PowerPoint-presentatie - Ngi-NGN

ICT-implementaties
met
Regatta®
Succesvoller selecteren en
implementeren van pakketten
Reinder Koop
28 oktober 2003
Herkent u dit?
Mijn gebruikers snappen niets van de ICT-oplossing
We lopen uit budget
Onze ICT-projecten worden gestuurd op T/G/K/F
Kostenbeheersing
Maken of Kopen?
Gebruikers worden gek van de releases
Alweer een verandering
Weerstand tegen verandering
Mijn ICT-afdeling begrijpt mij niet
Mijn proces loopt niet goed!
Klassieke benadering
Rendement
Start
project
Tijd
Feitelijke start
in productie
Start
voorbereiding
implementatie
Start
activiteiten
ingebruikname
Investering
“Live”
Verborgen
kosten,
“Nazorg”
Programma
Regatta®
Professionaliseren
Pakketimplementatie
Pakketselectie
Pauze
Vragen
Regatta®, het denk- & werkmodel
Externe omgeving
Leren
Interne omgeving
Ervaren
Proces
Informatie
Verandermanagement
Project
Voortraject
Uitvoering
In
gebruik
name
Middelen
Mens
Procesmanagement
Verbeteren
Sturing
Implementeren volgens Regatta®
Organisatie
Mens
Organisatie / processen leidend
Resultaat
Proces
Middelen
StandaardpakketInformatie
leidend
Sturing
Doel
ICT
Implementeren volgens Regatta®
Organisatie
Resultaat
Mens
Proces
Middelen
Samenhang
Informatie
Sturing
ICT
Doel
Implementeren volgens Regatta®
Organisatie
Resultaat
Mens
Proces
Middelen
Balans
Informatie
Sturing
ICT
Doel
Resultaat
Organisatie
Resultaat
Mens
SNELHEID & RENDEMENT
Proces
Middelen
door
Informatie
Sturing
SAMENHANG & BALANS
ICT
Doel
Programma
Regatta®
Professionaliseren
Pakketimplementatie
Pakketselectie
- Valkuilen
- Selectie
- Praktijk
- Doelgroepanalyse
- Participatie
Pauze
Vragen
Traditionele valkuilen
Pakketselectie
Het had geen pakket hoeven zijn
Er was ook een pakket voor geweest
Het gekozen pakket past niet
De (bijkomende) kosten lopen uit de hand
Het pakket is niet op tijd operationeel
Beheer en onderhoud(baarheid) zijn niet geregeld
. . . . .
Pakketselectie: Het proces
Pakketselectie
Fase
Activiteit
Proces
Pre-selectie
Selectie
Marktscan
Request for Information
Request for
Proposal
Resultaat
Informatie
Longlist
Shortlist
Initiele
keuze
Proeftuin
Referentiebezoek
Mens
Verwerving
Contract
Proefperiode
Sturing
Principe
keuze
Definitieve
keuze
Middelen
5 factoren & selectie
Pakketselectie
Ist
Soll
Discrepanties
Proces
Mens
Mens
Informatie
Tevreden?
Middelen
Kunnen
Sturing
Willen
De praktijk: het concern
Pakketselectie
4 BV’s
+ 10.000 medewerkers
130 winkels
>60 miljoen
colli / jaar
De praktijk: de uitdaging
Pakketselectie
Handmatig => Automatisch bestellen
? !
Minder ‘Nee’ verkopen
Logistiek voorspelbaar
Menselijke factor
beperken
Kosten
Omzet
Marge
De praktijk: Doelgroepanalyse
Sturing
Pakketselectie
(Structuur)
Type: Hiërarchisch
Besteller
van functie naar rol
4 BV’s
Cultuur
Multi-culturele
benadering
Cultuur
Cultuur
Cultuur
Proces
Bestelproces winkel
Ontvangstproces
Verkoopproces
Mens
Huidige situatie
Nieuwe situatie
Huidige situatie
Nieuwe situatie
Huidige
Nieuwe
intern situatie
extern
internsituatie
Huidige
intern situatie
Nieuwe
internsituatie
direct intern
indirect
direct intern
indirect
direct intern
indirect
direct intern
indirect
DC’s
direct
indirect
direct
indirect
Vakkenvullers
directFiliaalman.
indirect
direct
Bestellers
KPN
Filiaalman.
-indirect
Vakkenvullers
Cassières
Bestellers
Filiaalman.
Filiaalman.
HW
lev.
Vakkenvullers
Bestellers
Filiaalman. Caissières
Vakkenvullers Filiaalman.
Vakkenvullers
Bestellers
Filiaalman. Caissières
Filiaalman.
Vakkenvullers
Caissières
Vakkenvullers
Bestellers
Filiaalman.
DC’s
Filiaalman.
DC’s
Vakkenvullers
Vakkenvullers
Bestellers
Filiaalman. Chauffeurs
Filiaalman.
Chauffeurs
Vakkenvullers
Vakkenvullers
Bestellers
Filiaalman. Chauffeurs
Chauffeurs
Vakkenvullers Filiaalman.
Chauffeurs
Bestellers
Filiaalman.
Filiaalman.
Chauffeurs
Vakkenvullers
Vakkenvullers
Lev. Kassa
Chauffeurs
Filiaalman.
Klant
Filiaalman.
Chauffeurs
Vakkenvullers
Vakkenvullers
Cassières
Cassières
Directie
Filiaalman.
Filiaalman.
Vakkenvullers
Vakkenvullers
Cassières
Cassières
Filiaalman.
Vakkenvullers
Vakkenvullers Filiaalman.
Cassières
Filiaalman. Cassières
Filiaalman.
De praktijk: Actieve betrokkenheid
Pakketselectie
RvC
Externe omgeving
Directeuren
Filiaalmanagers
Werknemers
4 Filiaalmanagers IC
Deelname in project
De praktijk: Passieve betrokkenheid
Pakketselectie
RvC
Externe omgeving
Directeuren
Filiaalmanagers
Werknemers
Communicatie
Roadshow
Nieuwsbrief
Zichtbare aanwezigheid IC’s en PM
Resumé
Pakketselectie
Regatta®
Samenhang
Organisatie
Mens
Proce
s
Sturing
Middele
n
Informati
e
ICT
Pré-selectie, selectie en verwerving
Actieve & Passieve betrokkenheid
Externe partijen
Programma
- Valkuilen
- Scope
- Praktijk
- Ingebruikname scenario’s
- Implementatiestrategie
Regatta®
- Wat levert het op? Professionaliseren
Pakketimplementatie
Pakketselectie
Pauze
Vragen
Valkuilen pakketimplementatie
Pakket  Proces
Het moet…
Betrokkenheid
Parametrisering
Loopt uit budget
Overdracht
Fall-back scenario’s
…
Pakketimplementatie
Implementatiemethoden
Pakketimplementatie
Strategy
Project
Preperation
Planning
Business
Blueprint
Structure
Construct
Realization
Transition
Final
Preparation
Deploy
Go Live &
Support
Scope
Pakketimplementatie
Voorbereiding
Uitvoering
Technisch
%
Organisatorisch
Functioneel
t
Afronding
Het project
Proces
A.O.
Hoe zorg ik dat de
Pakketimplementatie
Organisaties met
de verandering
Doelgroepanalyse
Documentatie
InforKunnenIngebruikname
werken
matie
en scenario’s
Opleiding
Project
Implementatiestrategie
Willen
werken
Businesscase
Projectmanager
Implementatieplan
ImplementatieCommunicatie
spoor
In gebruik
Samenhang
name
ORG
Roll-out &
draaiboeken
Acceptatie
(incl. fall-back)
ICT
Implementatie &
Conversiedraaiboeken
Realisatie
Beheer
Project
Business
Final
Go Live &
Realization
teams
ICTRoll-out
Preperation
Blueprint
Preparation
Support
1 projectleider
4 implementatie
Crisisopvang
coördinatoren
Roll-over procedures
Voortraject
Mens
Uitvoering
Sturing
Middelen
Proces is leidend
Pakketimplementatie
Organisatie
Bestelproces
Winkel
Werkwijze
Cultuur
Mens
Servers + WS
KPN
Proces
Middelen
Samenhang
4 BV’s
Sturing
Informatie
Handmatig=>Automatisch
Management Informatie
ICT
Ingebruikname scenario’s
Pakketimplementatie
Tijd
Tijd
Big Bang
Gefaseerd
Technisch
Organisatorisch
Functioneel
Tijd
Parallel
Tijd
Gecombineerd
Gekozen scenario
Pakketimplementatie
Uitgangspunten
1 filiaal/BV/week
Opleiden vlak voor roll-out
Gecombineerd Scenario
Leren
Externe leveranciers
Start met slow movers
Ervaren
Resultaat
Snelheid
4 pilots
Beheersbaar
Uitgebalanceerd
Rendement
draaiboek
overige
filialen
Verbeteren
Implementatiestrategie
Pakketimplementatie
Ist
Ist
Ist
Ist
Soll
Discrepanties
Proces
Mens
Informatie
Middelen
Kunnen
Sturing
Willen
Kunnen & Willen
Pakketimplementatie
Opleidingen
Documentatie
A.O.
Participatie
Acceptatie
Communicatie
Kunnen
Willen
Implementatiestrategie
Pakketimplementatie
Strategie
Workshop Implementatie
Huidige kennis & kunde  Gewenste kennis & kunde
Vragenlijst (radar techniek)
Systeemgerichte opleidingen
Passieve acceptatie
11
Procesgerichte opleidingen
9
7
Actieve acceptatie
Uitkomsten
3
1
Passieve participatie
Geen A.O.
Opleiding alleen filiaalmanagers
Systeemdocumentatie
(parametrisering)
Gebruikersdocumentatie
(alleen on-line help)
Systeemgerichte documentatie
5
-1
Procesgerichte documentatie
Actieve participatie
AO vastlegging
algemene communicatie
AO ondersteuning
doelgroep gerichte communicatie
Resultaat
Gedragen oplossing
Synergie
Rendement
Gestructureerd implementeren
Rendement
Pakketimplementatie
Start
project
Tijd
Feitelijke start
in productie
Start
voorbereiding
implementatie
Start activiteiten
ingebruikname
Investering
“Live”
De winst
Gestructureerd
implementerenPakketimplementatie
Rendement
Opbrengst=(A+B)-1
Implementeren
‘klassieke’
benadering
Project
Professionalisering van
het implementeren
B
Start
project
Tijd
Start
voorbereiding
implementatie
1
Start activiteiten
ingebruikname
Investering
A
Feitelijke start
in productie
Organisatie
“Live”
Resumé
Pakketimplementatie
Regatta®
Balans
Samenhang
Organisatie
A.O.
Mens
Documentatie
Proce
s
Opleiding
Informati
e
Communicatie
Sturing
&
Middele
n
Acceptatie
ICT
5 factoren
6 aspecten
Huidige situatie  Gewenste situatie
Implementeren volgens Regatta®
HET LIJKT
SIMPEL
EN
DAT WORDT HET OOK
Pauze
Programma
Regatta®
Professionaliseren
- IM model
Pakketimplementatie
- Referentiekader
- Volwassenheid matrix
- Verbeteren
Pakketselectie
Pauze
Vragen
Waarom professionaliseren?
Professionaliseren
Ervaren, Leren en Verbeteren
Kostenbesparing
Snelheid
…
Implementation Maturity Model
Professionaliseren
Geïntegreerd
proces
Implementatie
proces
Implementatie
2
project
Implementatie
1
procedures
Implementatie
activiteiten
0
(ad hoc)
initial
repeatable
defined
3
4
managed
optimizing
IMM Referentie kader
Professionaliseren
Implementatiefactoren
IMM Elementen
Implem
Niveaus
Implementatie volwassenheid Matrix
Implementatiefactor Proces
Professionaliseren
Elementen
Invulling aspecten
Fasering
Implementatiestrategie
Integratie
Verandermanagement
Procesmanagement
Niveau’s implementatiestrategie
A. Strategie per aspect
B. Strategie voor alle aspecten
C. Strategie voor samenhang met
project
Volwassenheid matrix
Professionaliseren
Tijdslijn 0
Aandachtsgebied
Proces
Invulling aspecten
Fasering
Implemenentatiestrategie
Integratie
Verandermanagement
Procesmanagement
Mens
Typering mensen
Participatiegraad
Acceptatiegraad
Middelen
Procestools
Implementatietools
Informatie
Metrics
Rapportage
Beheer
Sturing
Begroting & Planning
(M&T
Toepassingsgraad methodiek
en
Implementatiefuncties
structuur)
Communicatiekanalen
Balans & samenhang
1
2
3
A
5
6
B
B
A
A
A
4
7
8
10 11 12 13 14 15
C
C
B
B
A
C
C
D
B
B
A
A
9
C
C
B
A
C
D
C
A
B
A
C
A
B
A
B
A
C
C
B
A
A
D
C
C
C
B
B
A
D
D
C
B
B
A
D
C
B
A
D
C
B
B
A
D
D
D
C
B
C
D
Waar staat u?
Ambitie
Professionaliseren
Inbedding
Ambitieniveau
• Pakketselectie en –implementatie is ook een directie
zaak
• Het is beleid om key performance indicatoren te
definiëren waarmee successen gemeten worden.
• Pakketten worden altijd geselecteerd vanuit een
architectuurvisie
• Alle belanghebbende lagen zijn betrokken bij het
selectietraject
• Selecteren en implementeren gebeurt met behulp van
een proefperiode
• Bij aanschaf van pakketten wordt rekening gehouden
met groeimogelijkheden
Inbedding
• Er is voortdurende controle of de functionaliteit en
effectiviteit van de gebruikte pakketoplossingen
• Alle betrokkenen kennen alle noodzakelijke feautures
van de pakketten die gebruikt worden
• Er bestaat een standaard procedure voor het
inventariseren van wensen, voor aanpassingen en
verbeteringen
• Het is bij iedereen bekend wie de applicatiebeheerder is
van elk pakket (onderdeel)
• Het is bij iedereen bekend wie de functioneel eigenaar
is van elk pakket (onderdeel)
• Een vaste groep specialisten is belast met de
uitrol/implementatie van nieuwe pakketten
Waar staat u?
Professionaliseren
Resultaat
gericht
Ad-hoc
Actiegericht
Ambitie
Visie
Inbedding
Verbeteren
Professionaliseren
Huidige situatie
Schaal 0
1
Invulling aspecten
A
Schaal 0 1
Fasering
Implemenentatiestrategie
Invulling
A
Etcetera aspecten
Fasering
Implemenentatiestrategie
Schaal 0 1
Etcetera
2
A2
A
A
A2
3
4
B
3 B4
5
5
B
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15
C
6 C7
8
9
C
10 11 12 13 14 15
8 C9
10 11 12 13 14 15
8
10 11 12 13 14 15
B
B
3
C
C
4 B5
6
7
Gewenste
B situatie
C
Invulling aspecten
A
Schaal 0 1
Fasering
Implemenentatiestrategie
Invulling
A
Etcetera aspecten
Fasering
Implemenentatiestrategie
Etcetera
A2
A
A
A
3 B4
5
B
B
B
6 C7
9
C
C
C
B
C
Controlepunten & Afhankelijkheden
Afhankelijkheden
•Invulling aspecten-C
•Fasering-C
•Participatiegraad-C
•Acceptatiegraad-B
Professionaliseren
Controlepunten
Strategie in
samenhang
met project
(C)
•Overkoepelende impl.
Strategie
•Risico & Succes factoren
benoemd
Afhankelijkheden
•Invulling aspecten-B
•Fasering-B
•Participatiegraad-B
•Beheer-A
Strategie
voor alle
aspecten
(B)
Controlepunten
•Differentiatie diepgang
•Onderlinge afstemming
(synergie)
Afhankelijkheden
•Invulling aspecten-A
•Participatiegraad-A
Controlepunten
Strategie per
aspect
(A)
•Risico-afweging
•Een of meerdere m&t voor
invulling aspect
Resumé
Professionaliseren
Regatta®
Samenhang
Organisatie
Mens
Proce
s
Sturing
Middele
n
Informati
e
ICT
Referentiekader
Volwassenheid matrix
Controlepunten en afhankelijkheden
Implementeren volgens Regatta®
Organisatie
Mens
Resultaat
Proces
Middelen
Informatie
Sturing
Doel
ICT
Implementeren volgens Regatta®
Organisatie
Resultaat
Mens
Proces
Middelen
Samenhang
Informatie
Sturing
ICT
Doel
Implementeren volgens Regatta®
Organisatie
Resultaat
Mens
Proces
Middelen
Balans
Informatie
Sturing
ICT
Doel
Denk aan…
Organisatie
Resultaat
Mens
SNELHEID & RENDEMENT
Proces
Middelen
door
Informatie
Sturing
SAMENHANG & BALANS
ICT
Doel
Vragen
SNELHEID & RENDEMENT
door
SAMENHANG & BALANS
E-mail: [email protected]