Statement of Principles

Gedragscode
en
bedrijfsdeontologiebeleid
EEN BERICHT VAN DE CEO VAN VALSPAR
Beste Valspar-werknemers:
De basis van ons geweldige bedrijf is onze inzet om zaken op de juiste manier te doen, de Valspar-manier. Wij
hebben het vertrouwen opgebouwd van onze klanten en leveranciers door het ontwikkelen van een reputatie van
het doen van onze zaken met integriteit en de hoogste ethische normen. Onze reputatie als ethisch bedrijf is één
van de meest waardevolle kwaliteiten van Valspar.
Wij delen allen een verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat Valspar haar reputatie als ethisch bedrijf
onderhoudt, zelfs in een bedrijfsomgeving die uitdagingen biedt en na elke bocht verrast. Het is uw
verantwoordelijkheid om bekend te zijn met en de principes en richtlijnen die uiteengezet worden in onze Code
te volgen. Het naleven van onze Code wordt verwacht van elke werknemer, ongeacht waar ter wereld u
werkzaam bent. Valspar tolereert geen schending van deze gedragscode en bedrijfsdeontologie.
Bij het uitvoeren van uw verantwoordelijkheden voor Valspar is de Code bedoeld om u te helpen bij het maken
van de juiste ethische en wettelijke beslissingen. Van alle Valspar-werknemers wordt verwacht dat zij de Code
lezen, begrijpen en hieraan voldoen. Geen enkele gedragscode kan ooit elk ethisch probleem dat zou kunnen
ontstaan, behandelen. In het geval van enige vragen over enig onderwerp in de Code, dient u te praten met uw
manager, Personeelszaken of de juridische afdeling. Bovendien dient u enige acties, situaties of omstandigheden
waarvan u denkt dat deze de Code of de wet kunnen schenden, onmiddellijk te melden aan uw manager,
Personeelszaken of de juridische afdeling. Wij vertrouwen op onze werknemers dat zij helpen ervoor te zorgen
dat het Valspar-management zich bewust is van en enige problemen die niet in overeenstemming kunnen zijn
met onze ethische tradities, kan corrigeren.
Hartelijk dank voor uw inzet voor de principes die omschreven worden in deze Code.
Met vriendelijke groet,
Gary Hendrickson
Chief Executive Officer
THE VALSPAR CORPORATION
GEDRAGSCODE EN BEDRIJFSDEONTOLOGIE
Reikwijdte
Deze code is van toepassing op alle werknemers van Valspar, haar
dochterbedrijven en haar joint ventures over de hele wereld. Contractuele
arbeiders, consultants, agenten en vertegenwoordigers dienen dezelfde
gedragsnormen te volgen wanneer zij voor Valspar werken, als de werknemers
van Valspar. Een werknemer van Valspar die deze personen inhuurt, is ervoor
verantwoordelijk dat zij deze code naleven.
Deze code is ook van toepassing op de leden van de raad van bestuur van Valspar
die niet in dienstverband werken. De term “werknemer” waar ook gebruikt in
deze code, omvat ook leden van de raad van bestuur die niet in dienstverband
werken.
Principes
Valspar stelt alles in het werk om alle wetten na te leven en de reglementen te
volgen die van kracht zijn waar wij zaken doen, of die te overtreffen. Elke
werknemer draagt bij aan de zorg en instandhouding van het belangrijkste
kapitaal van Valspar - onze reputatie van integriteit. Elke werknemer moet dit
kapitaal helpen beschermen en bewaren. Deze code zal u helpen om uw gedrag te
bepalen.
Het naleven van deze code is een arbeidsvoorwaarde en helpt om ervoor te zorgen
dat Valspar’s jarenlange reputatie van eerlijkheid en eerlijk zakendoen blijft
voortbestaan.
Valspar heeft de bedoeling om de bepalingen van deze code streng af te dwingen.
Schendingen kunnen leiden tot sancties, waaronder ontslag wegens een ernstige
reden, en in sommige gevallen ook tot burgerrechtelijke en strafrechtelijke
aansprakelijkheid.
U moet op elk van de volgende vragen “ja” kunnen
antwoorden, voordat u een actie onderneemt:
Is mijn actie volledig in naleving van de wet en het
beleid dat uiteengezet wordt in deze Code?
Kan mijn actie een kritisch openbaar onderzoek
doorstaan?
Zal mijn actie de reputatie van Valspar als een
ethisch bedrijf beschermen?
Indien u niet op alle vragen onvoorwaardelijk “ja” kunt
antwoorden, moet u de voorgestelde actie opnieuw
bekijken met uw manager, een lid van Personeelszaken
of de juridische afdeling. Als u denkt dat een dergelijke
rapportage ineffectief of onmogelijk is, kunt u tevens
contact opnemen met het kantoor van de juridische
adviseur of het kantoor van de adjunct-directeur van
Personeelszaken voordat u ermee doorgaat.
Inhoudsopgave
1
Inleiding
1
Sancties
1
Meldingen
2
Goede boekhoudkundige praktijken
3
Geen discriminatie
3
Geen intimidatie en pesterijen
3
Beleid voor gezondheid, veiligheid en milieu
4
Steekpenningen en smeergeld
5
Naleving van de antitrustwetten
5
Naleving van het arbeidsrecht
6
Naleving van internationale export, import en handel
6
Effectentransacties met voorkennis
7
Relatiegeschenken
8
Eerlijke transacties
8
Politieke bijdragen en overheidsdonaties
8
Vertrouwelijke informatie
9
Informatie over de concurrentie
9
Belangenverstrengeling
11
Gebruik van de activa van Valspar
11
Beleid voor e-mail en computergebruik
11
Bewaring van documenten
11
Geen verklaring van afstand
12
Bijlage
13
Overige hulpmiddelen
Gedragscode en zakelijke deontologie
Inleiding
Het is onmogelijk om in een bedrijfscode elk mogelijk geval van zakelijk gedrag
te behandelen. In geval van twijfel - stel vragen voordat u handelt.
De code vermeldt onze kernwaarden en stelt verwachtingen voor elke werknemer
betreffende onze manier van zakendoen; hoe wij werken met klanten, leveranciers
en andere zakenpartners; hoe wij onze aandeelhouders dienen; en hoe wij met
elkaar in wisselwerking staan. Elke werknemer is ervoor verantwoordelijk om
deze code te handhaven. De algemene juridische adviseur is de persoon bij de
bedrijfsdirectie die het algemene nalevingsbeleid van Valspar zal uitvaardigen.
Deze code behandelt onvermijdelijk zaken die niet makkelijk te definiëren zijn. Er
kunnen zich gevallen voordoen waarin u twijfelt over hoe u de code moet
toepassen. Neem in dergelijke gevallen contact op met het kantoor van de
algemene juridische adviseur op 612/851-7705.
1. Sancties
Schendingen van deze code kunnen leiden tot ernstige sancties, waaronder
boeten, gevangenisstraffen en ontslag wegens een ernstige reden.
Werknemers die informatie achterhouden over een schending van de wet of een
beleidsregel van Valspar gepleegd door een andere werknemer, zullen eveneens
aan sancties worden onderworpen.
Het gedrag van elke werknemer is een zaak van vitaal belang voor Valspar.
Werknemers die de wet schenden, stellen zichzelf en Valspar bloot aan
aanzienlijke straffen. Bescherming van de reputatie van Valspar is de
verantwoordelijkheid van elke werknemer. Elke werknemer die de wet of deze
code overtreedt, handelt buiten het bereik van zijn of haar dienstbetrekking en zal
onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van de
dienstbetrekking.
2. Meldingen
Elke schending van deze code moet worden gemeld. Meldingen worden
onderzocht.
Valspar moedigt het melden van potentiële schendingen van de code aan bij alle
werknemers. Indien u meent dat een werknemer, contractuele arbeider,
consultant, agent of vertegenwoordiger van Valspar een schending pleegt, of dat
een activiteit van Valspar een schending betekent van de wet of het beleid van
Valspar, of indien u meent dat een van deze personen betrokken is bij activiteiten
die de reputatie van Valspar zouden kunnen aantasten, dient u deze informatie
onder de aandacht te brengen van uw manager of:
1
het hoofd van uw organisatie, afdeling of businessunit
de juridische afdeling
uw PZ-manager of -vertegenwoordiger
het gratis nummer van de Business Conduct Information Line (1-800-2415689)
The Network is een onafhankelijk bedrijf dat door Valspar werd ingehuurd voor
anonieme meldingen, en beantwoordt oproepen via het gratis nummer van de
Business Conduct Information Line. Uw redenen tot bezorgdheid of vragen kunt
u, indien gewenst, anoniem aan een van bovenstaande personen melden. Enige
represailles richting een werknemer die in goed vertrouwen een melding doet, is
verboden. Als u een kwestie over een andere werknemer aan een van
bovenstaande personen meldt, zullen er door het bedrijf geen negatieve acties
tegen u worden ondernomen.
Enige supervisor, vertegenwoordiger of lid van het management die op de hoogte
gebracht wordt van een potentiële schending, is verantwoordelijk om de gemelde
schending onmiddellijk te communiceren met zijn of haar supervisor of direct aan
de juridische afdeling.
3. Correcte boekhouding Bij haar activiteiten over de hele wereld dient Valspar alle wetten na te leven
praktijken
inzake nauwkeurige en volledige financiële boekhouding en bescheiden. Elke
werknemer moet helpen om de integriteit te bewaren van de financiële
boekhouding van Valspar.
Het is onmogelijk om in een code de vele boekhoudkundige vereisten te
behandelen waaraan Valspar moet voldoen. De boeken en bescheiden van Valspar
moeten worden gehouden conform de algemeen aanvaarde grondslagen voor
boekhoudkundige waardering, de fiscale procedures van Valspar en alle lokale en
nationale wetten die op de boeken en bescheiden van toepassing zijn. Alle
officiële documenten die Valspar indient, moeten volledig, eerlijk, nauwkeurig en
tijdig zijn en in begrijpelijke taal zijn opgesteld. De activa en geldmiddelen van
het bedrijf moeten op de correcte wijze worden aangeschaft, bewaard en verkocht.
De financiële verslaglegging dient nauwkeurig de bedrijfsactiviteit van elke
handeling weer te geven. Om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen, dient
Valspar echter te vertrouwen op de eerlijkheid van haar werknemers inzake
boekhoudkundige praktijken. Werknemers mogen niet bewust deelnemen aan een
incorrecte boeking op de rekeningen van Valspar. Rekeningen gehouden “buiten
de boekhouding” voor twijfelachtige of illegale betalingen zijn in geen enkele
omstandigheid toegestaan. Als u twijfels hebt over een boekhoudkundige praktijk,
neem dan contact op met het kantoor van de controller op 612/851-7833.
Klachten of twijfels over boekhouding, interne boekhoudkundige controles of
controlezaken moeten worden geadresseerd aan het kantoor van de directeur
Financiën op 612/851-7350 of het kantoor van de algemene juridische adviseur op
2
612/851-7705 of aan de voorzitter van het controlecomité van de raad van bestuur
van Valspar (zie de lijst van gevolmachtigden op de website van Valspar). Indien
u anoniem wilt blijven, kunt u het gratis nummer bellen van de Business Conduct
Information Line (1-800-241-5689).
4. Geen discriminatie
Discriminatie hoort niet thuis in de werkomgeving of in beslissingen die er
worden genomen.
Valspar doet alles om werknemers te promoveren op basis van hun talenten. Een
beslissing over het aannemen of dienstverband van personeel mag, bijvoorbeeld,
nooit worden gebaseerd op ras, huidkleur, geloof, geslacht, godsdienst,
geboorteland, handicap, leeftijd, burgerlijke staat, seksuele geaardheid of
veteranenstatus van een werknemer of sollicitant of enige andere classificatie die
beschermd wordt door de lokale, nationale of federale wet. Deze norm is van
toepassing op elke werknemer. De senior vice-president Personeelszaken is de
persoon bij de directie die verantwoordelijk is voor het afdwingen van dit beleid.
5. Geen intimidatie
en pesterijen
Intimidatie en pesterijen van werknemers zijn verboden.
Valspar verwacht dat alle personeelsleden een eenvoudige regel volgen: alle
werknemers moeten met respect worden behandeld. “Intimidatie en pesterijen”
omvatten een ruim spectrum van gedragingen, zoals ongewenste seksuele
toenadering of racistische scheldwoorden. De norm in deze code is eenvoudig en
iedereen die met Valspar is verbonden, dient het anti-discriminatiebeleid van
Valspar strikt te gehoorzamen. Zie de bijlage voor het volledige beleid.
6. Beleid qua gezondheid, Valspar zal bij het zakendoen altijd de van toepassing zijnde wetten en
veiligheid en milieu
reglementen inzake gezondheid, veiligheid en milieu naleven in alle landen
waar zij actief is. Voor bepaalde zaken die de activiteiten van Valspar betreffen,
zal het beleid van Valspar strengere acties vereisen dan bepaald in de van
toepassing zijnde wetten en reglementen.
Het beleid van Valspar stelt dat producten zo moeten worden ontworpen dat
ze minimaal effect hebben op het milieu en dat ze veilig zijn voor
vervaardiging door de werknemers en gebruik door de klanten.
Het beleid van Valspar stelt dat de werking in de vestigingen dient plaats te
vinden op een wijze die de werknemers, het publiek en de omgeving
beschermt. In navolging van dit beleid is het volgende van toepassing bij de
werking in de vestigingen van Valspar:
reductie van algemene emissies in de lucht, het water en op het land;
blijvende afvalvermindering bij de productie via recycling, terugwinning en
preventie van vervuiling;
3
de bezorgdheid van de gemeenschap inzake de producten en activiteiten van
Valspar onderkennen en erop reageren;
naleving van alle van toepassing zijnde reglementen en de normen van
Valspar;
optimaal gebruik van milieuvriendelijke materialen en processen;
advies geven aan klanten over veilig gebruik, vervoer en verwijdering van
Valspar-producten;
producenten in loondienst voor Valspar-producten kiezen die de van
toepassing zijnde wetten en reglementen naleven.
Wanneer Valspar verantwoordelijk is voor spillage of accidenteel vrijkomen
van vervuilende stoffen, zal Valspar haar verantwoordelijkheid opnemen. In
navolging van dit beleid zal Valspar:
onmiddellijk de veiligheid van alle werknemers en de gemeenschap
verzekeren;
onmiddellijk alle noodzakelijke verslagen indienen bij de verantwoordelijke
instellingen;
onmiddellijk alle vervuilende stoffen tot op toelaatbaar niveau terugbrengen;
de oorzaken van de spillage of het vrijkomen bepalen en beheersprocedures
ontwikkelen om dergelijke gevallen in de toekomst te vermijden;
de aangewezen reinigingsmaatregelen nemen als er vervuilende stoffen in het
milieu zijn vrijgekomen door activiteiten in het verleden waarvoor Valspar
verantwoordelijk was.
De CEO en het team van senior managers stelt het milieubeleid vast en houdt
toezicht op de naleving van milieureglementen bij Valspar. Elke
businessgroep is verantwoordelijk voor de naleving van het milieubeleid van
Valspar en voor het geven van prioriteit aan gezondheids-, veiligheids- en
milieuoverwegingen bij de planning voor alle bestaande en nieuwe producten en
processen.
7. Steekpenningen
en smeergeld
Het beleid van Valspar verbiedt elke werknemer strikt om een steekpenning te
geven of aan te bieden of om te voorzien in smeergeld. Omkoperij, smeergeld
of andere ongepast betalingen zijn niet toegestaan in het bedrijf van Valspar.
Valspar haalt zaken binnen gebaseerd op onze ethische reputatie en de kwaliteit
van onze producten en services, niet door het ongepast beïnvloeden van anderen
voor het maken van zakelijke beslissingen dor middel van steekpenningen en
smeergeld. Steekpenningen en smeergeld zijn illegaal in elke land waar Valspar
actief is. Enig aanbod of betaling van iets van waarde voor het beïnvloeden van de
zakelijke beslissing van een individu of overheidsactie zou beschouwd kunnen
worden als een steekpenning of smeergeld en wordt ten strengste verboden door
Valspar. Zowel het aanbod als de daadwerkelijke betaling van iets van waarde,
direct door een werknemer of door een derde die optreedt namens Valspar, is
4
illegaal en schendt deze code. Indien u niet zeker weet of uw acties gezien zouden
kunnen worden als een steekpenning of smeergeld, dient u contact op te nemen
met het kantoor van de algemene juridische adviseur op 612/851-7705 voordat u
verder gaat.
De Amerikaanse wet op corrupte praktijken in het buitenland (FCPA) verbiedt
betalingen, geschenken of bijdragen aan ambtenaren of werknemers van een
buitenlandse regering of een buitenlandse parastatale instelling met het doel om
zaken te winnen of te behouden of het creëren van de schijn dat u een voordeel
voor Valspar verkrijgt of behoudt. De wet verbiedt ook dat consultants, agenten
en vertegenwoordigers worden gebruikt om betalingen door te sluizen naar
ambtenaren van een buitenlandse regering voor hetzelfde doel. Valspar eist dat
alle buitenlandse consultants, agenten en vertegenwoordigers schriftelijk
verklaren dat zij de FCPA als onderdeel van het beleid en de procedures van
Valspar inzake het in de hand nemen van een bepaald type consultants, agenten en
vertegenwoordigers. Zie de bijlage voor ons beleid en onze procedures inzake het
in de hand nemen van buitenlandse agenten.
Alle werknemers die in contact komen met overheidsambtenaren waar ook ter
wereld, moeten de hoogste professionele normen aanhouden. Biedt nooit iets van
waarde aan dergelijke ambtenaren aan. Omkopen van overheidsambtenaren kan
leiden tot strafsancties voor zowel Valspar als de werknemer. Evenzo is het
verkrijgen van verkoop door middel van steekpenningen of cashbetalingen ten
strengste verboden.
Daarnaast vereist de FCPA dat Valspar nauwkeurige en volledige financiële
boeken en bescheiden houdt. Alle zakelijke transacties moeten dus worden
geboekt en correct worden geboekt in de financiële boeken en bescheiden van de
businessunit. Zie de bijlage voor het volledige beleid.
8. Naleving van
antitrustwetten
De antitrustwetten dienen strikt te worden nageleefd.
Conform het beleid van Valspar dienen alle commerciële beslissingen volledig
onafhankelijk te worden genomen, zonder afspraken of overeenkomsten met
concurrenten. Dit beleid verbiedt absoluut elk gedrag dat die onderliggende
principes van de antitrustwetten schendt of lijkt te schenden waarbij afspraken of
overeenkomsten worden verboden tussen concurrenten bij een aankoop of
verkoop over prijzen, verkoopvoorwaarden, marktverdeling, verdeling van
klanten of enige andere activiteit die een beperking is van de concurrentie, hetzij
door kopers of verkopers. Strikte naleving van dit beleid is verplicht. Zie de
bijlage voor het volledige beleid.
9. Naleving van het
arbeidsrecht
Het beleid van Valspar stelt dat geen zaken mogen worden gedaan met
leveranciers of anderen die het van toepassing zijnde arbeidsrecht niet naleven.
5
Valspar zal geen goederen of diensten kopen of gebruiken die werden vervaardigd
of geleverd als er een schending van de van toepassing zijnde arbeidswetten werd
gepleegd.
10. Naleving van
internationale export,
import en handel
Valspar kent een beleid van voldoen aan de nalevingwetten betreffende export,
import en handel in elk land waar wij zaken doen.
Hoewel Valspar gevestigd is in de Verenigde Staten, doen wij zaken over de hele
wereld. Elk land waar wij zaken doen, kent haar eigen wetten en regelgeving
inzake de manier waarop wij zaken doen, inclusief hoe onze producten,
technische gegevens en technologie geïmporteerd en geëxporteerd worden. Alle
werknemers moeten de toepasselijke wetten en regelgeving begrijpen die Valspar
helpen om haar reputatie als verantwoordelijk mondiaal bedrijf in stand te
houden, inclusief het volgende:
Exportcontrole. Werknemers moeten nationale en internationale wetten voor het
exporteren van producten, technische gegevens en technologieën van het ene naar
het andere land begrijpen en opvolgen. Voor veel export is een overheidslicentie
of –vergunning nodig (afhankelijk van de aard of de waarde van het product, de
technische gegevens of technologie die geëxporteerd wordt) en, onder bepaalde
omstandigheden, kunnen wetten voor exportcontrole Valspar of haar werknemers
verbieden om zaken te doen met specifieke landen. Elke werknemer die betrokken
is bij een exporttransactie dient contact op te nemen met de juridische afdeling in
het geval van enige vragen over de wet in het land waar de exporttransactie
plaatsvindt.
Douane en import. Douanewetten in de landen waar wij actief zijn, regelen en
verbieden in sommige gevallen de import van bepaalde producten of artikelen.
Het is belangrijk te onthouden dat deze voorschriften niet alleen gelden voor
transacties tussen Valspar en derden, maar ook voor transacties waarbij Valspar
producten, materiaal of artikelen overdraagt tussen locaties, partners,
samenwerkingsverbanden of dochterondernemingen. Douaneregels vereisen dat
Valspar-werknemers met de juiste documentatie kunnen aantonen dat Valspar
redelijke zorg heeft gedragen om ervoor te zorgen dat haar import voldoet aan de
toepasselijke wetten. Werknemers die betrokken zijn bij import van Valsparproducten, zijn verplicht om volledige, nauwkeurige en gedetailleerde informatie
te rapporteren betreffende geïmporteerde producten, zoals verplicht gesteld is
onder toepasselijk recht. Valspar verbiedt elke werknemer ten strengste om
opzettelijk foutieve of onnauwkeurige informatie te voorzien in verband met
douane en import.
11. Transacties met
voorkennis
Het is verboden om aandelen, obligaties, opties of andere effecten van enig
bedrijf te verhandelen op basis van vertrouwelijke informatie verworven op
het werk.
6
Effecten verhandelen met voorkennis is een ernstig misdrijf. Een transactie met
voorkennis is bijvoorbeeld het verhandelen van aandelen door iemand die in het
bezit is van belangrijke (koersgevoelige), niet-openbaar gemaakte informatie over
het bedrijf in kwestie. Informatie is “belangrijk” (koersgevoelig) indien de
informatie van invloed zou zijn op de beslissing van een gemiddelde persoon om
effecten te kopen, te verkopen of te houden. Informatie is “niet-openbaar” indien
de informatie niet werd vrijgegeven aan of verwerkt door het beleggerspubliek.
Het is in het belang van Valspar en haar werknemers dat wordt vermeden dat een
onderzoek naar transacties met voorkennis wordt gestart. Een persoon die wordt
veroordeeld voor transacties met voorkennis, kan worden onderworpen aan
aanzienlijke burgerrechtelijke en strafrechtelijke straffen. Het onderzoek kan de
reputatie van Valspar aantasten en Valspar onderwerpen aan bijkomende straffen.
Het beleid van Valspar verbiedt daarom alle werknemers om effecten met
voorkennis te verhandelen. Effecten verhandelen op basis van vertrouwelijke
informatie die men op het werk heeft verkregen, is verboden - ongeacht of de
informatie Valspar of een andere rechtspersoon betreft.
Conform de Amerikaanse effectenwetten legt Valspar bijkomende beperkingen op
voor het verhandelen van effecten door leden van de raad van bestuur en bepaalde
directieleden. De SEC (toezichthoudende instantie of het beurswezen in de VS)
eist dat deze personen onmiddellijk verkopen, aankopen en andere wijzigingen in
de eigendom van Valspar-effecten bekendmaken.
De wet op transacties met voorkennis is niet altijd duidelijk. Indien u twijfelt over
de toepassing van de wet op een bepaalde omstandigheid, vraag dan advies
voordat u de effecten verhandelt. Alle vragen dienen te worden geadresseerd aan
het kantoor van de algemene juridische adviseur op 612/851-7705.
12. Relatiegeschenken
Alleen geschenken van verwaarloosbare waarde mogen worden gegeven of
geaccepteerd. Voor uitzonderingen is goedkeuring vereist.
Relatiegeschenken omvatten, zonder beperking, geschenken, maaltijden,
cocktails, kortingen, hotelverblijven, ontspanning, recreatie, promotieproducten,
reizen en elk tastbaar of ontastbaar “product van waarde” waarvoor de ontvanger
niet de marktwaarde hoeft te betalen.
Werknemers van Valspar mogen geschenken geven of ontvangen bij aan het
bedrijf gerelateerde zakelijke transacties met klanten en leveranciers, mits aan alle
volgende richtlijnen wordt voldaan:
het geschenk is geen schending van de wet, reglementen, redelijke
marktgebruiken of het gekende beleid van de werkgever van een der partijen;
het geschenk is redelijk in kostprijs, waarde, hoeveelheid en frequentie;
7
het geschenk is geschikt voor de tijd en de plaats;
het geschenk kan een publiek onderzoek doorstaan zonder de reputatie van
Valspar te schaden;
het geschenk dient een gewoon en noodzakelijk zakelijk doel; en
het geschenk is van tevoren goedgekeurd door uw supervisor.
Men mag geen geschenken geven aan overheidsambtenaren of werknemers van
overheidsbedrijven aangezien dat doorgaans illegaal is en verboden wordt door
het onderdeel steekpenningen en smeergeld van de code.
Werknemers van Valspar mogen in geen enkele omstandigheid geld of een
equivalent daarvan (zoals een geschenkkaart of geschenkcertificaat) geven of
ontvangen als een relatiegeschenk. De verantwoordelijke voor uw gebied van het
bedrijf of de afdeling moet vooraf zijn/haar goedkeuring geven voor elk
afzonderlijk geschenk dat meer dan een verwaarloosbare waarde heeft.
13. Eerlijke transacties
Elke werknemer moet trachten om eerlijk te handelen met de klanten,
leveranciers, concurrenten en andere werknemers van Valspar.
Een werknemer mag nooit op oneerlijke wijze van iemand gebruikmaken door
manipulatie, geheimhouding, misbruik van vertrouwelijke informatie, onjuiste
voorstelling van belangrijke feiten of enige andere opzettelijk oneerlijke
handelspraktijken.
14. Politieke bijdragen
en overheidsdonaties
De fondsen, eigendommen of diensten van Valspar mogen niet worden gebruikt
als bijdrage voor of gedoneerd worden aan enig doel dat verbonden is met enige
overheid (inclusief haar diverse instanties) of aan een politieke partij, kandidaat
of politiek comité.
Werknemers mogen daarenboven geen bijdragen aanbieden of beloven aan een
openbare ambtenaar om deze ambtenaar bij de uitvoering van zijn/haar taken te
beïnvloeden.
15. Vertrouwelijke
informatie
Een van de belangrijkste activa van Valspar is haar vertrouwelijke
bedrijfsinformatie. De wettelijke verplichtingen en concurrentiepositie
van Valspar vereisen vaak dat deze informatie vertrouwelijk blijft.
Vertrouwelijke bedrijfsinformatie kan doorgaans in twee categorieën worden
onderverdeeld. De eerste categorie omvat informatie die uitsluitend voor intern
gebruik bedoeld is. Deze informatie heeft doorgaans te maken met de activiteiten
van Valspar - klantenlijsten, prijzen voor klanten, prijzen van leveranciers,
kortingen, informatie over aanschaf/leveranciers, formules, productietechnieken
of “handelsgeheimen” (vertrouwelijke informatie gebruikt in de gang van zaken
om aan Valspar een concurrentievoordeel te geven). Valspar neemt maatregelen
om deze informatie onbeperkt geheim te houden. Alle werknemers moeten
8
voldoen aan het beleid van Valspar betreffende handelsgeheimen, dat beschikbaar
is op het intranet van het bedrijf.
De tweede categorie omvat vertrouwelijke informatie die Valspar op routinebasis
publiceert voor het beleggerspubliek. Deze informatie betreft vaak het financiële
resultaat van Valspar (zoals de financiële kwartaalresultaten van de activiteiten
van Valspar) of behandelt gebeurtenissen die significante (of
“belangrijke”/koersgevoelige) gevolgen hebben voor de waarde van de Valspareffecten. Onbehoorlijke bekendmaking of gebruik van deze informatie voor
persoonlijk gewin kan de persoon blootstellen aan significante burgerrechtelijke
en strafrechtelijke straffen.
Werknemers mogen geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie bekendmaken buiten
Valspar, tenzij aan de registeraccountant en professionele adviseurs van Valspar
die een geheimhoudingsplicht hebben. Zelfs binnen Valspar mag vertrouwelijke
bedrijfsinformatie uitsluitend worden besproken met personen die de informatie
moeten weten. De verplichting van een werknemer om vertrouwelijke
bedrijfsinformatie te beschermen, houdt zelfs niet op wanneer de werknemer
Valspar verlaat. Als u twijfelt over de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie,
neem dan contact op met uw supervisor voordat u de informatie onthult.
16. Informatie over
concurrenten
Werknemers mogen nooit proberen om incorrect verkregen informatie over
concurrenten te verkrijgen of te accepteren.
Valspar zal geen werknemers aannemen om vertrouwelijke informatie over
andere bedrijven in te winnen. Toch is het mogelijk dat nieuwe werknemers in het
bezit zijn van vertrouwelijke informatie over hun voormalige werkgever.
Werknemers van Valspar mogen niet proberen om dergelijke informatie in te
winnen, nieuwe werknemers mogen deze informatie niet onthullen of toestaan dat
hun collega's bij Valspar gebruikmaken ervan.
17.
Belangenverstrengeling
Elke werknemer heeft een loyaliteitsplicht ten opzichte van Valspar.
Voor werknemers:
Vermijd elke situatie waarin uw persoonlijke belangen tegenstrijdig kunnen zijn
aan de belangen van Valspar. In de onderstaande paragrafen wordt ingegaan op
een aantal mogelijke probleemgebieden. Dit is geen uitputtende lijst. Het
algemene principe is echter eenvoudig: wees altijd zeer voorzichtig als het zelfs
maar de schijn heeft dat u niet handelt in het voordeel van Valspar of waar uw
eigen belangen in botsing komen (of in botsing lijken te komen) met de belangen
van het bedrijf.
Veel gevallen van belangenverstrengeling kunnen opgelost of vermeden worden
indien deze op de juiste manier openbaar gemaakt en goedgekeurd worden. Maak
enige persoonlijke belangen of omstandigheden die een belangenverstrengeling
9
zouden kunnen veroorzaken (of zelfs maar gewoon de schijn dat u een
belangenverstrengeling ervaart) bekend aan uw supervisor wanneer u zich bewust
wordt van de omstandigheden die het conflict zouden kunnen creëren.
Werknemers die potentiële gevallen van belangenverstrengeling niet
bekendmaken, zouden gesanctioneerd kunnen worden, inclusief wen beëindiging
van hun dienstbetrekking. Indien geen actie ondernomen wordt om de
belangenverstrengeling op te lossen nadat u dit bekendmaakt bij uw supervisor,
dient u contact op te nemen met Personeelszaken of de juridische afdeling om te
bevestigen dat de belangenverstrengeling naar tevredenheid opgelost is.
Uw eerste verplichting rust bij Valspar. Valspar eist de volle aandacht van haar
medewerkers. Doorgaans is het praktisch onmogelijk om aan Valspar de volle
aandacht te schenken en nog uitgebreid werk te verrichten buiten Valspar. Externe
tewerkstelling kan daarenboven leiden tot belangenverstrengeling voor de
werknemer. Daarom moeten uw supervisor of Personeelszaken vooraf
goedkeuring geven voor externe tewerkstelling die omvangrijk is of tegenstrijdig
is aan de belangen van Valspar.
Maak geen gebruik van een zakelijke mogelijkheid voor eigen gewin, indien
die mogelijkheid Valspar ten goede zou kunnen komen. Een werknemer pleegt
een inbreuk op de loyaliteitsplicht, indien hij/zij persoonlijk voordeel haalt uit een
zakelijke mogelijkheid die rechtmatig aan Valspar behoort. Dit probleem ontstaat
wanneer een werknemer een belang heeft in een rechtspersoon die een product of
dienst aanbiedt die ook door Valspar zou kunnen worden aangeboden, of wanneer
een werknemer een dergelijk product of dienst direct aanbiedt.
Financiële belangen in een concurrent, leverancier of klant kunnen
belangenverstrengeling doen ontstaan. Werknemers moeten situaties en
activiteiten vermijden waarbij hun persoonlijke belangen tegenstrijdig zijn of
redelijkerwijze tegenstrijdig zouden kunnen lijken aan de belangen van Valspar.
De supervisor van de werknemer en de algemene juridische adviseur moeten
daarom vooraf elk financieel belang goedkeuren dat een werknemer of naaste
verwant van een werknemer heeft in een concurrent, leverancier of klant.
Persoonlijke relaties. De persoonlijke relaties die u hebt met andere Valsparwerknemers kunnen tevens een belangenverstrengeling veroorzaken. Het gaat
tegen het beleid van Valspar in dat een manager als supervisor optreedt van een
familielid of een romantische relatie aangaat met een rapporterende werknemer.
Werknemers die dit probleem tegenkomen, moeten de persoonlijke relatie
onmiddellijk bekendmaken en de kwestie bespreken met zijn of haar supervisor of
Personeelszaken.
Voor de raad van
bestuur van Valspar:
Dit gedeelte over belangenverstrengeling is ook van toepassing op bestuursleden
die niet in dienstverband fungeren, behalve betreffende de bepalingen over
tewerkstelling buiten Valspar. Belangenverstrengeling voor bestuursleden kan
10
ontstaan wanneer het bedrijf voorstelt om een transactie of regeling af te sluiten
waarbij een bestuurslid een ander voordeel zou verkrijgen dan de voordelen
verbonden aan de functie van bestuurslid of aandeelhouder. Daarenboven kan er
belangenverstrengeling ontstaan wanneer een bestuurslid andere belangen heeft
dan die van Valspar. Wanneer een bestuurslid van Valspar op de hoogte is van
bestaande of mogelijke belangenverstrengeling, dient het bestuurslid onmiddellijk
contact op te nemen met de leidinggevende directeur, de CEO of de algemene
juridische adviseur en de feiten en omstandigheden bekend te maken. De raad van
bestuur van Valspar is verantwoordelijk voor het nazicht van de feiten en
omstandigheden en voor de aangewezen maatregelen betreffende
belangenverstrengeling van zijn leden.
18. Gebruik van de
activa van Valspar
Alle activa van Valspar mogen uitsluitend worden gebruikt voor de zakelijke
doelen van Valspar.
19. Beleid over e-mailEn computertoegang
Om het voor Valspar mogelijk te maken haar zakelijke activiteiten te
verwezenlijken en een concurrentievoordeel te behouden, dient Valspar haar
uitvindingen, ontdekkingen, eigendomsrechtelijk beschermde technische en
zakelijke informatie en eigendom, inclusief elektronische informatie, te
beschermen.
Elke werknemer die toegang heeft tot het Valspar-netwerk, Valspar-applicaties en
-gegevens, e-mail en internet via computers en software in eigendom van Valspar,
moet daarom het beleid voor e-mail- en computertoegang naleven bij gebruik
ervan. Zie de bijlage voor het volledige beleid.
20. Bewaring van
documenten
Aantekeningen, e-mails en andere documenten moeten worden bewaard
conform het beleid van Valspar voor het bewaren van documenten, dat
beschikbaar is op het intranet van het bedrijf.
Indien u weet dat er een juridische procedure op handen is of aan de gang is
waarbij Valspar is betrokken, moet u onmiddellijk maatregelen nemen om alle
mogelijk pertinente documenten en dossiers te bewaren, en moet u onmiddellijk
contact opnemen met de juridische afdeling.
21. Geen verklaring
van afstand
Enkel de raad van bestuur mag afstand doen van enige bepaling van deze code.
11
BIJLAGE
Bedrijfsbeleid van Valspar
i
Beleid over seksuele intimidatie
iii
Offensief gedrag/beleid over intimidatie en pesterijen
iv
Gelijke kansenbeleid
v
Beleid en richtlijnen Foreign Corrupt Practices Act
xvii
Antitrustbeleid
xxi
Beleid voor e-mail en computertoegang
12
Beleid over seksuele intimidatie
Valspar accepteert geen seksuele intimidatie van een werknemer op het werk. Seksuele intimidatie is een
schending van de individuele rechten van een werknemer en Valspar zal elke situatie aanpakken waarbij er
seksuele intimidatie kan zijn.
Seksuele intimidatie omvat ongewenste seksuele toenadering, de vraag naar seksuele gunsten of ander verbaal
of fysiek gedrag van een seksuele aard indien:
onderwerping aan dit gedrag uitdrukkelijk of impliciet als voorwaarde wordt gesteld om in dienst te
blijven;
onderwerping aan of verwerping van zulk gedrag door een persoon wordt gebruikt als de basis voor
toekomstige beslissingen aangaande de tewerkstelling van deze persoon;
dit gedrag tot doel en als gevolg heeft dat onredelijke invloed wordt uitgeoefend op de werkprestaties
van een persoon, of dat er een intimiderende, vijandige of offensieve werkomgeving wordt geschapen.
Hierna volgen een aantal voorbeelden van gedragingen die wellicht of zeker seksuele intimidatie zijn (deze lijst
is niet bedoeld om alle gevallen te omvatten):
gebruik van offensieve of vernederende taal met een seksuele connotatie
ongewenste lichamelijke nabijheid, gedrag, acties of contact
ongewenste suggesties of uitnodigingen voor sociale afspraken of werkgerelateerde sociale evenementen
elke uitdrukkelijke of geïmpliceerde aanwijzing dat de werkzekerheid, toegewezen functie,
werkvoorwaarden of promotiekansen van een werknemer kunnen afhangen van het toestaan van
seksuele gunsten
een actie in verband met de werkstatus van een werknemer die feitelijk wordt beïnvloed door de
overweging dat sociale of seksuele gunsten worden toegestaan of geweigerd
vrijwillig of onverschillig scheppen van een atmosfeer van seksuele intimidatie
vrijwillig of onverschillig grappen of opmerkingen maken van een seksuele aard aan of in de nabijheid
van een werknemer die dergelijke grappen of opmerkingen offensief kan vinden
materiaal met seksuele inhoud of van seksuele aard (zoals strips, artikels, foto's etc.) tonen of verzenden
via e-mail, interne post, internet of andere media naar een werknemer die dit materiaal offensief kan
vinden
Van alle werknemers wordt verwacht dat zij hun collega's, ondergeschikten en oversten te allen tijde met
respect behandelen.
Als u denkt dat u het slachtoffer bent van seksuele intimidatie, hebt u het recht om te eisen dat de overtreder(s)
daarmee onmiddellijk stopt (stoppen), ongeacht zijn/haar functie of bevoegdheid in het bedrijf. U hebt ook het
recht om het geval onmiddellijk te melden aan uw supervisor en een medewerker bij Personeelszaken, en u zou
dit moeten doen. Aan werknemers die betrokken zijn bij seksuele intimidatie, zullen sancties worden opgelegd,
gaande tot en met ontslag.
i
Als u denkt dat u onmogelijk een geval van seksuele intimidatie aan uw supervisor kunt melden, of dat deze
melding zonder gevolg zal blijven, of dat de supervisor de oorzaak is van de intimidatie, meld de situatie dan
aan de directie in uw locatie en een medewerker bij Personeelszaken, de vice-president van uw businessgroep of
de juridische afdeling.
U hebt het recht en de verantwoordelijkheid om uw supervisor of een van de bovenstaande personen te
informeren over elk probleem, zodat Valspar de aangewezen maatregelen kan nemen. Niemand zal worden
toegestaan om vergeldingsmaatregelen tegen u te nemen, als u hebt gezegd dat dergelijk gedrag moet
stoppen, of als u dergelijk gedrag hebt gemeld.
Een medewerker die getuige is van seksuele intimidatie of meent dat zij/hij het slachtoffer is van seksuele
intimidatie, maar anoniem wil blijven, kan ook bellen naar het nummer van de Valspar Business Conduct
Information Line om een klacht in te dienen. Het gratis nummer voor uw locatie staat vermeld op de achterkant
van deze code.
ii
Offensief gedrag/beleid over intimidatie en pesterijen
Valspar wil een werkomgeving hebben zonder offensieve of vernederende opmerkingen of gedragingen.
Offensief gedrag en pesterijen van een werknemer zijn daarom verboden. Offensief gedrag en pesterijen zijn
onder meer onbehoorlijke opmerkingen of acties die kwetsend zijn voor iemand anders op basis van ras,
huidkleur, geloof, geslacht, godsdienst, geboorteland, handicap, leeftijd, burgerlijke staat, seksuele voorkeur,
veteranenstatus of een andere classificatie die beschermd wordt door de lokale, nationale of federale wet.
Offensief gedrag is ook een verzoek om deel te nemen aan illegaal, immoreel of onethisch gedrag en kan ook
onbehoorlijk lichamelijk contact zijn.
Als u denkt dat u het slachtoffer bent van offensief gedrag, hebt u het recht om te eisen dat de overtreder(s)
daarmee onmiddellijk stopt (stoppen), ongeacht zijn/haar functie of bevoegdheid in het bedrijf. U hebt ook het
recht om dergelijk gedrag onmiddellijk te melden aan uw supervisor en een medewerker bij Personeelszaken, en
u zou dit moeten doen. Aan werknemers die betrokken zijn bij offensief gedrag of pesterijen, zullen sancties
worden opgelegd, gaande tot en met ontslag.
Als u denkt dat u het offensief gedrag onmogelijk aan uw supervisor kunt melden, of dat deze melding zonder
gevolg zal blijven, of dat de supervisor de oorzaak is van het offensief gedrag, meld de situatie dan aan de
directie in uw locatie en een medewerker bij Personeelszaken, de vice-president van uw businessgroep of de
juridische afdeling. U hebt het recht en de verantwoordelijkheid om een van de bovenstaande personen te
informeren over elk probleem, zodat Valspar de aangewezen maatregelen kan nemen. Niemand zal worden
toegestaan om vergeldingsmaatregelen tegen u te nemen, als u hebt gezegd dat dergelijk gedrag moet
stoppen, of als u dergelijk gedrag hebt gemeld.
Een medewerker die getuige is van offensief gedrag of pesterijen of meent dat zij/hij het slachtoffer ervan is,
maar anoniem wil blijven, kan ook bellen naar het nummer van de Valspar Business Conduct Information Line
om een klacht in te dienen. Het gratis nummer voor uw locatie staat vermeld op de achterkant van deze code.
iii
Gelijke kansenbeleid
Valspar voert een beleid dat elke vorm van discriminatie verbiedt op basis van ras, huidkleur, geloof, geslacht,
godsdienst, geboorteland, handicap, leeftijd, burgerlijke status, seksuele voorkeur, veteranenstatus, of een
andere classificatie die beschermd wordt door de lokale, nationale of federale wet. Dit beleid van geen
discriminatie is van toepassing op tewerkstellingspraktijken en -procedures, zoals:
Mogelijkheden voor functietoewijzing, overplaatsing en promotie
Salaris en andere vormen van vergoeding
Opleidingsmogelijkheden
Sancties, demotie, ontslag en beëindiging van dienstverband
Gebruik van de bedrijfsgebouwen en deelname aan activiteiten van het bedrijf
De mogelijkheid om te werken in een omgeving zonder onwettige intimidatie en pesterijen
Als u denkt dat u het slachtoffer bent van discriminatie, dan hebt u het recht om dergelijk gedrag onmiddellijk te
melden aan uw supervisor en een medewerker bij Personeelszaken. Aan werknemers die betrokken zijn bij
discriminatie, zullen sancties worden opgelegd, gaande tot en met ontslag.
Als u denkt dat u het geval van discriminatie onmogelijk aan uw supervisor kunt melden, of dat deze melding
zonder gevolg zal blijven, of dat de supervisor de oorzaak is van de discriminatie, meld de situatie dan aan de
directie in uw locatie en een medewerker bij Personeelszaken, de vice-president van uw businessgroep of de
juridische afdeling. U hebt het recht en de verantwoordelijkheid om uw supervisor of een van de bovenstaande
personen te informeren over elk probleem, zodat Valspar de aangewezen maatregelen kan nemen. Niemand zal
worden toegestaan om vergeldingsmaatregelen tegen u te nemen, als u hebt gezegd dat dergelijk gedrag moet
stoppen, of als u dergelijk gedrag hebt gemeld.
Een medewerker die getuige is van discriminatie of meent dat zij/hij het slachtoffer is van discriminatie, maar
anoniem wil blijven, kan ook bellen naar het nummer van de Valspar Business Conduct Information Line om
een klacht in te dienen. Het gratis nummer voor uw locatie staat vermeld op de achterkant van deze code.
iv
Beleid en richtlijnen Foreign Corrupt Practices Act
Inleiding
Het beleid van Valspar stelt dat zaken en activiteiten buiten de Verenigde Staten moeten worden gedaan in
volledige naleving van de letter en de geest van de Amerikaanse wet op corrupte praktijken in het buitenland
(Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) en de wet van enig land die het omkopen van buitenlandse ambtenaren
verbiedt. Geen directielid, werknemer of agent van Valspar is bevoegd om aan een buitenlandse ambtenaar een
betaling voor te stellen om hem/haar te overhalen invloed uit te oefenen op een daad of beslissing van de
regering die Valspar of een dochterbedrijf ervan zal helpen om zaken te winnen of te behouden.
Alle directieleden, werknemers en agenten zijn krachtens het beleid van Valspar en de Amerikaanse federale
wetgeving ook verplicht om boeken, bescheiden en rekeningen bij te houden op een wijze die alle transacties en
het gebruik van het vermogen van Valspar nauwkeurig en eerlijk weergeeft.
De gevolgen van niet-naleving van deze beleidsregels kunnen rampzalig zijn voor Valspar en haar werknemers.
Schending van de FCPA door een werknemer van Valspar kan resulteren in miljoenen dollar in boeten tegen
Valspar en zou de reputatie van Valspar ernstig kunnen schaden. De werknemer kan strafrechtelijk worden
vervolgd, worden beboet en in de gevangenis terechtkomen. Valspar kan daarnaast alle noodzakelijke sancties
nemen – inclusief ontslag – tegen werknemers die dit beleid schenden.
Het wettelijk kader
De FCPA verbiedt algemeen corrupte betalingen om een buitenlandse ambtenaar te overhalen zijn of haar
invloed aan te wenden om een handeling of beslissing van een regering zo te beïnvloeden dat Valspar of een
van haar dochterbedrijven zaken winnen of behouden.
De FCPA bepaalt eveneens dat emittenten van geregistreerde Amerikaanse effecten “boeken, bescheiden en
rekeningen houden die met voldoende detail de transacties en het gebruik van het vermogen” van de emittent
“nauwkeurig en eerlijk weergeven”. Naleving van de bepalingen inzake boeken en bescheiden vereist dat
dergelijke bedragen nauwkeurig worden genoteerd en geboekt, ongeacht of ze al dan niet aan een
regeringsambtenaar werden betaald.
De FCPA verbiedt om bedragen aan buitenlandse ambtenaren te betalen of aan te bieden in de context van
corruptie. Corrupte betalingen in de context van de FCPA zijn betalingen bedoeld om een buitenlandse
ambtenaar te overhalen zijn of haar officiële functie te misbruiken of een officiële functie niet uit te voeren. De
definitie van de FCPA van betalingen omvat cash, geschenkkaarten of het geven van iets anders van waarde,
zoals geschenken, maaltijden en ontspanning, vergoeding van reis- of bedrijfskosten en leningen. De verboden
betaling kan plaatsvinden om zaken voor Valspar en/of haar dochterbedrijven te winnen of te behouden. Het
bedrag kan ook worden betaald om een bepaalde wet, reglement of beslissing te bekomen die de zaken van
Valspar ten goede zal komen.
De corrupte betaling moet aan een buitenlandse ambtenaar worden uitgevoerd. Een buitenlandse ambtenaar in
de context van de FCPA is een functionaris of werknemer van een buitenlandse regering of een ministerie,
instelling of orgaan ervan of een persoon die handelt in een officiële bevoegdheid voor of namens een
dergelijke regering, ministerie, instelling of orgaan, inclusief directieleden en andere werknemers van
v
parastatale instellingen. De term buitenlandse ambtenaar omvat ook een functionaris bij een politieke partij en
een kandidaat voor een politiek ambt.
Valspar autoriseert en vergeeft tevens geen betalingen van “commerciële steekpenningen” die gedaan worden
aan iemand bij een ander bedrijf (zoals een klant of leverancier) om die persoon ertoe aan te zetten om ongepast
te handelen ten voordele van Valspar.
Alle dergelijke betalingen schenden het beleid van Valspar en schenden in de meeste gevallen tevens de wet
van het land waarin een ongepaste betaling van commerciële steekpenningen gedaan wordt. Door een dergelijke
betaling niet correct te noteren en te boeken wordt het beleid van Valspar eveneens geschonden. Valspar
verbiedt werknemers om hun persoonlijke middelen te gebruiken om buitenlandse ambtenaren te betalen.
Betalingen aan derden, zoals agenten, consultants en adviseurs kunnen een schending betekenen van de FCPA
indien er reden was om te weten dat het bedrag geheel of gedeeltelijk zal worden aangeboden, gegeven of
beloofd aan een buitenlandse ambtenaar voor een van de bovenvermelde, verboden doelen.
Beleid en procedures voor het inhuren van agenten
Valspar-werknemers die verantwoordelijk zijn voor het inhuren van agenten om op te treden namens Valspar
buten de Verenigde Staten, zijn verplicht om te voldoen aan het beleid en de procedures die hieronder
uiteengezet worden. In het kader van dit beleid is een “agent” enige persoon., bedrijf of entiteit die ingehuurd
wordt door Valspar en die de autoriteit heeft om op te treden voor of namens Valspar of anderszins Valspar
tegen kosten te vertegenwoordigen bij klanten of overheidsambtenaren, zoals verkoopvertegenwoordigers,
agenten en consultants. Er zijn drie standaardstappen die Valspar-werknemers moeten nemen voor het
reduceren van de kans op een verboden betaling door een agent aan een ambtenaar van een buitenlandse
overheid waarmee Valspar zakendoet en voor het minimaliseren van het risico dat een dergelijke betaling
geacht wordt in kennis te zijn van Valspar of haar werknemers indien dit optreedt. (1) Procedures van due
diligence voorafgaand aan indienstneming; (2) Contractprocedures agent; en (3) Monitoren na indienstneming.
Due diligence voorafgaand aan indienstneming
Voordat enige relatie of overeenkomst aangegaan wordt met een agent moeten Valspar-werknemers de
volgende stappen ondernemen voor het verkrijgen van achtergrondinformatie over de agent en moeten zij de
potentiele risico’s beoordelen:
Stap één
De toekomstige agent vereisen om de FCPA-vragenlijst voor agenten in te vullen op het formulier dat
goedgekeurd is door de juridische afdeling.
Stap twee
Het goedkeuringsformulier voor agenten en de FCPA-vragenlijst voor agenten indienen bij de
ambtenaar die verantwoordelijk is voor de bedrijfsgroep ter revisie en goedkeuring. De ambtenaar die
verantwoordelijk is voor de bedrijfsgroep moet het goedkeuringsformulier voor agenten ondertekenen
vi
waarbij aangegeven wordt dat hij of zij instemt dat een legitieme zakelijke noodzaak bestaat om de
agent in te huren; en
Stap drie
De ingevulde FCPA-vragenlijst voor agenten en het ingevulde goedkeuringsformulier voor agenten
indienen bij de senior directeur Financiën van de bedrijfsgroep ter revisie en goedkeuring.
De senior directeur Financiën voor de bedrijfsgroep moet de toekomstige agent goedkeuren voordat (i) enige
Valspar-werknemer een overeenkomst kan afsluiten met de agent, (ii) de agent begint te werken namens
Valspar, of (iii) enige betaling geautoriseerd wordt aan de agent.
Alle goedgekeurde agentschapovereenkomsten worden bewaard in een gecentraliseerd agentenregister dat
gezamenlijk beheerd wordt door de financiële afdeling en de juridische afdeling. Een intern
accountantsonderzoek controleert regelmatig de agentschaprelaties en naleving van het proces van due diligence
dat hierboven omschreven wordt.
Indienstneming van agent
De voorwaarden en condities van alle relaties met agenten die geautoriseerd zijn om op te treden namens
Valspar, moeten uiteengezet worden in het overeenkomstformulier dat goedgekeurd is door de juridische
afdeling voor het voorzien van de gewenste services. Formulieren van dergelijke overeenkomsten zijn
beschikbaar bij de juridische afdeling en op het intranet van de juridische afdeling. Betaling van honorariums
wordt bepaald na uitvoering van alle stappen betreffende due diligence voorafgaand aan indienstneming.
Certificeringformulieren worden indien nodig voorzien aan werknemers en alle agentovereenkomsten moeten
goedgekeurd worden door de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de bedrijfsgroep, voorafgaand aan
uitvoering daarvan.
Monitoren van agenten na indienstneming
De Valspar-werknemer die verantwoordelijk is voor het toezien op het werk van de agent voor Valspar, is
verplicht om de bedrijfsactiviteiten van de agent namens Valspar regelmatig te monitoren. Alle agenten die
ingehuurd worden door Valspar, moeten het bijgevoegde certificeringformulier invullen aan het begin van de
relatie en daarna op jaarbasis. Enige alarmsignalen die geïdentificeerd worden door de bedrijfsactiviteiten van
de agent, moeten grondig onderzocht worden. Valspar zal haar relatie met de agent opnieuw evalueren
gebaseerd op het resultaat van enig onderzoek en zal haar relatie met de agent beëindigen indien het onderzoek
enig ongepast gedrag van de agent onthult.
De werknemer die de agent inhuurt namens Valspar, is persoonlijk verantwoordelijk om ervoor te
zorgen dat de activiteiten van de agent volledig in naleving zijn van de gedragscode en de wettelijke
verplichtingen van Valspar. Enige werknemer die niet goed toeziet op een agentrelatie of mogelijke
ongepaste activiteiten van een agent voor wie de werknemer verantwoordelijk is niet onmiddellijk
bekendmaakt, wordt gesanctioneerd, tot en met beëindiging van de dienstbetrekking.
vii
Straffen voor schendingen
De Amerikaanse overheid heeft de criminele straffen voor schendingen van de FCPA aanzienlijk verzwaard in
1988. Een schending van de bepalingen inzake steekpenningen en boekhouding kan voor het individu een boete
van $ 250.000 of twee keer de bruto winst of het bruto verlies van het misdrijf, indien dit meer is, en tot vijf jaar
gevangenisstraf tot gevolg hebben. Valspar kan een boete krijgen tot $ 2 miljoen of twee keer de bruto winst of
het bruto verlies van het misdrijf, indien dit meer is.
viii
Attest inzake de Foreign Corrupt Practices Act van een Valspar-agent
Ik, __________________________, een naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger van [NAAM VAN
AGENT] bevestig dat ik, mijn bedrijf en iedereen die door mij of mijn bedrijf ingehuurd wordt, op de hoogte
ben van het anti-omkoop- en smeergeldbeleid van Valspar en de vereisten van de Foreign Corrupt Practices
Act. Ik verklaar en bevestig dat ik te allen tijde zal voldoen aan alle aspecten van het anti-omkoop- en
smeergeldbeleid van Valspar en de vereisten van de FCPA terwijl ik ingehuurd ben om enige
bedrijfsactiviteiten ui te voeren namens Valspar. Ik ga akkoord en begrijp dat enige schendingen van het beleid
van Valspar betreffende de Foreign Corrupt Practices Act kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van enige
overeenkomst met Valspar zonder verdere betaling of verhaal door mij of mijn bedrijf.
Ik verklaar en bevestig verder dat ik niet op de hoogte ben van de aanbieding, betaling, belofte tot betalen of
goedkeuring van een geldbedrag, of de aanbieding, het geven, belofte te geven of de toestemming om iets van
waarde te geven of aan te bieden, direct of indirect, aan een buitenlandse ambtenaar, werknemers van een
buitenlands overheidsbedrijf, buitenlandse politieke partij of een kandidaat voor een politiek ambt in het
buitenland, of aan een persoon in de wetenschap dat het geld of de zaak van waarde geheel of gedeeltelijk,
direct of indirect, zal worden aangeboden, gegeven of beloofd om zaken te verwerven of te behouden, of
betalingen om een gunstige wet, reglement of beslissing te krijgen die ten voordele zal zijn van de zaken van
Valspar.
Ik verklaar en bevestig daarnaast dat, conform het beleid van Valspar en naar mijn beste weten en vermogen,
alle boeken, bescheiden en rekeningen waarvoor ik verantwoordelijk ben of waarvan ik op de hoogte ben via
mijn businessactiviteiten, een nauwkeurige en eerlijke weergave zijn van alle transacties en het gebruik van het
vermogen van Valspar.
Gedateerd: _____________________
Handtekening: _________________________________________
ix
VALSPAR-VRAGENLIJST VOOR AGENTEN
1.
Naam bedrijf:
2.
Land(en) waarin u Valspar gaat vertegenwoordigen:
3.
Managementinformatie:
Voorzitter/President:
Managing director:
Overige directeurs:
4.
Eigenaars/aandeelhouders (neem naam, land van verblijf en % eigendom op):
5.
Moederbedrijf:
Dochterondernemingen:
Bedrijven in gezamenlijk bezit:
6.
Bedrijfsreferenties (indien niet eerder al gegeven):
(a)
(b)
(c)
7.
Referenties bankkrediet:
(a)
(b)
(c)
8.
Andere bedrijven waarbij de Managing Director betrokken is:
9.
Andere bedrijven waarbij andere directeurs betrokken zijn:
x
10.
Historische achtergrond. Geef een korte omschrijving van primaire bedrijfsactiviteiten, aantal jaar in
bedrijf, wijzigingen in eigendom, groeiplannen:
11.
Geef een korte omschrijving van ervaring en kwalificaties van managementpersoneel:
12.
Voeg financiële verslaglegging (indien mogelijk gecontroleerd) toe voor de afgelopen drie jaar,
inclusief balans en winst-/verliesrekening.
13.
Vermeld kort alle bijdragen, in contanten of anderszins, die gedaan zijn gedurende de afgelopen drie
jaar aan enige politieke partij, kandidaat, overheidsinstelling of –afdeling of liefdadigheidsinstelling.
14.
Is uw organisatie, of enige van de ambtenaren, directeurs, eigenaars of leden van het management
ooit onderzocht voor, veroordeeld voor of een schikking of pleidooi aangegaan inzake omkoping of
corrupte praktijken? Indien dat het geval is, geef dan een toelichting:
15.
Heeft enige huidige of voormalige overheidsambtenaar, werknemer van een overheidsbedrijf,
ambtenaar van een politieke partij, kandidaat voor een politiek ambt of familielid van deze personen
een eigendomsbelang, direct of indirect, in uw bedrijf?
16.
Is enige huidige of voormalige overheidsambtenaar, werknemer van een overheidsbedrijf, ambtenaar
van een politieke partij, kandidaat voor een politiek ambt of familielid van deze personen, een
ambtenaar of directeur in uw bedrijf?
17.
Indien het antwoord op vraag 15 of 16 “ja” is:
(a)
Vermeld de naam en officiële functie van een dergelijke persoon binnen de overheid
of politieke partij:
(b)
Omschrijf zijn/haar officiële taken en verantwoordelijkheden bij de overheid,
overheidskantoor of politieke partij en, indien de persoon een familielid van een
ambtenaar, directeur of eigenaar van uw bedrijf is, de relatie van die ambtenaar met
uw personeel:
(c)
Geef het type en de mate van zijn/haar eigendomsbelangen in uw bedrijf aan (bijv.
percentage eigendom, functies bij uw bedrijf, aandeelhouder, ambtenaar, directeur,
enz.)
xi
Getuige
Handtekening
Getypte naam
Getypte naam/titel
Datum:
xii
GOEDKEURINGSFORMULIER TOEKOMSTIGE AGENT
INSTRUCTIES: Dit formulier is bedoeld voor gebruik bij het verkrijgen van goedkeuring van het management,
de financiële afdeling en de juridische afdeling om te beginnen met het proces van indienstneming van een
agent, consultant, vertegenwoordiger of andere derde die gevestigd is buiten de Verenigde Staten, om op te
treden namens Valspar onder het beleid en de procedures die uiteengezet worden in de normen voor
bedrijfsgedrag en ethiek.
Indienende persoon:
Datum:
Naam/adres van bedrijf/toekomstige agent:
Gedetailleerde omschrijving van verwachte activiteiten die bedrijf/toekomstige agent zal uitvoeren
namens Valspar (voeg enige relevante ondersteunende documentatie bij):
Zakelijke reden voor inhuren toekomstige agent:
Verwachte honorarium(s) om te betalen aan toekomstige agent:
Zal van de toekomstige agent verwacht worden dat hij/zij een beroep doet op overheidsambtenaren
of overheidsinstellingen? Indien dat het geval is, geef dan een gedetailleerde samenvatting van
dergelijke verwachte activiteiten:
GOEDKEURINGEN:
______________________________________ ______________________________________
Indienende werknemer/datum
Vicepresident groep/datum
xiii
VEELGESTELDE VRAGEN
FOREIGN CORRUPT PRACTICES ACT
V: Wat is de “FCPA”?
FCPA staat voor de Foreign Corrupt Practices Act, een Amerikaanse wet die het aanbieden van een
steekpenning aan enige buitenlandse ambtenaar veroordeelt als een misdaad. De FCPA vereist tevens dat
bedrijven een nauwkeurige boekhouding bijhouden en dit goed controleren.
V: Dus de FCPA gaat alleen over het omkopen van buitenlandse ambtenaren?
Nee. Voor publieke bedrijven heeft de FCPA tevens regels betreffende de manier waarop transacties
omschreven moeten worden in al het papierwerk en de documenten van Valspar, alsook regels betreffende
boekhoudkundige controles die uitgevoerd moeten worden. Bij het maken van een verslag over de manier
waarop u de middelen van Valspar gebruikt hebt, of bij het invullen van papierwerk dat verbonden is aan enige
transactie, moet u volledig nauwkeurig zijn en een redelijke mate van detail geven bij het omschrijven van de
transactie. Geen enkel Valspar-document of –verslag mag om enige reden vervalst worden en geen niet
bekendgemaakte of niet geregistreerde verslagen van de fondsen of activa van Valspar mogen voor enig
doeleinde aangemaakt worden. Kortom, de FCPA verbiedt fondsen die niet op een juiste manier weergegeven
worden in de boeken en bescheiden van Valspar, zelfs wanneer een bedrijf die fondsen gebruikt voor een wettig
doeleinde.
V: Ik ben geen Amerikaans burger en ik werk bij Valspar buiten de Verenigde Staten. Geldt de FCPA
ook voor niet-Amerikaanse burgers en voor activiteiten buiten de Verenigde Staten?
Ja. De FCPA richt zich specifiek op illegale activiteiten buiten de Verenigde Staten. Individuen zijn onderhevig
aan de vereisten van de FCPA omdat zij werknemers zijn van Valspar, dat een Amerikaans bedrijf is dat tevens
valt onder de FCPA. Individuen kunnen tevens direct onder de Amerikaanse wet vallen indien zij permanente
inwoners van de VS of Amerikaanse burgers zijn, en omdat Valspar een Amerikaans genoteerde uitgever van
effecten is en opgenomen is in de Verenigde Staten.
V: Ik werk op de financiële afdeling en heb geen enkel contact met buitenlandse ambtenaren als
onderdeel van mijn werk bij Valspar. Moet ik mij druk maken om de FCPA?
Ja. Hoewel u niet direct in wisselwerking staat met buitenlandse ambtenaren, ziet u vaak het papierwerk dat
verbonden is met mensen die dat wel doen. U speelt een essentiële rol voor Valspar bij het detecteren en
rapporteren van ongepaste activiteit met betrekking tot buitenlandse ambtenaren. U moet waken voor meer dan
fraude. U moet kijken naar transacties die, hoewel deze goed gedocumenteerd en verantwoord zijn,
desalniettemin een overdracht van iets van waarde naar een buitenlandse ambtenaar betreffen, wat de FCPA zou
kunnen schenden. U moet bijvoorbeeld op uw hoede zijn voor een aanvraag van onkostenvergoeding die,
hoewel deze goed ondersteund wordt door een bon en zakelijk doeleinde, de FCPA zou kunnen schenden omdat
de onkosten een buitenlandse ambtenaar betroffen.
V: Ik werk regelmatig met overheidsbedrijven of samenwerkingsverbanden. De mensen waarmee ik bij
deze bedrijven te maken heb, zijn toch geen buitenlandse ambtenaren?
xiv
Ja. Betalingen aan werknemers van overheidsbedrijven kunnen de FCPA en het beleid van Valspar schenden.
De FCPA ziet werknemers van vele overheidsbedrijven als werknemers van de overheden die deze bedrijven in
hun bezit hebben. Belangrijk genoeg kan de FCPA het bedrijf zien als zijnde in het bezit van de overheid, en
haar werknemers als buitenlandse ambtenaren, zelfs als de lokale wet die instelling niet ziet als zijnde in het
bezit van de overheid. In het geval van enige vragen over het feit of een bedrijf waarmee u werkt in het bezit
van de overheid is, dient u te bellen met de juridische afdeling.
V: Indien de FCPA enkel betrekking heeft op het omkopen van buitenlandse ambtenaren, betekent dit
dan dat het omkopen van iemand die bij een privaat bedrijf werkt oké is?
Nee. Ongepaste betalingen die gedaan worden door Valspar-werknemers aan een privaat bedrijf (soms
“commerciële omkoperij” genoemd), zijn ongepast onder de gedragscode van Valspar en is tevens illegaal in
veel van de landen waar Valspar actief is. Er bestaat nooit een acceptabele reden voor het omkopen van iemand
in de loop van uw zaken bij Valspar.
V: Het is gebruikelijk in het land waar ik voor Valspar werk om geschenken of kleine geldbedragen te
geven op bepaalde feestdagen of bij sociale evenementen, zoals een bruiloft. Het is bijvoorbeeld
gangbare praktijk in Azië om op bepaalde momenten “rode enveloppe”-geld te geven en het zou als
onbeleefd beschouwd worden als ik dat niet zou doen, wat de zakelijke relaties van Valspar in Azië
werkelijk zou kunnen schaden. Staat de FCPA mij toe om de lokale gewoonte te respecteren door
geschenken of kleine geldbedragen te geven aan buitenlandse ambtenaren?
Nee. De ethische code van Valspar en het FCPA-beleid verbiedt u om enige geschenken of betalingen te
voorzien aan buitenlandse ambtenaren, zelfs indien dit een onderdeel vormt van de traditie of gewoonte van het
land waar u werkt.
V: Ik heb nooit directe betrekkingen met buitenlandse ambtenaren. Ik betaal een agent om die relaties
te onderhouden en hij onderhoudt onze goede relatie met de overheid, hoewel ik niet zeker weet hoe
hij dat doet. Dit betekent dat ik niet onder de FCPA val, toch?
Nee. Valspar kan aansprakelijk gesteld worden voor omkoperij door derden die optreden namens Valspar,
inclusief agenten en distributeurs, indien Valspar voorkennis had of redelijkerwijs weet had moeten hebben
betreffende het omkopen van buitenlandse ambtenaren. Indien de omstandigheden aangeven dat Valspar een
“oogje dichtgeknepen” heeft voor gedrag of opzettelijk alarmsignalen negeert die zouden kunnen aangeven dat
derden betalingen doen aan een buitenlandse ambtenaar wat de anti-omkoopbepalingen van de FCPA schendt,
wordt geacht dat Valspar kennis heeft en kan zij aansprakelijk gesteld worden voor de schendingen.
V: Bij het evalueren of een verkoopagent in een bepaald land ingehuurd moet worden, beweerde de
kandidaat de broer te zijn van de Minister van Industrie. Is dit een alarmsignaal?
Ja, en om twee redenen. Ten eerste kan de kandidaat een naast familielid zijn van een overheidsambtenaar op
een positie voor het “helpen bij het binnenhalen of vasthouden van zaken”, een hoofdelement onder de FCPA.
Valspar moet ervoor zorgen dat de agent, indien deze ingehuurd wordt, niet probeert om zijn familielid namens
Valspar op een corrupte manier te beïnvloeden. Ten tweede suggereert de bewering van de kandidaat
xv
betreffende zijn relatie dat hij deze relatie ziet als een aanwinst om Valspar te helpen bij het binnenhalen of
vasthouden van zaken. In beide gevallen worden de FCPA-zorgen verhoogd vanwege de nabijheid van deze
toekomstige agent bij een buitenlandse ambtenaar en u dient de juridische afdeling te raadplegen betreffende de
beste manier om verder te gaan.
V: Ik accepteer dat de FCPA de wet is. Maar ook al is een snelheidslimiet de wet, toch besluit ik af en
toe dat het overschrijden van de snelheidslimiet zinvol is. Kan ik hier niet gewoon dezelfde gewoonte
volgen – het grootste deel van de tijd de wet naleven, maar accepteren dat er momenten zijn dat er
goede zakelijke redenen bestaan om niet de wet na te leven en eenvoudigweg het risico te accepteren?
Nee. Schendingen van de FCPA kunnen leiden tot miljoenen dollars aan strafrechtelijke en civielrechtelijke
boetes van het Ministerie van Justitie en de toezichthouder op de effectenbeurzen., om nog niet te spreken over
de enorme schade die een FCPA-proces kan aanrichten aan de reputatie van Valspar. Bovendien zou uw
schending van de FCPA kunnen leiden tot gevangenisstraf voor u of anderen bij Valspar. Valspar accepteert
niet dat er ooit legitieme zakelijke redenen bestaan om de FCPA te schenden.
V: Met wie dien ik contact op te nemen in geval van aanvullende vragen over de FCPA of zorgen over
het feit dat een bepaalde activiteit een schending van de FCPA kan betekenen?
U dient contact op te nemen met de juridische afdeling van Valspar met enige vragen over de FCPA. U kunt
tevens enige zorgen melden aan de Business Conduct Information Line van Valspar. Het gratis nummer voor
uw locatie staat vermeld op de achterkant van deze code.
xvi
Antitrustbeleid
Raadpleeg de juridische afdeling voor vragen over dit beleid
Elke manager en verkoper van Valspar dient het beleid over naleving van de antitrustwetten te begrijpen.
Dit onderwerp is belangrijk voor twee fundamentele redenen. Een persoon die de antitrustwetten schendt, kan
ten eerste onderworpen worden aan aanzienlijke boetes en is persoonlijk aansprakelijk en strafrechtelijk
schuldig. Enig bedrijf dat de antitrustwetten schendt, kan onderworpen worden aan onderzoek, aanzienlijke
boetes, verlies van handelsprivileges en een geschade reputatie. Ten tweede, duldt Valspar geen enkele vorm
van concurrentiebeperkend gedrag. Wij zijn harde concurrenten, maar wij gehoorzamen de wet. Wij doen alles
eerlijk en op een ethische manier.
Er zijn een aantal basisregels die men in het algemeen in het kader van de antitrustwetgeving moet weten. Dit is
geen uitgebreide checklist, maar het benadrukt enkele belangrijke zaken.
De reikwijdte van antitrustwetten
De antitrustwetten verbieden over het algemeen concurrentiebeperkende overeenkomsten en misbruik van een
dominante marktpositie. Enkele veel voorkomende situaties worden hieronder besproken.
Concurrentiebeperkende overeenkomsten kunnen ontstaan tussen partijen die op hetzelfde niveau staan in de
distributieketen, d.w.z. tussen concurrenten (“horizontale overeenkomsten”), en overeenkomsten tussen partijen
die op een verschillend niveau staan in de distributieketen, d.w.z. een fabrikant en een distributeur (“verticale
overeenkomsten”). Het verbod is van toepassing op schriftelijke en mondelinge overeenkomsten en op de
zogenaamde “onderling afgestemde praktijken” waarbij twee of meer bedrijven concurrentiebeperkende
praktijken coördineren zonder een formele overeenkomst.
Vergeet niet dat de onderstaande regels in twee richtingen werken. Ze zijn ook van toepassing op de
concurrenten en andere businesspartners van Valspar. Indien u meent dat Valspar het voorwerp of slachtoffer is
van concurrentiebeperkende praktijken, neem dan contact op met uw supervisor of de juridische afdeling.
Gedrag ten opzichte van concurrenten
Het verbod op concurrentiebeperkende overeenkomsten betekent dat samenwerking tussen concurrenten een
schending van de wet kan betekenen. De algemene regel van Valspar is daarom: "Geen contact met
concurrenten". Uitzonderingen op deze regel worden hierna besproken.
Typische schendingen van de antitrustwetten zijn het vastleggen van prijzen, kortingen of andere
verkoopsvoorwaarden tussen concurrenten, het uitwisselen van commerciële informatie, een overeenkomst met
één of meer concurrenten om geen zaken te doen met een derde, marktverdeling, verdeling van klanten en
territoria en het vaststellen van productie-/verkoopquota's. Indirecte bewijzen voor dergelijke schendingen
kunnen komen uit interne businessdocumenten en contacten en mogelijkheden tot contact met concurrenten.
Dergelijke contacten kunnen zelfs indirect plaatsvinden, via klanten, leveranciers of andere tussenpersonen.
Bij een antitrustonderzoek of -proces worden interne businessdocumenten zeer diepgaand onderzocht. Memo's,
e-mails of andere schriftelijke documenten voor intern gebruik kunnen ontdekt worden en kunnen dienen als
xvii
bewijs van een inbreuk. Bij het schrijven van memo's of andere communicatie kunnen de volgende regels
helpen om antitrustproblemen te voorkomen of te beperken:
1. Vermijd sensationele, suggestieve taal. Woorden als “benutten”, “uitsluiten”, “domineren”,
“reserveren”, “signaleren”, “een boodschap zenden” en dergelijke meer vertellen de lezer praktisch
niets, maar zijn in het verleden het middelpunt geweest van rechtszaken. Managers dienen dergelijke
woorden met zware gevolgen en weinig betekenis te vermijden en moeten dezelfde boodschap
doorgeven aan hun ondergeschikten.
2. Schrijf positief. Beschrijf elk zakelijk voorstel in termen van wat het zal doen voor ons bedrijf, niet wat
het zal doen aan het bedrijf van een concurrent.
3. Focus op feiten. Er is dan weinig kans dat de documenten verkeerd zullen worden opgevat.
4. New York Times-regel. Stel uzelf altijd de vraag: “Indien mijn document zou verschijnen op de
voorpagina van de New York Times, zou dit mij of Valspar dan in verlegenheid brengen?”
Uitzonderingen op de regel “Geen contact met concurrenten”
Handelsverenigingen - Een organisatie met lidmaatschap waar concurrenten elkaar kunnen ontmoeten, is een
handelsvereniging, ongeacht de naam van de organisatie. Handelsverenigingen geven doorgaans wettelijk
advies om te garanderen dat de agenda en besprekingen binnen de wet plaatsvinden. Indien er geen advocaat
aanwezig is, ga dan niet buiten de schriftelijke agenda en verlaat de vergadering als de bespreking wellicht in
een onwettige activiteit zal resulteren. Laat indien mogelijk noteren in de notulen van de vergadering dat u de
vergadering hebt verlaten en meld enige zorgen over onwettige activiteit aan de juridische afdeling.
Gezamenlijke petities - Politieke activiteit met concurrenten, gezamenlijk een verzoek indienen bij de regering
en zelfs een gezamenlijke rechtszaak zijn doorgaans wettig, indien correct.
Kopen van en verkopen aan concurrenten - Het is wettig om een concurrent tot leverancier of klant te hebben.
Alle besprekingen moeten natuurlijk beperkt blijven tot de actuele transactie en voorzichtigheid is algemeen
geboden.
Onderzoek en andere samenwerkingsverbanden - Onderzoek en andere samenwerkingsverbanden met
concurrenten kan wettig zijn wanneer schade aan de concurrentie onwaarschijnlijk is, maar raadpleeg de
juridische afdeling betreffende deze zaken aangezien enige van dergelijke afspraken of overeenkomsten
gecontroleerd moet worden op wettelijke naleving.
Informatie over de concurrentie - Het correct verzamelen van informatie over concurrenten is toegestaan.
Omkoperij, fraude, diefstal, dwang of wederrechtelijke toe-eigening van handelsgeheimen is altijd incorrect.
Overnames - Regels inzake antitrust- en/of fusiecontrole kunnen van toepassing zijn op overnames. Neem
contact op met de juridische afdeling voorafgaand aan het controleren van enige niet-openbare informatie van
een overnamedoel of het uitvoeren van enige overname. Informatie verzamelen tijdens het due diligence-proces
bij een mogelijke overname is toegestaan, mits er geen informatie wordt verzameld over verkoopprijzen en
eigendomsrechtelijk beschermde technologie.
xviii
Gedrag ten opzichte van leveranciers
Prijsonderhandelingen - Valspar moet concurreren om grondstoffen en toebehoren te kopen, net zoals zij dit
moet doen bij de verkoop van producten.
Gezamenlijke ontwikkeling - Contracten voor gezamenlijke ontwikkeling met een leverancier zijn wettig, zelfs
indien de leverancier wordt verboden om gedurende een redelijke tijd te concurreren met ons voor de verkoop
van de goederen. De specifieke voorwaarden in ontwikkelingsovereenkomsten moeten nauwkeurig worden
geanalyseerd door de juridische afdeling op octrooi- en antitrustproblemen.
Wederzijdse inkoop - Reciprociteit, waaronder inkopen van een leverancier gecoördineerd worden met verkoop
aan een leverancier, kan antitrustproblemen veroorzaken, dus u dient contact op te nemen met de juridische
afdeling voordat u een dergelijke afspraak of overeenkomst aangaat.
Gedrag ten opzichte van klanten
Keuze van klanten - Valspar kan haar klanten naar eigen goeddunken kiezen en is vrij om een relatie met een
klant op te zeggen wegens slechte kredietwaardigheid, laattijdige betalingen, fraude met kortingen en dergelijke
meer. Het kan echter onwettig zijn om de relatie met een klant op te zeggen om een frauduleuze overeenkomst
af te dwingen, bijvoorbeeld het behoud van een doorverkoopprijs.
Exclusieve transacties - Verkopen die voorwaardelijk zijn verbonden aan de overeenkomst van de klant om
geen producten van de concurrentie te verhandelen, kunnen belangrijke juridische problemen creëren, vooral
wanneer Valspar over een groot marktaandeel beschikt en/of de looptijd van de overeenkomst meer dan 5
jaar is.
Verbinden - Het is doorgaans onwettig om de verkoop van een gewenst of essentieel product te verbinden aan
de aankoop van een ander, minder gewenst product. Klanten proberen te dwingen om de hele productenlijn te
verhandelen, is vaak een onwettige vorm van “verbinding”.
Beperkingen op doorverkoop - territoria en prijzen - Een klant volledig verbieden om door te verkopen in een
bepaald territorium is een aanleiding voor grote juridische problemen. Meer flexibele afspraken zoals “primaire
verantwoordelijkheidsgebieden” kunnen gerechtvaardigd zijn.
Overeenkomsten inzake doorverkoopprijzen - Het controleren of coördineren van prijzen waartegen klanten
producten doorverkopen, is doorgaans illegaal, maar minimum- of maximumlimieten voor doorverkoopprijzen
zijn in bepaalde landen toegestaan onder beperkte omstandigheden.
Prijsdiscriminatie - In de Verenigde Staten is het doorgaans onwettig om te discrimineren betreffende prijs of
promotie-uitkeringen onder concurrerende klanten. Prijsdiscriminatie is slechts een verschil in prijs voor
hetzelfde product. Kwantumkortingen of andere stimulansen die de lagere kosten weergeven van zakendoen,
kunnen wettig zijn. Het verlagen van de prijs om te voldoen aan een concurrerende prijs is tevens wettig. We
moeten echter in goeder trouw geloven dat de klant een lagere prijs ontvangt. Controleer de prijs nooit met de
concurrent.
xix
Voorbeelden van schendingen van het beleid
Een concurrent ontmoeten om op handen zijnde prijsverhogingen te bespreken
Samengaan met een concurrent en een gemeenschappelijke klant om prijzen vast te leggen voor een
promotieproduct.
Overeenkomen met een concurrent om niet te verkopen aan de klanten van de concurrent en vice versa.
Een laatste waarschuwing - Onthouden
Onder de wetten van sommige landen kunnen individuele werknemers strafrechtelijk aansprakelijk gesteld
worden voor schendingen van de antitrustwetten. Bedrijven kunnen onderworpen worden aan zeer grote boetes
en andere consequenties, maar individuen kunnen en zijn veroordeeld tot gevangenisstraf voor schendingen
van de antitrustwetten.
Voor vragen over dit beleid of de toepassing of interpretatie ervan vraagt u het advies van de juridische afdeling
van Valspar op 612/851-7705.
xx
Beleid voor e-mail en computertoegang
Voor haar businessactiviteiten en om een concurrentievoordeel te behouden, moet Valspar haar uitvindingen,
ontdekkingen, eigendomsrechtelijk beschermde technische en zakelijke informatie en eigendommen, inclusief
elektronische informatie beschermen.
Elke werknemer (gebruiker) die toegang heeft tot het Valspar-netwerk, Valspar-applicaties en -gegevens, e-mail
en internet via computers en software in eigendom van Valspar (“het computersysteem van Valspar”), moet
daarom dit beleid naleven als voorwaarde om tot het systeem toegang te krijgen.
1. Toegang tot e-mail/internet via het computersysteem van Valspar dient hoofdzakelijk voor zaken die
gerelateerd zijn aan de Valspar-business. Het is gebruikers NIET toegestaan om het computersysteem
van Valspar te gebruiken voor een doel dat schade toebrengt aan Valspar of ten goede komt aan een
concurrent van Valspar. Dergelijk gebruik is een schending van de wet op computerfraude en -misbruik.
2. Het computersysteem van Valspar bevat vertrouwelijke en eigendomsrechtelijk beschermde informatie.
Gebruikers moeten alle informatie op het computersysteem van Valspar als vertrouwelijk behandelen
en, indien nodig, maatregelen nemen om deze vertrouwelijkheid te behouden.
3. Gebruikers krijgen toegang tot bepaalde gebieden en diensten van het computersysteem van Valspar en
moeten hun gebruik van het computersysteem van Valspar daartoe beperken. Gebruikers mogen niet
proberen om toegang te verkrijgen tot andere gebieden dan die welke specifiek door Valspar zijn
toegestaan.
4. Valspar heeft het recht om toezicht te houden op de activiteiten en om het gebruik van het
computersysteem van Valspar te controleren. Dit toezicht door Valspar gebeurt zonder dat de
gebruiker(s) daarvan in kennis wordt (worden) gesteld. Een gebruiker op een netwerk mag niet
aannemen dat berichten op een netwerk onderdeel zijn van een vertrouwelijk systeem.
Systeembeheerders kunnen met hun privilegies alle gegevens op het systeem bekijken.
5. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het gebruik van het computersysteem van Valspar. Zij moeten
hun accounts, toegangsprivilegies en wachtwoord(en) beveiligen en geheimhouden en zij mogen niet
toestaan dat anderen hun accounts, toegangsprivilegies en wachtwoord(en) gebruiken. Deze
beveiligingsmaatregelen worden bepaald in de huidige wachtwoordvereisten van Valspar.
6. Virussen of andere schadelijke software zijn een bedreiging voor het computersysteem van Valspar.
Daarom mogen gebruikers geen software downloaden of uitvoeren op het computersysteem van Valspar
indien die niet goedgekeurd is door de MIS-afdeling. Alle schijven die in de computers van Valspar
worden geplaatst, moeten zijn goedgekeurd door de MIS-afdeling.
7. Open geen accounts van anderen met de bedoeling om bestanden en mappen te lezen, erin te bladeren, te
wijzigen, te kopiëren of te verwijderen, tenzij zij u daarvoor specifieke toestemming hebben gegeven.
8. Gebruikers mogen geen illegale kopieën gebruiken van software onder licentie of met auteursrechten.
Gebruikers mogen geen niet-toegestane softwarekopieën bezitten of gebruiken en mogen geen illegale
kopieën van software maken.
xxi
9. De e-mail-/internetsystemen mogen niet worden gebruikt om offensieve of verstorende documenten aan
te maken, weer te geven, te verzenden of door te sturen. Documenten die als offensief worden
beschouwd, zijn onder meer documenten met seksuele connotatie, racistische opmerkingen,
geslachtspecifieke commentaar en alle andere commentaar die beledigend is voor de leeftijd, seksuele
voorkeur, godsdienstige of politieke overtuiging, het geboorteland of de handicap van iemand anders.
De e-mail-/internetsystemen mogen niet worden gebruikt voor illegale activiteit.
10. Alle hardware, software, accessoires en documentatie zijn de uitsluitende eigendom van Valspar en
enige van deze items die onder toezicht van een werknemer vallen, moeten onmiddellijk na beëindiging
van de dienstbetrekking geretourneerd worden aan Valspar. Ze mogen niet bij Valspar worden
verwijderd zonder de aangewezen toestemming. Oude handboeken moeten worden versnipperd en
floppy's, cd's of andere opslagmedia moeten helemaal worden gewist voordat ze worden weggegooid.
11. Vermijd activiteit rond uw werkstation die schade kan berokkenen aan het computersysteem van
Valspar. Het computersysteem van Valspar is een waardevol middel en mag niet worden verknoeid of
misbruikt.
12. Technologie en het gebruik ervan wijzigen zeer snel. Het is onmogelijk dat in een beleid elk mogelijk
geval wordt besproken. Het is daarom mogelijk dat het werknemers niet toegestaan is om betrokken te
zijn bij een activiteit, zelfs als die niet uitdrukkelijk in dit beleid wordt verboden. Met dit beleid wordt
bedoeld om in grote lijnen te schetsen welk gedrag door Valspar verboden is bij gebruik van de
computermiddelen.
13. Gebruikers dienen schendingen van dit beleid onmiddellijk te melden aan de directeur Technische dienst
op 612/851-7869.
14. Schendingen van dit beleid kunnen leiden tot sancties, tot en met ontslag.
xxii
Overige middelen
De volgende hulpmiddelen geven bijkomende richtlijnen om namens Valspar zaken te doen:
Bron
Contactpersoon
Telefoonnummer
Beleid over bewaring van documenten
Documentatiemanager
intranet
612 / 851-7282
Beleid voor goedkeuring van contracten
Aankoop
intranet
612 / 851-7716
Beleidsregels voor financiële controle
Controller
intranet
612 / 851-7833
Standaardcontract voor buitenlandse
vertegenwoordigers
Juridische afdeling
intranet
612 / 851-7705
Attestformulier voor FCPA
Juridische afdeling
intranet
612 / 851-7705
Handboek voor werknemers
Personeelsafdeling
intranet
612 / 851-7737
Beleid voor drugstests
Personeelsafdeling
intranet
612 / 851-7737
Normen voor gezondheid,
veiligheid en milieu
Wettelijke zaken
intranet
612 / 851-7850
Business Conduct Information Line
The Network
1/800-241-5689
Zie de onderstaande tabel voor gesprekken
van buiten de VS of Canada.
Revisiedatum: oktober 2011
13
Let op
Het gratis nummer van de Business Conduct Information Line vermeld in de code mag alleen worden gebruikt vanuit de VS of Canada. Gratis
gesprekken met de Business Conduct Information Line van buiten de VS of Canada dienen als volgt plaats te vinden: 1) Draai de AT&Ttoegangscode die vermeld wordt voor uw locatie. Hierna wordt u verboden met een live telefonist, een vooraf ingesproken bericht of u hoort een toon
zonder spraak. Het kan zijn dat het bericht dat u gegeven wordt door de telefonist of de opname niet in uw moedertaal is. 2) Nadat het bericht
afgelopen is, of na de toon zonder spraak, belt u het gratis nummer dat hieronder vermeld wordt. U wordt verbonden met de Business Conduct
Information Line en u hoort een aankondiging in uw moedertaal betreffende hoe verder te gaan.
Land
Australië OPTUS
Australië TELSTRA
Oostenrijk
Bahrein
België
Brazilië
Brazilië
China – Zuid, Sjanghai
China – Noord, Peking
Finland
Frankrijk – France Telecom
Frankrijk – Telecom Development
Duitsland
Hongkong Telephone
Hongkong New World Telephone
India
Indonesië
Ierland
Italië
Japan KDDI
Japan Softbank Telecom
Japan NTT
Maleisie
Mexico
Mexico Por Cobrar
Nederland
Nederlandse Antillen (Bonaire / Curaçao / Saba )
Nieuw-Zeeland
Noorwegen
Filippijnen PLDT (Engelstalig)
Filippijnen PLDT (Tagalog)
Filippijnen Globe (Engelstalig)
Polen
Rusland
Rusland – Moskou, St. Petersburg
Rusland – Buiten Moskou
Rusland – Buiten St. Petersburg
Singapore SingTel
Singapore StarHub
Zuid-Afrika
Spanje
Zweden
Zwitserland
Taiwan
Thailand – Nieuw
Thailand – Oud
Verenigd Koninkrijk BT
Verenigd Koninkrijk C&W
Vietnam
AT&T-toegangscode
1-800-551-155
1-800-881-011
0-800-200-288
800-00-001
0-800-100-10
0-800-890-0288
0-800-888-8288
10-811
108-888
0-800-11-0015
0-800-99-0011
0-805-701-288
0-800-225-5288
800-96-1111
800-93-2266
000-117
001-801-10
1-800-550-000
800-172-444
00-539-111
00-663-5111
0034-811-001
1-800-80-0011
01-800-288-2872
01-800-112-2020
0800-022-9111
001-800-872-2881
000-911
800-190-11
1010-5511-00
1010-5511-10
105-11
00-800-111-1111
8^10-800-110-1011
363-2400
8^495-363-2400
8^812-363-2400
800-011-1111
800-001-0001
0-800-99-0123
900-99-0011
020-799-111
0-800-890011
00-801-102-880
1-800-0001-33
001-999-111-11
0800-89-0011
0-500-89-0011
1-201-0288
Gratis nummer
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205
877-450-5205