GEMEENTE KRUISHOUTEM LIJST MET DE BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE DOOR DE GEMEENTERAAD DD 14 MAART 2011 GEREGELDE AANGELEGENHEDEN (Artikel 252, §1 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005) AGENDA OPENBARE ZITTING. 1. Goedkeuren notulen van de vorige vergadering. De notulen van deze vergadering liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden. 2. Aktename van de financiële rapportering over het jaar 2009 van de financieel beheerder. Het gemeentedecreet schrijft aan de financieel beheerder diverse vormen van rapportering voor over verscheidene onderwerpen. Zo dient de financieel beheerder aan de gemeenteraad te rapporteren over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten. Daarnaast rapporteert hij over het debiteurenbeheer en over de voorafgaande controle van wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. De thesaurietoestand van de gemeente omvat naast de kastoestand, ook de stand van de openstaande vorderingen en schulden. In het voorliggend rapport wordt enkel de kastoestand (sinds 2005) gerapporteerd. Hieruit blijkt dat er duidelijk een jaarlijks patroon zit in de kasevolutie, waarbij de toestand over het algemeen minder gunstig is in de eerste helft van het jaar en verbetert in de tweede helft van het jaar. Alleen in de tweede helft van 2008 en de eerste helft van 2009 is deze tendens minder uitgesproken. Inmiddels is deze golfbeweging wat vervlakt en stabiliseert de kastoestand zich op een lager niveau. Uit de liquiditeitsprognose (die een raming inhoudt van de stand van de financiële middelen in de nabije toekomst) dient te worden geconcludeerd dat het gemeentebestuur in de nabije toekomst geen liquiditeitsproblemen verwacht. De budgetten van de gewone dienst worden op een normale manier uitgevoerd. De totale kastoestand zal in de volgende maanden en jaren sterk beïnvloed worden door de kredietopening voor de bouw van de gemeentelijke basisschool. De evolutie van de budgetten voor de uitgaven gewone dienst verloopt grotendeels op een gelijkmatige en constante wijze. Dit geldt zeker voor de uitgaven inzake personeel en schuld. De overdrachten kennen een mindere constante, terwijl de werkingsuitgaven dan weer gebeuren op basis van de noden en behoeften. De evolutie van de ontvangsten verloopt minder gelijkmatig omdat deze afhankelijk zijn van verschillende periodiciteiten inzake inboeking, vb. personenbelasting, onroerende voorheffing, gemeentefonds, dividenden. De buitengewone ontvangsten worden pas geboekt als deze definitief verworven zijn. De uitgaven van de buitengewone dienst zijn afhankelijk van de stand van uitvoering van de dossiers. Het rapport geeft in bijlage een overzicht van de ontvangsten en uitgaven van de gewone en buitengewone dienst. De beheerscontrole betreft de rapportering inzake de uitgevoerde, in uitvoering zijnde en op te starten investeringsdossiers. Het rapport wordt ingedeeld in 5 delen : 1) Uitgevoerde dossiers die nog definitief op te leveren zijn of waarvoor nog subsidies dienen te worden geïnd. 2) Wegeniswerken in uitvoering. 3) Gebouwen in uitvoering. 4) Andere dossiers in uitvoering. 5) Op te starten dossiers. In een volgend hoofdstuk van het rapport wordt, in het kader van de wettigheids- en regelmatigheidscontrole omtrent de voorgenomen verbintenissen een overzicht gegeven van de visums en formele adviezen die de financieel beheerder in 2010 heeft verstrekt. Wat het debiteurenbeheer betreft, gebeurde de uitgaande facturatie de voorbije jaren volledig los van de boekhouding. Sinds 2008 werd overgeschakeld naar een geïntegreerd facturatieprogramma. Dit resulteert in een duidelijker en efficiëntere opvolging en een minimale kans op fouten. Wanbetalers worden veel sneller aangemaand en bijgevolg worden de vorderingen sneller geïnd. BESLISSING De gemeenteraad neemt akte van de financiële rapportering van de financieel beheerder 2010. 3. Gemeenteraad : vaststellen van het gewijzigd reglement van orde. Dit agendapunt wordt naar een latere zitting van de gemeenteraad verdaagd. 4. Ronde van Vlaanderen voor Wielertoeristen – afsluiten van een overeenkomst met de organisator inzake veiligheid, milieu en communicatie. Op zaterdag 2 april 2011 doorkruist de “Ronde van Vlaanderen voor Wielertoeristen” opnieuw het grondgebied van onze gemeente. Omdat dit massa-evenement (ongeveer 20.000 deelnemers) ernstige risico’s inhoudt, is het maken van bovenlokale afspraken inzake openbare orde aangewezen. Door de continue groei van dit wielerevenement, ondervindt de plaatselijke bevolking steeds meer hinder. Omdat de impact van dit evenement in onze regio het grootst is, worden er op initiatief van de politiezones Vlaamse Ardennen en Brakel met de organisator opnieuw duidelijke afspraken gemaakt inzake veiligheid, milieuvriendelijke maatregelen en communicatie. Deze afspraken worden vastgelegd in een convenant tussen het gemeentebestuur en de organisator en betreffen o.m. verplichtingen in hoofde van de organisator en deelnemers inzake : - Het afsluiten van de nodige verzekeringen; - De opmaak van een intern noodplan; - De inzet van seingevers (o.m. gekoppeld aan een competentiecode); - Milieuhygiëne : o afvalvoorkoming door de organisatoren door het voorzien van voldoende afvalcontainers langs het traject en op kritieke punten (bevoorradingspunten, hellingen, commerciële drankstanden, enz.); o voldoende sanitaire voorzieningen; - Hulpverlening : voldoende materiaalposten, medische hulpverlening, …; - De inrichting van een multidisciplinair communicatie- en coördinatiecentrum dat dient te reageren op oproepen van deelnemers, signaalgevers en vertegenwoordigers van de organisatie op het terrein; - Informatie : o het respecteren van de wegcode door de deelnemers, door o.m. het inzetten van gemotoriseerde stewards; o het preventief informeren van de deelnemers met betrekking tot het respecteren van de wegcode, een hoffelijk optreden en respect voor milieu en omgeving. Aan de gemeentebesturen wordt gevraagd om in te staan voor het ruimen van het afval op de openbare weg alsook in de bermen ter hoogte van de bevoorradingen en op de hellingen. Tevens dienen de gemeentebesturen de plaatselijke bevolking te informeren omtrent dit evenement. Anderzijds dienen de gemeenten in te staan voor de inspectie en het preventief schoonmaken van de fietspaden op hun grondgebied. Hetzelfde wordt gevraagd aan de andere wegbeheerders. Om deze afspraken ook daadwerkelijk afdwingbaar te maken, wordt van de organisator een waarborg geëist van 10.000 EUR. De gemeenten richten voor het beheer van deze waarborg een interlokale vereniging op, waarbij de gemeente Wortegem-Petegem wordt aangeduid als beherende gemeente en de gemeenteontvanger van deze gemeente wordt gemachtigd om tot het betalen en het innen van het afgesproken bedrag over te gaan. Bij het niet nakomen van de afspraken zoals vastgelegd in de convenant, kan het benadeelde gemeentebestuur de interlokale vereniging verzoeken om een deel van de waarborg in te houden. BESLISSING Het afsluiten van een convenant tussen de gemeentebesturen en de organisator van de “Ronde van Vlaanderen voor Wielertoeristen” waarin afspraken worden gemaakt rond veiligheid, milieu en communicatie wordt goedgekeurd. Het gemeentebestuur besluit toe te treden tot de hiertoe op te richten interlokale vereniging. De burgemeester wordt gemachtigd om de vergaderingen van het beheerscomité van de interlokale vereniging, namens het gemeentebestuur, bij te wonen. De gemeente Wortegem-Petegem wordt aangeduid als beherende gemeente. De gemeenteontvanger van Wortegem-Petegem wordt gemachtigd tot het betalen en innen van de waarborg. 5. Projectcoördinatie gunningswijze. bedrijventerreinmanagement : goedkeuring bestek, lastvoorwaarden en In het voorjaar 2010 heeft de Vlaamse regering een projectoproep gelanceerd ter stimulering van interbedrijfssamenwerking met het oog op bedrijventerreinmanagement. Het College van Burgemeester en Schepenen besliste daarom om de bestaande middelen, voorzien op de gemeentebegroting voor lokale economie, bij wijze van cofinanciering in te schrijven op dit project. In samenwerking met de steden Oudenaarde en Ronse werd beslist om gezamenlijk een project uit te werken en Kruishoutem aan te stellen als opdrachtgevend bestuur. Ook de bedrijvenverenigingen Hoogmolen, Zaubeek en IZOS hebben zich geëngageerd om het project te ondersteunen en zullen meewerken aan de uitvoering van de projecten. Daarop heeft de gemeente Kruishoutem op 25 juni 2010 een dossier ingediend in bij het Vlaams Agentschap Ondernemen om een subsidie te bekomen voor bedrijventerreinmanagement gedurende 5 jaar. Het subsidiedossier ‘Vlaamse Ardennen’, waarbij Kruishoutem hoofdindiener is en Oudenaarde en Ronse partners, heeft de bedoeling tot een gemeenschappelijk bedrijventerreinmanagement te komen. De belangrijkste gemeenschappelijke luiken van het project zijn: Overleg- en uitwisselingsplatform (oa peterschap, economisch forum,…) Veiligheid (oa BIN, diefstalpreventie, bewaking,…) Verduurzaamheidsacties per gemeente Tewerkstelling (oa jobbeurs, online vacaturekanaal,..) Energie en milieu (oa collectieve afvalinzameling, groenbeheer, zwerfvuil,…) Daarnaast zijn er ook individuele projecten voorzien in de 3 gemeenten : voor Kruishoutem betreft dit o.a. de studie voor de doorsteek naar de industriezone. Het project werd initieel geraamd op 294.000 EUR en wordt voor maximaal 85 % gesubsidieerd door Vlaanderen. Het saldo dient te worden gefinancierd met de eigen financiële inbreng van de gemeenten. Bijgevolg werd bij het indienen van het dossier een subsidie aangevraagd van 250.000 EUR. Op 30 november 2010 werd het project van de gemeente Kruishoutem door de bevoegde minister weerhouden en werd er een subsidie van 200.000 EUR (85 %) toegekend. Dit impliceert dat de raming wordt verminderd tot 235.200 EUR. Aangezien de volledige subsidie aan het opdrachtgevend bestuur wordt toegekend, dient de gemeente Kruishoutem het project volledig te budgetteren (bij de e.v. budgetwijziging). De eigen inbreng (15 %) ten bedrage van 35.200 EUR zal vervolgens proportioneel teruggevorderd worden van de steden Oudenaarde en Ronse. De effectieve eigen inbreng van de gemeente Kruishoutem wordt geraamd op 13.360 EUR, gespreid over de duur van het project, zijnde 5 jaar. Dit bedrag betreft geen algeheel nieuwe investering aangezien huidige projecten in dit project worden overgenomen en geïntegreerd. Omdat zowel de gemeenschappelijke als de individuele projecten dienen gecoördineerd te worden, werd in de subsidievoorwaarden voorzien dat er een projectcoördinator dient te worden aangesteld die zal instaan voor de realisatie van alle acties die voorzien zijn in het subsidiedossier. De kostprijs voor de aanstelling van een projectcoördinator wordt geraamd op 92.561 EUR excl. BTW. Voor de aanstelling ervan zal een overheidsopdracht worden uitgeschreven onder de vorm van een algemene offerteaanvraag. Het bestek ter zake dient te worden goedgekeurd. BESLISSING Er wordt goedkeuring verleend aan het bijzonder bestek en de raming voor de opdracht “projectcoördinatie bedrijventerreinmanagement”. De raming bedraagt 92.561 EUR excl. BTW. De opdracht zal worden gegund bij wijze van algemene offerteaanvraag. 6. Mobiliteitsconvenant : afsluiten van een koepelmodule 45017/3//13c betreffende de subsidiëring voor een nieuw verbindend fietspad langs de gewestweg N437, sectie Nazarethsesteenweg, op grondgebied van de gemeente Kruishoutem-Nazareth-Zingem. De gemeenteraad heeft in zitting van 13 oktober 1997 besloten om een mobiliteitsconvenant af te sluiten met het Vlaams gewest, de Vlaamse Vervoersmaatschappij en het provinciebestuur. Het mobiliteitsconvenant legt de afspraken vast tussen hogervermelde partners omtrent een duurzame mobiliteit, een verhoogde verkeersveiligheid en het verbeteren van de verkeersleefbaarheid. Vervolgens worden, per individueel en concreet project, de nodige modules afgesloten. De koepelmodule die het gemeentebestuur thans wil afsluiten heeft tot doel om tot een versnelde uitbouw van het fietspadennetwerk in Vlaanderen te komen. Het gemeentebestuur kan op deze wijze zelf initiatieven nemen om nieuwe fietspaden aan te leggen langs gewestwegen om zodoende het aandeel van het fietsverkeer in de bestaande verkeersstromen te promoten. De gemeente dient in te staan voor de uitwerking van het investeringsdossier. Het Vlaams gewest draagt een deel van de kosten (80 % tot 100 % in functie van de module) en neemt nadien ook de nieuwe infrastructuur in beheer. Gelet op de huidige verkeersonveiligheid langsheen de Nazarethsesteenweg, wenst het gemeentebestuur prioritair daar een nieuw fietspad te realiseren. BESLISSING De koepelmodule, met module 13 c, betreffende de subsidiëring van een nieuw verbindend fietspad langsheen de Nazarethsesteenweg wordt goedgekeurd. 7. Aanleg van een fietspad en herinrichting van de schoolomgeving “De Keimolen” langsheen de N 459 sectie Olsensesteenweg : goedkeuren definitief ontwerp, bestek, raming en wijze van gunnen. In 2003 heeft de gemeenteraad het principebesluit goedgekeurd betreffende de aanleg van een fietspad langsheen de Olsensesteenweg en de herinrichting van het de schoolomgeving De Keimolen. Hieromtrent werden de nodige projectbijaktes in het kader van de mobiliteitsconvenant afgesloten en werd een studiebureau aangesteld om tot het ontwerp van de werken over te gaan. Door het studiebureau worden thans bestek en definitieve raming ter goedkeuring voorgelegd. De werken worden geraamd op 1.497.478 EUR excl. BTW. Een deel van de investering wordt gefinancierd door Aquario, dit voor een bedrag van 276.785 EUR (vrij van BTW). Tevens wordt een deel van de kostprijs gesubsidieerd door AWV, nl. 956.495 EUR excl. BTW. BESLISSING Het bijzonder bestek en de raming voor de opdracht “aanleg van een fietspad en herinrichting van de schoolomgeving “De Keimolen” langsheen de Olsensesteenweg worden goedgekeurd. De raming bedraagt 1.497.478 EUR excl. BTW. De opdracht wordt gegund bij wijze van openbare aanbesteding. 8. Samenwerkingsprotocol lokaal overleg opvoedingsondersteuning : goedkeuring. Het decreet van 13 juli 2007 houdende de organisatie van opvoedingsondersteuning moedigt de lokale besturen aan om een lokaal overleg opvoedingsondersteuning in te richten. Dit heeft als doel de verschillende partners rond opvoedingsondersteuning bijeen te brengen in een formeel overlegplatform teneinde de noden mbt opvoedingsondersteuning in kaart te brengen en lokale (preventieve) acties op te zetten rond dit thema. Vanuit het Regionaal Welzijnsoverleg is het voorstel gekomen om een gezamenlijk intergemeentelijk overleg opvoedingsondersteuning op te starten. Daarom werd een samenwerkingsprotocol uitgewerkt dat aan de gemeenten Kruishoutem, Oudenaarde, Wortegem-Petegem en Zwalm ter goedkeuring wordt voorgelegd. In dit lokaal overleg zetelen naast de jeugddiensten van verschillende lokale besturen, ook OCMW’s, erkende huisartsen, scholen, CLB’s, ouderverenigingen, mutualiteiten, CAW, Gezinsbond, edm. Het betreft geen bovenlokaal overleg maar wel een lokaal overleg rond opvoedingsondersteuning waarbij de lokale coördinatoren opvoedingsondersteuning (voor Kruishoutem is dat de jeugd- en cultuurambtenaar) alternerende de vergaderingen zullen voorzitten. Het lokaal overlegplatform zal onder meer instaan voor : - De voorbereiding van het lokaal sociaal beleidsplan en de evaluatie ervan mbt de opvoedingsondersteuning; - De ontwikkeling van acties rond opvoedingsondersteuning die in het lokaal sociaal beleidsplan zijn opgenomen; - Informatieverstrekking en sensibilisering omtrent de problematiek; - Enz. BESLISSING Het ontwerp van samenwerkingsprotocol lokaal overleg opvoedingsondersteuning wordt goedgekeurd. 9. Uitbreiding van de gemeentelijke sporthal : toekennen van een opstalrecht aan het gemeentebestuur voor een perceel grond gelegen achter de gemeentelijke sporthal, tussen de Hoogstraat en de Woestijnestraat en toekennen van een recht van vruchtgebruik aan een aangelande : intrekking van het gemeenteraadsbesluit van 11 oktober 2010 en goedkeuren van de nieuwe overeenkomst. De gemeenteraad is in zitting van 15 september 2008 overgegaan tot het afsluiten van een huurovereenkomst van bepaalde duur voor 35 jaar, ten bedrage van 1.005 EUR per jaar, voor de huur van een deel van een perceel grond gelegen achter de gemeentelijke sporthal, tussen de Hoogstraat en de Woestijnestraat, en kadastraal gekend eerste afdeling, sectie B, nummer 787 C met een oppervlakte van 614,03 m². Het gemeentebestuur wenst voormelde grond thans aan te wenden voor de oprichting van nieuwe sportinfrastructuur, met name de uitbreiding van de gemeentelijke sporthal. Hiertoe dient een akte houdende de vestiging van een kosteloos opstalrecht te worden afgesloten tussen beide partijen. Deze overeenkomst werd door de gemeenteraad goedgekeurd in zitting van 11 oktober 2011. Uit het voorontwerp opgesteld door het studiebureau Eiland 7 blijkt dat, om het concept functioneel optimaal te kunnen uitwerken, het noodzakelijk is de grens van het in opstal gegeven terrein te overschrijden. Daarom is het aangewezen om het in opstal gegeven perceel uit te breiden met 74,37 m², dit tot een totale oppervlakte van 688,40 m². Deze uitbreiding zorgt eveneens voor een betere toegankelijkheid rond het gebouw. Om deze bijkomende in opstal te geven oppervlakte voor de opstalgever te compenseren, wordt voorgesteld dat het gemeentebestuur een ongeveer gelijke oppervlakte, met name 78,33 m² zijdelings naast de sporthal, in vruchtgebruik geeft aan de opstalgever, dit voor de duur van het opstalrecht. De in vruchtgebruik te geven oppervlakte langsheen de sporthal is niet nuttig voor het gemeentebestuur. BESLISSING Het gemeenteraadsbesluit van 11 oktober 2010 betreffende het toekennen van een opstalrecht aan het gemeentebestuur in het kader van de uitbreiding van de gemeentelijke sporthal wordt ingetrokken. Het gemeentebestuur verwerft een opstalrecht, op een deel van een perceel grond gelegen achter de gemeentelijke sporthal, tussen de Hoogstraat en de Woestijnestraat, en kadastraal gekend eerste afdeling, sectie B, nummer 787 C, met een oppervlakte van 688,40 m² dit voor de oprichting van nieuwe sportinfrastructuur, met name de uitbreiding van de gemeentelijke sporthal. Aan de opstalgever wordt ter compensatie een recht van vruchtgebruik toegekend op een deel van een perceel gelegen Woestijnestraat (achtergrond), en kadastraal gekend, eerste afdeling, sectie B, nummer 788 W, met een oppervlakte van 78,33 m². Het ontwerp van overeenkomst met betrekking tot de vestiging van een opstalrecht en een recht van vruchtgebruik wordt goedgekeurd. Het recht van opstal wordt verworven, zonder betaling van een vergoeding, voor een duurtijd van 33 jaar. Aan de opstalgever wordt een kosteloos recht van vruchtgebruik verleend voor dezelfde duurtijd. 10. Gezamenlijke aankoop door de gemeenten, OCMW’s en politiezones van elektrische energie voor hun installaties, gebouwen en openbare verlichting. Het contract voor de levering van elektriciteit aan de gebouwen, installaties en openbare verlichting van de gemeente Kruishoutem, het OCMW en de politiezone Vlaamse Ardennen (antenne Kruishoutem) loopt ten einde op 31 december 2011. Op vraag van een aantal gemeenten heeft Eandis opnieuw beslist om bijstand te verlenen aan de besturen met het oog op het organiseren van een nieuwe samenaankoop van elektriciteit en aardgas. Daarom hebben zowel gemeentebestuur, als OCMW en Politiezone, in hun respectievelijk college / raad de beslissing getroffen om opnieuw Eandis aan te duiden als coördinator. Eandis is inmiddels overgegaan tot het schrijven van het lastenboek teneinde de procedure van openbare aanbesteding te kunnen opstarten. BESLISSING Het gemeentebestuur Kruishoutem zal optreden als opdrachtgevend bestuur voor de gemeente, het OCMW en de politiezone voor de samenaankoop van elektriciteit en zal alle procedurele verplichtingen op zich nemen. Er wordt een gunningsprocedure georganiseerd voor een samengevoegde opdracht voor de levering van elektrische energie ten behoeve van de gemeente, de politiezone en het OCMW, met inbegrip van de openbare verlichting, voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract tot en met 31 december 2014. Het bestek wordt goedgekeurd. Er wordt voorgesteld om te bepalen dat de leverancier dient te voorzien in de levering van 100 % groene energie. Op zich is groene stroom 0,5 tot 1,5 EUR/MWh duurder. Daartegenover staat echter voor 100 % groene stroom een vermindering van de wettelijke federale bijdrage met max. 3,6 EUR/MWh. Netto impliceert dit dus dat 100% groene stroom vandaag het goedkoopst is. 11. Gezamenlijke aankoop door de gemeenten, OCMW’s en politiezones van gas voor hun installaties en gebouwen. Het contract voor de levering van aardgas aan de gebouwen en installaties van de gemeente Kruishoutem, het OCMW en de politiezone Vlaamse Ardennen (antenne Kruishoutem) loopt ten einde op 1 augustus 2011. Op vraag van een aantal gemeenten heeft Eandis opnieuw beslist om bijstand te verlenen aan de besturen met het oog op het organiseren van een nieuwe samenaankoop van elektriciteit en aardgas. Daarom hebben zowel gemeentebestuur, als OCMW en Politiezone, in hun respectievelijk college / raad de beslissing getroffen om opnieuw Eandis aan te duiden als coördinator. Eandis is inmiddels overgegaan tot het schrijven van het lastenboek teneinde de procedure van openbare aanbesteding te kunnen opstarten. BESLISSING Het gemeentebestuur Kruishoutem zal optreden als opdrachtgevend bestuur voor de gemeente, het OCMW en de politiezone voor de samenaankoop van aardgas en zal alle procedurele verplichtingen op zich nemen. Er wordt een gunningsprocedure georganiseerd voor een samengevoegde opdracht voor de levering van aardgas ten behoeve van de gemeente, de politiezone en het OCMW en voor de openbare verlichting voor een periode vanaf de eerste dag aansluitend op het huidig leveringscontract tot en met 31 december 2014. Het bestek wordt goedgekeurd. GEHEIME ZITTING. 11. Gemeentelijke brandweer : aktename vrijwillig ontslag per 28 februari 2011 van mevrouw Dina Claeys als vrijwillig brandweerman-ambulancierster. De gemeenteraad neemt akte van het vrijwillig ontslag van mevrouw Dina Claeys als brandweermanambulancierster per 28 februari 2011. Kruishoutem, 15 maart 2011. De gemeentesecretaris, De voorzitter van de gemeenteraad, Kris NACHTERGAELE. Paul TANT.