Commissie vergadering HSV Eagles

Commissie vergadering HSV Eagles
Bestuur
Technisch
Jeugd
Materiaal
Veld
Kantine
PR/Sponsor
Toernooi
Wedstrijd/Scheidsrechter
Leden admin.
Kleding
Aanwezig
Herman Meester, Chris Hoedt
Aanwezig
Rien Benne
Harry Merfol, Chris Hoedt, Marco
Jansen, Frank Fransen
Eelco Fransen
Linda Ruitenbach
Giovanni van Heydoorn, Remco
Haitink
Linda Ruitenbach
Datum: 25-3-2010
Afwezig
Jan van de Berg
Afwezig
Ton Hof
Petra ter Riele, Ray Krill
Eddy Jansen, Bolie Ruhl
Jeroen Berger, Tobias van
Gennip
Mary van Groenewoud
Antoinette Langenberg,
Mary van Groenewoud
Jeanny Nooren, Judith Janssen
Marrit Bonda
Deze vergadering met alle commissies was de eerste onder leiding van de twee overgebleven
bestuursleden; Herman Meester en Chris Hoedt. In deze eerste nieuwe bezetting werden door de
voorzitter de volgende mededelingen gedaan:
Het bestuur bestaat op dit moment uit drie active leden waarbij de penningmeester zich alleen met
de financiële kant zal bezig houden. Dit aantal is te weinig is om bestuurlijk goed te kunnen
functioneren.
Als voorzitter A.I. zal Herman Meester optreden, Chris Hoedt zal de taken van de secretaris op zich
nemen. Jan van de Berg zal als penningmeester fungeren.
Zowel Herman Als Chris zullen aanspreekpunt zijn voor de verschillende commissies.
Het huidige bestuur heeft dringend behoefte aan ondersteuning. De wijze waarop deze ondersteuning
ingevuld moet worden zal de komende tijd uitgewerkt worden.
Iedere commissie is vervolgens de revue gepasseerd en hadden de volgende (dringende) punten;
Technische commissie:
 Speerpunt ligt bij de jeugd
 Opvang van nieuwe jeugd leden kan problemen gaan geven (zie volgende punt)
 Het grote probleem is het vinden van kaderleden om de diverse teams en activiteiten te
ondersteunen. Ook zijn de vele wisselingen in het huidige kader een niet gewenste situatie.
 Giovanni heeft aangegeven aan het eind van dit seizoen te stoppen met het coachen van het
dames softbal team.
Jeugd commissie:
 De jeugd maakt een grote groei mee van de Beeballers. Om deze groei goed te kunnen
begeleiden komen we weer bij hetzelfde punt aan met betrekking op het vinden van kader.
 Er is momenteel een groot verschil in niveau bij de jeugd, samen met de Technische commissie
zal gekeken worden hoe dit in goede banen te leiden.
 Alle activiteiten die ons (potentiële) nieuwe leden opleveren zullen even een pas op de plaats
gaan maken omdat we op dit moment niet in staat zijn om ze goed op te vangen.
 Dit geld ook voor de vraag van de Deventer Sportbedrijf.
Materialen commissie:
 Eddy en Bolie zullen voorlopig dit seizoen als functionarissen van de materialen commissie
fungeren.
Veld commissie:
 De veld commissie geeft aan dat men moet uitbreiden en minimaal 4 mensen nodig heeft.
 In de huurovereenkomst staat duidelijk wat er wel en niet gedaan mag worden aan de velden.
Om hier beter inzicht in te krijgen zal dit nogmaals goed “gelezen” moeten worden.
 Buiten de vier vaste commissie leden is er behoefte aan meerdere personen die werkzaamheden
kunnen uitvoeren. Er zal gekeken worden hoe we deze vrijwilligers kunnen gaan werven.
 De doedag zal opnieuw en beter georganiseerd worden en het liefst drie maal per jaar worden
uitgevoerd, voor, na en in de zomerstop van het seizoen. Om het een en ander tijdens de doe
dag in goede banen te leiden zal er een lijst met uit te voeren activiteiten komen.
 Er zal een bedrag gereserveerd moeten worden om reparaties aan hekwerken enz. te kunnen
doen.
 De stichting zal gevraagd worden om additionele materialen aan te schaffen voor het veld
onderhoud. Dit zal pas gedaan worden na de “groundsman” training van 25 mei opdat dan
duidelijk was er precies zal moeten komen.
 Aan de stichting zal gevraagd worden om een grotere hoeveelheid kalk aangeschaft kan worden.
Harry Merfol geeft aan dat hij voor deze keer nog één zak zal halen.
Kantine commissie;
 De bezetting van de kantine op de zaterdagen laat soms nog te wensen over.
 Er wordt voorgesteld om dit op te nemen in de wedstrijdroosters van de teams die op zaterdag
spelen, uitwedstrijd = rijden, thuiswedstrijd = kantine dienst. Ook het op toerbeurt “verplichten”
van het draaien van kantine diensten wordt als idee geopperd.
PR/Sponsor commissie:
 Talaminie is als nieuwe sponsor aangetrokken.
 Voor de Sponsor loterij hebben zich ondermeer; Covee, Piet Zomers en Eijerkamp hun
medewerking toegezegd.
 Het contract met Eijkelenkamp komt ten sprake, hierin staan enkele zaken die onze aandacht
verdienen omdat die in ons voordeel dan wel nadeel kunnen werken.
 De PR en de Sponsor commissie verzetten veel werk en zijn op zoek naar uitbreiding.
 De Website is goed verzorgd maar verdient nog wel wat aandacht er zal gekeken worden of er
ondersteuning voor Remco gevonden kan worden.
Toernooien commissie:
 Om ook toernooien voor bijvoorbeeld bedrijven en instellingen te kunnen organiseren zal er een
tas met basis materialen moeten komen.
 De dag van het Park wordt ook dit jaar weer georganiseerd, Herman Meester probeert wederom
contact met de organisatie te krijgen zodat de Eagles ook weer van de partij kan zijn.
 Deze zomer zal er een sponsoren toernooi komen.
Wedstrijd commissie/ Scheidsrechters commissie:
 Op het moment van overleg is er wat commotie over de indeling van de wedstrijden. Een aantal
wedstrijden staan dubbel ingepland, Harry neemt contact op met Jeanny om het een en ander te
laten corrigeren.
 Opleidingen voor meer scheidsrechters zullen er georganiseerd moeten worden (kader)
Leden administratie:
 Zal communicatie uitbreiden naar het nieuwe bestuur.
Kleding commissie:
 Maakte deel uit van de materialen commissie.
 Door inspanningen van ondermeer Giovanni is er een geslaagde aantal kleding pasdagen geweest
met dito bestellingen welke op korte termijn te verwachten zijn.
 De firma Covee is vanaf nu leverancier van de Eagles kledij, nieuwe leden kunnen zelf hun
pakken bestellen, betalen en thuis laten afleveren. Daarmee zal na de bulk levering de kleding
commissie verdwijnen.
Samenvatting van de belangrijkste punten:
Het vinden van kader om de vereniging goed te kunnen ondersteunen heeft de hoogste prioriteit.
Van de aanwezige commissies geven de Veld en PR/Sponsor commissie aan dat ze uitbreiding nodig
hebben.
Zowel Herman als Chris zullen om efficiency redenen in kleinere samenstellingen directer met de aan
hun gekoppelde commissies overleggen. De verschillende commissies zullen hiervan spoedig meer
details krijgen.
Verdeling van de commissie met aanspreekpunt.
Herman Meester
PR en Sponsor commissie
Kleding
Toernooi commissie
Kantine commissie
Materialen commissie
Chris Hoedt
Technische commissie
Jeugd commissie
Veld commissie
Leden administratie
Wedstrijd commissie