11. Het verzamelen van gegevens

Provenium: Monitoring notities
11. Het verzamelen van gegevens
© Bert van de Putte
Methoden voor het verzamelen van gegevens zijn niet specifiek voor monitoring, maar worden ook
gebruikt voor andere doeleinden. Deze methoden zijn vaak gericht op specifieke soorten informatie.
Tabel 11.1 geeft een overzicht van methoden van gegeven verzameling en een indicatie van het type
informatie waarvoor zij geschikt zijn.
Tabel 11.1: Methoden van gegeven verzameling
Methode
Korte omschrrijving
Registratiesystemen
Werkbezoeken
Deskundigen
(Focus) groep discussies
Enquêtes
Media scans
Secondaire bronnen
Met name geschikt voor
informatie over
Registratie van het gebruik van middelen
(financiën, materialen, personeel).
Waarnemen van zichtbare ontwikkelingen
en overleg met belanghebbenden over
voortgang van de uitvoering.
Verzamelen van meningen / perspectieven
van deskundigen met betrekking tot de
relevantie van de resultaten van het
programma.
Groepsdiscussies met geselecteerde
belanghebbenden over de uitvoering van
het programma en de te bereiken
resultaten en effecten.
Enquêtes van belanghebbenden over
attitudes ten opzichte van het programma
en resultaten en effecten.
Scan van secondaire bronnen (sociale)
media en andere bronnen over de
ontwikkelingen in de maatschappelijke
context van het programma
Ontwikkeling van belangrijke indicatoren,
vaak op hoo geaggregeerd niveau
Middelen
Activiteiten en resultaten
Resultaten, effecten en impact in
relatie tot de context van het
programma.
Activiteiten, resultaten, effecten en
impact in relatie tot de context van het
programma.
Resultaten, effecten en impact
Programma context
Impact en maatschappelijke context
Registratie van middelen
Voor de registratie van de middelen die het programma gebruikt om zijn doeleinden te realiseren
worden verschillende systemen gebruikt, ieder voor een specifieke toepassing. Boekhoudsystemen
worden gebruikt voor de registratie van financiën, tijdsregistratie systemen voor de inzet van
medewerkers, voorraad systemen voor het gebruik van materialen en kilometerregistratie systemen
voor het gebruik van voertuigen. De meeste van deze systemen registreren elke afzonderlijke
transactie en verzamelen daarom enorme hoeveelheden gegevens. Hoewel dit nog handmatig kan,
zijn de meeste van dergelijke systemen geautomatiseerd en kunnen gestandaardiseerde systemen
worden gekocht. Soms kunnen deze systemen worden gekoppeld. Bijvoorbeeld het gebruik van tijd
van medewerkers kan worden gekoppeld aan het financiële systeem om de totale kosten van een
activiteit ten opzichte van de begroting te monitoren.
Werkbezoeken
Tijdens werkbezoeken kunnen zichtbare aspecten van het werk worden bekeken, en het biedt de
mogelijkheid om de voortgang en de relevantie van het werk te bespreken met interne en externe
1
Provenium: Monitoring notities
belanghebbenden. Naast het verzamelen van informatie geven werkbezoeken
programmamanagement en toezichthouders een visuele impressie van de uitvoering en de context
waarin dit plaats vindt, wat bijdraagt aan een 'reality check' en een beter begrip van de monitoring
informatie die zij ontvangen. De observaties tijdens deze bezoeken kunnen bijdragen tot een beter
begrip van de prestaties en beperkingen vermeld in periodieke voortgangsverslagen.
Deskundigen
Deskundigen zijn personen die goed zijn geïnformeerd over een specifieke situatie en vaak contacten
hebben met belanghebbenden. Dit kunnen wetenschappers zijn met een langdurige interesse in een
onderwerp of geografisch gebied, (voormalige) vooraanstaande leden van de maatschappij.
Essentieel is dat ze een brede kijk op een specifiek onderwerp hebben en dat zij up-to-date blijven
met de ontwikkelingen op dat gebied. Bovendien moeten zij een min of meer onafhankelijke positie
hebben. Vanuit hun positie en op basis van hun inzichten kunnen deskundigen waardevolle
informatie over de wijzigingen in het programma context en de blijvende relevantie van de
programma-activiteiten en beoogde resultaten geven.
(Focus) groep discussies
(Focus) groepsdiscussies worden gevoerd met groepen belanghebbenden met specifieke kennis of
interesses. Het doel van een (focus) groepsdiscussie is om een overzicht te krijgen van de
verschillende percepties die er bestaan met betrekking tot het programma. De verkregen informatie
is doorgaans kwalitatief van aard.
Enquêtes
Enquêtes bestaan in veel verschillende soorten. Zij worden gebruikt om op een gestructureerde
manier informatie van een groter aantal respondenten te verzamelen. Idealiter moet een
representatieve steekproef van een groep van belanghebbenden worden bevraagd om betrouwbare
informatie te krijgen. Hoe groter de steekproef, des te meer zal de nadruk op kwantitatieve gegevens
worden gelegd, om de verwerking en analyse te vergemakkelijken. Ook moeten gegevens over de
uitgangssituatie of van een controlegroep beschikbaar zijn om valide informatie te kunnen
genereren.
Individuele voorbeeld studies
Studies van individuele gevallen (bijvoorbeeld van de begunstigden van het programma) kunnen
worden uitgevoerd om een beter inzicht in de manier waarop zij reageren op de resultaten van het
programma. Dit soort studies zijn complex en duur, waardoor het aantal van dergelijke studies
beperkt zal zijn, met gevolgen voor de representativiteit van de informatie. Voordeel van dergelijke
studies is wel dat zij het gedrag van belanghebbenden / begunstigden over langere tijd in beeld
kunnen brengen, terwijl bijvoorbeeld enquêtes vaak een momentopname geven.
Media scans
Verschillende media (kranten, radio, televisie, social media) kunnen informatie over het programma
zelf, of (vaker) over de maatschappelijke context waarin het programma wordt uitgevoerd geven.
Dergelijke informatie geeft een nuttig en vroeg inzicht in perspectieven op het programma van
2
Provenium: Monitoring notities
externe belanghebbenden of over de veranderingen in de maatschappelijke context die relevant zijn
voor het programma. De informatie is meestal op een hoger niveau van abstractie, afhankelijk van de
mediabron. Nationale media richten zich op vraagstukken van nationaal belang, lokale media op
lokale of regionale kwesties.
Gegevens uit secundaire bronnen
Dit kunnen gegevens zijn die regelmatig worden verzameld, bijvoorbeeld statistische gegevens of
gegevens die alleen beschikbaar zijn op een ad-hoc basis, bijvoorbeeld gegevens die beschikbaar zijn
van enquêtes die door derden zijn uitgevoerd. Regelmatig verzamelde statistische gegevens hebben
meestal betrekking op gestandaardiseerde statistische variabelen, vaak op een hoog niveau van
aggregatie (nationaal of regionaal). Vertragingen tussen het verzamelen van gegevens en de
publicatie kunnen aanzienlijk zijn. Het nut van secundaire gegevens voor de monitoring van het
programma moet worden beoordeeld voor elk programma. Een voordeel is echter dat dit soort
informatie gewoonlijk zeer goedkoop is.
© Dr Bert van de Putte 2016. Deze notities zijn werk in uitvoering. Suggesties en opmerkingen zijn welkom. U kunt deze
richten aan: [email protected]
Indien de bron duidelijk vermeld is, mag alles uit deze notities gebruikt worden zonder toestemming van de
copyrighthouder.
Voor meer notities over monitoring en andere onderwerpen: www.provenium.nl
3