Tot op dit moment is het document niet in te zien

B&W.nr. 10.1201, d.d. 30 november 2010
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Voortgangsrapportage Regie op Maat
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie
1. Kennis te nemen van de voortgang van de Regie op Maat projecten per 1 oktober.
2. De voortgangsrapportage Regie op Maat met begeleidende brief aan de Raad aan te bieden.
Samenvatting
Het college heeft de kwartaalrapportage over de Regie op Maat projecten ter informatie aan de Raad
gestuurd.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Datum 15 november 2010
Ons kenmerk
Onderwerp Voortgangsrapportage Regie op Maat
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon Clemens Bon
Doorkiesnummer 7649
Geachte leden van de raad,
In het kader van het project Regie op Maat hebben wij aangegeven uw raad in het najaar van 2010
met een rapportage te informeren over de voortgang van dit proces.
In de bijlage treft u dan ook de actuele stand van zaken aan van de verschillende (deel)projecten
die in het kader van Regie op Maat worden uitgevoerd.
Aangezien dit de eerste keer is dat uw raad in de nieuwe samenstelling wordt geïnformeerd over
de voortgang, schetsen wij ter toelichting kort de context van Regie op Maat.
Korte voorgeschiedenis
Als onderdeel van de nota Ruimte voor Nieuw Beleid is in 2007 door het toenmalige college
besloten om bij de (verdere) ontwikkeling van de gemeente invulling te geven aan het begrip
‘regiegemeente’.
Door de (toenmalige) gemeenteraad is daarbij een taakstelling van uiteindelijk € 1.375.000,- in
2011 en de daarop volgende jaren opgelegd.
In 2008 heeft de gemeenteraad (RV 08.0030) de kadernota Regie op Maat vastgesteld waarin de
kaders zijn beschreven waarbinnen het begrip regie vorm moet krijgen.
In bovengenoemde nota is het begrip regie als volgt gedefinieerd: ‘regie’ is een verschuiving van
een gemeente die veel zelf doet naar een gemeente die deskundig opdrachtgever is voor
uitvoering door derden.
Daarbij worden derden in het algemeen zo georganiseerd dat de gemeente eigenaar blijft van de
derde partij doordat zij de bestuurder is van een Gemeenschappelijke Regeling of aandeelhouder
van een verzelfstandigd organisatieonderdeel bijvoorbeeld een NV.
De essentie daarbij is dat eenheden worden gevormd die hun (specialistische) taak efficiënter
kunnen uitvoeren en synergievoordelen kunnen behalen door voor meerdere partijen hetzelfde
werk uit te voeren.
Twee aansprekende voorbeelden hiervan zijn het recent treffen van de Gemeenschappelijke
Regeling Servicepunt71 en van een Gemeenschappelijke Belastingorganisatie met het
Hoogheemraadschap en een aantal gemeenten in de regio.
In de bovengenoemde nota zijn door uw raad zijn de kaders vastgelegd waarbinnen het begrip
‘regie’ vorm moet krijgen waarbij het gaat om de keuzen om organisatieonderdelen:
1. te verzelfstandigen
2. re regionaliseren of
3. uit te besteden.
De bijgaande rapportage geeft aan wat de voornemens waren van het college en wat de stand van
zaken op dit moment (najaar 2010) is.
Evaluatie Regie op Maat
Op korte termijn zal een begin worden gemaakt het proces van Regie op Maat vanaf 2007 te
evalueren en op basis daarvan te beoordelen op welke wijze dit proces zal worden voortgezet.
Deze evaluatie zal begin 2011 gereed zijn.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,
Status van de regie op Maat projecten per oktober 2010
Projecten
Grafisch
productiecentrum
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Geen gemeentetaak,
afstoten
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Volgende stap/implementatie
Het college heeft in januari
besloten (B&W 09.1580) om de
bedrijfsvoering van het GPC te
verbeteren en daarmee af te
zien van verzelfstandiging.
De markt bleek niet
geïnteresseerd te zijn in
het GPC in zijn huidige
status.
Het college heeft in januari
besloten (B&W 09.1580) om
de bedrijfsvoering van het GPC
te concentreren en te
verbeteren en daarmee af te
zien van verzelfstandiging.
Het OR advies op het
bedrijfsplan GPC is 23 april
ontvangen, waarbij enkele
bedenkingen zijn geuit. Daarop
is een reactie gegeven,
waarmee het adviestraject is
afgerond. In december 2011
vindt een evaluatie plaats.
Het OR advies op het
bedrijfsplan GPC is 23 april
ontvangen, waarbij enkele
bedenkingen zijn geuit. Daarop
is een reactie gegeven,
waarmee het adviestraject is
afgerond.
De kosten voor outsourcen
blijken – onder meer door de
inzet van mensen met een
WSW-indicatie – zeer hoog te
zijn. Daarnaast is de positie
van de medewerkers als gevolg
van de economische
omstandigheden kwetsbaar.
In het licht van de
omstandigheden wordt op 1
januari 2011 gestart met het
werken met de verbetering
van de bedrijfsvoering op basis
van een nieuw bedrijfsplan.
Hiermee worden besparingen
gerealiseerd
.
4
Projecten
Vastgoed
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Geen gemeentetaak,
verkopen waar
wenselijk en mogelijk
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Het beleidskader vastgoed is
aangenomen met RV 09.0108.
2010 staat in het teken van de
inventarisatie van alle vastgoed
objecten die de gemeente in
bezit heeft.
De huren voor
verzelfstandigde
onderdelen blijven zoveel
mogelijk in lijn met de
huidige afspraken. De
overgang wordt niet
gebruikt om direct naar
marktconforme huren over
te stappen.
Uitgangspunten zijn vastgelegd
voor de huurcontracten voor
Sportbedrijf, Schouwburg en
Brandweer.
Volgende stap/implementatie
Inmiddels is gestart met de
uitvoering van het plan van
aanpak beheer en onderhoud
vastgoed. Met dit plan van
aanpak hopen wij zicht te krijgen
op het achterstallig onderhoud
van onze vastgoedportefeuille.
Van 117 objecten die op dit
moment maatschappelijk in
gebruik zijn, zal dan specifiek in
beeld zijn, welke status van
onderhoud deze panden hebben,
wat het achterstallig onderhoud
van deze panden is en hoe het
vastgoedbeheer is geregeld. De
verwachting is dat dit inzicht een
somber beeld zal zijn, en dat wij in
de toekomst een aanzienlijk
bedrag nodig zullen hebben, om
onze vastgoedportefeuille qua
beheer en onderhoud op orde te
brengen. Dan wel door het
onderhoudsniveau te verlagen,
vastgoed af te stoten of
kostendekkend te exploiteren.
Aan het einde van dit project
zullen wij een overzicht hebben
van alle objecten, panden en
gronden, waarbij wordt
ingezoomd op het beheer en
onderhoud van 117
maatschappelijke objecten.
Het Uitvoeringsplan van het
Beleidskader Vastgoed zal in de
loop van 2011 gereed zijn.
5
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Gemeentetaak. IB
komt in expertrol en
wordt opdrachtgever
c.q. aanbesteder.
Ingenieursbureau
Kort statusoverzicht
Het college heeft op 9 februari
besloten (B&W 10.0133) het
traject voor het
Ingenieursbureau af te ronden
en niet voor verzelfstandiging
te kiezen. Zij heeft de Raad
met een brief hierover
geïnformeerd.
Het ingenieursbureau zal zijn
opdrachtgeversfunctie
versterken door een beperkt
aantal organisatorische
maatregelen uit te voeren.
Opmerkingen
Volgende stap/implementatie
Metingen zijn afgesproken
om de verbetering van de
opdrachtgeversrol te
monitoren.
Implementatie van de
verbeterde opdrachtgevers-rol
Een positief advies van de OR
op de maatregelen is op 29
april ontvangen.
PMB
Regierol, op te
pakken bij nieuwe
projecten
Inventarisatie regievormen is
voorlopig gestaakt.
Bijeenkomsten met externe
partijen zijn gepland om
Regievoering in overleg met de
externe partijen vorm te
geven.
6
Op dit moment wordt
geen onderzoek gedaan
naar een van de Regie op
Maat opties. Wel is er
aandacht voor de eigen
regisserende functie.
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Opmerkingen
Kort statusoverzicht
Regierol,
Gemeenschappelijke
Regeling (GR) met
buurgemeenten
De afstemming tussen de
gemeenten over het
opdrachtgeverschap loopt
goed. Een afsluitende
ronde is in november
voorzien.
Met raadsvoorstel 09.0072 is
het besluit van het college
09.0638 om het bedrijfsplan
voor het SSC te ontwikkelen
aan de Raad meegedeeld.
Servicepunt71
Het definitieve bedrijfsplan is
aangeboden aan B&W en Raad
en eind september
goedgekeurd. De andere
gemeenten zijn ook accoord,
met enkele niet blokkerende
commentaren.
Het proces voor het
Opdrachtgeverschap en de
bijbehorende contracten wordt
in oktober aan het college
aangeboden.
7
De plaats van het
opdrachtgeverschap in de
organisatie wordt in
oktober vastgesteld.
Afspraken over evaluatie
van het SSC zijn met de
partners gemaakt.
Volgende stap/implementatie
Op 28okt heeft Zoeterwoude
als laatste gemeente
ingestemd met de komst van
Servicepunt71. Vanaf
november wordt het
projectteam daarom weer
opgebouwd en worden de
voorbereidingen voor transitie
en implementatie gestart.
Hierbij is het bedrijfsplan
kaderstellend voor zowel
planning, proces als middelen,
per kwartaal zal schriftelijk aan
de colleges over de voortgang
worden gerapporteerd.
De eerste service eenheden
van Servicepunt71 starten
officieel per 1 september 2011,
officieus werkt
Servicepunt71vanaf nu al
nauw samen op het gebied van
inkoop en ict.
De huidige projectleider wordt
benoemd tot kwartiermaker,
de werving voor de vaste
directeur start medio
december.
Aan de colleges wordt
binnenkort gevraagd in te
stemmen met de komst van de
GR en een collegelid aan te
wijzen voor het AB(= DB).
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Regierol, Overheids
NV
Beheer openbare
ruimte
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Volgende stap/implementatie
In augustus 2009 heeft het
college besloten (B&W
09.0821) het bedrijfsplan vast
te stellen van de NV Beheer
Openbare Ruimte en mandaat
te verlenen tot het afronden
van de bijbehorende
contracten. Inmiddels zijn alle
contracten uitgewerkt en
gebundeld. Bezien wordt in
hoeverre dit werk positief kan
worden ingezet bij de interne
aansturing.
De nulmeting op de
bedrijfsvoering is
opgeleverd. De
efficiencyverbeteringen
worden ter hand genomen.
In november zullen de
processen voor het interne
opdrachtgeverschap gereed
zijn.
Het opdrachtgeversproces is
grotendeels opgesteld. Op dit
moment vindt de ombouw
plaats naar een interne
aansturing van de activiteiten
van Stedelijk Beheer.
Een onderzoek naar de te
nemen stappen om uitvoering
te geven aan het
bestuursakkoord is lopende.
De efficiencyverbetering is in
gang gezet. De andere
kostenbesparingen worden
onderzocht op mogelijke
realisatie zonder te
verzelfstandigen.
8
In november wordt een eerste
rapportage verwacht die aan
zal geven welke maatregelen
nodig zijn om de besparingen
die in het bedrijfsplan van de
NV waren verwacht binnen de
gemeentelijk context te
realiseren.
In de Commissie LB van 7
oktober is toegezegd in januari
een voortgangsrapportage te
leveren.
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Opmerkingen
Kort statusoverzicht
Regierol, Externe
verzelfstandiging in
GR op schaal Holland
Rijnland en Rijnstreek
DZB heeft haar visie voor de
jaren 2010-2014 uitgewerkt en
ter instemming voorgelegd aan
het college. Het college heeft
op 9 november 2010 daarmee
ingestemd en heeft de visie ter
vaststelling aan de raad
voorgelegd.
In de visie wordt besloten met
doelstelling 6: “Het realiseren
van betere dienstverlening
door als publiek reintegratiebedrijf onderdeel uit
te maken van het werkplein
en als volwaardig partner te
functioneren in de
ketensamenwerking met UWV
en Werk & Inkomen.” Hiermee
wordt afgezien van
verzelfstandiging van DZB.
Regierol, GR met
buurgemeenten
Op dit moment geen acties in
het kader van Regie op Maat .
DZB
Sociale zaken
De buurgemeenten hadden
geen interesse in
samenwerking.
9
Volgende stap/implementatie
De visie is ter vaststelling
voorgelegd aan de
gemeenteraad . Het voorstel
staat geagendeerd voor de
commissie WF van 7 december
2010.
Projecten
Vergunning en
handhaving
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Regierol,
Publiekrechtelijke
organisatievorm
Regierol, GR met
buurgemeenten en
Hoofheemraadschap
Opmerkingen
Kort statusoverzicht
Focus ligt op de taakverdeling
met de Brandweer, met name
voor het onderwerp preventie.
De discussie met de Brandweer
wordt op detailniveau gevoerd
en heeft een sterke relatie met
de invoering van de WABO.
De regionalisering is lopend.
De directeur is aangesteld.
Uiterlijk 1 januari 2011 gaan de
medewerkers over. De
onderhandelingen in het BGO
zijn afgerond.
Het opdrachtgeverschap is in
kaart gebracht.
Belastingen
De begrotingswijziging om de
besparingen hard te maken is
in voorbereiding.
Wordt nog aangeleverd
via bespreekpuntenlijst
29 november a.s.
Het plan voor het
daadwerkelijk reduceren
van de overhead is in
bewerking. Om de
financiële voordelen te
behalen moet in de
overhead van de gemeente
gesneden gaan worden. De
exacte invulling daarvan
wordt nu in kaart gebracht.
De accountantsverklaring
over de geldstroom door
de GR heen is aangekaart
bij de GR.
Leiden zal de ICT
voorzieningen leveren voor
de Gemeenschappelijke
regeling.
10
Volgende stap/implementatie
1.De Dienstverleningsovereenkomst is in voorbereiding.
2. Voorstellen voor het
reduceren van de overhead
door het niet meer hoeven
bedienen van de overgaande
medewerkers door het SSC
zullen uiterlijk in november
aan het college aangeboden
worden. De effecten hiervan
zijn reeds opgenomen in de
begroting 2011
3. Het pand dat betrokken zal
worden is inmiddels gereed.
De ICT-systemen zijn ingericht.
De laatste conversieslag vind
plaats in december 2010 zodat
de nieuwe organisatie
daadwerkelijk op 1 januari
2011 van start gaat.
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Regierol, mogelijk
externe
verzelfstandiging
Sportvoorzieningen
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Volgende stap/implementatie
Het bedrijfsplan voor
verzelfstandiging van het
sportbedrijf is naar
verwachting in november
beschikbaar. Het sportbedrijf
zal het beheer van de
sportaccommodaties gaan
regelen.
De voorkeur is om een
sector cao in wording te
gaan gebruiken, die op 2
andere plaatsen inmiddels
in gebruik is en landelijke
status zal gaan krijgen.
In november/december 2010
wordt besluitvorming in het
college verwacht over
verzelfstandiging.
Een eerste notitie met de stand
van zaken van de
verzelfstandiging en de richting
waarin gedacht wordt, is
opgeleverd en in april ter
informatie aangeboden aan de
OR.
De contracten worden
opgesteld. Dit betreft onder
meer de huurovereenkomsten,
Prestatieverklaring en
Uitvoeringsovereenkomst om
de subsidieverstrekking te
regelen.
Het opdrachtgeverschap is in
concept opgesteld.
11
Afspraken moeten
gemaakt worden om de
ontwikkelingen op het
gebied van het huis van de
sport te laten aansluiten
op de afspraken met het
sportbedrijf en omgekeerd.
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Regierol, GR op
veiligheidsregio
niveau.
Brandweer
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Volgende stap/implementatie
Het Ontvlechtingsdocument is
afgerond met de financiële
effecten voor 2010.
Detaildiscussie over financiële
effecten in latere jaren worden
in kaart gebracht. Inmiddels is
voor 2011 de begroting
ingediend en goedgekeurd.
Het grootste deel van alle
financiële afspraken is
vastgelegd.
De detailafspraken voor de
overgang worden op schrift
gesteld.
Overdracht van dossiers is
gepland.
Opzetten van het
accountmanagement vindt de
komende maanden plaats.
De geplande datum van ingang
van de GR is 1 januari 2011.
Het accountmanagerschap van
gemeentelijke kant moet nog
ingericht worden.
Regierol, externe
verzelfstandiging in
eigen rechtsvorm
Het Bedrijfsplan voor de
verzelfstandiging van de
Schouwburg in samenhang met
de Stadsgehoorzaal is
goedgekeurd.
De ontwikkelingen omtrent
het LAK-theater worden als
randvoorwaarde
meegenomen.
De gesprekken over het sociaal
plan met het GO zijn
begonnen.
Culturele
instellingen
De Lakenhal steekt vooralsnog
haar energie eerst in de
verbouwing en het op orde
brengen van de organisatie.
Daarna zal gekeken worden of
verzelfstandiging gewenst is en
zo ja, onder welke
voorwaarden. Wel wordt een
beperkte organisatorische
wijziging doorgevoerd.
12
Het plan voor de
reorganisatie is aan de OR
ter advies aangeboden.
Het proces
opdrachtgeverschap wordt
afgerond en alle contracten
zijn in bewerking.
Nader onderzoek naar een
verzelfstandiging van de
lakenhal in combinatie met de
ontwikkeling van een
bijpassend bedrijfsplan wordt
voorbereid. De resultaten
worden aan het eind van het
eerste helft 2011 verwacht.
Verzelfstandiging is pas aan de
orde na oplevering van de
nieuwbouw.
Projecten
Keuze
verantwoordelijkheid
gemeente in 2007
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Volgende stap/implementatie
Openbaar
onderwijs
Regierol , extern
verzelfstandiging,
Stichting
De verzelfstandiging van alle
openbare scholen heeft
plaatsgevonden.
Toetsing nog te
documenteren.
Vastlegging van de processen.
13
Overkoepelende zaken
Onderwerp
Opdrachtgeverschap
Financiën
Kort statusoverzicht
Opmerkingen
Volgende stap
Het generieke proces opdrachtgeverschap is beschikbaar. Hierbij
worden de rollen en verantwoordelijkheden van alle partijen
scherp gedefinieerd.
Op de lijst komen ook nog de
reeds lopende
samenwerkingsverbanden.
Deze komen aan de beurt als
er meer ervaring is opgedaan
BOR en het SSC bij het
vormgeven van de processen.
Implementatie van de eerste
processen voor
opdrachtgeverschap, in
overleg met het programma
processen in uitvoering.
De reserves flankerend beleid
zijn zo goed als op. Op basis
van de begrotingswijzigingen
en de werkelijke bestedingen
2009 komen we met een
voorstel over de financiële
toekomst van het
programma.
Begrotingswijzigingen voor
onttrekkingen aan de
reserves flankerend beleid
worden in november
aangeboden.
Verdere uitwerking vindt nu plaats voor Stedelijk Beheer, het
Regionaal Shared Service Center, Sportbedrijf, Schouwburg en
Gehoorzaal en Belastingen. Tevens wordt de beleidscyclus
hieraan gekoppeld, zodat de terugkoppeling van de uitvoering
naar het beleid geborgd is.
Het programma had een taakstelling van € 1.375 mln
oorspronkelijk. Op dit moment voorzien we dat de lange termijn
besparingen liggen in de orde van € 10 mln. In 2011 zijn hiervoor
voorinvesteringen nodig. Vanaf 2012 is het saldo tussen
opbrengsten en voorinvesteringen positief.
De voorziene besparingen zijn meegenomen in de begroting
2011.
We investeren tijd om onderbouwde plannen voor
overheadreductie op te stellen, waardoor het volgen van het
realiseren van de besparing beter mogelijk is.
14
De komende maanden wordt
de overheadreductie ter hand
genomen. Spelregels hierover
zijn vastgelegd.