SAMMENVATTING ESSENTIE VAN COMMUNICATIE H1 Communicatie 1.1 Visie op communicatie De waarde van communicatie is gekoppeld aan het realiseren van organisatiedoelen. Om te groeien of overleven heeft een organisatie goedkeuring en vertrouwen nodig van (delen van) de samenleving. Organisaties moeten goed monitoren waar mensen over praten en hoe ze daarover praten. Communicatie professionals halen de buitenwereld naar binnen en brengen de binnenwereld naar buiten. Daarbij worden conversaties gestart, gevoed en gevolgd. De tijd dat organisaties alles konden controleren en regisseren is voorbij. Mede door sociale media, waarbij iedereen met iedereen communiceert. Definitie van communicatie volgens oud-hoogleraar communicatie Betteke van Ruler: ‘Communicatie is een proces van tweerichtingsverkeer, waarbij zender en ontvanger beiden actief kunnen zijn en van rol kunnen wisselen; communicatie wordt in deze optiek gezien als een interactief proces.’ 1.2 Ontwikkelingen in het vak Organisaties beschouwen communicatie tegenwoordig als een belangrijke factor om de organisatiedoelen te behalen. Er hebben zich een aantal grote veranderen voorgedaan. Van offline naar online Door de enorme verschuiving van offline naar online verloopt communicatie veel sneller. Conversaties vinden openbaar plaats en organisaties hebben niet meer de controle over wat er over hen wordt bericht. De relatie staat centraal Organisaties houden rekening met het eigen belang, maar heeft ook oog voor andere belangen. De relaties met de omgeving en belangrijke stakeholders staan centraal. Medewerkers en organisaties communicatiever maken De rol van de communicatie afdeling bestaat niet alleen uit het communiceren, maar het communicatiever maken van de gehele organisatie. Geïntegreerde communicatie Samenspel tussen de verschillende soorten communicatie staat centraal. Corporate-, interne- en marketingcommunicatie vallen steeds meer samen. Dit komt mede door de online ontwikkelingen als sociale media. Accountability Accountability betekent verantwoordelijkheid nemen voor en verantwoording afleggen over de communicatie. Achteraf leg je verantwoording af voor wat je hebt gedaan. Vooraf neem je verantwoordelijkheid voor wat je doet. Deze manier van werken maakt het noodzakelijk dat je nauwkeurig kijkt naar wat je wilt doen of hebt gedaan. 1.3 Plaats van communicatie in de organisatie Er zijn 2 verschillende mogelijkheden waar de communicatie afdeling zich kan bevinden namelijk als: staffunctie en als lijnfunctie. Staffunctie De communicatie afdeling heeft een staffunctie als zij rechtstreeks onder de directie valt en daaraan rapporteert. De afdeling heeft hier een adviserende rol en een duidelijk zicht op de gehele organisatie Lijnfunctie Een communicatie afdeling heeft een lijnfunctie als zij valt onder een bepaalde dienst of afdeling binnen een organisatie, bijvoorbeeld de afdeling marketing. Bij deze vorm is de afdeling vooral uitvoerend en richt zich op het ondersteunen van projecten en het maken van communicatiemiddelen. 1.4 Activiteiten van een communicatieprofessional Het werkterrein van communicatieprofessionals is onder te verdelen in 5 kerntaken: 1. Analyseren • Vaststellen van het organisatieprobleem en de communicatievraag. • Opzetten en uitvoeren van het onderzoek 2. Adviseren • Bepalen van de communicatiestrategie • Monitoren van relevante issues 3. Creëren • Realiseren van cross mediale campagnes en middelen. • Maken van content in tekst en beeld. 4. Organiseren • Organiseren van events en bijeenkomsten • Regelen van de communicatie voor projecten, teams en medewerkers 5. Managen • Maken van het communicatieplan en dat uitvoeren. • Aansturen copywriters, webdesigners, vormgevers, fotografen en drukkers. 1.5 Inzichten uit de psychologie Ongeveer 85% van alle beslissingen die we nemen doen we onbewust. Tegenwoordig weten we steeds meer hoe we informatie verwerken en hoe gedrag te beïnvloeden is. Brainpoint 1Emotie komt voor de ratio Informatie komt binnen in het emotionele brein. Daar worden keuzes gemaakt. Na de emotionele keuze gaat het rationele brein argumenten verzamelen om de emotionele keuze te onderbouwen. Alleen als er sprake is van hoge betrokkenheid kan je kiezen voor een rationele, informatieve benadering. Brainpont 2 We kijken naar wat anderen doen Mensen laten wat ze doen of vinden sterk afhangen van wat anderen vinden. Bij grote beslissingen is er sprake van onzekerheid en kijkt men naar wat anderen doen. Het brein denkt als een beslissing voor een ander goed werkt, zal dit voor mij ook het geval zijn. Brainpoint 3 Schets eerst de oplossing en dan het probleem Bij het schetsen van een probleem en het laten zien dat er een oplossing is kan dat negatieve associaties oproepen waar het brein zich voor afsluit. Bij een positievere insteek lijdt dit tot meer succes. Brainpoint 4 Geef wat en je krijgt wat terug Wie iets krijgt, wil daarvoor in ruil iets terug doen. Brainpoint 5 Belonen werkt beter dan straffen Als men beloont wordt, levert dit vaak successen op. Brainpoint 6 Maak van grote beslissingen kleine stapjes Maak van een grote JA verschillende kleine ja’tjes. Hebben we eenmaal ja gezegd tegen een kleiner verzoek zeggen we makkelijker ja tegen een groter verzoek. Brainpoint 7 Wil je een dialoog dan moet je eerst contact maken Mensen nemen meer aan van iemand die ze aardig vinden. Wil een organisatie wat bereiken moet zij zorgen dat ze sympathiek wordt gevonden en charisma wint. Dit kan door bijvoorbeeld overeenkomsten te benadrukken of het inschakelen van een beroemd persoon. Brainpoint 8 Laat autoriteit voor je werken Autoriteit kennen we toe aan expertise, bekendheid, status etc. De meeste mensen doen wat de autoriteit van ze vraagt. Brainpoint 9 Creëer schaarste en het verlangen neemt toe We hechten meer waarden aan dingen die moeilijk te verkrijgen zijn. Niemand wil achter het net vissen en dit werkt stimulerend voor de verkoop. Brainpoint 10 Voordeel nu gaat voor winst op lange termijn Het brein heeft de voorkeur te gaan voor directe voordelen in tegenstelling op voordelen op de lange termijn, ook al is het voordeel kleiner. 2 Theoretisch kader 2.1 Basis begrippen Zender : wil iets overdragen en bereiken Ontvanger : naar wie de boodschap wordt overgedragen Medium : hoe de boodschap wordt overgebracht 4 aspecten van de boodschap - Zakelijk aspect : beschrijving van feiten, de informatie - Expressief aspect : de emotie van de zender die via de boodschap wordt geuit - Relationeel aspect : de verhouding van de zender met de ontvanger die uit de boodschap blijkt. - Appellerend aspect : het beroep dat op de ontvanger wordt gedaan door de boodschap Encoderen is het omzetten van gedachten naar woorden Decoderen is het omzetten van de boodschap in gedachten De reactie van de ontvanger noemt men de feedback. Als de zender op de feedback reageert noemen we dit terugkoppeling. Relatie en referentiekader Of de boodschap aankomt bij de ontvanger zoals deze bedoeld is, is afhankelijk van het referentiekader. Het referentiekader is het geheel van gewoonten, regels, ervaringen, normen en waarden. Maatschappelijke en omgevingsfactoren De omgeving of het moment kunnen de communicatie sterk beïnvloeden. Daarnaast moet erbij verschillende culturen rekening gehouden worden met de communicatie vorm/methode. Ruis Factoren die het communicatieproces verstoren, noemt men ruis. Interne ruis: als de communicatie wordt verstoord door factoren binnen het directe communicatieproces. Externe ruis: Ruis veroorzaakt door factoren buiten het communicatieproces. Redundantie Overtollige informatie die geen nieuws bevat voor de ontvanger. 2.2 Soorten communicatie Verbale communicatie is schriftelijk of mondeling communiceren. Onder non-verbale communicatie verstaan we alle niet talige vormen van communicatie. Non-intentionele communicatie is non-verbale communicatie waar je zelf geen invloed op uit kan oefenen (seksueel opgewonden > stijve tepels). 2.3 Communicatiemodaliteiten Dit is een wijze van communiceren die zich onderscheid van andere vormen van communicatie (reclame, public relations). Informatie is communicatie met een neutraal karakter. Voorlichting is een bewust gegeven hulp bij een mening- en besluitvorming door middel van communicatie. Public relations is het stelselmatig bevorderen van wederzijds begrip tussen een organisatie en haar publiekgroepen. Reclame is overtuigende informatie over merken of organisaties. 2.4 Interpersoonlijke en massacommunicatie Massacommunicatie Is openbare, voor iedereen toegankelijke communicatie. Verspreiding vindt meestal plaats via radio, tv en kranten. Kenmerken zijn dat het relatief goedkoop is om snel veel mensen te bereiken. Massacommunicatie wordt steeds interactiever. Zo kan er vaak een app worden gekoppeld aan een tv-programma of kan men reageren op een live uitzending. Interpersoonlijke communicatie Bij interpersoonlijke communicatie bevindt zich een beperkt aantal mensen in elkaars nabijheid. Dit hoeft niet fysiek bij elkaar te zijn, maar bevat ook telefoongesprekken en chatten. Kenmerkend is dat er directe feedback kan worden gegeven door beide deelnemers. 2.5 Communicatietheorieën 1. Stimulus-respons Het stimuleren van prikkels bij de ontvanger, de injectienaald theorie. 2. Two step flow theorie Hier worden opinieleiders ingezet met het idee dat de rest vanzelf zal volgen. Gedrag van de mensen wordt sterk beïnvloed door wat anderen doen. 3. Uses and gratifications Legt de nadruk op de actieve rol van de ontvanger. De theorie stelt dat je zelf keuzes maakt over welke media je gebruikt, wanneer je die gebruikt en welke boodschappen je wilt ontvangen. Keuzes zijn gebaseerd op individuele behoeften. Hier wordt niet uitgegaan van wat de media doen met mensen, maar wat doen mensen met de media? 4. Agendasetting De basisgedachte is hier; massamedia bepalen niet wat we denken, maar waarover we denken. De media bepaalt hier welke topics hoog op de agenda staan en waar ze mensen over laten nadenken. 5. Netwerkmodellen Door internet kan iedereen de rol van zender en ontvanger vervullen. Organisaties bepalen niet alleen de communicatie meer. Men kan nu zelf informatie over een bepaald onderwerp geven, delen en beïnvloeden. Framing betekent letterlijk inkaderen. Daarbij blijven bepaalde zaken buiten beeld en andere binnen het “raamwerk” benadrukt. Labeling is het inkleuren door naamgeving en woordgebruik. Door een issue in te kleuren probeert een organisatie dat er op een bepaalde manier over wordt gesproken en gedacht. Voorbeelden hiervan zijn; groene stroom en plofkippen. H3 Corporate communicatie 3.1 Visie op corporate communicatie Alle verschillende activiteiten die organisaties ontwikkelen om het gewenste imago bij een doelgroep te realiseren noemt men corporate communicatie. Bij corporate communicatie staat de organisatie zelf centraal. De 4 kerntaken om een sterk imago op te bouwen zijn: 1. Organiseren van de algemene communicatie. • Er moet duidelijk zijn wat de plaats van de afdeling communicatie is 2. Afstemmen van corporate communicatie en marketingcommunicatie • Communicatie moet worden geregisseerd, zodat afzonderlijke activiteiten elkaar aanvullen en versterken 3. Bepalen inhoudelijke rode draad • Er moet een kernboodschap zijn die zowel intern als extern centraal staat 4. Vaststellen visuele identiteit • Het gaat om de eenheid in vorm en uitstraling 3.2 Identiteit De volgende definities worden gehanteerd voor het begrip identiteit: - De identiteit is wat de organisatie is en wat zij uitstraalt - De gewenste identiteit is wat de organisatie wil zijn en wat zij wil uitstralen 3.2.1 Identiteit van de organisatie De identiteit van een organisatie bevat een aantal kenmerken. De organisatie presenteert haar identiteit aan de omgeving via de corporate identity mix. Persoonlijkheid Bevat hetgeen wat een organisatie karakteriseert. Het is het unieke van een organisatie waarmee zij zich onderscheidt. Bij het kiezen van kernwaarden moeten keuzes worden gemaakt. Het is onmogelijk om alles te communiceren. Er moet worden gekozen voor een centrale kernwaarde. Gedrag De belangrijkste uiting van een organisatie is het gedrag. Dit omvat het dagelijks handelen van de medewerkers, de manier hoe met klanten wordt omgegaan en de wijze waarop men benaderd wordt. Communicatie Dit is een snel in te zetten manier om de identiteit van een organisatie te uiten. Voorbeelden zijn: brochures, advertenties, de website, persberichten en events. Wat wordt gecommuniceerd moet overeenkomen met het gedrag van de organisatie. Symboliek De symboliek zorgt voor “het beeld” van de organisatie. Hierbij moet gedacht worden aan de huisstijl, vormgeving van de producten. 3.2.2. Identiteitsstructuren Globaal kunnen er 3 identiteitsstructuren worden onderscheiden: branded-, endorsed- en monolithische identiteit. Branded identiteit Bij branded identiteit zijn dochterondernemingen in hun communicatie zelfstandig. Voor buitenstaanders lijkt het of de organisaties niets met elkaar te maken hebben. Voordeel is dat als een merk flopt, niet de gehele geschaad wordt. Nadeel is dat merken niet mee kunnen liften op de naam van het moederbedrijf. Endorsed identiteit. Dochterondernemingen hebben wel een eigen identiteit, maar het moederbedrijf blijft herkenbaar. Monolithische identiteit Bij deze vorm hanteren de hele organisatie en alle dochterondernemingen dezelfde naam. De organisatie is makkelijk te herkennen. Voordelen zijn dat bij promotie een nieuw product snel bekendheid vergaart. 3.3 Imago Het doel van organisaties is een positief beeld verkrijgen bij de publieksgroepen. Voor het begrip imago worden de volgende definities gehanteerd: - Het imago is het beeld dat de publieksgroepen van de organisatie hebben - Het gewenste imago is het beeld dat de organisatie wil vestigen bij haar publieksgroepen Een sterk imago realiseren, betekent dat de organisatie: • Bij de marketing voorsprong heeft op de concurrenten • Bij sollicitanten goed in de markt ligt • Bij investeerders en aandeelhouders vertrouwen creëert • Minder problemen met consumentenorganisaties en overheden heeft Imago is te onderscheiden in verschillende niveaus - Gebruikersniveau – imago van de gebruiker - Brancheniveau – imago van de sector - Productniveau – Imago van de productsoort - Merkniveau – Imago van het merk - Bedrijfsniveau – Imago van de onderneming - Landniveau – Imago van het land waar het product vandaan komt 3.4 Reputatie In het verlengde van het imago ligt de reputatie. Het verschil is dat imago ontstaat door associaties en reputatie door prestaties. De kracht van een positieve reputatie toont in hoeverre een organisatie in staat is vertrouwen te creëren bij stakeholders. 3.5 Huisstijl De huisstijl geeft vorm aan de (gewenste) identiteit. Het beeld dat men van een organisatie heeft wordt sterk bepaald door de gehanteerde huisstijl. 3.5.1 Huisstijlelementen Door het hebben van een huisstijl ontstaat er herkenning en onderscheid ten op zichten van de concurrent. De kracht van een huisstijl wordt bepaald door de volgende 4 huisstijlelementen: 1. Logo, woord- en beeldmerk, 2. Kleur, 3. Typografie en 4. Beeld. 3.5.2. Huisstijldragers De huisstijlelementen worden toegepast op de huisstijldragers. Voorbeelden hiervan zijn: Gebouwen, briefpapier, visitekaartjes, websites, auto’s, kleding en het interieur. 3.6 Specialismen in corporate communicatie Issue management Startvraag Hoe biedt een organisatie een adequaat antwoord op relevante, actuele issues? - Doel - Inspelen en snel reageren op voor de organisatie relevante issues Betrokkenheid en transparantie tonen door op een open manier in te spelen op actuele actuele issues. - Sociale media Mediarelatie - Middelen Stappenplan Doelgroepen 1. Identificeren en monitoren 2. Maken van een arena-analyse (welke actoren en factoren hebben invloed op het issue) 3. Opstellen scenario’s 4. Bepalen van de strategie 5. Uitvoeren van de communicatie - Management Beleidsmedewerkers Medewerkers Stakeholders Media - Netwerken Public affairs Startvraag Doel Hoe kan de organisatie relevante stakeholders, zoals beleidsmakers en beleidsbepalers beïnvloeden in hun beslissing over bepaald thema’s die voor de organisatie van belang zijn? - Middelen - Verschaffen en verkrijgen van informatie Contacten leggen met belangrijke stakeholders die kunnen worden beïnvloed, zodat beslissingen tot stand komen die gunstig zijn voor de organisatie. Lobbyen Sociale media Werkbezoek Stappenplan Doelgroepen - Persoonlijke berichten - Perscontacten 1. Formuleer het gewenste resultaat 2. Bepaal de actoren 3. Bepaal de factoren 4. Vorm strategische allianties 5. Implementeer de public affairs-strategie - Directie Politieke partijen en overheden Maatschappelijke groepen Crisiscommunicatie Startvraag Hoe kan de organisatie schade voorkomen of beperken bij min of meer onverwachte acute problemen Stappenplan Doel - Voorkomen of beperken van reputatieschade, materiele schade en gevaar voor veiligheid Doelgroepen Middelen - Website - helpdesk Sociale media - Perscontacten Persconferenties - Call center 1. Analyseer de situatie en risico’s 2. Bepaal boodschap en strategie 3. Stel crisisteam samen 4. Stel middelen vast 5. Maak adressenlijst van betrokkenen 6. Richt centrale persruimte in 7. Monitor de sociale media 8. Stel intern en extern callcenter op 9. Beantwoord e-mails - Directie - Management - Medewerkers - Externe partijen - Overheid - Media Arbeidscommunicatie Startvraag Doel Hoe kan het effectiefst worden gecommuniceerd met potentiele medewerkers en met personen en organisaties die van belang zijn bij het aantrekken van nieuwe medewerkers? - Middelen - Stappenplan Profileren van der Doelgroepen organisatie als aantrekkelijke werkgever Activiteiten van de organisatie laten zien Onderhouden van relaties met potentiele medewerkers en intermediairs Vacaturesites - Stageplaatsen LinkedIn - Via de eigen medewerkers Sociale media - Personeelsadvertenties 1. Stel wervingsbehoeften vast 2. Beschrijf de doelgroep 3. Stel de uitgangspositie vast 4. Maak de communicatieve vertaalslag 5. Bepaal de middelen - Medewerkers Human Resources Potentiele medewerkers Intermediairs H8 Media 8.1 Medialandschap Bij het begrip media denkt men vaak aan sociale media, radio, tv en kranten. Echter kan een aansteker, pen e.d. producten ook een boodschap overdragen. Door de vele media is het kan het lastig zijn welk medium het beste de doelgroep bereikt. Er komen steeds meer media bij, maar het aantal mensen dat bereikt wordt per medium neemt af. Binnen het medialandschap onderscheiden we 3 typen media: - Owned media Bevat de media waar de organisatie de regie heeft over de inhoud en de media in eigen beheer heeft (de website, brochures en apps). - Paid media Hier valt alle media onder waarbij de organisatie betaalt voor publicatieruimte (commercials, advertenties en sponsoring). - Earned media Is de verdiende media (een filmpje dat veel wordt gedeeld, acties waar mensen aan meedoen, mond-tot-mondreclame en positieve reviews). Crossmediaal Bij communicatie gaat het bijna altijd om een crossmediale aanpak, het moet gaan om het samenspel. Er moet een combinatie worden gecreeerd, waarbij je de doelgroep van het ene medium naar het andere lokt. 8.2 Owned media De betrokkenheid bij owned media hangt af van de mate waarin aantrekkelijke content wordt gecreeerd. 8.2.1 Website Een website is GEEN directe vertaling van een brochure. Het is belangrijk dat er steeds actuele informatie op de website staat. Een corporate website hoeft niet belangrijk te zijn voor een organisatie. Bij bedrijven als Coca-Cola is het belangrijker dat de Facebook pagina leuke en aansprekende beelden laat zien. 8.2.2. Sociale media Essentieel voor sociale media zijn de interactie, participatie en co-creatie. Mensen komen in communities bij elkaar op basis van dezelfde interesses. Bij co-creatie worden klanten of consumenten betrokken bij de creatie van content of het ontwikkelen van een nieuw product. Facebook & LinkedIn Bij Facebook gaat het vooral om beeld, persoonlijke interesses, lifestyle en het delen van inspiratie. LinkedIn is het netwerk voor professionals en is voor de arbeidscommunicatie erg belangrijk. Verder kan een organisaties discussies volgen om op de hoogte te zijn wat er speelt. YouTube YouTube levert een sterke meerwaarde voor een organisatie die de wereld “achter” het bedrijf wil laten zien. Daarnaast kan het medium worden ingezet voor instructiefilmpjes of kan er een presentatie worden gegeven. Instagram en Pinterest Bij deze kanalen tellen alleen het beeld en zijn interessant voor web-shops en lifestyle merken. 8.2.3 Huisorgaan Organisaties willen soms de ruimte hebben om op een eigen wijze meer te vertellen. Een huisorgaan (relatietijdschrift) is een geschikt middel om de doelgroep op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen binnen de organisatie. 8.2.4 Sponsored magazine Lijkt op het huisorgaan, maar bevat advertenties van derden. 8.3 Paid media Hier komt de ontvanger de boodschap onbedoeld en ongevraagd tegen. Hierdoor is de betrokkenheid lager dan wanneer je de boodschap zoekt uit eigen interesse. 8.3.1 Dagbladen en huis-aan-huisbladen - Landelijke dagbladen worden dagelijks over het hele land verspreid - Regionale dagbladen zijn op de streek gericht - Huis-aan-huis bladen worden gratis verspreid en bevatten lokaal nieuws en reclame 8.3.2 Tijdschriften en vakbladen Uniek is dat er voor tijdschriften wordt betaalt en dat er loyale lezers zijn. Vakbladen richten zich op een specifiek onderwerk of vakgebied. Voor gespecialiseerde bedrijven binnen een bepaalde sector kunnen vakbladen interessant zijn om in te adverteren. 8.3.3 Televisie, bioscoop en radio Via tv wordt een grote groep mensen bereikt. Tegenwoordig zijn steeds meer mensen bezig met hun telefoon of tablet tijdens het kijken van tv (second screen), hier wordt steeds meer op ingespeeld (apps die horen bij het tv-programma). Doordat mensen makkelijker reclames kunnen ontwijken wordt reclame steeds vaker een integraal onderdeel van het programma. Dit noemen we non-spot reclame. Billboarding: Een korte vermelding aan het begin of eind van het programma (mede mogelijk gemaakt door…..) Product-placement: Het merk komt steeds in beeld. Programmaparticipatie: Programma’s worden in overleg met een merk geproduceerd. Het meer betaalt een deel van de productiekosten in ruil om zich te kunnen profileren. Bij bioscoop reclame zit de kijker in een zaal zonder afleidende factoren en kan niet weg zappen. Daarnaast heeft een groot scherm impact. Radio is goed in te zetten voor naamsbekendheid, het aankondigen van acties. De boodschap moet kort zijn en de organisatie moet meerdere keren worden benoemd. 8.3.4 Outdoor Is een verzamelnaam voor een groot aantal verschillende media op openbare plaatsen aan of boven de openbare weg, stadions etc. Doordat er vluchtig contact is deze manier alleen geschikt voor korte boodschappen. 8.4 Earned media Earned media heeft als hoofddoel het verkrijgen van free publicity. Traditionele manieren zijn het organiseren van bijeenkomsten of interviews. Maar ook guerrilla-acties bieden veel mogelijkheden. 8.5 Mediaplanning Bij het maken van een mediaplanning is de essentiële vraag: Wat doet de organisatie online, wat offline en hoe verbindt ze beide? Na het bepalen van de doelgroep volgen 4 stappen: 1. Selecteer de media 2. Bepaal plaatsing en kosten 3. Creëer de content 4. Controleer en evalueer H9 Omgaan met de pers 9.1 Nieuwswaarde Vaak overschatten organisaties de belangstelling van het publiek voor corporate nieuws. De verstrekte informatie moet nieuwswaarde hebben. De meeste verstrekte persberichten worden genegeerd. Stel jezelf de vraag waarom de media jouw bericht zouden plaatsen. Denk hierbij aan de lezer en gebruiker van het medium. Mediabeleid Bij het voeren van een consequent mediabeleid dient een organisatie eenduidig te handelen. Op de juiste manier reageren in onverwachte situaties kan alleen als er een vaste procedures gelden en iedereen zich daar aan houdt. Actief mediabeleid Hier zoekt de organisatie contact met de media. Een doel kan zijn de bekendheid te vergroten of belangstelling te wekken voor een bepaald product. Onder een actief mediabeleid vallen: persberichten, persconferenties, interviews en het plaatsen van berichten op sociale media. Organisaties bepalen bij een actief mediabeleid zelf wanneer wat openbaar wordt gemaakt. Bij het melden van negatief nieuws versterkt het de geloofwaardigheid van organisaties. Bouwen aan een relatie Bij het hebben van een goede relatie met journalisten wordt de organisatie vaak gezien als betrouwbare bron van informatie en is de kans groter dat jouw onderwerp wordt opgepakt. 9.2 Social media release Journalisten gebruiken sociale media frequent als ze op zoek zijn naar actuele nieuwsfeiten. Het verspreiden van berichten kan een nuttige rol hebben. Zo kunnen organisaties snel uitspraken doen, informatie versturen en inspelen op vragen. Naast de strategische keuzes die organisaties maken over wat zij doen op social media, moet zij ook monitoren wat er over haar wordt gezegd. 9.3 Interview Vaak voelen geïnterviewde zich overvallen bij onverwachtse vragen door een journalist en is vaak de benodigde documentatie niet bij de hand. Bij het niet kunnen beantwoorden van de vraag beloof je terug te bellen en moet dit ook echt gedaan worden. Bij het weigeren van een interview moet een organisatie goede redenen hebben. Licht de reden van weigeren altijd toe. Niet communiceren is onmogelijk. Q&A lijst (Questions and Answers) De communicatie medewerker stelt een vragenlijst op met de te verwachten vragen en maakt daar bijbehorende antwoorden bij. 9.4 Persconferentie en persbezoek Een organisatie houdt een persconferentie als een persbericht niet genoeg informatie biedt. De reden voor het houden van een persbericht kunnen zijn: - Zeer belangrijk nieuws - Verwachten veel vragen - Complex onderwerp - Productpresentatie Een persbezoek organiseren Een persbezoek is een gelegenheid om de vakpers nader kennis te laten maken met de organisatie, denk hierbij aan het openen van een nieuw filiaal. Er moet zorgvuldig worden gekeken naar wie worden uitgenodigd en met het werkritme van de journalisten. 9.5 Persberichten Persberichten bevatten een aantal vaste elementen: - Aanduiding afzender (logo en adresgegevens eigen organisatie) - Datum van verzending - Aanduiding dat het om een persbericht gaat - Embargo - Geef in de kop aan wat het belangrijkste nieuwsfeit is en wie daarbij betrokken is - De lead is de eerste alinea (wie, wat, waar, wanneer) - Overige tekst “(van algemeen naar gedetailleerd) - Tussenkoppen - Verwijs naar nadere informatie - Bijlagen Persfoto’s Zorg voor goede persfoto’s. Vaak lezen mensen alleen koppen en bekijken foto’s.
