Eisen aan administratieve verantwoording inzake TKI

Eisen aan administratieve verantwoording inzake TKI-toeslagprojecten
Binnen de subsidieregeling worden vier soorten subsidiabele kosten onderscheiden, te weten:
1. Loonkosten (uren eigen medewerkers)
2. Machines en apparatuur
3. Hulpmiddelen en materialen
4. Kosten derden
Algemeen

Projectkosten die zijn gemaakt vóór de start van het project komen niet voor subsidie in
aanmerking.

De volgende projectkosten komen in aanmerking binnen het Kaderbesluit EZ subsidies:

Loonkosten

Kosten van gebruikte materialen en hulpmiddelen

Kosten van aangeschafte machines en apparatuur (op basis van afschrijving)

Kosten derden

De subsidiabele loonkosten dienen als volgt te worden berekend:

Uurtarief plus vaste opslag: brutoloon verhoogd met sociale lasten + indirecte kosten
o.b.v. max. 1650 uur/jaar

Vast uurtarief (momenteel bij ministriële regeling vastgesteld op Eur 60,- per uur)

Integraal uurtarief

De subsidiabele kosten met betrekking tot materiaal en hulpmiddelen zijn subsidiabel
indien zij zijn gebaseerd op historische aanschafprijzen.

De subsidiabele projectkosten dienen binnen de projectperiode te worden gemaakt.

De subsidiabele projectkosten dienen uiterlijk op de einddatum te zijn gemaakt en betaald.

De subsidiabele kosten worden berekend op basis van een voor de subsidieontvanger
gebruikelijke en controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische
grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden
beschouwd en die de subsidie-ontvanger stelselmatig toepast.

Alle subsidiabele kosten dienen marktconform te zijn.
Uitvoering

Het project dient te worden uitgevoerd overeenkomstig het bij de subsidieaanvraag
ingediende projectplan, inclusief begroting en financieringsplan.

Essentiële wijzigingen in het projectplan dienen tijdig ter goedkeuring aan Stichting TKI
Agri&Food te worden voorgelegd.
Administratieve verantwoording
Het kaderbesluit EZ subsidies zegt het volgende inzake de administratieve verantwoording.
De subsidieontvanger voert een zodanige administratie dat daaruit te allen tijde op
eenvoudige en duidelijke wijze is af te leiden:
a. De aard, inhoud en voortgang van de verrichte werkzaamheden.
De administratie dient alle gegevens te bevatten, waaruit op eenvoudige, duidelijke en
controleerbare wijze de aard, inhoud en voortgang van de werkzaamheden afgeleid
kunnen worden. In de administratie kunnen bijvoorbeeld vergaderstukken, rapportages,
tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen,
berekeningen etc. worden opgenomen. Gedateerde en van naam voorziene stukken
maken dat uit de administratie eenvoudiger en duidelijker de aard, inhoud en voortgang
zijn af te leiden. Uit de administratie moet het eindresultaat van de activiteiten blijken,
maar ook moet op eenvoudige en duidelijke wijze zijn af te leiden hoe de voortgang van
de werkzaamheden is geweest, oftewel langs welke weg het resultaat is bereikt, welke
knelpunten zich daarbij hebben voorgedaan en op welke wijze deze zijn opgelost. Een
registratie van de werkzaamheden per werknemer is niet vereist.
b. Het aantal eenheden dat per kostendrager (bijvoorbeeld 1 apparaat X en 10 zakjes
materiaal Y) is besteed aan activiteiten die voor subsidie in aanmerking komen.
De kosten inzake ‘machines en apparatuur’ en ‘hulpmiddelen en materiaal’ dienen te
worden verantwoord door middel van een factuur + betalingsbewijs. Tevens dient uit de
administratie duidelijk te blijken dat de gemaakte kosten ten behoeve van het
gesubsidieerde project zijn gemaakt, bijv. door het gebruik van projectcode of door het
voeren van specifieke projectadministratie. Let op: De afschrijftermijnen van machines
moeten conform regels of afspraken met de belastingsdienst worden toegepast.
c. Het aantal uren dat per persoon is besteed aan activiteiten die voor subsidie in
aanmerking komen.
De uren die worden besteed aan activiteiten dienen te worden geregistreerd. Per
werknemer moet worden geregistreerd op welke dagen werkzaamheden ten behoeve van
de activiteiten zijn verricht en om hoeveel uren per dag het ging. Dit hoeft geen
bedrijfbrede (sluitende) urenregistratie te zijn, mits de voor het project gemaakte uren
systematisch en controleerbaar worden vastgelegd. De gemaakte uren dienen door de
leidinggevende van de betreffende medewerker te worden gecontroleerd. De controle van
de uren mag ook op een andere wijze zijn voorzien (bijvoorbeeld digitaal).
d. De berekening van de integrale kostprijssystematiek.
Indien een integrale kostprijssystematiek wordt gehanteerd, maakt de berekening en
samenstelling van dit tarief onderdeel uit van de administratieve verantwoording. (zie
artikel 12 Kaderbesluit EZ subsidies)
e. De specifiek ten behoeve van de activiteiten gemaakte en betaalde kosten.
De kosten inzake derden dienen te worden verantwoord door middel van een factuur +
betalingsbewijs. Tevens dient duidelijk te blijken dat de gemaakte kosten ten behoeve van
het gesubsidieerde project zijn gemaakt. N.B. Kosten van projectpartners kunnen nooit als
kosten derden worden verantwoord.
De administratie dient tot vijf jaar na de datum van de beschikking tot subsidievaststelling te
worden bewaard.