Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer

© NEVI
pag.: 1 van 3
code: INP-CON-kre-007-bl versie 1.1
Stappenplan voor het opzetten van contractbeheer
In de praktijk blijken veel organisaties de invoer of verdere uitbouw van contractbeheer
lastig te vinden. Het hier vermelde stappenplan kan een leidraad vormen voor het opzetten
en ontwikkelen van contractbeheer.
Stap 1: bepaal de nulsituatie
De eerste stap bij het opzetten van contractbeheer is het vormen van een duidelijk beeld
van de huidige stand van zaken en de mate van ontwikkeling van het contractbeheer. Dit
kan eenvoudigweg door het stellen van een aantal, veelal kwalitatieve vragen, zoals waar
worden contracten opgeslagen en wie voert het beheer over de contracten.
Stap 2: creëer draagvlak
Een logische tweede stap lijkt het bepalen van de toekomstige richting. Toch blijkt in de
praktijk dat het ontwikkelen van een breed draagvlak over alle betrokkenen een essentiële
volgende stap is om het uiteindelijke gebruik en onderhoud te bevorderen. Het creëren van
draagvlak vraagt om de inzet van de juiste competenties, organisatiebreed. Het is niet
alleen inkoop die het belang van contractmanagement moet inzien. De gehele organisatie
moet overtuigd raken van het belang, nut en eventuele noodzaak om te komen tot een
succesvolle implementatie en uitvoer van het leveranciersrelatiemanagement. Anders
blijven contracten ongebruikt en blijken de gecontracteerde besparingen slechts papieren
savings te zijn.
Stap 3: creëer een heldere toekomstvisie
Wanneer bij de analyse van de huidige situatie de noodzaak is vastgesteld en de
belanghebbenden zijn geïdentificeerd, is het nodig om stil te staan bij de doelstelling van
een (verbeterd) contractbeheer. Is een snelle kostenbesparing de drijfveer achter dit project
en is de algemene inkoopvolwassenheid laag, dan richten we ons bijvoorbeeld op het
vergroten van de contractuitnutting. Contractbeheer zal dan onderdeel vormen van het
integrale kostenbesparingsprogramma. Wanneer vergroting van de grip op contracten de
doelstelling is, gaat onze eerste aandacht uit naar het inzichtelijk krijgen van de contractverplichtingen. Indien er sprake is van een integrale vergroting van de inkoopprofessionaliteit, gaan we kijken naar alle contracten, inclusief de bijbehorende processen,
taken en verantwoordelijkheden. Het contractbeheer is hierbij een instrument om de
organisatiedoelstellingen te realiseren en niet langer uitsluitend een vastlegging van de
gemaakte afspraken.
Stap 4: standaardiseer contractprocedures
Wanneer er al procedures aanwezig zijn, zullen deze met name betrekking hebben op de
creatie en goedkeuring van de contracten. Soms staat ook omschreven hoe een contract
wordt gepubliceerd of geactiveerd. De procedures rondom registratie, handhaving en
analyse moeten meestal nog later worden ontwikkeld, maar zijn essentieel. Een methode
om deze procedures te ontwikkelen, is aan de hand van een workshop waaraan alle
betrokkenen deelnemen.
© NEVI
pag.: 2 van 3
code: INP-CON-kre-007-bl versie 1.1
Bij het opstellen van de procedures moeten we aandacht besteden aan onder andere de
volgende uitgangspunten rondom contractregistratie:
• De documenten moeten uniek identificeerbaar te zijn.
• De documenten moeten herleidbaar zijn.
• De opstelling, beoordeling en autorisatie van documenten is aantoonbaar en in overeenstemming met de daarbij behorende procedures.
• De manier van archiveren van originele documenten en werkexemplaren is beschreven
en ondergebracht in de processen van de administratieve organisatie.
• De (wettelijke) bewaartermijnen voor documenten moet worden nageleefd.
Stap 5: selecteer IT-ondersteuning
Organisaties van enige omvang hebben al snel enkele tientallen tot honderden contracten
in omloop, die allemaal beheerd moeten worden. Samen met de noodzaak om te komen tot
transparantie in de aangegane verplichtingen, leidt dit ertoe dat het al snel ondoenlijk wordt
om al deze contracten handmatig of met spreadsheets in Excel of Access te beheren. In de
regel is er een meer specifieke geautomatiseerde oplossing nodig. Veel ERP-pakketten
(zoals bijvoorbeeld SAP-SRM en JDEdwards) bieden standaard deze functionaliteit.
Daarnaast zijn er softwareoplossingen speciaal voor contractbeheer. Enkele bekende en
veel gebruikte aanbieders hiervan zijn Contracto, Proquro en E-size.
Stap 6: verzamel en registreer contractgegevens
Het verzamelen van contracten kan heel arbeidsintensief zijn door de grotere versnippering
van contracten en bevoegdheden binnen de organisatie. Een goede verwerking is meer
dan het verwerken en vastleggen van de gegevens in een systeem. We moeten ook kijken
of de contracten volledig zijn. Zijn bijvoorbeeld alle bijlagen aanwezig? Als er in de
mantelovereenkomst wordt verwezen naar een prijslijst, is deze dan bekend en actueel?
Veel organisaties bereiken al grote besparingen door het ontdubbelen van
overeenkomsten. Vervolgens gaan we nader analyseren of de uitgaven wel overeenkomen
met de overeenkomst in de contracten. Wordt er niet te veel of dubbel gefactureerd? We
moeten de vraag of alle (stuur)informatie aanwezig is ook kunnen beantwoorden om later
vast te kunnen stellen of de feitelijke prestatie overeenkomt met wat is overeengekomen.
Na deze stap zal duidelijk blijken of de procedures correct zijn en of de werkzaamheden in
overeenstemming hiermee (kunnen) worden uitgevoerd.
Stap 7: activeer contractgegevens
Een systeem voor contractbeheer krijgt extra toegevoegde waarde op het moment dat het
aansluit op het integrale organisatiebesturingssysteem (ERP) of e-procurementsysteem.
Op die manier zijn altijd de juiste en actuele gegevens bij iedereen bekend en toegankelijk.
In deze fase start ook het actief beheren van de contracten. We moeten aflopende
contracten kunnen signaleren om tijdig met de sourcing te kunnen starten. Wijzigingen of
acties en aanvullingen moeten bekend zijn bij de betrokkenen. Zo bereiken we dat er een
efficiënte planning ontstaat ten behoeve van interne besluitvorming.
Stap 8: nazorg, analyse en de link naar leveranciersrelatiemanagement
Om de contractuitnutting te maximaliseren, kunnen we in de procedure regels opnemen
zoals: niet in het contractbeheer opgenomen, dan geen bestelling. We moeten deze regels
wel kunnen controleren (in hoeverre worden ze nageleefd?) om te kunnen bijsturen. In het
(systeem voor) contractbeheer moet de mogelijkheid aanwezig zijn om de hiervoor
benodigde informatie te genereren voor de verschillende niveaus: strategisch, tactisch en
operationeel.
© NEVI
pag.: 3 van 3
code: INP-CON-kre-007-bl versie 1.1
Denk bijvoorbeeld aan de volgende rapportages:
• Aantal leveranciers per inkooppakket.
• Expiratiedata van contracten.
• Totaal aantal contracten, totaal aantal leveranciers, enzovoorts.
• Aangegane financiële verplichtingen.
• Contractuitnutting per afdeling, sector, business unit, enzovoorts.
• Inkoopuitgaven buiten het contract om (maverick spend).
Zeker bij grotere contractportefeuilles is adequate informatievoorziening noodzakelijk om
ondersteuning te kunnen bieden aan het management van de organisatie. Dit kan
bijvoorbeeld door een contractmanagementjaarplan op te stellen. Dit jaarplan beschrijft
waarop de contractmanager zich de komende periode gaat richten. Het kan ook door
duidelijke analyses van de contracten en hun samenhang, die het hogere management
ondersteunen bij het maken van risicoafwegingen, ketenoptimalisatie of outsourcing.
De behoefte aan stuurinformatie verschilt uiteraard per organisatie en wijzigt met de
ontwikkeling van de inkoopvolwassenheid. Het contractbeheer zal dus moeten kunnen
aansluiten bij de veranderende informatiebehoefte.
Het creëren van contractinformatie is niet alleen van belang voor een interne sturing,
waaronder het vergroten van de compliance, maar heeft ook een externe component naar
het leveranciersrelatiemanagement:
• Contractinformatie vergroot de kennismacht en geeft de inkoper een betere input ter
voorbereiding van de onderhandelingen.
• Leveranciers met wie meerdere contracten zijn gesloten, worden door de
contractmanager niet alleen bestuurd op de afspraken per contract, maar ook op de
performance van de leverancier in zijn geheel.
• Actief contractmanagement is niet alleen gericht op het bewaken van de afspraken uit
afgesloten contracten, maar heeft ook aandacht voor de voortdurend veranderende
bedrijfsdoelstellingen. Het levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de besturing van
de klant-leverancierrelatie (dus aan het leveranciersrelatiemanagement) en aan de
organisatie.