AIOS volgsysteem - wMPX

AIOS volgsysteem - wMPX
Wordt er binnen uw ziekenhuis nog steeds met Excel gewerkt als het gaat om de opleidingsplanning en –
registratie van AIOS? En betekent dit voor u als beleidsmedewerker dat u van elke afdeling de gegevens in
een ander formaat aangeleverd krijgt, waardoor het genereren van managementrapportages veel werk is?
Dan is het tijd voor een integraal systeem waar alle afdelingen in werken en rapportages met één druk op de
knop automatisch gegenereerd worden. De opleidingsplanner wMPX is zo’n systeem.
De afgelopen jaren zijn er wijzigingen doorgevoerd in de financieringsmethode van AIOS. Een juiste en tijdige
rapportage betreffende het verwachte en gerealiseerde aantal op te leiden arts-assistenten is hiermee nog
belangrijker geworden. Er zal immers alleen financiering zijn voor de aantallen FTE’s die u daadwerkelijk kunt
verantwoorden.
Het vastleggen van de planning en realisatie gebeurt op afdelingsniveau. Door deze planning weet men op een
afdeling wanneer arts-assistenten komen en weer vertrekken, zodat hier rekening mee gehouden kan worden
voor de bedrijfsvoering. Deze planning is zoals gezegd input voor uw rapportages.
Op een afdeling speelt echter ook nog een ander punt dat steeds zwaarder begint te wegen; meer en meer
worden er vanuit wetenschappelijke verenigingen eisen gesteld aan de kwaliteit van het onderwijs. Dit
betekent dat naast het vastleggen van aankomst en vertrek van AIOS ook de taken die ze uitvoeren gepland en
geregistreerd dienen te worden. AIOS dienen bepaalde onderdelen (poli, SEH, OK, etc) te doorlopen, waarbij
duur, volgorde en moment in de opleiding voor extra restricties zorgen.
Beleidsmedewerker-rapportages
De beleidsmedewerker van een ziekenhuis is verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens aan
registratiecommissies (MSRC) en het ministerie van VWS. Meedere keren per jaar zullen de verschillende
afdelingen hiertoe gegevens bij de beleidsmedewerker dienen aan te leveren. Het samenstellen van deze
rapportages kost veel tijd. De verschillende formaten waarin deze gegevens worden aangeleverd door de
afdelingen zorgen voor extra werk en maken de kans op fouten groter. De verschillende wMPX-rapportages
bieden een oplossing voor dit probleem.
Bezettingsrapportage
De bezettingsrapportage
toont voor één of
meerdere afdelingen
(specialismen) het aantal
fte AIOS dat aanwezig is.
Vanwege het feit dat bij
sommige opleidingen
sprake is van een
vooropleiding bij een ander
specialisme, denk hierbij
aan Interne geneeskunde
als vooropleiding voor
Cardiologie, wordt het
bezettingsoverzicht bovendien uitgesplitst per opleiding. Alle rapportages kunnen zowel in de browser
bekeken, als naar Excel geëxporteerd worden.
Omdat onderbrekingen als
zwangerschapsverlof of onderzoek niet
onder financiering vanuit het
opleidingsfonds vallen, worden deze
periodes automatisch niet meegenomen bij
het bepalen van het aantal fte.
AIOS volgsysteem - wMPX
-1-
Een belangrijk controlemechanisme dat zowel gedurende een jaar, maar ook na afloop van een subsidiejaar
gebruikt kan worden is de toegekende formatie. Hiermee kan per opleiding per afdeling vastgelegd worden
hoeveel instroom (fte en aantallen) en doorstroom (fte) er per afdeling per jaar toegestaan is.
De toegekende formatie wordt meegenomen in de bezettingsrapportage, waardoor overschrijdingen in één
oogopslag te zien zijn. Doordat alle gegevens in een systeem zitten en er dus op elk gewenst moment een
rapportage met de actuele gegevens gegenereerd kan worden, kan er bij het constateren van overschrijdingen
meteen actie worden ondernomen. Ook het wegvallen van een AIOS door ongeschiktheid wordt zo meteen
inzichtelijk gemaakt.
Vanuit de rapportages kan detailsinformatie op afdelings- en AIOS-niveau bekeken worden.
MSRC-rapportage
Een andere belangrijke rapportage is die voor de registratiecommissie MSRC. Vanuit de overheid worden hier
de opleidingstrajecten van de AIOS bijgehouden. Voor het aanleveren van gegevens aan de MSRC is een
afzonderlijke rapportage beschikbaar. Hiermee wordt met een druk op de knop de gewenste rapportage
gegenereerd die zonder verdere aanpassingen naar de MSRC gestuurd kan worden.
Zoals gezegd houdt de MSRC
zelf gegevens bij en stuurt
deze op naar ziekenhuizen
met het verzoek deze te
vergelijken. Het zoeken naar
mogelijke verschillen tussen
twee rapportages is natuurlijk
tijdrovend, foutgevoelig en
vervelend werk. Om dit te
voorkomen is er in wMPX
functionaliteit ontwikkeld,
waarmee rapportages van de
MSRC automatisch vergeleken
kunnen worden met de
aanwezige gegevens in wMPX.
Ondersteuning opleider
De meerwaarde van wMPX voor beleidsmedewerkers moge duidelijk zijn. Dat het voor opleiders en afdelingen
niet enkel een wijziging is van het systeem waarin de gegevens worden bijgehouden laten we u hieronder zien.
Excel heeft als voordeel dat het laagdrempelig is en daardoor door veel mensen te gebruiken. Bij onvoldoende
kennis van Excel kan dit leiden tot omslachtige handelingen. Een ander probleem bij gebruik van Excel is versie-
AIOS volgsysteem - wMPX
-2-
beheer. Bestanden worden vaak via e-mail verspreid, waardoor de kans dat iemand een oudere, en daarmee
verkeerde, versie gebruikt, groter wordt.
wMPX kent al deze problemen niet. Het is een gebruikersvriendelijke applicatie waarin de gegevens altijd upto-date zijn. Versie-beheer is hier geen issue meer omdat iedereen de gegevens uit het systeem kan halen.
Bovendien is wMPX een multi-user applicatie, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd de gegevens voor
dezelfde afdeling kunnen invoeren.
wMPX kent de volgende twee planningsniveau’s:
- Opleidingsperiode: gebaseerd op het opleidingsplan. Hierin wordt aangegeven wanneer een AIOS in
uw of andere ziekenhuizen zit, bij welk specialisme en wie de verantwoordelijke opleider is.
- Programma: dit valt onder een opleidingsperiode. Hierin wordt vastgelegd wat een AIOS doet en op
welke stageplaats binnen een afdeling.
wMPX beschikt over verschillende planborden (opleindingsperiodes, programma’s vanuit AIOS-perspectief en
programma’s vanuit stageplaats-perspectief). Vanuit deze planborden kan de gebruiker eenvoudig en
gebruikersvriendelijk wijzigingen doorvoeren zoals verkorten, verlengen, verplaatsen van opleidingsperiodes of
programma’s of het invoeren van onderbrekingen. Deze zaken kunnen ook voor een AIOS afzonderlijk in de
vorm van lijsten beheerd en gewijzigd worden.
De gebruiker wordt door wMPX
ondersteund bij het maken van de
planning door signaleringen op
dubbele bezetting van stageplaatsen,
op overschrijding van toegekende
formatie, en op uitvoering van
programma’s conform het vastgelegde
basiscurricula.
Net als een beleidsmedewerker kan een opleider middels de verschillende rapportages managementinformatie
uit het systeem halen om de planning en registratie op hoofdlijnen te controleren en daar waar nodig
inzoomen naar het detailsniveau van een AIOS.
AIOS volgsysteem - wMPX
-3-
Autorisatie
De toegang tot het systeem kan door het ziekenhuis zelf ingesteld worden. Beleidsmedewerkers zullen toegang
hebben tot alle afdelingen, terwijl opleiders enkel de gegevens van hun eigen afdeling te zien krijgen. Hierbij
kan bovendien onderscheid gemaakt worden in kijk- en muteerrecht.
Integraal systeem met andere ziekenhuizen
Naast de meerwaarde binnen uw eigen ziekenhuis heeft wMPX ook veel voordelen wanneer het als integraal
systeem binnen een opleidings- en onderwijsregio (OOR) wordt ingezet.
Opleiders kunnen op deze manier de AIOS en zijn verrichtingen in andere ziekenhuizen volgen. Bovendien zijn
onderbrekingen als gevolg van zwangerschap of ziekte meteen inzichtelijk. Uw opleiders komen dan niet voor
verrassingen te staan als blijkt dat besloten is dat de verlenging als gevolg van de onderbreking bij het
betreffende ziekenhuis wordt gedaan, waardoor een AIOS pas later naar uw ziekenhuis komt.
Voor beleidsmedewerkers en regioplancoördinatoren heeft wMPX het grote voordeel dat met behulp van een
speciale rapportage het opstellen van een regioplan een stuk eenvoudiger is geworden.
De ontwikkeling van wMPX staat niet stil. Op dit moment wordt gewerkt aan een koppeling met het digitaal
portfolio ePASS dat al in veel ziekenhuis in heel Nederland gebruikt wordt. Meer informatie over ePASS vindt u
op www.epass-maastricht.nl
wMPX wordt op dit moment succesvol ingezet in alle ziekenhuis binnen de OOR Zuid-Oost Nederland.
Voor meer informatie of het aanvragen van een demo kunt u contact opnemen met:
Mateum BV
Martijn Holthuijsen
Telefoon: 043-3628316
E-mail: [email protected]
Internet: www.mateum.nl
Wij komen graag een keer langs om een demonstratie van wMPX te geven.
AIOS volgsysteem - wMPX
-4-