Samenwerking bij de inkoop in het Sociaal Domein

Factsheet
Samenwerking bij de inkoop
in het Sociaal Domein
maart 2016
Deze factsheet biedt een korte blik op de samenwerkingen die Nederlandse
gemeenten aangaan bij de inkoop van zorg en ondersteuning, in het kader van de
nieuwe Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) van 1 januari 2015.
Door de veranderingen in de zorg zoeken partijen in het sociaal domein nieuwe vormen
van samenwerken. Hierdoor ontstaan nieuwe verhoudingen tussen opdrachtgevers,
opdrachtnemers en cliënten. Als inkopers van zorg en ondersteuning hebben gemeenten
veel invloed op deze nieuwe samenwerkingen. Zij hebben met hun inkoopbeleid invloed
op de ruimte die partners hebben of ervaren om samen te werken. Dit doen zij
bijvoorbeeld door de keuze voor intergemeentelijke samenwerking, de wijze van
aanbesteding en de te gebruiken monitoringsinstrumenten. Het gemeentelijk inkoopbeleid
is daarmee van invloed op de inrichting van de sturing, toezicht, verantwoording en
daarmee de samenwerking die tussen organisaties in het sociaal domein plaatsvindt.
Uiteindelijk beïnvloedt het gemeentelijk inkoopbeleid de kwaliteit van de zorg en
ondersteuning aan burgers.
5-minuten check
Deze factsheet is het resultaat van de ‘5-minuten check: Samenwerken Inkoop Sociaal
Domein’ die Vilans samen met VNG verstuurde naar de Nederlandse gemeenten.
De 5-minuten check onderzoekt in hoeverre gemeenten samenwerken met
maatschappelijke partners en hoe zij hun eigen rol bij de inkoop van zorg en
ondersteuning op dit moment zien.
De 5-minuten check werd door de VNG verstuurd aan deelnemers van het VNG
inkoopnetwerk, gericht aan respondenten met inzicht in het gemeentelijk inkoopbeleid.
16 respondenten vulden de checklist in. De respondenten vervullen zeer uiteenlopende
functies en werken bij gemeenten van verschillende grootten, maar voornamelijk bij
middelgrote gemeenten (25-100.000 inwoners).
De verkregen respons geeft een indicatie van de stand van zaken van de samenwerking bij
de inkoop in het sociaal domein bij deze gemeenten. Op basis van de uitkomsten ontstaan
een globaal beeld van de ruimte die bestaat om samenwerking bij de inkoop te
stimuleren. Volgens Vilans ligt de uitdaging bij het bevorderen van samenwerking voor een
deel in de overgang van oude inkooprelatie naar financiering van samenwerking.
Project Governance tussen organisaties
Deze factsheet is onderdeel van het project Governance tussen organisaties, waarin Vilans
de samenwerking onderzoekt tussen de organisaties die betrokken zijn bij het leveren van
zorg en ondersteuning. Het project Governance tussen organisaties bestaat uit
verschillende onderdelen, zoals:
·
Interviewserie met bestuurders van zorgorganisaties;
·
Artikel over governance in Boardroam Zorg – het resultaat van werksessies die
Vilans organiseerde;
·
Landkaart met samenwerkingsinitiatieven;
2
Factsheet
© Vilans
www.vilans.nl
De begeleiding van pilots waarin vernieuwing van inkoop, sturing, toezicht op
verantwoording ontwikkelt en gemonitord wordt (2016).
Uit dit project blijkt onder andere dat veelgebruikte manieren van samenwerking tussen
organisaties niet langer volstaan om de cliënt van passende en kwalitatieve zorg en
ondersteuning te blijven voorzien. Nieuwe samenwerkingen vragen om een herdefiniëring
van rollen, relaties en structuren tussen organisaties en een herpositionering van
betrokken partijen. Vilans onderzoekt welke vormen mogelijk zijn en welke wanneer
werken. Dit doet zij onder andere door in gesprek te gaan met betrokkenen, experts,
te experimenteren en kennis te verspreiden.
·
Gemeentelijke rol bij inkoop van zorg en
ondersteuning
Gemeenten zijn vrij om de inkoop van zorg en ondersteuning lokaal in te richten.
Zij kopen op verschillende manieren zorg en ondersteuning in door verschillende rollen
aan te nemen. Zij kunnen dit zelfstandig doen of juist in samenwerking met andere
gemeenten. Vilans vroeg gemeenten met wie zij inkopen en hoe zij hun eigen rol zien.
Inkoop zelfstandig of in samenwerkingsverband?
Samenwerkingsverband
Zelfstandig
Het aangaan van samenwerkingsverbanden kan het voor gemeenten makkelijker maken
om goede afspraken te maken met de aanbieders van zorg en ondersteuning. Omgekeerd
kan dit ook voor aanbieders overzichtelijk zijn; zij hoeven minder verschillende afspraken
te maken, waardoor ze minder administratieve lasten hebben en zich meer kunnen richten
op de zorg en ondersteuning zelf.
Rolopvatting gemeenten en samenwerkingsverbanden als
inkoper
Anders
Toezichthouder
Facilitator
Uitvoerder
3
Factsheet
© Vilans
www.vilans.nl
De keuze om wel of geen samenwerkingsverband aan te gaan kan afhangen van veel
factoren zoals reeds bestaande samenwerkingen en aanwezige netwerken, maar ook van
de (historie) lokale politiek en de grootte van een gemeente.
De rolopvatting voor grote of kleinere gemeenten verschilt: kleinere gemeenten zien zich
zelf eerder als facilitator en grotere als toezichthouder. De middelgrote gemeenten geven
een meer gedifferentieerd beeld, waarbij het kan variëren van uitvoerder, facilitator,
toezichthouder of anders.
Samenwerkingspartijen bij de inkoop van zorg en
ondersteuning
Regionaal en lokaal vormen partijen nieuwe verbindingen om kwalitatief goede zorg te
bieden. Vilans vroeg de respondenten in hoeverre gemeenten en samenwerkingsverbanden
met partnerorganisaties samenwerken bij de inkoop van zorg en ondersteuning.
Samenwerking met professionele partijen
Andere gemeenten
Welzijnsorganisaties
Zorgorganisaties
Zorgverzekeraars
De respondenten geven aan dat gemeenten en samenwerkingsverbanden voornamelijk
samenwerken met andere gemeenten en zorg- en welzijnsorganisaties. Dit doen zij niet
allemaal. Vooral met zorgverzekeraars lijkt minder te worden samengewerkt dan met
andere partijen. Dit kan invloed hebben op de aansluiting tussen de diensten uit de Wmo
en diensten vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw). Mogelijk kunnen zorgverzekeraars en
gemeenten hierover met elkaar in gesprek gaan.
Samenwerking met andere partijen
Inwoners
4
Factsheet
Vrijwilligersorganisaties
© Vilans
www.vilans.nl
Buurtinitatieven
Cliëntenraden
Respondenten geven aan dat zij weinig samenwerken met inwoners,
vrijwilligersorganisaties en buurtinitiatieven bij de inkoop van zorg en ondersteuning. Veel
gemeenten streven met hun Wmo-beleid wel de verbinding met deze partijen na. Hier
liggen kansen om de samenwerking te verbeteren en gezamenlijk te innoveren.
Fase van samenwerking
Vilans onderscheidt vier samenwerkingsfasen aan de hand van het Ontwikkelingsmodel
voor Ketenzorg, namelijk de initiatief- en ontwerpfase, de experiment- en
uitvoeringsfase, de uitbouw- en monitoringsfase en de verduurzamings- en
transformatiefase. Vilans vroeg gemeenten in welke fase van samenwerking zij zich
bevinden.
Fase van samenwerking bij inkoop
Verduurzamings- en
transformatiefase
Geen
samenwerking
Uitbouw- en
monitoringsfase
Initiatief- en
ontwerpfase
Experiment- en
uitvoeringsfase
Enkele gemeenten en samenwerkingsverbanden geven aan zich in te zetten voor het
creëren van samenwerkingen door pilots of experimenten met andere partijen; hieruit
zijn inmiddels gedegen samenwerkingen ontstaan. Andere gemeenten en
samenwerkingsverbanden zijn net begonnen met het zoeken van samenwerkingspartners
en mogelijkheden. Weer anderen geven aan helemaal geen samenwerking te zoeken.
Gemeenten bevinden zich nog in verschillende ontwikkelingsfasen van samenwerking,
er is nog veel te leren over effectieve samenwerking in het sociaal domein.
5
Factsheet
© Vilans
www.vilans.nl
Ruimte voor nieuwe vormen van samenwerken door
inkoop
Gemeenten kunnen de samenwerkingen tussen partners sturen via de wijze van
aanbesteding, contracteren en monitoring.
De eisen en uitvoeringskaders bij de aanbesteding
Eisen
Kaders
Strikt
Ruim
Strikt
Ruim
Zij kunnen samenwerkingen en innovatie stimuleren door bij de aanbesteding ruimte te
laten voor de inbreng van aanbieders.
Door ruimte te laten voor de inbreng van de aanbieder kan de expertise van het zorgveld
benut worden. Door meer samenwerking te zoeken met andere partijen kan worden
onderzocht of een deel van de gemeenten hun eisen en kaders kunnen aanpassen of
versoepelen. Uit de respons blijkt een grote verdeling te bestaan tussen de ruimte die de
deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden laten bij de aanbesteding.
De gemeenten kunnen kiezen om specifieke aanbieders uit te nodigen voor een
aanbesteding en kunnen zelf het aantal gecontracteerde aanbieders kiezen. Ook bestaat
de mogelijkheid om aanbieders onderling te laten overleggen wie er gecontracteerd
wordt. Gemeenten moeten hun keuzes afwegen, omdat deze een nauwere samenwerking
met (een beperkt aantal) aanbieders kan stimuleren en tegelijk ook een innovatie-impuls
kan belemmeren (bijv. toetreding van een innovatieve kleine speler).
Contracteren van aanbieders
Uitgenodigde
aanbieders
Keuze in
gecontracteerde
aanbieders
Specifieke
Gemeente
Alle
6
Aantal
gecontracteerde
aanbieders
Eén
Factsheet
© Vilans
Aanbieders
www.vilans.nl
Meerdere
Gemeenten en samenwerkingsverbanden lijken in hun uitnodiging tot aanbesteding nog
niet veel te sturen op intensieve samenwerking met aanbieders. Zij nodigen veelal alle
aanbieders uit en laten de keuze tot contracteren aan de aanbieders gezamenlijk over.
Monitoren van de prestaties
Frequentie
verantwoording
-
Zeer
frequent
(Half)
jaarlij
ks
Verantwoordings
eisen
Soepelheid
eisen
Strikt
Ruim
Wel
soepel
Niet
soepel
De monitoring van de prestaties van aanbieders door gemeenten kan worden gezien als
een doelmatigheidsprikkel voor aanbieders. Deze prikkel kan echter ook het resultaat
hebben dat aanbieders zich terughoudend opstellen op het gebied van innovatie en
samenwerking, omdat de verantwoording aan de gemeenten prioriteit krijgt. Vilans heeft
gevraagd naar de ruimte die Nederlandse gemeenten bieden in de verantwoording door
aanbieders. Deelnemers lijken zeer verdeeld in de ruimte die ze laten voor de
verantwoording door aanbieders.
De toekomst in samenwerkingen bij de inkoop in
het sociaal domein
Deze factsheet ‘Samenwerking bij de inkoop in het Sociaal Domein’ biedt een grove
impressie van een beperkt aantal gemeenten en laat de complexiteit en variatie van de
samenwerking bij de inkoop in het sociaal domein zien. Alleen al gemeenten en
samenwerkingsverbanden hebben tal van werkwijzen en varianten die zij kunnen kiezen
bij de inkoop waarmee zij de samenwerking in het sociaal domein beïnvloeden.
Deze factsheet roept dan ook meer vragen op dan hij antwoorden geeft. Vragen wat zijn
nu good practices en ‘wat werkt’. Wat gebeurt er als gemeenten ruimte aan aanbieders
bieden? Hoeveel kan de gemeente los laten bij de inkoop van zorg en ondersteuning? Is er
sprake van verandering in aanpak (ook over de tijd) bij sommige gemeenten? Hoe ziet de
samenwerking met een buurtinitiatief in de inkoop er uit? Dit zijn slechts enkele vragen
die gesteld kunnen worden.
Om goede zorg te blijven leveren is het van belang om in de komende jaren te leren van
de ervaringen in nieuwe samenwerkingsverbanden en deze te delen. Vilans vroeg de
gemeenten daarom ook of zij iets willen veranderen aan de mate waarin zij
samenwerken. 31,25% van de gemeenten gaf aan tevreden te zijn met de huidige
samenwerkingen. 43,75% van de gemeenten wil graag een intensievere samenwerking
aangaan met andere partijen, terwijl 12,5% graag minder nauw wil samenwerken met
7
Factsheet
© Vilans
www.vilans.nl
andere partijen. Er lijkt dus ruimte genoeg te zijn om met partners aan tafel te gaan en
te onderzoeken hoe lokale samenwerkingen en de invulling van rollen voor een effectieve
inkoop verbeterd kunnen worden.
Het beeld dat uit de uitkomsten van deze vragenlijst naar voren komt wordt bevestigd in
de volgende recent uitgebrachte rapporten:
·
Notitie ‘Taken uitbesteed, maar dan? De gemeente als inkoper binnen het sociaal
domein’ van het Centraal Planbureau;
·
Publicatie ‘Transitie onder controle’ van Radar & BDO;
Interessante links
Verder
·
·
·
lezen over het onderwerp van inkoop en samenwerking, lees dan:
Pagina over Aanbesteden van de VNG;
Website ‘Samenwerken tussen organisaties’;
Informatiedocument voor belangenbehartigers over inkoop van Aandacht voor
iedereen;
·
Pagina over de inkoop van Jeugdhulp door gemeenten van het NJI;
Vilans nieuwsbrief
Wilt u graag op de hoogte blijven van de activiteiten van Vilans? Meldt u dan aan voor
onze nieuwsbrief. Dat kan via deze link.
Meer informatie?
Het project Governance tussen organisaties is een doorlopend project. Hebt u vragen over
deze factsheet, het project Governance tussen organisaties of andere activiteiten van
Vilans? Neemt u dan contact op met Monique Spierenburg, expert lokaal organiseren,
via [email protected] of (030) 789 23 81.
8
Factsheet
© Vilans
www.vilans.nl