grant agreement for an action with multiple beneficiaries

Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
SUBSIDIEOVEREENKOMST voor een
Project met meervoudige begunstigden in het kader van
ERASMUS+1
NUMMER VAN DE OVEREENKOMST – XXX
EPOS vzw (Europese Programma’s voor Onderwijs, Opleiding en Samenwerking)
Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II-laan 15, 7C
1210 Brussel
Ondernemingsnummer: 456.074.994
Het Nationaal Agentschap (hierna te noemen: “het NA”), voor ondertekening van deze Overeenkomst
vertegenwoordigd door de directeur, Pieter Tratsaert, en handelend als gedelegeerd vertegenwoordiger van de
Europese Commissie, hierna te noemen: “de Commissie”.
enerzijds,
en
XXX
XXX
officiële rechtsvorm (indien van toepassing): XXX
wettelijk registratienummer (indien van toepassing): XXX
wettelijk instellingsnummer (indien van toepassing): XXX
btw-nummer (indien van toepassing): XXX
PIC-nummer: XXX
Erasmus ID code (indien van toepassing): XXX
hierna te noemen "de coördinator", voor de ondertekening van deze Overeenkomst vertegenwoordigd door
XXX
en de andere begunstigden zoals vermeld in Bijlage VI,
hierna voor de toepassing van deze Overeenkomst gezamenlijk te noemen “de begunstigden”, en afzonderlijk
“begunstigde”, als een bepaling zonder onderscheid tussen de coördinator en een andere begunstigde van
toepassing is,
anderzijds,
1
VERORDENING (EU) Nr. 1288/2013 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN VAN DE RAADvan 11 december 2013 tot vaststelling
van 'Erasmus+': het programma van de Unie voor onderwijs, opleiding, jeugd en sport
(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:347:0050:0073:EN:PDF)
1
Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
HEBBEN OVEREENSTEMMING BEREIKT
over de Bijzondere Voorwaarden (hierna te noemen: “de Bijzondere Voorwaarden”) Deel I, de Algemene
Voorwaarden (hierna te noemen: “de Algemene Voorwaarden”) Deel II en de volgende Bijlagen:
Bijlage I
Beschrijving van het Project
Bijlage II
Geraamde begroting
Bijlage III
Financiële en contractuele regels (gepubliceerd op http://www.epos-vlaanderen.be)
Bijlage IV
Modellen voor overeenkomsten tussen de begunstigden en deelnemers (enkel van toepassing
voor KA1)
Bijlage V
Door de andere begunstigde(n) aan de coördinator bezorgde mandaatbrief/mandaatbrieven
Bijlage VI
Lijst van de andere begunstigden
Bijlage VII
Vertaling van de subsidieovereenkomst in het Nederlands, verplicht door Vlaamse regelgeving
(gepubliceerd op http://www.epos-vlaanderen.be)
die een integrerend deel van deze Overeenkomst (hierna “de Overeenkomst”) vormen.
De bepalingen van de Bijzondere Voorwaarden hebben voorrang boven die van de Algemene Voorwaarden,
zoals gepubliceerd op http://www.epos-vlaanderen.be.
De bepalingen van de Bijzondere Voorwaarden en de Algemene Voorwaarden hebben voorrang boven die in de
Bijlagen
De bepalingen in Bijlage III hebben voorrang boven die in de overige Bijlagen.
De bepalingen in Bijlage II hebben voorrang boven die in Bijlage I.
2
Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
DEEL I - BIJZONDERE VOORWAARDEN
ARTIKEL I.1
ONDERWERP VAN DE OVEREENKOMST
I.1.1
Het NA heeft besloten een subsidie toe te kennen, onder de voorwaarden uiteengezet in de
Bijzondere Voorwaarden, de Algemene Voorwaarden en de overige Bijlagen bij de Overeenkomst,
voor het Project genaamd XXX ("het Project") in het kader van Erasmus+, Kernactie 2: Strategische
Partnerschappen, zoals beschreven in Bijlage I.
I.1.2
Door ondertekening van de Overeenkomst aanvaarden de begunstigden de subsidie en stemmen zij
ermee in het Project uit te voeren, handelend onder eigen verantwoordelijkheid.
I.1.3
De begunstigden houden zich, indien het Instellingen voor Hoger Onderwijs betreft, aan de
voorwaarden van het Erasmus Charter voor Hoger Onderwijs.
ARTIKEL I.2
INWERKINGTREDING EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST
I.2.1
De Overeenkomst wordt van kracht op de datum waarop zij door de laatste partij wordt
ondertekend.
I.2.2
Het Project loopt vanaf XXX tot en met XXX (beide inclusief).
ARTIKEL I.3
I.3.1
MAXIMAAL BEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE
Maximaal toe te kennen subsidie
De subsidie bedraagt maximaal XXX EUR en heeft de vorm van eenheidsbijdragen en vergoeding van
subsidiabele kosten die feitelijk zijn gemaakt, overeenkomstig de volgende bepalingen:
(a)
(b)
(c)
I.3.2
subsidiabele kosten zoals gespecificeerd in Artikel II.16;
geraamde begroting zoals gespecificeerd in Bijlage II;
financiële regels zoals gespecificeerd in Bijlage III.
Overdracht tussen begrotingsposten
Onverminderd de bepalingen van Artikel II.11 mogen de begunstigden de geraamde begroting vermeld in
Bijlage II en de overeenkomstige activiteiten beschreven in Bijlage II, aanpassen via overdracht tussen de
verschillende begrotingsposten, zonder dat een dergelijke aanpassing zal worden beschouwd als wijziging van
de Overeenkomst in de zin van Artikel II.11, mits aan de onderstaande regels wordt voldaan:
(a)
(b)
(c)
(d)
ARTIKEL I.4
De begunstigde mag maximaal 20% van de voor Projectbeheer en -uitvoering,
Transnationale projectbijeenkomsten, Intellectuele outputs, Multiplier events, Leer-,
onderwijs- en trainingsactiviteiten en Uitzonderlijke kosten toegekende middelen verschuiven
naar iedere andere begrotingspost, met uitzondering van de begrotingsposten Projectbeheer
en -uitvoering en Uitzonderlijke kosten.
Iedere overdracht tussen begrotingsposten mag het aan de begunstigde begrotingspost
overeenkomstig bijlage II toegekende bedrag met ten hoogste 20% verhogen.
De begunstigde mag middelen uit iedere begrotingspost verschuiven naar de begrotingspost
Ondersteuning van bijzondere behoeften, ook indien er geen middelen voor Ondersteuning
van bijzondere behoeften zijn toegekend zoals gespecificeerd in bijlage II. In dat geval is de
maximale verhoging van de begrotingspost Ondersteuning van bijzondere behoeften met
20% niet van toepassing.
In afwijking van punt (a) hierboven mag de begunstigde middelen uit iedere begrotingspost
behalve Ondersteuning van bijzondere behoeften verschuiven naar de begrotingspost
Uitzonderlijke kosten teneinde bij te dragen aan de kosten van een financiële
zekerheidsstelling voor zover die door het NA in Artikel I.4.1 wordt vereist en ook indien er
geen middelen voor Uitzonderlijke kosten zijn toegekend zoals gespecificeerd in bijlage II. In
dat geval is de maximale verhoging van de begrotingspost Uitzonderlijke kosten met 20%
niet van toepassing.
REGELINGEN M.B.T. RAPPORTERING EN BETALING
Ten aanzien van rapportering en betaling gelden de volgende bepalingen:
I.4.1
Betaling van de eerste voorfinanciering
De voorfinanciering is bedoeld om de begunstigden de nodige kasmiddelen te verstrekken.
Het NA betaalt de coördinator binnen 30 dagen na inwerkingtreding van de Overeenkomst een eerste
voorfinanciering van XXX EUR, hetgeen overeenkomt met 80% van de maximale subsidie zoals gespecificeerd
in Artikel I.3.1.
I.4.2
Interimrapportering en nadere voorfinancieringen
Tegen XXX stelt de coördinator via Mobility Tool+ (indien beschikbaar) een voortgangsrapport inzake de
uitvoering van het Project op die de rapporteringsperiode vanaf het begin van de uitvoering van het Project
zoals gespecificeerd in Artikel I.2.2. tot en met XXX omvat.
3
Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
I.4.3
Eindrapportering en eindafrekeningsverzoek
Binnen 60 kalenderdagen na afloop van het in Artikel I.2.2. genoemde Project stelt de coördinator via Mobility
Tool+ een eindrapportering op inzake de uitvoering van het Project en laadt alle projectresultaten op in VALOR
zoals gespecificeerd in Artikel I.10.2. Die rapportering dient informatie te bevatten ter rechtvaardiging van het
gevraagde bedrag op basis van eenheidsbijdragen wanneer de subsidie wordt verstrekt in de vorm van
eenheidsbijdragen of de feitelijk gemaakte subsidiabele kosten overeenkomstig Artikel II.16 en Bijlage III.
De eindrapportering wordt beschouwd als het verzoek van de coördinator om uitkering van het resterende
saldo van de subsidie.
De coördinator dient te bevestigen dat de in het eindafrekeningsverzoek verstrekte informatie volledig,
betrouwbaar en juist is. De coördinator dient daarnaast te bevestigen dat de gemaakte kosten conform de
Overeenkomst als subsidiabele kosten beschouwd kunnen worden en dat het betalingsverzoek afdoende wordt
onderbouwd door middel van ondersteunende documentatie verband houdende met de controles of audits
zoals beschreven in Artikel II.20.
I.4.4
Eindafrekening
De eindafrekening is eenmalig en is bedoeld ter vergoeding of dekking van de na afloop van de in Artikel I.2.2
genoemde periode resterende subsidiabele kosten die de begunstigden voor de uitvoering hebben gemaakt.
Onverminderd de Artikelen II.17.2 en II.17.3 dient het NA na ontvangst van de in de eindrapportering
genoemde documenten het verschuldigde saldo uit te keren binnen 60 kalenderdagen.
Dit bedrag wordt vastgesteld na goedkeuring van de eindrapportering en conform de vierde alinea.
Goedkeuring van de eindrapportering staat niet gelijk aan erkenning dat de daarin vervatte verklaringen en
gegevens rechtsgeldig, waarachtig, volledig en correct zijn.
Het verschuldigde saldo wordt vastgesteld door het totaalbedrag van de reeds betaalde voorfinanciering en
interimbetalingen in mindering te brengen op het definitieve subsidiebedrag zoals vastgesteld overeenkomstig
Artikel II.18. Voor zover het totaal van eerdere betalingen het definitieve subsidiebedrag zoals vastgesteld
overeenkomstig Artikel II.18 overschrijdt, kan het saldo worden uitgekeerd in de vorm van een vordering zoals
voorzien in Artikel II.19.
I.4.5
Niet-indiening van documenten
Heeft de coördinator verzuimd een interimrapportering of eindrapportering in te dienen, samen met de
hiervoor bedoelde documenten, dan stuurt het NA binnen 15 kalenderdagen na de deadline een officiële
herinnering. Verzuimt de coördinator opnieuw om de genoemde rapportering binnen 30 kalenderdagen na deze
herinnering in te dienen, dan behoudt het NA zich het recht voor de Overeenkomst te beëindigen conform
Artikel II.15.2.1(c) en terugstorting van het volledige bedrag van de voorfinancieringen te eisen conform
Artikel II.19.
I.4.6
Taal waarin betalingsverzoeken en rapporteringen moeten worden opgesteld
De begunstigde stelt alle betalingsverzoeken en rapporteringen op in het Engels.
I.4.7
Omrekening naar euro's van in een andere munteenheid gemaakte kosten
In afwijking van Artikel II.17.6 worden in een andere munteenheid gemaakte kosten door de begunstigde in
euro's omgerekend tegen de dagelijkse wisselkoers zoals die door de Europese Centrale Bank wordt
vastgesteld en op haar website2 wordt gepubliceerd, geldig op de dag waarop de overeenkomst door de laatste
van de twee partijen wordt ondertekend.
ARTIKEL I.5
BANKREKENING VOOR BETALINGEN
Alle betalingen geschieden op de hieronder vermelde bankrekening van de begunstigde:
Naam van de bank: XXX
IBAN-code: XXX
Exacte benaming van de rekeninghouder zoals vermeld op de bankuittreksels: XXX
Adres van de rekeninghouder indien verschillend van het adres van de coördinator: XXX
ARTIKEL I.6
I.6.1
DATA CONTROLLER EN CONTACTGEGEVENS VAN DE PARTIJEN
Data controller
De entiteit die optreedt als data controller overeenkomstig Artikel II.6 is EPOS vzw.
I.6.2
Contactgegevens van het NA
Alle mededelingen voor het NA dienen als volgt te worden geadresseerd:
EPOS vzw (Europese Programma’s voor Onderwijs, Opleiding en Samenwerking)
Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II-laan 15 - 7C, 1210 Brussel
2
http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
4
Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
E-mailadres: [email protected]
I.6.3
Contactgegevens voor de begunstigden
Alle mededelingen van het NA voor de begunstigden zullen naar de coördinator worden gestuurd op het
volgende adres:
XXX
ARTIKEL I.7
BESCHERMING EN VEILIGHEID VAN DEELNEMERS
De begunstigden hanteren doelmatige procedures en regelingen om de bescherming en veiligheid van de
deelnemers aan het Project te waarborgen.
De begunstigden zien erop toe dat de deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten in het buitenland afdoende zijn
verzekerd.
ARTIKEL I.8
TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING
I.8.1
De Overeenkomst is onderworpen aan het recht van België.
I.8.2
De overeenkomstig het toepasselijk nationaal recht aangewezen bevoegde rechter heeft exclusieve
bevoegdheid tot het behandelen van geschillen tussen het NA en de begunstigde over de
interpretatie, toepassing of geldigheid van deze Overeenkomst indien het geschil niet in der minne
beslecht kan worden.
ARTIKEL I.9
AANVULLENDE BEPALINGEN INZAKE HET GEBRUIK VAN DE RESULTATEN (MET
INBEGRIP VAN INTELLECTUELE EN INDUSTRIËLE EIGENDOMSRECHTEN)
In aanvulling op de bepaling van Artikel II.8.3 geldt dat indien de begunstigden onderwijsmateriaal produceren
binnen het kader van het Project, dit materiaal kosteloos en via open licenties3 via het internet beschikbaar
moet worden gesteld.
ARTIKEL I.10
I.10.1
GEBRUIK VAN IT
Mobility Tool+
De coördinator is verplicht om via de webapplicatie Mobility Tool+ alle gegevens in verband met de
ondernomen mobiliteitsactiviteiten vast te leggen, inclusief activiteiten waarvoor de EU-subsidie nul euro
bedraagt, en het Voortgangsrapport, het interimrapport (indien beschikbaar in Mobility Tool+) en het
eindrapport op te stellen en in te dienen.
I.10.2
VALOR - Verspreidingsplatform
De coördinator registreert de resultaten van het Project in VALOR, het disseminatieplatform voor het
Programma (http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/projects/), in overeenstemming met de daar
vermelde instructies.
De eindrapportage kan pas worden goedgekeurd nadat de projectresultaten in VALOR zijn opgeladen op het
moment van de indiening van het eindrapport.
ARTIKEL I.11
AANVULLENDE BEPALINGEN INZAKE UITBESTEDING
In afwijking van de bepalingen in Artikel II.10 is het de begunstigden niet toegestaan activiteiten uit te
besteden die vanuit de begrotingspost Intellectuele outputs worden gefinancierd.
In afwijking van het bovenstaande zijn de bepalingen vermeld onder punten (c) en (d)van Artikel II.10.2 op
geen enkele budgetcategorie van toepassing met uitzondering van Uitzonderlijke kosten.
ARTIKEL I.12
SPECIALE BEPALINGEN AANGAANDE DE FINANCIËLE VERANTWOORDELIJKHEID
VOOR TERUGBETALINGEN
De financiële verantwoordelijkheid van elke begunstigde anders dan de coördinator zal beperkt zijn tot het
bedrag dat de betrokken begunstigde heeft ontvangen.
ARTIKEL I.13
BEPALINGEN VAN DE ALGEMENE VOORWAARDEN DIE NIET VAN TOEPASSING ZIJN
De onderstaande bepalingen van Deel II - Algemene voorwaarden van deze Overeenkomst zijn niet van
toepassing: II.16.2.1., II.16.2.2., II.16.2.3., II.16.2.4., II.16.2.6., II.16.4.1., II.16.4.2., II.16.4.3., II.16.4.5.
3
Open licentie – een methode op basis waarvan de eigenaar van een werk andere partijen toestemming geeft om van dat
werk gebruik te maken. Aan ieder leermiddel wordt een licentie verbonden. Er bestaan verschillende open licenties, afhankelijk
van het toestemmingsniveau of de opgelegde beperkingen; het staat de begunstigde vrij om zelf te bepalen welke licentie op
zijn of haar werk van toepassing zal zijn. Aan ieder geproduceerd leermiddel moet een licentie gekoppeld zijn. Een open
licentie is geen overdracht van auteursrechten of intellectuele eigendomsrechten (IER).
5
Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
ARTIKEL I.14
ONDERSTEUNING VAN DEELNEMERS
Voor zover de uitvoering van het Project ondersteuning van de deelnemers vergt, zullen de begunstigden die
ondersteuning bieden overeenkomstig de voorwaarden zoals neergelegd in Bijlage I en Bijlage IV (indien van
toepassing) waarin in ieder geval het volgende is vastgelegd:
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
de maximale financiële ondersteuning, die op zijn hoogst EUR 60.000 per deelnemer
bedraagt;
de criteria voor het vaststellen van het exacte bedrag aan ondersteuning;
de activiteiten waarvoor de deelnemer in aanmerking kan komen voor ondersteuning, op
basis van een vaste lijst;
een definitie van de personen of categorieën personen die mogelijk in aanmerking komen
voor ondersteuning;
de criteria voor het verstrekken van ondersteuning.
De begunstigden dienen:
–
Hetzij het bedrag van de financiële ondersteuning voor de begrotingsposten reizen en
individuele ondersteuning volledig over te maken aan de deelnemers aan Transnationale
leer/onderwijs/opleidingsactiviteiten, op basis van de tarieven voor eenheidsbijdragen zoals
gespecificeerd in Bijlage III;
–
Of de ondersteuning voor de begrotingsposten reizen en individuele ondersteuning aan
deelnemers aan Transnationale leer/onderwijs/opleidingsactiviteiten over te maken in de
vorm van aanbieden van de reis, het verblijf en de taalkundige ondersteuning. In dat geval
zien de begunstigden erop toe dat de reis, het verblijf en de taalkundige ondersteuning aan
de passende kwaliteits- en veiligheidseisen voldoen.
Het staat de begunstigden vrij om de beide opties uit de voorgaande alinea te combineren zolang zij de eerlijke
en gelijke behandeling van alle deelnemers kunnen waarborgen. In dat geval gelden de voorwaarden van de
afzonderlijke opties voor de begrotingsposten waarop de opties van toepassing zijn.
ARTIKEL I.15
TOESTEMMING VAN OUDERS/VOOGD
De begunstigde dient de toestemming van ouders/voogd te verkrijgen voor minderjarige deelnemers vooraleer
zij participeren aan enigerlei mobiliteitsactiviteit.
ARTIKEL I.16
BEGUNSTIGDEN DIE INTERNATIONALE ORGANISATIES ZIJN
Dit artikel is enkel van toepassing indien een begunstigde een internationale organisatie is
I.16.1
I.16.2
Geschillenbeslechting - Arbitrage
(a)
In afwijking van artikel I.8 wordt een geschil tussen het NA en XXX in verband met de
Overeenkomst dat niet in der minne kan worden geschikt, voorgelegd aan een
arbitragecommissie overeenkomstig de procedure beschreven onder (b) tot en met (g).
(b)
De partij die voornemens is gebruik te maken van arbitrage, stelt de wederpartij daarvan in
kennis, onder vermelding van de aangewezen arbiter. De wederpartij wijst haar arbiter aan
binnen een maand na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving. Beide arbiters wijzen in
onderling overleg binnen drie maanden na te zijn aangewezen een derde arbiter aan die als
voorzitter van de arbitragecommissie optreedt, tenzij beide partijen zijn overeengekomen te
volstaan met één arbiter.
(c)
Binnen één maand na aanwijzing van de derde arbiter komen de partijen de taakomschrijving
van de arbitragecommissie overeen, met inbegrip van de te volgen procedure.
(d)
De arbitrale procedure vindt plaats in [NA: de plaats vermelden].
(e)
De arbitragecommissie past de voorwaarden van de Overeenkomst toe. De
arbitragecommissie omkleedt haar uitspraak met gedetailleerde redenen.
(f)
De uitspraak is definitief en bindend voor de partijen, die hierbij uitdrukkelijk afzien van
iedere vorm van beroep of herziening.
(g)
De kosten, inclusief alle redelijke honoraria die de partijen moeten voldoen in verband met de
arbitrage, worden door de arbitragecommissie over de partijen verdeeld.
Controles en audits
Het NA richt verzoeken om controles of audits overeenkomstig artikel II.20 aan de directeur-generaal van de
internationale organisatie.
Internationale organisaties verstrekken aan het NA alle ter zake dienende financiële informatie, met inbegrip
van rekeningoverzichten in verband met het Project, als zij het Project uitvoeren of hun gelieerde entiteiten of
een onderaannemer deelneemt aan het Project.
6
Nummer van de overeenkomst: XXX
Overeenkomst voor een strategisch partnerschap met een duurtijd van 24 maanden (versie 2015)
I.16.3
Toepasselijk recht
In afwijking van artikel I.8.1 wordt de Overeenkomst beheerst door het toepasselijk Unierecht, waar nodig
aangevuld met het recht van het land waarin de internationale organisatie zijn officieel geregistreerd
hoofdkwartier heeft (lidstaat of EVA-land).
I.16.4
Voorrechten en immuniteiten
Niets in de Overeenkomst mag worden uitgelegd als een verklaring van afstand van voorrechten of
immuniteiten die aan de internationale organisatie zijn verleend door de documenten die de Overeenkomst
vormen of ingevolge het internationale recht.
HANDTEKENINGEN
Namens de begunstigde
namens het NA
XXX
Pieter Tratsaert,
XXX
directeur
Opgemaakt te
Opgemaakt te BRUSSEL
op
op
7