Blz. 1 Eerste medewerker financiële administratie FUWABVE

Blz. 1
Eerste medewerker financiële administratie
FUWABVE Voorbeeldfunctie
1. Functie-informatie
Codering
Functienaam
Salarisschaal
Indelingsniveau
Werkterrein
Activiteiten
Kenmerkscores
Somscore
Versie
Status
20024638
Eerste medewerker financiële administratie
7
IIIc
Bedrijfsvoering -> Financieel Economische zaken
Bewerken van gegevens
Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden
32232 33223 32 32
35
2002.1.10
BN
2. Context
De werkzaamheden vinden plaats binnen een bureau van de stafdienst Financiën van een
onderwijsinstelling voor beroepsonderwijs en volwasseneneducatie.
De stafdienst Financiën heeft een adviserende en ondersteunende taak ten aanzien van de meerjaren
beleidsontwikkeling, -voorbereiding, -uitvoering en -evaluatie op het terrein van financiën, planning en
control. De stafdienst financiën ressorteert evenals de overige stafdiensten rechtstreeks onder het College
van Bestuur.
De eerste medewerker financiële administratie verricht boekhoudkundige en financieel-administratieve
werkzaamheden waaronder het voeren van een debiteuren- en crediteurenadministratie, verricht
voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de begrotingssamenstelling, bereidt rapportages omtrent
financieel resultaat en vermogenspositie aan het management voor en draagt zorg voor de (centrale)
FUWABVE 2002.1.40
AOb
Blz. 2
Eerste medewerker financiële administratie
FUWABVE Voorbeeldfunctie
inkoop van boeken, gereedschappen, bedrijfskleding en voor de aanschaf/vervanging van
inventarisartikelen, lesmateriaal en apparatuur.
De dienst bestaat uit een directeur en meerdere ondersteunende bureaus. Een ondersteunend bureau bestaat
uit een hoofd en enkele medewerkers.
3. Resultaatgebieden
1. Verricht boekhoudkundige en financieel-administratieve werkzaamheden, waaronder het voeren van
een debiteuren- en crediteurenadministratie door:
* het controleren van inkomende facturen en deze coderen ten behoeve van de verwerking in de
boekhouding en zorgen voor een tijdige betaling;
* het bijhouden van kas-, bank- en giroafrekeningen en de gegevens verwerken in de boekhouding;
* het bewaken van vastgestelde budgetten;
* het zorgen voor een archivering van alle boekhoudkundige bescheiden;
* het zorgdragen voor de inning van deelnmerbijdragen, cursusgelden, kantinegelden, gelden
personeelsfonds en dergelijke en het verzenden van nota's hiertoe en zonodig rappeleren;
* het beheren van een kleine kas ten behoeve van de aanschaf van kantoorinventaris en lesmaterialen.
2. Verricht voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de begrotingssamenstelling door:
* het periodiek, per unit, samenstellen van inkomsten- en uitgavenoverzichten;
* het adviseren met betrekking tot de uitvoering van de debiteuren- en crediteurenadministratie en de
toepassing van (gewijzigde) salarisregelingen;
* het verstrekken van financiële gegevens ten behoeve van het opstellen van de begroting en/of
deelbegrotingen en meerjarenramingen;
* het mede samenstellen van onderdelen van de jaarrekening.
3. Bereidt rapportages omtrent financieel resultaat en vermogenspositie voor het management door:
* het controleren op juistheid en volledigheid van financieel-economische cijfermatige informatie en het
zo nodig aanbrengen van correcties;
* het op elkaar afstemmen van financiële deeladministraties;
* het signaleren van verschillen tussen vastgestelde budgetten en de ingediende rekeningen, het bespreken
van de mogelijke oorzaken met de budgethouders en het doen van aanbevelingen ter bijsturing.
FUWABVE 2002.1.40
AOb
Blz. 3
Eerste medewerker financiële administratie
FUWABVE Voorbeeldfunctie
4. Draagt zorg voor de (centrale) inkoop van boeken, gereedschappen, bedrijfskleding en voor de
aanschaf/vervanging van inventarisartikelen, lesmateriaal en apparatuur door:
* het up to date houden van een bestand van mogelijke leveranciers op grond van produkt- of
materiaalspecificaties, kwaliteitseisen, leveringsvoorwaarden en dergelijke;
* het hiertoe inventariseren van de binnen de afdelingen/vakgroepen bestaande wensen, het beoordelen
van de financiële haalbaarheid hiervan en het vaststellen van prioriteiten bij dreigende
budgetoverschrijding.
4. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
- Beslist over/bij: de inhoud van de adviezen met betrekking tot de uitvoering van de debiteuren- en
crediteurenadministratie, de toepassing van (gewijzigde) salarisregelingen, de juistheid van betaalstukken,
het corrigeren en registreren van de financiële gegevens en het registreren van budgetoverschrijdingen;
- Kader: voor de financiële administratie geldende regels en voorschriften (o.a. inkoopvoorschriften);
- Verantwoording: aan het hoofd van het ondersteunende bureau over boekhoudkundige en financieeladministratieve werkzaamheden, de rapportages betreffende resultaat en vermogenspositie en de
voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van de begrotingssamenstelling en de doelmatigheid van de
inkoopactiviteiten.
5. Kennis en vaardigheden
- praktische en theoretische kennis van de financiële wet- en regelgeving en van richtlijnen op het gebied
van financieel beheer;
- kennis van boekhoudkundige technieken, het boekhoudsysteem en financieel-administratieve procedures
en vaardigheid in het hanteren ervan;
- kennis van inkoopprocedures en -voorschriften;
- inzicht in de voorschriften en procedures binnen de organisatie;
- vaardigheid in het opstellen van managementoverzichten;
- vaardig in het samenstellen van inkoop- en produktdossiers.
6. Contacten
- met budgethouders over onder- c.q. overschrijding om te overleggen over gesignaleerde verschillen
tussen het budget en ingediende rekeningen en het aangeven van mogelijke (technische) oplossingen c.q.
FUWABVE 2002.1.40
AOb
Blz. 4
Eerste medewerker financiële administratie
FUWABVE Voorbeeldfunctie
antwoorden en/of afdoening van problemen;
- met medewerkers van decentrale administraties om ervaringen over procedures en werkwijze uit te
wisselen;
- met leveranciers en bedrijven over de (centrale) inkoop van boeken, gereedschappen, bedrijfskleding en
over de aanschaf/vervanging van inventarisartikelen, lesmaterialen en apparatuur om afspraken over
leveringsvoorwaarden te maken;
- met medewerkers binnen en buiten de afdeling om informatie uit te wisselen in het kader van op te
stellen managementrapportages.
FUWABVE 2002.1.40
AOb