Functiebeschrijving: administratief deskundige Cel onderzoek

Functiebeschrijving: administratief deskundige Cel onderzoek
IDENTIFICATIEGEGEVENS
Functiebenaming
Administratief deskundige Cel onderzoek
Graad: administratief deskundige (niveau B, rang BA1)
Taal: Nederlands
Organisatie
Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen
Vereiste diploma
Alle diploma’s die toegang geven tot een betrekking van niveau B bij de
federale overheid (hoger onderwijs van het korte type (bachelor of
graduaat) of een kandidaatsdiploma of –getuigschrift).
Laatstejaarsstudenten mogen zich kandidaat stellen.
Een kopie van het diploma is vereist, ten laatste bij de indiensttreding.
Specificatie
Beantwoorden aan de voorwaarden om een eerste werkervaringscontract
te bekomen:
Elke jongere van minder dan 26 jaar die is ingeschreven als
werkzoekende, voldoet aan de voorwaarden om in het kader van een
dergelijke overeenkomst in dienst te worden genomen. Tot het einde van
het kwartaal waarin hij/zij 26 jaar wordt, blijft men die overeenkomst als
een startbaanovereenkomst beschouwen.
Meer informatie zie: WWW.RVA.BE
Contract van bepaalde duur voor 1 jaar (verlenging mogelijk)
Solliciteren
Per e-mail, fax of post (motivatiebrief en CV), t.a.v. Nancy Van
Mulders
E-mail: [email protected]
Fax: 02/233.40.32
Post: Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen
Ernest Blerotstraat 1 - Lok. 2031
1070 Brussel
Bijkomende informatie
M.b.t. de inhoud van de functie:
Hildegard Van Hove, Cel onderzoek
 02/233.41.71
E-mail: [email protected]
M.b.t. de selectieprocedure:
Nancy Van Mulders, Cel personeel
 02/233.40.15
E-mail: [email protected]
Uiterste
inschrijvingsdatum
23 augustus 2013, datum van de post geldt
1
1. Omschrijving van de instelling
Het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen werd opgericht door de wet van 16
december 2002, die op 31 december 2002 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd.
Het Instituut heeft als taak toe te zien op de naleving van de gelijkheid van vrouwen en mannen, elke
vorm van discriminatie en ongelijkheid op basis van het geslacht te bestrijden en instrumenten en
strategieën die gestoeld zijn op een geïntegreerde aanpak van de genderdimensie uit te werken.
In het kader daarvan is het Instituut bevoegd om studies en onderzoeken betreffende gender en
gelijkheid van vrouwen en mannen te verrichten, ontwikkelen, ondersteunen en coördineren en om
op basis daarvan aanbevelingen te richten tot de overheid, privépersonen of instellingen. Het
Instituut dient in het kader van zijn opdracht alle nodige informatie, documentatie en archieven aan
te leggen en te verstrekken. Het Instituut is daarnaast bevoegd om de statistische gegevens te
verzamelen en te publiceren die nuttig zijn voor de evaluatie van de wetten en reglementeringen
betreffende de gelijkheid van vrouwen en mannen.
2. Doel van de functie
Als lid van de Cel onderzoek zal de administratief deskundige meewerken aan de acties van het
Instituut met het oog op het ontwikkelen en coördineren van (kwalitatief en kwantitatief) onderzoek.
Hij/zij zal de ambtenaren van niveau A bijstaan bij het beheer van het onderzoeksproces binnen het
Instituut. Hij/zij dient het secretariaat van onderzoeksprojecten en van begeleidingscomités te
verzorgen.
Hij/zij zal (kwalitatieve en kwantitatieve) gegevens opzoeken en deze op een correcte manier
presenteren.
Hij/zij zal de ambtenaren van niveau A bijstaan bij het valideren van onderzoeksresultaten, i.c. bij
de organisatie van studiedagen en seminaries, en bij het opvolgen van de publicaties van de Cel
onderzoek (onderhouden van contacten met vormgevers en drukkers en nalezen en corrigeren van
drukproeven).
Hij/zij zal mee instaan voor het onderhoud van de rubrieken onderzoek en statistieken op de website
van het Instituut en de website www.loonkloof.be.
Hij/zij zal het beheer van de bibliotheek van het Instituut op zich nemen en zal de medewerkers die
gebruik maken van de bibliotheek bijstaan.
Ten slotte dient hij/zij de ambtenaren van niveau A bij te staan bij het implementeren van een
systeem van kennisbeheer binnen het Instituut.
De administratief deskundige beschikt over organisatietalent, heeft orde en bewaart het overzicht
over dossiers.
3. Resultaatsgebieden
Als administratief medewerker de administratieve taken in de cel Onderzoek volgens de geldende
voorschriften uitvoeren.
Hieronder kunnen volgende taken worden begrepen:
 Voorbereiden, organiseren en opvolgen van vergaderingen
 Opmaken van verslagen van interne en externe vergaderingen
 Opstellen van teksten, memo’s, nota’s en presentaties
 Nalezen en corrigeren van drukproeven
 Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de cel Onderzoek
 Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie
 Beheren van de agenda
 Opstellen van roosters/afspraken/planning
Als assistent de cel Onderzoek bijstaan en adviseren. Hieronder kunnen volgende taken worden
begrepen:
 Contacten leggen met diverse organisaties op vraag van de hiërarchisch overste
 Organisatie van interne studiedagen en seminaries in overleg met de hiërarchisch overste
2


Deelname aan externe studiedagen en seminaries
Verrichten van opzoekingswerk in bibliotheken of op het internet
Als documentbeheerder het correcte beheer van bibliotheek, dossiers en klassement. Hieronder
kan worden begrepen:
 Accurate verwerking van dossiers
 Beheren van de bibliotheek van het Instituut
 Archivering van documenten van de cel Onderzoek
 Onderhoud van de rubrieken onderzoek en statistieken op de website van het Instituut
 Onderhoud van de website www.loonkloof.be.
Als informatieverschaffer informatie geven aan de betrokken personen. Hieronder kan worden
begrepen:
 Vragen om inlichtingen van externen beantwoorden
 Terugkoppeling aan de hiërarchisch overste
 Contacten onderhouden met het publiek (organisaties, burgers, …)
 Interne communicatie rond kennisbeheer
4. Technische kennis







Je beschikt over een goede kennis van microsoft office (word, outlook, …). Je beschikt in
het bijzonder over een grondige kennis van excel (voor het opmaken van tabellen en
grafieken, spreadsheets).
Je hebt een goede kennis van Internet Explorer en/of Firefox.
Kennis van Drupal is een pluspunt.
Je schrijft foutloos Nederlands.
Kennis van het Frans is een pluspunt.
Kennis van gender, gelijke kansen, onderzoeksmethoden, statistieken en bibliotheek- en
archiefbeheer strekt tot aanbeveling.
Je bent bereid om je verder te bekwamen in bovengenoemde domeinen.
5. Selectieprocedure
Preselectie:
Het Instituut beslist of de kandidaten voldoen aan de basisvoorwaarden voor deze vacature op basis
van hun CV. Kandidaten die voldoen, worden per email uitgenodigd voor de schriftelijke proef.
Schriftelijke proef van +/- 2 uur en 30 minuten, voorzien in de eerste week van september op het
Instituut. Kandidaten moeten 60% behalen om te slagen op deze proef. De eerste 6 geselecteerde
kandidaten worden uitgenodigd voor de mondelinge proef.
Mondelinge proef van +/- 30 minuten voorafgegaan door een schriftelijke voorbereiding van +/- 30
minuten, voorzien in de eerste en de tweede week van september. Om te slagen op deze proef, moeten
kandidaten 60% behalen.
De bedoeling van de beide proeven, die zullen plaatsvinden in de lokalen van het Instituut, is om een
evaluatie te maken van het profiel van de kandidaten, hun kennis, ervaring, motivatie en interesse
voor het werkdomein van de functie tegen de achtergrond van de functiebeschrijving.
U ontvangt een uitnodiging met de exacte datum van wanneer de proef zal plaatsvinden.
De job gaat in op 1 oktober 2013.
3