Algemene voorwaarden AANBIEDERS – 1 januari 2017 Inschrijving

Algemene voorwaarden AANBIEDERS – 1 januari 2017
Inschrijving Meedoenarrangement
1. Organisaties uit gemeente Doetinchem kunnen zich aanmelden als aanbieder van het
Meedoenarrangement. In enkele gevallen kan er een uitzondering worden gemaakt
voor een organisatie buiten gemeente Doetinchem. Hier wordt indien nodig maatwerk
toegepast.
2. Een organisatie zal worden toegelaten wanneer deze in ieder geval producten aanbiedt
die in overeenstemming zijn met het doel van het Meedoenarrangement.
Maatschappelijke bijdrage
In Doetinchem is het ‘Met elkaar, voor elkaar’. Dit geldt ook voor het
Meedoenarrangement. U biedt activiteiten aan waar inwoners aan mee kunnen doen.
Wij vragen u minimaal 11% korting te geven op deze activiteiten. Deze korting hebben we
nodig om het Meedoenarrangement betaalbaar te houden.
Bij u als aanbieder binnen het Meedoenarrangement worden problemen rondom het
betalen en innen van contributie voorkomen. Ook kan het ledenaantal of de verkoop van
activiteiten van uw organisatie toenemen. Financiële problemen weerhouden een inwoner
niet langer om gebruik te maken van uw activiteit of product.
Productbeheer
1. Elk ingediend (al dan niet gewijzigd) product zal worden getoetst of deze in
overeenstemming is met het doel van het Meedoenarrangement.
2. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het volledig en juist invoeren van haar
productinformatie, inclusief specifieke voorwaarden voor het product in de
productomschrijving en/of het afhaalbewijs. Eventuele eenmalige bijkomende kosten
dienen in de productomschrijving te worden vermeld. In overleg met het
Meedoenarrangement kan een aanbieder ervoor kiezen om voor deze extra kosten
tegoedbonnen als product toe te voegen.
3. Aangeboden producten mogen in punten niet meer zijn dan het maximaal aantal punten
dat een deelnemer van het Meedoenarrangement op jaarbasis krijgt toegewezen.
4. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het instellen van een maximum aantal te
bestellen producten per persoon. Bovendien dient de aanbieder zelf te controleren of
deelnemers zich aan het gestelde maximum houden.
Het afhaalbewijs
1. De aanbieder is verantwoordelijk voor het innemen van het afhaalbewijs. Inlevering van
het afhaalbewijs staat gelijk aan afname van het bestelde product. Een juiste inname van
het afhaalbewijs verkleint de kans op oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement:
- De deelnemer dient altijd het afhaalbewijs mee te nemen om het meedoen met de
aanbieder te regelen. Het afhaalbewijs wordt door de betreffende aanbieder
ingenomen, aangevuld met datum van inlevering, handtekening deelnemer en
handtekening deelnemende organisatie.
- Bij inname van het afhaalbewijs dient de aanbieder te controleren of het afhaalbewijs
daadwerkelijk van de betreffende deelnemer is. Dit kan gecontroleerd worden met
behulp van het tonen van een identiteitsbewijs.
2. Wanneer het afhaalbewijs later is ingeleverd dan de gemelde uiterste inleverdatum, kan
deze niet worden gefactureerd bij het Meedoenarrangement.
Preventie oneigenlijk gebruik Meedoenarrangement
1. Gekochte producten zijn persoonsgebonden. Producten zijn daardoor niet onderling
inwisselbaar en mogen niet worden doorverkocht. Aanbieders zijn mede
verantwoordelijk in het uitvoeren van preventie van oneigenlijk gebruik van het
Meedoenarrangement. Wanneer een aanbieder signalen ontvangt van mogelijk
oneigenlijk gebruik van producten door deelnemers, dan is de organisatie verplicht dit
signaal te melden bij het Meedoenarrangement. Het Meedoenarrangement onderzoekt
dit signaal en wanneer nodig worden gestelde maatregelen uitgezet.
2. De aanbieder dient zelf actie te ondernemen om de kans op oneigenlijk gebruik van het
Meedoenarrangement zoveel mogelijk te beperken.
Bestellingen, terugboekingen en annuleringen
1. De aanbieder is (mede) verantwoordelijk voor het bewaken van de bestellingen en
annuleringen.
2. Bestelde producten kunnen in eerste instantie niet geannuleerd worden en de
ingewisselde punten worden niet teruggestort. In uitzonderlijke gevallen kan hierop een
uitzondering worden gemaakt. Deze uitzonderingen vinden altijd plaats met
medegoedkeuring van de betreffende aanbieder. Om een annulering en terugstorting van
punten door te voeren dient de aanbieder een afhaalbewijs in te leveren (dit mag per email) van het bestelde product met daarop de bevestiging van de deelnemende
organisatie dat de betreffende bestelling niet is geïncasseerd. Dit afhaalbewijs dient te
worden voorzien van een stempel van of naam van de medewerker van de organisatie,
datum en handtekening.
3. Wanneer een product (tijdelijk) niet meer leverbaar is, maakt de aanbieder zelf
afspraken met de deelnemer hoe dit op te lossen. De gemaakte afspraak is tussen de
aanbieder en de deelnemer.
Financiën en facturatie
1. Het is een aanbieder niet toegestaan om structurele extra kosten van een product bij
deelnemers in rekening te brengen, zowel niet in punten als in geld.
2. Het Meedoenarrangement werkt middels maandelijkse facturatie. De maandfactuur kan
worden opgemaakt naar aanleiding van de maandelijkse besteloverzichten, terug te
vinden in het eigen beheeraccount.
3. In verband met het tijdig administratief afsluiten van het boekjaar 2017 dient de laatste
factuur uiterlijk 14 januari 2018 te zijn ingediend bij het Meedoenarrangement. Het
Meedoenarrangement zal hiervoor tijdig minimaal twee herinneringen sturen middels
een nieuwsbrief.
4. Alleen correct toegezonden facturen worden door het Meedoenarrangement in
behandeling genomen.
5. Wanneer het afhaalbewijs later is ingeleverd dan de gemelde uiterste inleverdatum, kan
deze niet worden gefactureerd bij het Meedoenarrangement.
6. Aan de hand van het maandelijkse besteloverzicht maakt de aanbieder de factuur op
volgens de daarvoor vastgestelde richtlijnen. De facturatie vindt alleen plaats op basis
van afgehaalde producten/ingeleverde afhaalbewijzen. Gedurende het gehele jaar wordt
er een random check uitgevoerd onder de aanbieders. Wanneer uit deze check blijkt dat
afhaalbewijzen niet volgens de richtlijnen zijn ingenomen, gaat het Meedoenarrangement
met de betreffende organisatie in gesprek. Wanneer uit dit gesprek blijkt dat er meer
gefactureerd is dan daadwerkelijk is afgenomen, kunnen er sancties worden opgelegd.
Het factureren van producten die niet zijn afgenomen wordt gezien als misbruik.
Gevolgen van misbruik van het Meedoenarrangement kan zijn dat de organisatie het
onterecht geïnde bedrag dient terug te betalen en/of uitsluiting van deelname aan het
Meedoenarrangement voor minimaal de rest van het betreffende jaar.
Geldigheid algemene voorwaarden en maatwerk
De algemene voorwaarden kunnen minimaal ieder kalenderjaar wijzigen. Het
Meedoenarrangement kan niet aangesproken worden op reeds verlopen algemene
voorwaarden. Alleen de laatste versie is geldend. Wijzigingen van de voorwaarden worden
gecommuniceerd middels een nieuwsbrief en/of Facebook. Deelnemers en aanbieders zijn
zelf verantwoordelijk voor het in acht nemen van de algemene voorwaarden.
Naast de algemene voorwaarden wordt door het Meedoenarrangement altijd maatwerk
geboden. Dit kan in bijzondere gevallen betekenen dat er van de algemene voorwaarden
afgeweken kan worden.
Voor de specifieke voorwaarden van de deelnemers, verwijzen wij u graag naar de
algemene voorwaarden voor deelnemers 2017.