarissen moeten niet alleen een ontvangstbewijs uitreiken; zij moeten bovendien een heuse notariële boekhouding voeren. 4.1.3. Ontvangstbewijsboekje a. Principe De notaris ontvangt sommen bij het verlijden van een akte of bij de uitoefening van zijn ambt, hetzij voor eigen rekening, hetzij voor rekening van cliënten of lasthebbers. Voor elk van deze sommen dient de notaris een ontvangstbewijs uit te reiken. 48 b. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De formulieren in het ontvangstbewijsboekje bestaan uit afscheurbare bladen – de originelen – en vastgehechte bladen – de duplicaten. Een ontvangstbewijsboekje bevat 50 formulieren. Elk ontvangstbewijs vermeldt vanzelfsprekend de naam, de voornaam, het beroep en het adres van de notaris. Op elk ontvangstbewijs wordt bovendien het jaartal van het leveringsjaar, het nummer van het boekje en het nummer van het ontvangstbewijs gedrukt. De omslag van het ontvangstbewijsboekje bevat het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De ontvangstbewijzen worden genummerd van 1 tot 50. De ontvangstbewijsboekjes worden in een doorlopende reeks genummerd per leveringsjaar. De ontvangstbewijzen blijven geldig, ook na het verstrijken van het jaar van levering. c. Aankoop De ontvangstbewijsboekjes zijn niet vrij verkrijgbaar in de handel. Ze moeten gedrukt worden door een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. De Kamer van Notarissen zorgt voor het drukken – bij een erkende drukker – en het verdelen van de ontvangstbewijsboekjes. De notaris kan zich dus voor het bestellen van de ontvangstbewijsboekjes richten tot de Kamer van Notarissen. Een beginnend notaris mag echter ook de ontvangstbewijsboekjes voor zijn voorganger overnemen. Dit kan wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: - - de notaris moet de de opdruk veranderen verandert (hetzij met de hand, hetzij door middel van een stempel); de ontslagnemende notaris moet de niet gebruikte ontvangstbewijzen van de begonnen boekjes doorstrepen en bewaren (met het oog op een eventuele controle door de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën); de Kamer van Notarissen moet de Federale Overheidsdienst Financiën inlichten over elke overdracht van de boekjes; de Kamer moet de volgende gegevens doorgeven: o de namen, voornamen en adressen van de betrokken notarissen; o de datum van de overdracht; o de nummers van de boekjes die de ontslagnemende notaris heeft overgedragen. 49 d. Gebruik De notaris moet een ontvangstbewijs uitreiken voor elke ontvangst die hij doet, hetzij ter gelegenheid van een akte of de uitoefening van zijn ambt, hetzij voor rekening van derden of lasthebbers. Het heeft geen enkel belang of de prestatie op verplaatsing of in het kantoor van de notaris gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de cliënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen, betalingen voor derden, terugbetalingen van kosten of andere beroepsontvangsten door de notaris. De notaris moet echter geen ontvangstbewijs uit te reiken in de volgende gevallen: - - wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de notaris; de rekeninguittreksels vervangen dan de ontvangstbewijzen; wanneer de betaling gebeurt door een bankcheque, op naam of aan toonder. De notarissen moeten de ontvangstbewijsboekjes in volgorde van hun nummering gebruiken. Dit wil zeggen dat ze moeten beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar. Niets belet dat de notaris twee of meer ontvangstbewijsboekjes tegelijk gebruikt: bijvoorbeeld één voor de inningen in zijn of haar kantoor; het andere voor de inningen op verplaatsing. Met andere woorden: het gebruik van twee boekjes is toegelaten op voorwaarde dat dit het werk vergemakkelijkt en dat niet meer dan nodig wordt afgeweken van de verplichting de boekjes in hun juiste volgorde te gebruiken. De vermeldingen van de notaris op het origineel worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt. Het ontvangen bedrag moet op het ontvangstbewijs worden aangebracht in euro, gevolgd door de vermelding ‘EUR’. De notaris dateert en tekent het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de cliënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de notarissen toe deze ontvangsten te verwerken in de notariële boekhouding. Op het einde van het jaar moet de notaris de niet volledig gebruikte ontvangstbewijsboekjes afsluiten. Hij of zij moet de niet gebruikte ontvangstbewijzen in het boekje doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte ontvangstbewijsboekjes moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen van 1 januari van het jaar waarin deze boekjes werden gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeuren. 4.1.4. Notariële boekhouding a. Principe De notaris moet alle ontvangsten en uitgaven van elke aard die hij heeft gedaan hetzij ter gelegenheid van een akte of bij de uitoefening van zijn ambt, hetzij voor rekening van cliënten of van lastgevers vastleggen in de notariële boekhouding. 50 Iedere notaris moet een regelmatige boekhouding voeren overeenkomstig de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding en overeenkomstig het speciale rekeningenstelsel. Dit rekeningenstelsel is in bijlage bij het KB van 9 maart 2003 gevoegd. De boekhouding moet op elke ogenblik aan een aantal vereisten voldoen, namelijk: - - de boekhouding moet de situatie van het kantoor weergeven en alle ontvangsten en uitgaven van de notaris vaststellen; de boekhouding moet onmiddellijk een beeld kunnen geven van de bedragen die verschuldigd zijn aan derden, zowel op een globale als op een individuele manier; de boekhouding moet het beschikbaar saldo vaststellen; het beschikbaar saldo is het verschil tussen enerzijds de professionele rekeningen en de speciën in kas en anderzijds de sommen verschuldigd aan cliënten; de boekhouding moet een controle op een betrouwbare en transparante wijze toelaten. Voor het voeren van de boekhouding kan de notaris vanzelfsprekend gebruik maken van gespecialiseerde softwareprogramma’s. Aan het gebruik van deze programma’s zijn geen bijzondere voorwaarden verbonden. Er is slecht één beperking: ook de boekhouding die gevoerd wordt met behup van gespecialiseerde softwareprogramma’s moet voldoen aan de eerder opgesomde criteria. De Voorzitter van de Commissei van Toezicht op de Boekhouding is belast met de controle van de softwareprogramma’s. Hij kan zich laten bijstaan door een deskundige. Van alle niet-conformiteiten met deze criteria brengen zij verslag uit bij de Voorzitter van de Nationale Kamer van Notarissen, evenals bij de Voorzitter van de betrokken Kamer van Notarissen. De Voorzitter van de Nationale Kamer van Commissarissen kan het gebruik van de sofware verbieden. b. Professionele rekeningen Elke notaris moet zijn of haar privé-rekeningen strikt gescheiden houden van alle professionele rekeningen. Deze professionele rekeningen mogen dus niet gebruikt worden als waarborgen voor kredieten ten privétitel of als berekeningsbasis voor de vergoeding van deze rekeningen. De notaris mag dan ook geen enkel rechtstreeks of onrechtstreeks voordeel genieten uit de professionele rekeningen die hij beheert, met uitzondering van de terugbetaling van de kosten verbonden aan dat beheer. Omwille van het grote belang dat aan deze scheiding tussen privé-rekeningen en professionele rekeningen wordt gehecht, is de opening van professionele rekeningen aan zekere formaliteiten verbonden. Zo kan een notaris pas een professionele rekening openen bij een financiële instelling wanneer hij over een onherroepelijke verbintenis beschikt. In deze verbintenis ziet hij af van de eenheid van rekeningen en van zowel de wettelijke als conventionale compensatie tussen de privé en professionele rekeningen en de professionele rekeningen onderling. Deze verbintenis wordt opgemaakt in dubbel: de notaris moet binnen de 15 dagen – na ontvangst van deze verbintenis – één origineel verzenden naar de Voorzitter van de Commissie van Toezicht op de Boekhouding. 51 c. Boeken, registers en documenten In het kader van het voeren van de notariële boekhouding is de notaris verplicht een minimum aantal boeken, registers en documenten bij te houden. Het betreft: - - - een dagboek waarin dagelijks en volgens datum, artikel per artikel, zonder enige blanco ruimte, gaping of randmelding alle boekhoudkundige verrichtingen van het kantoor worden vastgesteld; een grootboek van alle algemene en particuliere rekeningen; een register van de aktekosten, chronologisch opgesteld, onder de naam van de cliënt en het nummer van het repertorium, met opgaven van de voor elke akte ontvangen aktekosten; een kasboek; een boek van de bewaargevingen van titels en waarden; een boek van registratie; een ontvangstbewijsboekje; een register voor de driemaandelijkse balansen van de algemene rekeningen. Het bijhouden van alle andere boeken, registers of documenten is facultatief. Deze boekhoudstukken mogen opgemaakt worden op genummerde losse bladen die chronologisch moeten worden. Het ontvangstbewijsboekje is natuurlijk niet losbladig, maar ingebonden. Wanneer de boekhouding geïnformatiseerd is, moet de notaris niet nog een exemplaar op papier bijhouden. In dat geval moet hij wel jaarlijks het geheel van de dagboeken, van de algemene en bijzondere rekeningen, alsmede van de balans en de rekeningen afdrukken. De notaris moet dat dus éénmaal per jaar doen, uiterlijk op het einde van de maand van het volgend boekjaar. d. Rekeningenstelsel Het Reglement van de Nationale Kamer van Notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding bevat een bijzonder rekeningenstelsel voor de notariële boekhouding. Dit reglement – en het bijhorende rekeningenstelsel – werd goedgekeurd bij het KB van 9 maart 2003. De notarissen zijn verplicht dit rekeningenstelsel toe te passen: het bevat een minimum aantal rekeningen waarvan niet mag afgeweken worden. Deze verplichting is zowel van toepassing op de notarissen die als natuurlijke persoon hun ambt uitoefenen, als op de notarissen die binnen een vennootschap hun activiteiten uitoefenen. Op dit algemeen principe zijn er – naar goede gewoonte – uitzonderingen: - de notaris mag de omschrijvingen van de rekeningen uit het rekeningenstelsel aanpassen aan de specifieke karakteristieken van zijn of haar kantoor; de notaris mag de rekeningen die op zijn of haar kantoor niet van toepassing zijn, weglaten. De notaris moet alle verrichtingen op de professionele rekeningen in chronologische volgorde in de notariële boekhouding verwerken. 52 e. Klassement De notaris moet alle boekhoudstukken chronologisch klasseren. De boekhoudstukken die betrekking hebben op de algemene kosten van het kantoor, mogen chronologisch per categorie geklasseerd worden. De bankuittreksels van de professionele rekeningen moet hij chronologisch per bankrekening klasseren. f. Provisies en betalingen Voorafgaandelijk aan het verlijden van een akte dient de notaris geprovisioneerd te worden voor de aktekosten. Alle provisies - met inbegrip van de provisies voor een akte van handlichting - dienen op de professionele rekening ingeschreven te blijven zolang de akte niet is verleden. De notaris moet het gebruik van een cheque eisen voor elke betaling aan het kantoor of voor rekening van een derde van zodra het bedrag gelijk is aan of groter is dan 10.000 EUR. Die cheque moet rechtstreeks uitgegeven of gecertificeerd zijn door een financiële instelling dan wel uitgeschreven zijn door een andere notaris en mag niet ouder zijn dan 8 dagen. De notaris is zelfs verplicht de cliënten hierop te wijzen in elke schriftelijke betalingsuitnodiging. De notaris moet bij het verlijden van authentieke akte in de akte melding maken van het feit dat een partij een betaling door een niet gewaarborgde cheque heeft aanvaard. Een niet gewaarborgde cheque is in dit geval een cheque die niet door een financiële instelling of een notaris is uitgegeven, of niet door een financiële instelling is gecertificeerd. In het kader van een overeenkomst bij onderhandse akte zal de koper vaak een som betalen op het kantoor van de notaris dan wel overschrijven of storten op de professionele rekening van de notaris. In dit geval moeten die sommen op de professionele rekening van de notaris gerubriceerd blijven tot op het ogenblik van de ondertekening van de authentieke akte. Wanneer de onderhandse akte betrekking heeft op onroerende goederen, mag het voorschot of de waarborg ook gerubriceerd worden op de professionele rekening van de notaris van de verkoper. Dit kan wanneer alle partijen instemmen. Om het mogelijk te maken de rekening waarop gelden of titels werden neergelegd, te individualiseren, moet de notaris de naam van de depositogevers vermelden. g. Waarborgen Omdat de notaris op zijn professionele rekeningen sommen voor rekening van derden beheert, gelden bijzondere verplichtingen voor de waarborgen met betrekking tot die rekeningen. - Beschikbaar saldo De notaris moet over voldoende middelen beschikken om zijn verplichtingen onmiddellijk te kunnen nakomen. Het betreft zijn of haar betalingsverplichtingen zowel ten aanzien van zijn cliënten als ten aanzien van andere schuldeisers van het kantoor die over een opeisbare schuldvordering beschikken. 53 Om die reden moet de notaris over een beschikbaar saldo beschikken. Dit saldo bestaat uit het verschil tussen enerzijds de professionele rekeningen en de speciën in kas – met een maximum van 5.000 EUR – en anderzijds de aan de cliënten en andere schuldeisers verschuldigde sommen. Er bestaat ook een absoluut minimumbedrag voor dit beschikbaar saldo, namelijk 25 EUR te vermenigvuldigen met het aantal aktes ontvangen tijdens het vorige jaar met een minimum van 10.000 EUR. Een notariskantoor mag slechts afwijken van dit minimum na schriftelijk akkoord van de Voorzitter van de Comissie van Toezicht of van de Voorzitter van de Kamer van Notarissen. - Zekerheden Een professionele rekening van een notaris mag in onder geen enkel beding als waarborg gebruikt worden voor een financiële instelling of voor ieder ander organisme of persoon. - Kredietopeningen De mogelijkheden voor de notaris om kredieten te openen is eveneens beperkt: een notaris mag – in het kader van zijn beroep - slechts een krediet openen of heropnemen voor het verwervan van vaste activa voor de organisatie van het notariskantoor. Ook in dit geval kan de notaris pas van dit algemeen principe afwijken na schriftelijk akkoord van de Voorzitter van de Comissie van Toezicht of van de Voorzitter van de Kamer van Notarissen. De notaris moet het kapitaal terugbetalen binnen de termijn dat deze goederen afgeschreven worden. h. Driemaandelijks neer te leggen documenten Om de drie maanden moet de notaris een opgave van de boekhoudkundige toestand opstellen en een balans van de algemene rekeniningen – een proef- en saldibalans – opstellen. Het Reglement van de Nationale Kamer van Notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding bevat een model voor de opgave van de boekhoudkundige toestand. De notarissen moeten dit model toepassen. Bij deze opgave moeten – naast de balans van de algemene rekeningen – ook de volgende documenten gevoegd worden: - de lijst van de cliënten die crediteur of debiteur zijn van de niet gerubriceerde rekeningen; de lijst van de cliënten die crediteur en debiteur zijn van de rubriekrekeningen. De balans moet beantwoorden aan de criteria van het reglement. De balans moet vermelden dat de bedragen op de diverse rekeningen overeenstemmen met degene die op de afsluitingsdatum van de balans definitief vaststaan. De notaris moet deze opgave en balans opstellen per 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van elk jaar. Hij moet de documenten binnen de maand verzenden aan de Voorzitter van de Commissie van Toezicht. 54 De notaris moet elk blad van de opgave en de bijlagen paraferen en op de laatste bladzijde van de opgave en van de balans tekenen. Wanneer de notaris in associatie werkt, moeten alle notarissen – of vennoten – deze documenten paraferen en ondertekenen. i. Verzekering beroepsaansprakelijkheid Iedere notaris is verplicht zijn beroepsaansprakelijkheid te verzekeren voor een minimumbedrag van 2.500.000 EUR. Bij een eventuele controle van zijn boekhouding moet hij het betalingsbewijs van de premies van deze verzekering kunnen voorleggen. j. Controle De controle op de boekhouding van de notarissen wordt georganiseerd door de Commissie van toezicht op de boekhouding. De boekhouding van elke notaris wordt jaarlijks gecontroleerd volgens een kalender die door de Commissie van toezicht wordt opgesteld. Deze controle kan uitgevoerd worden op het kantoor van de notaris of aan de hand van de documenten die aan de aan de Commissie van toezicht werden bezorgd. 4.2. Gerechtsdeurwaarders 4.2.1. Wetgeving Ministerieel Besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model van de gerechtsdeurwaarders bij te houden boekhouddocumenten (B.S., 30 december 1998), gewijzigd bij ministerieel besluit van 18 december 2001 tot aanpassing aan euro (B.S., 25 december 2001). 4.2.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit ministerieel besluit zijn van toepassing op de gerechtsdeurwaarders. De gerechtsdeurwaarders moeten niet alleen een ontvangstbewijs uitreiken; zij moeten ook per cliënt of per zaak een boekhoudsteekkaart aanleggen. Alle ontvangsten en uitgaven noteren zij in een dagboek. 55 4.2.3. Ontvangstbewijsboekje a. Principe De gerechtsdeurwaarder moet in principe een ontvangstbewijs uitreiken voor alle ontvangsten: honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetalingen van kosten of andere beroepsontvangsten. b. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De formulieren in het ontvangstbewijsboekje bestaan uit afscheurbare bladen – de originelen – en vastgehechte bladen – de duplicaten. Een ontvangstbewijsboekje bevat 50 formulieren. Elk ontvangstbewijs vermeldt vanzelfsprekend de naam, de voornaam, het beroep en het adres van de gerechtsdeurwaarder. Op elk ontvangstbewijs wordt bovendien het jaartal van het leveringsjaar, het nummer van het boekje en het nummer van het ontvangstbewijs gedrukt. De omslag van het ontvangstbewijsboekje bevat het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De ontvangstbewijzen worden genummerd van 1 tot 50. De ontvangstbewijsboekjes worden in een doorlopende reeks genummerd per leveringsjaar. De ontvangstbewijzen blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. De gerechtsdeurwaarders die hun werkzaamheid in associatie uitoefenen, mogen gebruik maken van ontvangstbewijsboekjes waarop de naam van alle vennoten, hun beroep e het adres van de zetel van de associatie zijn vermeld. c. Aankoop De ontvangstbewijsboekjes zijn niet vrij verkrijgbaar in de handel. Ze moeten besteld worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. De meest recente lijst met erkende drukkers kan gratis opgevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel Tel: 02/210.24.90. 56 d. Gebruik De gerechtsdeurwaarder moet een ontvangstbewijs uitreiken telkens hij of zij honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetaling van kosten of andere beroepsontvangsten int. Het heeft geen enkel belang of de prestatie op het kantoor van de gerechtsdeurwaarder, dan wel op verplaatsing gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de cliënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kost en andere beroepsontvangsten door de gerechtsdeurwaarders. De gerechtsdeurwaarder hoeft evenwel geen ontvangstbewijs uit te reiken wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de gerechtsdeurwaarder. De gerechtsdeurwaarders moeten de ontvangstbewijsboekjes in volgorde van hun nummering gebruiken. Dit wil zeggen dat ze moeten beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar. Niets belet dat de gerechtsdeurwaarder twee of meer ontvangstbewijsboekjes tegelijk gebruikt: bijvoorbeeld één voor de inningen in zijn of haar kantoor; het andere voor inningen op verplaatsing. Met andere woorden: het gebruik van twee boekjes is toegelaten op voorwaarde dat dit het werk vergemakkelijkt en dat niet meer dan nodig wordt afgeweken van de verplichting de boekjes in hun juiste volgorde te gebruiken. De vermeldingen van de gerechtsdeurwaarder op het origineel worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt. De gerechtsdeurwaarder moet op het ontvangsbewijsje de volgende vermeldingen aanbrengen: - de naam van de persoon die de som betaalt; het bedrag in cijfers; de datum van de betaling; de handtekening van de gerechtsdeurwaarder of de gemachtigde van het kantoor van de gerechtsdeurwaarder. Facultatief mag hij er ook de volgende vermeldingen op aanbrengen: - het voluit geschreven bedrag van de betaalde som; een referte of een verantwoording. Het ontvangen bedrag moet op het ontvangstbewijs worden aangebracht in euro, gevolgd door de vermelding ‘EUR’. De gerechtsdeurwaarder dateert en tekent het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de cliënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de gerechtsdeurwaarder toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. Om die reden moet hij of zij het nummer van de boekhoudsteekkaart waarop de inning zal worden ingeschreven, op het duplicaat aanbrengen. Op het einde van het jaar moet elke gerechtsdeurwaarder de niet volledig gebruikte ontvangstbewijsboekjes afsluiten. Hij of zij moet met andere woorden de niet gebruikte ontvangstbewijzen in het boekje doorstrepen en bewaren. 57 De geheel of gedeeltelijk gebruikte ontvangstbewijsboekjes moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen van 1 januari van het jaar waarin deze boekjes werden gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. 4.2.4. Boekhoudsteekkaarten a. Principe Elke gerechtsdeurwaarder moet een boekhoudsteekkaart aanleggen per zaak of per cliënt. In deze boekhoudsteekkaart neemt hij of zij alle ontvangsten en kosten op met betrekking tot de uitoefening van zijn of haar beroep. b. Vorm Het precieze model van de boekhoudsteekkaarten is vastgelegd in een model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Dit model bevat een minimum aantal kolommen waarvan de wettelijk vastgelegde volgorde niet mag worden gewijzigd. Wanneer dit de werking van het kantoor ten goede komst, mag de gerechtsdeurwaarder wel kolommen toevoegen aan de boekhoudsteekkaarten. Hij mag dan in geen geval: - het opschrift wijzigen van de kolommen die voorkomen op het model uit het ministerieel besluit; een inschrijving in een van de kolommen van de modellen gevoegd bij het MB vervangen door één of meer inschrijvingen in aanvullende kolommen. Voor het overige moeten de boekhoudsteekkaarten niet aan bepaalde vormvereisten voldoen, hoewel papier niet echt geschikt is voor de boekhoudsteekkaarten gelet op hun gebruik. Om deze reden wort dan ook aangeraden licht karton te gebruiken. c. Aankoop Deze boekhoudsteekkaarten moeten niet bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker aangekocht worden. Om het even welke drukker kan deze boekhoudsteekkaarten leveren. d. Gebruik De gerechtsdeurwaarder moet de boekhoudsteekkaarten als volgt invullen: - dagelijks en per inning moet hij het bedrag van alle ontvangen en gestorte sommen inschrijven; bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op datum van betaling moet hij in de steekkaart post per post de kosten en voorschotten die hij in de uitoefening van zijn functie int overeenkomstig de wettelijke bepalingen in handels-, burgerlijke en strafzaken, noteren. 58 Het spreekt voor zich dat de gerechtsdeurwaarder een onderscheid moet maken tussen de kosten die betrekking hebben op de uitoefening van zijn functie en de werkingskosten van het kantoor. Alleen de de kosten die hij maakt in de uitoefening van zijn functie, moet hij in de boekhoudsteekkaarten inschrijven. De werkingskosten van het kantoor worden rechtstreeks ingeschreven in het dagboek. De gerechtsdeurwaarder moet de beroepskosten die verband houden met de uitoefening van zijn functie als volgt verantwoorden: - gerechtskosten en gelijkgestelde kosten: o o - kosten waarvoor geen individueel bewijsstuk werd uitgereikt: voor het geheel te verantwoorden; kosten waarvoor een individueel bewijsstuk werd uitgereikt: individueel te verantwoorden aan de hand van dat bewijsstuk andere kosten (bijvoorbeeld: terugbetalingen aan cliënten, reclamekosten, vervoer, ...): te verantwoorden aan de hand van betaaldocumenten en – desgevallend - facturen. De voorschotten die gerechtsdeurwaarders storten om die kosten te dekken, zijn alleszins geen aftrekbare beroepskosten. De gerechtsdeurwaarders kunnen de boekhoudsteekkaarten op verschillende manieren rangschikken: alfabetisch of volgens nummering. Zij mogen de rangschikking kiezen die het best aansluit bij de organisatie van het kantoor. Wanneer de gerechtsdeurwaarder evenwel opteert voor een nummerrangschikking, dient hij zich aan de volgende regels te houden: - bij het openen van de steekkaart brengt de gerechtsdeurwaarder een rangnummer aan; bij elke inning vult hij het rangnummer van de steekkaart aan op het duplicaat van het ontvangstbewijs; bij elke overbrenging van de ontvangsten naar het dagboek noteert hij het nummer eveneens in het dagboek. De boekhoudsteekkaarten vormen twee kaartstelsels: dat van de afgehandelde en dat van de lopende zaken. In ieder kaartstelsel worden de boekhoudsteekkaarten gerangschikt volgens de gekozen methode. De gerechtsdeurwaarder mag de boekhoudsteekkaarten in de dossiers zelf bewaren op voorwaarde dat de dossiers gerangschikt zijn en gemakkelijk kunnen geraadpleegd worden. De boekhoudsteekkaarten worden afgesloten in de volgende gevallen: - bij het afsluiten van een zaak of van een groep zaken; aan het einde van het jaar voor de zaken of groepen van zaken die niet afgesloten zijn. 59 Bij het afsluiten van een boekhoudssteekkaart brengt de gerechtsdeurwaarder het belastbare brutobedrag over naar het dagboek. In principe is het fiscaal resultaat van een zaak gelijk aan het verschil tussen de werkelijke ontvangsten en de werkelijke kosten van dat jaar. De toepassing van deze algemene regels is soms onbillijk voor gerechtsdeurwaarders die in bepaalde zaken verplicht zin grotere bedragen te bewaren om latere betalingen te doen. Om die reden laat de Federale Overheidsdienst Financiën toe dat de gerechtsdeurwaarders de werkelijk geïnde ‘rechten’ als fiscaal resultaat in een zaak beschouwen. Dit betekent dat de gerechtsdeurwaarder de ontvangen sommen waaraan tijdens het afgesloten jaar nog geen bestemming kon worden gegeven, niet in het fiscaal resultaat moet opnemen. Wanneer de betaalde voorschotten niet gedekt zijn door ontvangsten, moeten zij niet als beroepskosten beschouwd worden. De gerechtsdeurwaarder kan uitdrukkelijk verzoeken dat zij wel als beroepskosten in aanmerking genomen worden voor het jaar waarin zij worden betaald. In dit geval moet de gerechtsdeurwaarder er voor zorgen dat deze verrichtingen duidelijk blijken uit de boekhoudsteekkaarten. De gerechtsdeurwaarders die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de boekhoudsteekkaarten vervangen door beter aan de gebruikte boekhoudmethode aangepaste documenten. Dit kan vanzelfsprekend maar op voorwaarde dat die documenten klaar, bevattelijk en ondubbelzinnig zijn en tenminste alle gegevens bevatten die op de boekhoudsteekkaarten moeten aangebracht worden. 4.2.5. Dagboek a. Principe De gerechtsdeurwaarders moeten alle beroepsontvangsten – en kosten in een dagboek bijhouden. De gegevens uit de boekhoudsteekkaarten brengen zij over naar het dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in een model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Bij wijze van controle moet de gerechtsdeurwaarder het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop De dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. 60 d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De gerechtsdeurwaarders moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De gerechtsdeurwaarder brengt het totaal van het belastbaar brutobedrag – zoals dat blijkt uit de boekhoudsteekkaart – over naar het dagboek: - bij het afsluiten van een zaak of een groep zaken; aan het einde van het jaar, voor de zaken of groep van zaken die nog niet afgesloten zijn. De overbrengingen naar het dagboek moeten gebeuren in dezelfde volgorde als de rangschikking van de boekhoudsteekkaarten. - Uitgaven De gerechtsdeurwaarder schrijft de werkingskosten van het kantoor rechtstreeks in het dagboek in. Hij doet dit bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op datum van de betaling, met andere woorden op het ogenblik dat ze het karakter van zekere en vaststaande schulden hebben verkregen. De in het dagboek in te schrijven bedragen omvatten de door de leverancier aangerekende BTW. Opgelet: de uitgaven die verband houden met de uitoefening van zijn functie, mag de gerechtsdeurwaarder niet rechtstreeks opnemen in het dagboek. Hij moet die inschrijven op de boekhoudsteekkaarten. De gerechtsdeurwaarders die hun boekhouding voeren met behulp van een computer, mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag, dat voorkomt op een computerlisting. In dat geval moet de listing overeenstemmen met het model van het dagboek en moeten de voorgeschreven inschrijvingen met dezelfde periodiciteit worden verricht. De gerechtsdeurwaarders die hun werkzaamheid in associatie uitoefenen mogen een dagboek aanleggen op naam van de associatie. Zij moeten dan op het einde van het jaar de verdeling van de nettobaten aan elk van de gerechtsdeurwaarders – vennoten – inschrijven in het dagboek. Elke gerechtsdeurwaarder moet zijn deel van de nettobaten dan inschrijven in zijn eigen dagboek. 4.3. Advocaten 4.3.1. Wetgeving Ministerieel Besluit van 17 december 1998 tot vastlegging de door de advocaten bij te houden boekhouddocumenten (B.S., 30 december 1998), gewijzigd bij ministerieel besluit van 18 december 2001 tot aanpassing aan euro (B.S., 25 december 2001). 61 4.3.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit ministerieel besluit zijn van toepassing op de advocaten. De advocaten moeten niet alleen een ontvangstbewijs uitreiken; zij moeten ook per cliënt of per zaak een individuele rekening aanleggen. Alle ontvangsten en uitgaven noteren zij in een dagboek. 4.3.3. Ontvangstbewijsboekjes a. Principe De advocaat moet in principe een ontvangstbewijs uitreiken voor alle ontvangsten: honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetalingen van kosten of andere beroepsontvangsten. b. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De formulieren in het ontvangstbewijsboekje bestaan uit afscheurbare bladen – de originelen – en vastgehechte bladen – de duplicaten. Een ontvangstbewijsboekje bevat 50 formulieren. Elk ontvangstbewijs vermeldt vanzelfsprekend de naam, de voornaam, het beroep en het adres van de advocaat. Op elk ontvangstbewijs wordt bovendien het jaartal van het leveringsjaar, het nummer van het boekje en het nummer van het ontvangstbewijs gedrukt. De omslag van het ontvangstbewijsboekje bevat het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De ontvangstbewijzen worden genummerd van 1 tot 50. De ontvangstbewijsboekjes worden in een doorlopende reeks genummerd per leveringsjaar. De ontvangstbewijzen blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. De advocaten die hun werkzaamheid in associatie uitoefenen, mogen gebruik maken van ontvangstbewijsboekjes waarop de naam van alle vennoten, hun beroep en het adres van de zetel van de associatie zijn vermeld. c. Aankoop De ontvangstbewijsboekjes zijn niet vrij verkrijgbaar in de handel. Ze moeten besteld worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. De meest recente lijst met erkende drukkers kan gratis opgevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën: 62 Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel Tel: 02/210.24.90. d. Gebruik De advocaat moet een ontvangstbewijs uitreiken telkens hij of zij honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetaling van kosten of andere beroepsontvangsten int. Het heeft geen enkel belang of de prestatie op het kantoor van de advocaat, dan wel op verplaatsing gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de cliënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kost en andere beroepsontvangsten door de advocaten. De advocaat hoeft evenwel geen ontvangstbewijs uit te reiken wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de advocaat. De advocaten moeten de ontvangstbewijsboekjes in volgorde van hun nummering gebruiken. Dit wil zeggen dat ze moeten beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar. Niets belet dat de advocaat twee of meer ontvangstbewijsboekjes tegelijk gebruikt: bijvoorbeeld één voor de inningen in zijn of haar kantoor; het andere voor inningen op verplaatsing. Met andere woorden: het gebruik van twee boekjes is toegelaten op voorwaarde dat dit het werk vergemakkelijkt en dat niet meer dan nodig wordt afgeweken van de verplichting de boekjes in hun juiste volgorde te gebruiken. De vermeldingen van de advocaat op het origineel worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt. De advocaat moet op het ontvangsbewijsje de volgende vermeldingen aanbrengen: - de naam van de persoon die de som betaalt; het bedrag in cijfers; de datum van de betaling; de handtekening van de advocaat of de gemachtigde van het kantoor van de advocaat. Facultatief mag hij er ook de volgende vermeldingen op aanbrengen: - het voluit geschreven bedrag van de betaalde som; een referte of een verantwoording. Het ontvangen bedrag moet op het ontvangstbewijs worden aangebracht in euro, gevolgd door de vermelding ‘EUR’. De advocaat dateert en tekent het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de cliënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten de advocaten toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. Om die reden moet hij of zij het nummer van de boekhoudsteekkaart waarop de inning zal worden ingeschreven, op het duplicaat aanbrengen. 63 In principe moet de advocaaat het bedrag van de ontvangsten dagelijks overbrengen naar het dagboek en de individuele rekeningen. In de praktijk is de periodiciteit niet haalbaar. De advocaat mag dan ook van dit algemeen principe afwijken voor zover daaruit geen misbruiken voortvloeien en dat die werkwijze op belastinggebied geen gevolgen heeft. Op het einde van het jaar moet elke advocaat de niet volledig gebruikte ontvangstbewijsboekjes afsluiten. Hij of zij moet met andere woorden de niet gebruikte ontvangstbewijzen in het boekje doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte ontvangstbewijsboekjes moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen van 1 januari van het jaar waarin deze boekjes werden gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. 4.3.4. Individuele rekeningen a. Principe Elke advocaat moet per zaak of per cliënt individuele rekeningen aanleggen waarop alle verrichtingen betreffende de zaak of cliënt worden samengebracht. Deze individuele rekeningen moeten doorlopend de toestand over een cliënt of een zaak weergeven. b. Vorm De vorm en de vermeldingen op de individuele rekening van de advocaat zijn niet gebonden aan een of ander model. De indeling is volledig vrij. Niettemin verdient het aanbeveling te werken met individuele rekeningen die ingedeeld zijn zoals het dagboek. Op die manier is de overeenstemming tussen de individuele rekeningen en het dagboek gemakkelijker na te gaan. c. Aankoop Deze inviduele rekeningen moeten niet bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker aangekocht worden. Ze zijn vrij verkrijgbaar in de handel. d. Gebruik De advocaat moet de individuele rekeningen als volgt invullen: - dagelijks en per inning moet hij - post per post, per aard en volgens het opschrift van de kolommen - alle ontvangsten inschrijven; wanneer de aanwending van de ontvangen sommen wijzigt, moet hij de noodzakelijke tegenboekingen uitvoeren; bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op datum van betaling moet hij in de individuele rekening post per post het detail van de uitgaven inschrijven. 64 Op de individuele rekeningen moet de advocaat voor elke verrichting tenminste de datum, de aard en het bedrag vermelden. Hij mag de inschrijving op de individuele rekening ook vervangen door een verwijzing die het mogelijk maakt de overeenstemmende verrichting in het dagboek terug te vinden. Dit kan bijvoorbeeld aangewezen zijn om redenen van beroepsgeheim. De individuele rekeningen moeten de volgende bedragen doen uitkomen: - de in het dagboek te boeken overdrachten; de eventuele overbrengingen van voorschotten en voor rekening van derde geïnde sommen. De advocaten kunnen de individuele rekeningen op verschillende manieren rangschikken: alfabetisch of volgens nummering. Zij mogen de rangschikking kiezen die het best aansluit bij de organisatie van het kantoor. Wanneer de advocaat evenwel opteert voor een nummerrangschikking, dient hij zich aan de volgende regels te houden: - bij het openen van de steekkaart brengt de gerechtsdeurwaarder een rangnummer aan; bij elke inning vult hij het rangnummer van de steekkaart aan op het duplicaat van het onvangstbewijs; bij elke overbrenging van de ontvangsten naar het dagboek noteert hij het nummer eveneens in het dagboek. De individuele rekeningen vormen twee kaartstelsels: dat van de afgehandelde en dat van de lopende zaken. In ieder kaartstelsel worden de individuele rekeningen gerangschikt volgens de gekozen methode. De advocaat mag de individuele rekeningen in de dossiers zelf bewaren op voorwaarde dat de dossiers gerangschikt zijn en gemakkelijk kunnen geraadpleegd worden. De advocaten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de individuele rekeningen vervangen door beter aan de gebruikte boekhoudmethode aangepaste documenten. Dit kan vanzelfsprekend maar op voorwaarde dat die documenten klaar, bevattelijk en ondubbelzinnig zijn en tenminste alle gegevens bevatten die op de boekhoudsteekkaarten moeten aangebracht worden. 4.3.5. Dagboek a. Principe De advocaten moeten alle beroepsontvangsten en –kosten in een dagboek bijhouden. De gegevens uit de individuele rekeningen brengen zij over naar het dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in een model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. 65 Bij wijze van controle moet de advocaat het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop De dagboeken zij vrij verkrijgbaar in de handel. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De advocaten moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De advocaat schrijft dagelijks en per inning – post per post, per aard en volgens het opschrift van de kolommen – alle ontvangsten in het dagboek in. Wanneer de aanwending van de ontvangen sommen wijzigt, moet hij de noodzakelijke tegenboekingen uitvoeren, de zogenaamde ‘overdrachten’. De overdrachten hebben tot doel een definitieve bestemming te geven aan de ontvangsten die op het ogenblik van de inning een voorlopige (Kolom 4 ‘Voorgeschoten – Binnengekomen’) of een verkeerde bestemming hebben gekregen. De advocaat moet de overdrachten uitvoeren door middel van tegenboekingen, met andere woorden door het aantekenen van eenzelfde bedrag in twee kolommen van het dagboek. Hij moet de overdrachten zaak per zaak doen, en dus niet in hun geheel. Het uit de rekening ‘Voorgeschoten - Binnengekomen’ over te dragen bedrag is gelijk aan het bedrag van de sommen waarop de advocaat recht heeft rekening houdend met de stand van het dossier op het tijdstip waarop de overdracht wordt geboekt. Het betreft hier zowel honoraria als terugbetalingen van gemaakte kosten. De advocaat moet de overdrachten uitvoeren op de volgende ogenblikken: - zodra ze nodig zijn; bij de definitieve afsluiting van de individuele rekeningen; bij de verzending van een voorlopige honorariumnota. Wanneer de advocaat de ontvangen sommen niet overdraagt, leidt dit tot een uitstel van belasting omdat de sommen niet in het belastbaar inkomen worden opgenomen. Om die reden moet de advocaat op het einde van elk nagaan of alle overdrachten zijn geboekt. Hij mag de sommen die hem reeds definitief verschuldigd zijn ook niet overbrengen naar een volgend jaar door bijvoorbeeld de verzending van een honorariumnota uit te stellen. - Uitgaven De advocaat moet bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op datum van betaling – post per post - het detail van de uitgaven inschrijven. 66 De beroepsuitgaven zijn slechts aftrekbaar voor zover zij door bewijsstukken worden gestaafd. Om die reden is het aan te raden zorgvuldig de rekeninguittreksels van de financiële instelling bij te houden en ze systematisch – eventueel dagelijks – in het dagboek in te schrijven zodat dit op het einde van het jaar geen onmogelijke opdracht wordt. Voor advocaten die aangewezen zijn voor het beheer van een betwiste erfenis of als curator van een faillissement, gelden bijzondere regels. De voor rekening van de erfenis of boedel verkregen sommen worden soms gestort op de financiële rekening van de advocaat. De advocaat is dan verplicht deze sommen in te schrijven in kolom 6 ‘Rekening van derden – binnengekomen’. Het is ook mogelijk dat deze gelden op één of meer onderscheiden rekeningen op naam van de erfenis of de boedel worden gestort. In dit geval moet de advocaat de ontvangen sommen niet in zijn dagboek inschrijven. Het volstaat dat hij de voorschotten en de terugbetaling van de kosten boekt in een speciale rekening die hij in dat geval moet bijhouden. Aan de hand van deze rekening kan hij dan de geldtransferten en verdelingen rechtvaardigen tegenover de rechtbank. De advocaat moet op het einde van elk jaar – nadat alle overdrachten zijn geboekt – een horizontale streep trekken onder de laatste inschrijving. Hij de moet de bedragen van iedere kolom samentellen. Op deze manier kan hij de volgende bedragen bepalen: - het belastbaar bruto-inkomen (kolom 3 ‘Honoraria en teruggave uitgaven’); het bedrag van de beroepskosten (het verschil tussen kolom 4 ‘Voorschotten – Binnengekomen en kolom 5 ‘Voorschotten Uitgegaan); de derdengelden (het verschil tussen kolom 6 ‘Rekening van derden – Binnengekomen’ en kolom 7 ‘Rekening van derden – Uitgegaan’). Bij het begin van een volgend jaar vormen de overbrengingen van de voorschotten en de derdengelden meteen ook eerste inschrijvingen, met name in de kolommen 4 of 6. Deze totalen moeten natuurlijk overeenstemmen met het totaal van de inschrijvingen op de individuele rekeningen. Het belastbaar inkomen van een welbepaald jaar zou normaal gelijk moeten zijn aan het verschil tussen het totaal van de ontvangsten tijdens dat jaar - met uitsluiting evenwel van de door de advocaten voor rekening van derden ontvangen sommen - én het totaal van de kosten van het jaar. De advocaten mogen evenwel de als provisie ontvangen sommen die hun aanwending in een bepaald jaar niet hebben gekregen, uit hun ontvangsten sluiten en ze slechts voor het jaar van hun aanzuivering in aanmerking nemen. Zij moeten de som die zij naar het volgende jaar wensen over te brengen zorgvuldig berekenen en verantwoorden. Zij moeten de overdracht vervolgens voorleggen aan de bevoegde ambtenaar van de Federale Overheidsdienst Financiën. Op vraag van deze ambtenaren moeten de advocaten bovendien de aard en de aanwending van de sommen voor rekening van derden – cliënten of anderen – kunnen aantonen. Wanneer de organisatie van het kantoor dit verantwoordt, mogen de advocaten gelijktijdig één of meer hulpdagboeken en één centraal dagboek bijhouden. Dit systeem is bijzonder handig voor advocaten die: 67 - - hun beroepskosten stelselmatig wensen te verdelen in verschillende categorieën om de evaluatie van hun kosten beter te kunnen opvolgen of hun jaarlijkse belastingaangifte gemakkelijker te kunnen invullen; de rekening van hun honoraria en voorschotten zelf wensen bij te houden, terwijl hun personeel de rekening van de kosten en de rekeningen van derden bijhouden. De advocaten mogen slechts gebruik maken van deze hulpdagboeken wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - - de organisatie van het kantoor moet het gebruik van hulpdagboeken rechtvaardigen; het centraal dagboek moet van het officiële model zijn; de hulpdagboeken moeten eveneens door de bevoegde ambtenaar van de Federale Overheidsdienst Financiën genummerd en geparafeerd; al de vermeldingen die door het ministerieel besluit worden voorgeschreven moeten voorkomen in de hulpdagboeken of in het centraal dagboek, zonder dat voor dubbeltellingen of voor verwarring moet gevreesd worden; de saldi van de hulpdagboeken moeten op geregelde tijdstippen naar het centraal dagboek overgebracht worden. Advocaten die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag dat voorkomt op een computerlisting. In dat geval moet de listing overeenstemmen met het model van het dagboek. Bovendien moeten de inschrijvingen met dezelfde periodiciteit in het dagboek worden verricht. De advocaten die hun werkzaamheid in een associatie uitoefenen mogen op naam van de associatie een dagboek. In dit dagboek moeten zij aan het einde van elk jaar de verdeling van de nettobaten tussen de advocaten – vennoten – optekenen. Elke advocaat moet dit bedrag overnemen zijn of haar eigen dagboek. 4.4. BTW-plichtige vrije beroepen 4.4.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model van het ontvangstbewijsboekje en van het dagboek te gebruiken door personen die een vrij beroep, een ambt of een post uitoefenen, met uitsluiting van degenen die uitsluitend overeenkomstig artikel 44 van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde vrijgestelde handelingen verrichten en degenen voor wie specifieke besluiten werden getroffen ter uitvoering van de artikelen 320 en 321 van het Wetboek vaan de inkomstenbelastingen 1992, gewijzigd bij besluit van 18 december 2001 (B.S., 25 december 2001) 4.4.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit besluit zijn van toepassing op de BTW-plichtige vrije beroepers. Om uit te maken of een vrije beroeper BTW-plichtig is of niet – dit zal niemand verbazen – moet teruggegrepen worden naar de BTW-reglementering. 68 Dit ministeriële besluit is onder meer van toepassing op: - architecten; landmeters- en schatters; accountants; belastingconsulenten; ingenieurs en scheikundigen; octrooiraadgevers; adviesbureaus; raadgevers inzake organisatie; raadgevers in public-relations of reclame; podologen, tenminste voor zover hun prestaties niet onder het toepassingsgebied van de verplichte ziekteverzekering vallen; artiesten – uitvinders; vertalers en tolken; psychologen en psychotherapeuten; bedrijfsrevisoren; dierenartsen; … De BTW-plichtige vrije beroepers moeten een ontvangstbewijs uitreiken bij elke ontvangst. Alle ontvangsten en uitgaven moeten zij bovendien inschrijven in een dagboek. 4.4.3. Ontvangstbewijsboekjes a. Principe De BTW-plichtige vrij beroeper moet in principe een ontvangstbewijs uitreiken voor alle ontvangsten. Deze verplichting vervalt wanneer voor de bewuste prestatie een factuur wordt opgesteld. b. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De formulieren in het ontvangstbewijsboekje bestaan uit afscheurbare bladen – de originelen – en vastgehechte bladen – de duplicaten. Een ontvangstbewijsboekje bevat 50 formulieren. Elk ontvangstbewijs vermeldt vanzelfsprekend de naam, de voornaam, het beroep en het adres van de vrij beroeper. Op elk ontvangstbewijs wordt bovendien het jaartal van het leveringsjaar, het nummer van het boekje en het nummer van het ontvangstbewijs gedrukt. De omslag van het ontvangstbewijsboekje bevat het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De ontvangstbewijzen worden genummerd van 1 tot 50. De ontvangstbewijsboekjes worden in een doorlopende reeks genummerd per leveringsjaar. De ontvangstbewijzen blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. 69 c. Aankoop De ontvangstbewijsboekjes zijn niet vrij verkrijgbaar in de handel. Ze moeten besteld worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. De meest recente lijst met erkende drukkers kan gratis opgevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel Tel: 02/210.24.90. d. Gebruik De BTW-plichtige vrij beroeper moet een ontvangstbewijs uitreiken telkens hij of zij honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetaling van kosten of andere beroepsontvangsten int. Het heeft geen enkel belang of de prestatie op verplaatsing dan wel op zijn of haar kantoor gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de cliënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kost en andere beroepsontvangsten door de vrije beroeper. De vrije beroeper hoeft evenwel geen ontvangstbewijs uit te reiken in de volgende gevallen: - - wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de BTW-plichtige vrij beroeper; de rekeninguittreksels vervangen dan de ontvangstbewijzen; wanneer de vrij beroeper voorafgaand aan de betaling een factuur heeft overgemaakt aan de cliënt. De vrije beroepers moeten de ontvangstbewijsboekjes in volgorde van hun nummering gebruiken. Dit wil zeggen dat ze moeten beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar. Niets belet dat de BTW-plichtige vrij beroeper twee of meer ontvangstbewijsboekjes tegelijk gebruikt: bijvoorbeeld één voor de inningen in zijn of haar spreekkamer; het andere voor inningen op verplaatsing. Met andere woorden: het gebruik van twee boekjes is toegelaten op voorwaarde dat dit het werk vergemakkelijkt en dat niet meer dan nodig wordt afgeweken van de verplichting de boekjes in hun juiste volgorde te gebruiken. De vermeldingen van de advocaat op het origineel worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt. De vrij beroeper moet op het ontvangsbewijsje de volgende vermeldingen aanbrengen: 70 - de naam van de persoon die de som betaalt; het bedrag in cijfers; de datum van de betaling; de handtekening van de vrij beroeper of de gemachtigde van het kantoor van de vrij beroeper. Facultatief mag hij er ook de volgende vermeldingen op aanbrengen: - het voluit geschreven bedrag van de betaalde som; een referte of een verantwoording. Het ontvangen bedrag moet op het ontvangstbewijs worden aangebracht in euro, gevolgd door de vermelding ‘EUR’. De vrij beroeper dateert en tekent het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de cliënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten BTW-plichtige vrije beroeper toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. De ontvangsten doorgeschreven op de duplicaten brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat bij het boekje wordt gevoegd. Op dit blad moet de vrij beroeper voor elke ontvangst ook verwijzen naar het overeenstemmende volgnummer – en eventueel kenteken – uit het boek voor uitgaande facturen. De vrij beroeper kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. Van zodra het ontvangstbewijsboekje volledig is gebruikt, wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De BTW-plichtige vrije beroepers die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen in de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke vrije beroeper de niet volledig gebruikte ontvangstbewijsboekjes afsluiten. Zij moeten met andere woorden het samenvattend blad opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte ontvangstbewijzen in het boekje doorstrepen en bewaren. De geheel of gedeeltelijk gebruikte ontvangstbewijsboekjes moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen van 1 januari van het jaar waarin deze boekjes werden gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. 4.4.4. Boek voor uitgaande facturen a. Principe Voor de verstrekkingen die niet onder het toepassingsgebied van de ziekteverzekering vallen, kan de BTW-plichtige vrij beroeper er ook voor opteren een factuur uit te reiken. In dat geval moet hij of zij de facturen opnemen in een boek voor uitgaande facturen. 71 b. Vorm Het boek voor uitgaande facturen dient niet aan welbepaalde vormvereisten te voldoen. Het moet wel de volgende verplichte vermeldingen bevatten: - c. het volgnummer van de uitgaande factuur; de datum van de factuur; de naam of de maatschappelijke benaming van de cliënt; per factuur het BTW-tarief en het BTW-bedrag; de prijs; de uitsplitsing met het oog op het invullen van de BTW-aangifte (periodieke aangifte of bijzondere aangifte). Gebruik Het dagboek van ontvangsten en uitgaven houdt immers – wat betreft het gedeelte van de ontvangsten – geen rekening met de BTW-reglementering. Het dagboek zou veel te ingewikkeld worden, mochten de inlichtingen inzake BTW en inkomstenbelasting erin moeten gegroepeerd worden. Dit verklaart de nood aan een apart boek voor uitgaande facturen. De BTW-plichtige vrij beroeper moet op elke factuur het volgnummer vermelden waaronder zij is ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen. Het is toegelaten om tegelijkertijd verschillende boeken voor uitgaande facturen te houden. Dit is soms nodig om tegemoet te komen aan de vereisten van een goed administratief beheer of wettelijke verplichtingen. In dat geval moet de vrij beroeper aan het volgnummer van de factuur een kenteken toevoegen, bijvoorbeeld een letter. Dat kenteken identificeert dan het boek van uitgaande facturen waarin de betrokken factuur is ingeschreven. De BTW-plichtige vrij beroeper zal in het dagboek van ontvangsten en uitgaven naar dit volgnummer – en eventueel het kenteken – verwijzen. De ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën kunnen dit dagboek voor uitgaande facturen inkijken. 4.4.5. Dagboek a. Principe De BTW-plichtige vrije beroepers moeten alle beroepsontvangsten en –uitgaven in een dagboek bijhouden. Zij moeten de sommen uit de ontvangstbewijsboekjes overdragen naar dit dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. 72 Bij wijze van controle moet de BTW-plichtige vrije beroeper het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een door Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De vrije beroepers moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De BTW-plichtige vrije beroeper moet de ontvangsten als volgt in het dagboek inschrijven: - alle bezoldigingen moeten op de ontvangstdatum in het dagboek worden ingeschreven; alle bedragen die door storting of overschrijving op de post- of bankrekening worden ontvangen of waarvoor een factuur is uitgereikt, moeten per dag en per inning genoteerd worden; alle ontvangsten vermeld in het ontvangstbewijsboekje moeten bij elke afsluiting van een boekje én op het einde van het jaar overgedragen worden naar het dagboek. Het deel ‘Ontvangsten’ van het dagboek kan niet gebruikt worden in het kader van de BTW-reglementering. Het groeperen van de inlichtingen die vereist zijn inzake BTW en inzake inkomstenbelastingen, zou het dagboek nodeloos ingewikkeld maken omdat: - - het feit dat tot de belasting aanleiding geeft verschillend is, namelijk in de BTW: de voltooiing van een prestatie; in de inkomstenbelasting: de inning van de honoraria; de belastbare grondslag verschilt, namelijk in de BTW: de honoraria en gelijkaardige ontvangsten, met uitsluiting van de voor rekening van de cliënt voorgeschoten sommen; in de inkomstenbelasting: alle ontvangsten, inclusief de terugbetaling van kosten. Het dagboek houdt, bijgevolg, in het gedeelte ontvangsten geen rekening met de eisen van de BTW-wetgeving. Net daarom houden de BTW-plichtige vrije beroepers nog een apart boek voor uitgaande facturen bij. In het dagboek is wel een kolom voorzien waarin de vrije beroepers het volgnummer – en eventueel het kenteken – in het boek voor uitgaande facturen kunnen aanbrengen. Deze verwijzing maakt het mogelijk zonder veel problemen van het dagboek over te gaan naar het boek voor uitgaande facturen. 73 - Uitgaven Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden. Het deel ‘Uitgaven’ van het dagboek is zo opgevat dat het tegelijk kan dienen in het kader van de BTW-regelgeving. BTW-plichtige vrije beroepers moeten immers een boek bijhouden waarin alle BTW-plichtige handelen worden geregistreerd (artikel 14, §5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De vrije beroepers die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlisting dat overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht. Om de zaken te vergemakkelijken, neemt de Federale Overheidsdienst Financiën aan dat associaties van BTW-plichtige vrije beroepers gebruik maken van een bijkomend dagboek om de ontvangsten en uitgaven van de associatie samen te vatten. Dit dagboek vormt dan de schakel tussen de associatie en de individuele rekeningen van de vrije beroepers. Dit bijkomend dagboek moet het nettobedrag dat aan iedere vrije beroeper toekomt, verduidelijken. Elke BTW-plichtige vrije beroeper draagt het hem toegekende bedrag over naar zijn individueel dagboek. Hij of zij kan dit op het einde van het jaar doen of op het ogenblik dat hem of haar aandeel wordt toegekend. 4.5. Overige vrije beroepen 4.5.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model van het ontvangstbewijsboekje en van het dagboek te gebruiken door personen die een vrij beroep, een ambt of een post uitoefenen, die uitsluitend overeenkomstig artikel 44 van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde vrijgestelde handelingen verrichten en degenen voor geen specifieke besluiten werden getroffen ter uitvoering van de artikelen 320 en 321 van het Wetboek vaan de inkomstenbelastingen 1992, gewijzigd bij besluit van 18 december 2001 (B.S., 25 december 2001). 4.5.2. Toepassingsgebied De bijzondere regels uit dit besluit zijn van toepassing op de resterende vrije beroepers. Dit ministeriële besluit is bijvoorbeeld van toepassing op psychomotorische opvoeders of dyslexie-therapeuten. Deze vrije beroepers moeten een ontvangstbewijs uitreiken bij elke ontvangst. Alle ontvangsten en uitgaven moeten zij bovendien inschrijven in een dagboek. 74 4.5.3. Ontvangstbewijsboekjes a. Principe De vrij beroeper moet in principe een ontvangstbewijs uitreiken voor alle ontvangsten. b. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De formulieren in het ontvangstbewijsboekje bestaan uit afscheurbare bladen – de originelen – en vastgehechte bladen – de duplicaten. Een ontvangstbewijsboekje bevat 50 formulieren. Elk ontvangstbewijs vermeldt vanzelfsprekend de naam, de voornaam, het beroep en het adres van de vrij beroeper. Op elk ontvangstbewijs wordt bovendien het jaartal van het leveringsjaar, het nummer van het boekje en het nummer van het ontvangstbewijs gedrukt. De omslag van het ontvangstbewijsboekje bevat het jaartal van het leveringsjaar en het nummer van het boekje. De ontvangstbewijzen worden genummerd van 1 tot 50. De ontvangstbewijsboekjes worden in een doorlopende reeks genummerd per leveringsjaar. De ontvangstbewijzen blijven onbeperkt geldig, ook na het verstrijken van het jaar van de levering. c. Aankoop De ontvangstbewijsboekjes zijn niet vrij verkrijgbaar in de handel. Ze moeten besteld worden bij een door de Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. De meest recente lijst met erkende drukkers kan gratis opgevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel Tel: 02/210.24.90. d. Gebruik De vrij beroeper moet een ontvangstbewijs uitreiken telkens hij of zij honoraria, commissielonen, bezoldigingen, terugbetaling van kosten of andere beroepsontvangsten int. Het heeft geen enkel belang of de prestatie op verplaatsing dan wel op zijn of haar kantoor gebeurt. Het ontvangstbewijs moet immers aan de cliënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kost en andere beroepsontvangsten door de vrije beroeper. 75 De vrije beroeper hoeft evenwel geen ontvangstbewijs uit te reiken wanneer de betaling gebeurt door storting of overschrijving op de post- of bankrekening van de vrij beroeper; de rekeninguittreksels vervangen dan de ontvangstbewijzen. De vrije beroepers moeten de ontvangstbewijsboekjes in volgorde van hun nummering gebruiken. Dit wil zeggen dat ze moeten beginnen met het boekje dat het laagste nummer draagt van het oudste jaar. Niets belet dat de vrij beroeper twee of meer ontvangstbewijsboekjes tegelijk gebruikt: bijvoorbeeld één voor de inningen in zijn of haar spreekkamer; het andere voor inningen op verplaatsing. Met andere woorden: het gebruik van twee boekjes is toegelaten op voorwaarde dat dit het werk vergemakkelijkt en dat niet meer dan nodig wordt afgeweken van de verplichting de boekjes in hun juiste volgorde te gebruiken. De vermeldingen van de vrij beroeper op het origineel worden op het duplicaat doorgeschreven door middel van carbonpapier of een doorschrijflaagje dat de keerzijde van het origineel bedekt. De vrij beroeper moet op het ontvangsbewijsje de volgende vermeldingen aanbrengen: - de naam van de persoon die de som betaalt; het bedrag in cijfers; de datum van de betaling; de handtekening van de vrij beroeper of de gemachtigde van het kantoor van de vrij beroeper. Facultatief mag hij er ook de volgende vermeldingen op aanbrengen: - het voluit geschreven bedrag van de betaalde som; een referte of een verantwoording. Het ontvangen bedrag moet op het ontvangstbewijs worden aangebracht in euro, gevolgd door de vermelding ‘EUR’. De vrij beroeper dateert en tekent het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de cliënt; het duplicaat wordt bewaard. Deze duplicaten laten vrije beroepers toe zich een precies beeld te vormen van hun ontvangsten. De ontvangsten doorgeschreven op de duplicaten brengen zij per boekje samen en vermelden zij, samen met de som, op een blad papier dat bij het boekje wordt gevoegd. Op dit blad moet de vrij beroeper voor elke ontvangst ook verwijzen naar het overeenstemmende volgnummer – en eventueel kenteken – uit het boek voor uitgaande facturen. De vrij beroeper kan dit blad ook vervangen door een computerlisting overeenkomstig het model van het dagboek. Van zodra het ontvangstbewijsboekje volledig is gebruikt, wordt het bekomen totaal overgedragen naar het dagboek. De vrije beroepers die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen in de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samenvattende boeking per maand. Op het einde van het jaar moet elke vrije beroeper de niet volledig gebruikte ontvangstbewijsboekjes afsluiten. Zij moeten met andere woorden het samenvattend blad opstellen en de som maken. Zij moeten de niet gebruikte ontvangstbewijzen in het boekje doorstrepen en bewaren. 76 De geheel of gedeeltelijk gebruikte ontvangstbewijsboekjes moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen van 1 januari van het jaar waarin deze boekjes werden gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. 4.4.4. Dagboek a. Principe De vrije beroepers moeten alle beroepsontvangsten en –uitgaven in een dagboek bijhouden. Zij moeten de sommen uit de ontvangstbewijsboekjes overdragen naar dit dagboek. b. Vorm De vorm en de vermeldingen van het dagboek zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Bij wijze van controle moet de vrij beroeper het dagboek voorleggen aan de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. De betrokken ambtenaar zal het dagboek nummeren en paraferen. c. Aankoop Deze dagboeken zijn vrij in de handel verkrijgbaar. Zij moeten dus niet aangekocht worden bij een door Federale Overheidsdienst Financiën erkende drukker. d. Gebruik Het dagboek wordt per kalenderjaar gehouden. De vrije beroepers moeten er zowel hun ontvangsten als uitgaven in optekenen. - Ontvangsten De vrije beroeper moet de ontvangsten als volgt in het dagboek inschrijven: - - alle bezoldigingen moeten op de ontvangstdatum in het dagboek worden ingeschreven; alle bedragen die door storting of overschrijving op de post- of bankrekening worden ontvangen, moeten per dag en per inning genoteerd worden; alle ontvangsten vermeld in het ontvangstbewijsboekje moeten bij elke afsluiting van een boekje én op het einde van het jaar overgedragen worden naar het dagboek. Uitgaven Bij ontvangst van de factuur of het bewijsstuk dan wel op de datum van de betaling, moeten de uitgaven, post per post, in het dagboek ingeschreven worden. 77 Het deel ‘Uitgaven’ van het dagboek is zo opgevat dat het tegelijk kan dienen in het kader van de BTW-regelgeving. Vrije beroepers moeten immers een boek bijhouden waarin alle BTW-plichtige handelen worden geregistreerd (artikel 14, §5 van het KB nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De vrije beroepers die hun boekhouding voeren met behulp van een computer mogen de inschrijvingen in het dagboek beperken tot één samengevat maandelijks bedrag. Dit kan op voorwaarde dat dit bedrag voorkomt op een computerlisting dat overeenstemt met het dagboek en dat de verplichte inschrijvingen er met dezelfde periodiciteit worden verricht. Om de zaken te vergemakkelijken, neemt de Federale Overheidsdienst Financiën aan dat associaties van vrije beroepers gebruik maken van een bijkomend dagboek om de ontvangsten en uitgaven van de associatie samen te vatten. Dit dagboek vormt dan de schakel tussen de associatie en de individuele rekeningen van de vrije beroepers. Dit bijkomend dagboek moet het nettobedrag dat aan iedere vrije beroeper toekomt, verduidelijken. Elke vrije beroeper draagt het hem toegekende bedrag over naar zijn individueel dagboek. Hij of zij kan dit op het einde van het jaar doen of op het ogenblik dat hem of haar aandeel wordt toegekend. 5. VRIJ BEROEP IN VENNOOTSCHAPSVORM 5.1. Inleiding De vrij beroeper kan zijn activiteiten ook uitoefenen in een vennootschap. Het belangrijkste kenmerk van een vennootschap is dat zij rechtspersoonlijkheid heeft. Dit heeft als gevolg dat de vennootschaps als een autonome juridische entiteit zal beschouwd worden waardoor het vermogen van de vennootschap kan onderscheiden worden van dat van de vennoot of de vennoten. In het kader van een vennootschap oefent de vrij beroeper zijn activiteiten dus uit in naam en voor rekening van de vennootschap. Het is dus de vennootschap zelf die de honoraria of erelonen int. Het doel van de vennootschap bestaat dus in de uitoefening van het vrij beroep op zich. De vrij beroeper kan vennoot worden in een éénpersoonsvennootschap (de vrij beroeper is de enige vennoot), een professionele vennootschap (de vennoten zijn vrij beroepers met hetzelfde beroep) of een interprofessionele vennootschap (de vennoten zijn vrije beroepers met een verschillend beroep). 5.2. Bijkomende boekhoudverplichtingen De vrije beroepers die met een vennootschap werken, moeten niet alleen voldoen aan de speciale boekhoudverplichtingen die op hun vrij beroep van toepassing zijn. Zij moeten ook de boekhoudregels voor vennootschappen toepassen. Handelsvennootschappen en vennootschappen die de vorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen – N.V., B.V.B.A., V.O.F., Comm.V., Comm.V.A. of C.V. - zijn immers onderworpen aan de de Boekhoudwet van 17 juli 1975 (B.S., 4 september 1975). 78 In principe moeten deze vennootschappen dus een volledige boekhouding voeren volgens de regels van het dubbel boekhouden. 5.3. Bijzondere verplichtingen voor inrichtingen voor geneeskundige verzorging 5.3.1. Wetgeving Ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van het model en het gebruik van getuigschriften voor verstrekte hulp en van de overeenstemmingsstrook die moet worden gebruikt door de inrichtingen voor geneeskundige verzorging (B.S., 30 december 1998), laatst gewijzigd bij ministerieel besluit van 28 maart 2003 (B.S., 4 april 2003). 5.5.2. Toepassingsgebied a. Principe Onder de noemer van ‘inrichtingen voor geneeskundige verzorging’ vallen de ziekenhuizen, de hospitalen, de sanatoria, de psychiatrische inrichtingen, de rust- en verzorgingstehuizen, de poliklinieken en gelijkaardige centra of inrichtingen. Opdat het ministerieel besluit van toepassing zou zijn, moet nog aan twee andere voorwaarden worden voldaan: - de inrichtingen voor geneeskundige verzorging moeten rechtspersoonlijkheid hebben; de honoraria met betrekking tot de geneeskundige verstrekkingen moeten voor rekening van de inrichting voor geneeskundige verzorging worden geind, d.w.z. geboekt op hun resultatenrekening en niet op een rekening van derden. Indien één van deze twee voorwaarden niet is vervuld, moet de geneesheer, tandheelkundige, verpleger, kinesitherapeut, … die in de die inrichting werkt, de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften op zijn of haar eigen naam gebruiken. Sommige inrichtingen voor geneeskundige verzorging worden opgericht als een VZW. Die VZW heeft dan als doel: het beheren van hospitalisatiediensten en het ter beschikking stellen van lokalen en diensten aan de geneesheren, tandheelkundigen, klinisch biologen, … die er werken. Wanneer die inrichtingen zich – om praktische redenen – met de inning van de honoraria belasten, doen zij dit niet voor eigen rekening. Zij doen dit dan voor rekening van de betrokkenen, met behulp van de formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften van ‘Model A, ‘Model E’, Model ‘G’ en ‘Model I’. b. Uitbreiding van het toepassingsgebied De reglementering van toepassing op de inrichtingen voor geneeskundige verzorging kan in een aantal gevallen ook toegepast worden door de medische of paramedische vrij beroepers. Soms kan dit pas na een voorafgaande machtiging door de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën. 79 - Toepassing van de reglementering zonder voorafgaande machtiging Heel wat medische en paramedische vrije beroepers verrichten prestaties in één of meerdere inrichtingen voor geneeskundige verzorging. Om de administratie niet nodeloos te bemoeilijken, wordt de inning van de hun vergoedingen vaak overgelaten aan de inrichtingen voor geneeskundige verzorging. De vrije beroepers moeten bijgevolg zelf geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp meer uitreiken. Deze afwijking van de algemene verplichting een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uit te reiken, wordt automatisch toegestaan wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: - - de verstrekkingen die de medische en paramedische vrije beroepers hebben verricht, komen voor op een factuur die is opgesteld volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen; de inrichting voor geneeskundige verzorging bezorgt de vrij beroeper jaarlijks, voor 31 maart, een overzicht van de tijdens het afgelopen kalenderjaar geinde ontvangsten en de daarom eventueel ingehouden bedragen. De ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp op naam van de vrije beroeper, mogen dan vervangen worden door overeenstemmingsstroken. Deze overeenstemmingsstroken worden door de inrichting voor geneeskundige verzorging op de facturen gekleefd. - Toepassing van de reglementering met voorafgaande machtiging De medische en paramedische vrije beroepers kunnen ook zelf een afwijking van het verplichte gebruik van hun formulieren voor ontvangstbewijs-getuigschriften aanvragen. De Federale Overheidsdienst Financiën kan deze vraag inwilligen en de regeling voor inrichtingen voor geneeskundige verzorging van toepassing verklaren. De Federale Overheidsdienst Financiën zal een gehele of gedeeltelijke afwijking kunnen toestaan in de volgende gevallen: 1. 2. Een medische of paramedische vrij beroeper kan een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid beheren: hij is met andere woorden exploitant van een inrichting voor geneeskundige verzorging zonder rechtspersoonlijkheid waar ook andere geneesheren, tandheelkundigen, klinisch biologen, … prestaties verrichten. Voor de verstrekkingen die de exploitant zelf verricht, moet hij gebruik maken van het formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift. Wanneer de exploitant ook de vergoedingen voor de verstrekkingen van de overige collega’s … int, doet hij er goed aan een machtiging aan te vragen om overeenstemmingsstroken te gebruiken. Zo vermijdt hij dat alle overige betrokkenen op hun beurt een ontvangstbewijsgetuigschrift voor verstrekte hulp moeten uitreiken. Sommige uitoefenaars van een medisch of paramedisch vrij beroep zijn bevoegd om uiteenlopende verstrekkingen te verrichten. Zij kunnen vragen daarvoor gebruik te kunnen maken van het verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’. Dit betekent dat zij maar één getuigschrift voor hun verstrekkingen moeten uitreiken. 80 3. 4. De geneesheren, tandheelkundigen, klinisch biologen, … kunnen lid zijn van een associatie. Voor hen is het ook bijzonder interessant om gemachtigd te worden om voor de prestaties van de verschillende leden van de associatie slechts één enkel verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’ te kunnen uitreiken. In een inrichting voor geneeskundige verzorging met rechtspersoonlijkheid verrichten de medische en paramedische vrije beroepers soms verstrekkingen die geen aanleiding geven tot het opstellen van een factuur. Indien zij daarvoor een afwijking hebben bekomen, moeten zij in dat geval ook geen ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken. Een afwijking van het verplichte gebruik van het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp moet aangevraagd worden bij de Directeur-Generaal van de Directe Belastingen op het volgende adres: Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten: - naam en voornaam; adres van de woonplaats; geneeskundige specialisatie of hoedanigheid; adres en benaming van de praktijk of de dienst waarvoor getuigschriften worden besteld; het aantal, het model en de vorm (boekjes of kettingvorm) van de gewenste getuigschriften; de wijze waarop de honoraria worden of zullen worden geind; de hoedanigheid van de door hem in dienst genomen beoefenaars; in het algemeen, alle nuttige inlichtingen om de toestand toe te lichten. Wordt de afwijking toegestaan, dan worden de formulieren van de ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp van het ‘Model D’ of de overeenstemmingsstroken geleverd. 5.5.3. Ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en overeenstemmingsstrook a. Principe Voor elke verstrekking verricht door de uitoefenaar van een medisch of paramedisch vrij beroep moet de inrichting voor geneeskundige verzorging een ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken, dan wel een factuur opstellen waarop een overeenstemmingsstrook wordt aangebracht. 81 b. Model van ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp en overeenstemmingsstrook Onderstaande tabel bevat een overzicht van het gebruik van de ontvangstbewijsgetuigschriften en overeenstemmingsstroken door een inrichting voor geneeskundige verzorging. Combinatie van vrije beroepers Model C (of Model F voor tandheelkundige verstrekkingen) - Model F (of Model C voor geneeskundige verstrekkingen) - Model H (Model J voor de logopedisten en orthoptisten) - Model J Model D Overeenstemmings -strook - - Overeenstemmings -strook Model A Model E Model G Model I Model D - Model A Model E Model G Model I Model D - Factuur Podologen en diëtisten De inrichting int de honoraria voor rekening van de vrij beroeper d.m.v. factuur De inrichting int de honoraria voor rekening van de vrij beroeper, maar maakt geen gebruik van een factuur De beoefenaar int zelf zijn honoraria voor eigen rekening Vroedvrouwen, verplegers en kinesitherapeuten De inrichting int de honoraria voor eigen rekening Tandheelkundigen Hypotheses Geneesheren, apothekers en klinisch biologen Tabel: overzicht gebruik documenten in inrichting voor geneeskundige verzorging Welk formulier van ontvangstbewijs-getuigschrift precies moet gebruikt worden, wordt bepaald door twee factoren: - de hoedanigheid van de vrij beroeper die de verstrekkingen verricht; de wijze waarop de honoraria voor de verstrekkingen in de inrichting voor geneeskundige verzorging worden geind. Het verzamelgetuigschrift voor verstrekte hulp van ‘Model D’ biedt de mogelijkheid de verstrekkingen van de verschillende medische en paramedische vrije beroepers voor éénzelfde patiënt ook op éénzelfde formulier te kunnen verzamelen. Een groot voordeel wanneer de administratie op de computer wordt verwerkt. 82 De inrichting voor geneeskundige verzorging moet de overeenstemmingsstroken gebruiken wanneer de verrichte verstrekking tegelijk: - c. het voorwerp uitmaakt van een factuur; onder het toepassingsbied van de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering valt. Vorm De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit twee delen: - - het bovenste deel is het getuigschrift voor verstrekte hulp dat de gerechtigde inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering in staat stelt bepaalde voordelen te genieten; het onderste deel vormt het in artikel 320 van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992 bedoelde ontvangstbewijs dat voor de patiënt als bewijs van betaling geldt. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften bestaan uit originelen en duplicaten. Ze worden gedrukt op groen papier en zijn beschikbaar in de vorm van boekjes of kettingformulieren. Een boekje bevat 50 formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp. De formulieren in boekjesvorm bevatten bovendien de volgende individuele vermeldingen: - een volgnummer; de benaming; het adres; het erkenningsnummer van de inrichting. De boekjes met formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn doorlopend genummerd per type van formulier, per leveringsjaar en per inrichting. Het nummer van de formulieren in boekjes vorm bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door het nummer van het formulier. De inrichting voor geneeskundige verzorging kan de kettingformulieren verkrijgen in een band van 1 formulier of een band van 3 formulieren naast elkaar. Een band van 1 formulier bevat 1.000 of 2.000 formulieren; een band van 3 kettingformulieren bevat 3.000 formulieren. De vermeldingen op de kettingformulieren verschillen naargelang het model. De formulieren van ‘Model C’ en Model ‘H’ in banden van 1 formulier en model ‘F’ in banden 3 formulieren naast elkaar bevatten de volgende individuele vermeldingen: - een volgnummer; de benaming; het adres; het erkenningsnummer van de inrichting. De overige formulieren bevatten slechts de algemene vermeldingen en het volgnummer van het formulier. De inrichting voor geneeskundige verzorging moet de formulieren dus zelf vervolledigen met de benaming, het adres en het erkenningsnummer van de inrichting. 83 De nummering van de kettingformulieren verschilt eveneens naargelang het model. De formulieren van ‘Model C’ en Model ‘H’ in banden van 1 formulier en model ‘F’ in banden 3 formulieren worden doorlopend genummerd. Het nummer bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door het nummer van het formulier. Het nummer bestaat uit 6 cijfers. De nummering van de andere modellen is onderbroken. Het nummer van de formulieren bestaat uit een cijfercode – enkel gekend bij de Dienst getuigschriften voor verstrekte hulp – gevolgd door het nummer van het formulier. In dit geval bestaat het nummer van het formulier uit 7 cijfers. De vorm en de vermeldingen op de overeenstemmingsstroken zijn eveneens vastgelegd in een model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. De overeenstemmingsstrook vermeldt het nummer van de inrichting en het volgnummer van de strook. De overeenstemmingsstroken bestaat uit twee van elkaar afscheidbare delen met hetzelfde nummer. De overeenstemmingsstroken worden voor elke inrichting, per leveringsjaar, doorlopend genummerd. Het nummer van het formulier bestaat uit de laatste twee cijfers van het leveringsjaar gevolgd door het volgnummer van de strook (6 cijfers). d. Aankoop De formulieren van ontvangstbewijzen-getuigschriften voor verstrekte hulp worden uitsluitend door de diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën gedrukt. - Eerste bestelling De inrichtingen voor geneeskundige verzorging moeten de getuigschriften de eerste keer schriftelijk bestellen bij Federale Overheidsdienst Financiën Directie R.A.C. – Financietoren Kruidtuinlaan 50 bus 32 1010 Brussel Zij moeten de volgende gegevens overmaken: - - de rechtsvorm, de volledige naam en het adres van de maatschappelijke zetel van de rechtspersoon die de inrichting beheert of uitbaat; de naam en het adres van de inrichting; het model, het aantal en de vorm (boekjes of kettingformulieren) van de gewenste getuigschriften voor verstrekte hulp of in voorkomend geval, het aantal te leveren overeenstemmingsstroken; eventueel, het erkenningsnummer van de inrichting wanneer de inrichting in het jaarboek van het RIZIV voorkomt (voor bestelling van overeenstemmingsstroken moet steeds het erkenningsnummer van de verplegingsinrichting of van het rusten verzorgingstehuis worden vermeld). 84 De bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën stellen aan de hand van die bestelling een onderzoek in om na te gaan of aan alle voorwaarden is voldaan. Is dat het geval, dan geven zij aan de Dienst Getuigschriften voor verstrekte hulp de opdracht de bestelling uit te voeren. Omwille van dit voorafgaand onderzoek bedraagt de gemiddelde leveringstermijn bij een eerste bestelling 1 tot 2 maanden. - Volgende bestellingen De volgende bestellingen van formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp of van overeenstemmingsstroken kunnen de inrichtingen voor geneeskundige vezorging rechtstreeks plaatsen bij de Dienst Getuigschriften voor verstrekte hulp: Federale Overheidsdienst Financiën Algemeen Secretariaat van Financiën – Economaat Dienst getuigschriftenh voor verstrekte hulp Akenkaai 55 1210 Brussel Tel: 02/224.96.11 De gemiddelde leveringstermijn voor bijbestellingen bedraagt 15 werkdagen. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp worden vanzelfsprekend niet gratis ter beschikking gesteld van de inrichtingen voor geneeskundige verzorging. De prijs van de formulieren en de betalingsmodaliteiten worden vastgelegd door de bevoegde dienst van de Federale Overheidsdienst Financiën. e. Gebruik De inrichtingen voor geneeskundige verzorging moeten de ontvangstbewijs-getuigschriften en overeenstemmingsstroken op een verschillende manier gebruiken. - Ontvangstbewijs-getuigschriften De inrichting voor geneeskundige verzorging moet een ontvangstbewijs-getuigschrift uitreiken telkens zij honoraria, de terugbetaling van kosten, … in verband met een verstrekking int. Het ontvangstbewijs moet immers aan de patiënt uitgereikt worden als kwijting voor de honoraria, bezoldigingen en terugbetalingen van kosten en andere beroepsontvangsten door de inrichtingen voor geneeskundige verzorging. De inrichting voor geneeskundige verzorging moet geen ontvangst-bewijs getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken in de volgende gevallen: - wanneer de vrij beroeper de honoraria zelf voor eigen rekening int; wanneer de inrichting voor geneeskundige verzorging de honoria en kosten int door middel van een factuur. 85 Het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp bestaat uit twee delen: enerzijds het getuigschrift voor verstrekte hulp, anderzijds het ontvangstbewijs. Beide delen hoeven niet steeds gelijktijdig gebruikt te worden. Wanneer het getuigschrift voor verstrekte hulp zonder het ontvangstbewijs wordt gebruikt - bijvoorbeeld bij een verstrekking waarvoor het honorarium niet contant wordt betaald - of wanneer het ontvangstbewijs wordt gebruikt zonder het getuigschrift voor verstrekte hulp - bijvoorbeeld bij betaling in speciën als het honorarium niet bij de verstrekking werd betaald -, moet het niet gebruikte deel van het formulier worden doorstreept en bij het boekje of de duplicaten worden gevoegd. Het spreekt voor zich dat de inrichtingen voor geneeskundige verzorging het ontvangstbewijs-getuigschrift moet invullen overeenkomstig de wettelijke of reglementaire bepalingen inzake de ziekte- en invaliditeitsverzekering. De volgende tabel bevat een overzicht van het gebruik van de ontvangstbewijs-getuigschriften Gebruik ontvangstbewijs-getuigschriften Hypotheses Getuigschrift voor verstrekte hulp Door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen 1.De honoraria (inbegrepen de Invullen en aan de patiënt uitreiken terugbetaling van kosten) zijn contant betaald 2. De honoraria (inbegrepen de terugbetaling van kosten) zijn niet contant betaald: C. bij de verstrekking D. bij de betaling Ontvangstbewijs Invullen en aan de schuldenaar uitreiken Invullen en aan de patiënt uitreiken Doorstrepen en bewaren a) als zij gebeurt op de postrekening of op de bankrekening van de begunstigde Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek b) als betaling op een andere manier gebeurt Doorstrepen en bewaren Invullen en aan de schuldenaar uitreiken 3. De beoefenaar past het stelsel toe van de betalende derde: D. E. F. het remgeld is niet verschuldigd a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is contant betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Invullen voor het bedrag van het remgeld en aan de schuldenaar uitreiken b) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek het remgeld is niet contant 86 betaald a) bij de verstrekking Invullen en aan de verzekeringsinstelling uitreiken Doorstrepen en bewaren b) bij de betaling van het remgeld Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek c) bij de betaling door de verzekeringsinstelling Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek Niet door de ziekte- en invaliditeitsverzekering gedekte verstrekkingen Bij de betaling Het formulier niet gebruiken maar Het formulier niet gebruiken maar het ontvangen bedrag rechtstreeks het ontvangen bedrag rechtstreeks inschrijven in het dagboek inschrijven in het dagboek De inrichtingen voor geneeskundige verzorging moeten de formulieren van ontvangstbewijsgetuigschriften voor verstrekte hulp volgens hun nummering gebruiken. Wanneer daartoe een geldige reden bestaat, mogen zij verscheidene boekjes of reeksen kettingformulieren gelijktijdig gebruiken: bijvoorbeeld voor inning in de verschillende vestigingen van de inrichting of zelfs voor de verschillende locaties binnen éénzelfde inrichting. Niettemin moeten zij ook in dat geval het eerste de oude boekjes of reeks gebruiken met de kleinste nummers. De boekjes of reeksen formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften voor verstrekte hulp zijn gedeeltelijk voorzien van een doorschrijflaag. De vermeldingen die de inrichting voor geneeskundige verzorging aanbrengt op het origineel formulier worden zo automatisch overgebracht op het duplicaat, met uitzondering van de identiteit van de gerechtigde en de patiënt. De gemachtigde van de inrichting voor geneeskundige verzorging dagtekent en ondertekent zowel getuigschrift voor verstrekte hulp als het ontvangstbewijs. Het origineel wordt uitgereikt aan de patiënt; het duplicaat wordt bewaard. De inrichting moet het duplicaat van de gebruikte formulieren aanvullen met een door haar te kiezen verwijzing naar de boekhouding. Deze verwijzing moet de bevoegde ambtenaar van de Federale Overheidsdienst Financiën mogelijk maken zich er vlug van te vergewissen dat de ontvangsten in verband met de op het origineel vermelde geneeskundige verstrekkingen juist worden geboekt. De geheel of gedeeltelijk gebruikte boekjes of reeksen van 50 kettingformulieren moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin deze boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. De formulieren van ontvangstbewijs-getuigschriften van de ongebruikte boekjes en van de reeksen van kettingformulieren blijven geldig na het verstrijken van het jaar van levering. De formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het oorspronkelijke uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de inrichtingen voor geneeskundige verzorging - indien nodig - een tweede formulier gebruiken voor het uitreiken van een dubbel. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het 87 origineel en het duplicaat van het dubbel uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: ‘Dubbel van het getuigschrift voor verstrekte hulp uitgereikt op …’. Indien het door het RIZIV aan de inrichting toegekende erkenningsnummer niet werd gewijzigd, blijven, bij een verandering van adres van de inrichting, de formulieren van getuigschriften voor verstrekte hulp met het oude adres, geldig. Nadat op die documenten de nodige wijziging met een stempel of eventueel met een pen werd aangebracht, moeten zij bij voorrang worden opgebruikt. Wanneer het erkenningsnummer wordt gewijzigd moeten de getuigschriften voor verstrekte hulp met het oude nummer worden ingeleverd bij de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën. - Overeenstemmingsstroken Inrichtingen die de honoraria, de terugbetaling van kosten, … innen door middel van facturen, moeten een overeenstemmingsstrook aanbrengen op elke factuur. De overeenstemmingsstroken moeten worden aangebracht op de facturen die worden ingevuld overeenkomstig de inzake ziekte- en invaliditeitsverzekering geldende wettelijke of reglementaire bepalingen. Het betreft zowel de verpleegnota als de kostennota die door deze bepalingen worden opgelegd. De inrichtingen voor geneeskundige verzorging moeten de overeenstemmingsstroken volgens hun nummering gebruiken. Wanneer daartoe een geldige reden bestaat, mogen zij gelijktijdig verschillende reeksen gebruiken: bijvoorbeeld voor inning in de verschillende vestigingen van de inrichting of zelfs voor de verschillende locaties binnen éénzelfde inrichting. Niettemin moeten zij ook in dat geval het eerste de reeksen gebruiken met de kleinste nummers. De inrichtingen voor geneeskundige verzorging kleven twee van elkaar afscheidbare delen van een overeenstemmingsstrook respectievelijk op het origineel en het duplicaat van de factuur. Zij moeten immers een duplicaat aanleggen van elke factuur betreffende de verzorging die aan een in de inrichting opgenomen rechthebbende van de ziekte- en invaliditeitsverzekering wordt verstrekt. Wanneer de inrichting de gegevens van individuele facturen verzamelt op één verzamelfactuur, volstaat het de van elkaar afscheidbare delen van één overeenstemmingsstrook op het origineel en het duplicaat van de verzamelfactuur kleven. De duplicaat facturen moeten zorgvuldig bijgehouden worden gedurende zes jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar waarin deze boekjes of reeksen zijn gebruikt. Op verzoek van de ambtenaren van de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën moeten ze kunnen voorgelegd worden. Deze verplichting geldt ook voor de rekeninguittreksels voor de betalingen die door middel van storting of overschrijving gebeurden. De niet-gebruikte overeenstemmingsstroken blijven geldig na het verstrijken van het leveringsjaar. De facturen zijn niet bestemd voor het uitreiken van dubbels in geval van verlies of vernietiging van het oorspronkelijke uitgereikte document. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt evenwel aan dat de inrichtingen voor geneeskundige verzorging - indien nodig - een tweede overeenstemmingstrook kunnen kleven op een dubbel van de factuur. De administratie stelt wel als voorwaarde dat zij in dat geval op het duplicaat en het dubbel 88 van de factuur uitdrukkelijk de volgende vermelding aanbrengen: Dubbel van de factuur nr. … uitgereikt op …’ Indien het door het RIZIV aan de inrichting toegekende erkenningsnummer niet werd gewijzigd, blijven, bij een verandering van adres van de inrichting, de overeenstemmingsstroken met het oude adres, geldig. Nadat op die documenten de nodige wijziging met een stempel of eventueel met een pen werd aangebracht, moeten zij bij voorrang worden opgebruikt. Wanneer het erkenningsnummer wordt gewijzigd moeten de overeenstemmingsstroken met het oude nummer worden ingeleverd bij de bevoegde diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën. 89
