KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de

SWOT EN KENNISMANAGEMENT (KM)
Door Steven de Groot
Veel (kennisintensieve) organisaties die nadenken over de toekomst van hun organisatie, voeren een
SWOT-analyse uit. Hierbij geven ze weinig aandacht voor de aspecten kennis en de omgang hiermee,
ook wel kennismanagement (KM) genoemd. Dit artikel poogt handreikingen te bieden om KM een plek te
geven op de strategieagenda en in het bijzonder in een SWOT-analyse.
KM-aspecten in een SWOT
De KM-aspecten die tenminste een plek in een SWOT moeten krijgen zijn de volgende:
- kennis / competenties (huidige aanwezige vitale of ontbrekende)
- kennispartners en netwerken (huidige of ontbrekende)
- kennisprocessen (huidige mate van (on)beheersing van kennisprocessen zoals kennisdeling, -borging, verwerving, exploitatie
- mechanismen en hulpmiddelen ter ondersteuning van kennisprocessen (huidige, ontbrekende en/of niet goed
werkende zoals vergaderingen, kennissysteem, presentaties, opleidingen, organisatiestructuur en –cultuur).
Om een gevoel bij de huidige status van deze 4 KM-aspecten te krijgen kan een positiebepaling
1
kennismanagement (op basis van INK-model) worden uitgevoerd. Daarnaast biedt KULTIFA ook tal van andere
diagnose-instrumenten (zoals scans) om de kennis, kennisprocessen, netwerken en genoemde mechanismen en
hulpmiddelen te onderzoeken en te beschrijven.
2
Een belangrijke matrix om de relatie tussen kennis en business te monitoren in de volgende.
New Business
Bestaande business
Riskant,
maar strategisch gezien erg belangrijk
Productontwikkeling
New business platform: is afhankelijk
van allianties en partnership
Procesinnovatie
Nieuwe kennis
Bestaande kennis
3
Hardjono en Bakker (2001) reiken een adviezen aan voor de versterking van de 4 strategische uitgangspunten:
vergroten van effectiviteit, efficiency, flexilibiteit en/of creativiteit
Strategisch
uitgangspunt
Socialisatievermogen
Intellectueel vermogen (denkvermogen)
Vergroten van
effectiviteit
Anticiperen op de directe omgeving
Anticiperen op ontwikkelingen in een breed vlak
Structureren van de organisatie
Verklaren en voorspellen met behulp van
expertsystemen en modellen
Vergroten van
efficiency
Structureren van de organisatie
Verklaren en voorspellen met behulp van
expertsystemen en modellen
Ontwikkelen van het interne sociale
systeem
Doen aan zelfonderzoek
Ontwikkelen van het interne sociale
systeem
Doen aan zelfonderzoek
Teamvorming door het genereren van
ideeën
Leren evalueren, de achterkant van het gelijk
ontdekken
Teamvorming door het genereren van
ideeën
Leren evalueren, de achterkant van het gelijk
ontdekken
Anticiperen op de directe omgeving
Anticiperen op ontwikkelingen in een breed vlak
Vergroten van
flexibiliteit
Vergroten van
creativiteit
1
2
3
Handleiding Positiebepaling Kennismanagement, te bestellen bij KULTIFA (mede-ontwikkelaar) of Triam Kennismanagement
OP basis van Von Krogh, Ichijo en Nonaka
Hardjono, T.W. en Bakker, R.J.M.. Management van processen. Kluwer/INK, Deventer, 2001
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
1 van 7
Voorbeelden van KM-aspecten in een SWOT-matrix
Als de organisatie een beeld heeft bij haar huidige invulling van de genoemde KM-aspecten, kan zij deze
positioneren in en aanvullen in de SWOT-matrix.
Het onderstaande tabel toont voorbeelden van KM-aspecten in de SWOT-matrix
-
-
STERKE PUNTEN (S)
state-of-art kennis van ……………..
goede interne kennisdeling
goed inzicht wie wat weet/deed en doet
relatief veel best practices / lessons learned
omgezet in nieuwe werkwijzen
goede contacten in / met …………….
doordrongen van de noodzaak van KM
goede leercondities
goede binding met kenniswerkers (weinig verloop)
beschouwd als expert op gebied van …….
KANSEN (O)
samenwerking
toename aandacht voor ……….. (en daarmee voor
kennis van …………….
-
ZWAKKE PUNTEN (W)
uitstroom 57+-ers komende 3 jaar en hiermee
vertrekkende kennis van ………
kennis over ….. in één of te weinig personen
vervuild …-systeem / -data
‘kennisschuttingen’ tussen afdeling A en B
geen eenduidig versiebeheer projectdossiers
weinig state-of-art kennis van …………
weinig benutten (kennisexploitatie) van
aanwezige kennis
weinig contacten met instituten en
universiteiten/hogescholen
weinig kennis van concurrenten
weinig innovaties
-
BEDREIGINGEN (T)
toenemende concurrentie
afnemende uniciteit van eigen kennis
-
Om kennis en de omgang hiermee te verbinden met een SWOT-analyse zijn de volgende twee mogelijkheden
voorhanden:
-
KM-aspecten toevoegen aan huidige SWOT-analyse
-
Aparte SWOT-analyse van KM-aspecten
Mogelijkheid 1 geniet de voorkeur. Immers, KM is onderdeel van beleid en het dagelijks werk van mensen en
moet niet verbijzonderd worden tot een aparte discipline!
Van SWOT-analyse naar TOWS én kennis- & innovatiebeleid
Zeer zelden maken organisaties de stap van de uitkomsten naar de SWOT-analyse een kloofanalyse wat is
effect van ‘niets doen’) en naar volgende ontwikkelingsmogelijkheden:
-
Stabilisatie (gelijkblijvend beleid, behoedzame voortgang, consolidatie, concurentievermindering, accent
op winst, meer efficiënte bedrijfsvoering, verbetering van doelgerichtheid)
-
Groei (expansie of diversificatie)
-
Sanering (specialisatie, reductie, herinvestering, ontvlechting/sterfhuisconstructie)
-
Turnaround (inkrimping, daarna consolidatie en tenslotte hernieuwde groei)
Om deze keuzes te kunnen maken en deze te vertalen naar een strategie bestaat er een methode om de vier
onderdelen van SWOT te combineren tot vier mogelijke strategieën. Om daarna op basis van strategic issues
(noodzakelijk voor de continuïteit van de organisatie?) een keuze te kunnen maken voor een strategie.
De vier mogelijke strategieën door de vier onderdelen van de SWOT te combineren en te vertalen naar de
volgende TOWS-strategieën (TOWS = SWOT omgekeerd, zie Y-model Brand & Vrakking, 1973):
-
sterke punten en kansen resulteren in SO-strategieën
-
sterke punten en bedreigingen resulteren in ST-strategieën
-
zwakke punten en kansen resulteren in WO-strategieën
-
zwakke punten en bedreigingen resulteren in WT-strategieën
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
2 van 7
Interne factoren /
externe factoren
Sterke punten
S
SO-strategieën
-
Mogelijkheden
O
-
Zwakke punten
W
WO-strategieën
Bestaande kennis toepassen op
nieuwe markten
Sterke kennisprocessen benutten
voor nieuwe kennisgebieden
Door samenwerking (combineren
van kennis) ……….
-
-
ST-strategieën
Bedreigingen
T
-
Binnenhalen nieuwe kennis &
competentie gericht op mogelijkheden
door uitstroom 57+ ers
Richten op niches bestaande kennis
Volgen: aansluiten bij innoveerders
WT-strategieën
Uitnutten bestaande kennis
Samenwerken met aanpalende
unieke kennisgebieden
Unieke kennis vermarkten in
halffabrikaten / concepten
Richten op niches / specialisatie
Exploiteren KM-methoden
-
-
Afspraken maken over beperkte inzet
uitstromende 57-plussers
(kenniscontract)
‘In de verkoop’ / Turnaround
Het expliciet werken met deze vier strategieën levert over het algemeen meer mogelijkheden op dan het
resultaat van het vaak diffuse proces van ‘SWOT naar strategie’, zonder het gebruik van deze vier strategieën.
Voorbeelden van strategiekeuzen en gevolgen voor KM
Duidelijk moet zijn dat de huidige invulling van kennismanagement van grote invloed is op te kiezen strategie.
Anderzijds is het ook zo dat de strategiekeuze gevolgen heeft voor de verdere invulling van kennismanagement.
Huidige invulling
kennismanagement
Strate
giekeuze
Nieuwe invulling
kennismanagement
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
3 van 7
Hieronder volgen enkel voorbeelden.
Gevolgen voor KM
Strategie
Kennis
Kennispartners en
netwerken
Kennisprocessen
Mechanismen &
hulpmiddelen
Generieke strategieën
focus op marktsegment
door kostenleiderschap
differentiatie
versterkingsstrategie
Marktkennis
Organisatie
-kennis
Niches /
specialisatie in
netwerken
Verwerving van
omgevingskennis
Versteken huidige
kennisprocessen
Nog in te vullen
Basisstrategieën
marktinnovatiestrategie
marktvolgerstrategie
effciencystrategie
systeemstrategie
Nieuw kennis
Marktkennis
Proceskennis
Nog in te vullen
Kennisontwikkeling /
innovatie,
Kennisexploitatie
Nog in te vullen
Nog in te vullen
Nog in te vullen
Kennisontwikkeling /
innovatie,
Kennisexploitatie
Nog in te vullen
Segmentatiestrategieën
doelgroepstrategie
geografische benadering
productbenadering
Specifieke
marktkennis
Communities of
Practice
Lokale netwerken
Verwerving van
omgevingskennis
Stabilisatie (Wait and see)
Aanwezige kennis
Bestaande
kennispartners
netwerken
Huidige
kennisprocessen
Concurrentiestrategieën
marktleider
marktuitdager
marktvolger
marktnicher
Nog in te vullen
Huidige M & H
Over KULTIFA improving knowledge performance
Buro KULTIFA richt zich op advies, onderzoek en professionalisering op het gebied van prestatieverbetering
binnen kennisintensieve organisaties.
Kennismanagement in onze optiek een benadering, een methode, om de productiviteit van kennisintensieve
organisaties te continueren en te verbeteren.
Kennis is een vermogen van mensen. Kennismanagement richt zich op het faciliteren van kennisprocessen zoals
kennisverwerving, kenniscreatie, kennisexploitatie, kennisdeling, kennis-awareness, kennisbenutting of
kennisborging.
De inrichting van kennisintensieve organisaties is van grote invloed op het vermogen van kenniswerkers en kan
het rendement van denkwerk doen toenemen.
KULTIFA adviseerde bedrijven ABN AMRO, College voor Zorgverzekeringen, Nationale-Nederlanden, KLM,
KPN, Unilever en Staatsbosbeheer als bij de strategische, tactische en operationele omgang met kennis.
Steven de Groot is partner / adviseur bij KULTIFA. Steven is tevens onderzoeker bij het de unit
organisatieontwikkeling van het IVA (Univ. Tilburg). Steven adviseert organisaties op het gebied van
kennismanagement, performance improvement en kwaliteitszorg.
Steven is auteur van ‘Kennis in uitvoering werkboek kennismanagement (2003)’ en ‘Presteren met professionals.
Prestatieverbetering binnen kennisintensieve organisaties (2005)’.
Steven is bereikbaar via ’contact’ op de homepage van KULTIFA (www.kultifa.nl) of bij het IVA te Tilburg.
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
4 van 7
Trefwoorden
Kennismanagement
Kennisbeleid & innovatiebeleid
Kennisstrategie / Kennisstrategieën
Kennismanagementstrategie / Kennismanagementstrategieën
Kennis-SWOT
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
5 van 7
Bijlage Hulpmiddel KM-aspecten in SWOT
KM-aspecten
Kennis
(vakkennis, organisatiekennis,
omgevingskennis) vs (mate van
aanwezigheid, volledigheid,
verspreiding, betrouwbaarheid,
actualiteit, veroudering,
toegankelijkheid, expliciet,
expliciteerbaarheid, directe
toepasbaarheid, tijd voor vinden,
overload, kosten, etc.)
Sterkte
Zwakte
Partners en netwerken
Contacten met collegae
(zoals vergaderingen,
presentaties, e-mail-verkeer, bij
elkaar binnen lopen)
Contacten met mensen buiten de
eigen organisatie
(zoals vergaderingen,
telefoontjes, email-verkeer,
netwerken)
Kennis- en leerprocessen
Kennis-awareness
Kennisverwerving
Kenniscreatie
Kennisdeling
Kennisbenutting
Kennisverdeling
Kenniscombinatie
Kennisboring
Kennisontsluiting
Kennistranfser
Kennisexploitatie
Verbinden
Leren
Verbeteren
Innoveren
Hulpmiddelen en
mechanismen
ICT
(e-mail, elektronische archieven,
intranet)
Papier
(niet elektronische bronnen,
zoals brochures, handboeken,
boeken)
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
6 van 7
KM-aspecten
Sterkte
Zwakte
Cultuur
(normen en waarden, gebruiken,
werkomgeving, mate & wijze van
kennisdeling / omgang met
kennis)
Structuur
(comm.kanalen, overleggroepen,
netwerken, vergaderingen,
productiestructuur, TBV’s)
Systemen
(info.systemen, systemen mbt
beoordeling, controle, opleiding,
documenten,
formulieren/werkinstructies,
financiën)
Processen / Procedures
(SOP’s, methoden / technieken /
regelgeving, routines,
productieproces)
Beleid & Strategie (planning,
doelstellingen, kennis &
innovatiebeleid)
Leiderschap
(stijl van leidinggeven, faciliteren
en bevorderen van
kennismanagement, bevorderen
van samenwerken en leren)
Personeel
(kennis, vaardigheden, attitude)
KULTIFA / Organisatiestrategie en kennismanagement / Steven de Groot / versie 3
7 van 7