BELEIDSNOTA

BELEIDSNOTA
van de
T.V.W.V.
“Vertrouwd naar de toekomst”
Tennis Vereniging Westerhaar-Vriezenveensewijk
Zwembadlaan 8
Westerhaar
Tel: 0546-658160
VOORWOORD
Vertrouwd naar de toekomst!
Voor jullie ligt het nieuwe beleidsplan van de Tennisvereniging Westerhaar
Vriezenveensewijk voor de jaren 2008-2013. Met dit beleidsplan beschrijven wij onze
doelstellingen voor de korte en de lange termijn. Een basis, waarop we onze activiteiten door
ambitieuze, maar haalbare doelen moeten realiseren. In de keuzes die we moeten maken
zullen we een balans moeten zoeken in onze financiën door de betaalbaarheid van onze
plannen steeds voor ogen te houden.
De volgende stap is dat dit plan wordt omgezet in diverse plannen voor en door verschillende
onderdelen van onze vereniging. Het kader dat zo ontstaat, moet worden vertaald in concrete
plannen en begrotingen voor de komende jaren. Daarnaast is in dit beleidsplan te lezen wat de
verschillende spelregels zijn voor het bestuur en de commissies. Spelregels waaraan wij ons
allen dienen te houden
De Tennisvereniging Westerhaar Vriezenveensewijk is een vereniging die bestaat uit vele
vrijwilligers. Dit betekent dat het bestuur, de commissies en de overige vrijwilligers op alle
niveaus samenwerken. Een goed overleg tussen alle niveaus binnen onze vereniging is dan
ook een absolute voorwaarde om onze doelen te bereiken. Doelen die we overigens steeds
kritisch tegen het licht moeten houden. We zullen de flexibiliteit op moeten brengen om
gemaakte keuzes bij te stellen wanneer interne of externe ontwikkelingen daar om vragen.
Alleen op die manier zal dit plan werkelijk gaan leven en helpen onze ambities waar te
maken.
De wijze waarop dit meerjarenbeleidspan tot stand is gekomen, laat ons zien dat de
Tennisvereniging Westerhaar Vriezenveensewijk een vereniging is om trots op te zijn. Het
leert ons ook dat wij als vereniging enorm afhankelijk zijn van de inzet en motivatie van onze
leden. De genoemde plannen kunnen niet zonder jullie worden gerealiseerd en hierbij rekenen
wij op de maximale inzet van iedereen.
Graag wil ik via deze weg iedereen bedanken, die een bijdrage heeft geleverd aan de
ontwikkeling van dit beleidsplan.
Roy Langeler
Voorzitter
-1-
INHOUDSOPGAVE
Hoofdstuk 1
Hoofdstuk 2
Functieverdeling
blz.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
4
4
4
4
4
5
5
5
5
5
5
Taakomschrijving Hoofdbestuur
2.1
2.2
Hoofdstuk 3
Dagelijks Bestuur
Algemeen Bestuur
Technische Commissie
Jeugdbestuur
Redactie
Kantine Commissie
Reclame / Sponsor Commissie
Vereniging Competitie Leider ( VCL )
Parkzaken
Toernooicommissie + VTL
Ledenadministratie
Dagelijks Bestuur
Overige Bestuursleden
6
7
Taakomschrijving diverse Commissies
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
Technische Commissie
Doelstelling Technische Commissie
Rechten en plichten Technische Commissie
Rechten en plichten Bestuur
8
8
8
8
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
Jeugdbestuur
Doelstelling Jeugdbestuur
Rechten en plichten Jeugdbestuur
Rechten en plichten Bestuur
9
9
9
9
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Redactie
Doelstelling Redactie
Rechten en plichten Redactie
Rechten en plichten Bestuur
10
10
10
10
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
Kantine Commissie
Doelstelling Kantine Commissie
Rechten en plichten Kantine Commissie
Rechten en plichten Bestuur
11
11
11
11
-2-
Hoofdstuk 4
Hoofdstuk 5
3.5
3.5.1
3.5.2
3.5.3
Reclame / Sponsor Commissie
12
Doelstelling Reclame / Sponsor Commissie
12
Rechten en plichten Reclame / Sponsor Commissie 12
Rechten en plichten Bestuur
12
3.6
3.6.1
3.6.2
3.6.3
Vereniging Competitie Leider ( VCL )
Doelstelling Vereniging Competitie Leider
Rechten en plichten Vereniging Competitie Leider
Rechten en plichten Bestuur
13
13
13
13
3.7
Parkzaken
13
3.8
3.8.1
3.8.2
3.8.3
Toernooi Commissie + VTL
Doelstelling Toernooi Commissie + VTL
Rechten en plichten Toernooi Commissie + VTL
Rechten en plichten Bestuur
14
14
14
14
3.9
Ledenadministratie
15
Beleidsplan
4.1
Algemeen
16
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
Beleid voor de korte termijn
Boiler vervangen
Nieuw meubilair in de kantine
Kindvriendelijkheid park
Buitenmeubilair
Opstellen draaiboek commissies
16
16
16
17
17
17
4.3
Beleid voor de lange termijn
4.3.1 Geautomatiseerd systeem voor de baanverlichting,
Digital afhangen, computer in de vergaderzaal
4.3.2 Digitale toegangscontrole park
4.3.3 Overkapping terras
4.3.4 Berging voor buitenmeubilair
4.3.5 Privatisering
17
Slotwoord
19
-3-
17
18
18
18
18
HOOFDSTUK 1: FUNCTIEVERDELING
1.1:
Dagelijks Bestuur:
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
1.2:
Lid
Lid
Lid
0546-561711
06-25258989
0546-658371
0546-659609
0546-658458
0546-658658
: Joke Roelofs
: Reint Smit
: John Beumer
: Co Mulder
: Marianne Rink
0546-659609
0546-658816
0546-658059
0546-658009
0546-802055
: Erik Bakhuis
: Géanda Protzman
: Arie Westera
: Herma Molenkamp
: Sjoukje Jasper
: Robbin Jasper
: Kevin Molenkamp
: Gerran Protzman
06-25258989
0546-658658
06-51802133
0546-658364
06-46762943
06-29431136
06-28033062
06-30373721
: Marieke Naberman
: Jorine Louwers
: Evelien Letteboer
0546-659983
0546-644813
0546-659914
Jeugdbestuur
Voorzitter
Secretaresse
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
1.5:
: Roy Langeler
: Erik Bakhuis
: Erik Lamberink
: Joke Roelofs
: Hilbrand Hartman
: Bert Protzman
: Vacant
Technische Commissie
Voorzitster
Lid
Lid
Lid
Lid
1.4:
0546-561711
06-25258989
0546-658371
Algemeen Bestuur
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Bestuurslid no. 4
Bestuurslid no. 5
Bestuurslid no. 6
Bestuurslid no. 7
1.3:
: Roy Langeler
: Erik Bakhuis
: Erik Lamberink
Redactie
-4-
1.6:
Kantine Commissie
Voorzitter
Lid
Lid
Lid
1.7:
: Hilbrand Hartman
: Heddie Drenth
: Patrick Elzinga
: Janita Slot
0546-658458
0546-646008
06-22501411
06-24211056
Reclame / sponsor Commissie
Vacant
1.8:
Vereniging Competitie Leider ( VCL )
VCL
: Jens Post
2e VCL (jeugdzaken) : Erik Bakhuis
1.9:
0546-659477
06-25258989
Parkzaken
Vacant
1.10: Toernooicommissie + VTL ( Vereniging Toernooi Leider )
Toernooileider
Toernooileider
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
Lid
: Bert Protzman
: Erik Bakhuis
: Roy Langeler
: Erik Lamberink
: Joke Roelofs
: Hilbrand Hartman
: Arie Westera
: Gert Wessels
: Co Mulder
: Hans Letteboer
: Sjaak Snippe
0546-658658
06-25258989
0546-561711
0546-658371
0546-659609
0546-658458
06-51802133
0546-564441
06-53793653
0546-658980
0546-641700
1.11: Ledenadministratie
Jennie Hartman
De Dinkel 20
Westerhaar
Tel: 0546-658458
-5-
HOOFDSTUK 2: TAAKOMSCHRIJVING HOOFDBESTUUR
2.1 Dagelijks Bestuur
De drie leden van het Dagelijks Bestuur hebben ieder een specifieke functie. De voornaamste
taken van het Dagelijks Bestuur zijn in eerste instantie de dagelijkse leiding van de
vereniging. Daarnaast bereiden zij de vergaderingen van het hoofdbestuur voor. Het Dagelijks
Bestuur zorgt dat alle geledingen binnen de vereniging tijdig op de hoogte worden gebracht
van actuele zaken. Het Dagelijks Bestuur zal met enige regelmaat in vergadering bijeen
komen.
Voorzitter:
Geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij draagt
zorg voor het naleven van de statuten, het Huishoudelijk Reglement en
alle verdere regelingen en bepalingen.
Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging. Tevens leidt hij de
bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering. De voorzitter
heeft verder geen specifieke taak
Secretaris:
De secretaris voert de administratie van de vereniging, voor zover deze
niet aan anderen is opgedragen. Alle correspondentie zal in principe via
de secretaris gaan. Hij zorgt er voor dat alle ingekomen post zo snel
mogelijk op de juiste plek komt. Alle uitgaande stukken worden
namens de vereniging door hem ondertekend, hij is verplicht van deze
stukken een afschrift te houden. Hij is belast met het notuleren van de
bestuursvergaderingen, vergaderingen dagelijks bestuur en de
ledenvergadering. Brengt ingekomen stukken in de bestuursvergadering
ter bespreking en draagt zorg voor het archief van belangrijke stukken.
Penningmeester:
Deze is verantwoordelijk voor de gehele financiële gang van zaken
binnen de vereniging. Jaarlijks zorgt hij/zij ervoor dat alle commissies
per 1 november (einde boekjaar) hun financiën aanbieden ter controle
en voor verwerking in het financiële overzicht van de vereniging.
Ook zal hij/zij zorgen voor een begroting voor het komende boekjaar,
welke door het bestuur zal moeten worden goedgekeurd en aangeboden
wordt aan de leden tijdens de ledenvergadering.
De penningmeester heeft ook een controlerende taak voor alle
commissies binnen de vereniging.
Tevens is de penningmeester het aanspreekpunt voor derden zoals Bank
en Stichting Waarborgfonds Sport (tot 2009).
De complete financiële administratie zal éénmaal per jaar door twee
personen, gekozen door de ledenvergadering, gecontroleerd worden en
deze zullen hiervan verslag uitbrengen.
Grotere uitgaven welke niet in de begroting zijn opgenomen of voor
minder staan begroot, dienen aangemeld te worden bij de
penningmeester en door het bestuur worden goedgekeurd.
-6-
2.2 Algemeen Bestuur ( Overige bestuursleden )
Het Hoofdbestuur heeft de algemene leiding van de vereniging. Zij controleert het Dagelijks
Bestuur op de uitvoering van de dagelijkse leiding.
De belangrijkste taak is de uitvoering van het door het Bestuur opgestelde beleid. Zij zal
hierin, binnen de haar tot beschikking staande middelen, doen al wat mogelijk is om deze
beleidsregels op te volgen.
In principe hebben alle overige bestuursleden een specifieke taak binnen het Bestuur. De
meesten hebben zitting in één van de commissies binnen de vereniging. Zij brengen dan ook
periodiek verslag uit aan het Bestuur aangaande zaken uit die commissie.
Bestuurslid no. 4
Heeft zitting in de Technische Commissie. Zal de wensen van het
Bestuur zo goed mogelijk in deze commissie kenbaar maken.
Brengt met enige regelmaat verslag uit aan het Bestuur waardoor het
Bestuur op de hoogte blijft van alle tennis-technische zaken.
Bestuurslid no. 5
Heeft zitting in de Kantine Commissie. Is het aanspreekpunt met
betrekking tot alle zaken betreffende de kantine. Vergaderingen,
bijeenkomsten en activiteiten worden bij hem gemeld zodat er voor kan
worden gezorgd dat er bezetting is in de kantine op dat moment.
Zaken met betrekking tot het onderhoud aan de kantine vallen onder
zijn verantwoording. Legt tevens periodiek verantwoording af aan de
penningmeester.
Bestuurslid no. 6
Heeft zitting in het Jeugdbestuur, al dan niet als voorzitter of onderhoud
nauw contact met het Jeugdbestuur. Zal de wensen van het Bestuur zo
goed mogelijk in deze commissie kenbaar maken. Brengt met enige
regelmaat verslag uit aan het Bestuur. Zorgt hierdoor dat het Bestuur op
de hoogte is en blijft van de verlangens van het Jeugdbestuur.
Bestuurslid no. 7
Is het aanspreekpunt voor alle Parkzaken. Dus alle zaken die aan de
Zwembadlaan gebeuren, buiten de Kantine om, gaan via hem.
Storingen aan licht- en sproei-installaties enz. worden bij hem gemeld.
Hij verzorgt de opdrachten voor reparatie, onderhoud end.
Zaken met betrekking tot zelfwerkzaamheid en het naleven hiervan
vallen ook binnen zijn verantwoording.
-7-
HOOFDSTUK 3: TAAKOMSCHRIJVING DIVERSE COMMISSIES
3.1 Technische Commissie
3.1.1 Doelstelling Technische Commissie
De Technische Commissie organiseert alle activiteiten die te maken hebben met de
tennissport. Voorbeelden zijn de clubkampioenschappen, wintercompetitie en enkele andere
onderdelen naar eigen invulling. Creativiteit en enthousiasme voor het organiseren van
activiteiten is een vereiste voor deze commissie om leden te behouden en te binden aan onze
vereniging.
Onder tennis technische zaken vallen ook de contract- en tariefbesprekingen met de
betreffende tennisorganisatie inzake het aanbieden van tennislessen en het aanstellen van een
tennisleraar. Uiteindelijk zal de aanstelling plaatsvinden in samenspraak tussen de commissie
en het Hoofdbestuur. Evaluatie gesprekken, minimaal twee maal per seizoen, met de
tennisleraar wordt in klein comité samen met een bestuurslid gehouden. Het Dagelijks
Bestuur wordt te allen tijde op de hoogte gehouden van ontwikkelingen en zaken die op dat
moment spelen.
3.1.2 Rechten en plichten van de Technische Commissie
De Technische Commissie dient activiteiten vroegtijdig kenbaar te maken bij alle leden en
mag verwachten dat er telkens voldoende deelname is voor de door haar georganiseerde
evenementen.
De Technische Commissie zorgt dat al de evenementen op een goede manier verlopen en
probeert de organisatie zo op te zetten dat er verder geen redenen tot discussie zijn.
Van de bijeenkomsten van de Technische Commissie worden telkens verslagen gemaakt.
Een kopie van deze verslagen wordt zo spoedig mogelijk, via de secretaris, aan het Bestuur
aangeboden. De Technische Commissie houdt een ordelijk en overzichtelijk financieel verslag
bij, dat op elk moment door de penningmeester kan en mag worden ingezien.
Wanneer er een overtollig batig saldo aanwezig is, zal het meerdere aan de penningmeester
worden aangeboden. Ieder jaar, onmiddellijk na 31 oktober, wordt er door de Technische
Commissie een jaaroverzicht gemaakt en aangeboden aan de penningmeester.
3.1.3 Rechten en plichten van het Bestuur
De plichten zoals hierboven beschreven mogen door het Bestuur in alle redelijkheid worden
verwacht.
Het Bestuur verplicht zich de Technische Commissie in alle opzichten zoveel mogelijk te
steunen. Het Bestuur zal de Technische Commissie financieel bijstaan. Een en ander in
overstemming met de jaarlijkse begroting van de vereniging.
Ook zal het Bestuur zorgdragen voor optimale contacten tussen de commissies onderling.
-8-
3.2 Jeugdbestuur
3.2.1 Doelstelling Jeugdbestuur
Het Jeugdbestuur moet zorgdragen voor een dusdanig aantrekkelijk pakket aan activiteiten
voor de jeugd dat het een aanwas van jeugdleden voor onze vereniging tot gevolg heeft.
Het Jeugdbestuur organiseert de jeugdclubkampioenschappen, kip-kuiken toernooi,
competitie trainingen en diverse jeugdfeesten en activiteiten.
De jaarlijkse open dag wordt door het Jeugdbestuur in samenwerking met het Hoofdbestuur
georganiseerd. Een doelstelling van het Jeugdbestuur moet zijn de werving en het behoud van
jeugdspelers binnen onze vereniging. Hiervoor zal dan ook ieder jaar een “maak kennis met
tennis” evenement worden georganiseerd.
Motto: “de jeugd heeft de toekomst”
3.2.2 Rechten en plichten van het Jeugdbestuur
Het Jeugdbestuur zal alles in het werk stellen om de diverse activiteiten voor de jeugd tot een
goed einde te brengen. Ze schept dus alle voorwaarden voor succes.
Verder zal zij ook activiteiten organiseren waardoor de jeugd, ook in de winter, betrokken
blijft bij onze vereniging.
Het Jeugdbestuur geeft aan de vereniging competitie leider ( VCL ) aan of en, zoja, hoeveel
teams er volgend seizoen aan de competitie deel zullen nemen. Zij zorgt in dit geval ook voor
vervoer naar uitwedstrijden samen met ouders en begeleiders.
Van de vergaderingen van het Jeugdbestuur worden telkens verslagen gemaakt. Een kopie van
deze verslagen worden zo spoedig mogelijk, via de secretaris, aan het bestuur aangeboden.
Het Jeugdbestuur houdt een ordelijk en overzichtelijk financieel verslag bij, dat op elk
moment door de penningmeester kan en mag worden ingezien. Ieder jaar, onmiddellijk na 31
oktober, wordt er door het Jeugdbestuur een jaaroverzicht gemaakt en aangeboden aan de
penningmeester.
3.2.3 Rechten en plichten van het Bestuur
Van het Bestuur mag worden verwacht dat zij het Jeugdbestuur daar waar nodig zal
ondersteunen in de uitvoer van haar taken.
De penningmeester zal in ieder geval zorgdragen voor de uitvoering van de financiële
verplichtingen, zoals het betalen van de diverse rekeningen.
Het Bestuur zal het Jeugdbestuur financieel bijstaan. Een en ander in overeenstemming met
de jaarlijkse begroting van de vereniging.
Daar waar de jeugd een belangrijke plaats inneemt binnen onze vereniging mag worden
verwacht dat er op de begroting een maximale inspanning wordt gedaan.
-9-
3.3 Redactie
3.3.1 Doelstelling van de Redactie
De doelstelling van de Redactie is het regelmatig uitbrengen van een clubblad.
Met regelmatig zou men kunnen denken aan minimaal vier keer per jaar.
-
Het 1e clubblad, tevens info-boekje en bewaarnummer dient vóór de open dag uit te
komen.
Het 2e clubblad onmiddellijk ná de competitie zodat hierin de verslagen van de
competitie kunnen worden opgenomen.
Het 3e clubblad ná het jaarlijks terugkerend open toernooi, met een uitgebreid verslag
van het toernooi en de uitslagen.
Het 4e clubblad is het zogeheten Kerstnummer.
3.3.2 Rechten en plichten van de Redactie
Van de Redactie wordt verwacht dat zij vier keer per jaar een clubblad uitbrengt.
De inhoud moet zowel onderhoudend als ook informatief zijn. De Redactie probeert zoveel
mogelijk objectief te zijn, met andere woorden zij verlaagt zich niet tot roddel en achterklap.
Indien er geringe twijfel bestaat over het al dan niet plaatsen van ingezonden kopie zal de
Redactie in contact treden met het Dagelijks Bestuur.
De Redactie verleent ook medewerking aan de bezorging van overige verenigings-info.
Het zogenaamde Info-nummer zal telkens een bewaar nummer worden waarin alle
bijzonderheden voor het komende seizoen komen te staan.
Van de diverse commissies en competitie teams mag worden verwacht dat zij met enige
regelmaat kopie aanleveren. Zonder de kopie van de commissies en de leden is het voor een
Redactie haast onmogelijk een kwalitatief goed clubblad uit te brengen.
De Redactie is een self-supporting commissie. Zij zorgen dat zij ieder jaar voldoende
adverteerders heeft om de kosten te kunnen betalen. Zij gaan dus ook regelmatig op zoek naar
nieuwe adverteerders voor het clubblad. Bezorgerslijsten en de verjaardagskalender worden in
samenspraak met de ledenadministratie regelmatig ge-update.
De Redactie levert het clubblad inclusief alle op te nemen advertenties digitaal aan voor een
proefdruk aan de drukker. Na controle wordt opdracht gegeven voor het drukken van het
benodigde aantal clubbladen.
3.3.3 Rechten en plichten van het Bestuur
Het Bestuur verplicht zich om aan elke uitgave redactionele medewerking te verlenen door
middel van beknopte weergaves van belangrijke bestuursbesluiten en door een bijdrage van
de Voorzitter.
Zoals reeds eerder aangegeven wordt verwacht dat de redactie financieel onafhankelijk is.
De penningmeester zal in ieder geval zorgdragen voor de uitvoering van de financiële
verplichtingen, zoals het betalen van de drukkosten van het clubblad. Tevens zal de
penningmeester jaarlijks een factuur zenden aan de adverteerders.
- 10 -
3.4 Kantine Commissie
3.4.1 Doelstelling van de Kantine Commissie
De Kantine Commissie heeft als doelstelling het op een zo commercieel mogelijke manier
uitbaten van ons clubgebouw.
3.4.2 Rechten en plichten van de Kantine Commissie
De Kantine Commissie heeft als doel het uitbaten van de kantine en het onderdak verschaffen
aan het Bestuur en commissies tijdens vergaderingen enz.
De Kantine Commissie zorgt voor de organisatie van het bar- en schoonmaakpersoneel, maakt
hiervoor schema’s en ziet toe op de uitvoering hiervan.
De kantine commissie zal in samenwerking met het bestuur het onderhoud van de kantine
zowel binnen als buiten in de gaten houden en toezien op uitvoering van het onderhoud.
Het streven moet zijn dat de kantine tijdens de zomermaanden iedere avond geopend is.
De Kantine Commissie houdt de voorraden op peil en zorgt dat het assortiment zodanig is dat
een ieder hier gebruik van kan maken. Eventuele voorstellen tot uitbreiding cq wijziging van
het assortiment worden serieus overwogen.
De Kantine Commissie heeft altijd een sleuteladres of een vervangend sleuteladres zodat de
kantine in principe te allen tijde toegankelijk is.
Alleen de Kantine Commissie beschikt over sleutels van de kantine, zodat er niemand zonder
medeweten van de Kantine Commissie in het gebouw kan.
De diverse commissies laten tijdig weten wanneer zij gebruik wensen te maken van de
kantine cq bestuurskamer. Hierop kunnen planning en inkoop worden aangepast.
De Kantine beheerder legt met enige regelmaat verantwoording af aan de penningmeester.
De omzetten worden dagelijks geteld en op lijsten verwerkt.
Bijzondere uitgaven ( bijv. investeringen ), die niet binnen de normale inkopen vallen, worden
eerst als voorstel aan het Bestuur voorgelegd.
Tijdens de wintermaanden wordt aan seniorleden ( 25+ ) de mogelijkheid geboden gebruik te
maken van de Kantine, voor verjaardagen, jubilea enz. van het lid cq. één van zijn
gezinsleden. Prijsafspraken voor deze vorm van “verhuur” worden met de Kantine Commissie
gemaakt.
Tijdens de commissie vergadering voorafgaand aan het seizoen maakt de Kantine Commissie
een kalender waarop alle activiteiten en vergaderingen van het komende seizoen gepland
staan.
3.4.3 Rechten en plichten van het Bestuur
De penningmeester biedt administratieve ondersteuning en verzorgt de boekhouding van de
Kantine Commissie.
De Kantine beheerder zal in samenwerking met het Bestuur het onderhoud van het gebouw in
de gaten houden en uitvoeren.
- 11 -
3.5 Reclame / Sponsor Commissie
3.5.1 Doelstelling van de Reclame / Sponsor Commissie
De doelstelling van deze commissie is het binnenhalen van reclame cq sponsorgelden.
Dit door middel van reclameborden en het organiseren van andere activiteiten.
Ook het binnenhalen van sponsoren voor het jaarlijkse open toernooi behoren tot de taken van
deze commissie.
3.5.2 Rechten en plichten van de Reclame / Sponsor Commissie
De Reclame Commissie zorgt dat het aantal reclameborden op peil blijft. Zodra er een
sponsor afvalt, probeert zij een nieuwe te vinden. Uitbreiding van het huidige aantal wordt
uiteraard ook toegejuicht. Een streven kan zijn het zoeken van sponsoren voor de derde baan.
In samenwerking met de penningmeester zorgt zij dat de sponsoren tijdig een rekening
ontvangen. Jaarlijks zorgt zij dat de reclameborden aan het begin van het seizoen worden
schoongemaakt.
De Reclame / Sponsorcommissie kan naar eigen inzicht zorgen voor andere
geldwervingsactiviteiten
3.5.3 Rechten en plichten van het Bestuur
Ook in deze commissie zal het Bestuur, via de penningmeester, administratieve ondersteuning
verlenen.
Omdat de inkomsten uit reclameborden primair bestemd zijn voor de financieringskosten van
de kantine verwacht het Bestuur een serieuze en actieve werkwijze in het op peil houden van
het aantal reclameborden.
- 12 -
3.6 Vereniging Competitie Leider ( VCL )
3.6.1 Doelstelling van de Vereniging Competitie Leider
De Vereniging Competitie Leider heeft als taak de organisatie rondom het gehele competitie
gebeuren en de daarbij behorende contacten met andere verenigingen en de KNLTB.
3.6.2 Rechten en plichten van de Vereniging Competitie Leider
De Vereniging Competitie Leider woont twee maal per jaar de bijeenkomsten voor competitie
leiders bij van de KNLTB. De Vereniging Competitie Leider is in het bezit van het diploma
VCL en volgt één maal per vijf jaar de herhalingscursus.
De Vereniging Competitie Leider is tevens belast met het digitaal verwerken van de
competitie uitslagen en het tijdig versturen van uitnodigingen aan de tegenstanders.
Ieder jaar worden de leden in de gelegenheid gesteld zich voor de competitie aan te melden.
De Vereniging Competitie Leider houdt de voorraad aan competitieballen bij en zorgt dat
deze voldoende is. ( Het aantal in te kopen competitieballen wordt in overleg met het
jeugdbestuur, Technische Commissie en de Toernooicommissie bepaald ).
3.6.3 Rechten en plichten van het Bestuur
Omdat bij de Vereniging Competitie Leider enkele belangrijke taken zijn ondergebracht mag
van het Dagelijks Bestuur worden verwacht dat zij de Vereniging Competitie Leider daar
waar nodig bij zal staan in de diverse gesprekken en beslissingen.
De penningmeester betaalt de ballen en zorgt voor de verrekening met de competitie teams.
3.7 Parkzaken
Het bestuurslid Parkzaken is aanspreekpunt voor alles wat aan de Zwembadlaan gebeurt.
Hij organiseert en coördineert alle zaken betreffende onderhoud, vervanging en reparatie
( met uitzondering van het clubgebouw ). Hiervoor zal door het Bestuur een checklist cq
draaiboek worden opgesteld welke als leidraad kan worden gebruikt.
Het rooster met betrekking tot zelfwerkzaamheid en de naleving van deze werkzaamheden zal
door het bestuurslid Parkzaken worden gecontroleerd.
Contacten met de Gemeente zullen door het bestuurslid Parkzaken in overleg met de
voorzitter worden onderhouden.
- 13 -
3.8 Toernooi Commissie + VTL
3.8.1 Doelstelling Toernooi Commissie + VTL
De doelstelling van deze commissie is het organiseren van het jaarlijkse open toernooi en alle
zaken die daarbij komen kijken. In de Toernooicommissie hebben bestuursleden en enkele
leden zitting.
3.8.2 Rechten en plichten Toernooi Commissie + VTL
De Toernooicommissie, onderverdeeld in kleine werkgroepjes, komt regelmatig bijeen en zal
alles in het werk stellen om het jaarlijkse open toernooi tot een goed einde te brengen. Ze
schept dus alle voorwaarden voor succes.
De Toernooicommissie is een self-supporting commissie. Door middel van inschrijfgelden,
toernooisponsoren en kantine opbrengsten komen er voldoende gelden binnen om het toernooi
te houden. Doelstelling is om ieder jaar een bedrag over te houden aan het toernooi om de
clubkas te spekken. Het Bestuur heeft besloten om opbrengsten van de komende toernooien te
besteden aan de inrichting en meubilair van de kantine.
Om een open KNLTB toernooi te mogen organiseren dient de vereniging te beschikken over
minimaal één opgeleide Vereniging Toernooi Leider ( VTL ). De Toernooileider onderhoud
de contacten met de bondsgedelegeerde en meld het toernooi jaarlijks aan bij de KNLTB voor
vermelding op de toernooikalender. Tevens is de Toernooileider hoofd van de
wedstrijdleiding gedurende de toernooiweek.
3.8.3 Rechten en plichten Bestuur
Zoals al eerder vermeld hebben bestuursleden zitting in de Toernooicommissie. Ook in deze
commissie zal het bestuur, via de penningmeester en de secretaris administratieve
ondersteuning verlenen. De Penningmeester stelt na ieder toernooi een financieel
eindoverzicht op.
- 14 -
3.9 Ledenadministratie
De ledenadministratie wordt bijgehouden door één persoon. Dit betekent dat er alleen via
deze persoon mutaties kunnen worden doorgegeven.
De administrateur zorgt dat de mutaties ( aanmeldingen, afmeldingen en wijzigingen ) met
grote regelmaat digitaal aan de KNLTB worden aangeboden.
De pasjes van de nieuwe bondsleden worden zo snel mogelijk afgegeven.
Er worden ook regelmatig gegevens uitgewisseld met de penningmeester zodat hij weet van
wie hij wel of geen contributie moet incasseren.
Met name het Jeugdbestuur en de Redactie commissie zullen telkens op de hoogte worden
gehouden van de aan- en afmeldingen van leden.
Een actuele ledenlijst is te allen tijde door commissies of bestuur vrij op te vragen bij de
penningmeester. Leden dienen zelf adreswijzigingen ed. door te geven aan de
ledenadministratie.
Ieder jaar, onmiddellijk na 31 oktober, wordt er door de Ledenadministratie een jaaroverzicht
gemaakt en aangeboden aan de penningmeester.
- 15 -
HOOFDSTUK 4: BELEIDSPLAN
4.1 Algemeen
Om een vereniging goed te kunnen besturen zul je enigszins een beeld moeten hebben van
hetgeen je als bestuur voor ogen staat. Je zult zowel voor de korte- als ook voor de lange
termijn beleid moeten maken.
Afspraken maken over zaken die je graag voor elkaar wilt krijgen. Zodat je een aandachtspunt
hebt waarop je je kan richten.
In het vervolg van dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de wensen cq richtlijnen
welke het bestuur de komende jaren wil proberen te verwezenlijken.
Er zullen raakvlakken zijn tussen onderdelen voor de korte en voor de lange termijn.
Het beleidsplan welke jullie nu voor je hebben is het tweede beleidsplan van onze vereniging.
De zaken welke staan genoemd in het 1e beleidsplan zijn allen verwezenlijkt met natuurlijk
als absoluut hoogtepunt de aanleg van de derde baan. Dit is iets waar we als bestuur en als
vereniging enorm trots op mogen zijn.
Indien we als bestuur en commissies de komende jaren de hieronder genoemde beleidsregels
voor de korte- en lange termijn gaan verwezenlijken zijn we als bestuur van mening dat we
kunnen stellen dat we “vertrouwd naar de toekomst” kunnen kijken
4.2 Beleid voor de korte termijn
In eerste instantie bestaat het beleid op korte termijn uit de dagelijkse gang van zaken.
Hierbij kun je denken aan de controle op de uitvoering van de taken die de diverse
commissies verrichten.
Ook de dagelijkse financiële handel en wandel van de vereniging en het voeren van diverse
vormen van correspondentie. Bovenstaande is eigenlijk alles wat in de vorige hoofdstukken is
besproken. Bijzondere aandachtspunten voor de korte termijn zijn onder andere;
4.2.1 Boiler vervangen
De oude boiler op zolder zal binnenkort moeten worden vernieuwd. Het bestuur wenst de
mogelijkheden te bekijken voor een gas- of elektrische boiler of eventueel een cv-ketel.
Hiervan worden offertes aangevraagd en er wordt een bedrag opgenomen op de begroting
2008 / 2009. Bedoeling is niet om de boiler op voorhand te gaan vervangen echter wanneer
deze stuk zou gaan onmiddellijk actie te kunnen ondernemen.
4.2.2 Nieuw meubilair in de kantine
In het bestuur is besloten dat de opbrengsten van het jaarlijkse open toernooi zullen worden
besteed aan nieuw meubilair in de kantine. De Kantine commissie dient met een voorstel te
komen richting het bestuur. ( incl. offertes ).
- 16 -
4.2.3 Kindvriendelijkheid park
Het jeugdbestuur zal worden gevraagd hierin te komen met voorstellen en deze te
onderbouwen met een begroting. Zo is de tafeltennistafel aan vernieuwing toe en zou een
zandbak of schommel niet misstaan.
4.2.4 Buitenmeubilair
Uit een recent gehouden ledenvergadering is door de leden verzocht de mogelijkheid te
bekijken voor het aanschaffen van nieuw duurzaam buitenmeubilair.
De kantine commissie zal in overleg met de penningmeester de mogelijkheden gaan bekijken.
4.2.5 Opstellen draaiboek commissies
Tevens kwam uit de ledenvergadering naar voren dat het wenselijk zou zijn dat alle
commissies binnen de tvwv over een draaiboek beschikken. Het bestuur vindt dit een erg goed
idee en zal dit voorstel dan ook bespreken in de eerst volgende commissie vergadering
4.3 Beleid voor de lange termijn
Het bestuur vindt het belangrijk om ook beleid voor de wat langere termijn te formuleren.
Ten eerste is dit belangrijk voor de toekomst van onze vereniging, ook dwing je jezelf als
bestuur om alert en scherp te blijven en de toekomst niet uit het oog te verliezen. Bijzondere
aandachtspunten, in willekeurige volgorde zijn;
4.3.1 Geautomatiseerd systeem voor baanverlichting, digitaal afhangen en computer in
de bestuurskamer.
Met betrekking tot automatisering zijn er grenzeloze mogelijkheden. Het bestuur wil gaan
kijken welke zaken er wellicht voor onze vereniging zijn te verbeteren. Zo zal de
mogelijkheid worden onderzocht voor het ontsteken van de baanverlichting met de knltb pas.
Voordeel hiervan is dat alle leden te allen tijde het licht kunnen bedienen en niet meer in de
meterkast hoeven.
Ook voor digitaal afhangen zijn er diverse systemen te verkrijgen. De mogelijkheden en de
hiermee gepaard gaande kosten worden bekeken. Eventueel is het zelfs mogelijk vanuit huis
via internet te kijken of er banen beschikbaar zijn en deze af te hangen.
Indien nodig zal er een computer worden aangeschaft voor in de bestuurskamer om
bovenstaande geautomatiseerde systemen te beheren.
- 17 -
4.3.2 Digitale toegangscontrole tennispark
De omheining is geen eigendom van de tvwv, dus willen we de toegang tot ons park gaan
automatiseren, dan moeten daar eerst afspraken met de Gemeente over worden gemaakt.
Het bestuur wenst de mogelijkheden te gaan onderzoeken.
4.3.3 Overkapping terras
Als bestuur moeten we duidelijkheid krijgen in de vraag wat we precies willen gaan realiseren
en welk budget we hieraan willen geven. We zullen de mogelijkheden en de financiële
haalbaarheid onderzoeken.
4.3.4 Berging voor buitenmeubilair
Om het buitenmeubilair goed te houden en te beschermen tegen diefstal zou een
buitenberging erg handig zijn. Wellicht kan dit samen met een terrasoverkapping worden
gerealiseerd.
4.3.5 Privatisering TVWV
Ondanks dat de raad in 2001 voor de herverdeling de uitspraak heeft gedaan dat privatiseren
voor de tvwv financieel niet haalbaar was heeft de Gemeente aangegeven opnieuw met ons te
willen praten over het privatiseren.
Omdat het bestuur onderkent dat privatiseren voor onze vereniging verstrekkende gevolgen
kan hebben, zullen we ons hierop goed moeten voorbereiden.
- 18 -
HOOFDSTUK 5: SLOTWOORD
Met dit beleidsplan hebben wij jullie laten zien wat onze ambities en onze richtlijnen zijn. De
ambities zijn vertaald naar doelstellingen voor zowel de korte als de lange termijn. De
richtlijnen dienen als leidraad waaraan kan worden gerefereerd bij meningsverschillen of
onduidelijkheden. Dit plan moet er tevens voor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft.
Jaarlijks zal het plan dan ook moeten worden getoetst aan de werkelijke situatie, dit om
eventuele wijzigingen en aanvullingen aan te brengen.
Wij als bestuur hopen, dat wij op jullie mogen rekenen om onze ambities te verwezenlijken.
Vele handen maken licht werk en graag maken wij gebruik van deze vele handen. Wij kunnen
het niet alleen en wij doen het voor ons allemaal, zodat onze vereniging nog jaren vooruit kan.
Het bestuur
November 2007
- 19 -