A4-Projectmanagement is een methode voor het beheerst uitvoeren

A4-Projectmanagement is een methode voor
het beheerst uitvoeren en besturen van projecten.
Grote voordelen zijn het overzicht en de helderheid.
A4-Projectmanagement bestaat uit een model, een ordening van projectmanagement
technieken en vier praktische sjablonen. De
methode verschaft vooral een overzichtelijk
kader om projecten te sturen.
Het model beschreven
De aanpak van A4-Projectmanagement is gebaseerd op een bedrijfskundig vierkant waarin vier
allitererende A’s geplaatst zijn. Het vierkant bestaat uit de assen Arbeidsdeling en Arbeidscoördinatie en Binnen en Buiten. Arbeidsdeling en
Arbeidscoördinatie betreffen het algemene indelingsprincipe van werk: specialisatie en samenvoeging, ofwel knippen en plakken. Binnen en
Buiten betreffen de invloedssfeer van het project
zelf en de omgeving rondom het project. Wanneer
het vierkant op een project wordt afgebeeld kunnen in de kwadranten vier A-woorden geplaatst
worden die het werken in projecten weergeven:
 Aanleveren van het resultaat
 Activeren van de werkzaamheden
 Afwegen van de voortgang
 Afronden van het project.
In een project vormt Afstemmen het magma van
de werkzaamheden. Deze vijfde A maakt integraal
deel uit van de overige vier. Communicatie is en
blijft van levensbelang. Vanuit de hoofdvolgorde
kunnen iteraties plaats vinden. Innovatieve projecten vragen daar bijvoorbeeld meer om dan herhalingsprojecten.
Buiten
Afronden
Aanleveren
Afstemmen
Binnen
Afw egen
Arbeidscoördinatie
Vier sjablonen: eenvoud en overzicht
 Projectovereenkomst,
 Plan van aanpak,
 Voortgangsrapportage en
 Document decharge
vormen in A4-Projectmanagement de templates
waarmee projecten aangepakt kunnen worden.
A4-Projectmanagement biedt eenvoud en overzicht. Binnen A4-Projectmanagement komen ook
de voor een project noodzakelijke zachte aspecten
ruim aan bod. Denk aan motivatie en samenwerking.
Publicaties en diensten
Bij Van Haren Publishing zijn de volgende publicaties over A4-Projectmanagement verschenen:
A4 ProjectmanagementManagement guide
978 90 8753 031 0
2009
A4-Aanleveren
978 90 8753 032 7
2008
A4-Activeren
978 90 8753 033 4
2008
A4-Afwegen
978 90 8753 034 1
2008
A4-Afronden
978 90 8753 035 8
2008
A4-Afstemmen
978 90 8753 035 8
2009
Activeren
Arbeidsverdeling
Professionele passie… professioneel plezier,
Interesse? Neemt u dan contact op met drs. M.A.
Hombergen MBA. Hij is per mail bereikbaar:
[email protected]. Of telefonisch: 06-51495384.
resultaatfocus…
met oog voor mensen.
Enkele anderen over A4-Projectmanagement:
Berenschot Hans van
Leeuwen
Ron Vinken
Vitavelli
Mark de
Lange
Enkele organisaties die
A4 gebruiken:
“Easy to learn, easy to use.”
“In de eenvoud toont zich de meester.”
“Comfortabel èn uiterst praktisch huis.”
DPA, Gem. Oss, Meeùs, Nortel, Welten, Yacht
Hèt voordeel van A4-Projectmanagement
Overzicht is het grootste voordeel van A4-Projectmanagement.
elementen:
Net als andere projectmanagementmethoden biedt A4 technieken en sjablonen
om een project vorm te geven en kent A4 een onderliggende projectfilosofie.
uitgangspunt De kernfilosofie van een projectmethode is bijvoorbeeld dat samenwerking
voorop staat, dat het proces beheerst verloopt, dat beperkingen in tijd en geld
erkend worden of dat het resultaat centraal staat. A4 is een primair resultaatgeoriënteerde methode.
plus sjablo- A4 hanteert vier sjablonen. Met veel meer, zoals in een methode die veertig tot
nen,
vijftig standaardtemplates gebruikt, zie je al snel door de bomen het bos niet
meer. En als je er minder gebruikt, een enkele methode gebruikt in principe geen
sjablonen om zoveel mogelijke professionele vrijheid te bieden, loop je het grote
risico dat je te weinig vastlegt.
technieken
A4 gebruikt net als alle andere methoden veel bestaande technieken van projectmanagement als uitgangspunt en verandert deze enigszins. Denk aan de manier waarop een methode van plannings- of specificatietechnieken of faseringsof evaluatiewijzen gebruik maakt. A4 ordent de sjablonen en technieken in een
samenhangend conceptueel overzicht: vier kwadranten rondom een kern die afstemming van het resultaat centraal stelt.
èn concept
Het conceptueel overzicht vormt dan ook het grootste voordeel van A4. Met het
overzicht weet je steeds wat de focus van je projectactiviteiten is.
dat overzicht Het overzicht is gebaseerd op vier woorden met eenzelfde beginletter, wat makkelijk onthoudt. De woorden zijn afgebeeld in vier cellen van een bedrijfskundig
biedt!
vierkant, wat aanspreekt vanwege het plaatje (dat de meesten van ons meer zegt
dan een praatje). Het bedrijfskundig vierkant gaat uit van de meest fundamentele
wetenschappelijke basis voor het organiseren van (zowel project- als lijn)werk:
arbeidsdeling en arbeidscoördinatie en van het basale verschil in de gerichtheid
van een projectmanager op zijn eigen team of op de buitenwereld.
De wetenschappelijke basis, de visuele ordening en de vier allitererende woorden dragen
het model van A4-Projectmanagement waarbinnen de technieken en sjablonen voor projectmanagement geordend zijn.
Professionele passie… professioneel plezier,
resultaatfocus…
met oog voor mensen.
De aanpak van A4-Projectmanagement is gebaseerd op een bedrijfskundig vierkant waarin vier
allitererende A’s geplaatst zijn. Het vierkant bestaat uit de assen arbeidsdeling en -coördinatie en
binnen en buiten.
Buiten
Afronden
Aanleveren
Afstemmen
Binnen
Afw egen
Activeren
Arbeidscoördinatie
Arbeidsverdeling
Aanleveren
In het eerste kwadrant gaat het om Wat het project
moet opleveren. Het resultaat moet worden gespecificeerd en aansluiten op de doelstelling van de
opdrachtgever. Om dat te realiseren zijn de werkzaamheden in dit kwadrant naast specificatie, met
name gericht op bezieling, voorbereidende besluitvorming en op afstemming met acceptanten.
Je geeft het kwadrant aanleveren vorm door:
 opdrachtgever en -nemer te benoemen;
 de toekomstige situatie en de huidige plaats
te bepalen;
 de bijdrage van het te leveren resultaat aan
de doelen vast te stellen;
 het resultaat af te bakenen;
 en het te specificeren;
 de haalbaarheid te verkennen;
 aan te geven welke besluitinformatie je gaat
verstrekken;
 af te stemmen met acceptanten, bijvoorbeeld
gebruikers en beheerders;
 en met eventuele overige betrokkenen;
 een overeenkomst af te sluiten met de opdrachtgever;
 en een kick-off meeting te houden.
samenstelling. A4 benadrukt complementariteit en
heterogeniteit in projectteams.
Activeren geef je vorm door:
 de tijd grof in te delen met een fasering;
 de activiteiten vast te stellen die je uit moet
voeren om het resultaat te maken (WBS;
Work Breakdown Stucture);
 de planning vast te stellen;
 risico-management in te richten;
 na te gaan of je een deel wilt uitbesteden,
capaciteit wilt inhuren of alles zelf wil doen;
 en de inrichting van je project vast te stellen.
Je sluit het kwadrant activeren af met een plan
van aanpak.
Afwegen
In het derde kwadrant staat het meten van de
voortgang van de werkzaamheden centraal plus de
bijsturing daarvan. Hoe verder? De volgens plan
te boeken voortgang wordt gemeten op een aantal
harde aspecten zoals tijd en geld, maar ook op
zachte aspecten: mensen en hun verbanden. Denk
aan motivatie en samenwerking. Uit alle aspecten
maak je een keuze. Per aspect stel je een norm op
waaraan het aspect moet voldoen.
A4 onderkent 11 standaardaspecten om de voortgangs- en bijsturingsrapportage op te stellen:
 voortgangsmaat; risico’s; informatie; contracten; kwaliteit; huisvesting; personeel; organisatie; communicatie; geld; en tijd.
Afronden
In het vierde kwadrant voltooi je het project. Wat
draag je over? Hoe rond je het project af?
Je verricht de volgende activiteiten bij afronden:
 draag het projectresultaat over;
 stel een dechargedocument op;
 voer een evaluatie uit;
 specificeer de financiën;
 organiseer een afsluitende bijeenkomst.
Activeren
In het tweede kwadrant staat de vraag op de voorgrond Hoe je het in de projectovereenkomst vastgelegde projectresultaat gaat maken. Een centrale
vraag is: welke werkzaamheden moeten uitgevoerd worden om het projectresultaat te vervaardigen? Andere aspect betreffen risico’s en team-
Afstemmen
De kern van een project bestaat uit afstemming!
Vroege acceptatie en tijdige aanpassing zijn de
hoofddoelen.
Afstemmen geef je stapsgewijze als volgt vorm:
 vaststellen van de boodschap die je wilt
overbrengen;
 actoren analyseren;
 benadermiddelen kiezen;
 de communicatie uitvoeren.
Professionele passie… professioneel plezier,
resultaatfocus…
met oog voor mensen.
A4 Certificering & Examinering – Op 30 locaties in Nederland
wanneer het u schikt!
Niveau Benaming Stof
Wijze van examineren
Overzicht
Inzicht
Verdieping
Projectprofessional
Projectmanager
Programmamanager
Meerkeuzevragen
Meerkeuzevragen
Open vragen.
Verbreding
Master
Portfoliomanager
Portfoliobestuurder
Professionele passie… professioneel plezier,
Basisboek A4
Vier vervolgboeken
Boeken communicatie en
programmamanagement
Portfoliomanagement
naar eigen inzicht
resultaatfocus…
Mondeling examen.
Publiceren artikel.
met oog voor mensen.