Stappenplan Datakwaliteit

Stappenplan Datakwaliteit
1.
Breng in kaart welke data voor jou van belang is
Stuur je veel post, dan is een juist adres van belang. Stuur je juist veel per e-mail, dan is
het belangrijk correcte e-mailadressen te verzamelen en deze up-to-date te houden. Wil
je vanaf volgend jaar graag een kaartje sturen als je relatie jarig is? Dan zul je toch echt
moeten weten wanneer iemand jarig is. Het lijken allemaal open deuren en misschien is
dat ook wel zo, maar als je niet weet waar je op moet sturen wordt het toch lastig. En
vaak heeft elke functie of afdeling eigen prioriteiten en speerpunten. Datakwaliteit is
echter niet afdelingsgebonden. Iedereen moet weten wat belangrijk is.
Denk aan: initialen, achternamen, sexe codes, geboortedatums, adressen (overlijdens,
verhuizingen), telefoonnummers en e-mailadressen.
2.
Waar moet die data aan voldoen?
Wanneer is de datakwaliteit voor jou voldoende? Wat zijn de eisen? Adressen moeten
up-to-date zijn. Maar wat is de doorlooptijd van postretouren? Hoe lang duurt het
voordat alle retouren verwerkt zijn? En hoe noteer je een geboortedatum? Of een
telefoonnummer? Met welk percentage ‘leeg’ neem je genoegen? Noteer per onderdeel
wat de eisen zijn.
3.
In welke processen loop je risico op vervuiling/slechte data?
Elke dag komt nieuwe data je database in. Door handmatige invoer, de import van
bankbestanden/toeleveranciers/websites, etc. Breng in kaart waar je risico’s loopt. En
vergeet hierbij ook niet het risico op ‘leeg’; als je een geboortedatum vraagt op een
webformulier, loopt de conversie terug. Bij élk extra veld loopt de conversie terug. En in
hoeverre ga je sturen op bijvoorbeeld het aanleveren van e-mailadressen door het faceto-face wervingsbureau?
4.
Maak een plan van aanpak
Als je weet welke data belangrijk is, waar deze aan moet voldoen en waar het ‘mis’ kan
gaan, kun je bekijken wat je eraan kunt doen. Je zou nu kunnen beginnen met kijken hoe
je ervoor staat. Je kunt datacontrôles uitvoeren, een opschoonplan maken en als er
teveel data mist kun je kijken naar de mogelijkheden van dataverrijking. Wat ga je zelf
aanpakken en wat koop je in? Er zijn verschillende partijen die je kunnen helpen met
een analyse op je database en de gegevens voor je kunnen opschonen of verrijken. Een
datakwaliteitsscan kost je zelfs vaak niets!
5.
Beleg verantwoordelijkheden per proces
Nu je alles op de bril hebt, is het belangrijk om door te pakken. Beleg
verantwoordelijkheden en werkzaamheden in de organisatie. Probeer ook
verantwoordelijkheden daar te leggen waar ze horen; zorg dat toeleveranciers de data
in het juiste formaat aanleveren, controleer adressen op de webformulieren, etc.
En vergeet niet; denk groot, maar begin klein. Just start!
Inez Koster, november 2016