Een samenwerkingsproject rond cultureel

Een samenwerkingsproject rond
cultureel erfgoed opstarten
Hoe begin ik er aan?
Waar kan k.ERF helpen?
Je broedt op een geweldig erfgoedproject en zoekt steun? K.ERF kan je helpen met advies, tips,
materialen en financiële steun.
In deze korte handleiding vind je alle informatie om een project op te starten en steun te vragen
bij k.ERF.
1. We geven eerst wat uitleg over k.ERF, cultureel erfgoed en erfgoedzorg.
2. Vervolgens vind je een stappenplan om een samenwerkingsproject met k.ERF op te
starten.
TIP
De belangrijkste geven we je nu al mee: Maak een afspraak met de medewerkers van de
erfgoedcel. Zij luisteren graag naar jouw erfgoedideeën en denken mee na.
Erfgoedcel k.ERF, [email protected] | 014 566 688
TIP
We ontwikkelden ook volgende handleidingen en invuldocumenten:
 De projectfiche (invuldocument)
 De evaluatiefiche (invuldocument)
 Communicatieplan (invuldocument)
 Hoe een project aanpakken? (in deze handleiding)
 Hoe een draaiboek voor mijn project opstellen? (in deze handleiding)
 Waar vind ik subsidies en premies voor mijn project? (in deze handleiding)
 Brainstormen? Hoe pak ik dat aan? (handleiding met concrete tips)
 Waar vind ik tentoonstellingsmateriaal?
 Perscontacten
 Inspirerende voorbeelden
 Onze erfgoedexperts en documentatiecentra in kaart
1
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
Over k.ERF, cultureel erfgoed en erfgoedzorg
1. Wat is k.ERF?
Al enkele jaren werken de gemeenten Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie
samen rond cultureel erfgoed. Hiervoor hebben ze een erfgoedconvenant afgesloten met de
Vlaamse Gemeenschap. Dankzij deze overeenkomst kunnen de gemeenten de werking rond
cultureel erfgoed versterken.
De erfgoedcel k.ERF - kort voor Kempisch erfgoed - speelt een belangrijke rol in die
versterking. Hier werken mensen die verenigingen, musea en gemeentelijke diensten
ondersteunen die aan de slag willen met het lokale erfgoed. Samen met hen brengt de erfgoedcel
zo veel mogelijk mensen in aanraking met het Kempische cultureel erfgoed en zorgen ze voor
het behoud van ons erfgoed voor de generaties die na ons komen.
Je vindt de erfgoedcel k.ERF in Geel, op de site van het Oude Gasthuis. De medewerkers van de
erfgoedcel zitten vaak ergens ‘ten velde’. Je belt dus best als je wilt langskomen.
Adres: Erfgoedcel k.ERF, de Billemontstraat 117, 2440 Geel
Telefoonnummer: 014 566 688
De erfgoedcel vind je in de Billemontstraat 117, 2440 Geel, op de site van het Oude Gasthuis
2. Hoe ondersteunt k.ERF het lokale erfgoed en de mensen die
er zorg voor dragen?
 Door zelf projecten op te starten.
Bijvoorbeeld: www.kempensekranten.be | www.zing-ze.be | www.archiefbankkempen.be
 Door projecten van anderen financieel, logistiek en met advies te ondersteunen.
Hoe je die steun aanvraagt, ontdek je iets verderop.
2
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
3. Wat is cultureel erfgoed?
K.ERF werkt rond cultureel erfgoed. Nu is erfgoed een moeilijk te definiëren verzamelbegrip: het
slaat op alles wat we van de vorige generaties hebben geërfd en waarvoor we nu zorg dragen.
Wij maken ook al erfgoed aan voor de volgende generaties. Of het de moeite waard is om te
bewaren, te verzorgen, te documenteren en te laten zien, bepalen mensen zelf. Erfgoed evolueert
dus.
Erfgoed wordt meestal opgedeeld in verschillende soorten:

Onroerend erfgoed = tastbaar maar niet verplaatsbaar: het kapelletje langs de weg, de
molen in het veld, de bunker naast het kanaal, de oude pastorie, het karakteristieke
industriegebouw, het Kempens heidegebied, …

Roerend erfgoed = tastbaar en verplaatsbaar: de foto’s van je voorouders, de kapmantel
van grootmoeder, de boeken in het archief, de munten in het museum, de vlag van de
harmonie, ...

Immaterieel erfgoed = minder tastbaar, vooral aanwezig in de hoofden van de mensen: de
recepten van de vroegere buurvrouw, de volksliedjes van de oude meester, het dialect
van grootvader, de jaarlijkse meiboomplanting, het ambacht van het klompenmaken, de
jaarlijkse stoet …
k.ERF werkt rond roerend en immaterieel erfgoed. Onroerend erfgoed behoort tot een ander
beleidsdomein. Hiervoor kun je elders steun vragen (www.onroerenderfgoed.be).
Alle activiteiten van k.ERF zijn erop gericht bewoners en bezoekers bewust te maken van het
gevarieerde cultureel erfgoed in de zeven gemeenten. Dat betekent dat degenen die er al lang
wonen, nieuwkomers en tijdelijke bewoners zich bewust worden van hun eigen erfgoed en
elkaars erfgoed leren kennen. Zo kan cultureel erfgoed mensen in beweging brengen, met elkaar
en naar elkaar toe. K.ERF maakt dit mee mogelijk, onder andere door
samenwerkingsprojecten.
4. Zorgen en borgen
Zorgen voor roerend erfgoed
Als mensen roerend erfgoed belangrijk vinden, willen ze er zorg voor dragen. Ze zorgen dat het
in goede conditie is, dat het zo nodig gerestaureerd wordt, dat het in goede omstandigheden
bewaard wordt. Zonder die zorg kunnen mensen er niet meer naar kijken, het bestuderen of het
blijven gebruiken. Een belangrijke tussenstap tussen zorgvuldig beheren en tonen is ontsluiten.
Ontsluiten betekent beschikbaar stellen door het erfgoed te beschrijven in een register of een
databank en het te fotograferen of te scannen. Dankzij digitale technieken kan roerend erfgoed
voor veel mensen bereikbaar gemaakt worden via het internet en voor lange tijd beschikbaar
blijven, zelfs als het origineel in slechte staat verkeert. Denk maar aan oude kranten, die in de
loop van de tijd verkruimelen omdat de kwaliteit van krantenpapier vaak slecht is. Als ze
gescand zijn, blijven ze leesbaar.
3
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
Iedereen heeft roerend erfgoed!
Veel mensen houden zich bezig met erfgoedzorg: vrijwilligers in heemkundige kringen
bijvoorbeeld of professionelen in musea en archieven. Zij zijn niet de enigen: een
muziekvereniging die zijn archief bewaart, doet ook aan erfgoedzorg, net zoals een ziekenhuis
dat oud medisch materiaal bewaart en iemand die het fotoalbum van zijn grootouders bewaart
op een veilige plek. Of een kerkraad die met zorg de religieuze voorwerpen in de kerk beschrijft
en onderhoudt.
Ons Kempens erfgoed online! Doorpluis onze databanken
k.ERF heeft al heel wat stappen ondernomen om het Kempische erfgoed online toegankelijk te
maken. Wie weet ontdek je iets interessants voor jouw project.
www.kempensekranten.be
Doorzoek de historische krantencollecties uit de k.ERF-regio (Annonceblad van Moll, Het
Zoeklicht, Nieuwsblad van Geel, enz.)
www.archiefbankkempen.be
Een handig doorzoekbaar overzicht van de aanwezige archieven in de Kempense
archiefinstellingen en documentatiecentra.
Kempense erfgoedbank met foto’s, voorwerpen, filmmateriaal – In ontwikkeling.
Op erfgoedbank.gemeentemol.be en www.erfgoedbankgeel.be vind je foto’s van Geel en Mol.
DOEN! Voeg jouw erfgoed toe aan onze databanken
Je verzamelt en scant foto’s voor je boek. Je duikt in de archieven van je vereniging. Vaak een
hele klus. Zorg ervoor dat je werk blijft renderen. Voeg je foto’s, films en archiefbeschrijvingen
toe aan de k.ERF-databanken. De erfgoedcel vertelt je er graag alles over en helpt je hierbij.
4
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
Borgen van immaterieel erfgoed
Zorgen voor immaterieel erfgoed is wat ingewikkelder, omdat dit erfgoed vooral in de hoofden
en harten van mensen zit. De unieke gezinsverpleging in Geel, stoeten, schuttersgilden en
zangtradities zijn allemaal immaterieel erfgoed. Het bestaat omdat mensen het levend houden.
Levend betekent ook veranderlijk: immaterieel erfgoed verandert in de loop van de tijd, maar
behoudt een zekere kern, die het herkenbaar houdt. Er is bij immaterieel erfgoed altijd een
spanning tussen traditie en actualiteit. Daarover nadenken, daar een evenwicht in zoeken en de
roerende elementen van immaterieel erfgoed bewaren en ontsluiten noemen we borgen.
Borgen gaat dus niet zozeer om het uitvoeren van de traditie zelf, zoals een carnavalstoet
organiseren, maar wel om het documenteren van de traditie door bijvoorbeeld foto’s van
vroegere stoeten of kostuums te verzamelen of door samen met andere carnavalsverenigingen
na te denken over hoe je deze traditie warm kan houden bij de bewoners.
Koester de Kempen
Info over onze Kempische tradities
k.ERF vindt de tradities die hier leven heel belangrijk. We zetten ze graag in de kijker en we
delen onze ervaringen en tips:
www.zing-ze.be
Ontdek hoe je Kempische bedelzangtradities levend kunt houden (Nieuwjaarjezoete,
Driekoningen, …)
www.immaterieelerfgoed.be
Lees hier tips van over heel Vlaanderen om met je immaterieel erfgoed aan de slag te gaan.
5
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
Stappenplan samenwerkingsproject
Samenwerken is voor k.ERF heel belangrijk. Door samenwerking is er meer slagkracht, leren
partners van elkaar, kunnen organisaties hun netwerken verbreden, meer mensen aanspreken
en dieper op de inhoud ingaan. Samenwerking tilt de inhoud van het werk, de ervaringen en de
resultaten op een hoger niveau. Om die reden investeert k.ERF in samenwerkingsprojecten.
Een samenwerkingsproject opzetten binnen k.ERF betekent dat de erfgoedcel altijd partner is.
Dat partnerschap kan verschillende vormen aannemen: inhoudelijk, financieel en logistiek, of
een combinatie van de drie.
1. Stappenplan
 Je hebt een erfgoedidee? Neem contact op met de erfgoedcel. Zij luisteren naar je voorstel.
 Een projectfiche vormt de leidraad van het project. Deze fiche maken de
partnerorganisaties samen met de erfgoedcel op.
 Het project wordt op basis van de projectfiche beoordeeld door een adviescommissie.
 De Raad van Bestuur van k.ERF beslist uiteindelijk welke projecten uitgevoerd kunnen
worden.
 Er zijn drie indienmomenten: 1 maart, 1 juni en 1 oktober
 De samenwerking wordt vastgelegd in een overeenkomst waarin staat wie welke rol
speelt in het project.
 Aan het eind van het project maakt de projectgroep zelf een evaluatierapport, met een
evaluatie van het proces, het product, het duurzame effect en een beschrijving van de
manier waarop de ervaringen van het project gedeeld worden met anderen.
Bij een omvangrijk project rapporteert de projectgroep tussentijds aan de adviescommissie, die
zo nodig kan bijsturen. De adviescommissie rapporteert aan de raad van bestuur. Dit contact
verloopt via de erfgoedcel, het eerste aanspreekpunt.
6
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
2. Financiële, logistieke en inhoudelijke steun
k.ERF kan op verschillende manieren als partner investeren in jouw project. Het is zeker niet
noodzakelijk om gebruik te maken van alle vormen van ondersteuning. Je kunt de erfgoedcel
bijvoorbeeld ook louter inhoudelijk inschakelen.
Financieel
 De financiële steun van k.ERF wordt bepaald o.b.v. de inhoud van het project, de
begroting en de eigen inbreng in het project.
 K.ERF levert enkel een bijdrage voor kosten die betrekking hebben op het
cultureel erfgoed.
Kosten die bijgevolg niet in aanmerking komen:
- Catering
- Geschenken voor sprekers
- Aankoop inkledingsmateriaal zoals bijvoorbeeld bloemen
- Kilometervergoeding
- Telefoonkosten
- Personeelskosten | vergoeding van externen
- Indien de organisatie voor het project hardware wil aankopen met
middelen van k.ERF, moet dit steeds in overleg met k.ERF gebeuren, o.b.v.
duidelijke afspraken m.b.t. het gebruik van de hardware.
 K.ERF levert enkel een bijdrage voor kosten die aangetoond kunnen worden aan
de hand van een geldig bewijsstuk.
Om die reden levert k.ERF bijvoorbeeld geen bijdrage aan kilometervergoedingen. Trein- en bustickets
gelden wel als geldige bewijsstukken.
 K.ERF betaalt een financiële bijdrage altijd in twee schijven. Schijf 1 bedraagt 75%
van het bedrag dat k.ERF investeert en ontvang je nadat het project is
goedgekeurd en er een overeenkomst is opgesteld. Schijf 2 (25%) ontvang je
nadat k.ERF een evaluatiedossier met geldige bewijsstukken heeft ontvangen
(facturen, kassatickets, geldige kostennota’s).
Logistiek
k.ERF beschikt over een uitleendienst waarvan partners kosteloos gebruik kunnen maken.
In deze uitleendienst zitten:
-
Multimedia touch screens
Opnameapparatuur mondelinge geschiedenis
Daarnaast beschikt k.ERF over een goed overzicht van uitleendiensten en beschikbare
tentoonstellingsmaterialen in de regio.
Inhoudelijk
De expertise van het personeel van de erfgoedcel kan ingezet worden in het project. Die
bijdrage kan verschillende vormen aannemen. Het is echter belangrijk om deze
personeelsinzet te benoemen opdat de erfgoedcel dit goed kan inplannen.
7
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
-
-
Trajectbegeleiding
Bijvoorbeeld: helpen bij het opmaken van een beleidsplan, creatieve brainstormsessies begeleiden,
behalen van kwaliteitslabel of opname op een inventaris (bijv. Immaterieel Erfgoed), opvolgen van een
dossier (bijv. conservatie van een vlag), …
Opvolgen projectgroep
Bijwonen van vergaderingen, eventueel taken uitvoeren die in de projectgroep worden afgesproken
Uitvoeren van een bepaalde actie binnen het project
Bijvoorbeeld: organisatie van een collectiedag, communicatie van het project, …
Onderzoek
Vormingen
Vormingen rond inventariseren, beschrijven van objecten, opnemen van mondelinge getuigenissen,
digitaliseren, … Indien de erfgoedcel zelf niet de kennis in huis heeft, wordt die elders gezocht.
Noot: het is zeker niet nodig om voor elke vraag via het systeem van de
samenwerkingsprojecten te werken. De erfgoedcel werkt ook ad hoc. Enkel wanneer je
een echt nauwe betrokkenheid van de erfgoedcel verwacht, is het belangrijk om dit aan te
geven.
3. Hoe wordt je projectvoorstel beoordeeld?
De commissie en de raad van bestuur baseren hun oordeel op de volgende criteria:
Het samenwerkingsproject
 bevat een duidelijke cultureel-erfgoedcomponent, dat wil zeggen dat er expliciet een
element van erfgoedzorg of borging in zit;
 zorgt voor of borgt het lokale culturele erfgoed;
 heeft een potentie voor samenwerking of bestaat al uit een samenwerking van
verschillende partners;
 legt linken naar andere sectoren;
 heeft een duurzaam effect;
 sluit aan bij de doelstellingen uit het k.ERF-beleidsplan 2015-2020.
De erfgoedcel waakt hierover.
De projectpartner(s)
 heeft/hebben een eigen inbreng in de vorm van mensen, middelen en/of logistiek;
 is/zijn bereid achteraf zijn/hun ervaringen of opgedane kennis te delen.
Projectenpartners waarmee k.ERF nog nooit samenwerkte, kunnen voorrang krijgen indien er
veel aanvragen zijn.
De begroting en de eigen inbreng bepalen mee hoe groot de tijdsinvestering en financiële
bijdrage van k.ERF zal zijn.
8
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF
4. Logo’s en andere vermeldingen
 k.ERF vraagt aan iedere partner om het logo van k.ERF en de Vlaamse Overheid te
vermelden.
 Omgekeerd zal k.ERF ook de logo’s van de partners vermelden in alle communicatie rond
het project.
 Het gebruik van logo’s wordt in de overeenkomst op maat van het project omschreven.
9
Handleiding Samenwerkingsprojecten Cultureel erfgoed | k.ERF