MODEL MANAGEMENTOVEREENKOMST DEPARTEMENT XXX 2 A. GENERIEK DEEL 2 I. ALGEMENE BEPALINGEN Ondertekenende partijen (1) Voorwerp van de overeenkomst (2) Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst (3) Definities (4) II. ENGAGEMENTEN VAN HET DEPARTEMENT Relevante beleidsdoelstellingen / beleidskader (5) Strategische organisatiedoelstellingen (6) en Operationele organisatiedoelstellingen (7) Optioneel: strategische projecten (8) Interne werking (9) Optioneel: aanvullende opdrachten (10) en andere engagementen (11) III ENGAGEMENTEN VAN DE FUNCTIONEEL BEVOEGDE MINISTER Financiële bepalingen (12) en andere engagementen (13) IV OPTIONEEL: FINANCIËLE BETREKKINGEN TUSSEN DE ONDERTEKENENDE PARTIJEN Herkomst van de financiële middelen van het departement (14), financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen (15) Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen (16) V OPVOLGING EN RAPPORTERING Opvolging (17), rapportering (18) Evaluatie (19) VI AANPASSINGEN MANAGEMENTOVEREENKOMST – OPSCHORTENDE VOORWAARDEN Aanpassing van de managementovereenkomst – opschortende voorwaarden (20) B. OPTIONEEL: SPECIFIEK DEEL Verplichtingen van het departement inzake tarieven (21) Samenwerkingsovereenkomsten (22) Bijzondere bepalingen ten gevolge van specifieke situaties, eigen aan het departement (23) BIJLAGEN 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 1 Model Managementovereenkomst departement xxx Dit word-document vormt een toelichting bij het model voor een managementovereenkomst en wordt ter beschikking gesteld van belanghebbenden om het opstellen van een managementovereenkomst te vergemakkelijken, minstens m.b.t. het opnemen van de generieke elementen van de managementovereenkomst. Dit werkbaar word-document omvat de minimumvereisten voor een managementovereenkomst van een departement. Uiteraard is een departement door dit word-document niet geremd om bijkomende elementen op te nemen in zijn managementovereenkomst. A. GENERIEK DEEL I. Algemene bepalingen Ondertekenende partijen (1) Dit is enerzijds de functioneel bevoegde minister en anderzijds het hoofd van een departement, de secretaris-generaal. M.b.t. rubriek 1 is volgende bepaling opgenomen: Tussen de Vlaamse Regering, vertegenwoordigd door de Vlaamse minister(s) van xxx, de heer/mevrouw xxx, hierna de minister te noemen, enerzijds en het departement xxx, vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar van het departement xxx, de heer/mevrouw xxx, hierna respectievelijk het departement xx (correcte afkorting) en de secretaris-generaal te noemen, anderzijds wordt de volgende managementovereenkomst afgesloten: Voorwerp van de overeenkomst (2) Hier wordt, kort en in zeer algemene termen, het voorwerp en het doel van de managementovereenkomst weergegeven. M.b.t. rubriek 2 is volgende bepaling opgenomen: Deze managementovereenkomst is gesloten als een concretisering van de taakstelling van het departement zoals in algemene termen verduidelijkt in het Kaderdecreet van 18 juli 2003, art 4 en het Organisatiebesluit Vlaamse Regering 3 juni 2005, art. 30. De overeenkomst is ook een concretisering van het ‘Charter Politiek – Ambtelijke Samenwerking’ d.d. 9 december 2009, omwille van de gesignaleerde behoefte aan een doeltreffende organisatie van de beleidsondersteunende capaciteit in de administratie. Het charter omvat ook afspraken over bevoegdheden en verantwoordelijkheden, over samenwerking en wederzijdse afstemming. Deze wederzijdse overeenkomst is eveneens een stuur- en opvolgingsinstrument. De managementovereenkomst beoogt de verantwoordelijkheden van beide ondertekenende partijen te beschrijven. Een meer concrete invulling wordt gegeven in het ondernemingsplan. 2 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst (3) De managementovereenkomst volgt naar analogie met de beheersovereenkomsten een meerjarenperspectief. M.b.t. rubriek 3 is volgende bepaling opgenomen: Deze managementovereenkomst gaat in op xxx en loopt tot 31 december 2015. Indien bij het verstrijken van een managementovereenkomst geen nieuwe overeenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande managementovereenkomst van het departement xx stilzwijgend verlengd tot het ogenblik waarop een nieuwe managementovereenkomst in werking treedt. Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan tijdens de duur van deze managementovereenkomst op verzoek van één van de ondertekenende partijen, en conform de modaliteiten vermeld in de rubriek ‘Aanpassing van de managementovereenkomst’ bij deze overeenkomst, een addendum aan de managementovereenkomst worden gevoegd om bepalingen toe te voegen, te wijzigen of te schrappen. Definities (4) Een facultatief onderdeel van de managementovereenkomst. Bevat de omschrijving voor termen die specifiek zijn voor deze managementovereenkomst of die ‘geijkte begrippen’ uit de managementovereenkomst verduidelijken. Indien van toepassing is m.b.t. rubriek 4 volgende bepaling opgenomen: Voor de toepassing van deze managementovereenkomst is verstaan onder: II. Engagementen van het departement Relevante beleidsdoelstellingen / beleidskader (5) In het hoofdstuk ‘Engagementen van het departement’ kan het onderdeel ‘relevante beleidsdoelstellingen / beleidskader’ gebruikt worden als een aanknopingspunt voor het departement om te verduidelijken op welke manier zij de vertaalslag van relevante strategische en operationele beleidsdoelstellingen uit het beleidskader (toepasselijke onderdelen van regeerakkoord, regeringsverklaring en beleidsnota) naar strategische en operationele organisatiedoelstellingen maakt. Dit kan gebeuren wanneer in de beleidsnota de doelstellingencascade (strategische beleidsdoelstellingen met operationele beleidsdoelstellingen) duidelijk is gedefinieerd, zodat de doorvertaling van strategische en operationele beleidsdoelstellingen naar strategische en operationele organisatiedoelstellingen eenduidig kan zijn gemaakt. Maar niet alle beleidsnota’s zijn zo opgebouwd. In dat laatste geval, kan het departement in de onderdelen ‘Strategische organisatiedoelstellingen’ (6) en ‘Operationele organisatiedoelstellingen’ (7) de beleidsopties daaronder opnemen en verder vertalen in concrete engagementen tussen de functioneel bevoegde minister en het departement. Vandaar dat de rubriek ‘relevant beleidskader’ (5) in het model facultatief toe te passen is en dat departementen de keuze hebben hoe zij de koppeling naar de toepasselijke onderdelen uit het regeerakkoord en de beleidsnota waarborgen. 3 In het hoofdstuk ‘Engagementen van het departement’ moet alleszins de specifieke bijdrage van het departement aan de beleidsdoelstellingen tot uiting komen (voor zover deze specifiek bepaald zijn). De koppeling met het relevante beleidskader is hoe dan ook gewaarborgd: ofwel in het aparte luik ‘relevant beleidskader’ (5), ofwel bij de uitwerking van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen (6) en (7), ofwel in beide. Strategische organisatiedoelstellingen (6) en Operationele organisatiedoelstellingen (7) Dit onderdeel omvat minimaal de organisatiedoelstellingen m.b.t. de kernopdrachten van het departement 1 die de kern van de managementovereenkomst vormen en - indien van toepassing - beleidsdoelstellingen. De ‘beleidsondersteunende organisatiedoelstellingen’ staan in de managementovereenkomst centraal. Dit zijn voornamelijk doelstellingen die de realisatie van het beleid van de functioneel bevoegde minister(s) ondersteunen en die vanuit een beheersmatige invalshoek op organisatieniveau worden uitgewerkt in de managementovereenkomst. Met andere woorden: de managementovereenkomst handelt over de doelstellingen en randvoorwaarden voor het bijdragen aan de realisatie van het beleid van de functioneel bevoegde minister(s). Onder de rubrieken ‘Strategische en Operationele organisatiedoelstellingen’ vermeldt het departement de beheersmatige doelstellingen op vlak van organisatieniveau die een concretisering vormen van afspraken tussen de functioneel bevoegde minister(s) en de secretaris-generaal van het departement, aansluitend bij de in het vermelde charter gesignaleerde behoefte aan een doeltreffende organisatie van de beleidsondersteunende capaciteit in de administratie. Bij de engagementen van het departement is de doelstellingencascade ingedeeld in strategische en operationele organisatiedoelstellingen. De koppeling met het relevante beleidskader is hoe dan ook gewaarborgd: ofwel in het aparte luik ‘relevant beleidskader’ (5), ofwel bij de uitwerking van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen (6) en (7), ofwel in beide. Optioneel: strategische projecten (8) Luik (8), strategische projecten, is optioneel, naargelang van de eigen invulling van de doelstellingencascade door het departement. Het departement kan immers projecten definiëren die niet sluitend onder te brengen zijn onder een welbepaalde strategische doelstelling, maar wel degelijk van strategisch belang zijn (bv. bijdragen aan het EUvoorzitterschap, opstellen van een meerjarenplan voor de personeelsbehoeften, en dergelijke). Interne werking (9) De bedoeling is dat het departement in deze rubriek (of indien gewenst onder de rubrieken strategische en operationele organisatiedoelstellingen) aangeeft volgens welk verbetertraject het departement de maturiteit van de eigen organisatie verder zal verhogen en efficiënter, effectiever en klantgerichter wil werken als op deze vlakken nog verbeterpunten zijn (zie verder). 1 De taakstelling van de departementen wordt in algemene termen verduidelijkt in het Kaderdecreet van 18 juli 2003, art 4 en het Organisatiebesluit Vlaamse Regering 3 juni 2005, art. 30. 4 Elke managementovereenkomst bevat daarom volgende verplichte generieke bepaling: ‘Elke entiteit verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject’. Het departement verduidelijkt en specificeert in haar managementovereenkomst het verbetertraject op vlak van het managen en beheren van de eigen organisatie. Dit voor de organisatiethema’s waarvan de beide partijen overeenkomen dat een verhoging wenselijk is, zoals bijvoorbeeld: proces- en risicomanagement en het voeren van een kwaliteitsbeleid belanghebbendenmanagement monitoring organisatiestructuur human resources management (inclusief diversiteit) informatie en communicatie financieel management facilitair management veranderingsmanagement … Ook organisatiebrede afspraken of regelingen krijgen hier ook hun plaats (bvb. verwijzing naar een diversiteitsplan, en dergelijke). Voor het uitbouwen van een gedocumenteerd systeem van interne controle / organisatiebeheersing vormt de beslissing van de Vlaamse Regering van 30 mei 2008 (VR/2008/30.05/DOC.0501) het referentiekader. Bij de opmaak van de beheersovereenkomst moet voldoende aandacht gaan naar de doelstellingen en een controle op de overhead binnen de entiteit. Daarnaast bevat elke managementovereenkomst - in uitvoering van het regeerakkoord - een tweede generieke bepaling: ‘Elke entiteit definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren’. Het departement concretiseert dit aan de hand van realistische, uitdagende en meetbare doelstellingen. Het verbetertraject omvat niet enkel entiteitspecifieke projecten maar evenzeer trajecten waarvoor samenwerking met andere entiteiten en beleidsdomeinen binnen de Vlaamse overheid vereist is, inclusief de medewerking aan de projecten die door het College van Ambtenaren-Generaal (CAG) worden aangestuurd en projecten die kaderen binnen het Vlaams Regeerakkoord, ViA en de bijhorende doorbraakprojecten. M.b.t. een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren is ook volgende bepaling opgenomen: ‘De lijnmanagers zullen ook elke medewerker stimuleren om zijn taken en werkmethode en die van haar of zijn dienst, in vraag te stellen en verbetervoorstellen te doen. Het zichzelf en de eigen werking in vraag stellen, zeker ook op het vlak van taken die niet langer relevant zijn, moet ook elke entiteit zich stellen los van besparingen of andere externe druk.’ Alle engagementen bevatten waar mogelijk indicatoren met norm (streefwaarde) en kengetallen (zonder norm). 5 Het streven naar een personeelskostenefficiëntie vormt een belangrijk onderdeel. Gegeven de afspraken – in uitvoering van het Vlaams Regeerakkoord, om de totale personeelsomvang en kost niet meer te laten aangroeien – maken de ondertekenende partijen in de managementovereenkomst concrete afspraken over de wijze waarop het departement bijdraagt aan het onder controle houden van de personeelsomvang en -kost, behoudens de beleidskeuzes over overheidstaken en het steeds garanderen van een kwaliteitsvolle dienstverlening. De afspraken worden onder de rubriek ‘Interne werking’ in de managementovereenkomst opgenomen. De entiteit die het voorwerp uitmaakt van de managementovereenkomst engageert zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014. Indien het reëel aantal VTE is gestegen tussen het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord en de aanvang van de managementovereenkomst, legt de entiteit een structureel en haalbaar plan voor in functie van het afsluiten van de managementovereenkomst, met het oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, ten allerlaatste twee jaar voor het einde van de managementovereenkomst. Vanaf de aanvangsdatum van de managementovereenkomst moet elke verhoging van het reëel aantal VTE in de entiteit voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van het opstellen van het ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie tot een verhoging moet gepaard gaan met een structureel en haalbaar plan met het oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, in principe, ten laatste twee jaar voor het einde van de managementovereenkomst. In een plan voor de volledige afbouw kunnen interne compensaties in het reëel aantal VTE binnen het beleidsdomein in rekening gebracht worden op voorwaarde dat het gaat over een effectieve, gegarandeerde en eenduidige afbouw met eenzelfde meetbaar effect op het aantal ambtenaren als van de entiteit wordt gevraagd. Indien blijkt dat personeelsuitbreiding als gevolg van nieuw beleid niet kan worden ingevuld door middel van interne rekrutering of verschuivingen van personeel (binnen de eigen entiteit en in tweede orde binnen het beleidsdomein) moet de behoefte aan bijkomend personeel worden gemotiveerd en voorafgaand worden voorgelegd voor beslissing aan de Vlaamse Regering. Met het gelijk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd. De bepaling van het personeelsbehoeftenplan is een facultatief onderdeel van een managementovereenkomst. Immers de personeelsplanning is een dynamisch gegeven dat bij voorkeur wordt verankerd in het ondernemingsplan. In die zin is de vaststelling van een personeelsbehoeftenplan door een departement optioneel toe te voegen onder rubriek ‘interne werking’. 6 Optioneel: aanvullende opdrachten (10) en andere engagementen (11) Behalve de meer reguliere opdrachten van het departement kan in dit hoofdstuk ‘Engagementen van het departement’ ook melding zijn gemaakt van aanvullende opdrachten van het departement (die wel een relatie vertonen met de missie en de doelstelling van het departement) of, meer algemeen, van de wijze waarop met nieuwe, onvoorziene en eventueel tijdelijke opdrachten zal zijn omgegaan in de loop van de managementovereenkomst. Onder de rubriek ‘Andere engagementen’ kunnen ook de afspraken met de agentschappen worden opgenomen, bijvoorbeeld informatiedoorstroming, en dergelijke. Ook afspraken met andere departementen en entiteiten in het kader van onder meer organisatiebrede projecten worden opgenomen. III Engagementen van de functioneel bevoegde minister Financiële bepalingen (12) en andere engagementen (13) Deze rubriek vermeldt de bepalingen met betrekking tot financiële engagementen van de Vlaamse Regering (vertegenwoordigd door de functioneel bevoegde minister), waarbij een onderscheid is gemaakt tussen de eigenlijke beleidskredieten en de kredieten voor de interne werking (personeel en eigen werking). De formulering van de financiële engagementen moet uiteraard rekening houden met de gekende contraintes van de meerjarenbegroting én het feit dat ultiem de kredieten jaarlijks gestemd zijn door het Vlaams Parlement. Daartoe wordt in de managementovereenkomst volgende generieke bepaling expliciet opgenomen: “De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting. Dit gebeurt met een vrijwaring van de kwaliteit van de dienstverlening” Verder kunnen hier ook bepalingen opgenomen zijn met betrekking tot de aanwending / reservering van het begrotingssaldo of de modaliteiten in verband met het verlenen van en ter beschikking stellen van de dotaties. Onder deze rubrieken wordt benadrukt dat er enerzijds generieke bepalingen en anderzijds entiteitspecifieke bepalingen noodzakelijk zijn die de uitgangspunten en principes van de engagementen van de functioneel bevoegde minister weergeeft. Deze bepalingen kunnen niet door een generieke formulering worden vervangen, met name dit is in grote mate afhankelijk van de manier waarop de begroting is opgesteld. Onder de rubriek ‘Andere engagementen’ kunnen de andere engagementen van de functioneel bevoegde minister zijn opgenomen. Zo kan bijvoorbeeld vermeld zijn dat de functioneel bevoegde minister er zich steeds toe verbindt om een sluitend juridisch kader aan te reiken waarbinnen een departement haar activiteiten kan ontplooien, er zich toe verbindt om alle noodzakelijke informatie uit te wisselen zodat het departement haar activiteiten kan ontplooien en haar engagementen kan realiseren, en dergelijke. 7 IV Optioneel: Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Herkomst van de financiële middelen van het departement (14), financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen (15) Voor de rubrieken die gaan over de ‘financiële betrekkingen’ in een managementovereenkomst van het departement is geopteerd om het financiële luik in het model van een managementovereenkomst als een facultatief onderdeel te beschouwen en afzonderlijk van de organisatiedoelstellingen (‘Engagementen van het departement’) te behandelen. Dit betekent uiteraard niet dat het financiële niet gelinkt zou zijn aan de doelstellingen. Een wijziging van de financiële middelen ten gevolge van een budgettaire noodwendigheid (bijvoorbeeld besparing) en/of ingrijpende wijzigingen zal meestal een impact hebben op de te realiseren doelstellingen van het departement. De volgende generieke bepaling wordt in de managementovereenkomst expliciet opgenomen: “Het departement engageert zich, bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen, tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo”. 'Indien er wordt geopteerd om het luik IV 'Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen niet op te nemen in de managementovereenkomst, dient deze generieke passage onder het luik II 'Engagementen van het departement' te worden opgenomen. Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen (16) Voor zover de financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen (inzake begroting en boekhouding, kas- en schuldbeheer) wettelijk verankerd zijn, volstaat een verwijzing naar de van toepassing zijnde wetgeving. In de mate dat specifieke financiële bepalingen gewenst zijn, moeten deze in dit hoofdstuk zijn opgenomen. Het kan gaan om: - opsomming van de diverse soorten inkomsten waarover het departement beschikt - bepalingen inzake het verwerven van eigen inkomsten - bepalingen inzake leningsmachtigingen - eventuele specifieke bepalingen inzake grote investeringen - bepalingen inzake reservevorming - bepalingen inzake maximum aandeel van bepaalde onderdelen (bijvoorbeeld de personeelskredieten) - bepalingen inzake specifieke, niet wettelijk voorziene, financiële rapporteringen - … V Opvolging en rapportering Opvolging (17), rapportering (18) Het departement is zelf verantwoordelijk voor de uitbouw en het functioneren van een systeem van interne organisatiebeheersing en interne controle. Het behoort tot de opdracht van andere instanties om na te gaan of dit intern systeem naar behoren werkt. 8 Naast de wettelijk voorziene financiële rapporteringen en rapportering in functie van de decretaal voorziene bevoegdheid van Interne Audit, dient er tevens jaarlijks over de realisatie van de engagementen in de managementovereenkomst te worden gerapporteerd. De opvolging en de rapportering over de uitvoering van de managementovereenkomst gebeurt jaarlijks. Deze niet wettelijk geregelde wijze van opvolging en rapportering kan variëren van minister tot minister. De rapportering over de uitvoering van de managementovereenkomst wordt in onderling overleg tussen de beide partijen vastgelegd. In dit hoofdstuk zijn deze onderlinge afspraken tussen de beide partijen over de wijze, het tijdstip en de doelgroep van de rapportering opgenomen. Het departement erkent ook het inlichtingenrecht van de functioneel bevoegde minister m.b.t. informatie en/of stukken die op de managementovereenkomst betrekking hebben. Evaluatie (19) Hier is kort het voorziene evaluatieproces vastgelegd (wanneer, door wie, op welke basis, en dergelijke). De evaluatie van de mate en de wijze van uitvoering van de managementovereenkomst wordt in onderling overleg tussen beide partijen vastgelegd. De evaluatie moet wel minstens gericht zijn op het evalueren van de resultaten op basis van de rapportering over de managementovereenkomst. Behalve de naakte resultaten dienen in de evaluatie ook de externe omstandigheden, zowel in positieve zin als in negatieve zin, betrokken te worden. Vanuit het gegeven van de politieke primauteit kan de politieke overheid ook steeds ingrijpen bij de niet- of onvoldoende uitvoering van de managementovereenkomst. VI Aanpassingen managementovereenkomst – opschortende voorwaarden Aanpassing van de managementovereenkomst – opschortende voorwaarden (20) Het is aangewezen om slechts tot wijzigingen over te gaan indien er zich essentiële veranderingen voordoen in het beleidsdomein en/of in de operationele context van het departement. Wat de aanpassing van de managementovereenkomst betreft, is volgende algemene formulering behouden: “Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het departement actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering ten gevolge van een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de managementovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het departement dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de managementovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister bevoegd voor financiën en begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden.” 9 B. Optioneel: SPECIFIEK DEEL Verplichtingen van het departement inzake tarieven (21) Samenwerkingsovereenkomsten (22) Bijzondere bepalingen ten gevolge van specifieke situaties, eigen aan het departement (23) 10 BIJLAGEN 11