Globale bespreking van het organisatiemodel

1 Het organisatiemodel in de Provinciale Afdelingen van het VAPH
met betrekking tot de VAPH-aanvraagprocedure voor de persoon
met een handicap, aangepast na de opmerkingen van Minister
Vanackere
2009
1.1 Inleiding
In 2008 legde het VAPH het volledige voorstel van organisatiemodel m.b.t. Diagnose en
Indicatiestelling voor aan Minister Vanackere. Minister Vanackere heeft hieraan zijn zienswijze
toegevoegd (brief van 4 november 2008).
Op basis daarvan heeft de administratie het
organisatiemodel bijgestuurd.
Dit aangepaste organisatiemodel wordt in wat volgt beschreven. Daarbij werd maximaal afgestemd
op de oorspronkelijke nota.
1.2 De dossierstromen
Afhankelijk van de inhoud en de complexiteit van het dossier zullen er vier verschillende
dossierstromen ontstaan in de provinciale afdeling (PA):
1. Het multidisciplinair team (MDT) doet een positief voorstel tot indicatie op basis van D&Iprotocollen1; de coördinator (dossierbehandelaar binnen de provinciale afdeling) volgt dit
voorstel. Deze dossiers zullen we de consensusdossiers noemen.
2. Bepaalde beslissingen genomen bij vorige (aan)vragen zullen ertoe leiden dat in bepaalde
situaties bij een volgende (aan)vraag een verkorte procedure van toepassing is. Deze
dossiers zullen we de verkorte procedure voor ZORG en de verkorte procedure voor IMB
noemen.
3. Het MDT doet een voorstel tot indicatie op basis van D&I-protocollen; de coördinator heeft
inhoudelijke twijfels over dit voorstel (deze kunnen zowel slaan op de diagnosestelling als
op de indicatiestelling) en stuurt het dossier voor nader onderzoek door naar het D&I-team.
Deze dossiers zullen we de discussiedossiers noemen.
4. Het MDT doet een voorstel tot indicatie op basis van D&I-protocollen; het dossier wordt
steekproefsgewijs gekozen als controledossier en door het D&I-team geëvalueerd. Deze
dossiers zullen we de controledossiers noemen.
Dossiers die worden behandeld als een consensusdossier of waarop de verkorte procedure van
toepassing is zullen meestal tot een positieve beslissing leiden. Er wordt geschat dat 80 tot 90% van
de dossiers op deze manier zullen kunnen worden afgehandeld.
Tien à twintig procent van de dossiers zal behandeld worden door het D&I-team. Dit zullen de
discussiedossiers en de controledossiers zijn.
Hieronder worden de verschillende dossierstromen besproken. Het bijhorende schema vindt u terug
op de laatste pagina van dit document.
1.2.1 De consensusdossiers
Het dossier komt binnen in de provinciale afdeling (PA) (1). De cel inschrijvingen gaat na of alle
nodige stukken werden toegevoegd aan het dossier (bv. attesten, medische verslagen, …). Het
1
Diagnostische protocollen behelzen de classificerende diagnostiek, m.a.w. wat is de onderliggende
stoornis die de oorzaak is van de handicap.
Indicatiestelling is het proces waarbij de toegang wordt voorgesteld tot een welbepaalde
ondersteuningsvorm of hulpmiddel.
1
dossier is volledig, de cel inschrijvingen stuurt het dossier door naar de coördinator (COR) die het
dossier inhoudelijk bekijkt (2). De COR kan zich volledig vinden in het voorstel tot indicatie van het
MDT en stelt een positief voorstel tot beslissing op. De cel beslissingen maakt op basis van dit
advies de feitelijke (positieve) beslissing op (3) en legt deze ter handtekening voor aan het PA-hoofd
die in delegatie van de Directeur-generaal tekent (4). Een positieve beslissing wordt verstuurd naar
de PmH (5).
Mocht het PA-hoofd twijfelen aan het oordeel van de COR, dan kan die het dossier naar het D&Iteam sturen. Deze procedurestap moet een uitzondering blijven; afstemmingsproblemen dienen in
overleg tussen PA-hoofd en COR opgenomen te worden. Dit wordt in het schema aangeduid met de
stippellijn aangezien het hier gaat om een uitzondering op de regel (6).
1.2.2 De verkorte procedure
In de huidige aanvraagprocedure wordt er een onderscheid gemaakt tussen ‘eerste aanvragen’ en
‘tweede aanvragen’ en dit zowel voor ZORG als voor IMB. In bepaalde gevallen worden ‘tweede
aanvragen’ niet meer aan de PEC voorgelegd, omdat deze commissie bij de eerste aanvraag al het
kader heeft vastgelegd waarbinnen volgende aanvragen kunnen worden afgehandeld. In de praktijk
worden deze dossier de “zonder PEC-procedures (ZP)” genoemd. Deze procedure is vooral van
toepassing op IMB-dossiers.
DE VERKORTE PROCEDURE VOOR IMB
Aanpassing oktober 2011: de “conceptnota IMB” beschrijft het dossierverloop van aanvragen
Individueel Materiële Bijstand (IMB).
Momenteel wijst de PEC de in aanmerking te nemen functiebeperkingen en interventieniveaus aan
die opgenomen zijn in de refertelijst. Concreet betekent dit dat wanneer men een tweede vraag
IMB stelt, er wordt nagegaan of het gevraagde hulpmiddel valt onder een reeds door de PEC
toegekend interventieniveau. Indien dit het geval is, wordt het dossier niet voorgelegd aan de PEC
maar onmiddellijk administratief afgehandeld. Uitzonderlijk leidt een ZP-dossier tot een negatieve
beslissing.
Jaarlijks worden ongeveer 50% van alle gestelde IMB-vragen op deze manier afgehandeld. In het
toekomstig organisatiemodel moet deze werkwijze behouden blijven of vervangen worden door een
alternatief dat minstens evenwaardig is.
Gegeven deze voorwaarde werden de hulpmiddelenfiches 2, die opgedeeld zijn tot op het niveau van
het hulpmiddel, geclusterd tot modules op basis van algemene doelgroepen (bv. blinden, doven, ...)
zodat een verkorte procedure bij tweede aanvragen IMB mogelijk blijft. In het schema wordt dit
voorgesteld door pijl (9).
Indien het MDT aangeeft dat het gaat om een PmH met stabiele beperkingen (hiervoor zal een
speciaal aankruisvak voorzien worden in het nieuw elektronisch dossier) en de PmH vraagt een
hulpmiddel dat valt onder een module die hij reeds kreeg toegekend, kan dit dossier administratief
worden afgehandeld. Dit betekent dat de cel inschrijvingen in deze gevallen het dossier
rechtstreeks doorstuurt naar de cel beslissingen. De cel beslissingen gaat vervolgens na of voldaan
is aan de voorwaarden opgenomen in artikel 4 van het huidige IMB-besluit (de noodzaak, de
gebruiksfrequentie, de werkzaamheid en de doelmatigheid). Indien ze komen tot een gunstige
conclusie volgt een positieve beslissing. In uitzonderlijke gevallen kan beslist worden om het
dossier toch voor te leggen aan de coördinator.
DE VERKORTE PROCEDURE VOOR ZORG
Aanpassing oktober 2011: door de ontwikkelingen binnen Perspectief 2020 is deze informatie niet
meer correct. Meer informatie over het zorgzwaarte-instrument vindt u op www.vaph.be
2
Voor elk hulpmiddel op de refertelijst wordt een hulpmiddelenfiche opgesteld.
Een
hulpmiddelenfiche bevat o.a. algemene informatie m.b.t. het hulpmiddel bv. de activiteit die men
kan uitvoeren met het hulpmiddel, een algemene beschrijving van het hulpmiddel, …. Daarnaast
bevat de hulpmiddelenfiche ook specifieke bepalingen waaraan men moet voldoen alvorens men
ondersteuning kan krijgen van het VAPH bv. de doelgroep van het hulpmiddel, in te dienen
stavingstukken, …
2
Wat betreft de ZORG-dossiers (dus PAB, ZIN en PGB) is het de toekomstige/nieuwe manier van
werken die mogelijkheden creëert om in bepaalde gevallen te werken met een kortere procedure.
Alvorens deze mogelijkheden te bespreken, volgt eerst een korte toelichting over het werken met
het zorgzwaarte-instrument. Gezien dit nog in volle ontwikkeling is, kan dit nog onderhevig zijn
aan veranderingen.
Het zorgzwaarte-instrument (ZZI) brengt de zorgnood van een persoon in kaart ongeacht het “soort”
handicap (bv. motorische handicap, visuele handicap, …) of de sociale omkadering die iemand
heeft. Hiervoor worden verschillende (test)schalen afgenomen waarbij er een onderscheid wordt
gemaakt tussen een persoon met een verstandelijke handicap (protocol A) en een persoon zonder
een verstandelijke handicap (protocol B). De resultaten van de schaalafnames worden ingegeven in
een beslissingsboom die leidt tot een P-, B- en N-waarde3.
Bij stabiele functiestoornissen blijft het resultaat van het ZZI (dus de P-, B- en N-waarde) gelijk.
De zorgvraagverduidelijking brengt op basis van de noden en de wensen van de betrokkene in kaart
welke ondersteuning is aangewezen. Deze ondersteuning gaat verder dan VAPH-ondersteuning en
richt zich in eerste instantie op het reguliere aanbod. Er wordt rekening gehouden met de sociale
context en het netwerk van de persoon (bv. inwonend bij de ouders, veel of weinig vrienden die af
en toe een handje toesteken, …). Een persoon met een goede omkadering heeft nood aan minder
intensieve gesubsidieerde ondersteuning dan een persoon zonder die omkadering. De sociale
context is onderhevig aan verandering, ongeacht het permanente of stabiele karakter van de
functiestoornis (bv. ouders die voltijds of deeltijds instaan voor de zorg van hun kind sterven
plotseling waardoor er nood is aan intensievere ondersteuning). Zorgvraagverduidelijking moet
opnieuw plaatsvinden als de context ingrijpend verandert.
Het zorgzwaarte-instrument doet dus ‘naakte’ uitspraken over de zorgnood van een persoon. Dit
betekent dat er geen rekening wordt gehouden met de sociale omkadering. Iemand met een goede
sociale omkadering heeft dezelfde P-, B- en N-waarde als iemand met dezelfde beperkingen zonder
een goede omkadering. De zorgvraagverduidelijking brengt dit wel in rekening. Het is belangrijk
dat de naakte P-, B- en N-waarden die een ondersteuningsnood aangeven, gekoppeld worden aan de
mogelijkheid om een beroep te doen op andere ondersteuning (familie, Wit-Geel Kruis, vrienden,
...). Het is niet omdat men een naakte ondersteuningsnood heeft dat die nood in de praktijk dient
beantwoord te worden met gesubsideerde professionele ondersteuning.
Het feitelijke resultaat van indicering is de som van de afname van het ZZI en de resultaten van de
zorgvraagverduidelijking. Dit wordt uitgedrukt in een zorgmodule voor wonen en een zorgmodule
voor dagbesteding. Dit geeft een gecombineerd aantal ondersteuningsfuncties door een VAPHvoorziening te leveren in die gradatie.
Hierbij dient men in het achterhoofd te houden dat dit los staat van uitspraken over het al dan niet
behoren tot de doelgroep van het VAPH.
ZORGZWAARTE-INSTRUMENT
1. Verschillende
schalen (o.a.
Barthel, schaal
Vanermen,
Support Intensity
Scale, …) ->
protocol A en
protocol B
3.
P-w aarde
(permanentie)
2.
BESLISSINGS
BOOM
B-w aarde
(begeleiding)
N-w aarde
(nachtpermanentie)
4. BESCHRIJVENDE
INFORMATIE
- diagnostisch luik
- (resultaten van) de
zorgvraagverduidelijking
-> bevat o.a. het sociaal
netw erk
-…
5. Conclusies
van het MDT dat
wordt uitgedrukt
in een
ZORGMODULE
Wat zijn nu de precieze mogelijkheden om te werken met een kortere procedure?
Zoals reeds vermeld krijgt men bij een eerste aanvraag door afname van het ZZI een P-, B- en Nwaarde. De inschaling van het ZZI blijft bij permanente, stabiele functiestoornissen gelijk over de
3
P staat voor permanentie: de mate waarin de persoon met een handicap nood heeft aan de
beschikbaarheid of feitelijke aanwezigheid van of aan toezicht door andere personen; B staat voor
begeleiding: de mate waarin de persoon met een handicap ondersteuning nodig heeft van andere
personen; N staat voornachtpermanentie: de nood aan aanwezigheid van en toezicht door personen
’s nachts.
3
tijd. Het sociaal netwerk bepaalt de intensiteit van de feitelijke nood aan ondersteuning wat wordt
uitgedrukt in een module.
Wanneer een dossier met een vraag ZORG voor de eerste keer wordt onderzocht, wordt
administratief een bepaalde P-, B- en N-waarde toegekend. Dit is een principiële beslissing die door
het VAPH wordt genomen. Hieruit kunnen geen rechten geput worden. Deze principiële beslissing
wordt ook niet meegedeeld aan de PmH en de MDT’s.
Indien de beperkingen gelijk blijven (dus de zorgnood blijft dezelfde, de inschaling op het ZZI blijft
gelijk), volstaat het bij een tweede aanvraag om d.m.v. een korte motivatie intensievere
ondersteuning te vragen.
1.2.3 De discussiedossiers
Het dossier komt binnen in de provinciale afdeling (PA) (1). De cel inschrijvingen gaat na of alle
nodige stukken werden toegevoegd aan het dossier (bv. attesten, medische verslagen, …). Het
dossier is volledig, de cel inschrijvingen stuurt het dossier door naar de coördinator (COR) die het
dossier inhoudelijk bekijkt (2). De COR heeft inhoudelijke twijfels over het dossier en stelt een
gerichte vraag aan de collega’s van het D&I-team (7).
Het D&I-team gaat het dossier inhoudelijk nader onderzoeken. Afhankelijk van de complexiteit van
het dossier kan dit een grondig dan wel veeleer oppervlakkig onderzoek zijn. Men kan bijvoorbeeld
nagaan met welke psychodiagnostische testen iemand werd getest en volgens welke normen de
resultaten werden geïnterpreteerd. Men kan contact opnemen met medici of andere diagnostici.
Men kan bijkomend gespecialiseerde verslaggeving opvragen. Men kan ook de cliënt uitnodigen en
overgaan tot een herindicering of overgaan tot een huisbezoek, …
Op basis van het onderzoek stelt het D&I-team een positief of negatief voorstel tot beslissing op.
De cel beslissingen maakt op basis van dit advies de feitelijke beslissing op (8) en legt deze ter
handtekening voor aan het PA-hoofd die in delegatie van de Directeur-generaal tekent (4). Een
positieve beslissing of een voornemen van negatieve beslissing wordt verstuurd naar de PmH (5).
Binnen een wettelijk vastgelegde termijn kan men een “second opinion” vragen 4. In dat geval
wordt het dossier voorgelegd aan het D&I-team van een andere PA. Dit team herneemt het dossier.
Op basis van het advies van zijn eigen D&I-team neemt het PA-hoofd een definitieve beslissing: dit
kan een bevestiging zijn van het voornemen (negatieve beslissing) of een positieve beslissing.
Tegen deze beslissing kan enkel nog beroep aangetekend worden bij de arbeidsrechtbank 5.
Indien men geen second opinion vraagt, wordt het negatief voornemen na een vastgelegde termijn
omgezet in een negatieve beslissing. Tegen deze beslissing kan men beroep aantekenen via de
Arbeidsrechtbank.
1.2.4 De controledossiers
Het dossier komt binnen in de PA (1). De cel inschrijvingen gaat na of alle nodige stukken werden
toegevoegd aan het dossier (bv. attesten, medische verslagen, …). Het dossier is volledig. Volgens
vooraf bepaalde quota en at random worden sommige dossiers gemarkeerd als controledossier. De
cel inschrijvingen stuurt het dossier door naar de coördinator (COR) die het dossier inhoudelijk
bekijkt (2). De COR stelt een advies op voor deze dossiers (positief of negatief) (1). Onafhankelijk
van de inhoud van dit advies wordt het dossier ter controle voorgelegd aan het D&I-team. Het
dossier wordt door het D&I-team nader onderzocht en vervolgt vanaf nu dezelfde dossierstroom als
elk ander discussiedossier (6).
De controledossiers worden at random geselecteerd volgens vastgelegde quota. At random selectie
van de dossiers garandeert de MDT’s dat ze evenveel kans maken op dossiercontrole als collegaMDT’s.
Deze controle is noodzakelijk gezien het grootste deel van de dossiers (80 tot 90%) na een beperkte
administratieve controle zal goedgekeurd worden. De resultaten van de controle worden gericht
teruggekoppeld aan de coördinator en het MDT zodat ze, indien nodig, hun werking kunnen
bijsturen in functie van het halen van een hogere kwaliteit.
4
Tussen 2005 en 2007 werd er voor gemiddeld 970 dossiers een heroverweging aangevraagd.
In 2007 werden voor 151 dossiers beroepen ingesteld. Het jaar daarvoor waren het er een heel
pak meer nl. 190. In 2004 werden er respectievelijk 153 beroepen ingesteld en in 2005 141.
5
4
1.2.5 De bijzondere bijstandscommissie
In uitzonderlijke gevallen kunnen IMB-vragen voorgelegd worden aan de Bijzondere
Bijstandscommissie (BBC) Alvorens deze vragen worden voorgelegd dient de administratie een
positieve beslissing te nemen over het behoren tot de doelgroep van het VAPH en het voldoen aan
alle voorwaarden opgenomen in het IMB-besluit (met inbegrip van de gebruiksfrequentie, de
noodzaak, de werkzaamheid, de doelmatigheid). Om die reden werd de BBC niet voorgesteld in het
schema. De BBC kan pas ingeschakeld worden nadat men ingeschreven is in het VAPH.
De werking van de BBC in het toekomstig model wijzigt amper t.o.v. de huidige werking. Let wel,
recent zijn er heel wat wijzigingen doorgevoerd. Er werd meer sturing aan de PA’s gegeven zodat
minder dossiers werden doorgestuurd naar de BBC. In het toekomstig organisatiemodel blijft deze
werkwijze behouden.
Welke dossiers zullen worden doorgestuurd naar de BBC?
1. Indien het hulpmiddel niet is opgenomen in de refertelijst en indien de administratie
positief beslist over het hulpmiddel o.b.v. artikel 4 van het huidig IMB-besluit wordt het
dossier voorgelegd aan de BBC.
Voor zulke hulpmiddelen zal er (nog) geen hulpmiddelenfiche bestaan. Het MDT dient de
vraag te motiveren volgens een vooraf bepaalde methodiek. Indien het D&I-team positief
beslist over het hulpmiddel o.b.v. artikel 4 van het huidig IMB-besluit, wordt het dossier
doorgestuurd naar de BBC. De BBC beslist vervolgens over de hoogte van het refertebedrag.
De beslissing van het D&I-team wordt samen met de beslissing van de BBC gecommuniceerd
gezien de BBC kan beslissen om nul euro toe te kennen.
2. Indien er sprake is van een zeer uitzonderlijke zorgbehoefte (ZUZ) en indien de ZUZ door
het MDT grondig wordt gemotiveerd en indien de administratie positief beslist over het
hulpmiddel o.b.v. artikel 4 van het huidig IMB-besluit, dan wordt het dossier voorgelegd aan
de BBC.
Het MDT dient de ZUZ te motiveren volgens een vooraf bepaalde methodiek. De
administratie (het D&I-team of de COR) gaat enkel na of de ingediende motivatie werd
aangeleverd volgens de afgesproken methodiek. De administratie doet dus geen uitspraak
over de inhoud van de motivatie, de BBC wel.
Indien men voor een hulpmiddel uit de refertelijst niet behoort tot de doelgroep van de
hulpmiddelenfiche beslist het D&I-team altijd. Dergelijke vragen worden niet voorgelegd aan de
BBC.
Deze werkwijze is gelijkaardig aan de huidige werkwijze waar de arts van de PA kan beslissen af te
wijken van het interventieniveau dat van toepassing is op het gevraagde hulpmiddel.
Om de uniformiteit van de beslissingen te waarborgen zal gewerkt worden met een elektronisch
registratiesysteem dat raadpleegbaar is in elke PA. Op dit manier kunnen de D&I-teams nagaan
welke beslissingen hun collega’s hebben genomen in gelijkaardige situaties. Dergelijke beslissingen
zullen ook besproken worden op de intervisiemomenten.
Daarnaast zal het Kenniscentrum Hulpmiddelen van het VAPH (KOC) deze beslissingen opvolgen in
functie van nieuw te ontwikkelen hulpmiddelenfiches of actualisatie/aanpassingen aan bestaande
hulpmiddelenfiches.
1.2.6 Beroepsmogelijkheden
In het toekomstig organisatiemodel zal de “second opinion” uitgevoerd worden door het D&I-team
van een andere provincie dat het dossier volledig zal herbekijken. Dergelijke werkwijze vormt de
ideale graadmeter voor interne kwaliteit en procesverbetering.
De huidige termijnen blijven behouden. Alsook blijft de piste behouden om onmiddellijk naar de
arbeidsrechtbank te stappen bij het krijgen van een negatieve beslissing zonder dat men eerst de
interne beroepsmogelijkheden dient uit te putten.
In het toekomstig model zal onderzocht worden hoe de communicatie naar de cliënt kan verbeterd
worden. Hierbij wordt gedacht aan de verwarrende communicatie rond het voornemen van
negatieve beslissing dat na een maand een negatieve beslissing wordt.
5
1.3 Samenstelling en takenpakketten
Hieronder volgt een globaal overzicht van de samenstelling en takenpakketten van de verschillende
actoren die betrokken zijn bij de aanvraagprocedure. Het is niet de bedoeling om een exhaustieve
lijst op te stellen van alle taken die men dient uit te voeren. Het vastleggen van de takenpakketten
tot op detailniveau wordt meegenomen bij het uittekenen van de toekomstige werkprocessen.
1.3.1 De cliënt
In deze tekst wordt bewust een opsplitsing gemaakt tussen een persoon die (nog) niet is
ingeschreven (cliënt) en een persoon die wel is ingeschreven in het VAPH. Deze laatste noemen we
de persoon met een handicap.
Volledigheidshalve wordt de cliënt hier vermeld gezien hij centraal staat in de inschrijvings–
procedure. Behalve een goede medewerking en het geven van correcte informatie heeft het VAPH
geen verwachtingen ten aanzien van de cliënt.
1.3.2 Het MDT
In de toekomst zal het MDT aan de hand van protocollen voor diagnose- en indicatiestelling een
voorstel tot indicatie bezorgen aan het VAPH. Opdat het MDT deze taak op een kwaliteitsvolle
manier kan uitvoeren zal het VAPH opleidingen organiseren waartoe de MDT’s zullen uitgenodigd
worden. Zonder de volledige procedure te herhalen, zal het VAPH verschillende initiatieven nemen
om de administratieve last(en) van de MDT’s zoveel mogelijk beperken. Er zal onder meer
geïnvesteerd worden in een vernieuwd elektronisch dossier. In bepaalde gevallen zullen verkorte
procedures opgezet worden. De hoofdmoot van de dossiers zal slechts in beperkte mate
gecontroleerd worden. De communicatiestromen naar de MDT’s zullen worden gestroomlijnd.
Gerichte terugkoppeling naar de MDT’s zal worden opgezet.
Daarnaast wordt een nieuw financieringsvoorstel uitgewerkt en zullen ook de erkennings–
voorwaarden worden verruimd. Als tegenprestatie zal het MDT moeten voldoen aan vastgelegde
kwaliteitseisen. Deze kwaliteitseisen worden begin 2010 uitgewerkt.
1.3.3 Cel inschrijvingen
De cel inschrijvingen gaat na of het gaat om een bestaand dossier of niet, bepaalt de procedure en
gaat in functie daarvan na of de vraag administratief volledig is of niet (bv. werden alle gevraagde
attesten en/of verslagen toegevoegd?). Vervolgens stuurt de cel inschrijvingen het dossier door
naar de COR of rechtstreeks naar de cel beslissingen indien van toepassing.
1.3.4 Coördinator
De COR maakt een inhoudelijke beoordeling van het advies van het MDT. De COR kijkt na of de
protocollen (zowel voor diagnose als voor indicatiestelling) correct werden gevolgd en of de cliënt
behoort tot de doelgroep van het VAPH.
Voor een IMB-dossier gaat de COR na of de informatie in het VAPH-verslag inhoudelijk overeenstemt
met de hulpmiddelenfiche waarnaar wordt verwezen.
Voor een ZORG-dossier gaat de COR na of de voorgestelde zorgmodule te rijmen valt met de
dossierinformatie (P-, B- en N-waarden en de resultaten van de zorgvraagverduidelijking).
Indien de COR zich kan vinden in het voorstel van het MDT stelt hij een positief voorstel tot
beslissing op.
Gezien het grote volume dossiers dat via de COR passeert (ongeveer 50% van alle jaarlijkse vragen)
is het geenszins de bedoeling dat de COR de dossiers grondig herneemt. Hiervoor kan de COR een
beroep doen op het D&I-team indien hij een gerichte vraag heeft.
Naast het inhoudelijk beoordelen van dossiers zal een groot deel van het takenpakket van de COR
bestaan uit het opvolgen van de resultaten van de dossiercontrole door het D&I-team en het gericht
terugkoppelen van de resultaten naar de MDT’s.
1.3.5 Cel beslissingen
Voor alle ZORG-dossiers ongeacht of het gaat om een verkorte procedure of niet en voor alle IMBdossiers die volgens de gewone procedure verlopen, blijft de taak van de cel beslissingen beperkt
tot het administratief afhandelen van de door de COR of het D&I-team voorgestelde beslissing.
Indien er sprake is van een korte procedure IMB moeten de dossierbeheerders van deze cel zelf
oordelen of er al dan niet voldaan is aan de voorwaarden opgenomen in artikel 4 van het IMB-
6
besluit. Gezien er voor deze dossiers reeds één of meerdere modules principieel werden toegekend
en gezien er reeds heel wat kennis rond deze materie bij de huidige dossierbeheerders zit, worden
er geen problemen voorzien m.b.t. het afhandelen van deze dossiers. Een doorgedreven opleiding
in de adviesverlening van IMB aan de hand van concrete casussen is weliswaar een strikte
minimumvereiste. Daarnaast is een goede opvolging en aansturing nodig. Hiervoor wordt een
verantwoordelijke van de cel aangesteld die in opdracht van het PA-hoofd de
eindverantwoordelijkheid draagt voor de beslissingen. Bij twijfels kan deze verantwoordelijke
beslissen een dossier alsnog naar de COR te sturen.
1.3.6 D&I-team
Het D&I-team is een multidisciplinair samengesteld team met leden van de administratie en van het
werkveld waarbij de administratie de overhand heeft in het beslissingsproces. Elke PA beschikt
over zo’n D&I-team. Dit team is gespecialiseerd in handicapspecifieke materie. Volgende
disciplines worden minimaal vertegenwoordigd in dit team:
 een arts
 een psycholoog of orthopedagoog
 een maatschappelijk assistent
 een hulpmiddelendeskundige
Het aantal leden van het D&I-team staat in verhouding tot het aantal dossiers in de betreffende PA
(PA’s met een hoger aantal aanvragen moeten beschikken over meer capaciteit om dezelfde
resultaten te kunnen afleveren).
Gezien elk lid zijn specifieke deskundigheid heeft in bepaalde materies, kan men van dit team niet
verwachten dat ze beschikken over een allesomvattende deskundigheid. Voor IMB-specifieke vragen
kan het D&I-team bijkomend een beroep doen op de hulpmiddelendeskundigen van het KOC.
Het (provinciale) D&I-team heeft twee hoofdtaken: kwaliteitscontrole en het onderzoeken van
complexe dossiers6 die door de COR worden doorgestuurd.
De capaciteit van het D&I-team zal eerder beperkt zijn. Verhoudingsgewijs zullen er heel wat
dossiers een verkorte administratieve procedure doorlopen waarbij het D&I-team niet wordt
ingeschakeld. Kwaliteitsborging is essentieel bij deze dossiers, het processchema staat of valt met
de kwaliteit van de dossiers. Daarom zal het D&I-team steekproefsgewijze controles uitvoeren op
de dossiers waarbij er per maand minimale quota gehaald moeten worden. Op die manier beoogt
het VAPH een hogere kwaliteit van de door de MDT’s afgeleverde diagnose- en indicatiestelling en
werking van de coördinator. Afhankelijk van het dossier zal de controle al dan niet diepgaand
gebeuren (werkwijze gelijk aan het onderzoek van het D&I-team van discussiedossiers).
Daarnaast zal het D&I-team de complexe dossiers nader onderzoeken. Afhankelijk van het dossier
zal dit onderzoek eerder oppervlakkig tot zeer grondig gebeuren. Het D&I-team kan contact
opnemen met de diagnostici, ze kunnen bijkomende verslaggeving opvragen, ze kunnen nagaan met
welke normen bepaalde testresultaten werden geïnterpreteerd, ze kunnen overgaan tot
huisbezoeken, ...
Specifiek voor ZORG-dossiers betekent dit dat de leden van het D&I-team alle elementen van het
zorgzwaarte-instrument gaan (her)bekijken tot op itemniveau van de verschillende schalen. Bij
twijfels en/of vragen gaan ze zich in eerste plaats richten tot het MDT, in tweede plaats tot de
cliënt. Daarnaast zullen ze ook steekproefgewijze controles uitvoeren waarbij ze het ZZI gaan
herafnemen en/of nakijken of er voldoende werd gezocht naar alternatieven in het reguliere circuit
en de mantelzorg.
Specifiek voor IMB betekent dit dat het D&I-team zich vooral zal concentreren op de vragen
waarvoor (nog) geen hulpmiddelenfiches werden ontwikkeld, de complexe IMB-vragen (bv. bepaalde
ingrijpende woonaanpassingen) en de vragen waarbij de cliënt volgens de hulpmiddelenfiche niet
behoort tot de doelgroep van het gevraagde hulpmiddel.
Tijdens het wekelijks overleg van het D&I-team zullen de onderzochte dossiers besproken worden.
Indien nodig wordt er nog bijkomend onderzoek verricht (bv. door het KOC, door een ingehuurde
diagnostische expert, ...). Op basis van het multidisciplinair overleg formuleert het D&I-team het
voorstel tot beslissing.
6
De dossiers waarvoor een “second opinion” wordt gevraagd, vallen hier ook onder gezien zij
evenveel tijd vergen als elk ander dossier.
7
Het D&I-team werkt volgens het consensusmodel. Een beslissing wordt gedragen door alle
teamleden. Indien de teamleden er niet in slagen om een consensus te bereiken, is het de taak van
het PA-hoofd om de aanhoudende discussie te beëindigen en het dossier door te sturen naar het
vliegend D&I-team (zie 1.4.1).
1.3.7 Bevoegdheid van het PA-hoofd
De Directeur-generaal delegeert de bevoegdheid voor het nemen van individuele beslissingen over
de tenlasteneming van ondersteuning door het VAPH aan de PA-hoofden.
Het PA-hoofd volgt in principe het voorstel tot beslissing geformuleerd door de COR tenzij de COR
een voorstel doet dat buiten de regelgeving van het VAPH valt. In dat geval stuurt het PA-hoofd het
dossier door naar het D&I-team. Dit kan beargumenteerd worden vanuit het grote volume dossiers
dat via de COR zal passeren. Dergelijke werkwijze dient echter een uitzondering te blijven.
Het PA-hoofd neemt deel aan het wekelijks D&I-teamoverleg waarbij hij fungeert als moderator.
Dit betekent dat het PA-hoofd in principe het voorstel tot beslissing geformuleerd door het D&Iteam volgt, tenzij het D&I-team een voorstel doet dat buiten de regelgeving van het VAPH valt.
Gelet op het feit dat de inhoudelijke deskundigheid inzake handicap en nood aan bijstand bij de
coördinator en de leden van het D&I-team ligt en de diagnose- en indicatiestelling overeenkomstig
vastgestelde protocollen zal verlopen, kan het PA-hoofd het voorstel tot beslissing niet in twijfel
trekken op basis van inhoudelijke argumenten (bv. de ernst of de langdurigheid in vraag stellen).
Een beslissing is steeds het resultaat van multidisciplinair overleg waarbij de leden van dit overleg
geselecteerd zijn op basis van hun specifieke kennis.
De werkwijze waarbij één persoon het voorstel tot beslissing kan verwerpen, brengt de
rechtszekerheid van de persoon met een handicap in het gedrang. Dit leidt tot een gebrek aan
transparantie. Het nemen van een monodisciplinaire beslissing staat haaks op de visie waarvan het
project Diagnose- en Indicatiestelling is vertrokken.
Tijdens de deelname aan het wekelijks D&I-teamoverleg heeft het PA-hoofd bijzondere aandacht
voor die dossiers waar het advies van de coördinator afwijkt van het voorstel tot beslissing van het
D&I-team. Het is de taak van het PA-hoofd om dit op te nemen met de coördinator en het D&Iteam.
1.4 De ondersteunende functies
De ondersteunende functies situeren zich op het niveau van het centraal hoofdbestuur van het
VAPH. Hieronder volgt een globaal overzicht van hun taken in het kader van de aanvraagprocedure.
Ook hier is het niet de bedoeling om een exhaustieve lijst weer te geven.
1.4.1 Het “vliegend” D&I-team
Het vliegend D&I-team is de onmisbare schakel in het geheel die zal instaan voor optimale
kruisbestuiving inzake kennis en kunde tussen de provinciale D&I-teams zodat de uniformiteit tussen
de PA’s gemaximaliseerd wordt. Dit vliegend D&I-team werkt centraal en heeft dezelfde
multidisciplinaire samenstelling als de vijf provinciale D&I-teams.
Dit zijn de hoofdtaken van het vliegend D&I-team:
 Het opvangen van capaciteitsproblemen in de provinciale D&I-teams (door bv. ziekte,
langdurige afwezigheid) door actieve deelname in deze teams.
 Het inhoudelijk aansturen en coördineren van de D&I-teams door het organiseren van
efficiënte intervisiemomenten. Het voordeel hierbij is dat de leden van het centraal team
ook zelf in de praktijk staan en door hun deelname aan de verschillende teams op de hoogte
zijn van provinciale verschillen in werkwijze.
 Beslissen over dossiers waarvan de leden van het D&I-team er niet in slagen te komen tot
consensus.
 Signaleren van (terugkerende) problemen i.v.m. de protocollen naar de juiste
ondersteunende instanties (bv. KOC), formuleren van verbeteringsvoorstellen, ...
8

Jaarlijkse beleidssignalering met specifieke aandacht voor nieuwe tendensen
1.4.2 De permanente werkgroep inschrijvingen
In de oorspronkelijke tekst met het organisatiemodel was er sprake van de installatie van de
interprovinciale evaluatiecommissie (de IPEC). Naar aanleiding van de opmerkingen van de Minister
rond de IPEC werd deze vervangen door het Ad Hoc-comité Inschrijvingen en Evaluatie. Gezien de
recente ontwikkelingen m.b.t. de organisatiestructuur van de adviesverlenende organen, wijzigt de
naamgeving en wordt de IPEC of het Ad Hoc-comité Inschrijvingen en Evaluatie voortaan de
permanente werkgroep inschrijvingen genoemd.
De permanente werkgroep inschrijvingen zal de door de D&I-teams gesignaleerde knelpunten inzake
doelgroepbepaling bespreken. Dit kan op initiatief van de permanente werkgroep inschrijvingen
zelf of op vraag van de administratie van het VAPH gebeuren. Vanuit deze optiek dient de
samenstelling van de permanente werkgroep geëvalueerd te worden en indien nodig gewijzigd te
worden.
Uitspraken over individuele gevallen/dossiers behoren niet tot de bevoegdheid van de permanente
werkgroep.
Aanpassing oktober 2011: op termijn zullen deze taken opgenomen worden door commissie op hoger
niveau. Actuelere informatie hierover vindt u terug in het projectplan van de simulatie onder
1.2.3.
1.4.3 Het KOC en de permanente werkgroep IMB
Het KOC heeft een belangrijke ondersteunende taak in het nieuwe organisatiemodel.
Het systeem waarbij gewerkt wordt met hulpmiddelfiches is een continu proces. Nieuwe
hulpmiddelen zullen op de markt komen. Op termijn zullen er voor deze hulpmiddelen (indien
mogelijk) hulpmiddelenfiches worden ontwikkeld. Het opvolgen van de hulpmiddelenmarkt en het
ontwikkelen van deze fiches zal een taak zijn van het KOC.
Daarnaast zal het KOC instaan voor een actualisatie van de hulpmiddelenfiches. Dit zal onder meer
nodig zijn wanneer blijkt dat bepaalde doelgroepen al dan niet onterecht werden uitgesloten in een
hulpmiddelenfiche. Het KOC zal een inschatting moeten maken in hoeverre het gewenst is
(politiek, budgettair) om de doelgroep van de hulpmiddelenfiche uit te breiden. Hun voorstel zal
vervolgens voorgelegd worden aan de permanente werkgroep IMB (het voormalig Ad Hoc-comité
individuele bijstand en sociale integratie (IBSI)). Samen met het advies van de permanente
werkgroep kan vervolgens het standpunt van de administratie worden voorgelegd aan de Minister.
Afhankelijk van het standpunt van de minister zal dit mogelijks leiden tot een aanpassing of een
nieuw ontwikkelde hulpmiddelenfiches.
Daarnaast zal het KOC op vraag van de leden van het D&I-team advies verlenen in individuele
dossiers. Indien nodig zal het KOC hiervoor beroep doen op ingehuurde experten IMB. In het kader
van de erkenningsvoorwaarden van de MDT’s die zullen gewijzigd worden, zal de huidige lijst van
erkende experten IMB herbekeken worden.
Het KOC zal ook opleidingen organiseren en geven inzake adviesverlening voor specifieke hulpmiddelen aan de hand van concrete casussen. Dit zal een doorgedreven opleiding zijn die in eerste
instantie gericht is op de leden van het D&I-team en de MDT’s gespecialiseerd in de adviesverlening
IMB. In de toekomst werkt het KOC aan een certificeringsysteem voor opleidingen.
1.4.4 Het intersectoraal diagnostisch expertisecentrum (IDEC)
Op termijn is het de bedoeling dat een intersectoraal diagnostisch expertisecentrum (of netwerk)
wordt opgericht dat onder meer instaat voor de ontwikkeling en actualisatie van de
(classificerende) diagnostische protocollen.
In afwachting van de oprichting van dit intersectoraal expertisecentrum is het VAPH alvast gestart
met het ontwikkelen van classificerende diagnostische protocollen en dit door het inhuren van
experten. De vraag stelt zich wie ervoor zal zorgen dat de reeds ontwikkelde diagnostische
protocollen actueel blijven in afwachting van een operationeel expertisecentrum. Een mogelijke
optie is dat het VAPH hierin verder het initiatief blijft nemen waarbij iemand binnen het VAPH
9
wordt aangeduid om ad hoc experten te consulteren zodat de diagnostische protocollen actueel
blijven.
Aanpassing oktober 2011: actuelere informatie hierover vindt u terug in het projectplan van de
simulatie onder 1.2.2.
1.5 Tot slot
Het VAPH zal een grote inspanning moeten leveren in het sensibiliseren van en organiseren en geven
van opleidingen voor alle betrokkenen. In eerste instantie wordt hierbij gedacht aan het personeel
werkzaam in de PA’s en de leden van de MDT’s. Afhankelijk van de functie die ze zullen
waarnemen binnen het proces, zal de inhoud van de opleiding variëren.
Het zal niet volstaan om enkel bij de invoering van het nieuwe organisatiemodel te investeren in
opleidingen.
Permanente technologische evoluties inzake hulpmiddelen en het daaraan gekoppelde prijsbeleid
van leveranciers maken het noodzakelijk dat de hulpmiddelenmarkt continu moet opgevolgd
worden. Daarnaast is het VAPH gestart met de intensieve ontwikkeling van bedrijfsprocesbeheer.
Een permanente investering hierin zal een belangrijke positieve impact hebben op de effectiviteit
en efficiënte van de werkprocessen D&I. Personeelsverschuivingen zullen noodzakelijk zijn. Dit
maakt het noodzakelijk dat er wordt geïnvesteerd in regelmatige (bij)scholingen en een
doorgedreven competentiemanagement.
Schematische voorstelling van het aangepast organisatiemodel
10
Cliënt en MDT's
(1)
Provinciale afdeling o.l.v. PA-hoofd
Cel inschrijvingen
(2)
(7)
(9)
Coördinator
D&I-team
(3)
(8)
Cel beslissingen
(4)
(6)
PA-hoofd
(5)
Output:
een positieve beslissing
In geval van IMB w ordt de BBC-procedure opgestart indien
voldaan is aan de voorw aarden
of een negatief voornemen
Beroepsmogelijkheden:
- rechtstreeks naar Arbeidsrechtbank
- second opinion georganiseerd in andere PA
Cliënt en MDT's
11