Resultaten pilot: beschrijving `lessons learned`

In control van de informatievoorziening
Sinds de start van de pilot is de oorspronkelijk set met 17 indicatoren uitgebreid tot een set
met ca. 85 indicatoren die zowel op vlak van Jeugdzorg, als op vlak van de Wmo,
operationeel, tactisch en strategisch informatie genereert. Van caseload van de wijkcoach
tot instroom in de jeugdzorg, van stapeling van zorg tot en met financiële overzichten. Alle
indicatoren zijn afgezet tegen 6 hoofddimensies, te weten:
 Inwoners
 Wijkteam
 Zorgaanbieder
 Product/Voorziening
 Periode
 Financiën
Daarnaast is het ook mogelijk om de cijfers naar leeftijd en geslacht te publiceren of op een
geografische ondergrond te tonen.
Datawarehouse
In Enschede is hiervoor een Datawarehouse (DWH) ingericht en worden gegevens uit de
verschillende bronsystemen overgehaald, opgeschoond en opgeslagen. Het DWH is ingericht
om binnen de gemeente als ‘basisregistratie’ voor Managementinformatie te fungeren. Na
de initiële vulling (Q1 2016) met gegevens uit de Jeugdzorg en Wmo, wordt het aangevuld
met gegevens m.b.t. Participatie, maar ook met gegevens van Economie, Werk & Onderwijs.
Lessons learned
Belangrijke lessen die we in de praktijk geleerd hebben, hebben betrekking op:
 Datakwaliteit
De kwaliteit van gegevens afkomstig uit de backofficesystemen blijkt voor het regieproces en
de ondersteuning van de cliënt prima op orde te zijn. Dit ligt ook voor de hand omdat deze
gegevens door de ondersteuners zelf ingevoerd worden. In de praktijk blijken deze gegevens
echter onvoldoende als ze gebruikt moeten worden voor de managementinformatie.
Gegevens ontbreken, of blijken verkeerd ingevuld, gegevens staan in een vrij-tekstveld,
waardoor de bruikbaarheid in de praktijk minimaal is, of de iStandaarden ondergaan een
versie-update. Allemaal redenen waarom de informatie in de bronsystemen verbeterd
moeten worden.
In Enschede wordt deze kennis teruggekoppeld met de vakafdeling zodat de data verbeterd
kan worden, maar nog belangrijker, afspraken gemaakt dat deze fouten niet meer optreden.
Deze kwaliteitsverbeteringsslag leidt tot een stelselmatige verbetering van de data.
 Privacy
Bij het samenvoegen van gegevens uit verschillende domeinen is het waarborgen van de
privacy van groot belang. Zo wordt bij het bewerken van de gegevens en het versturen van
de gegevens van de ene administratie (bronsysteem) naar een andere (bv. DWH) altijd één
of meerdere beveiligingsbewerkingen uitgevoerd op de data. Deze variëren per niveau:
Niveau
Applicatie
Gegevens
Overdracht
Proces
Bewerking
(Beperkte) Rechtentoekenning
Verhashing, encryptie, pseudominiseren
Beveiligde mailverbinding (VBO/Zorgmail), ftps/ssl
Betrokkenen leren om te gaan met de privacygevoeligheid van de informatie.
De combinatie van bovenstaande bewerkingen zorgt ervoor dat de privacy van de cliënten
gewaarborgd is.
 Organisatie
De effectiviteit van het gebruik van managementinformatie is zo krachtig als de visie van de
organisatie. Het blijkt in de praktijk dat de focus ligt op het verantwoorden in bv. De P&Ccyclus of kwartaalrapportages, terwijl je de managementinformatie juist in wil zetten voor
de sturing van organisatie/beleid. Cruciaal hierbij is dat iedereen begrijpt waar de
uitkomsten vandaan komen en betekenen. Het begrip en de bijbehorende discussie leidt tot
inzichten waarop gestuurd kan worden. Binnen Enschede is een beweging gestart waarbij
gebruikers in de organisatie getriggerd worden om mee te denken om tot sturing te komen.
•Gedrag
•Processen
•Tellen binnen domein
•Datakwaliteit
•Data-analyse
•Incident gedreven
•Integreren processen
•Status Quo handhaven
•Volwassenheid (1)
•Modelleren /
Scenario
•Leiderschap
•Data gedreven
•Decision support
•Machine learning
•Volwassenheid (4-5)
1.
2.
Verantwoorden
Begrijpen
3.
4.
Voorspellen
Sturen
•Duiden
•Betekenis toevoegen
•Koppelen met beleid
•Verrijken (big/open
data)
•Managen
•Volwassenheid (2)
•Acties
•Leiderschap
•Procesverbetering
•Integrale sturing
•Combineren
domeinen
•Volwassenheid (2-3)
 Architectuur
De inrichting van het DWH is gedaan met behulp van de middelen die binnen Enschede
aanwezig zijn. Dit geldt zowel voor de ETL, database als de rapportagetools.
De informatiestromen zijn volgens onderstaande plaat ingericht.
Globale architectuurplaat:
 Uitvoer
Door de oplossingen te positioneren als bronsysteem voor alle managementinformatie is het
Datawarehouse de plek waar alle rapporten in de toekomst op gebaseerd worden. Omdat
het proces van datakwaliteit verbetering, het analyseren en rapporteren goed ingeregeld is
kan tijd en geld bespaard worden bij het verzamelen en gebruiken van de
managementinformatie.
Uitvoer is mogelijk op één of meer van onderstaande manieren:
 Reguliere rapportages (P&C-cyclus, Kwartaalrapportages in Novulo)



Dashboards via rapportagetool (tabellen, grafieken, geografisch)
Ad hoc rapporten (beleidsstukken)
Uitvoer naar databestanden (wordt zoveel mogelijk voorkomen).
Afronding
In maart 2016 wordt een eerste versie van de managementinformatie opgeleverd. Deze
eerste oplevering zal de nodige stof doen opwaaien, omdat hierin inzichten naar voren
komen dit tot nu toe niet zichtbaar waren. En toch moet ook dit proces in de gemeente
doorlopen moeten worden om uiteindelijk ‘in control’ te zijn van de informatie.