Opstellen van een projectplan

Opstellen van een projectplan
Omdat we het tegenwoordig allemaal zo druk hebben, is het belangrijk om met de
goede dingen bezig te zijn en de zaken op een efficiënte manier aan te pakken.
Dit artikel lezen, kost je niet zoveel tijd. Het kan je wel een hoop tijd en frustraties
schelen bij het opzetten van een project. Als je goed nadenkt vooraleer een project
te starten, kan jou veel narigheid en tijdverlies gespaard blijven. Maar al te dikwijls
gaat men wild enthousiast en onbezonnen tewerk, met alle gevolgen vandien…..
Daarom : denk vooraf goed na over alle fasen van een project en probeer daarbij de
beheersaspecten (organisatie, budget, kwaliteit van het project, informatie en tijd)
niet uit het oog te verliezen.
De neiging is vaak groot om bij een leuk en nieuw idee meteen te beginnen met de
uitvoering ervan. Al werkend blijkt dat het niet allemaal zo gemakkelijk is als het lijkt,
en telkens moeten weer nieuwe oplossingen verzonnen worden en keuzes gemaakt
worden. Als je eerst uitgebreid gaat nadenken over wat er allemaal nodig is om het
geplande resultaat te bereiken, heb je meer kans dat je een aantal moeilijkheden
vermijdt en dat het resultaat er beter uitziet. Anderzijds kan je/wil je niet alle details
plannen; sommige dingen moet je dus gewoon laten gebeuren.
Ook in het bedrijfsleven is het belangrijk dat zaken gepland worden alvorens ze te
gaan uitvoeren. Een goede planning zorgt er tevens voor dat iedereen die bij een
project betrokken is (of zal worden) inzicht krijgt in wat de bedoeling is van een
project, welke doelstellingen op welke tijdstippen behaald moeten worden, bij wie de
verantwoordelijkheden liggen, welke mijlpalen er zijn enz….
Onderdelen van een project
1.
2.
Keuze
Ontwerp
3.
Voorbereiding
Faseren:
Beslissen:
Besluit
Besluit
4.
Uitvoering
Besluit
5.
Nazorg
Besluit
B
e
tijd
h
geld
e
kwaliteit
e
r
informatie
s
organisatie
e
Bron : Eerst denken, dan doen J. Heinsius
n
Een project is in tijd begrensd, het heeft een duidelijk begin en een duidelijk einde.
Bovendien is er een opdrachtgever en iemand die verantwoordelijk is voor het
project; de projectleider. De projectleider geeft leiding aan de projectgroep, met
andere woorden de mensen die het project uitvoeren.
Opdrachtgever
Projectleider
Projectgroepleden
Vanuit een projectplan moet er naar een duidelijk resultaat toegewerkt worden.
Voordat er begonnen wordt, denkt de opdrachtgever na over wat hij wil bereiken, zo
concreet mogelijk. De projectleider, die reeds ervaring opgebouwd heeft in dit soort
zaken, kan hem hierbij adviseren.
Resultaat
Als een organisatie bijvoorbeeld een managementsysteem wil opzetten, is het
resultaat niet alleen het certificaat. Daar horen ook bij :





Wie gaat de processen, procedures, werkinstructies schrijven?
Wie gaat het geheel coördineren?
Wat is de streefdatum voor het (eventueel) behalen van het certificaat?
Op welke manier ga je de rest van de organisatie inlichten over dit project?
Hoeveel budget wordt hiervoor uitgetrokken?
Organisatie en planning
Als duidelijk is waaruit het resultaat van een project bestaat, kunnen projectleider en
projectgroep gaan plannen. Wat is allemaal nodig om dit te bereiken, welke
activiteiten moet je gaan ondernemen? Om die resultaten te bereiken, moet je
mensen benaderen die op de een of andere manier willen meewerken, je moet geld
zien te krijgen om het te bekostigen, besprekingen beleggen i.v.m. het in kaart
brengen van de procesbeschrijvingen, trainingen organiseren waardoor
medewerkers zelf in staat worden gesteld om procedures en werkinstructies te
schrijven, enzovoort. Plannen bestaat dus aan de ene kant uit het bedenken van alle
activiteiten die je moet uitvoeren om het beoogde resultaat te behalen en aan de
andere kant uit het nadenken over de tijd die nodig is voor het uitvoeren van alle
activiteiten. Het mag duidelijk zijn dat de betrokkenheid van de directie of het
managementteam hier een uitermate belangrijke rol speelt. Je kan als projectgroep
fantastische dingen plannen, maar als er bijvoorbeeld geen geld voor is, houdt het al
snel op.
Opdrachtgever en projectleider
De opdrachtgever is diegene die het projectvoorstel formuleert. Hij kan beschouwd
worden als “the MAN” : diegene die de middelen (Means), bevoegdheid (Authority)
en de behoefte (Need) heeft en deze vertaalt in een projectvoorstel.
De opdrachtgever beslist na elke fase over de voortgang van het project.
Diegene die het project uitvoert, de projectleider, is verantwoordelijk voor de
uitvoering en het resultaat van een project. Daarbij zorgt hij voor de communicatie
binnen de projectgroep en met de opdrachtgever, en geeft hij leiding aan het project
en de projectgroepleden.
Duur project
Projecten hebben altijd een bepaalde duur : ze beginnen en eindigen. Van tevoren
legt de opdrachtgever vast wanneer dat is. Voordat begonnen wordt met de
uitvoering van een project wordt de tijdsduur vastgelegd. Tijd is kostbaar en dan kan
je niet eindeloos improviseren….
Probeer hierbij ook een schatting te maken van de tijd die het aan de verschillende
projectgroepleden zal kosten.
Fasering van een project
Een project kan bestaan uit vijf fases :
 Het vastleggen van het resultaat (= keuze : hoe moet het eruit zien wanneer
het klaar is?)
 Het bedenken van het plan van aanpak (= onwerp : wat moet er gebeuren in
welk stadium, hoeveel tijd en geld kost elke activiteit, hoeveel tijd en geld is
nodig voor het hele traject?)
 Het voorbereiden van de uitvoering (wat is daar voor nodig?)
 De uitvoering (werken naar het uiteindelijke resultaat)
 De evaluatie en nazorg (is het afgesproken resultaat bereikt, wat is er geleerd
van deze aanpak, en hoe zorgen we ervoor dat dit resultaat behouden blijft?)
Elke activiteit die nodig is voor het behalen van het eindresultaat kan beschouwd
worden als een “fase”. Na elke fase wordt opnieuw besloten over de voortgang van
het project. De opdrachtgever krijgt van de projectleider uitgebreide schriftelijke
informatie over de uitkomst van de fase.
Probeer de doorlooptijd van elke fase dus niet te lang te plannen, want anders raakt
de opdrachtgever de draad kwijt, en ga je als projectgroep misschien een totaal
andere richting in, dan diegene die de opdrachtgever verwacht.
Elk einde van een fase is een “mijlpaal”. Dit is een punt waar men kan verifiëren,
evalueren en eventueel de rest van het project kan bijstellen.
Beheersaspecten
Niet alleen over het resultaat, de inzet van mensen en de hoeveelheid benodigd geld
moet vooraf nagedacht worden, maar ook de aspecten kwaliteit en informatie spelen
een belangrijke rol. Met andere woorden aan welke eisen moet het project voldoen
en wie moet welke informatie op welk tijdstip krijgen?
Eén van de belangrijkste taken van de projectleider is het bewaken van al deze
beheersaspecten. Hij zorgt er dus voor dat een project volgens alle gemaakte
afspraken verloopt.
Van voren naar achteren, en van achteren naar voren
Als je nadenkt over het resultaat van een project, kan je dat van voren naar achteren
doen en van achteren naar voren. Bij het eerste vertrek je vanuit de huidige situatie
en bedenk je wat er allemaal moet gebeuren om bij het resultaat te komen. Bij het
tweede begin je bij het resultaat en denk je terug wat er allemaal zou moeten
gebeuren om zover te komen. Beide manieren van denken worden afwisselend
gebruikt in elke fase van het project. Telkens als je per fase in het project gaat
denken van voren naar achteren en weer terug, kom je weer op andere dingen die in
de planning opgenomen moeten worden. Door op deze manier te werk te gaan,
bedenk je een vrijwel complete lijst van alle benodigde activiteiten voor het resultaat.
Conclusie
Door vooraf goed na te denken over de zaken die aangepakt moeten worden, en je
te laten omringen door de mensen met de juiste deskundigheid, kan je een hoop tijd
en ellende besparen.
Kortom : “bezint eer ge begint”