Huisstijlhandboek deel 1: Richtlijnen rond het gebruik van huisstijl en logo’s 1. Inleiding Voor de creatieve vertaling van het stadsmarketingplan, heeft Duval Guillaume een promotionele stijl ontworpen met een logo en de tagline gent: zoveel stad. De bestuurlijke huisstijl met het 3torens-logo bestaat al meer dan 10 jaar en werd in 2009 geactualiseerd door Vandekerckhove & Devos. De Dienst Communicatie is operationeel sinds maart 2012 en stelde in het Jaarplan 2012- 2013 de volgende actie centraal: - De opmaak van een strategische communicatiekader en een corporate identity (interne en externe huisstijl). - Het stroomlijnen van het gebruik van de promotionele en bestuurlijke interne en externe huisstijl. Bij deze nota zit een visuele voorstelling van het nieuwe toepassingsvoorstel van de huisstijl in alle externe en interne communicatie (bijlage 1). De nota zelf is het resultaat van een nieuwe aanpak in de huisstijl van de Stad Gent. Hij gaat verder in op de grotere krijtlijnen voorgesteld en goedgekeurd door college van burgemeester en schepenen in de voorgaande nota op 2 mei 2013. Daarin werd verwezen naar een nieuw Witboek voor de huisstijl van de Stad Gent. De start van die uitrol en structurele aanpassing is gepland voor het begin van 2014. 2. Basis Vanaf 2014 zal dé huisstijl van de Stad Gent gebaseerd zijn op de ‘promotionele huisstijl’, ooit ontwikkeld door Duval Guillaume en verder uitgebreid en aangepast door de Dienst Communicatie. Het uitgangspunt van de nieuwe werkwijze is dat we voor de bevolking al onze communicatie gaan versterken en overkoepelen met een ‘Gent:’-logo. Eigen communicatie zal altijd herkenbaar zijn aan het 3torens-logo van de Stad Gent. 3. Gent:-logo Er wordt gekozen om het ‘Gent: zoveel stad’-logo als basis te gebruiken voor algemene communicatie. Indien er een bepaald thema moet benadrukt worden, kan een specifiek label gekozen worden. Dit label is niet gebonden aan één bepaalde kleur: het kan de kleur aannemen die best past bij het ontwerp, evenwel binnen het kleurenpalet. Het vinden van een juiste keuze in welke labels de speerpunten van onze stad omvatten is niet evident. De Werkgroep Communicatie heeft verschillende sessies achter de rug waarin gezocht werd naar een consensus in labelkeuze. Aan het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd of men zich akkoord kan verklaren met het gebruik van volgende labels: Basislabel: 1. gent: zoveel stad 2. gent: (zonder toevoeging) label varianten: 3. gent: zoveel talent 4. gent: vernieuwt 5. gent: slim op weg 6. gent: sport 7. gent: cultuurstad 8. gent: UNESCO creative city of music 9. gent: iedereen telt mee 10. gent: woonstad 11. gent: feest 12. gent: zoveel te beleven 13. gent: onderneemt 14. gent: mijn stad, mijn wijk 15. gent: denkt vooruit 16. gent: jong & wijs 17. gent: te veel voor één nacht 18. gent: groen in de stad 19. gent: klimaatstad 20. gent: gezonde stad Indien er nieuwe labels in omloop worden genomen buiten deze 20 stellen we voor deze steeds te laten bekrachtigen door het college van burgemeester en schepenen. a. Vertaling: Een aantal departementen en diensten in de Stad Gent werken rond internationale citymarketing. Voor de vertaling wordt er nog een voorstel uitgewerkt. b. Kleuren: Het ‘Gent: zoveel stad’-label wordt standaard gebruikt in originele blauwe kleur van de huisstijl, maar kan worden aangepast afhankelijk van het campagnebeeld. Het label kan toegepast worden in onderstaande verschillende kleuren. Dit wijkt af van het oorspronkelijke voorstel van Dyval-Guillaume: 2 Het ‘Gent: zoveel stad’-label wordt standaard gebruikt in originele blauwe kleur van de huisstijl, maar kan worden aangepast afhankelijk van het campagnebeeld. Motivering: we willen de herkenbaarheid als stad laten primeren eerder dan de herkenbaarheid van een dienst/thema. Daarom kan de kleurkeuze van het label variëren naargelang van het grafische ontwerp. Er zijn 16 basiskleuren mogelijk. Dit werd goedgekeurd in het college van 2 mei 2013. Het witboek is meer dan een visuele weergave van wat de huisstijl inhoud: het is ook een handboek voor alle diensten, partners en externe bedrijven. Ze vinden er de gebruiks- en omgangsrichtlijnen van onze communicatie. Zo zijn we binnen het verhaal van de hervorming de volgende aspecten gaan onderzoeken en hebben we telkens afspraken gemaakt door middel van werkgroepen. Deze werkgroepen bestonden uit mensen die dagelijks met het betreffende aspect in aanraking komen, later werden die dan afgetoetst met de werkgroep Communicatie. De verschillende aspecten staan hieronder opgesomd. Ze zullen verder in deze nota beknopt aan bod komen en in het witboek uitgebreid verduidelijkt worden. 3 a. Drukwerk (policy rond printmedia), stationery (briefpapier, visitekaartjes,…) b. Beeld (video en foto) c. Projecten met externe partners, sponsoring, satellieten d. Taal e. Onlinecommunicatie f. Infrastructuur en signalisatie g. Grote campagnes h. Merchandising Overkoepeld over al deze aspecten is zowel de interne/externe communicatie én het gebruik van logo’s uitgewerkt. 4. Drukwerk en Stationery In de werkgroep Drukwerk en Stationery werden zaken besproken als papierformaten, papiersoorten en stationaire briefwisseling (visitekaartjes, groetenkaarten, omslagen) 4.1 Drukwerk In het witboek zullen we al onze partners en diensten adviseren zo efficiënt en duurzaam mogelijk keuzes te maken over het type drager en dus daar waar mogelijk het printen te beperken. Alle affiches, flyers, folders zullen worden overgezet naar de nieuwe huisstijl van de Stad Gent. Er is reeds door het college overeengekomen dat de stadssecretaris steeds vermeld wordt als verantwoordelijke uitgever voor alle drukwerk. 4.2 Stationery Voor alle briefwisseling in de stad zal het lettertype ‘Calibri’ gebruikt worden met als standaard-lettergrootte 11 punt. Dat is op alle computers aanwezig en optimaal toegankelijk. 4.2.1 Briefpapier De Dienst Communicatie heeft een nieuw Word-sjabloon gemaakt voor briefpapier dat aanpasbaar en hanteerbaar is door de collega’s van de stad. (zie bijlage 4). Dat sjabloon wordt via verschillende interne kanalen ter beschikking gesteld, samen met een handleiding. 4.2.2 Visitekaartjes Er wordt op visitekaartjes niet afgeweken van officiële gegevens. Vertalingen van visitekaartjes is enkel mogelijk voor collega’s die in het buitenland corresponderen. Vertalingen worden telkens op afzonderlijke visitekaartjes gemaakt en niet op een en hetzelfde. Er wordt een uitzondering gemaakt op het standaardontwerp (zie bijlage 4) voor extra toegankelijke visitekaartjes voor mensen met een beperking. 4.2.3 Faxpapier Vanuit de huisstijlhervorming zouden we ernaar streven het faxgebruik in de Stad te beperken, behalve daar waar dit voor toegankelijkheidsreden functioneel is. 4 5. Beeld 4.2.4 Groetenkaarten De groetenkaarten worden omgezet naar de nieuwe huisstijl. De groetenkaarten kunnen worden gepersonaliseerd tot op dienstniveau. Andere gepersonaliseerde gegevens moeten manueel worden aangevuld. 4.2.5 Enveloppen De enveloppen worden omgezet naar de nieuwe huisstijl. Ze worden vanaf nu in een standaardformaat gemaakt met standaardlocatie van het omslagvenster (zie bijlage 4). 4.2.6 Bestelbonnen De opmaak van financiële documenten gegenereerd door o.a. SAP-software zal worden aangepast aan de huisstijl in de zomer van 2014. 4.2.7 Officiële uitnodigingen en oorkondes Ook voor officiële uitnodigingen oorkondes wordt een nieuw sjabloon ontworpen door de Dienst Communicatie. 4.2.8 Gelegenheidskaart De gelegenheidskaarten die vandaag voorhanden zijn in de folderfabriek zullen tevens worden herwerkt in de nieuwe huisstijl. 4.2.7 Bewonersbrieven Er wordt een Word-sjabloon gemaakt in de nieuwe huisstijl. Het sjabloon bevat plaats voor maximaal vier handtekeningen. Bewonersbrieven worden ondertekend door de stadssecretaris en door de bevoegde leden van het college, maar bevatten geen foto's van die collegeleden. (Een visuele vertaling is terug te vinden in bijlage 1) In de werkgroep werd besproken hoe we omgaan met steeds belangrijker wordende media zoals fotografie en video. Bij gebruik van beeldmateriaal van de Stad wordt altijd de volgende vermelding gebruikt: Copyright Stad Gent 5.1 Fotografie (originele visie van Duval Guillaume) 5.1.1 Energiek Onze beelden stralen zoveel mogelijk levensvreugde, enthousiasme en 'beleving' uit: dit betekent ook dat de foto’s in de mate van het mogelijke mensen bevatten, mensen die bezig zijn. 5.1.2 Dynamiek Dynamiek kan fotografisch op verschillende manieren worden weergegeven: het hoeft daarbij niet steeds om letterlijke beweging te gaan; het kan ook gaan over onverwachte contrasten, over emotie, over kleur. 5.1.3 Warm Verkies steeds warme kleuren (in alle seizoenen). Kies beelden die 'zinderen'. Emotie: toon hoe mensen Gent ervaren en beleven. Toon interactie: tussen mensen onderling, tussen mensen en de omgeving. 5 5.1.4 Nieuwsgierig Focus op de essentie van het beeld: ook al gebeurt er heel wat, toch moet de kijker onmiddellijk doorhebben waar het over gaat. 5.1.5 Rijkdom van de stad Toon (in diverse beelden) de rijkheid van de Stad Gent is een stad waar mensen uit vele verschillende culturen en van verschillende leeftijd of afkomst samenwonen, waar mensen op heel uiteenlopende manieren van het leven kunnen genieten. 5.2 Video We streven ernaar om altijd het ‘Gent:’-logo in beeld te houden voor een continue herkenbaarheid bij uitzending. We onderscheiden twee soorten video: 5.2.1 Lineaire video De film wordt getoond in een presentatie of is te zien op internet/tv, waar de kijker van het begin tot het einde aandachtig kijkt naar de film. Hierdoor moet de boodschap maar één keer visueel meegegeven worden en wordt de rest verduidelijkt door de inhoud van de film zelf. 5.2.2 Loop-video Als we met de Stad Gent op een beurs of dergelijke staan, speelt er vaak ter info een film. Die film herhaalt zich telkens en een begin en eind worden vaag. Daardoor moet de boodschap ofwel herhaaldelijk ofwel constant visueel getoond worden. We streven ernaar om video’s altijd te ondertitelen zodat ze zo toegankelijk mogelijk zijn. Grafiek aangepast aan de nieuwe huisstijl wordt gemaakt door de Dienst Communicatie. 6. Samenwe rking met partners Ook als we als Stad instappen in een project met verschillende partners willen we naar voren komen als een sterke communicator. Daarom werd een werkgroep samengesteld om een beslissingsscenario uit te tekenen voor communicatie. Hiervoor werd ook al raad gevraagd aan verschillende partners van de Stad. (SoGent, Politie Gent, OCMW,…) We vragen onze diensten dan ook bij de start van elk project met partners dit scenario voor te leggen, zodat het in het verloop van het project altijd duidelijk is. 6.1 Visie van de Stad rond communicatie: De Stad Gent streeft ernaar om een eenduidige communicatie te maken in functie van de ontvanger (dat kan de burger zijn, een andere partner, of …), zodat die optimaal geïnformeerd kan worden over projecten waar de Stad in bijdraagt of waar ze trekker van is. De Stad streeft er ook naar inspraak te stimuleren. 6 6.2 Bepaling van communicatietrekker van een project: De Stad stelt de volgende vragenlijst voor om te bepalen wie de optimale keuze is als trekker van de communicatie van het betreffende project. Wordt er al gecommuniceerd over het project of soortgelijke verwante projecten? Hoe gedraagt de inhoud van het project zich ten opzichte van de ontvanger? Wat? Wie? Initiatief? Politiek? Organisatie? Wie? Draagvlak? Doelstelling van het project ten opzichte van de ontvanger? Waarom? Geografisch? Waar? Welke kanalen zullen waarschijnlijk hoofdzakelijk gebruikt worden voor het project? Hoe? Wanneer? Hoe lang loopt een project? Periode? Opmerkingen: Middelen zijn geen criterium om te bepalen wie communicatietrekker wordt van een bepaald project. 6.3 Mogelijke vervolgscenario’s na bepaling van communicatietrekker: a. De Stad Gent is geen trekker/hoofdcommunicator van een project en faciliteert ook niet in de communicatie: dan wordt het gent:-logo uitgeleend om bij andere partnerlogo’s geplaatst te worden. (Dit geldt ook bij sponsoring.) b. De Stad Gent is geen trekker/hoofdcommunicator van een project en faciliteert wél in de communicatie, en er wordt voor dat project een aparte huisstijl ontwikkeld: dan moet die huisstijl de nodige sjablonen bevatten, zodat de Stad die kan gebruiken om alles volgens dezelfde huisstijl te maken. c. De Stad Gent is geen trekker/hoofdcommunicator van een project en faciliteert wél in de communicatie, en wordt de huisstijl van de andere partner gebruikt: dan moet die huisstijl de nodige sjablonen bevatten, zodat de Stad die kan gebruiken om alles volgens dezelfde huisstijl te maken. d. De Stad Gent is trekker/hoofdcommunicator van een project en faciliteert dus in de communicatie: dan moet de huisstijl van de Stad gebruikt worden, zoals omschreven in het huisstijlhandboek. We geloven dat als we als Stad op die manier altijd met een sterk communicatieverhaal naar voren komen, er vaker gekozen zal worden voor het laatste scenario. Dit ook omdat de Stad vaak een groot draagvlak heeft. 7 7. Taal De werkgroep Taal ging na of de nieuwe huisstijl aansluit bij de taalwetgeving en de BIN-normen. Aangezien die normen vaak heel uitgebreid zijn, wordt er bij verwarring altijd verwezen naar de expertise en het advies van de taalambtenaar, Carolien Oosterlinck, of een collega van de Juridische Dienst. 7.1 Je/jouw en u/uw In onze schriftelijke communicatie met de bevolking schrijven we standaard in de uvorm. Dit is de algemene beleefdheids-/aanspreekvorm voor een overheidsorganisatie. Afhankelijk van wat we met het communicatieproduct willen bereiken wordt er gekozen voor je/jouw en u/uw. (Stadsmagazine, jongeren,…) 7.2 Vertalingen In principe communiceren we altijd in één landstaal, het Nederlands. Als we ook een buitenlandse taal willen gebruiken (zoals het Engels), moeten we zeker eerst de twee andere landstalen (Frans en Duits) aanbieden. Bij (uitzonderlijke) communicatie naar een specifieke andere taaldoelgroep, geven we telkens altijd eerst de Nederlandse versie en dan pas de anderstalige informatie. Die anderstalige informatie is een exacte vertaling van de Nederlandse tekst, en we vermelden dat ook expliciet. 7.2.1 Vertaling van Labels De Dienst Communicatie zorgt voor een nieuwe lijst vertalingen van het ‘Gent: zoveel stad’-label. (zie bijlage 4) 7.3 Afkortingen We moeten ernaar streven zo weinig mogelijk afkortingen te gebruiken in onze communicatie. Afkortingen zijn niet toegankelijk en vaak wordt de betekenis ervan vergeten. Ook voor interne projecten of campagnes wordt afgeraden om afkortingen te gebruiken. Voor bestaande afkortingen raadt de huisstijl aan om minstens één maal per publicatie de afkorting voluit te schrijven, zodat we telkens kunnen verwijzen naar de betekenis ervan. 7.4 Hoofdletters bij soortnamen (diensten, departementen, …) We gebruiken hoofdletters als de soortnaam gevolgd wordt door de eigennaam, we beschouwen dan de woordgroep volledig als eigennamen ‘Cel Logistiek’, ‘Afdeling Creatie’, ‘Clubhuis Yoens’, ‘Departement Sport en Cultuur’. Let op: Het ‘college van burgemeester en schepenen’ krijgt geen hoofdletters, omdat het een niet-uniek orgaan is (bestaat in elke stad/gemeente). 7.5 Volgorde van de handtekeningen Wanneer verschillende handtekeningen nodig zijn op een publicatie is het de volgorde van belangrijkheid die gehanteerd wordt. De belangrijkste persoon tekent 8 meest rechts. Wanneer de burgemeester en stadssecretaris beiden moeten tekenen, tekent de burgemeester het meest rechts. (meer informatie: zie circulaire ‘V 074’). 8. Onlinecommunicatie Digitale communicatie maakt een onderdeel uit van de huisstijl. Daar werden eveneens een aantal regels rond uitgewerkt. 8.1 Website Er moet gezocht worden naar hoe de structuur van de totale gent.be er moet uitzien. De werkgroep stelt voor om een landingspagina te maken gent.be met als hoofdlabel ‘Gent:’ Dé landingspagina is altijd de ‘Gent:’. De huisstijl sluit zich verder aan bij wat er bepaald wordt in het traject van de Gent.be 8.2 Social Media Ook voor sociale media is er een voortraject geweest om tot een visie en strategie te komen. Er moet naar gestreefd worden duidelijk kenbaar te zijn op sociale media als officiële organisatie. Bij elke account op sociale media die gemaakt wordt door de Stad moet in het informatieluik of bio duidelijk zijn dat het een officieel account is van de Stad Gent. We geven altijd aan wat op een pagina te vinden is en vullen indien nodig de contactgegevens in. We moeten er visueel naar streven om ook herkenbaar te zijn. De Dienst Communicatie heeft in de nieuwe huisstijl een sjabloon ontworpen voor de verschillende sociale media waar de Stad op intekent. (Zie bijlage 4.) 8.3 Digitale nieuwsbrieven Er werd een basissjabloon ontworpen in de nieuwe huisstijl voor zowel externe communicatie als interne communicatie met nieuwsbrieven. Met Digipolis is bekeken om dit allemaal via Flexmail te laten verlopen, omdat de gebruiksvriendelijkheid ervan groot is. We moeten er sowieso naar streven om minder analoog te communiceren. Het sjabloon wordt zo opgemaakt dat het indien nodig afgeprint kan worden, in geval dat de ontvanger geen digitaal kanaal ter beschikking heeft. 8.4 Powerpoint Het bestaande sjabloon op het intranet in de promotionele huisstijl wordt gebruiksvriendelijker gemaakt en aangepast aan de nieuwe huisstijl door de Dienst Communicatie. 9. Infrastructuur Als we een sterk imago willen opbouwen, moeten we op alle gebieden visueel en signalisatie herkenbaar zijn, zo ook op gebied van signalisatie en infrastructuur. Daarom werd met mensen van de Dienst Vastgoedbeheer, Cel Ontwerp, enz. samengezeten om tot een basisprincipe te komen bij het ontwerpen, schilderen en signaliseren van beheersgebouwen. Er wordt dan ook gekozen om bij de inrichting van nieuwe of vernieuwde gebouwen de betreffende diensten te consulteren voor een optimaal resultaat. 9 9.1 Infrastructuur Als een inrichting van een gebouw verandert, wordt de inrichting afgestemd met het kleurschema van de signalisatie. Hierbij wordt steeds hetzelfde kleurschema doorgetrokken per geheel gebouw. En dus geen kleurschema per verdieping. Bij het bestellen van meubilair zou er de reflex moeten zijn dat er voor de kleurkeuze gekeken wordt naar het kleurschema van de rest van het gebouw. 9.2 Signalisatie Een catalogus met standaardsignalisatie in de nieuwe huisstijl werd ontworpen door de Dienst Communicatie. (zie bijlage 4) 9.2.1 Visie betreffende signalisatie We streven ernaar om maar één doelgroep te gebruiken voor signalisatie, zo is de mogelijkheid tot verwarring het kleinst. We gaan bij signalisatie altijd uit van de burger 9.2.2 Dragers Bij het opstellen van een volgende raamovereenkomst voor dragers van signalisatie wordt rekening gehouden met de volgende eigenschappen: o Flexibel aanpasbaar zijn aan de op dat moment geldende huisstijl. o Zo vandalismebestendig mogelijk zijn (graffiti, krasbestendig, diefstal, brand) o Snel aanpasbaar zijn o Zelf aanpasbaar zijn o Toegankelijk zijn 9.2.3 Scenario voor de opbouw van signalisatie Er moet altijd contact opgenomen worden met de Dienst Vastgoedbeheer voor het inrichten van signalisatie bij beheersgebouwen. De signalisatie wordt volgens een bepaald scenario opgebouwd: 1. Ik ben in een gebouw van de stad Stel er is geen gentinfopunt/begeleidingssysteem. Dan moet er een overzichtsbord zijn met signalisatie van diensten. Flexibel aanpasbaar. Anders geen. 2. Lift Stel er is geen gentinfopunt/begeleidingssysteem. Dan moet er een overzichtsbord zijn met signalisatie van diensten en nummers. Flexibel aanpasbaar. Anders wel signalisatie, enkel nummers. 3. Trap Stel er is geen gentinfopunt/begeleidingssysteem. Dan moet er een overzichtsbord zijn met signalisatie van diensten en nummers op verdieping 0. Flexibel aanpasbaar. Anders wel signalisatie, enkel nummers. Elke verdieping moet afzonderlijk aangeduid worden. 10 4. Verdieping Stel er is geen gentinfopunt/begeleidingssysteem. Dan moet de naam van de diensten (gelijkend aan liftinfo) en nummers te zien zijn. Flexibel aanpasbaar. Anders wel signalisatie, enkel nummers. Elke verdieping moet afzonderlijk aangeduid worden. 5. Kruispuntsignalisatie: aanduiding specifieke lokketten of wachtruimtes en lokalen. Dit signalisatie-systeem werd afgetoetst met het loket-en onthaalbeleid (LEO) In het kader van deze verdere optimalisatie van het loket-en onthaalbeleid (LEO) vraagt de Dienst Communicatie en de Dienst Vastgoedbeheer dan ook aan het college om het bewegwijzeringssysteem in het AC Zuid goed te keuren, betreffende een nieuwe signalisatie die in gebruik wordt genomen met afstemming op het klantenbegeleidingssysteem en in functie van wachtruimtes. De uniforme huisstijl geldt ook voor toekomstige veranderingen aan bewegwijzering in andere gebouwen dan AC Zuid. Verdere duiding van het signalisatieproject AC Zuid vind je terug in bijlage 2 (20140204_NO_bijlage 2 pilootproject bewegwijzering AC Zuid) 10. Grote De Stad Gent is vaak organisator van grote campagnes en als we ook hierbij een Campagnes sterke communicator willen zijn, kunnen we het best een aantal afspraken maken. 10.1 Externe Campagnes Zoals eerder besproken in deze nota worden externe campagnes altijd in de huisstijl van de Stad ontworpen. 10.2 Interne Campagnes Om ook intern sterk te staan en de job-fierheid van de collega’s te vergroten moeten alle projecten voldoen aan de huisstijl van de Stad. (bv.: Digitale Informatie archivering - DIA, VESTA, Beheers- en beleidscyclus) 11. De grote oefening rond merchandising wordt gedaan door de Dienst Onthaal in Merchandising samenspraak met de communicatiecoördinatoren en KC’s. Een catalogus aan gadgets zal ter beschikking gesteld worden. De Dienst Onthaal werkt ook aan een analyse en policy rond het gebruik van gadgets. 12. Externe Ook extern moeten we verzekeren dat onze huisstijl goed toegepast wordt, Toepassing bijvoorbeeld in situaties waar bureaus ingezet worden om voor ons communicatieproducten te voorzien. Daarom adviseert de Dienst Communicatie om het respecteren van de huisstijl als clausule in elk buitengaand bestek en opgemaakt contract vast te leggen. 11 13. Contactpunt De afdeling Creatie binnen de Dienst Communicatie heeft de regie in alle grafische voor vragen schriftelijke en digitale communicatie. Zij maken de ontwerpen van de campagnes en communicatiedragers in opdracht van de stadsdiensten. Bij discussie over het toepassen van de huisstijl, het gebruik van labels of het ontwerp van een campagne zal de case aan het Departementshoofd Communicatie en Promotie voorgelegd worden. Wie concrete vragen heeft, kan hiervoor contact opnemen met: Maarten Boes - afdelingshoofd Creatie – Dienst Communicatie Departement Communicatie en Promotie - [email protected] 12