Windows fashion inc. casus

Inhoudsopgave
1.
Bedrijfsbeschrijving .................................................................................................................................................2
2.
De Organisatiestructuur .........................................................................................................................................2
3.
Een Rondleiding door de Organisatie ...............................................................................................................2
3.1
Inkoop ....................................................................................................................................................................3
3.1.1
Klant bestelt Standaardmaat ................................................................................................................3
3.1.2
Klant bestelt Maatwerk...........................................................................................................................3
3.1.3
Een Project ...................................................................................................................................................3
3.2
Productie afdelingen ........................................................................................................................................3
3.3
Productiebureau ................................................................................................................................................4
3.4
Inkoop ....................................................................................................................................................................4
3.5
Magazijn Inkomende Goederen ...................................................................................................................4
3.6
Automatisering ...................................................................................................................................................5
Windows Fashion Inc.
[WINDOWS FASHION INC. CASUS]
Windows fashion inc. casus
1 december 2011
1. Bedrijfsbeschrijving
Window Fashion Inc. (WFI) is opgericht in 1965. Op het moment van oprichting was WFI een
groothandel in rolstokken en losse stof. Later kwam hier de fabricage en assemblage van
rolgordijnen bij. WFI verhuisde in 1972 naar een grotere vestiging en kreeg daarmee de
mogelijkheden om extra productgroepen toe te voegen aan het assortiment. Het huidige
assortiment van WFI bestaat op dit moment uit acht soorten raamdecoratie:
 Rolgordijnen;
 Horizontale Jaloezieën;
 Verticale Jaloezieën;
 Vouwgordijnen;
 Plisségordijnen;
 Gordijnen;
 Paneelgordijnen;
 Gordijnroedes.
De core-business van WFI bestaat dan ook uit het assembleren en verkopen van de
bovengenoemde producten. Door de sterke groeiende vraag naar raamdecoratie heeft WFI een
sterke positie op de huidige Nederlandse markt en is zij samen met concurrent Sweet Windows
de grootste onderneming wereldwijd op het gebied van raambekleding. Dit heeft er tot geleid
dat naast de vestigingen in Nederland WFI ook verkooppunten heeft in Duitsland, Frankrijk,
Spanje, Portugal, Mexico, Zwitserland, China, België en de Verenigde Staten.
Door de sterke groei en de alsmaar stijgende winst is er nooit de tijd genomen om in kaart te
brengen welke bedrijfsfuncties en processen er binnen het bedrijf worden uitgevoerd en hoe
deze verbeterd kunnen worden. Omdat de financiële crisis ook WFI raakt wil het bedrijf haar
bedrijfsprocessen in kaart brengen.
2. De Organisatiestructuur
De directie heeft onderzocht wat er tot nu toe aan documentatie bestaat met betrekking tot de
organisatiestructuur. Het meest up-to-date document dat wordt gevonden is een organogram uit
1995. De directie moet erkennen dat het organogram nooit goed is bijgehouden en dat het
getoonde organogram dan ook geen compleet en accuraat beeld geeft. Een aantal afdelingen die
zij op het diagram missen zijn de afdeling logistiek, de technische dienst, personeelszaken en
automatisering. Verder valt het de directie op dat de afdeling operations niet verder is
gespecificeerd. Dit is heel vreemd omdat operations het hart van de organisaties is en hier
allerlei afdelingen onder gehuisvest zijn zoals het productiebureau, magazijnen en orderpick.
3. Een Rondleiding door de Organisatie
Door het gebrek aan documentatie besluit de directie dat het beter is om uit te leggen hoe de
organisatie functioneert.
Als groothandel / productie organisatie leveren wij niet direct aan consumenten maar hebben
twee verkoopkanalen namelijk de detailhandel en de grote doe-het-zelf ketens. Hierbij moet wel
opgemerkt worden dat er één uitzondering is die deze regel bevestigd namelijk
projectaanvragen van grote organisaties (multinationals) en de overheid. Dit gaat dan om orders
waarbij in één keer de raambekleding van één of meerdere grote gebouwen vervangen wordt.
Een extra dimensie aan het verkooptraject is dat wij zowel standaardmaten als maatwerk
leveren, laten we nu eens gaan bekijken wat er bij de afdeling verkoop gebeurd besluit de
directie.
2
Windows fashion inc. casus
1 december 2011
3.1 Inkoop
3.1.1 Klant bestelt Standaardmaat
Dit is het meest eenvoudige proces. Een klant plaatst een order bij de verkoopafdeling. De
verkoopafdeling stuurt de binnen gekomen order naar de afdeling Orderpick. Medewerkers van
deze afdeling verzamelen de producten aangegeven op de order en leveren deze af bij het
magazijn ‘uitgaande producten’. Dit magazijn zorgt er voor dat het product naar de klant
verscheept wordt. Hierbij is het belangrijk om te melden dat wij als organisaties op dit moment
5 magazijnen op verschillende locaties hebben.
3.1.2 Klant bestelt Maatwerk
Als een klant maatwerk bestelt is het begin van het proces gelijk aan de bestelling van een
standaardmaat product. Het verschil zit hem in het feit dat de verkoopafdeling de order nu
doorstuurt naar het productiebureau in plaats van orderpick. Bij het productiebureau wordt de
order gereedgemaakt voor productie. De exacte stappen die gedaan moeten worden voor het
gereedmaken van de order hangt af van afdeling die de producten moet fabriceren. Op dit
moment zijn er de volgende afdelingen: rolgordijnen, verticaal en plissé. De betreffende
productieafdeling controleert of de onderdelen om het product te maken op voorraad zijn.
Mocht dit niet het geval zijn dan worden deze besteld bij de afdeling logistiek. Wanneer de
bestelling bij het magazijn is binnen gekomen levert logistiek het aan de betreffende productie
afdeling. Als de afdeling het product gemonteerd heeft wordt het door logistiek naar het
‘magazijn uitgaande producten’ verscheept waar het wordt opgestuurd naar de klant.
3.1.3 Een Project
Een klant stuurt een beschrijving van de goederen die zij geleverd wil krijgen met daarbij het
aanbod om een offerte uit te brengen. Als reactie hierop wordt er door de verkoopafdeling een
offerte uitgebracht. Als de offerte door de klant geaccepteerd wordt plaats deze de order. Vanaf
dit punt wordt afhankelijk van het soort product (standaardmaten of maatwerk) het normale
proces gevolgd. Het verschil is wel dat de gemaakte producten allemaal bewaard worden bij het
magazijn en in één keer uitgeleverd worden.
3.2 Productie afdelingen
Het proces voor een productieafdeling begint wanneer het productiebureau de orders toewijst
en doorstuurt naar de supervisie van de betreffende afdeling. De supervisie delegeert namelijk
de order bonnen naar de medewerkers die het product dan in elkaar zetten. Als het product in
elkaar gezet is wordt een steekproefsgewijze controle uitgevoerd door een
kwaliteitsmedewerker. Waarbij de manier van controleren afhankelijk is van het product. Als
het product wordt goedgekeurd gaan ze naar de paktafel. Het product wordt nu verpakt en de
adres sticker wordt toegevoegd. De ingepakte producten worden naar het ‘uitlever magazijn’
gebracht door logistiek. Wanneer er tijdens de kwaliteitscontrole fouten worden geconstateerd
dan wordt het product door een productiemedewerker gecontroleerd en de fouten worden
verholpen. Tevens wordt de medewerker die oorspronkelijk het product in elkaar heeft gezet
gewezen op zijn fouten. Nadat het product is aangepast ondergaat het weer de
kwaliteitscontrole.
Omdat de directie zich realiseert dat dit alles nog op een abstract niveau de werkzaamheden in
de fabriek weergeeft besluiten ze om te laten zien hoe één van de producten daadwerkelijk
wordt geproduceerd namelijk een rolgordijn.
Nadat de productiebon bij de afdeling rolgordijnen is aangekomen worden de benodigde
grondstoffen (profielen) uit het magazijn geleverd. Omdat de profielen in standaardmaten
worden aangeleverd moeten ze eerst op maat gemaakt worden in de zagerij. Op de bijgeleverde
3
Windows fashion inc. casus
1 december 2011
orderlijst staat van welk materiaal het profiel gemaakt moet worden en wat de lengte van het
profiel moet zijn. De op lengte gesneden profielen worden vervolgens in een kar klaar gezet om
naar een productiemedewerker gebracht te worden. Tegelijk met het zagen worden op de
snijtafels de stoffen voor de order op maat gesneden. Het soort stof en het formaat van het
gordijn staat aangegeven op de orderlijst. Nu zowel het profiel als de stof klaar is worden deze
aan elkaar bevestigd; deze stap wordt ook wel rollen genoemd. Nadat de stof bevestigd is wordt
de onderkant van het gordijn afgewerkt zoals aangegeven staat op de productiebon. Nu moet het
gordijn nog verzwaard worden wat gebeurd doormiddel van het monteren van een onderlat. Nu
de individuele componenten klaar zijn wordt het rolgordijn volledig geassembleerd. Binnen WFI
zijn er zes verschillende productiestromen voor het assembleren van rolgordijnen. Na de
assemblage worden de rolgordijnen gecontroleerd. In het geval van de afdeling rolgordijnen is
dit niet steekproefsgewijs maar een 100% controle. Na de controle worden de rolgordijnen
verpakt en klaargezet voor intern vervoer naar het magazijn waar ze worden uitgeleverd of
opgeslagen.
3.3 Productiebureau
Na de rondleiding bij verkoop en de productieafdelingen wordt er nog stilgestaan bij het
productiebureau. De directeur begint te vertellen: “Het productiebureau is het kloppend hart van
de organisatie. Zonder het bureau zou productie niet kunnen produceren en zouden wij als directie
en management geen stuurinformatie verkrijgen.” Het productiebureau heeft dan ook een aantal
kerntaken namelijk de orders vanuit de verkoopafdeling verwerken en omzetten naar
productieorders (bonnen). Daarnaast verzamelen zij ook allerlei gegevens van de
productieafdelingen zoals percentage afval, ziekteverzuim, aantal binnenkomende bonnen,
aantal uitgaande bonnen, tijd benodigd voor productie, etc. Deze gegevens worden dan weer
verwerkt in rapportages en doorgestuurd naar het management en personeelszaken.
3.4 Inkoop
“Het inkopen van goederen klinkt simpel maar is een lastig taak“ begint de manager van de
afdeling inkoop. “Ik zal kort beschrijven hoe de inkoopfunctie binnen deze organisatie is
ingericht” vervolgt hij. Een nieuwe inkoop order wordt ingevoerd in het systeem. Als de order is
ingevoerd wordt gecontroleerd of de medewerker geautoriseerd is om de order door te zetten.
Is dit niet het geval dan moet er toestemming worden gegeven door het afdelingshoofd. Deze
controle wordt ook uitgevoerd wanneer medewerkers een bestaande order proberen door te
zetten of wanneer zij een bestaande order aanpassen en deze proberen door te zetten. Het
doorzetten van een order bestaat uit een aantal onderdelen. Eerst wordt er beslist of er een bon
uitgedraaid moet worden. Deze beslissing hangt af van het feit of de leverancier een internet
service of EDI verbinding beschikbaar heeft gesteld voor bestellingen. Is dit namelijk niet het
geval dan wordt de bestelling afgedrukt en opgestuurd naar de leverancier. Als de bestelling per
post wordt gedaan wordt er door de afdeling verkoop na vijf werkdagen naar de betreffende
leverancier gebeld of de order goed is aangekomen.
Zo nu en dan kunnen orders niet direct worden doorgezet omdat de internet service of EDI
verbinding niet beschikbaar is. Mocht dit voorkomen dan kan het proces gestart worden vanaf
het moment dat er een beslissingen genomen moet worden om te printen. Als de bestelling
correct is verlopen wordt er een kopie naar het magazijn verstuurd.
3.5 Magazijn Inkomende Goederen
Op de afdeling magazijn inkomende goederen komen de goederen van onze leveranciers en
fabriek in China binnen. Als de chauffeur van het transportbedrijf aankomt wordt eerst de
pakbon vergeleken en gecontroleerd met de gegevens uit ons systeem. Staat de bestelling niet in
ons systeem dan wordt er contact met inkoop gezocht. Wanneer de afdeling inkoop ook geen
weet heeft van het aangeboden pakketje dan wordt het pakje geweigerd. In alle andere gevallen
wordt het pakketje geaccepteerd. Na het accepteren van het pakketje wordt het geïnspecteerd.
4
Windows fashion inc. casus
1 december 2011
Als de goederen van voldoende kwaliteit zijn en geen gebreken vertonen worden goederen
‘intern geaccepteerd’. Als de goederen voor een project zijn worden ze naar het daarvoor
gereserveerde kavel gebracht. In alle andere gevallen gaan de goederen naar het standaardkavel
dat hiervoor gereserveerd is. Het alloceren van goederen is een stappenplan dat wordt
uitgevoerd door een aantal mensen bij ons op de afdeling. De laatste opmerking van de directie
is: “Er worden geen inspecties gedaan van pakketjes uit onze eigen fabriek in China“
3.6 Automatisering
“Omdat wij een unieke organisatie bedienen…..” begint de manager van de afdeling
automatisering zijn betoog wordt er veel gebruik gemaakt van eigen gecreëerde software en
rekenmodellen. Natuurlijk zoals elke organisatie hebben wij ook de standaard database-,
rapportage- en besturingssystemen. Wat wel volgens de manager een probleem veroorzaakt is
het feit dat een groot gedeelte van de software niet door hun onderhouden wordt maar door het
productiebureau of de afdeling waar het gebruikt wordt. De volgende lijst van systemen is
aanwezig bij WFI.
AS400
AS 400 is een database systeem dat wordt gebruikt om de orders die bij WFI binnen komen op te
slaan. Daarnaast wordt het systeem gebruikt voor het klaarzetten van de orders die in productie
opgenomen moeten worden.
PAM
Een zelf gecreëerd financieel informatiesysteem in Microsoft Excel.
PEase
Een in Microsoft Access gebouwde applicatie welke op de afdeling Plissé wordt gebruikt voor
het genereren van de productiebonnen.
Locus
Locus is een extern ingekocht pakket wat wordt gebruikt voor magazijnbeheer. Dit programma
wordt onderhouden door twee afdelingen namelijk: automatisering en locus beheer.
Business Objects
Business Object is een extern ingekocht pakket wat wordt gebruikt als schil om rapporten en
informatie te kunnen generen.
De Cockpit
Een in Microsoft Excel gebouwde applicatie welke op de productie afdelingen en door het
management wordt gebruikt om rapporten en informatie te kunnen generen.
Vision
Vision is een extern ingekocht software pakket welke op basis van de voorraad voorspellingen
doet ten aanzien van de bestellingen die geplaatst moeten worden.
PIA
Een in Access gebouwde applicatie welke zorgt voor de orderafhandeling. De applicatie wordt
gebruikt op de productieafdelingen en het magazijn.
SIR
Een in Access gebouwde applicatie dat er voor zorgt dat de gegevens van de retour gezonden
producten netjes worden bijgehouden.
5
Windows fashion inc. casus
1 december 2011
POA
Een in Access gebouwde applicatie welke op de afdeling Orderpick gebruikt wordt om de
uitgaande orders bij te houden.
Afvalbeheer
Een in Microsoft Excel gebouwde applicatie welke op de afdeling Plissé wordt gebruikt voor het
genereren van de afval informatie.
6
Windows fashion inc. casus
1 december 2011
Bijlage 1: Organogram – 1995
Directie
Financiën
Inkoop
7
Administratie
Operations
Directie Secretariaat
Ontwikkeling
Verkoop
Detailhandel
Verkoop
Projecten
Verkoop
Doe-Het-Zelf
Personeel &
Organisatie