Werken met een projectopdracht!

Projectmatig
Denken en Doen
Basistraining nieuwe stijl
November – januari 2014
1
Projectmatig Denken en Doen
De essenties van het projectmatig werken
Wat is een project?
Lijn
Project
Keuzes
• Energie corporaties
• “Lab” rondom
leegstand
• In de Buurt van Geluk
• Kredietunie
• Onderhoud groen
• Vergunningen
• Nieuw stal
kinderboerderij
• Harmonisatie
arbeidsvoorwaarden
• Decentralisaties sociaal domein
• Veiligheid
• Dienstverlening
Extern
• Joods Monument
• Mozaïekbank
Intern
• Ligplaatsenbeleid
• Binnenweg
• Intranet
Theorie
Fuzzy First Phase
Projectadvies
Proces
Probleem / idee
Initiatieffase
Opdracht
Plan
Definitiefase
Inclusief deelfasen
R
Nazorgfase
Eindevaluatie
Project
Uitvoeringsfase
Praktijk
R
R
R
R
Gereedschapskist
Het-kant
• Kennis van het vak
• Methodieken
• Instrumenten
• Procedures
Vormkracht
Wij-kant
• Communiceren
• Competenties
• Teamspirit
• Cultuur
Samenwerkingskracht
Ik-kant
• Verbeeldingsvermogen
• Creativiteit
• Kernkwaliteiten
• Commitment
• Leiderschap
Zij-kant
• Behoeften
• Tijdgeest
• Inspiratie
• Middelen
• Krachtenveld
Beeldkracht
Voedingskracht
Traditionele benadering
Het-kant
• Kennis van het vak
• Methodieken
• Instrumenten
• Procedures
Vormkracht
Wij-kant
• Communiceren
• Competenties
• Teamspirit
• Cultuur
Samenwerkingskracht
Ontwerpbenadering
Ik-kant
• Verbeeldingsvermogen
• Creativiteit
• Kernkwaliteiten
• Commitment
• Leiderschap
Beeldkracht
Zij-kant
• Behoeften
• Tijdgeest
• Inspiratie
• Middelen
• Krachtenveld
Voedingskracht
Alternatieve benadering
Het-kant
• Kennis van het vak
• Methodieken
• Instrumenten
• Procedures
Vormkracht
Wij-kant
• Communiceren
• Competenties
• Teamspirit
• Cultuur
Samenwerkingskracht
Ontwikkelbenadering
Ik-kant
• Verbeeldingsvermogen
• Creativiteit
• Kernkwaliteiten
• Commitment
• Leiderschap
Beeldkracht
Zij-kant
• Behoeften
• Tijdgeest
• Inspiratie
• Middelen
• Krachtenveld
Voedingskracht
Keuzes






Vorm: lijn – project
Werkwijze: licht – zwaar (instrumenten)
Rol: intern – extern
Benadering: ontwerp – ontwikkel
Spel: de Gouden Driehoek
Eigenaarschap: formeel (moeten) – moreel (willen)
Fuzzy First Phase en het projectadvies
Moet het wel een project worden?
Fasen
Fuzzy First Phase
Projectadvies
Proces
Probleem / idee
Initiatieffase
Opdracht
Plan
Definitiefase
Inclusief deelfasen
R
Nazorgfase
Eindevaluatie
Project
Uitvoeringsfase
Projectadvies
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Vraag?
Aanleiding?
Opdrachtgever?
Integrale benadering - wie intern betrekken?
Globale haalbaarheid?
Volgende stap?
Handtekening?
2
Initiatieffase, definitiefase en het projectplan
Het is een project en dan?
Projectplan
Projectdefinitie
Ingrediënten Projectadvies
Wat
Activiteitenplan
Hoe
Beheersplan
Waarmee
plus
Risicoparagraaf
Wat kan er misgaan
De opdracht
Projectdefinitie
Ingrediënten Projectadvies
Wat
Activiteitenplan
Hoe
Beheersplan
Waarmee
plus
Risicoparagraaf
Wat kan er misgaan
Projectopdracht
(basis voor projectdefinitie)
Onderdeel
Toelichting
Opdrachtgever
Wie?
Aanleiding
Essentie vraag, geschiedenis en waarom nu?
Integrale benadering
Wie projectleider? Wie te betrekken?
Wat moet bereikt worden
Wat wil opdrachtgever bereiken?
Koppeling met organisatiedoel en visie?
Wat is er gerealiseerd als het
project klaar is
Wat levert het team concreet op?
Wat zijn de beoogde producten, diensten of resultaten?
Haalbaarheid
Inhoudelijk? Draagvlak? Risico’s?
Randvoorwaarden van de opdrachtgever?
GOTICK
Wat valt wel/niet binnen het
project
Wat levert het team niet op?
Relatie met andere projecten
en activiteiten
In het verleden, heden en toekomst?
Structureren en faseren
Een integraal en gedragen activiteitenplan
Het activiteitenplan
Projectdefinitie
Ingrediënten Projectadvies
Wat
Activiteitenplan
Hoe
Beheersplan
Waarmee
plus
Risicoparagraaf
Wat kan er misgaan
Structureren en faseren
4.
2.
5.
6.
1.
8.
3.
7.
Zo kan het ook
R
Project paniek
Opdracht
 Neem post-its, stiften en 6 flip-over vellen
 Hang de vellen op
 En dan, ieder voor zich…
Processtappen Creatief structureren (1)
1. Ieder teamlid schrijft zoveel mogelijk deelproducten,
deelresultaten en/of activiteiten op.
2. Na circa 10 minuten begin je met verzamelen.
3. Het teamlid met de minste geeltjes begint met vertellen.
Tijdens z’n verhaal pakt hij z’n geeltjes (naar eigen inzicht)
op de flip-over vellen.
4. Vervolgens mag het volgend teamlid, net zolang tot ieder
z’n verhaal vertelt heeft.
Er ontstaat ondertussen een eerste, spontane ordening
van producten, resultaten en activiteiten.
Processtappen Creatief structureren (2)
5.
6.
7.
Twee ‘denkers’ nemen het op zich om een tweede,
verfijnde ordening te maken (dit kan de projectleider zijn,
maar dat hoeft niet). De overige teamleden ‘nemen
afstand’ (of pauze..)
De ‘denkers’ presenteren hun ordening aan het team. De
ordening wordt verder bijgeslepen.
Teamleden kiezen voor delen van het project waar ze
een bijdrage aan willen (en niet kunnen) leveren. Het gaat
om de vraag waar je energie van krijgt.
Processtappen Creatief structureren (3)
8.
9.
8.
9.
De mensen die zich opgegeven hebben voor een
onderdeel bepalen met elkaar de bewerkings- en
doorlooptijd.
Als team wordt de totale bewerkings-/doorlooptijd van het
project bepaald.
Er wordt met alle teamleden gekeken onder welke
voorwaarden ze hun bijdrage daadwerkelijk kunnen
leveren.
Er wordt bepaald wie er trekker wordt en wie eventueel
nog meer gevraagd moeten worden om mee te werken
aan het project.
Processtappen Creatief structureren (4)
12. Leg het geheel een paar dagen aan de
kant. Laat elk teamlid het geheel met
collega’s in de eigen omgeving bespreken.
13. Kom als team weer bij elkaar en voer
eventueel een krachtenveldanalyse en/of
risicoanalyse uit.
14. Stel de ordening weer bij.
15. Werk het geheel uit naar de
beheersfactoren c.q. de middelen die
nodig zijn om het project te realiseren
(GOTICK).
Het geheel wordt aan de opdrachtgever gepresenteerd.
Ultiem stickeren
Beheersen van je project
Bewaken van de voortgang
Beheersen van je project
Tijd
+ Draagvlak
Scope
Geld
Kwaliteit
Beheersfactoren
Projectdefinitie
Ingrediënten Projectadvies
Wat
Activiteitenplan
Hoe
GOTICK
Beheersplan
Waarmee
plus
Risicoparagraaf
Wat kan er misgaan
Oefening
Activiteit B
Activiteit E
20d
305d 22 wk
8 wk
Activiteit A
150d 20 wk
Activiteit C
Activiteit D
15d 15 wk
4d
Doorlooptijd
Kritieke pad
Bewerkingstijd
=
=
=
8 wk
Oefening
Activiteit B
Activiteit E
20d
305d 22 wk
8 wk
Activiteit A
150d 20 wk
Activiteit C
Activiteit D
15d 15 wk
4d
Doorlooptijd
Kritieke pad
Bewerkingstijd
8 wk
= 57 weken
=A-C-E
= 494 dagen
Schatten bewerkingstijden









Experts (mensen van werkvloer...)
Externe experts
Ouwe l*llen
Benchmarking
Brancheorganisaties
Simulaties en modellen
Eerdere projecten
WBS/PBS detailleren
Formule ...
Formule
BTo + 4BTr + BTp
6
Verkleinen doorlooptijd









Opdracht teruggeven...
Meer mensen
Uitbesteden
Resultaat herdefiniëren (minder kwaliteit/meer in
afbakening enz)
Her-ontwerp proces
Paralleliseren
Druk verhogen, langer werken
Stoompannen
Andere technieken, instrumenten of hulpmiddelen
Bijstellen
Volgen van je planning:
 Hoeveel tijd had je?
 Hoeveel tijd heb je gebruikt?
 Hoeveel tijd heb je nog nodig?
Als je na 20% van je oorspronkelijke planning
achter loopt op schema, dan weet je 100%
zeker dat je het niet gaat halen...
Theory of constraints (Goldratt)




Initiële planning: 100% zeker
100% = 80% reëel + 20% marge
Iedereen levert zijn 20% in
PL beheert de pot
Levert doorgaans 10% winst op
Theory of constraints (Goldratt)
4.
2.
5.
6.
1.
8.
3.
7.
= 20%
marge
Voortgangsrapportage (PMC)
 Algemene voortgang
 Gerealiseerde mijlpalen
 Gepland, gerealiseerd, benodigd
 tijd
 geld
 kwaliteit





Risico’s en maatregelen
Wijzigingsvoorstellen
Te nemen no go/go beslissingen: keuze + advies
Doorkijk komende periode
Actiepunten OG en/of Stuurgroep (inclusief hulpvragen)
4
Escaleren
2
3
1
Lijn
Project
Beheersen van een project
is een uitermate
creatief proces
Haalbaarheid
Werken met een risicoanalyse
De risicoparagraaf
Projectdefinitie
Ingrediënten Projectadvies
Wat
Activiteitenplan
Hoe
Beheersplan
Waarmee
plus
Risicoparagraaf
Wat kan er misgaan
Projecten zijn per definitie risicovol
 Kloppen onze hypotheses en aannames?
 Zijn geplande middelen beschikbaar?
 Houden partijen, inclusief derden, zich aan de gemaakte
afspraken?
 Laat de techniek ons in de steek?
 Die ene specialist geeft net te kennen een andere baan
gevonden
 Er stond een stuk in de krant en de wethouder wil NU
weten hoe de vork in de steel zit.
Risico management
Waarschijnlijk
Kans
dat situatie zich
voordoet
Onwaarschijnlijk
Groot
Klein
Effect
als situatie zich
voordoet
Processtappen
1. Kies een perspectief: GOTICK
2. Verzamel je beren
•
•
Zo veel mogelijk
Zo concreet mogelijk
3. Laat de formule er op los:
Risicowaarde = Kans x Effect
4. 3 typen: Grizzly - Bruin - Teddy
5. Risicomanagement...
Processtappen
5. Risicomanagement:
•
•
•
•
Eerder aan zien komen
Voorkomen
Wat als / shit happens
Risico afwentelen
6. Terug naar plan van aanpak:
•
•
•
•
Waar extra activiteiten inplannen?
Gevolgen voor GOTICK?
Extra marges?
Wie doet wat en wanneer?
Check op invalshoeken









Financiën
Personeel en capaciteit
Omvang en scope
Projectorganisatie
Communicatie, draagvlak
en krachtenvelden
Commercie
Technologie
Systemen, procedures,
administratieve
organisatie
Informatie









Juridisch
Huisvesting
Beleid
Aannames en
veronderstellingen
Cultuur, gewoontes en
werkwijze
Kennis en competenties
Politiek
Stakeholders en
samenwerkingspartners
(Social) media
3
Communicatie en participatie
Factor C methodiek
Communicatie en participatie
Trends en ontwikkelingen
2000
participatieladder
2014
Methodiek: factor C
Projectmatig Denken en Doen
‘In het hart van
het beleid’
K3 Methode
Factor C
Inspraak en
Participatie
Van buiten naar binnen
(weten wat er speelt)
Van binnen naar buiten
(erop inspelen)
Wat willen we met Factor C in projecten
bereiken?
 Weten wat er speelt (van buiten naar
binnen) en erop inspelen (van
binnen naar buiten)
 Begrijpelijk en communicatief beleid
maken ipv beleid begrijpelijk en
communicatie maken maken
 Goede preparatie i.p.v. reparatie
 picknicktafel:
http://youtu.be/Lhyhv7Xp6Hg
Zijkant
Het-kant
• Kennis van het vak
• Methodieken
• Instrumenten
• Procedures
Vormkracht
Wij-kant
• Communiceren
• Competenties
• Teamspirit
• Cultuur
Samenwerkingskracht
Ik-kant
• Verbeeldingsvermogen
• Creativiteit
• Kernkwaliteiten
• Commitment
• Leiderschap
Zij-kant
• Behoeften
• Tijdgeest
• Inspiratie
• Middelen
• Krachtenveld
Beeldkracht
Voedingskracht
Kern Factor C methode: K3
Analyse
Strategie
Aanpak
Krachtenveld
(K1)
Kernverhaal
(K2)
Kalender
(K3)
Omgeving in kaart
Kennis/emoties begrijpen
Rol en invloed bepalen
Signalen betekenis geven
Beleid verbinden
Doelgroepen leidend voor
Communicatie
Fase opdelen in mijlpalen
Momenten/instrumenten van
doelgroep zijn bepalend
Zelf middelen toevoegen
Krachtenveldanalyse (K1)
Buitenste binnen: weten wat er speelt
De omgeving in kaart brengen

Inventariseren en prioriteren
 Actoren

Analyseren
 Welke belangen spelen er?
 Belangen vs. Vertrouwen
 Netwerk
 Argumenten: ideologisch, systeem, probleem, instrumenteel

Strategie bepalen
 Ringen van invloed
Kaart van de projectomgeving
pers /media
klant
financier / sponsor
eindgebruiker
gebruiker
klankbordgroep
derden
ambtelijke
bestuurlijk
opdrachtgever opdrachtgever
raad
Project
of thema
leden stuurgroep
wetgeving
hiërarchische chef
projectleider
projectmedewerkers
lijn-/stafmanagement
accountmanager
extern bureau
Kaart van de projectomgeving
pers /media
klant
eindgebruiker
gebruiker
financier / sponsor
klankbordgroep
derden
raad
bestuurlijk
opdrachtgever
ambtelijke
opdrachtgever
Project
of thema
leden stuurgroep
wetgeving
hiërarchische chef
projectleider
projectmedewerkers
lijn-/stafmanagement
accountmanager
extern bureau
Kaart van de projectomgeving
pers /media
klant
financier / sponsor
eindgebruiker
gebruiker
klankbordgroep
derden
raad
ambtelijke
bestuurlijk opdrachtgever
opdrachtgever
Project
of thema
leden stuurgroep
wetgeving
hiërarchische chef
projectleider
projectmedewerkers
lijn-/stafmanagement
?
accountmanager
extern bureau
Meer
budget
Krachtenveldanalyse
Voor het gehele project
1. Inventariseer de spelers: welke personen
hebben welke rol(len) in en rond het project?
2. Plaats persoon-rollen in de cirkels van
invloed: sleutelplaats, ondersteunende plaats,
toeschouwende plaats
3. Bepaal hun houding: groen, oranje, rood, zwart
Voor de kritische spelers
1. Benoem hun belangen: zakelijk en privé
2. Teken de onderlinge relaties: groen, oranje,
rood, zwart
Krachtenveldanalyse

Wat valt op?



Waar zitten risico’s?
Waar zit de kracht?
Stel, je wilt een beslissing realiseren
(tijd / geld / kwaliteit / scope)
 Wie is voor, wie tegen?
 Welke argumenten bij wie?
 Wie kan je helpen?
–––––––––––

Welke acties ga je organiseren?
Tips

Is risicoanalyse op Wij- en
Zij-kant van het project

Bundeling van kennis en
inzichten

Het is een foto

Gelegitimeerd roddelen

Gebruik als
beheersinstrument tijdens
Uitvoering

Onderzoek ook WAAROM

Organisatiesensitiviteit
groeit (competentie)

Niet altijd openbaar

Informele lijnen zijn soms
belangrijker dan de
formele lijnen

‘Groepen’ in de organisatie
worden geïndividualiseerd,
krijgen een gezicht

Met lef, doe het GROOTS!

Dan terug naar planning,
budget en kwaliteitsplan
Kernverhaal (K2)
 Gestructureerd verhaal, géén slogan
 Alle betrokkenen dragen hem consequent uit
 Verbinden betekenis van ‘buiten’ met
beleidsdoelen van ‘binnen’
 Verhaal/boodschap wordt toegespitst op een
specifieke doelgroep of moment
 Dus elke doelgroep een eigen boodschap
 Gaat over proces, inhoud, emoties en feiten
Kernverhaal (K2)
Bepaal de volgorde!!:
1. Sla de brug
2. Doel van het dossier/project
3. Verzamel kritiek en repliek
4. Check de boodschap
5. Doelgroep voor de kernboodschap
6. Aanleiding voor kernboodschap
7. Schrijf de boodschap
8. Orden de kernelementen (kijk.., want.., dus…)
Kernverhaal (K2)
8 stappen:
1. Aanleiding voor kernboodschap
2. Doel van het dossier/project
3. Doelgroep voor de kernboodschap
4. Verzamel kritiek en repliek
Over: PIEF (proces, inhoud, emoties en feiten)
5.
6.
7.
8.
Sla de brug
Orden de kernelementen (kijk.., want.., dus…)
Schrijf de boodschap
Check de boodschap
Kritiek en repliek
Kritiek doelgroep <n>
 Kruip in de huid van de
doelgroep
 Wat houdt jou bezig?
 Wat is het probleem,
volgens jou?
 Wat verwacht je van het
departement?
 Hoe zie je je eigen rol?
 Welke suggesties heb je?
 Mis je informatie?
Repliek project
 Formuleer op alle punten
van kritiek een antwoord
 Waarom (achterliggend
doel)
 Doen/denken/willen/
vinden (inhoudelijke kern)
 Wij (waarom niet een
ander)?
 Dit (concrete activiteiten,
maatregelen etc.)?
Sla de brug
Kalender (K3)
Fase opdelen in mijlpalen en
instrumenten inzetten
Wat?
Bij wie?
Kernverhaal
Wanneer?
Hoe?