Standaard Pilotovereenkomst - Gebruikersvereniging PinkRoccade

Standaard Pilotovereenkomst
Onderstaand treft u aan de integrale tekst van de standaard pilot overeenkomst die op 14 oktober 1999
tussen het bestuur van de GV en de directie van PinkRoccade Civility bv is ondertekend.
De ondergetekenden:
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid PinkRoccade Civility bv, gevestigd en
kantoorhoudende te Eindhoven (.... ..) aan de Luchthavenweg nr. 54, hierna: 'Civility'; (De rechtspersoon
naar publiek recht) ........., gevestigd te..... aan de ..... nr. , hierna: "de Pilotprojectpartner".
In aanmerking nemende:






Civility maakt onder meer haar bedrijf van het ontwikkelen, installeren, onderhouden en beheren
van computersoftware en hardware en het verzorgen van opleidingen voor gebruikers van deze
programmatuur en apparatuur;
Civility heeft belang bij het installeren en testen van door haar ontwikkelde software en
opleidingsmateriaal in een omgeving waarvoor deze producten zijn bedoeld;
de Pilotprojectpartner voert het soort en de hoeveelheid taken uit, ten behoeve waarvan Civility de
Software ontwikkelt en is in dat opzicht representatief voor een groot aantal organisaties met
vergelijkbare werkzaamheden. Zodoende stelt het in samenwerking met de Pilotproject-partner
uitvoeren van een Pilotproject Civility in de gelegenheid om de door haar ontwikkelde Software zo
veel mogelijk af te stemmen op de gebruikerswensen en (technische) gebruiksomgeving ten
behoeve waarvan de Software is ontwikkeld;
De Pilotprojectpartner heeft belang bij het Pilotproject, omdat zij behoefte heeft aan een systeem
als door Civility wordt ontwikkeld. Tevens leidt betrokkenheid van de Pilotproject-partner er toe dat
de Software optimaal voor de Pilotprojectpartner wordt geconfigureerd. Bovendien zal de
pilotprojectpartner na een succesvol verloop van het Pilotproject als eindgebruiker een systeem
aanschaffen, met functionaliteiten en toepassingsmogelijkheden waarmee zij aanzienlijke kennis
en ervaring heeft opgedaan;
Partijen wensen daarom elkaars kennis en middelen aan te wenden om testversies van de
Software te testen, eventuele fouten en manco's daarin te ontdekken en deze te (trachten te)
herstellen;
Partijen zijn ermee bekend dat het testen en verder ontwikkelen van de Software gepaard kan
gaan met het vele malen herhalen van de benodigde testroutines, te weten het steeds opnieuw
installeren en aan (praktijk)tests onderwerpen van (delen van) de Software ("Oplevering"), tot dat
het door de ontwikkelaar, Civility, beoogde resultaat is bereikt.
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:
Definities:

het Pilotproject: het samenwerkingsverband tussen Civility en de Pilotprojectpartner, waarin de
laatste ontwikkelingsfase van de ontwikkeling van de Software wordt doorlopen. Het Pilotproject
omvat o.a. het analyseren van de gebruikersomgeving, het gefaseerd installeren en testen van de
Software, het evalueren van testresultaten, het ontwikkelen en opleveren van vervolgreleases,
welk proces wordt herhaald tot dat het beoogde resultaat is bereikt.

de Software: de ontwikkelde en\of te ontwikkelen programmatuur, inclusief installatieprocedures
opleidingen, handleidingen en instructies, welke onderwerp zijn van het Pilotproject.

de Pilotomgeving: een functioneel afgezonderde eenheid van de organisatie van de
Pilotprojectpartner, waar de Software kan worden geïnstalleerd en getest en de werkzaamheden,
ten behoeve waarvan de Software wordt ontwikkeld in een gesimuleerde situatie integraal kunnen
worden verricht. De Pilotomgeving is derhalve een samenstel van ruimte(n), middelen,
arbeidskracht en te verwerken data en\of opdrachten, welke de Pilotprojectpartner voor
ontwikkelingsdoeleinden aan Civility ter beschikking stelt.

Pilotplan: het plan van aanpak, waarin wordt vastgelegd op welke wijze, met welke middelen en
volgens welke tijdsplanning het Pilotproject dient te worden uitgevoerd.

Werkopdracht: een document, waarin op detailniveau de planning en benodigde inzet van arbeid
en materieel voor een bepaald onderdeel van het Pilotplan wordt uitgewerkt.
9.1. Omvang Pilotovereenkomst
Civility adviseert en instrueert de Pilotprojectpartner bij het inrichten van een Pilotomgeving. Civility
installeert (onderdelen van) de Software in de Pilotomgeving en stelt deze aan (medewerkers van) de
Pilotprojectpartner ter beschikking. De Pilotprojectpartner heeft het recht de Software in haar
Pilotomgeving te gebruiken. Gebruik van de Software is slechts toegestaan voor test- en
opleidingsdoeleinden en geschiedt in alle gevallen voor eigen risico van de Pilotprojectpartner. Het is niet
toegestaan de Software te gebruiken voor andere doeleinden dan hierbij overeengekomen, waarbij in het
bijzonder geldt dat de PPP de Software niet voor productiedoeleinden (in de ruimste zin van het woord) zal
aanwenden. De Pilotprojectpartner zal gegevens, faciliteiten en overige inbreng leveren ten behoeve van
de testwerkzaamheden, zo veel en zo vaak als Civility dit voor de uitvoering van de Pilotovereenkomst
nodig acht. De Pilotprojectpartner volgt de aanwijzingen en instructies van Civility op, die in het Pilotplan
en/of de werkopdrachten zijn vastgelegd, dan wel daaruit voortvloeien. De uit te voeren werkzaamheden
en te bereiken doelstellingen worden steeds voor de aanvang van deze werkzaamheden omschreven in
een Werkopdracht. Partijen zijn ermee bekend en akkoord dat in de Werkopdracht omschreven
werkzaamheden, afhankelijk van het beoordelingsresultaat daarvan, mogelijk een of meerdere malen
herhaald dienen te worden.
9.2. De Pilotomgeving
De Pilotprojectpartner richt een Pilotomgeving in welke geschikt is voor het beoogde gebruik. De
Pilotprojectpartner staat in voor de deugdelijkheid van de te gebruiken apparatuur en overige onderdelen
van de Pilotomgeving. De Pilotprojectpartner staat er voor in dat zij gerechtigd is tot gebruik van de
betreffende apparatuur en (besturings) software, welke onderdeel uitmaken van het Pilotproject.
De Pilotprojectpartner zet naast de benodigde middelen en de ruimte tevens de menskracht en
ondersteuning in, welke nodig zijn voor het uitvoeren van de test-, beoordelings- en
rapportagewerkzaamheden, zoals overeengekomen in de betreffende Werkopdracht.
9.3. De Software
De Software, die onderwerp is van het Pilotproject, betreft de in Bijlage A aangeduide (in ontwikkeling
zijnde of te ontwikkelen) producten. Civility installeert de Software bij de Pilotprojectpartner. De wijze
waarop levering en /of installatie plaatsvindt en de volgorde die daarbij wordt gehanteerd staan ter vrije
keuze van Civility. Civility heeft steeds het recht (onderdelen) van de Software terug te nemen en/of
installaties ongedaan te maken.
9.4. Opleidingen
Civility verzorgt de instructies en opleidingen aan de medewerkers van de Pilotprojectpartner die aan het
Pilotproject deelnemen. Civility geeft ten minste .... dagen (weken) van tevoren aan hoeveel medewerkers
zullen worden opgeleid, de gebruikersgroep/functie die het betreft en het tijdsbestek dat de opleiding in
beslag zal nemen.
9.5. Testen
De Pilotprojectpartner zal telkens de geïnstalleerde (nieuwe) versie(s) van Software naar beste kunnen
testen en beoordelen, zoals uitgewerkt in de Werkopdrachten. De Pilotprojectpartner zal de testcases ten
behoeve van het testen van de Software en representatieve (cliënt)gegevens leveren. Het testen geschiedt
op een in onderling overleg te bepalen wijze. Onder testcases wordt in ieder geval verstaan: gevallen die
(voor zover voor de toepassing van de Software relevant) rechtstreeks ontleend zijn uit de dagelijkse
praktijk van de Pilotprojectpartner. Indien Civility zulks nodig acht, zal de Pilotprojectpartner (een gedeelte
van) haar werkzaamheden zowel op de gebruikelijke wijze, als met gebruikmaking van de Software
verrichten ("schaduwdraaien"). Civility zal de Pilotprojectpartner hierover tijdig informeren; de
Pilotprojectpartner zal ervoor zorg dragen dat er voldoende personele bezetting is voor dergelijke tests.
9.6. Evaluatie en rapportage
Evaluatie van de werkzaamheden en de voortgang van het Pilotproject vindt plaats zoals in het Pilotplan
en de betreffende Werkopdrachten is bepaald. De Pilotprojectpartner zorgt er voor dat er in ieder geval per
oplevering een schriftelijke evaluatie plaatsvindt. Civility legt haar eigen bevindingen, alsmede de door de
Pilotprojectpartner gerapporteerde bevindingen vast in een evaluatierapport en stelt aan de
Pilotprojectpartner een exemplaar van het betreffende evaluatierapport ter beschikking.
Bij het einde van het Pilotproject, wordt door Civility een eindevaluatierapport opgesteld, hetwelk met de
Pilotprojectpartner wordt besproken. Naar aanleiding van de eindbespreking wordt door partijen het
eindverslag vastgesteld.
9.7. Communicatie en geheimhouding
Partijen zijn verplicht ten aanzien van alle informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen,
althans behoren te kennen, volledige geheimhouding te betrachten. Mededelingen aan derden, waaronder
eigen personeel, dat geen strikte noodzaak tot kennisname heeft in verband met het Pilotproject, mogen
slechts worden gedaan na schriftelijke toestemming van de wederpartij. Uit voornoemde toestemming van
de wederpartij dient te blijken op welke uitlatingen deze betrekking heeft. Deze toestemming wordt
gegeven door accordering van een aan de wederpartij voorgelegde concepttekst. Partijen staan er voor in
dat alle bij het Pilotproject betrokken personeelsleden en door partijen ingeschakelde derden de
geheimhouding als hiervoor overeengekomen zullen betrachten.
9.8. Prijzen en Vergoedingen
De specifiek voor het pilotkarakter benodigde dienstverlening wordt door Civility om niet geleverd. De
programmatuur, die onderwerp van het pilotproject is, en de hier standaard bij horende dienstverlening,
worden tegen de normaal geldende tarieven aangeboden. De Pilotprojectpartner stelt om niet de
benodigde ruimte en het materieel van de Pilotomgeving voor het Pilotproject beschikbaar. De
Pilotprojectpartner verleent de personele ondersteuning voor de werkzaamheden, die in het kader van het
Pilotproject worden verricht. Civility zal de kosten, welke de Pilotprojectpartner voor deze personele
ondersteuning op basis van het Pilotprojectplan maakt, aan haar vergoeden, op de wijze als hierna
overeengekomen. Op het moment dat de (her-) installatie en implementatie van de Software meer
personele ondersteuning vereist dan in het Pilotplan overeengekomen, wordt dit door Civility aan de
Pilotprojectpartner meegedeeld. Partijen zullen alsdan zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg treden
over een aanpassing van het Pilotplan. De Pilotprojectpartner kan haar medewerking aan hiervoor
bedoelde aanpassingen van het Pilotplan slechts weigeren, indien het leveren van de benodigde
personele inzet niet in redelijkheid van haar gevergd kan worden. Vergoeding van de mensuren aan de
zijde van de Pilotprojectpartner als bedoeld onder lid 3 van dit artikel, worden door Civility vergoed op reële
kostprijsbasis. De vergoeding wordt per medewerker en per uur berekend door diens bruto maandsalaris
te delen door het (gemiddeld) aantal uren per maand, waarvoor de betreffende medewerker bij de
Pilotprojectpartner in dienst is, vermenigvuldigd met factor 1,5. (Bij een 40-urige werkweek is dit derhalve
brutoloon : 173,33 * 1,5, ofwel 1/260 e deel van het bruto maandsalaris).
9.9. Aansprakelijkheid
Behoudens gevallen van opzet of grove schuld van de zijde van de ene partij dan wel diens leidinggevend
personeel, sluiten partijen iedere aansprakelijkheid jegens de andere partij voor schade in verband met (de
uitvoering van) deze Pilotovereenkomst uit.
9.10. Duur en einde van de Pilotovereenkomst:
Deze overeenkomst is aangegaan voor de bepaalde duur van het Pilotproject en eindigt derhalve wanneer
het Pilotproject is afgesloten zoals vastgesteld in het eindevaluatierapport en dit ondertekend is door beide
partijen. De onderhavige overeenkomst kan tussentijds niet door opzegging beëindigd worden, behoudens
in de hierna volgende gevallen:







Door elk der partijen: indien het Pilotproject niet zonder wijziging van het Pilotplan kan worden
afgerond en partijen voorts geen overeenstemming bereiken over de noodzakelijke wijziging;
Door Civility: indien er sprake is van zwaarwegende redenen zulk ter beoordeling en motivatie van
Civility. Van hier bedoelde zwaarwegende redenen zal met name sprake zijn:
Indien de Pilotprojectpartner met de Software concurrerende producten bestelt, dan wel informatie
en/of offertes met betrekking tot dergelijke producten opvraagt;
Indien Civility de ontwikkeling en/of exploitatie van de Software beëindigt. Door de
Pilotprojectpartner:
Indien de Pilotprojectpartner besluit tot het afstoten van de taken ter ondersteuning waarvan de
Software is bedoeld;
In geval van fusie of gemeentelijke herindeling (of daarmee vergelijkbare veranderingen in of met
betrekking tot de organisatie) van de Pilotproject-partner;
Opzegging zal niet eerder plaatsvinden dan dat partijen tenminste tweemaal op directieniveau over
de eventuele opzegging en de consequenties daarvan overleg hebben gevoerd en in redelijkheid
getracht hebben daarover overeenstemming te bereiken. In alle hiervoor onder 12.2 genoemde
gevallen geldt een opzegtermijn van 6 weken.
De onderhavige overeenkomst kan door ieder der partijen ontbonden worden indien de andere partij, ook
na ingebrekestelling stellende een redelijke termijn, in ernstige mate toerekenbaar tekort schiet in de
nakoming van essentiële verplichtingen uit de Pilotovereenkomst en bij de wederpartij als gevolg daarvan
schade ontstaat of dreigt te ontstaan. Daaronder zijn niet begrepen gevallen van niet of ontijdige betaling.
Voorts is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst ook zonder ingebrekestelling, middels een
schriftelijke kennisgeving aan de wederpartij te ontbinden indien de wederpartij in staat van faillissement
wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt of aan haar crediteuren een onderhands akkoord
aanbiedt, of de wederpartij anderszins in redelijkheid niet in staat geacht kan worden de uitvoering van
haar verplichtingen op grond van de onderhavige overeenkomst nog langer voort te kunnen zetten.
9.11. Rechtskeuze en toepasselijk recht
Ter zake van geschillen in verband met (de uitvoering van) deze overeenkomst, is uitsluitend de bevoegde
rechter in het arrondissement te ''s-Hertogenbosch bevoegd. Op deze overeenkomst is Nederlands recht
van toepassing.
9.12. Overige bepalingen
Partijen zijn ermee bekend dat het bepaalde in deze Pilotovereenkomst een uitvoering is van het
algemene beleid zoals uitgezet in het Convenant Gebruikersparticipatie tussen Civility en de
Gebruikersvereniging d.d. ..... en verklaren de bepalingen van dit convenant, voor zover relevant, op deze
Pilotovereenkomst van toepassing. Het werkplan (nr. ) d.d. ( ) maakt deel uit van deze overeenkomst. Een
exemplaar van dit werkplan wordt aan deze overeenkomst gehecht.