Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft

Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
HET COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT
Overwegende, dat het wenselijk is een kaderregeling met betrekking tot het verlenen van faciliteiten bij
het volgen van opleiding vast te stellen;
Gelet op artikel 4.3, zesde en zevende lid, en artikel 14, tweede lid, onderdeel b, van de CAO Nederlandse
Universiteiten;
Gehoord de werknemersorganisaties vertegenwoordigd in het lokaal overleg (d.d. 16 september 2002);
Met instemming van de Ondernemingsraad (53e overlegvergadering van 29 oktober 2003, nr. 03.OR/395,
bekrachtigd in vergadering OR-commissie P&O van 19 november 2003);
BESLUIT:
Vast te stellen de navolgende regeling:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Beheerder: een beheerder bedoeld in het Bestuurs- en beheersreglement van de TU Delft;
b. CAO: de CAO Nederlandse Universiteiten;
c. Opleiding: een opleiding of studie als bedoeld in artikel 4.3 van de CAO of een congresbezoek of
studiereis als bedoeld in artikel 14.2 van de CAO.
Artikel 2 Reikwijdte bepaling
Deze regeling is voor wat betreft het volgen van een opleiding of studie als bedoeld in artikel 4.3 van de
CAO niet van toepassing op:
a. de promovendus en andere werknemers die hun werkzaamheden in het kader van opleiding
verrichten,
en
b. onbezoldigde werknemers.
Artikel 3 Faciliteitenverlening
1. De beheerder die de werknemer ingevolge artikel 4.3, eerste lid, van de CAO, verplicht tot het volgen
van een opleiding, bepaalt welke faciliteiten aan de werknemer ter beschikking worden gesteld met
inachtneming van het gestelde in artikel 4, eerste lid.
2. Om voor faciliteiten als bedoeld in artikel 4.3, vierde of vijfde lid, van de CAO, of een vergoeding als
bedoeld in artikel 14.2 van de CAO in aanmerking te komen, dient de werknemer voor aanvang van
de opleiding schriftelijk een gemotiveerde aanvraag in bij de beheerder.
3. De beheerder beslist schriftelijk of de werknemer in aanmerking komt voor een faciliteit als bedoeld in
het eerste of tweede lid. Hij bepaalt daarbij tevens de voorwaarden waaronder de faciliteiten worden
verleend.
4. De in de vorige leden bedoelde faciliteiten kunnen bestaan uit het verlenen van verlof of uit het
toekennen van een financiële tegemoetkoming in de aan het volgen van de opleiding verbonden
kosten dan wel een combinatie van deze faciliteiten.
Artikel 4 Omvang van toe te kennen faciliteiten
1. De beheerder die een werknemer ingevolge artikel 4.3, eerste lid, van de CAO, verplicht tot het
volgen van een opleiding, vergoedt de kosten van de opleiding en verleent verlof voor het volgen van
het onderwijs en het deelnemen aan tentamens en examens. Indien naar het oordeel van de
Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
blad 1 van 6
beheerder door het verlenen van het verlof de bedrijfsvoering van de beheerder onevenredig wordt
benadeeld, kan het verlenen van verlof worden beperkt of kan hiervan worden afgezien.
2. De beheerder kan bij het bepalen van de omvang van de faciliteiten als bedoeld in artikel 4.3, vierde
of vijfde lid, van de CAO, of een vergoeding als bedoeld in artikel 14.2 van de CAO, van de
werknemer eisen dat de werknemer een gelijkwaardige bijdrage als de beheerder levert in de kosten
van de opleiding of het opnemen van verlof of een combinatie daarvan.
3. Vergoeding van kosten vindt alleen plaats voor zover de kosten naar het oordeel van de beheerder
voor het volgen van de opleiding noodzakelijkerwijs zijn gemaakt.
4. Geen vergoeding van kosten vindt plaats indien de werknemer al uit anderen hoofde vergoeding
geniet.
Artikel 5 Terugbetalingsverplichting
1. De werknemer kan gehouden worden de financiële tegemoetkoming bedoeld in artikel 4 terug te
betalen indien:
a. het dienstverband eindigt voordat de opleiding met goed gevolg is afgerond, waarbij het terug te
betalen bedrag niet hoger is dan het bedrag waarop de werknemer aanspraak kon maken in het
tijdvak van vier jaren voorafgaande aan het einde dienstverband, of
b. de opleiding niet met goed gevolg is afgerond op grond van omstandigheden die naar het oordeel
van de beheerder aan de werknemer zijn te wijten, waarbij het terug te betalen bedrag niet
hoger is dan het bedrag waarop de werknemer aanspraak kon maken in het tijdvak van vier jaren
voorafgaande aan het beëindigen van de opleiding, of
c. het dienstverband eindigt binnen 4 jaar nadat de opleiding met goed gevolg is afgerond, waarbij
het terug te betalen bedrag bedraagt:
1) 100% van de tegemoetkoming indien het dienstverband eindigt binnen 1 jaar nadat de
opleiding met goed gevolg is afgerond;
2) 75% van de tegemoetkoming indien het dienstverband eindigt tussen 1 en 2 jaar nadat de
opleiding met goed gevolg is afgerond;
3) 50% van de tegemoetkoming indien het dienstverband eindigt tussen 2 en 3 jaar nadat de
opleiding met goed gevolg is afgerond;
4) 25% van de tegemoetkoming indien het dienstverband eindigt tussen 3 en 4 jaar nadat de
opleiding met goed gevolg is afgerond;
2. De in artikel 3, derde lid, bedoelde voorwaarden bevatten in elk geval een bepaling inzake
terugbetaling van de financiële tegemoetkoming.
3. De werknemer aan wie ontslag is verleend en die recht heeft op een ontslaguitkering, is niet
gehouden de financiële tegemoetkoming terug te betalen.
Artikel 6 Overgangsrecht
Faciliteiten die zijn verleend voor inwerkingtreding van deze regeling worden afgewikkeld met toepassing
van het recht zoals dat gold op de datum voor inwerkingtreding van deze regeling.
Artikel 7 Intrekking
De regeling Studiefaciliteitenregeling 1988 en de regeling Studieopdrachten 1988 worden ingetrokken .
Artikel 8 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de Delta, waarin
kennisgeving wordt gedaan van de regeling.
Artikel 9 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft.
Deze regeling wordt tot twee maanden na inwerkingtreding ter inzage gelegd bij de afdelingen P&O van
de beheerseenheden. De regeling zal worden geplaatst op de website van de TU Delft.
Van deze regeling, de plaatsing op de website en de ter inzage legging zal kennisgeving worden gedaan
Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
blad 2 van 6
in de Delta, het Weekblad van de Technische Universiteit Delft.
Aldus vastgesteld de vergadering van 2 december 2003.
Ir. G.J. van Luijk,
Voorzitter
TOELICHTING
Algemeen.
Mede om de kansen van de werknemer op de arbeidsmarkt –zowel binnen als buiten de universitaire
sector- te behouden en zo mogelijk te versterken, is voortdurende aandacht voor de kennis en ervaring
van de werknemer van wezenlijk belang. Het op peil houden hiervan is een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer.
Ingevolge artikel 4.3 van de CAO Nederlandse Universiteiten 2000 – 2002 kan de werkgever de
werknemer verplichten tot het volgen van een studie of opleiding indien dit noodzakelijk is voor een
goede vervulling van de huidige of een toekomstige functie, waarvoor de werkgever de noodzakelijke
faciliteiten dient te verlenen. In de CAO is tevens opgenomen dat de werknemer recht heeft op scholing
en dat hij de werkgever op grond daarvan kan verzoeken faciliteiten te verlenen voor het volgen van een
studie of opleiding.
Voorts bepaalt de CAO dat de werkgever faciliteiten moet verlenen indien het verzoek van de werknemer
betrekking heeft op een studie of opleiding die noodzakelijk is voor een goede ontwikkeling van de
werknemer binnen zijn functie. Dit geldt ook als er geen of slechts een geringe relatie bestaat tussen de
studie of opleiding en de huidige of toekomstige functie van de werknemer, maar de studie of opleiding
wel bijdraagt aan de loopbaanontwikkeling van de werknemer.
Faciliteiten kunnen bestaan uit tijd, geld en/of andere arbeidsvoorwaardelijke elementen.
De werkgever stelt voor die faciliteiten nadere regels vast, waaronder regels met betrekking tot de
terugbetaling van de kosten van studie of opleiding.
In artikel 14.2 van de CAO is bepaald dat regels kunnen worden vastgesteld over vergoeding van de
kosten van congresbezoek, studiereizen en vakliteratuur. De onderhavige regeling heeft mede tot doel het
congresbezoek e.d. te regelen, omdat congresbezoek en studiereizen gezien worden als een onderdeel
van het ruimere begrip scholing.
Binnen de TU Delft gelden tot inwerkingtreding van deze nieuwe regeling Scholingsfaciliteiten nog regels
die zijn gestoeld op bepalingen uit ministeriële regelingen die reeds lang zijn ingetrokken, doch die via
overgangsbepalingen in die regelgeving en de achtereenvolgende CAO’s nog wel de basis konden vormen
voor die oude regelingen. Ingevolge de CAO bestaat wel de verplichting de bestaande regels waar nodig
in overeenstemming te brengen met de bepalingen van de CAO.
Met ingang van 1 januari 1989 is de besluitvorming over en de uitvoering van de regeling
studieopdrachten en studiefaciliteiten gedecentraliseerd, met uitzondering van het budget voor
managementopleidingen.
Reeds langere tijd bestond ook binnen de TU Delft de behoefte de regelingen te actualiseren aan de
nieuwe regelgeving, rekening houdend met de ook in het kader van de Modernisering van de Universitaire
Bestuursorganisatie veranderde verhoudingen binnen de universiteit.
Scholingsfaciliteiten zijn een belangrijk onderdeel van personeelsbeleid. De systematiek van resultaat- en
ontwikkelingsgesprekken vraagt ook expliciete aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers. Scholing
is een belangrijk instrument voor ontwikkeling van medewerkers. Het resultaat- en ontwikkelingsgesprek
Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
blad 3 van 6
is een moment om daarover en over de facilitering daarvan te spreken.
Met de voorliggende regeling is beoogd een kader te scheppen inzake de facilitering van scholing –
inclusief congresbezoek en studiereizen, dat als voorschrift geldt voor decanen, directeuren en hoofden
van dienst, gelet op hun bevoegdheden inzake personeelsaangelegenheden.
Artikelsgewijs.
Artikel 1 Begripsbepalingen
De hier beschreven begripsbepalingen spreken voor zich en zijn opgenomen om te voorkomen dat steeds
hele begrippen(paren) moesten worden uitgeschreven. Zo is bijvoorbeeld in de regeling het begrip
opleiding gedefinieerd als: opleiding, studie, congresbezoek of studiereis, waardoor in de rest van de
regeling kan worden volstaan met het gebruiken van het begrip opleiding.
Artikel 2 Reikwijdte bepaling
Ingevolge artikel 15.28 van de CAO zijn student-assistenten gedeeltelijk uitgesloten van deze regeling,
namelijk voor zover het de toepassing van art. 4.3 CAO betreft. Voor promovendi is in deze regeling een
expliciete uitzondering gemaakt voor wat betreft het volgen van een opleiding of studie als bedoeld in
artikel 4.3 van de CAO. Het dienstverband van promovendi heeft mede een opleidingsdoelstelling en is
dus inbegrepen in de aanstellingsvoorwaarden voor promovendi en komt onder meer tot uiting in het
opleidings- en begeleidingsplan. Om diezelfde reden is ook uitgesloten dat anderen die in een
vergelijkbare positie verkeren als promovendi aanspraak kunnen maken op het in deze regeling bepaalde
(de werknemers met wie als voorbereiding op een promovendiplaats een tijdelijk dienstverband is
aangegaan). Het is wel mogelijk dat student-assistenten of promovendi een vergoeding krijgen voor
congresbezoek of een studiereis; in deze gevallen is de regeling wel van toepassing.
Daarnaast is de categorie onbezoldigde werknemers uitgesloten.
Artikel 3 Faciliteitenverlening naar aanleiding van een scholingsverzoek; studieopdracht; aard van de
faciliteiten
In het tweede lid wordt geregeld dat een medewerker voor niet verplichte opleidingen een aanvraag moet
indienen. De aanvraag moet voldoen aan de eisen uit de algemene wet bestuursrecht als naam, adres en
dagtekening en een aanduiding van de beslissing die wordt gevraagd. De aanvrager moet de gegevens en
bescheiden die voor beslissing op de aanvraag nodig zijn en waarover hij redelijkerwijs kan beschikken
meezenden.
Er zijn geen nadere bepalingen nodig waaraan de aanvraag om scholing moet voldoen.
Dit betekent dat degene die verzoekt om faciliteiten voor scholing bijvoorbeeld moet aangegeven welke
opleiding hij wil gaan volgen, hoe lang die opleiding duurt, waarom hij de opleiding wil volgen, welke
faciliteit hij daarvoor verzoekt etc. Daarbij dient hij voor de beheerder te verifiëren gegevens mee te
zenden. Van het grootste belang is de motivering van het verzoek om facilitering.
De beheerder beslist mede op grond van aanvraag en de bijgevoegde gegevens of tot facilitering wordt
overgegaan. In het vierde lid van artikel 4.3 van de CAO staat immers aangegeven dat faciliteiten (zonder
andere aanduiding waaruit die bestaan) worden verleend aan de werknemer die verzoekt om een
opleiding die noodzakelijk is voor een goede ontwikkeling van de werknemer in zijn functie.
Een duidelijk voorbeeld hiervan is een opleiding gericht op vaardigheden op het gebied van
computerprogrammatuur die onontbeerlijk is voor de uitoefening van de functie.
Of scholing noodzakelijk is in de zin van dit artikellid kan slechts per geval beoordeeld worden. Een kader
daarvoor is moeilijk te geven. Het is aan de beheerder om dit oordeel in alle redelijkheid en billijkheid te
vormen.
Ingevolge artikel 4:7 van de Awb moet een bestuursorgaan de aanvrager bij het voornemen tot het
afwijzen van een aanvraag de aanvrager in de gelegenheid stellen zijn zienswijze naar voren te brengen,
Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
blad 4 van 6
indien de afwijzing steunt op de gegevens over feiten en belangen die de aanvrager betreffen en die
gegevens afwijken van gegevens die de aanvrager ter zake zelf heeft verstrekt.
De invoering van de resultaat- en ontwikkelingscyclus brengt echter met zich mee dat scholing en de
facilitering ervan onderwerp van overleg zijn tijdens een resultaat- en ontwikkelingsgesprek, zodat aan
een voorschrift inzake overleg met de medewerker geen behoefte bestaat. Dit is anders indien scholing
wordt opgedragen. In dat geval geldt artikel 4:8 van de Awb waarin is opgenomen dat bij een belastende
beslissing de betrokkene in de gelegenheid wordt gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen. Behalve
dat dit in de Awb is opgenomen is dit niet meer dan logisch. Ook in dit geval is het geven van nadere
voorschriften dus niet nodig.
In het artikel wordt gesproken van de beheerder omdat dit formeel degene is die bevoegd is besluiten te
nemen inzake scholing en de facilitering daarvan. Feitelijk zal de aanvraag bij de direct leidinggevende
terechtkomen die uiteindelijk de beheerder adviseert over de toekenning ervan.
Ook het feit dat de beslissing tot het verlenen van faciliteiten schriftelijk wordt genomen, zoals vermeld in
het derde lid, spreekt vanzelf. Deze beslissing is immers niet alleen een noodzakelijke voorwaarde om
over te kunnen gaan tot uitvoering van de beslissing, maar ook ter voorkoming van onduidelijkheid over
de aard van de toekenning en de voorwaarden waaronder de faciliteiten worden verleend.
Het vierde lid bepaalt vervolgens uit welke arbeidsvoorwaardelijke elementen de faciliteiten kunnen
bestaan, te weten: tijd, geld of een combinatie daarvan. Daarbij dient te worden bedacht dat het
toekennen van een financiële tegemoetkoming niet alleen kan bestaan uit het toekennen van een bedrag.
Ook het ter beschikking stellen van een PC, software of andere op geld waardeerbare materiële
voorzieningen vallen daaronder. De CAO spreekt in dit verband van “andere arbeidsvoorwaardelijke
voorzieningen”.
Hoewel ook verlof op geld waardeerbaar is, is er voor gekozen dit expliciet te benoemen, mede gelet op
de formulering in de CAO.
Artikel 4 Omvang van de faciliteiten
Bij de verplichting tot het volgen van een opleiding ligt het meer voor de hand dat de werkgever de
kosten draagt en door het verlenen van verlof in staat stelt tot het volgen van onderwijs, deelname aan
tentamens en examens etc.
Bij de beoordeling van het verzoek om faciliteiten geldt als uitgangspunt dat van zowel werkgever als
werknemer een bijdrage verwacht mag worden in de kosten voor scholing. De regeling schrijft voor dat
de beheerder een gelijkwaardige bijdrage mag verwachten van de werknemer. Met de kan-bepaling is
bedoeld uit te drukken dat het hier een uitgangspunt betreft, een richtlijn. In veel gevallen zal een 50%
verdeling over werkgever en werknemer ook alleszins redelijk zijn. De beheerder heeft echter in deze een
discretionaire bevoegdheid. Hij kan ook besluiten tot een disproportionele bijdrage, bijvoorbeeld als uiting
van waardering voor een individuele prestatie.
De beslissing tot faciliteitenverlening gaat immers vaak vooraf door een onderhandelingsproces over de
voorwaarden waaronder faciliteiten worden verleend. Zo kan aan de verlening in overleg met betrokkene
de voorwaarde worden verbonden dat na het volgen van de opleiding actief zal worden meegewerkt aan
mobiliteit.
De beheerder vergoedt geen kosten waarvan hij meent dat deze niet noodzakelijkerwijs zijn gemaakt. Het
vergoeden van parkeerbonnen en dergelijke is hiermee uit den boze. Of hij overgaat tot het betalen van
reis- en of verblijfkosten, parkeergeld, hangt geheel af van de omstandigheden van het geval. Daarbij
moet telkens de vraag worden gesteld of de kosten noodzakelijkerwijs voor het volgen van de opleiding
zijn gemaakt.
Artikel 5 Terugbetalingsverplichting
Bij het maken van afspraken over het volgen van scholing dient ook een afspraak te worden gemaakt
over de terugbetaling. Bij het verlenen van faciliteiten heeft zowel de medewerker als de organisatie in
beginsel baat. Dit is anders indien de medewerker de opleiding niet afmaakt, de organisatie voor
Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
blad 5 van 6
afronding verlaat dan wel kort na afronding van die opleiding een andere werkkring vindt.
Op grond van het zevende lid van artikel 4.3 van de CAO is in dit artikel geregeld in welke gevallen er
aanleiding is voor terugbetaling van de financiële tegemoetkoming.
Dit is het geval indien het dienstverband eindigt voordat de opleiding met goed gevolg is afgerond, of de
opleiding niet wordt afgerond vanwege omstandigheden die naar het oordeel van de beheerder aan de
werknemer zijn te wijten of als het dienstverband eindigt binnen 4 jaar nadat de opleiding is afgerond.
Een voorbeeld van het niet met goed gevolg afronden van de opleiding als gevolg van omstandigheden
die aan de werknemer zijn te wijten is de situatie waarin duidelijk is dat de medewerker zich niet inspant
voor de opleiding of zonder reden absent is.
Uit het eerste lid, onderdeel c, volgt dat bij beëindiging van het dienstverband na afronding van de
opleiding de hoogte van de terugbetaling afneemt naarmate het dienstverband langer voortduurt. Na 4
jaar na beëindiging van de opleiding hoeft niet meer te worden terugbetaald.
In het tweede lid is opgenomen dat de voorwaarden waaronder de faciliteiten worden verleend in elk
geval een bepaling bevatten over de terugbetaling. In de voorwaarden waaronder de faciliteiten worden
verleend wordt opgenomen hoe in het specifieke geval de terugbetaling is geregeld. De hoogte van de
terugbetaling kan het in dit artikel gestelde niet overschrijden. Indien de omstandigheden dat vragen kan
ook een maatwerkregeling worden getroffen voor de wijze van terugbetaling, bijvoorbeeld inzake de
periodiciteit of gevallen waarin ten gunste van de ontvanger van de faciliteit van de
terugbetalingsverplichting kan worden afgeweken. Bij een verplichting tot het volgen van een opleiding
zal er in het algemeen geen aanleiding zijn om de opleidingskosten terug te laten betalen door de
werknemer. Dit kan anders indien de werknemer om hem verwijtbare redenen de opleiding niet afrondt.
Ook bij een verplichte opleiding kan aldus een afspraak op maat worden gemaakt over de terugbetaling
van de opleidingskosten.
Ir. G.J. van Luijk
Voorzitter College van Bestuur
Regeling Scholingsfaciliteiten TU Delft
blad 6 van 6