Handleiding bij de projectoproep opstart coöperatie

Handleiding bij de projectoproep opstart coöperatie
Context
De beleidsnota Sociale Economie 2009-2014 wil inzetten op een sociale economie waarin
het innovatiegehalte op vlak van sociaal en maatschappelijk verantwoord ondernemen
optimaal wordt uitgebouwd en benut. Een van de beleidsopties is de principes van het
coöperatief ondernemen op te waarderen.
Het coöperatief ondernemen maakt van oudsher deel uit van de sociale economie en treedt
vandaag weer meer en meer op de voorgrond. Binnen de beleidsfocus op coöperatief
ondernemen wordt vooral ingezet op twee specifieke kenmerken:
- coöperatief ondernemen als participatief ondernemen, waarbij andere relaties met
werknemers, klanten en samenleving worden uitgebouwd;
- coöperatief ondernemen als succesvol alternatief om maatschappelijke uitdagingen
aan te pakken.
Deze ambities werden in 2011 en 2012 reeds vertaald in 3 oproepen (respectievelijk vanuit
het Vlaams Subsidieagentschap WSE en het Europees Sociaal Fonds Vlaanderen vzw) o.a.
rond pilootprojecten om te komen tot verschillende organisatie- en financieringsmodellen
voor coöperatief ondernemen in Vlaanderen.
Deze oproepen maken deel uit van een breed palet aan acties, die de minister groepeerde in
een strategisch actieplan coöperatief ondernemen.
Oproep
De subsidie heeft als doelstelling om startende coöperaties bij hun opstart te ondersteunen.
Het ingediende project dient na afloop van de subsidieperiode te resulteren in:
1. een publicatie van de statuten in het Staatsblad;
2. waarbij de statuten na gespecialiseerd advies beantwoorden aan de
erkenningsvoorwaarden van de NRC;
3. het bewijs van een aanvraag tot erkenning als een coöperatieve onderneming bij
de Nationale Raad voor de Coöperatie (NRC).
Tijdens de subsidieperiode is het dan ook noodzakelijk dat de projecten toewerken naar het
neerleggen van de statuten in het staatsblad, waarbij de statuten, dankzij expertadvies,
beantwoorden aan de door de Nationale Raad voor de Coöperatie (NRC) gestelde
erkenningsvoorwaarden. Daarnaast wordt bij de NRC een aanvraag tot erkenning ingediend.
De projecten dienen beleidsrelevante informatie over het maatschappelijke nut en de
concrete meerwaarden van het coöperatieve model op te leveren. Ze moeten passen binnen
het Vlaamse beleidskader van de minister bevoegd voor de maatschappelijke niche waarin
ingediend wordt. Er wordt dan ook advies ingewonnen van de desbetreffende
beleidsdomeinen. Het betreft hier de niches:
- landbouw
- armoedebestrijding
- sport
- wonen
-
wonen-zorg
kinderopvang
cultuur
energie
sociale economie
Er zijn voor deze oproep drie indieningsmomenten voorzien, respectievelijk op 15 oktober
2013, 15 december 2013 en 15 februari 2014. Anderhalve maand na elk indieningsmoment
start de looptijd van het ingediende project, waarbij er een maximale looptijd van 6 maanden
voorzien is.
De aanvraag
1. Wie kan intekenen?
De subsidieaanvraag kan in naam van de op te richten coöperatie worden ingediend door
- feitelijke verenigingen;
- rechtspersonen met uitzondering van publieke rechtspersonen;
- vormen van publiek-private samenwerking.
De potentiële coöperaties mogen op het moment van indiening nog geen statuten als cvba
hebben neergelegd bij het staatsblad voor publicatie, met uitzondering van bestaande
coöperaties die de opstart van een nieuwe coöperatie beogen.
2. Wat is coöperatief ondernemen?
Een coöperatie is een vereniging van natuurlijke en/of rechtspersonen die tot doel heeft om
de gemeenschappelijke behoeften van de leden te bevredigen. Een coöperatie voert een
(economische) activiteit uit, maar in tegenstelling tot een kapitaalsvennootschap wordt die
niet gebruikt voor persoonlijke verrijking, wel om doelstellingen op sociaal, maatschappelijk
en/of ecologisch vlak te realiseren.1
De International Co-operative Alliance (ICA, http://www.ica.coop/al-ica/) vat de coöperatieve
principes als volgt samen:
- vrijwillig en open lidmaatschap;
- democratische controle door de leden;
- economische participatie door de leden;
- autonomie en onafhankelijkheid;
- onderwijs, vorming en informatieverstrekking;
- coöperatie tussen coöperaties;
- aandacht voor de gemeenschap.
Van belang bij de opstart van een coöperatieve onderneming is dat deze een (meer)
optimaal antwoord biedt op huidige en toekomstige maatschappelijke noden binnen de
principes van sociale economie.
3. Projectbeschrijving
Volgende elementen moeten minimaal aan bod komen:
- geef een voorstelling van uw project: wie bent u? Motiveer daarbij de keuze voor
coöperatief ondernemerschap;
1
Bron: www.coöperatiefvlaanderen.be
2
-
de historiek van uw project;
de visie, missie en strategie van uw op te richten coöperatie;
geef aan welke coöperatieve principes u in uw coöperatie zal implementeren en hoe u
dat zal doen;
een omgevingsanalyse: wat vraagt de directe en bredere omgeving van uw toekomstige
coöperatie en hoe speelt ze daar op in?
wie zijn uw stakeholders en op welke manier worden zij bij uw coöperatie betrokken?
marketing/communicatie: aan wie en hoe zal u uw product/dienst verkopen?
binnen welke niche kadert uw coöperatieve werking? Wat is de beleidsrelevantie van uw
coöperatie?
operationeel plan: hoe zal uw organisatie het komende jaar werken? Koppel hierbij een
begroting voor de komende 6 maanden aan het operationeel plan. Maak een plan van
aanpak op bestaande uit een tijdslijn met fases waarin de activiteiten zijn weergegeven,
waarbij u de activiteiten koppelt aan middelen en personeelsinzet.
De subsidie
1. Aard van de subsidie
De subsidiëring valt onder de toepassing van de de-minimis-steun. Deze wordt geregeld
door de Verordening van de Commissie (EG) 1998/2006 van 15 december 2006 betreffende
de toepassing van de artikelen 87 en 88 van het Verdrag op de minimis-steun en is in voege
sinds 1 januari 2007 (hierna Verordening genoemd).
De Verordening is van toepassing op bedragen van staatssteun die van zo’n beperkte
omvang zijn dat ze geen staatssteun vormen in de zin van artikel 87 (1) van het Verdrag tot
oprichting van de Europese Gemeenschap.
Het totaalbedrag dat een bedrijf kan ontvangen als indirecte staatssteun is beperkt tot een
plafond van 200.000 euro per drie jaar.
De drie opeenvolgende jaren hebben een rollend karakter: voor elke steun toegekend onder
de de‐minimisregel dient het bedrag bepaald te worden van de de‐minimissteun toegekend
gedurende drie opeenvolgende kalender jaren (inclusief het lopende fiscale jaar).
De de‐minimissteun mag niet gecumuleerd worden met staatssteun ten behoeve van
dezelfde in aanmerking komende kosten, indien dat zou leiden tot overschrijding van de
maximale steunhoeveelheid zoals vastgesteld in de diverse vrijstellingsverordeningen of in
beschikkingen van de Europese Commissie.
Alle overheidssteun moet worden opgeteld.
2. Steunintensiteit
Cofinanciering uit eigen of andere (publieke of private) middelen is verplicht.
Organisaties dienen zelf minimaal 30% financiering in te brengen en hebben recht op
maximaal 70% steun. De maximale steunintensiteit bedraagt 20.000 EUR.
In de aanvraagfase wordt het maximale steunbedrag berekend op basis van de geraamde
totale netto kosten van het project (namelijk de geraamde kosten van het project na aftrek
van de geraamde klanteninkomsten). Het maximale steunbedrag dat wordt uitbetaald, wordt
berekend op basis van de werkelijk gemaakte kosten na aftrek van de werkelijke
klanteninkomsten én na toepassing van de verplichte 30% cofinanciering.
3
3. De begroting
De begroting is een raming van de kosten van de coöperatie met betrekking tot de op te
richten coöperatie.
4. De subsidiabele kosten
Enkel de kosten die betrekking hebben op de uitvoering van het project en binnen de looptijd
van het project gemaakt zijn, komen in aanmerking voor subsidiëring.
De kosten moeten kunnen worden toegewezen op naam van de opgerichte CVBA en
worden na afloop van het project dan ook ingediend door deze CVBA.
Gelieve voor middelen die niet voorkomen in rubriek 4 en die u wenst in te brengen contact
op te nemen met Bie De Keulenaer van het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en
Sociale Economie via [email protected] of 02 553 43 52.
Investeringskosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
De regelgeving inzake de BTW dient gerespecteerd te worden. Voor de BTW geldt het
volgende basisprincipe: terugvorderbare BTW is niet subsidiabel en kan bijgevolg niet
worden ingebracht. Dit geldt voor alle BTW die op welke manier dan ook kan worden
teruggevorderd, dus ook wanneer zij niet daadwerkelijk door de begunstigde wordt
teruggevorderd. Bij organisaties met een gemengd BTW statuut betekent dit dat enkel dat
deel van de BTW subsidiabel is dat niet kan worden teruggevorderd.
Enkele concrete voorbeelden kunnen dit verduidelijken:
- een volledig BTW-plichtige kan de BTW niet inbrengen;
- een niet BTW-plichtige kan de BTW volledig inbrengen;
- een instantie met een gemengd BTW-statuut die bijvoorbeeld een BTW-plicht van 8%
heeft, kan de overige 13% van de in totaal 21% BTW in het dossier inbrengen.
Belangrijk is ook dat instanties met een gemengd BTW-statuut duidelijk moeten aangeven en
bewijzen welk deel van de BTW terugvorderbaar is.
De subsidiabele kosten worden opgesplitst in de volgende rubrieken:
4.1. Loonkosten
4.2. Werkingskosten
4.1. Loonkosten
De loonkosten voor intern personeel van de cvba die tijdens de opstartperiode gemaakt
worden, kunnen worden ingebracht.
Een personeelslid is ‘intern’ indien hij/zij een arbeidsovereenkomst heeft bij de cvba.
Loonkosten die met andere subsidies worden gefinancierd, kunnen niet ingebracht worden.
Loonkosten van personeel dat vóór de opstart van de coöperatie wordt ingezet door de
aanvrager om de opstart te faciliteren, dienen na opstart van de coöperatie via facturering
aan de coöperatie of via vergoeding voor occasionele prestaties (fiche 251.86 ereloonnota’s)
te worden vergoed. Deze kosten kunnen worden ingebracht onder de rubriek werkingskosten
(zie verder)
4.2. Werkingskosten
a. Directe werkingskosten
4
Rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor consulting, expertadvies,
vrijwilligersvergoedingen, ereloonnota’s, facturen voor dienstverlening ,….
Kosten van investeringsgoederen worden niet aanvaard als subsidiabele kosten.
Investeringsgoederen zijn alle goederen waarvan de aanschaffingswaarde in principe niet
meteen volledig wordt afgeboekt.
b. Indirecte werkingskosten
Deze kosten hebben ‘indirect’ betrekking op het project en zijn gerelateerd aan het intern
personeel van de cvba. Onder deze rubriek vallen onder andere de volgende kosten: huur,
telefoon, kopieën, verwarming, onderhoud, directie, boekhoudkundig als administratief en
coördinerend personeel, ICT ondersteuning en andere.
De volgende kosten worden expliciet uitgesloten:
- investeringskosten;
- kosten die geen rechtstreeks verband houden met het project.
4.3 Cofinanciering
Als cofinanciering kunnen eigen middelen of andere (private en publieke) middelen die
betrekking hebben op het project worden ingebracht. De middelen kunnen geldelijke en/of
personele middelen zijn.
Publieke middelen kunnen slechts ingebracht worden indien de regelgeving dit niet uitsluit en
indien dit verenigbaar is met de doelstelling van de middelen. Uitzondering hierop zijn de
loonkosten die met andere subsidies worden gefinancierd; ze kunnen niet als cofinanciering
worden ingebracht. Het spreekt voor zich dat ook de uitgesloten kostenposten zoals
hierboven opgesomd niet als cofinanciering kunnen worden ingebracht.
4.4. Eventuele combinatie met subsidies vanuit het Agentschap voor Landbouw en
Visserij
Het Agentschap voor Landbouw en Visserij voorziet in startsteun aan land- en tuinbouwers
die zich groeperen om de afzet van hun producten gezamenlijk te organiseren.
Het moet daarbij om een nieuwe oprichting gaan, waarbij minstens 3 van de leden
landbouwer in hoofdberoep is en waarbij de organisatievorm een cvba, vzw of een vorm van
vereniging is waar de leden hoofdelijk aansprakelijk zijn.
Indien aan de voorwaarden voldaan wordt, kunnen de beheerskosten van het eerste
werkingsjaar, met een maximum van 22.500 euro gesubsidieerd worden. Deze steun valt
buiten de de-minimisverordening en moet niet mee opgeteld worden met subsidies die u in
het kader van deze oproep aanvraagt.
Voor meer informatie kan u terecht op www.vlaanderen.be/vlif
5. Bewijslast
Soort kost
Loonkosten voor intern personeel van de op
te richten CVBA
Loonkosten
voor
extern
personeel
cvba/intern personeel aanvrager
Bewijsstuk
Maandelijkse loonstaten en/of individuele
jaarrekening
Zie werkingskosten
Facturen van de aanvrager aan de cvba
voor verleende diensten of vergoeding van
occasionele prestaties van de cvba aan de
5
Vrijwilligersvergoeding
Directe werkingskosten
Klanteninkomsten
betrokken aanvrager ( fiche 251.86).
Interne bewijsstukken worden aanvaard.
Facturen/Creditnota’s.
Een gedetailleerde berekening of de
facturen dienen toegevoegd te worden.
Binnen een partnerschap is interne facturatie niet subsidiabel.
Beoordelingscriteria voor de oproep
1. Ontvankelijkheidscriteria
-De aanvrager is opgenomen in de rubriek ‘de aanvraag’, punt 1 ‘wie kan intekenen’.
-De aanvraag wordt ingediend aan de hand van de daartoe ter beschikking gestelde
documenten.
-De aanvraag wordt tijdig overgemaakt zowel met de post als elektronisch:
1) Met de post aan de dienst Projectbeheer, ter attentie van Christine Van Damme, Koning
Albert II-laan 35 bus 21 te 1030 Brussel;
De poststempel geldt als bewijs.
2) Via e-mail aan [email protected].
-Het aanvraagformulier moet correct en volledig ingevuld zijn, bevat een realistische
begroting.
-In het geval de aanvrager samenwerkt met een partner, verwachten we dat de wederzijdse
rechten en plichten opgenomen zijn in een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst. Deze
overeenkomst maakt integraal deel uit van uw aanvraag. Het ontbreken ervan is een reden
om uw aanvraag onontvankelijk te verklaren.
2. Objectieve selectiecriteria
Uw projectvoorstel wordt beoordeeld aan de hand van 3 criteria:
- de mate waarin de coöperatieve principes (cfr hierboven) gehuldigd worden;
- de beleidsrelevantie;
- de mate waarin de projectbegroting realistisch is.
Aanvraagprocedure en timing
Er zijn voor deze oproep drie indieningsmomenten voorzien, respectievelijk op 15 oktober
2013, 15 december 2013 en 15 februari 2014. Anderhalve maand na elk indieningsmoment
start de looptijd van het ingediende project, waarbij er een maximale looptijd van 6 maanden
voorzien is.
De aanvraag wordt ingediend bij het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale
Economie aan de hand van het daartoe bestemde formulier en eventuele bijlagen. Na
ontvangst van uw aanvraag wordt u schriftelijk van de ontvankelijkheid op de hoogte gesteld.
Enkel de ontvankelijk verklaarde subsidieaanvragen worden beoordeeld door leden van het
VSAWSE, departement WSE en de betrokken beleidsdomeinen.
6
De beslissing over de al dan niet goedkeuring van uw project wordt schriftelijk meegedeeld in
de loop van de maand na indiening.
Bijkomende informatie
Indien u ondersteunende informatie wenst voor de opstart van een coöperatieve
vennootschapsvorm, zijn er verschillende organisaties bij wie u terecht kan. Zij beschikken
over nuttige expertise die u kan aanwenden voor de opstart van een project. Ook voor het
inwinnen van gespecialiseerd advies kan u bij hen terecht.
Een overzicht vindt u op www.cooperatiefvlaanderen.be/contact.
Contact
Met vragen kan u terecht bij Bie De Keulenaer, 02/553.43.52 of
[email protected].
Bij afwezigheid kan u ook terecht bij Thibaud Dezyn, 02/553 08 36 of
[email protected].
7