Instructie voor het indienen van het verzoek tot subsidievaststelling

Instructie voor het indienen van het verzoek tot subsidievaststelling
in het kader van de Subsidieregeling POP3 Noord-Brabant
openstelling Innovaties op het landbouwbedrijf voor precisiebemesting
Versie 1.0 – juli 2016
Bijlagen:
Bijlage 1:
Verzoek tot
subsidievaststelling
Bijlage 2:
Format financiële
rapportage
Bijlage 1 Bijlage 2 - Format
Formulier verzoek tot vaststelling.docx
financiële rapportage.xlsx
Pagina 1 van 6
Bijlage 3:
Minimale eisen ten
aanzien van
urenregistratie
Bijlage 4:
Format
urenregistratie
Bijlage 3 - Minimale
Bijlage 4 - Format
eisen urenregistratie POP3.docx
urenregistratie.xlsx
Europees Landbouwfonds
voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland
Inleiding
U heeft subsidie toegekend gekregen in het kader van de Subsidieregeling POP3 Noord-Brabant,
openstelling “Fysieke investeringen voor precisiebemesting”. Op grond van artikel 1.10 van de
subsidieregeling dient u na afronding van de activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt een verzoek
tot vaststelling van de subsidie in te dienen. In deze instructie wordt beschreven hoe u het verzoek tot
subsidievaststelling op moet stellen en worden de aandachtspunten vermeld voor de indiening van
het vaststellingsverzoek.
U dient uw vaststellingverzoek bij Stimulus Programmamanagement in te dienen uiterlijk twee jaar na
datum waarop u de verleningsbeschikking hebt ontvangen. Uw verzoek bevat ten minste de volgende
onderdelen:
1. Ingevuld formulier verzoek tot subsidievaststelling
2. Inhoudelijk verslag
3. Financieel verslag
4. Onderliggende bewijsstukken
U kunt uw vaststellingsverzoek inclusief bijlagen via e-mail of WeTransfer sturen naar:
[email protected]
1. Ingevulde formulier verzoek tot subsidievaststelling (bijlage 1)
Met het formulier verzoek tot subsidievaststelling dient u bij ons uw vaststellingsverzoek in. Het is een
formulier waarmee u kenbaar maakt wat de gerealiseerde kosten zijn in uw project en wat het bedrag
is dat u verzoekt om als subsidie vast te stellen en aan u uit te betalen. In het formulier – wat u aantreft
in bijlage 1 bij deze instructie – vult u de volgende gegevens in:
- Contactgegevens aanvrager (incl. die van eventuele partners in een samenwerkingsverband);
- BRS-nummer (het registratienummer waaronder u bij RVO bekend bent, incl. die van
eventuele partners in een samenwerkingsverband);
- Contactgegevens van een gemachtigde (indien van toepassing). Wanneer u niet eerder een
gemachtigde heeft opgegeven of wanneer deze anders is dan bij de aanvraag, voegt u een
machtigingsverklaring bij;
- Gegevens over het project (naam project, zaaknummer, start- en einddatum);
- Informatie over de inhoudelijke projectrealisatie:
o Welke activiteiten heeft u in het kader van het project uitgevoerd?
o Welke prestaties heeft u dankzij het project geleverd?
o Is sprake van aan het project toe te rekenen inkomsten incl. eventueel verleende
andere subsidies die op de gesubsidieerde activiteiten betrekking hebben? Zo ja,
vermeld dan de betreffende bedragen en subsidieverstrekkers (voeg tevens
beschikkingen bij).
Pagina 2 van 6
Europees Landbouwfonds
voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland
-
-
Informatie over de financiële projectrealisatie:
o Totaal gerealiseerde projectkosten
o Totaal gedeclareerde kosten ter vaststelling
o Gevraagd subsidiebedrag ter vaststelling
o Hoe is het project gefinancierd? Indien sprake is van een leen- of leaseconstructie
graag toelichten en onderbouwen met onderliggende documenten.
Overige vragen en/of opmerkingen voor wanneer u vragen of opmerkingen heeft waarop u
een reactie van ons verwacht.
2. Inhoudelijk verslag
Het inhoudelijk verslag geeft een korte toelichting (in circa 2 A4) op de uitgevoerde activiteiten. Het
inhoudelijk verslag bevat in ieder geval de volgende verslaglegging:
- een beschrijving van de activiteiten die in het kader van het project zijn verricht met verwijzing
naar de met de uitgevoerde activiteiten gepaard gaande gerealiseerde kosten;
- een evaluatie van de mate waarin de activiteiten hebben bijgedragen aan de doelstellingen,
omschreven in het projectplan dat onderdeel vormt van de beschikking tot subsidieverlening;
- de kennis en informatie die met het project zijn opgedaan;
- de wijze waarop de kennis en informatie, zoals bedoeld in voorgaand punt, openbaar is of zal
worden gemaakt, ingeval is bepaald dat openbaarmaking plaatsvindt.
3. Financieel verslag
Het financieel verslag bestaat uit een overzicht van de ten behoeve van het project gemaakte en
betaalde kosten. Dat overzicht bestaat uit de volgende bijlagen:
A. Factuurbijlage
B. Urenbijlage
C. Totaal overzicht
In uw vaststellingsverzoek neemt u in de factuur- en urenbijlage alleen de kosten op die u niet eerder
bij Stimulus Programmamanagement hebt gedeclareerd. Reeds verantwoorde en door Stimulus
goedgekeurde kosten maakt u inzichtelijk in het totaaloverzicht. In de bijlage 2 van dit document is
een format voor het financieel verslag opgenomen.
Let op: uw financieel verslag wordt onderworpen aan de administratieve controle door Stimulus
Programmamanagement. Stimulus controleert onder andere of de gedeclareerde kosten aan de
subsidiabiliteitsvoorwaarden voldoen. Alle niet-subsidiabel beoordeelde kosten worden
gecorrigeerd conform het sanctiebeleid (Beleidsregels verlagen subsidie POP; Besluit van de
Staatssecretaris van Economische Zaken van 19 mei 2016, nr. WJZ/16027022).
Pagina 3 van 6
Europees Landbouwfonds
voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland
A. Factuurbijlage
In de factuurbijlage neemt u per regel de ten behoeve van het project betaalde facturen op. Per factuur
vermeldt u de volgende gegevens:
- Begunstigde: u vermeldt hier de naam van de projectpartner die betreffende kosten heeft
gemaakt en betaald. Indien de subsidie is toegekend aan een samenwerkingsverband dienen
de gemaakte kosten per samenwerkingspartner te worden verantwoord;
- Factuurnummer: dit is het interne boekstuknummer waarop de factuur in uw administratie is
geregistreerd;
- Crediteurnaam
- Extern factuurnummer; dit is het boekstuknummer dat de leverancier aan de factuur heeft
toegekend;
- Begrotingspost; begrotingsposten corresponderen met subsidiabele kosten zoals vermeld in
artikel 2.2.4 van de subsidieregeling. Alleen begrotingsposten die voor uw project zijn
goedgekeurd (zie bijlage 1 van uw verleningsbeschikking) zijn binnen uw project subsidiabel;
- Omschrijving; geef een korte omschrijving van de betreffende kosten weer. De bedoeling is
dat Stimulus Programmamanagement op basis van de omschrijving van de regel een idee krijgt
van de activiteiten waar de kosten betrekking op hebben. Alleen kosten die betrekking hebben
op de subsidiabele projectactiviteiten zoals beschreven in het goedgekeurde projectplan
komen voor subsidie in aanmerking. Neem daarom een duidelijke omschrijving van de kosten
op die verwijst naar de activiteiten uit het projectplan;
- Bedrag exclusief BTW; bedrag dat behoort tot de subsidiabele kosten en door u wordt
gedeclareerd. Dit hoeft niet persé de hele factuur te zijn. Ook is het mogelijk dat een factuur
betrekking heeft op meerdere begrotingsposten. In dat geval graag uitsplitsen.
- Bedrag inclusief BTW;
- BTW verrekenbaar; geef aan met “ja” of “nee” of de begunstigde de BTW met betrekking tot
de gedeclareerde factuur kan verrekenen;
- Factuurdatum datum van de factuur;
- Betaaldatum: deze datum moet aansluiten met de rentedatum van de betaling vermeld op het
bankafschrift.
B. Urenbijlage
In de urenbijlage worden ten behoeve van het project gemaakte personeelskosten en inbreng van
eigen arbeid verantwoord. De urenbijlage dient Stimulus Programmamanagement inzicht te
verschaffen in de ten behoeve van het project bestede aantal uren, gebruikte tarieven en de
activiteiten die hierbij zijn uitgevoerd. De volgende gegevens dienen te worden ingevuld in de
urenbijlage:
- Begunstigde: u vermeldt hier de naam van de projectpartner die betreffende uren heeft
gemaakt. Indien de subsidie is toegekend aan een samenwerkingsverband dienen de
gemaakte kosten per samenwerkingspartner te worden verantwoord;
- Begrotingspost; begrotingsposten corresponderen met subsidiabele kosten zoals vermeld in
artikel 2.2.4 van de subsidieregeling. Alleen begrotingsposten die voor uw project zijn
goedgekeurd (zie bijlage 1 van uw verleningsbeschikking) zijn binnen uw project subsidiabel.
In dit geval kan het alleen personeelskosten en/of bijdragen in natura betreffen. Uren van
bijvoorbeeld externe adviseurs worden via facturen verantwoord;
- Naam van de persoon die de uren ten behoeve van het project heeft gemaakt;
Pagina 4 van 6
Europees Landbouwfonds
voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland
-
-
-
-
-
Omschrijving van de activiteiten die zijn uitgevoerd in de verantwoorde tijd. Op basis van deze
omschrijving moet het voor Stimulus Programmamanagement mogelijk zijn om de link te
maken tussen de uitgevoerde activiteiten en de activiteiten beschreven in het goedgekeurde
projectplan;
Periode waarin de uren zijn gemaakt; uit deze omschrijving dient te blijken dat de uren in de
subsidiabele looptijd van het project zijn gemaakt. Daarnaast verwijst de omschrijving van de
periode waarin de uren zijn gemaakt naar de onderliggende urenstaten. Gebruik daarom
duidelijke omschrijving met vermelding van de begin- en einddatum van de periode;
Aantal uur dat de betreffende medewerker in de eerder vermelde periode heeft gemaakt ten
behoeve van het project. Dit aantal dient aan te sluiten met het aantal uur verantwoord
middels de onderliggende urenstaten;
Tarief dat voor de betreffende persoon wordt verantwoord. Voor personen die verloond
worden dient het tarief te worden berekend op basis van het bruto salaris. Niet-verloonde
eigenaar mag zijn uren verantwoorden tegen het vast tarief ad €35/uur;
Bedrag aan verantwoorde kosten (aantal uur * tarief).
C. Totaaloverzicht
Het totaaloverzicht geeft per begrotingspost – indien van toepassing - inzicht in reeds bij Stimulus
Programmamanagement verantwoorde kosten en de correcties die door Stimulus zijn verwerkt in
reeds ingediende rapportages. Wanneer enkel een vaststellingsverzoek wordt ingediend, worden de
te declareren kosten vermeld in de kolom ‘Kosten deze rapportage’. Aandachtspunten bij het invullen
van het totaaloverzicht zijn:
- Bedragen in de kolom “Reeds verantwoorde kosten” dienen aan te sluiten met de rapportages
die u eerder bij Stimulus Programmamanagement heeft ingediend. Indien u in één keer een
vaststellingsverzoek indient en dus niet eerder tussentijds verantwoording heeft afgelegd met
een voortgangsrapportage, dan is deze kolom niet van toepassing;
- Bedragen in de kolom “Correcties Stimulus Programmamanagement” ontleent u aan de brief
/ brieven “Verwerking betalingsverzoek” waarin de door Stimulus Programmamanagement
verwerkte correcties op de door u reeds gedeclareerde kosten zijn vermeld en gespecificeerd.
Deze kolom is niet van toepassing als u niet tussentijds verantwoording heeft afgelegd;
- Bedragen in kolom “Reeds goedgekeurde kosten” ontleent u aan de laatste brief “Verwerking
betalingsverzoek” van Stimulus Programmamanagement waarin de reeds goedgekeurde
projectkosten cumulatief vermeld staan. Deze kolom is niet van toepassing als u niet
tussentijds verantwoording heeft afgelegd;
- Bedragen in de kolom “Kosten deze rapportage” dienen aan te sluiten met de bedragen
opgenomen in de facturen- en urenbijlage. Indien u in één keer een vaststellingsverzoek
indient, dan voert u alle gerealiseerde kosten van uw project in deze kolom in;
- Kolom “Totaal” is de som van de bedragen uit de kolommen “Reeds goedgekeurde kosten” en
“Kosten deze rapportage”.
LET OP! Het bedrag per begrotingspost in het totaaloverzicht moet direct te herleiden zijn uit de
individuele factuur- en uurregels uit de facturen- en urenbijlage. Gebruik hiervoor de kolom
‘Begrotingspost’ in de tabbladen facturen- en urenbijlage in de financiële rapportage.
Pagina 5 van 6
Europees Landbouwfonds
voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland
4. Onderliggende bewijsstukken
Om uw financiële rapportage te kunnen beoordelen voert Stimulus Programmamanagement een
administratieve controle uit om vast te kunnen stellen of de verantwoorde kosten aan de
subsidiabiliteitsvoorwaarden voldoen. De verantwoorde kosten worden hierbij gecontroleerd aan de
hand van de onderliggende bewijsstukken. U dient onderliggende bewijsstukken ten aanzien van alle
in uw rapportage verantwoorde kosten toe te voegen aan uw rapportage. Hoe completer uw
rapportage is onderbouwd hoe sneller Stimulus Programmamanagement de beoordeling van uw
rapportage kan afronden en hoe eerder de betaling van het (resterende) subsidiebedrag plaats kan
vinden. Hieronder worden de belangrijkste onderbouwende bewijsstukken vermeld die u met uw
rapportage dient in te dienen (let op: deze lijst is niet limitatief):
Factuurbijlage
- Facturen; gegevens op de facturen dienen aan te sluiten met de gegevens opgenomen in de
factuurbijlage. Indien slechts een deel van het factuurbedrag ten laste van het project wordt
gebracht, geef dan een korte toelichting op voor de toerekening van het verantwoorde bedrag;
- Betaalbewijzen (bankafschriften); de bankafschriften dienen op naam van de begunstigde te
staan en er dient zichtbaar te zijn dat de betreffende factuur betaald is. Datum van betaling
van de in de factuurbijlage opgenomen factuur moet zichtbaar zijn;
- Bewijsstukken ter onderbouwing van de marktconformiteit en redelijkheid van de kosten. U
dient aan te tonen dat u een overwogen keuze van de investering en de leverancier hebt
gemaakt. Dat wil zeggen dat u voor de aanschaf van investeringen en voor het aangaan van
overeenkomsten eerst op de markt hebt georiënteerd over de mogelijkheden en de kosten
daarvan. Uit uw projectadministratie dient te blijken dat u op basis van deze informatie een
afgewogen keuze hebt gemaakt waarbij zowel prijs als kwaliteit zijn meegenomen. U kunt dit
onderbouwen door middel van meerdere offertes, maar andere bewijsstukken zoals
prijscatalogi, informatie van het internet, enzovoort kunnen ook als onderbouwing dienen;
- Opdrachtbevestigingen / contracten;
- Overige stukken met betrekking tot offertetrajecten;
Urenbijlage
- Urenstaten ter onderbouwing van de in de urenbijlage verantwoorde uren. De urenstaten
dienen te voldoen aan de minimale daaraan te stellen eisen. Deze eisen zijn opgenomen in
bijlage 3 van dit document. Stimulus heeft tevens een format voor de urenregistratie
beschikbaar gesteld. Deze format is opgenomen in de bijlage 4;
- Ter onderbouwing van de verantwoorde tarieven bij personeelskosten dient u
loonstroken/loonstaten van de bij het project betrokken medewerkers aan te leveren;
- U dient tevens de inzet van de betreffende medewerker/het personeelslid te onderbouwen.
Overige bijlagen
- Bewijsvoering over communicatieverplichtingen (bijv. foto van gepleegde investeringen en
affiche);
- Besluiten op vergunningaanvragen (indien van toepassing);
- Aanbestedingsdossier (indien van toepassing);
- Eigendomsbewijs aangeschafte machines (indien van toepassing);
- Overeenkomsten leningen en/of financial lease (indien van toepassing).
Pagina 6 van 6
Europees Landbouwfonds
voor Plattelandsontwikkeling:
Europa investeert in zijn platteland