Boordtabellen

Richtlijnen voor de opmaak en bijsturing van boordtabellen
Kader
Vanuit het managementteam zoeken wij voortdurend naar systemen en instrumenten om de
dagelijkse werking van het OCMW te kunnen volgen en te kunnen sturen. Eén van deze
instrumenten is het gebruik van boordtabellen.
Definitie
Een boordtabel is een regelmatig (periodiek) en beknopt rapport over elementen die
essentieel zijn voor het aansturen en opvolgen van het OCMW als organisatie.
Je kunt dit best vergelijken met het instrumentenbord van je auto: al die metertjes en
wijzertjes vertellen je of je auto in orde is of niet en hoe je aan het rijden bent. Als chauffeur
is het logisch dat je regelmatig (vaak zelfs onbewust) naar deze meters en wijzers kijkt. Als
managementteam is dit net zo.
Een indicator is de meetbare eenheid van een boordtabel. Bv. aantal personen dat een steun
toegekend kreeg in het kader van het steunbarema “elektriciteit”, of nog, het aantal uren hulp
dat geboden werd, …
Doelstelling
Boordtabellen informeren het managementteam over een reeks elementen van de
organisatie zodat het managementteam gegronde beslissingen kan nemen.
Een boordtabel streeft volgende deeldoelstellingen na:
- zij vertaalt de strategie naar kwalitatieve en kwantitatieve eenheden doorheen de
ganse organisatie
- zij signaleert vroegtijdig domeinen waar het fout dreigt te gaan
- zij is een eenduidige en gemeenschappelijke basis voor discussie
- zij is een basis voor de trimesteriële rapportering
- zij draagt bij tot het streven naar kwaliteitszorg.
Kenmerken
Boordtabellen worden ontworpen volgens het SMART-principe.
- Specifiek: zorg dat de indicator eenduidig vastgelegd is. Omschrijf/definieer de
indicator zodat er geen discussie is over de interpretatie van wat gemeten wordt.
- Meetbaar: maak de indicator meetbaar, druk de indicator uit in een getal zodat exact
geweten is hoe groot de waarde is.
- Aanvaardbaar/Afgesproken: de bedoeling is dat het vastleggen van de indicatoren
gedragen kan worden door iedereen die erbij betrokken is.
- Relevant/Realistisch: dit is slechts van toepassing van zodra de doelstellingen
effectief geformuleerd worden. In eerste instantie worden de boordtabellen slechts
gebruikt als “barometer”, met andere woorden: meten om te weten.
- Tijdsgebonden: definieer op welk tijdstip of tijdsverloop de indicator betrekking heeft.
De eerste dag van de maand is niet hetzelfde als de eerste werkdag van de maand.
In een latere fase kan de tijdslijn aangeven wanneer bepaalde doelstellingen moeten
gehaald worden.
Graduele opbouw
De implementatie van boordtabellen dateert van 2007. De doelstelling is om het geheel van
boordtabellen gradueel te ontwikkelen. We zijn gestart met relatief eenvoudige tabellen die
met een minimum aan bijkomende prestaties toch een schat aan eenduidige informatie
bezorgen.
Deze tabellen kunnen later ook ontwikkeld worden voor de complexere materies waaronder
de formulering van doelstellingen en de opvolging van het realiseren ervan.
Evaluatie en bijsturing
Periodiek worden de tabellen geëvalueerd en bijgestuurd waar gewenst. Desgevallend
worden bestaande tabellen geschrapt of worden nieuwe tabellen ontworpen.
Volgende vragen kunnen daarbij helpen:
- zijn er relevante indicatoren waarvoor we geen boordtabel hebben ?
- zijn de huidige boordtabellen nog zinvol ?
- in welke mate zijn de indicatoren zinvol ?
- ontbreken bepaalde indicatoren in bestaande boordtabellen ?
- zijn de indicatoren goed omschreven ?
- is de vormgeving van de boordtabellen goed ?
- in welke mate is er nood aan vergelijkende gegevens tussen verschillende jaren ?
- in welke mate is het zinvol om “totalen” te voorzien in boordtabellen ?
- in welke mate moet de richtlijn voor de opmaak en bijsturing van boordtabellen
geactualiseerd worden ?
Werkwijze:
- er wordt een map “evaluatie” aangemaakt waarin een kopie van elke actieve
boordtabel wordt geplaatst
- in elke boordtabel in deze map “evaluatie” wordt een tabblad “opmerkingen”
ingevoegd
- de medewerker die de boordtabel invult, maakt een eerste evaluatie. Hij noteert de
opmerkingen in de boordtabel onder het tabblad “opmerkingen”
- het diensthoofd beoordeelt en vult desgevallend aan
- het MAT trekt conclusies met betrekking tot het behoud of de aanpassing van de
boordtabel
Timing:
- het MAT organiseert jaarlijks een evaluatie
- volgende fasen moeten doorlopen worden:
o eerste evaluatie door medewerker (timing)
o beoordeling door diensthoofd (timing)
o conclusies MAT(timing)
o aanpassing boordtabellen timing)
o validatie aangepaste boordtabellen door MAT (timing)
Welke boordtabellen ?
Anno juni 2015 gebruiken wij volgende boordtabellen:









Meterstanden aardgas
Arbeidsongevallen per beleidsveld
Betalingsverbintenissen
Meterstanden elektriciteit
Facturatie bejaardenwoningen
Facturatie buitenschoolse kinderopvang
Facturatie gezinszorg
Facturatie jachtrecht
Facturatie pacht


















Facturatie poetsdienst
Facturatie verhuur gronden
Financiële steunen
Invulling personeelskader
Personeelsbudgetten
Leefloon per leeftijd en categorie
Leefloon uitgaven versus subsidies
Lokale opvanginitiatieven
Mantelzorgpremie
Onderbreking beroepsloopbaan per beleidsveld
Opgevangen kinderen per opvangmoment
Opgevangen kinderen per school
Steun equivalent leefloon uitgaven versus subsidies
Stookoliepremies
Tewerkstelling artikel 60§7
Meterstanden water
Ziekteverzuim individueel
Meterstanden zonnepanelen buitenschoolse kinderopvang Ravot
Aan welke criteria moeten boordtabellen voldoen ?
Er werd binnen het managementteam afgesproken dat boordtabellen moeten voldoen aan
inhoudelijke en vormelijke criteria.
Inhoudelijk





Duidelijke naamgeving bestand
Boordtabel bevat minimaal 2 tabs (‘jaar’ + ‘toelichting’)
Tab ‘toelichting’ omvat verduidelijking indicatoren
Tab ‘toelichting’ beschrijft op welk tijdstip de gevraagde gegevens worden
geregistreerd
Tab ‘toelichting’ omvat naam van persoon die registreert
Vormgeving







Titel in koptekst (beginnen met hoofdletter, onderstreept, arial, 12, vet)
Indien mogelijk afdruk op 1 pagina
Horizontale as: periode (kleine letters, vet)
Verticale as: indicator (kleine letters, vet, verticaal gecentreerd)
Blokkeren titels
Opmaak cellen (uitgezonderd assen): arial, 10
Rijhoogte: 20
Validatie
Het managementteam valideert nieuwe boordtabellen of wijzigingen van bestaande
boordtabellen.
Na validatie worden de boordtabellen opgeslagen op volgende locatie: 1.5.8.Boordtabellen.
Nico Weyns
1 juni 2015