presentatie

TC Bilthoven
ALV – 7 maart 2016
AGENDA ALV TENNISCLUB BILTHOVEN – 7 MAART 2016
1. Opening
2. Vaststellen Agenda
3. Mededelingen en ingekomen stukken
-----------------DEEL 1: TERUGBLIK/VERANTWOORDING 2014-2015-----------------------------
4. Goedkeuren notulen ALV 9 februari 2015
5. Voorstellen op voordracht van het bestuur (bekers)
6. Algemeen jaarverslag en verslagen commissies 2014-2015
7. Financieel verslag 2014 – 2015
8. Verslag kascommissie en decharge bestuur 2014-2015
----------------------DEEL 2: VOORUITBLIK/BEGROTING 2015-2016-----------------------------9. Opbouw bestuur vereniging inclusief benoemen van bestuursleden 2016
10. Vaststelling commissies en functionarissen 2016
11. Begroting 2015-2016 en vooruitblik 2016
• Wijziging contributiestructuur en tarieven
• Plan van aanpak ledenontwikkeling en behoud
• Toelichting tekort vrijwilligers
• Afschaffen ballen via vereniging inclusief toelichting
12. Rondvraag
13. Sluiting
1. Opening
2. Vaststellen Agenda
3. Mededelingen en ingekomen stukken
-----------------DEEL 1: TERUGBLIK/VERANTWOORDING 2014-2015-----------------4. Goedkeuren notulen ALV 9 februari 2015
5. Voorstellen op voordracht van het bestuur (bekers)
6. Algemeen jaarverslag en verslagen commissies 2014-2015
Algemeen verslag
TCB wordt nog steeds ervaren als een tennisclub met een zeer positieve
sfeer met een kanttekening dat de barbeheerder soms iets te dominant
en onvriendelijk aanwezig is
De besturing van de tennisvereniging is ongewijzigd tov vorig jaar. Dit
wil zeggen dat het bestuur uit 3 personen bestaat, regelmatig (1x per
6/8 weken bijeenkomt voor vergaderingen en tussendoor is er per
telefoon regelmatig contact
Ledenontwikkeling is een nog steeds een grote zorg en punt van
aandacht. In juni 2015 heeft de ledenwervingsactie ruim 110 nieuwe
leden opleverd en kan een succes genoemd worden. ~ 50% is lid
gebleven en mogen we als nieuwe leden begroeten in het nieuwe
seizoen. Aandacht hiervoor blijft cruciaal.
Sponsoring heeft niet opgeleverd wat er begroot was en zal in het
nieuwe seizoen extra aandacht krijgen
Financieel hebben we een zwaar jaar achter de rug met name door
tegenvallende marge in de baromzet. Meer info door de
Penningmeester.
6. Algemeen jaarverslag en verslagen commissies 2014-2015
Verslag vanuit Commissies 2014-2015
Jeugdcommissie & Technische commissie (mondelinge toelichting WJ)
Terugkoppeling trainersconstructie (WJ)
Parkbeheer toelichting door P&G commissie
Sponsorcommissie toelichting door Rogier
7. Financieel verslag 2014 – 2015
Financieel resultaat 2014-2015 zeer negatief: -/- EUR 16.000
Baten ongeveer op budget, ondanks grote afwijkingen in verschillende posten:
7. Financieel verslag 2014 – 2015 (Vervolg)
Lasten veel hoger dan begroot: met name door extra personeelskosten trainers (vanwege extra
trainingen), extra beheerfee voor hogere kosten in Stichting, en hogere administratieve lasten en
KNLTB afdrachten:
7. Financieel verslag 2014 – 2015 (Vervolg)
Balanspositie
De balanspositie van de vereniging is ondanks het negatieve resultaat nog steeds gezond te noemen.
De vereniging beschikt op balansdatum over een liquiditeitspositie van ruim EUR 81.000 (inclusief
de liquide middelen van de gerelateerde Stichting, t.o.v. ruim EUR 75.000 per einde seizoen 20132014). Voldoende om aan de kortlopende verplichtingen te kunnen voldoen.
Op de langlopende lening van ING is gedurende het seizoen regulier afgelost (van EUR 58.620 naar
EUR 48.972). De vereniging heeft nog een goede solvabiliteit.
Relatie met de Stichting
De lening aan de Stichting is gedurende het seizoen niet gewijzigd en is gehandhaafd op EUR
253.500.
Het afgelopen seizoen zijn er enkele investeringen geweest in groenvoorziening, klein onderhoud, en
tribunebanken.
Het resultaat, dat op nihil gebudgetteerde was, viel in eerste instantie negatief uit door hogere
onderhoudskosten, hogere afschrijvingen en met name ook hogere kosten van tennisballen (EUR
3.000 hoger). Dit laatste werd veroorzaakt door prijsstijgingen, een groter verbruik door leden, meer
tennistrainingen en competitieverbruik.
Om de hoger uitgevallen kosten in de Stichting te compenseren is er een additionele factuur richting
de club gegaan van ruim EUR 7.000 om het resultaat richting nihil te krijgen. Uiteindelijk is er een
klein positief resultaat gerapporteerd van EUR 91 (vorig jaar EUR 2.763).
8. Verslag kascommissie en decharge bestuur 2014-2015
Conclusie
Wij delen u mede dat wij de balans per 30 september 2015, de staat van
baten en lasten over de periode 1 oktober 2014 tot en met 30
september 2015 en de toelichting akkoord hebben bevonden.
Wij bevelen de vergadering aan om decharge te verlenen aan het
bestuur voor het gevoerde financieel beleid over het boekjaar 2015.
De leden van de Commissie van Controle,
M.C.P. van Wijngaarden
M.J. Maters
9. Opbouw bestuur vereniging inclusief benoemen van bestuursleden 2016
In 2015 heeft het Bestuur bestaan uit Rogier Volmer (voorzitter), Wilbert
Vos (penningmeester) en Willem Jacob Netto (technische zaken,
secretaris a.i.)
Het Bestuur stelt Martijn van Opstal voor als nieuwe voorzitter.
Vacatures: secretaris, bestuurslid Jeugdzaken?
10. Vaststelling commissies en functionarissen 2016
Overzicht commissies, functionarissen en vacatures (klik hier)
11.a Begroting 2015-2016
Gegeven het negatieve resultaat van 2014-2015, de aanhoudende trend van afnemende
ledenaantallen, en oplopende kosten, heeft het bestuur een begroting gemaakt waarbij:
Getracht is om de kosten zoveel mogelijk te beheersen, onder andere:
Instellen van Barcommissie die inkoopkosten barexploitatie gaat monitoren ten
behoeve van verbeteren barmarges.
Budget voor baan- en parkonderhoud verlaagd
Minder budget voor Wedstrijdtennis
Geen verstrekking van tennisballen meer voor vrijspelen
De contributies slechts licht verhoogd worden, dit om:
om verdere terugloop van ledenaantallen niet te bevorderen; en
aantrekkelijk te blijven voor nieuwe leden (met name ook jeugdleden) tijdens
komende wervingsactiviteiten.
Dit heeft als gevolg dat er een begroting ligt met een verwacht negatief resultaat van EUR
8.500. Het bestuur is zich er van bewust dat dit geen wenselijke situatie is voor de langere
termijn, maar acht een verhoging van contributies voor komend jaar niet wenselijk. Pas als de
initiatieven voor ledenwerving en sponsorcontracten komend seizoen niet de gewenste
effecten zullen hebben, zal dit serieus overwogen moeten worden. Verhoging van 10-20%
kunnen dan niet uitgesloten worden, alsmede significante kostenbesparingen.
11.a Begroting 2015-2016 (vervolg)
Verkorte weergave van Begroting 2015-2016
Opbrengsten:
11.a Begroting 2015-2016 (vervolg)
Lasten:
11.a Begroting 2015-2016 (vervolg)
Wijziging contributiestructuur en tarieven:
Om de financiële consequenties van de terugloop in het aantal leden enigszins tegen te gaan, maar ook de
drempel voor nieuwe leden niet te hoog te hoog te maken, stelt het bestuur aan de ALV voor om de contributies
voor het seizoen 2015/2016 licht te verhogen (inflatiecorrectie) en de entreegelden blijvend op nul te zetten.
Nieuwe jeugdcontributie categorieën/tarieven:
Daarnaast willen we een tweetal nieuwe contributiegroepen introduceren voor de jongste jeugd. Momenteel is
het nog zo dat kinderen in de leeftijd van 6-8 jaar doorgaans geen lid zijn, maar deelnemen aan het TennisKids
circuit. Hierbij wordt er wel gelest, maar kan er niet gewoon getennist worden. Wanneer de kinderen dan rond 9
jaar nog actief en enthousiast zijn kunnen ze junior lid worden voor het reguliere tarief van EUR 145. Om enerzijds
de clubbinding te vergroten, mogelijkheden te geven om naast de lessen ook vrij te spelen, maar anderzijds de
overgang van nihil naar een vol junior tarief te verkleinen, stelt het bestuur nieuwe jeugdcategorieën voor.
Dit resulteert in de volgende tarieven voor 2015/2016:
11.b Vooruitblik 2016
Voorstellen
Ledenontwikkeling
Communicatie
Belang vrijwilligers
Sponsoraanpak
3 april
12. Rondvraag
13. Sluiting
HARTELIJK DANK VOOR UW KOMST!
VEEL TENNISPLEZIER KOMEND SEIZOEN!