Functie: Administratief medewerker Bedrijfsbureau

Functie: Administratief medewerker Bedrijfsbureau
Doel van functie
-
Zorgdragen dat de administratie up-to-date is door het juist, volledig en tijdig verwerken van
de inkooporders, verkooporders en financiën
Zorgdragen voor periodieke financiële overzichten en controles
Taken Functie
-
Maken verkooporder c.q. promoveren offerte tot verkooporder
Controleren beschikbaarheid en levertijd van goederen
Versturen bevestiging verkooporder naar klant
Aanmaken verkooporderdossier
Aanmaken magazijnbonnen en het versturen naar de magazijn voor verzending goederen
Controleren pakbon-afgehandelde magazijn bon-verkooporder op juistheid en volledigheid
Oplossen van inconsistentie naar aanleiding van controles
Bewaken tijdige en juiste levering goederen aan klanten
Tijdig en juist factureren alsmede het versturen van de facturen naar klanten
-
Bepalen van de in te kopen artikelen en hoeveelheden
Maken inkooporder en het versturen naar leverancier
Controleren inkooporder bevestiging van leverancier op volledigheid en juistheid
Versturen inkooporderoverzicht / verwachte ontvangsten naar magazijn
Controleren pakbon -inkooporder-ontvangen goederen op juistheid en volledigheid
Oplossen van inconsistentie naar aanleiding van controles
Bewaken tijdige en juiste ontvangst goederen van leverancier
-
Tijdig en juist boeken van inkoopfacturen na autorisatie
Tijdig en juist bijwerken van diverse dagboeken, denk aan bank, kas
Uitvoeren van memoriaalboekingen na autorisatie
Verzorgen van BTW aangifte inclusief verband controles
Verzorgen van de ICL aangifte inclusief verband controles
Debiteuren beheer zijnde het bewaken openstaande posten - aanmaningen - starten
incassotrajecten na autorisatie -vastleggen status in administratiesysteem
Crediteurenbeheer waaronder het maken van voorstel betaalbaarstelling
Uitvoeren van betalingen wo crediteuren en BTW aangifte
Verrichten werkzaamheden t.b.v. periodeafsluiting
Opstellen periodieke (financiële) overzichten en balansdossiers
-
Functie binnen de organisatie
De organisatie bestaat uit drie bedrijven, Flowcomm, Flowmade en WCR. Flowcomm levert
hygiënische pompen en afsluiters, WCR levert warmtewisselaars en Flowmade levert merk
onafhankelijke reservedelen voor hygiënische pompen, afsluiters en warmtewisselaars.
De administratieve medewerker is werkzaam binnen het Bedrijfsbureau. Hier worden de
administratieve werkzaamheden uitgevoerd voor de hele organisatie.
Opleiding
-
MBO+ diploma denk aan PDB / Bedrijfsadministratie / Bedrijfseconomie
Ervaring
-
Aantoonbare ervaring als (financieel) administratief medewerker (min 5 jaar)
Computervaardigheden, Word, Excel, PowerPoint en CRM systeem
Specifieke kennis
-
Bedrijfsadministratie
Voortreffelijke communicatievaardigheden
Kennis van Nederlands & Engels in woord en geschrift
Kennis van Duits in woord en geschrift is een pre
Kennis van de branche en product is een pre
Affiniteit/ervaring met ICT toepassingen
Overige eisen
-
Uitstekend cijfermatig en boekhoudkundig inzicht
Nauwkeurig en gedreven werkwijze
Proactief en flexibele instelling
Professionele verschijning
Het professioneel kunnen omgaan met klanten
Kunnen functioneren binnen een klein team
Stressbestendig
Competenties
De administratieve medewerker bezit de basis competenties welke van toepassing zijn op álle
medewerkers binnen de organisatie, zijnde Flowcomm, Flowmade en WCR ongeacht type functie
en/of contractvorm. Daarnaast voldoet de administratieve medewerker aan de basis competenties
welke specifiek van toepassing zijn op zijn functie (nader te bepalen)
Basis Competenties van de organisatie
Competentie Organisatie
Klantgericht:
Omschrijving
Speelt adequaat in op vragen van de klant
Komt tegemoet aan vragen, wensen en belangen van de klant
Heeft een betrokken houding
Door het aandragen van oplossingen overtreft hij/zij de verwachting van de klant
(Klant= zowel intern als externe klant)
Ontwikkelingsgericht:
Gericht op ontwikkeling en leren door ervaring en fouten
Kan fouten onder ogen zien en leert hiervan
Neemt verantwoordelijkheid voor eigen ontwikkeling
Resultaatgericht:
Werkt aan uitdagende heldere doelen
Neemt verantwoordelijkheid en spreekt collega's aan
Zorgt dat het beoogde resultaat wordt bereikt
Competentie Organisatie: Algemeen geldend voor iedereen werkzaam bij de organisatie