Functiebeschrijving: Beleidsadviseur Commmunicatie

Functiebeschrijving: administratief deskundige Cel onderzoek
IDENTIFICATIEGEGEVENS
Organisatie
Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen
Ernest Blerotstraat 1
1070 Brussel
Administratief deskundige Cel onderzoek
Functiebenaming en
vereiste voorwaarden
om zich kandidaat te
stellen
Graad: Administratief deskundige (niveau B, rang B1)
Vereiste diploma: Alle diploma’s die toegang geven tot een betrekking
van niveau B bij de federale overheid (hoger onderwijs van het korte
type (bachelor of graduaat) of een kandidaatsdiploma of –getuigschrift).
Laatstejaarsstudenten mogen zich kandidaat stellen.
Een kopie van het diploma is vereist, ten laatste bij de indiensttreding.
Taalrol: Nederlands
Specificatie
Beantwoorden
aan
de
voorwaarden
om
een
eerste
werkervaringscontract te bekomen:
Elke jongere van minder dan 26 jaar die is ingeschreven als
werkzoekende, voldoet aan de voorwaarden om in het kader van een
dergelijke overeenkomst in dienst te worden genomen. Tot het einde
van het kwartaal waarin hij/zij 26 jaar wordt, blijft men die
overeenkomst als een startbaanovereenkomst beschouwen.
Meer informatie zie: WWW.RVA.BE
Contract van bepaalde duur voor 1 jaar (verlenging mogelijk)
Solliciteren
Per e-mail, fax of post met motivatiebrief en CV, t.a.v. Nancy Van
Mulders
E-mail: [email protected]
Fax: 02/233.40.32
Post: Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen
Ernest Blerotstraat 1 - Lok. 2031
1070 Brussel
Bijkomende informatie
M.b.t. de inhoud van de functie:
Barbara Ortiz, Cel onderzoek
 02/233.41.71
E-mail: [email protected]
M.b.t. de selectieprocedure:
Nancy Van Mulders, Cel personeel
 02/233.40.15
E-mail: [email protected]
Uiterste
inschrijvingsdatum
6 februari 2015, datum van de post geldt
1
1. Omschrijving van de instelling
Het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen werd opgericht door de wet van 16
december 2002, die op 31 december 2002 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd.
Het Instituut heeft als taak toe te zien op de naleving van de gelijkheid van vrouwen en mannen, elke
vorm van discriminatie en ongelijkheid op basis van het geslacht te bestrijden en instrumenten en
strategieën die gestoeld zijn op een geïntegreerde aanpak van de genderdimensie uit te werken.
In het kader daarvan is het Instituut bevoegd om studies en onderzoeken betreffende gender en
gelijkheid van vrouwen en mannen te verrichten, ontwikkelen, ondersteunen en coördineren en om
op basis daarvan aanbevelingen te richten tot de overheid, privépersonen of instellingen. Het
Instituut dient in het kader van zijn opdracht alle nodige informatie, documentatie en archieven aan
te leggen en te verstrekken. Het Instituut is daarnaast bevoegd om de statistische gegevens te
verzamelen en te publiceren die nuttig zijn voor de evaluatie van de wetten en reglementeringen
betreffende de gelijkheid van vrouwen en mannen.
2. Doel van de functie
Als lid van de Cel onderzoek zal de administratief deskundige meewerken aan de acties van het
Instituut met het oog op het ontwikkelen en coördineren van (kwalitatief en kwantitatief) onderzoek.
Teneinde
Hij/zij zal de ambtenaren van niveau A bijstaan bij het beheer van het onderzoeksproces binnen het
Instituut. Hij/zij dient het secretariaat van onderzoeksprojecten en van begeleidingscomités te
verzorgen.
Hij/zij zal (kwalitatieve en kwantitatieve) gegevens opzoeken en deze op een correcte manier
presenteren.
Hij/zij zal de ambtenaren van niveau A bijstaan bij het valideren van onderzoeksresultaten, i.c. bij
de organisatie van studiedagen en seminaries, en bij het opvolgen van de publicaties van de Cel
onderzoek (onderhouden van contacten met vormgevers en drukkers en nalezen en corrigeren van
drukproeven).
Hij/zij zal mee instaan voor het onderhoud van de rubriek onderzoek op de website van het Instituut.
Hij/zij zal het beheer van de bibliotheek van het Instituut op zich nemen en zal de medewerkers die
gebruik maken van de bibliotheek bijstaan.
Ten slotte dient hij/zij de ambtenaren van niveau A bij te staan bij het implementeren van een
systeem van kennisbeheer binnen het Instituut.
De administratief deskundige beschikt over organisatietalent, heeft orde en bewaart het overzicht
over dossiers en communiceert met een vlotte pen.
3. Resultaatsgebieden
Als administratief medewerker
de administratieve taken in de cel Onderzoek volgens de geldende voorschriften uitvoeren.
Mogelijke taken:

Voorbereiden, organiseren en opvolgen van vergaderingen

Opmaken van verslagen van interne en externe vergaderingen

Opstellen van teksten, memo’s, nota’s en presentaties

Nalezen en corrigeren van drukproeven

Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven

Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie

Beheren van de agenda

Opstellen van roosters/afspraken/planning/

Bestelbonnen en voorstellen van conventies opmaken

Creëren en actualiseren van databanken van verschillende netwerken binnen het
expertisedomein
2
Als assistent de cel Onderzoek bijstaan en adviseren.
Mogelijke taken:

Contacten leggen met diverse organisaties op vraag van de hiërarchisch overste

Organisatie van studiedagen en seminaries in overleg met de hiërarchisch overste

Deelname aan externe studiedagen en seminaries

Verrichten van opzoekingswerk in bibliotheken of op het internet
Als documentbeheerder het correcte beheer van bibliotheek, dossiers en klassement.
Mogelijke taken:

Accurate verwerking van dossiers

Beheren van de levende en digitale bibliotheek van het Instituut

Beheren van de ontlening van de bibliotheek

Verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement in de bibliotheek (aanbrengen van
label, inhoudstafel,..)

Opzoeken van documenten in de bibliotheek

Contacten met andere bibliotheken

Archivering van documenten van de cel Onderzoek

Onderhoud van de rubriek onderzoek op de website van het Instituut
Als informatieverschaffer informatie geven aan de betrokken personen.
Mogelijke taken:

Vragen om inlichtingen van externen persoonlijk beantwoorden per telefoon, email of brief en
terugkoppeling aan de hiërarchisch overste

Contacten onderhouden met het publiek (organisaties, burgers, …)

Interne communicatie rond kennisbeheer
4. Technische kennis



Goede kennis van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Internet Explorer…)
Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
Basisprincipes van kennisbeheer
5. Selectieprocedure
Preselectie:
Het Instituut beslist of de kandidaten voldoen aan de basisvoorwaarden voor deze vacature op basis
van hun CV. Kandidaten die voldoen, worden per email uitgenodigd voor de schriftelijke proef.
Schriftelijke proef van +/- 2 uur en 30 minuten, voorzien in de derde week van februari (onder
voorbehoud) op het Instituut. Kandidaten moeten 60% behalen om te slagen op deze proef. De eerste
6 geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de mondelinge proef.
Mondelinge proef van +/- 30 minuten voorafgegaan door een schriftelijke voorbereiding van +/- 30
minuten, voorzien in de vierde week van februari (onder voorbehoud). Om te slagen op deze proef,
moeten kandidaten 60% behalen.
U ontvangt een uitnodiging met de exacte datum van wanneer de proef zal plaatsvinden.
De bedoeling van de beide proeven, die zullen plaatsvinden in de lokalen van het Instituut, is om een
evaluatie te maken van het profiel van de kandidaten, hun kennis, ervaring, motivatie en interesse
voor het werkdomein van de functie tegen de achtergrond van de functiebeschrijving.
3