PowerPoint-presentatie - Nederlandse vereniging van

Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013
Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen
Workshop ZIJ
De secretaresse van de 21e eeuw
Even voorstellen: ZIJ
•
Werving & selectiebureau
•
Gespecialiseerd in:
– Secretarieel/ondersteunend
– HRM personeel
•
Operationeel in:
– Regio Amsterdam
– Regio Eindhoven
•
5 talentvolle, enthousiaste en gedreven
meiden
•
Persoonlijke en professionele aanpak
4 februari 2013
Workshop NVD
ZIJ maakt het verschil!
Werkt & Versterkt
2
Even voorstellen: Nathalie Haans
•
Werkt met ZIJ sinds begin 2008 (als klant)
•
Werkt bij ZIJ sinds juli 2010 als Consultant
•
Ervaring:
– Office manger (Hairstore)
– Afdelingsecretaresse (KPMG)
– Opleidingscoördinator (KPMG)
– Jr. HR adviseur (KPMG)
– HR adviseur (TMF Group)
Matchen van kandidaten en
organisaties is het leukste dat er is!
4 februari 2013
Workshop NVD
3
Even voorstellen: Ellen Blom
•
Werkt met ZIJ sinds begin 2010 (als kandidaat)
•
Werkt bij ZIJ sinds augustus 2011 als consultant
•
Ervaring:
– Event/ office manager (Brownys Events)
– Office manager (NVP)
De wensen vervullen van zowel de
kandidaat áls de klant geeft mij
enorm veel voldoening!
4 februari 2013
Workshop NVD
4
Waarom zijn we vanavond bijeen?
•
De Secretaresse van de 21e eeuw
– Passend thema gezien ontwikkelingen huidige arbeidsmarkt
•
Kennismaking met ZIJ
•
Kennis en ervaringen met elkaar delen
•
Netwerken
•
Proosten op het nieuwe jaar!
4 februari 2013
Workshop NVD
5
Wat staat er vandaag op het programma?
1. Introductie: doel van de avond
2. Geschiedenis van het secretaressevak
3. De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
4. Workshop 1: gevolgen trends & ontwikkelingen
5. Workshop 2: kansen en bedreigingen
6. Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
6
Agenda
•
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van de trends
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
7
Etymologie
•
De term secretaresses komt voort uit 2 Latijnse woorden:
– Secremere (onderscheid maken)
en het daarvan afgeleide
– Secretum (hetgeen van het andere apart is gezet)
•
Hieruit ontstonden de woorden secretarius en secretarum
– Persoon die zorgdroeg voor de vertrouwelijke informatie
– Meestal in dienst van een machtig persoon zoals een koning of paus
•
Aangezien secretaresses nog steeds veel vertrouwelijke informatie beheren, is de
term nog steeds toepasselijk
4 februari 2013
Workshop NVD
8
In de middeleeuwen bestonden er dus reeds
secretariële beroepen: de secretarum en de monnik
Secretarum:
• In dienst van een koning of een landheer
• Taken: schrijven + vertalen van teksten
• Grote macht in de middeleeuwen,
– Weinig mensen kenden vreemde talen
Monnik:
• Hield zich ook bezig met het schrijven
van teksten
• Echter meer het vermenigvuldigen
ervan, door middel van overschrijven
4 februari 2013
Workshop NVD
9
In de 17de eeuw ontstonden er door de grote
economische bloei veel handelskantoren
4 februari 2013
•
Op die kantoren hielden veel mensen
zich bezig met het:
– opmaken
– versturen
– en archiveren van documenten
•
Dit waren meestal mannen
Workshop NVD
10
Begin 19e eeuw werden uit oogpunt van netheid en discipline
steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen
•
Hun belangrijkste taak was licht
administratief werk te doen
•
Mannen deden nog steeds het
verantwoordelijke werk
•
De eerste school waar studenten les
kregen in steno liet alleen mannen
toe
– (Sir Isaac Pitman – 1870)
4 februari 2013
•
Workshop NVD
Nadat in 1880 de typemachine werd
uitgevonden, traden ook vrouwen
toe tot beroepen met secretariële
taken
11
Tijdens WO I namen veel vrouwen functies van
mannen over
•
De mannen gingen naar het front
•
Veel voormalig “mannelijke”
beroepen werden met succes door
vrouwen ingevuld
•
Zo ook secretariële beroepen
•
Vanaf 1925 wilden steeds meer directeuren een assistente die hen direct
ondersteunde bij hun werkzaamheden
•
Vanaf ongeveer 1930 traden steeds minder mannen toe tot het beroep
•
In de jaren ‘40, ‘50 en ‘60 werd het “moderne” secretaressevak ontwikkeld
– Dit werd een typisch vrouwelijk beroep
4 februari 2013
Workshop NVD
12
Vanaf de jaren '70 heeft het beroep een grote groei
doorgemaakt
•
Eerst was het beroep vooral ondersteunend van aard
•
Door de jaren heen is het steeds meer een begeleidend en initiërend beroep
geworden.
•
Een secretaresse kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen
4 februari 2013
Workshop NVD
13
Ca. 1900
Ca. 1940
Ca. 1970
Ca. 1990
Agenda
•
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen& o
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
15
Trends & ontwikkelingen
Ter verduidelijking:
• Er is een verschil tussen “trends” en “ontwikkelingen”
•
Ontwikkeling:
– Gebeurtenis/ serie van gebeurtenissen
•
Trend:
– Patroon dat zichtbaar wordt in een serie van ontwikkelingen
4 februari 2013
Workshop NVD
16
De afgelopen jaren zijn ontwikkelingen binnen het
secretaressevak in een stroomversnelling geraakt
•
Je kunt spreken van een “ Stille revolutie”
•
Op welke vlakken zijn er belangrijke trends & ontwikkelingen?
– Organisatorisch
– Technologisch
– Sociaal / cultureel
– Arbeidsmarkt
•
Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de secretaresse?
– Naamsverandering van de functie
– Inhoudelijke verandering van de functie
– Persoonlijke ontwikkeling
4 februari 2013
Workshop NVD
17
Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Weegt zelfstandig urgentie en
relevantie van het onderwerp af
•
Stelt en bewaakt
prioriteiten
•
Vervult een verbindende en
faciliterende rol
•
Is de stabiele factor op kantoor,
geen ‘flexer’ maar het vaste
centrale punt
Bedrijven steeds informeler
– De hiërarchische structuur
doorbroken
– Managers makkelijker
benaderbaar
– Flexibiliteit neemt toe, deur
staat open
•
Snelheid van handelen is een
succesfactor
•
Opkomst virtuele teams waarbij
diverse interne en externe experts
betrokken zijn
4 februari 2013
Workshop NVD
18
Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Krijgt een uitgebreider en breder
takenpakket
•
Krijgt meer
verantwoordelijkheden
•
Neemt meer zelfstandige
beslissingen
•
De vraag naar hoogopgeleide
secretaresses neemt hierdoor toe
•
Diverse taken vanuit
stafafdelingen overgedragen naar
de lijnafdeling/ managers
– Bijvoorbeeld HR, facilitaire
taken of centrale inkoop van
goederen.
De rol van de (lijn)manager
verandert
– Operationele taken en
beslissingsbevoegdheden
vaker gedelegeerd naar
secretaresse
4 februari 2013
Workshop NVD
19
Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Print geen stapels mails en
documenten meer, maar archiveert
en ordent digitaal
•
Speelt sturende rol in coontwikkeling en is
kwaliteitsbeheerder
•
Moet sneller de essentiële
informatie begrijpen en hierop actie
ondernemen
•
Verzorgt vindbaarheid en overzicht
•
•
Kantoren worden meer en meer
een ‘paperless offices’
– Toenemende aandacht MVO
– Niet meer onnodig verspillen
Afname administratieve
papierstromen (fax en post)
– Toename online en
elektronische informatie
Toename gebruik social media
4 februari 2013
Workshop NVD
20
Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Is volledig thuis in de laatste
technologische ontwikkelingen
•
Ook Social Media kent geen
geheimen
– Initiatief en actieve
participatie
•
Kan snel grote hoeveelheden
informatie …
– Ontvangen
– Interpreteren
– Verwerken
– Versturen
… via een toenemend aantal
kanalen
•
Gezamenlijke takenlijst, agenda en
documenten in ‘the cloud’
Vernieuwing van communicatiemiddelen: smartphones, tablets
en laptops
– Manager regelt op afstand
eenvoudig zelf aantal zaken
– Persoonlijk contact blijft
essentieel, maar…
– … veel zaken kunnen worden
afgehandeld via mail of chat
4 februari 2013
•
Workshop NVD
21
Een voorbeeld: het dicteren van teksten
Tot in de jaren ‘90
Sinds 2008
Vanaf medio jaren ‘90
4 februari 2013
Workshop NVD
22
Een voorbeeld: tekstverwerking
Tot in de jaren ‘90
De jongste versie
Al bijna aan een update toe
Vanaf medio jaren ‘80
4 februari 2013
Workshop NVD
23
Sociaal /culturele ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Kan van meer flexibiliteit gebruik
maken
•
Wordt verwacht zich flexibel op te
stellen
•
Werkt vaker parttime of in duobaan
•
Is niet meer 99% vrouw
•
•
Toename flexibele werktijden en
HNW
– Parttime blijven werken, ook als
je kinderen krijgt
Duobanen komen steeds vaker voor
in het secretaressevak
– Mits duidelijke afspraken
– Werkzaamheden goed te
combineren met privéleven
Het secretaressevak is geen typisch
vrouwenberoep meer
– Steeds meer mannen kiezen
voor dit vak
4 februari 2013
Workshop NVD
24
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
•
Het opleidingsniveau van de
secretaresse wordt steeds hoger
door:
•
•
– Veranderingen in het
takenpakket
– Verantwoordelijkheden t.a.v.
werkzaamheden
4 februari 2013
Workshop NVD
Is niet langer meer een
uitvoerende operationele
ondersteuner, …
… maar meer en meer een
adviserende en organisatorische
meedenker
De kwaliteit van instromende
secretaresses neemt toe; de
kwantiteit neemt af
25
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
Het opdoen van ervaring bij
meerdere werkgevers neemt sterk
toe
•
Zal moeten leren omgaan met
veranderingen in taken,
werkzaamheden
•
Je bent niet langer ‘voor je leven
lang in dienst van en bij’
•
Maar dus ook in organisaties
•
Dat vergt een vergrote mate van
flexibiliteit
•
Maar je ontwikkelt jezelf door
kennis en ervaring bij diverse
organisaties op te doen
4 februari 2013
Workshop NVD
26
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
Secretaresse van de 21e eeuw:
•
Toenemende internationalisering
van het Nederlandse bedrijfsleven
•
Moet steeds vaker kennis hebben
van vreemde talen en culturen
•
Afnemend aantal vacatures
•
Het aantal secretaresses als ZZP-er
groeit
– Zij hebben vaak een groot
netwerk en stellen zich als
adviseur op
•
Moet met meer concullega’s
concurreren op minder vacatures
•
Werkt vaker als zelfstandige
4 februari 2013
Workshop NVD
27
Dus, wie is de secretaresse van de 21e eeuw?
Structureel kleiner aantal secretaresses, maar gemiddeld:
•
•
•
•
Van hoger niveau (opleiding & kennis)
Met bredere vaardigheden & ervaringen
– Kennis van en vaardigheid in techniek en technologie
– Inzicht in organisatorische structuren en veranderprocessen
– Flexibele en moderne vooruitstrevende collega
Sterke mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid
– Vaste aanspreekpunt voor de flexibele buitendienst en binnendienst
– Sterke samenwerkingsrelatie en vertrouwensband met manager
– Sparringpartner (vraagt om inhoudelijke input, fundamenteel onderdeel team)
Met goede kwaliteiten als netwerker
4 februari 2013
Workshop NVD
28
We zien in de “stille revolutie” dus een transitie van:
Secretaresse (uitvoering)  New Assistant (regie)
Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?!
4 februari 2013
Workshop NVD
29
Agenda
•
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingenontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
30
Workshop 1:
Gevolgen van deze trends & ontwikkelingen
•
Wat herken je van deze trends & ontwikkelingen (in jouw functie)?
•
Welke andere trends & ontwikkelingen signaleer je?
•
Hoe is jouw werk veranderd in de afgelopen jaren?
4 februari 2013
Workshop NVD
31
Agenda
•
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
32
Workshop 2:
Kansen en bedreigingen
(30 min)
•
Groepsopdracht
•
Breng samen in kaart:
– Wat zijn de 3 belangrijkste kansen voor jou als secretaresse?
– Wat zijn de 3 belangrijkste bedreigingen?
•
15 minuten brainstormen
– 1 notulist aanwijzen
•
Daarna plenaire terugkoppeling
– 1 presentator aanwijzen
4 februari 2013
Workshop NVD
33
Agenda
•
Introductie: doel van de avond
•
Geschiedenis van het secretaressevak
•
De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
•
Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
•
Workshop 2: kansen en bedreigingen
•
Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD
34
Workshop 3:
Hoe omgaan met deze kansen en bedreigingen?
(30 min)
•
Groepsopdracht
•
Breng samen in kaart:
– Hoe je het beste kunt omgaan met de verschillende kansen en bedreigingen
– Wat kun je zelf doen?
– Waar heb je anderen bij nodig?
•
15 minuten brainstormen
– 1 notulist aanwijzen
•
Daarna plenaire terugkoppeling
– 1 presentator aanwijzen
4 februari 2013
Workshop NVD
35
Neem gerust contact met ons op. Wij helpen jou graag!
Voor:
• Een leuke nieuwe passende baan
•
Advies over:
– CV & motivatiebrief opstellen
– Sollicitatiegesprek
– Presenteren
– Netwerken
– Omgaan met sociale media
•
Vinden van een nieuwe collega
•
Een luisterend oor
4 februari 2013
Nathalie Haans
• [email protected]
• 020-6888499
• www.zijmaakthetverschil.nl
Ellen Blom
• [email protected]
• 020-6888499
• www.zijmaakthetverschil.nl
Workshop NVD
36
Dank voor jullie aandacht!
Tijd voor de borrel!
4 februari 2013
Workshop NVD
37