management of change

MANAGEMENT OF CHANGE
Het reduceren van veiligheids- en
bedrijfsrisico’s is een verantwoordelijke taak.
Welke procedures doorloopt u om deze risico’s
tot een minimum te beperken? Hoe zorgt u
ervoor dat modificaties gestructureerd en
volgens de noodzakelijke wet- en regelgeving
(zoals de BRZO) verlopen? De Ultimo
Management of Change module stelt
organisaties in staat om het MOC-proces
overzichtelijk en gestructureerd uit te voeren en
te administreren.
MANAGEMENT OF CHANGE (MOC)
Modificaties kunnen grote gevolgen hebben voor de
veiligheid en kwaliteit van organisaties. De
Nederlandse wet- en regelgeving verplicht dat
wijzigingen volgens gestructureerde procedures
worden geborgd. Te denken valt aan modificaties aan
installaties en objecten, maar ook organisatorische
aanpassingen vallen hieronder. Voorbeelden van
modificaties zijn:
 Het overstappen van een drie naar twee
ploegendienst
 Het gebruiken van andere grondstoffen
 Het moderniseren van een productielijn
Binnen het Management of Change proces wordt
bekeken wat de effecten zijn van soortgelijke
wijzigingen, met als doel de risico’s inzichtelijk te
krijgen en vervolgens te beperken. Er wordt met de
betrokkenen op een gestructureerde wijze nagedacht
over de veranderingen en de negatieve en positieve
gevolgen hiervan. In de HSE-module Management of
Change borgt u dat alle noodzakelijke activiteiten met
betrekking tot het beoordelen en afdoende
reduceren van veiligheids- en bedrijfsrisico’s worden
uitgevoerd en geadministreerd.
HET MOC-PROCES IN ULTIMO
De wijze waarop wijzigingen worden doorgevoerd
verschilt per organisatie. De ene organisatie
doorloopt een veelvoud aan stappen om tot de
gewenste aanpassingen te komen, terwijl de andere
organisatie aan enkele acties voldoende heeft. Om
voor elke organisatie een passende oplossing te
kunnen bieden, is de Management of Change module
flexibel vorm te geven. Standaard doorloopt het
proces de volgende stappen:
Aanvraag, voorbereiding, beoordeling en goedkeuren,
uitvoering en evaluatie. Binnen deze stappen kunnen
verschillende voortgangsstatussen worden
gehanteerd, afhankelijk van de wensen van de
organisatie.
MODIFICATIES
Van een modificatie kan veel algemene informatie
worden vastgelegd. De belangrijkste
modificatiegegevens staan in vrije tekstvelden, die
door de aanvrager en andere betrokkenen worden
gevuld. Het betreft een viertal velden, waarin
geregistreerd wordt wat de aanleiding van de
betreffende modificatiewens is, wat de doelstelling
van de wijziging is, wat voor voorstel de aanvrager
zelf heeft om dit te bereiken en uiteindelijk wat de
daadwerkelijk door te voeren modificatie is
geworden.
Ook gegevens zoals gewenste opleverdatum, of de
modificatie permanent of tijdelijk is en algemene
projectgegevens kunnen worden vastgelegd.
CHECKLISTS
Om het MoC-proces gestructureerd te laten
plaatsvinden, kan gebruik worden gemaakt van
checklists, die al dan niet automatisch gekoppeld
kunnen worden aan de modificatie.
Op de controlelijsten komen checkpunten terug die
getoetst moeten worden voor de betreffende
modificatie. Zo kan puntsgewijs aangegeven worden
welke aandachtspunten er op de modificatie van
toepassing zijn en kan worden afgevinkt of het
betreffende punt is afgehandeld.
Indien gewenst, is het mogelijk om vanuit deze
checklist direct actiepunten aan te maken, zoals een
overleg dat moet worden gepland. Door middel van
de checklists kunt u borgen dat aan alle
aandachtspunten is gedacht.
RISICOANALYSES
Er vinden verschillende risicoanalyses van een
modificatie plaats. Het betreffen drie
meetmomenten: het initieel risico (de huidige
situatie), het verwacht restrisico (de verwachte
situatie na het doorvoeren van de modificatie) en het
werkelijk restrisico (de situatie na realisatie van de
modificatie). Het risico wordt bepaald aan de hand
van een matrix met kansen, effecten en aspecten.
Deze aspecten hebben bijvoorbeeld betrekking op de
veiligheid, het milieu, de reputatie en de financiën. De
matrix kan ingevuld worden conform de wensen van
uw organisatie. De risicoanalyses in Ultimo zijn een
hulpmiddel om de prioriteit van een modificatie te
bepalen. Hoeveel gevaar lopen we? Worden de
risico’s verlaagd door het doorvoeren van de
modificatie? Ook hier geldt dat deze risico’s
betrekking kunnen hebben op het veiligheidsaspect,
maar ook andere bedrijfsrisico’s, zoals
reputatieschade, vallen hieronder.
Op basis van de uitkomsten kan worden besloten of
de modificatie goedgekeurd wordt voor uitvoering.
BEOORDELINGEN
Tijdens het Management of Change proces vinden er
verschillende beoordelingsmomenten plaats. Het
doel van deze beoordelingsmomenten is om op een
gestructureerde wijze, met alle betrokkenen, na te
denken over de gevolgen van de modificatie.
Door middel van een digitale handtekeningenronde,
welke vaker en door meerdere personen kan
plaatsvinden, wordt bepaald of de modificatie klaar is
voor de uitvoeringsfase.
INTEGRATIE
De Management of Change module is volledig
geïntegreerd met overige functionaliteiten in de
Ultimo software, waardoor u nog meer synergie
binnen uw organisatie behaalt. Door de integratie
met de objectenstructuur, kan op een modificatie
worden aangegeven op welke objecten de
modificatie betrekking heeft. Ook met de module
Projectenbeheer is integratie gerealiseerd. Wanneer
een modificatie het MoC-proces in Ultimo heeft
doorlopen, kan de daadwerkelijke uitvoering hiervan
in de module Projectenbeheer worden geborgd. Dit
geldt ook voor het Werkorderbeheer. Werkorders
voortkomend uit een modificatie worden direct
opgenomen in de workload. Ook wanneer er
werkvergunningen zijn benodigd voor deze
werkzaamheden, is dit direct inzichtelijk door de
integratie met de HSE-module Werkvergunningen.
VOORDELEN
Door middel van de inzet van de Ultimo HSE-module
Management of Change:
 Beschikt u over een tool om het MoC-proces
gestructureerd uit te voeren en te administreren
 Kunt u de veiligheids- en bedrijfsrisico’s binnen uw
organisatie verder beperken
 Profiteert u van de integratie van Management of
Change met overige Ultimo modules
MEER INFORMATIE
Voor meer informatie over de module HSEManagement of Change, de andere modules van de
Ultimo HSE-suite, of de overige Ultimo producten,
kunt u contact met ons opnemen.