Verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten

Controle- en
beheersstructuur
begroting en financiering
Jasper Dekker
consultant Agentschap SZW
Opzet workshop
• Toelichting
• Gelegenheid tot het stellen van algemene vragen
Inhoud presentatie
1. Controle- en beheersstructuur
2. Begroting en financiering
3. Voorschotprocedure (nieuw)
1. Controle- en beheersstructuur
Wat moet er beschreven worden?
1.1 Deelnemers- en urenadministratie
1.2 Toezicht en controle op de uitvoering
1.3 Financiële en inhoudelijke beheerstructuur
1.4 Voorzieningen ten behoeve van de (jaarlijkse ) rapportages en
einddeclaratie
1.1 Deelnemersadministratie
• Een aanwezigheidsregistratie is altijd verplicht
• Indien geen loondervingskosten worden opgevoerd,
urenregistratie geen vereiste
• Urenregistratie zeer nuttig
! TIPS:
- Ontwikkel standaard formulieren (inschrijving, uitstroom)
- Denk aan bewijsstukken
- Gebruik EU-logo
1.1 Urenadministratie
• Integraal of sluitend
• Controlemoment dient kort te zijn; achteraf paraferen (na enige
weken) is niet toegestaan
• Deelnemers en instructeur paraferen (functiescheiding)
! TIPS:
ontwikkel een standaard formulier
bewaar originelen
1.3 Rol accountant
• Beoordeling opzet AO&IC
• Management letter bij de verplicht jaarrapportage (2x)
• Eindcontrole
2. Begroting en financiering
Wat moet er beschreven worden?
2.1 Onderbouwing kosten actie 2 en 3 (incl. Inkomsten)
2.2 Toelichting op selectie van externe partijen
2.3 Financiering actie 2 en 3
2.4 Onderbouwing afwijking kosten initiële aanvraag
2.5 Cofinanciering uit hoofde van andere subsidieregeling
2.1 Interne en externe kosten
• Binnen OP uitsluitend werkelijk gemaakte kosten
• Loonkosten deelnemers alleen bij werkenden (loonderving)
• Afzonderlijke kostensoorten onderbouwen naar
uren/aantal x tarieven/prijs
• Koppeling maken tussen de inhoudelijke activiteiten
! Let op: Zorg dat het formulier exact aansluit met de bijlagen
2.1 Inkomsten
• Inkomsten van projectactiviteiten, anders dan de cofinanciering,
moeten in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten
• Inkomsten die afkomstig zijn van deelnemers aan het project en
bijdragen, niet zijnde financiering, moeten ook in mindering
worden gebracht op de subsidiabele kosten
2.2 Selectie Externe partijen
• De selectie van alle externe partijen beschrijven
• Privaatrechtelijke instellingen: marktconformiteit aantonen
• Publiekrechtelijke instellingen: openbare aanbesteding moet >
10.000
!
Let op: De definitie van publiekrechtelijke instelling staat beschreven
in de richtlijn diensten
Uitbesteding
Privaatrechtelijk
1
Aanvrager
Uitvoerder
2
Soort
aanbesteding
Inbestedin
g
Binnen OP
Marktconformiteit
2
Drempel in €
Minimum vereisten
(ex btw)
Aan publicatie
voor 1A diensten
Drempel in €
(ex btw)
voor 1B diensten
Minimum vereisten
Aan publicatie
Europees
(rijk)
>154.014 in Europees
publicatieblad
>200.000
in Europees publicatieblad of
op internetsite
Europees
(gemeenten)
>236.945 in Europees
publicatieblad
>200.000
in Europees publicatieblad of
op internetsite
Landelijk
openbaar
50.000 – 154.014
(rijk)
50.000 – 236.945
(gemeenten)
in landelijk dagblad of
In landelijke vakpers of
op internetsite
50.000 - 200.000
in landelijk dagblad of
in landelijke vakpers of
op internetsite
Regionaal
openbaar
10.000 - 50.000
in regionaal dagblad of
op internetsite
10.000 - 50.000
in regionaal dagblad of
op internetsite
3
Werkelijke kosten
Bij voorkeur door
3 offertes
2.3 Financiering
• ESF-Equal financiering bedraagt maximaal 50% van de
subsidiabele kosten, maar maximaal het gereserveerde
subsidiebedrag
• Cofinanciering met middelen van derden uitsluitend op basis
van een schriftelijke overeenkomst
• Loonkosten deelnemers als cofinanciering (loonderving)
!
Let op: Zorg dat de financiering in het formulier exact gelijk aan
kosten in het formulier en aansluit op de bijlage
3. Voorschotprocedure (nieuw)
• Eerste voorschot 15% van maximaal toegekende
subsidiebedrag
• Verdere voorschotten indienen bij verplichte jaarrapportages
(1e jaarrapportage: max 35%, 2e jaarrapportage: max 30%, zie ook de
toelichting op artikel 13 van de regeling ESF-EQUAL 2004)
TOT SLOT
• Betrek de OP partners al in een vroeg stadium bij
het project
VRAGEN