Module 4: Verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten

Aryan van Driel
Agentschap SZW
Module 4:
Verantwoordingsvereisten en
administratieve aspecten
Het is moeilijk gemorst water oprapen
Chinees Spreekwoord
Doelstelling
• Een toelichting geven met betrekking tot de
verantwoordingsvereisten en administratieve
aspecten voor de tweede tranche, teneinde
onduidelijkheden, verrassingen en teleurstellingen
te voorkomen
Wat vertel ik niet ?
• De kuur tegen alle kwalen is gevonden
• In uw geval is dit de oplossing
Wat vertel ik wel ?
• Ervaringen 1e tranche
(do’s en don’ts)
• De vereisten
• De aanvraag actie 1;
waar moet u op letten ?
Ervaringen 1e tranche
don’ts
• Dat wisten we niet
• Dat doen we later
• Dat is niet belangrijk
• Dat regelen we wel
• Dat valt vies tegen
• Dat leidt tot teleurstellingen
Ervaringen 1e tranche
do’s
• Wij maken gebruik van website en handleiding
• Bij twijfel vragen
• Goede opzet van het project /
goede afspraken OP-partners
• Administratie wordt serieus genomen
• ESF is (veel) serieus werk, maar het is te doen
• De uitvoering verloopt volgens planning
De controle- en beheersstructuur
• Wie is waar verantwoordelijk voor ?
• Wie levert welke gegevens wanneer en hoe aan ?
• Wie verzorgt de centrale administratie ?
• Wie verzorgt de inhoudelijke rapportage ?
• Wie verzorgt de financiële rapportage ?
! Betrek uw accountant vroegtijdig bij de inrichting
van de structuur en mocht capaciteit (zie vragen)
niet voorhanden zijn huur dan in.
De accountant lastig of niet ?
• Accountantscontrole van de (financiële)
deeladministraties en van de controle- en
beheersstructuur (AO/IC) is verplicht
• Denk aan opdrachtbevestiging en
managementletters
! Indien zich tussentijds omstandigheden voordoen
waardoor de voortgang van het project substantieel
wijzigt moet het Agentschap hierover schriftelijk
ingelicht worden.
De duidelijke deelnemersadministratie
• Een aanwezigheidsregistratie is altijd verplicht
• Een urenregistratie is, wanneer er geen
loondervingskosten worden opgevoerd, geen vereiste
• Als basis voor kostentoerekening kan het bijhouden
van een urenregistratie wel zeer nuttig zijn
! Ontwikkel voor aanvang een standaard (inschrijf)formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld
kunnen worden (en denk aan bewijsstukken en EU-logo)
De duidelijke urenadministratie
• Een urenregistratie is integraal of sluitend
• Zowel de deelnemers als de instructeur dienen voor de
aanwezigheid te paraferen (functiescheiding)
• Het controlemoment dient kort te zijn (wekelijks);
achteraf paraferen (na enige weken) is niet toegestaan
! Ontwikkel voor aanvang een standaard formulier
waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen
worden (en denk aan het bewaren van de originele
vastleggingen).
Aanbesteding of niet ?
Uitbesteding
Privaatrechtelijk
1
Aanvrager
Uitvoerder
2
Soort
aanbesteding
Inbestedin
g
Binnen OP
Marktconformiteit
2
Drempel in €
Minimum vereisten
(ex btw)
Aan publicatie
voor 1A diensten
Drempel in €
(ex btw)
voor 1B diensten
Minimum vereisten
Aan publicatie
Europees
(rijk)
>154.014 in Europees
publicatieblad
>200.000
in Europees publicatieblad of
op internetsite
Europees
(gemeenten)
>236.945 in Europees
publicatieblad
>200.000
in Europees publicatieblad of
op internetsite
Landelijk
openbaar
50.000 – 154.014
(rijk)
50.000 – 236.945
(gemeenten)
in landelijk dagblad of
In landelijke vakpers of
op internetsite
50.000 - 200.000
in landelijk dagblad of
in landelijke vakpers of
op internetsite
Regionaal
openbaar
10.000 - 50.000
in regionaal dagblad of
op internetsite
10.000 - 50.000
in regionaal dagblad of
op internetsite
3
Werkelijke kosten
Bij voorkeur door
3 offertes
1. Bepaal het niveau waarop sprake is van één project + de publieke / private status
2. Bepaal de soort aanbesteding die moet worden gevolgd
3. Werkelijke kosten moet indien niet voldaan wordt aan voorwaarden (zie schema en toelichting)
De verantwoording van interne kosten
• Binnen het ontwikkelingspartnerschap kunnen
uitsluitend de werkelijk gemaakte kosten worden
opgevoerd
• Werkelijke kosten zijn de feitelijk gemaakte en
verrichte uitgaven
Hoe om te gaan met inkomsten ?
• Inkomsten die worden gegenereerd met projectactiviteiten,
anders dan de cofinanciering, moeten in mindering worden
gebracht op de subsidiabele kosten
• Inkomsten die afkomstig zijn van deelnemers aan het
project en bijdragen, niet zijnde financiering, moeten ook in
mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten
! Denk aan inkomsten die verband houden met het project,
die buiten de projectperiode zijn verantwoord.
En tenslotte de financiering ?
• De ESF-Equal financiering bedraagt maximaal 50%
van de subsidiabele kosten
• De cofinanciering met middelen van derden kan
uitsluitend geschieden op basis van een schriftelijke
overeenkomst
• De financiering dient weergegeven te worden
volgens de werkelijke realisatie
! Leg vast of aanvullende subsidiemogelijkheden
elders zijn aangevraagd of dat zij zijn toegewezen.
De aanvraag actie 1; waar moet u op letten ?