4Tips om effectief kennismanagement beter te organiseren

4
Tips om effectief
kennismanagement beter
te organiseren
Door Joop Snijder
Om informatie en kennis te kunnen delen investeren organisaties veel in systemen.
Ondanks deze investering vinden veel medewerkers niet altijd eenvoudig de
informatie die zij nodig hebben en besluiten zij deze informatie dan zelf te creëren.
Dit kost uiteraard veel tijd en geld, om nog maar niet te spreken over de gevolgen
voor de kwaliteit van informatie. Joop Snijder geeft aan de hand van de meest
voorkomende valkuilen vier tips hoe organisaties kennismanagement kunnen
organiseren.
Info Support Components B.V. | Kruisboog 42 | 3905 TG Veenendaal | +31 (0) 318 55 20 20 | [email protected]
1
Administratieve last
2
Gerichter kennisdelen
3
Informatie vindbaar maken
In veel organisaties is met name op het moment dat de organisatie groter wordt, onduidelijk waar en bij
wie specifieke kennis zich bevindt. Er wordt aan medewerkers gevraagd een kennissysteem handmatig
aan te vullen met welke opleidingen of cursussen zij hebben gevolgd of aan welke projecten ze hebben
gewerkt. Dit gaat in het begin goed, maar uiteindelijk past niemand de inhoud meer aan omdat geen enkele
medewerker zit te wachten op administratieve lasten. Er moet dus een manier gevonden worden waarbij
mensen wel vrijwillig een bijdrage gaan leveren zonder dat het hen extra moeite kost. Het meest ideaal zou
zijn wanneer “het systeem” dit automatisch doet.
Een andere valkuil van kennismanagement is dat medewerkers worden lastiggevallen met informatie waar
zij helemaal niets aan hebben. Je ziet vaak bij interne systemen als Yammer dat vragen naar de gehele
organisatie worden gestuurd, terwijl het slechts voor één persoon of een kleine groep mensen interessant
is. Dit zou je als organisatie anders kunnen inrichten. Een van de pluspunten van kennismanagement is dat
je gebruik kunt maken van de ‘crowd’. Je kunt hierdoor voorkomen dat er irritatie ontstaat doordat vragen
en updates met te veel mensen worden gedeeld. Probeer dus met kleinere groepen te werken. Het is in
een afgebakende groep prettig dat je kennis/documenten direct kunt aanpassen en deze met dezelfde
betrokken groep kunt finaliseren. Zo wordt het ‘systeem’ het collectieve geheugen van de organisatie en dat
is precies wat je wilt bereiken.
Een valkuil die eigenlijk aansluit op de eerdere ergernissen is dat informatie vaak niet goed te vinden is.
Regelmatig is informatie over meerdere portalen of kennisbanken verspreid. Dit komt omdat regelmatig tools
worden gebruikt die niet voor kennismanagement geschikt zijn. Met deze tools wordt dan gedacht dat alle
content centraal is opgeslagen en dat alles goed terug te vinden is. In de praktijk blijkt dit vaak tegen te
vallen. Met zo’n constructie moet er namelijk veel in verschillende portalen worden gezocht en dit komt de
efficiëntie van kennismanagement niet ten goede. Zoeken naar informatie is lastig wanneer je niet weet waar
iets precies is opgeslagen. Het is belangrijk dat bij de keuze voor een kennismanagement systeem hier op
wordt gelet.
Gemiddelde tijdsbesteding werknemers1
39%
Rol-specifieke taken
19%
Zoeken & verzamelen informatie
28%
Lezen & beantwoorden emails
14%
Samenwerken
1
4
The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies - Mc Kinsey 2012
Het begint bij Google
Ga zelf maar na, wanneer je iets wil opzoeken, begin je vaak met een zoekopdracht bij Google. Ook bij
werk gerelateerde zaken gebeurt dit, omdat mensen niet weten bij wie ze in de organisatie moeten zijn voor
bepaalde kennis. Dat is natuurlijk jammer. Kennis die via Google gevonden wordt, kan zeker nuttig zijn.
Ideaal zou zijn wanneer er een koppeling is tussen wat er op het internet te vinden is en de kennis binnen de
organisatie. Zo profiteren organisaties optimaal van beide mogelijkheden. Een organisatie moet er rekening
mee houden dat Google (en andere zoekmogelijkheden) antwoord gedreven zijn. Wanneer het antwoord
niet aanwezig is, kan op geen enkele wijze een antwoord op de vraag gegeven worden. Maar dit betekent
uiteraard niet dat er geen antwoord is. Een goed kennismanagement systeem zorgt ervoor dat je naast
kennis in de organisatie ook de collega’s vindt waar je dergelijke vragen aan kan stellen. Zo kun je toch aan
je antwoord komen. Zorg dus dat het kennissysteem aantrekkelijk genoeg en makkelijk doorzoekbaar is
zodat medewerkers hier daadwerkelijk gebruik van gaan maken.
Wil je meer weten? Wij staan je graag te woord, je kan ons het beste bereiken via [email protected] of bellen naar 0650518932