Presentatie workshop organisatieontwikkeling

Pas op… van onderen!!!
Organisatie- en talentontwikkeling bij de
Gemeente Amersfoort
VNG CVA - eendaagse Arbeidszaken
Waarom: Missie/visie
“De samenleving is volop in verandering, onze rol
en ons takenpakket passen wij daarop aan”
We weten wat er leeft in Amersfoort.
Voor het bestuur leveren we diensten en
ondersteunen wij de inwoners en partners om
kansen te grijpen en problemen op te lossen.
Hoe: Strategische O&T thema’s
Lerende
organisatie
Goede
werkgever
Resultaat
Flexibele
organisatie
Talentvolle
organisatie
Hoe: Sturingsfilosofie
Opgavengericht
De gewenste maatschappelijke effecten, samenhang,
flexibiliteit en slagkracht staan centraal.
Dienstverlening
De klant, het product en permanent verbeteren staan centraal.
- Eén dienstverleningsconcept
- Eén gezamenlijke frontoffice
Opgavengericht: werken in netwerken
Opgavengericht: horizontaal werken
Stedelijke Programma’s
Gebiedsgerichte opgaven
Veranderaanpak
• Al doende leren
• Beginnen waar energie zit
• Pilots afgebakend en klein
• Vanuit één visie
• Zekeren met top (directie)
• Trektocht ipv reis
Bron: Hans Vermaak
Permanent verbeteren: Lean Six Sigma
Achtergrond Lean Six Sigma
• Oorsprong in kwaliteitsdenken: effectief én efficiënt
• Focus op processen en procesbeheersing
• Samenvoeging van twee aanvullende methodieken
Lean Thinking
Six Sigma
Traditioneel
vs.
Lean Six Sigma
Focus op eigen organisatie
Focus op klant
Functionele afdelingen
Procesgerichte teams
Problemen oplossen
Oorzaken wegnemen
Fouten wijten aan mensen
Zoeken naar grondoorzaken in processen
Leidinggevenden dirigeren
Leidinggevenden leren en faciliteren
Korten op budget
Elimineren van verspillingen
Kennis afschermen
Kennis delen
Beslissingen gebaseerd op gevoel
Beslissingen gebaseerd op feiten
De eerste stappen
• Gestart bij afdeling Burgerzaken in 2009
• Al doende leren: op eigen kracht
• Resultaten op alle drie de gebieden:
doorlooptijd, bewerkingstijd én kwaliteit
• Olievlekwerking door initiële successen
• Ontwikkeling van medewerkers: eigen opleiding
• Inzicht in succesfactoren: aanpak
Aanpak afgestemd op omgeving
De Caluwé:
vijf betekenissen van ‘veranderen’
Veranderen = machtsspel
Veranderen = rationeel proces
Veranderen = belonen en straffen
Veranderen = leren
Veranderen = wegnemen blokkades
Reflectie
In de zaal zijn de verschillende kleuren neergelegd.
Ga staan bij de kleur van de voorkeursstijl voor
veranderen van
• Jezelf
• Je organisatie
• De aanpak bij grote ontwikkelingen
Wat levert Lean Six Sigma dan op?
Proces
Doorlooptijd
Kwaliteit
Baliebezoeken Burgerzaken
Wachttijd: 12  3 min
Max. wachttijd: 75  25 min
35 % meer mogelijkheden
om op afspraak te komen
Meldingen Openbare Ruimte
Afhandeling: 19  8 dgn
Aantal langlopend: 17  6 %
Melding 1* goed: 52  83 %
Kwijtscheldingsverzoeken
Afhandeling: 3 mnd  3 wkn
Navraag ontbrekende
stukken: 11 wkn  1 dag
Aanvraag Levensonderhoud
Afhandeling: 19  7 dgn
Voorschotten: 35  6 %
Dossier 1* goed: 79  96 %
Wat levert Lean Six Sigma dan op?
Maar ook…
in de praktijk
prestatie
huidige situatie
tijd
Niet iedereen is enthousiast
Homan: organisatie als
verzameling petri-schaaltjes
Onze betekenisgeving
• Realiseer: het is geen planbaar/maakbaar proces
• Je kunt alleen maar interventies doen en die volgen
• Wat helpt: aantal en kwaliteit relaties
• Het échte gesprek vindt bij het koffieapparaat plaats
• Biedt lonkend perspectief, zorg voor gezamenlijke taal
Reflectie
Hoe pas jij dit als veranderaar toe, hoe stap je in de
petri-schaaltjes binnen je organisatie?
Bespreek dit kort met je buurman/buurvrouw
6. Permanent verbeteren
5. Medewerkers
4. Leidinggevenden
3. Sturen & verantwoorden
2. (Keten)processen
Amersfoortse LSS-principes
1. Missie
Vragen? Opmerkingen? Ideeën?
Roy Vermeulen en Joost Klein Velderman
zijn bereikbaar via 14 033 of
[email protected]