Zorginspectie: Leidinggeven op afstand

Leidinggeven op afstand
HR netwerk, 25 januari 2013
Opbouw toelichting
Zorginspectie in een notendop
Onze context
Waar staan we en lopen we tegen aan?
Onze aanpak
Naar een werkkader rond ‘leiding geven op afstand’
Een intervisietraject voor onze leidinggevenden
Naar een afsprakenkader ‘werken op afstand’
Algemene beschouwing
ZI in een notendop
Plaats in de overheid
Onze opdracht
Een organisatie met twee kerntaken:
Inspecteren
Jaarlijks zo’n 5000 inspecties
Op eigen initiatief
En op vraag van andere WVG-entiteiten
Rapporteren
Rapporteert inspectievaststellingen over individuele voorzieningen
aan andere WVG-entiteiten
Beleidsrapportering: een beeld schetsen van een hele sector o.b.v.
vaststellingen (beleidsgerichte input)
Doel: een bijdrage leveren tot
Kwaliteit van zorg
Rechtmatige besteding overheidsmiddelen
Optimale beleidsvoorbereiding en -evaluatie
Organogram
Zorginspectie
Ondersteuning
ICT
Staf
Secretariaat
Afdeling Welzijn, Gezondheid en
Financieel
Team
Welzijn
Team
Gezondheid
Team
Financieel
Afdeling Kinderopvang
en Gehandicaptenzorg
Team
Kinderopvang
Team Gehandicaptenzorg
Onze organisatie
Een homogene organisatie met 108 personeelsleden
Een meerderheid (72%): inspecteurs
Mobiele werkers
Variabele werktijdregeling, follow-up resultaten
Ondersteunende diensten (administratief medewerkers, informatici,
stafmedewerkers)
Op hoofdkantoor in Brussel (Ellips)
Structureel en occasioneel telewerken
Geen niet-telewerkers meer in het agentschap
Een meerderheid vrijgesteld van registreren, follow-up resultaten
Leidinggevend kader:
AG (wnd.)
2 afdelingshoofden
6 teamverantwoordelijken ~ een aantal nieuwe LG’en sinds 2011
Bij uitstek als agentschap plaats- en tijdsonafhankelijk
Onze context
Uiteenlopende werkwijzen, werkculturen, afspraken en
procedures bij samensmelting
Een keuze voor continuïteit in de werking van teams
Werken op afstand: weinig bewuste overweging
Deels door de omstandigheden gedwongen
Eerder functionele redenen (kantoorconcept)
Wel uitgegroeid tot een beleidskeuze v/h agentschap
Bij verhuis (Ellips): ook invoering telewerk
Omgaan met twee realiteiten
Mobiele werkers en Brussel-werkers
Vergt inlevingsvermogen, ook door de afstand
Zelfstandigheid, zelfredzaamheid (solo-werken) combineren
betrokkenheid, gericht op organisatiewaarden
Waar staan we?
Al ervaring met werken en leiding geven op afstand, maar niet altijd zo
benoemd
Vraagt verandering op 3 gebieden
ICT-uitrusting, materiaalafspraken
Fysieke
Virtuele
GSM-gebruik voor betere bereikbaarheid
omgeving
omgeving
Gedeelde SharePoint-omgeving
Digitale workflow Modular
Intranet als een communicatiekanaal
Mentale
omgeving
Resultaatsafspraken (kwaliteit, kwantiteit, doorlooptijden)
Operationele rapportering Modular
Arbeidsreglement
Coachen aanstellen
…
Vaak focus op fysieke en virtuele omgeving
Mede door meer tastbaar en praktisch
Geen doel op zich, slechts faciliterend
Mens staat centraal; mentale omgeving
Bewust(er) omgaan met mentale omgeving; HR-aspecten
Leidinggeven op afstand en samenwerken
Betrokkenheid
Impliceert ook: opnieuw nadenken over virtuele en fysieke omgeving
Waar lopen we tegen aan?
Nood aan visieontwikkeling / algemeen kader schetsen rond
leiding geven op afstand
Behoefte aan invalshoeken, methoden en technieken m.b.t.
het leiding geven aan medewerkers die je niet dagelijks ziet
Een aantal leervragen:
Hoe als leidinggevende zoveel mogelijk ‘loslaten’, maar wel zicht
houden op resultaten?
Hoe zorgen voor een goede balans tussen vertrouwen, vrijheid en
verantwoordelijkheid?
Hoe werk je aan betrokkenheid?
Hoe creëer je een team (sociale cohesie)?
Over welke competenties moet je als leidinggevende beschikken?
Hoe en welke ondersteuning bieden als leidinggevende aan
medewerkers?
Naar een werkkader
Een werksessie met leidinggevenden
Begeleiding door Frans van de Ven (www.fransvandeven.com)
Werkkader ‘leiding geven op afstand’ waarin geschetst hoe je
‘leiding geven op afstand’ aanpakt
Toegevoegde waarde voor onze organisatie:
een gedeelde visie m.b.t. leiding geven (op afstand)
een houvast voor de leidinggevenden om op terug te vallen
en een referentiepunt bij beslissingen rondom het thema
voorkomt het vervallen in gedetailleerde regels
Werkkader
Heb oog voor het individu
Isolement
Regelmatig informeel contact, teammomenten
Competenties afstandswerker (zelfsturing, autodidact, …)
Waarden/kwaliteiten (assertief, openheid, zelfvertrouwen, …)
Gedreven, perfectionisme, bewaken privé/werk balans, …
Coachen op resultaat
Afspraken over te behalen resultaten (outputduidelijkheid
geven)
Kwaliteit en kwantiteit
Ook over opvolging en feedback
Inspraak in objectieven
Coachen op gezamenlijke doelen en waarden, en dialoog
Maak heldere afspraken
Bereik- en beschikbaarheid
Overleg, communicatiemiddelen
Kwaliteitscriteria
Conflictoplossing
kennisdeling
Werkkader
Bouw aan vertrouwen
Doe wat je zegt… zeg wat je doet… en zichtbaar maken (consistent
gedrag = vermijden van extra verrassingen = voorspelbaar)
Balans tussen directief en participatief management
Proactief informeren over beslissingen, voortgang, …
Kom op voor je overtuigingen (authentiek)
Maak lichaamstaal expliciet
Communicatie op afstand minder overtuigend, minder duidelijk
(aandacht voor hebben)
Heldere en complete instructies geven
Goede richtlijnen gefocust op taakdefinitie en resultaatsverwachtingen
Maak afstandswerkers zichtbaar
‘Out of sight’ mag niet ‘out of mind’ worden
Resultaten (individueel/team) zichtbaar maken
Las meer overleg- en opvolgingsmomenten in
Hen niet vergeten bij het informeren, consulteren, adviseren, …
Wees een bruggenbouwer
Op zoek gaan naar ‘wat ons bindt’
Voldoende informele momenten
Leiden, coachen en managen
Werken op afstand: een vernieuwde relatie tussen medewerker en
leidinggevende
Met als begrippen
vertrouwen
verantwoordelijkheid
resultaatsgerichtheid
en autonomie
Leiden
Managen
Coachen
Een coachend en dienend leiderschap
medewerkers coachen naar zelfsturing en eigenaarschap
aanspreken op hun verantwoordelijkheid en niet alles tot in detail regelen
luisteren naar wat er leeft op de werkvloer (moeilijker)
oog voor ondersteuning en moeilijkheden
Hoe kunnen wij medewerkers maximaal ondersteunen?
Intervisietraject met LG’en
Een halve dag (om 2 maand) begeleid door Frans van de Ven
Leidinggevenden werken samen aan zaken waar zij tegen
botsen bij het leiding geven aan medewerkers die men niet
dagelijks ziet
Aanpak:
Iedere leidinggevende brengt een case aan
Een case kiezen
Probleemverkenning en -definiëring
Input geven
Bruikbaarheid onderzoeken
Terugblik
Vergt een inspanning en onderling vertrouwen!
Naar een afsprakenkader
Uitgangspunt: werken op afstand
stoelt op vertrouwen en transparantie,
maar kan niet zonder goede afspraken
Aanpak van (interne) werksessies met leidinggevenden
Vooraf: in kaart brengen ‘wat er al vast ligt’ en bekommernissen
Via workshops behandelen van belangrijkste thema’s: selectie
afstandswerkers, samenwerken, bereik- en beschikbaarheid,
aansturen en opvolgen resultaten, …
Resultaat: afsprakenkader ‘werken op afstand’
Vervolgtraject:
Een toelichting en bespreking van afspraken in teams / EOC
Uiteenlopende reacties
Verdere dialoog met medewerkers nodig!
Algemene beschouwing
Bewust en weloverwogen mee bezig zijn
Stapsgewijs, maar wel integraal (een verandering op 3 gebieden)
Geloven in reflectie van waarden waar vertrouwen,
verantwoordelijkheid, autonomie, empowerment centraal staan
Nadenken over hoe je zaken kunt aanpakken bij het leiding geven aan
medewerkers die je niet dagelijks ziet
Werken op afstand betekent ook een verandering voor de medewerkers.
Oog hebben voor moeilijkheden van de afstandswerkers.
Zichtbaar maken van afstandswerkers, maar ook zichtbaar maken van
wat in Brussel gebeurt
Afspraken over goede samenwerking niet uitstellen
Betrekken van medewerkers (hun ervaringen zijn een troef)