Stappenplan voor het zoeken en benaderen van sponsoren

Stappenplan voor het zoeken en benaderen van sponsoren
1.
Maak een beschrijving van de activiteit, waarbij u onder meer antwoord geeft op de
volgende vragen:





2.
Bedenk wat u van de sponsor wilt hebben:


3.
Wat gaat u doen?
Wanneer is het (dag of periode)?
Wat is uw motivatie? Waarom doet u dit? Denk daarbij aan uw eventuele
persoonlijke betrokkenheid bij het Antoni van Leeuwenhoek.
Wat is uw einddoel/streefbedrag?
Wie zijn erbij betrokken?
Geld!
Zaken in ‘natura’, zoals hapjes en drankjes, materialen die u wilt lenen of een
locatie waar u gebruik van wilt maken.
Bedenk wat u de potentiële sponsor als tegenprestatie te bieden heeft. Dit kan een
tegenprestatie zijn voor, tijdens of na de activiteit. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:





Vermelding van naam en/of logo op aankondigingen, persberichten of andere
uitingen.
Vermelding van de activiteit door de sponsor zelf.
De mogelijkheid voor de sponsor om zich te presenteren bij de deelnemers aan
de activiteit (middels een stand tijdens de activiteit, folders in de goodie bag,
invulling programmaonderdeel tijdens de activiteit, spandoek, banner, poster of
vlag bij de activiteit, logo van sponsor op de actiepagina, etc.).
Deelname aan de activiteit met (een groep) medewerkers van de sponsor.
Sponsoring als onderdeel van het MVO beleid (Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen) van het bedrijf.
4.
Maak een inventarisatie van mogelijke sponsors: welke (lokale en regionale)
bedrijven passen bij uw doel en activiteit? Welke bedrijven kunt u ook een eventuele
tegenprestatie bieden?
5.
Let er op dat de gekozen sponsor niet in strijd is met de richtlijnen en voorwaarden
van de Antoni van Leeuwenhoek Foundation. Deze vindt u op onze site, onder de
button “Kom in actie”, kopje “voorwaarden en richtlijnen”. In de actievoorwaarden
staat uitgelegd welke bedrijven dit mogelijk kan betreffen. Twijfel? Informeer bij onze
fondsenwervers.
6.
Maak per sponsor(groep) een enthousiast voorstel op ‘schrift’ (email, brief, brochure,
foto’s, filmpje). Gebruik hiervoor de informatie die u bij de stappen 1, 2 en 3 hebt
verzameld.
7.
Benader nu de sponsor, liefst zo persoonlijk mogelijk per telefoon, of probeer een
afspraak te maken waarin u het voorstel komt toelichten. Stuur na het
telefoongesprek de brief/mail uit stap 6 na of laat deze na het gesprek achter. Spreek
af wanneer u terug mag bellen.
8.
Leg de afspraken die u met de sponsors maakt vast. Zo is voor beide partijen
duidelijk wat er van elkaar verwacht wordt en voorkomt u discussie achteraf.
9.
10.
Maak achteraf inzichtelijk aan de sponsor wat de actie heeft opgeleverd met
bijvoorbeeld een (foto/film)verslag van de dag of een publicatie waarin de sponsor
vermeld staat. Een positief resultaat maakt de kans groter dat de sponsor ook in
toekomst weer wil meewerken.
Bedank al uw sponsoren na afloop. Maak het eindbedrag over op de actiepagina, het
geld staat dan meteen op de rekening van de Antoni van Leeuwenhoek Foundation.
En dan nog enkele tips
 Maak een actiepagina aan op https://actie.avlfoundation.nl en stuur deze link mee.
Daarmee geeft u de activiteit een meer officiële status.
 Stel een doel. Wanneer vindt u dat de actie geslaagd is?
 Neem ruim de tijd om sponsors te vinden en te benaderen.
 Hoe directer een potentiële sponsor wordt aangesproken, hoe beter. Probeer daarom bij
het samenstellen van de sponsorlijst, naast de adresgegevens en het telefoonnummer,
ook de naam van een relevante contactpersoon te achterhalen (bijvoorbeeld: eigenaar,
directeur, sponsor/PR/communicatie- & marketing manager). Maak voor het
vinden/inventariseren van sponsors ook gebruik van uw sociale netwerken en die van
mensen uit uw omgeving.
 Zorg dat de tegenprestatie voor de sponsor wordt nagekomen.