JAD Charter - Telenet Users

Systeemanalyse: Joint Application Development
Caroline Leplat
Adraan Watteeuw
Jeroen Gernay
Wat is JAD?
JAD = Joint Application Development
JAD definitie: Joint Application Development (JAD) is een management proces die er
voor zorgt dat een informatie systeem efficiënt werkt en dat de informatie technologie
ontwikkelt samen met de gebruikers.
Doel van JAD
Een project definiëren, een oplossing verzinnen en het project blijven volgen totdat
het compleet is.
JAD filisofie
JAD is gebaseerd op 4 simpele ideeën:
 De mensen die een job doen hebben het beste inzicht in die job
 Mensen die getraind zijn in informatie systemen hebben het beste inzicht erin
en weten ook wat hun mogelijkheden zijn.
 Informatie systemen en bedrijfsprocessen werken nooit alleen, ze zijn altijd
een deel van een groter systeem. Mensen die werken in de deel processen
krijgen zo een beter inzicht in de rol van hun rol in het totale proces.
 De beste informatie systemen worden ontwikkeld wanneer al deze groepen
samen werken aan een project als gelijken.
JAD Bereik
JAD moet het gehele ontwikkelproces van een systeem volgen. Het JAD is meestal
een 3 tot 6 maand goed gedefinieerd proces. Voor grote projecten is het
aangewezen dat het project incrementeel benaderd wordt en dat er aparte JAD’s
gebruikt worden voor elk deel.
Evolutie van JAD
JAD begon z’n populariteit te winnen in de jaren 80, wanneer de mensen het
begonnen te gebruiken als middel om verschillende dingen te beschrijven. Soms
werd enkel één onderdeel van JAD gebruikt maar toch werd het nog steeds JAD
genoemd.
Toen de populariteit van JAD steeg, werd ook het gebruik uitgebreid en werd het in
alle fasen van ontwikkelproces gebruikt i.p.v. enkel maar in de fase waar de
functionele gezocht worden.
Basiscomponenten / wie is er allemaal bij JAD betrokken

Sponsor: dit is de projectuitvoerder die het project ondersteunt, de
systeemeigenaar. Die persoon moet hoog genoeg geplaatst zijn om beslissingen
te nemen om de nodige bronnen te leveren en om het project te ondersteunen.

Project leider: Gewoonlijk de leider van het ontwikkelingsteam dat projectvragen
beantwoord over het verloop, coördinatie of de toegankelijke bronnen van het
project. Zij mogen deelnemen aan de sessie zolang ze de andere deelnemers
niet beïnvloeden.

Facilitator / sessie leider: de leider van de sessie, die zorgt dat de agenda
gevolgd wordt. Hij moet ervoor zorgen dat de zaken die oplosbaar zijn tijdens de
vergadering opgelost raken en de taken die op het eind van de vergadering
verdeeld moeten worden, moet hij verdelen en opvolgen. Hij heeft enkel een rol
als verdeler en mag de deelnemers niet beïnvloeden.

Notulist: noteert en publiceert de gang van zaken tijdens de sessie. Hij neemt
geen deel aan de vergadering.

Deelnemers: de gebruikers die rechtstreeks de invloed van het project zullen
voelen, ze zijn experten in hun werkgebied. Zij geven de input van de sessie.

Observeerders: meestal project ontwikkelaars. Zij volgen de sessie op de
achtergrond.
JAD Charter
De project sponsor en de projectleider ontmoeten elkaar om de
problemen/uitdagingen, het doel van de JAD groep te bespreken. Er moet
gedefinieerd worden wat wel en niet binnen het bereik van het project ligt. De
projectleider en de sponsor moeten schatten welke bronnen nodig zullen zijn voor
het project en moeten een eerste tijdslijn ontwerpen. Uiteindelijk moeten ze ook
beslissen wie er allemaal in het JAD-team zal zitten. Dit doen ze aan de hand van
een schema zoals hieronder staat.
Checklijst om een JAD op te starten
1. Definieer het project
De projectleider spreekt samen af met de sponsor om een JAD charter te maken.
2. Vorm het JAD-team
De projectleider en de sponsor stellen het JAD-team samen en zorgen ervoor dat
alle partijen vertegenwoordigt zijn. Je zal een project sponsor, projectleider,
gebruikers uit de branche en een systeemanalist nodig hebben. Een JAD-team
zou uit 8 of minder leden moeten bestaan, het is moeilijk efficiënt te werken met
meer dan 15 leden.
3. Eerste JAD-bijeenkomst
Bij de eerste bijeenkomst kan je volgende punten op de agenda zetten:






Bespreek de probleemdefinitie en het doel. Zorg dat er een consensus is over
beide onderwerpen.
Informeer elk lid van de nieuwe groep over wat een JAD-team is zodat ze het
doel, de rollen en hoe een JADsessie werkt begrijpen.
Stel de JAD groep verwachtingen en verantwoordelijkheden op.
Leg vast wanneer, waar en hoe vaak het team samen zal komen.
Leg de rollen van Projectsponsor, projectleider, notulist, … vast waar nodig.
Blijf ongeveer elke week een JAD vergadering houden zolang je geen
consensus hebt over een ontwerp.
4. JAD vergaderingen – Planning, analyse, ontwerp fase











Analyseer het huidige proces, schematiseer het.
Identificeer problemen/uitdagingen in het huidige proces.
Brainstorm naar oplossingen voor deze problemen en/of uitdagingen.
Benchmark andere organisaties voor mogelijke oplossingen.
Overweeg aankopen t.o.v. bouwen.
Communiceer met je klanten naar problemen en ideeën.
Evalueer de lijst met ideeën.
Determineer een actieplan
Maak een tijdsschema met een takenlijst, wie doet wat tegen wanneer.
Presenteer het projectontwerp aan de projectsponsor en de gebruikers en
zorg dat je hun akkoord krijgt.
Communiceer, communiceer, communiceer.
5. JAD vergaderingen – Ontwikkeling, uitvoering, afsluitfase
Hou elke 2 weken een vergadering om zeker te zijn dat de ontwikkeling op het
juiste pad blijft. Agenda: hoe deden we het met onze doelen?
 Bespreek problemen en uitdagingen.
 Maak de beslissingen in groep.
 Zet doelen voor de volgende vergadering
 Verdeel de taken
Hoe weet je of je JAD succesvol is?
Vragen die je je moet stellen?





Is er een goede opkomst naar de vergaderingen?
Zijn alle partijen betrokken/bewust van de beslissingen die genomen worden?
Heb je het echte onderliggende probleem opgelost?
Aanvaarden je klanten de oplossing?
Is de oplossing op tijd beschikbaar?
Succes factoren










Een duidelijk doel die alle teamleden delen, het project charter.
Een team waarin vertegenwoordiging is van alle gebieden die met dit project
betrokken zijn.
Elke persoon in de groep heeft een gelijke verantwoordelijkheid en
beslissingsmacht.
Elke persoon is waardevol. Luister tijdens het JAD naar iedereen zijn ideeën en
bezorgdheden. Ideeën evalueren tijdens een brainstorm sessie zal het creatieve
proces stoppen, het beste idee kan dan misschien nooit gezegd zijn uit angst om
afgeschoten te worden.
Het is belangrijk dat iedereen deelneemt. Spoor zwijgzamere leden aan om hun
ideeën naar voor te brengen, ze hebben vaak de beste ideeën. Laat niet toe dat 1
of 2 leden alles gaan domineren. Dit is de verantwoordelijkheid van de
sessieleider.
Luister als anderen spreken, onderbreek niet en babbel ook niet (uit
nevengesprekken komen vaak zeer goede ideeën, die wil je niet missen).
Zorg ervoor dat je belangrijke zaken kan bijhouden dat niet tot het bereik van het
project behoren.
Hou geen vergaderingen om te vergaderen. Vergader enkel als er iets belangrijk
te bespreken valt.
Zorg dat er niet meer dan 3 of 4 weken tussen de vergaderingen zijn, je zal het
momentum verliezen. Vergeet niet, elke ontmoeting is een motivatie voor het
team om zijn opgelegde taken af te werken. Het is namelijk niet leuk om naar een
vergadering te komen wanneer je taken niet af zijn.
Beslissingen worden altijd via consensus bereikt. Je bent er om een win/win
situatie te creëren… win/verlies oplossingen zijn niet geod genoeg. Je kan een
consensus bereiken door iedereen 3 opties te geven:
 Duim omhoog  ik ga akkoord
 Duim omlaag  ik ga niet akkoord
 Duim in het midden  ik kan dit idee wel ondersteunen
Valkuilen





Sponsors zijn niet echt toegewijd, geen bronnen.
Onduidelijke doelen, gebrek aan richting.
Te veel of te weinig leden.
Niet genoeg communicatie met buitenstaanders die beïnvloed worden door
beslissingen.
Tijdschema’s worden niet nageleefd.


Het project groeit buiten de origineel gezette projectgrenzen.
Als dit echt nodig is, is het tijd dat het project charter herschreven wordt.
Vergaderingen zijn niet goed georganiseerd
 Geen agenda
 Agenda wordt niet gevolgd
 De vergadering begint en eindigt niet tijdig
 Je hebt het gevoel dat er niks bereikt is, oude onderwerpen komen telkens
opnieuw aan bod
 1 of 2 leden domineren de discussies.
JAD Voordelen





Communicatie, communicatie, communicatie
dit zorgt voor een kortere ontwikkeltijd, wat dan weer voor een verminderde
productiekost zorgt
Bouwen van consensus
Verbetering van de kwaliteit van het ontwerp – samengestelde kennis = betere
oplossingen
Helpt het team om te focussen en gefocust te blijven
Helpt je dat de juiste job gedaan is op het juiste moment
Bronvermelding


http://www.utexas.edu/hr/is/pubs/jad.html#charter
http://www.umsl.edu/~sauter/analysis/JAD.html