Notulen vergadering Stichting op Dreef 10 januari 2014 19.30

Notulen vergadering Stichting op Dreef
10 januari 2014 19.30-21.30
Aanwezig: Marit Bijl, Martin Bijl (penningmeester), Joke v.d. Maarel (notulist), Bram v.d.
Velden (voorzitter), André de Vries, Rikkert Verduijn, Wim Riel en Albert Tieken.
1. Opening en vaststellen agenda
Geen toevoegingen aan de agenda. Het financieel jaarplan wordt als agendapunt naar
voren gehaald.
2. Notulen
Notulen worden om toerbeurt gemaakt en verzonden naar de aanwezigen. Na
goedkeuring zet de notulist ze op de website en meldt dit aan het mailbestand met
geïnteresseerden.
3. Jaarplan 2014, inclusief afsluiting 2013
Martin heeft in hoofdlijnen de in- en uitgaven van 2013 en 2014 op papier gezet.
Iedereen gaat akkoord met de afsluiting van 2013.
Per activiteit vindt een controle plaats op de financiën. De manier waarop dat gebeurt
kan verschillen per coördinator. Er wordt doorgaans geen schriftelijk akkoord gegeven
door gemeente of betreffende fondsen. De stichting gaat er daarom vanuit dat geen
reactie betekent dat het voldoet. De stichting bewaart de financiële verantwoording
minimaal 5 jaar digitaal en wordt per fonds gearchiveerd.
Vanaf heden vermeldt de stichting bij het digitale versturen van financiële
verantwoording dat bij geen respons er van uit gegaan wordt dat het goedgekeurd is.
Ook worden mondelinge toezeggingen van financiën door derden vanaf nu per mail door
de stichting bevestigd.
Het Jaarplan 2014, inclusief afsluiting 2013 worden met een begeleidende brief gestuurd
aan de gemeente voor akkoord. (actie Bram).
4. Wijziging bestuur en toekomst Stichting
Het bestuur van de stichting wordt per kalenderjaar bekeken. Op dit moment is de
invulling als volgt
Voorzitter: Bram
Penningmeester : Martin
Secretaris: vacature
Rikkert moet helaas afzien van de functie van secretaris, waarmee deze vacant blijft.
Marit heeft deze rol los gelaten om dat het niet wenselijk is om twee bestuurleden op een
woonadres te hebben. Joke geeft aan deze functie samen met Marit in te willen vullen.
Marit weet niet precies hoe ze in haar rol van evenementen organisatie taken af kan
stoten richting secretaris. Besloten worden dit eerst goed in beeld te moeten krijgen
alvorens de rol van secretaris in te vullen.
André en Wim gaan als vaste vertegenwoordigers naar het leefbaarheidplatform. Ze
bezoeken deze op persoonlijke titel maar zullen stichtingsaangelegenheden en het
jaarplan ook naar voren brengen.
5. Jaarprogramma
o Wijkplan 1. Groen Blauwe Slinger
In diverse bijeenkomsten wordt de Groen Blauwe Slinger genoemd als toonaangevend
project wat prima past in het participatieplan van de gemeente.
Albert komt met het idee om hier ook in de Vlaardingse Gemeenteraad meer aandacht
voor te vragen door tijdens de NL doet Kees Rijke (VVD) te vragen voor een interview op
locatie van de Groen Blauwe Slinger. De filmpjes worden vaak bekeken en dit kan ons
helpen. Het idee wordt enthousiast ontvangen en Albert gaat proberen dit ten uitvoer te
brengen. Bram polst Jochem (Groen Links) of hij wellicht ook geïnterviewd wil worden.
o
Wijkplan 2. Voorjaarsschoonmaak (NL doet 22 maart)
De opfleur acties is een officiële klus van NL Doet, hierdoor hebben wij van het
Oranjefonds een bedrag gekregen en een promotiepakket met t-shirts etc. Bram zorgt
ervoor dat deze opgehaald worden en de organisatie zal deze dragen waardoor ze
herkenbaar zijn tijdens de activiteit.
13-16 uur: op het speelveldje worden eendenkorven en vogelnestjes geplaatst, bloemen
gezaaid en planten en boompjes gepland. Het overtollige riet wordt verwijderd en alles
wordt netjes gemaakt.
Karin coördineert de opruimactie (12-14 uur), alsmede de attenties voor de kinderen en
Bram is verantwoordelijk voor de activiteiten rondom de Groen Blauwe Slinger.
Het blijkt dat niet alle buurtbewoners een flyer hebben ontvangen en Wim/André bieden
zich aan om deze op enkele adressen nog te bezorgen.
Bij de activiteit wordt een intekenlijst neergelegd met het verzoek om e-mail adressen,
zodat er steeds meer digitaal georganiseerd kan worden (actie bram). Ook wordt er
aandacht gevraagd voor de paasactie (actie joke). Albert biedt aan om wafels te bakken.
Op het veldje ontbreekt nog een bordje verboden voor honden. Bram gaat bespreekt met
de gemeente of dit kan en/of zin zal hebben.
o Wijkplan 3. Pasen
Voor Pasen is een budget beschikbaar gesteld met het idee om op meerdere plekken in
de wijk initiatieven te laten ontstaan zoals de jaarlijkse eierzoekactie op de
hazelaardreef. De stichting faciliteert hiervoor de attenties in de vorm van paaseieren.
Uitvoering ligt bij de bewoners zelf. Joke coördineert deze activiteit en zal flyers maken
om buurtbewoners hiervan op de hoogte te brengen. De flyers worden neergelegd bij nldoet en via de website wordt hier aandacht aan besteed.
o Wijkplan 4. Avond 4 daagse (1e week juni)
Rikkert zal hier volgende vergadering concreet op ingaan. Er zijn ideeën om T-shirts te
laten maken.
o Wijkplan 5. Zomer - Sportfeest i.s.m. Hoeksteen (juli)
Er zijn inmiddels 2 overleggen geweest op school en een team is geformeerd om dit
allemaal te organiseren. In het team zitten leerkrachten van de hoeksteen, or en enkele
vrijwilligers.
Er is geld beschikbaar vanuit de gemeente. Het budget is nog niet helemaal zeker. Extra
budget dat nog binnenkomt zal als aanvulling dienen voor extra activiteiten.
Overdag zijn er activiteiten voor de leerlingen van de hoeksteen. Er worden o.a. clinics
georganiseerd binnen de klassen. De school zal hiervoor zelf hulpouders benaderen.
Voor de stichting ligt de nadruk op de middag waarbij de activiteiten op het terrein van
de hoeksteen plaatsvinden en toegankelijk zijn voor alle kinderen uit de wijk.
Voor deze activiteit wordt een slecht weer verzekering en een ongevallen verzekering
afgesloten. Rikkert checkt dit nog even.
Bram vraagt deze aanvullingen ook in het jaarplan 2014 in te vullen. (actie Marit)
o Wijkplan 6. Burendag (sept)
Naar volgende vergadering
Wijkplan 7. Halloween (nov)
Naar volgende vergadering. Bram vraagt informatie aan te vullen op jaarplan 2014 (actie
Joke)
o Wijkplan 8. Najaarsschoonmaak
Naar volgend vergadering
o Wijkplan 9. Kerstborrel
Naar volgende vergadering
6. Algemene aandachtspunten
o (Verkeers) veiligheid wijk
Andre is druk bezig met de verkeersveiligheid in de wijk. Er is aangegeven welke
verkeersdrempels wel en niet aan de eisen voldoen. Er is toegezegd hier begin 2014 actie
op te ondernemen. Tot op heden is hier niets van terecht gekomen. Tijdens het
leefbaarheidplatform wordt dit door Andre ter sprake gebracht en de voorzitter (Jan)
geeft aan dat dit digitaal ingediend dient te worden bij de gemeente.
Rikkert geeft aan hier ook meerdere keren tegen aan gelopen te zijn.
Andre vraagt een pdf document aan van het verkeersplan zodat we dit mee kunnen
sturen.
Er wordt besloten dat vanuit de stichting nogmaals een mail hierover verstuurd zal
worden aan Otto waarin we aangeven dat er toezeggingen gedaan zijn. Ook andere
openstaande punten zullen hieraan toegevoegd worden.(actie bram-marit)
o Woninginbraken
Er wordt de laatste tijd regelmatig ingebroken in de wijk. Er wordt besloten dat de
Stichting hier aandacht aan zal besteden op haar website en op facebook.
7. Afsluiting
o Volgende vergadering
Maandag 12 mei om 19.30 uur Locatie KBS de hoeksteen.