Uitleg: Het grootboek Bestand - SG Zuid

Uitleg grootboek rekeningen: BHD week 3 les 1
Inleiding
Als het goed is weet je dat bedrijven een overzicht bijhouden van hun schulden en bezit. Dit doen ze
op een zogenaamde balans. Zo kunnen men in één oogopslag zien, waar het geld aan besteed is,
hoeveel goederen er in huis zijn, hoe groot de leningen zijn etc. Zo’n overzicht wordt aan het einde
van de maand uitgedraaid door de boekhouder en voorgelegd aan de eigenaar. Het is een
maandelijks overzicht, zodat de eigenaar kan zien of het goed gaat met zijn bedrijf of niet. Als het
eigen vermogen is gestegen dan zal de eigenaar erg blij zijn. Het is dus een soort rapport met
eindcijfers. Om tot een rapport te komen, moeten er gedurende de maand allerlei cijfers verzameld
worden om uiteindelijk de rapportcijfers te berekenen. Deze cijfers worden in het grootboek
bijgehouden.
Inkopen
De belangrijkste taak voor een bedrijf is handelen of te wel inkopen en verkopen van producten om
winst te maken. Een bedrijf probeert zo goedkoop mogelijk goederen in te kopen om vervolgens die
goederen met winst door te verkopen. Als we nou eens kijken naar het inkopen, wat gebeurt er dan
precies?
Vb:
Een bedrijf merkt dat het bijna geen goederen (producten) meer in het magazijn heeft om te
verkopen. Het moet dus heel snel goederen inkopen, voordat het bestellingen van klanten binnen
krijgt. Het inkopen doen ze bij hun leverancier. De leverancier geeft vervolgens bij het bezorgen van
de goederen het bedrijf een factuur. Daarin staat dat ze een bepaald bedrag moeten betalen. Als het
bedrijf direct uit de kas betaald (contant), zal de leverancier op de factuur ook direct een stempel
plaatsen, met ‘contant voldaan’. Laten we bij dit voorbeeld ervan uitgaan dat een bedrijf contant
betaald heeft, wat moet er dan veranderd worden op de balans:
1. Het bedrijf had eerst weinig goederen in huis, maar door het inkopen zal haar voorraad
toenemen. Uiteindelijk heeft het bedrijf meer goederen in huis dan voor het inkopen: De
balansrekening ‘Voorraad Goederen’ stijgt dus.
Op de balans vind je alleen maar bedragen in euro’s. Je kan dus niet op de balans zetten dat
de rekening ‘Voorraad Goederen’ met 10 dozen stijgt. Je neemt het inkoopbedrag
(goederenbedrag) over van de factuur. Dit is dan het bedrag waar de balansrekening
‘Voorraad Goederen’ mee zal stijgen.
2. Waarmee heeft het bedrijf die goederen betaald? Met contant geld. En contant geld kan
alleen maar uit de kas komen. Na het inkopen zat er minder in de kas dan voor het inkopen:
De balansrekening ‘Kas’ daalt dus. Je neemt het goederenbedrag plus de btw of te wel het
factuurbedrag. Dit is dan het bedrag waar de rekening ‘Kas’ mee zal dalen.
3. Een bedrijf hoeft geen btw te betalen, maar toch vind je op de factuur een btw bedrag wat
aan de leverancier betaald moet worden. Dit btw-bedrag zal de leverancier aan de
belastingdienst geven. De belastingdienst zal uitzoeken wie het betaald heeft en vervolgens
teruggeven als ze merken dat het een bedrijf is. Dus een bedrijf betaald het wel, maar krijgt
het later terug. Op de balans tref je een balansrekening met de naam ‘te vorderen btw’ wat
eigenlijk betekent ‘nog te krijgen btw’. Bij het inkopen van goederen zal deze rekening altijd
stijgen met het btw-bedrag, omdat het bedrag wat je nog moet terug krijgen daardoor alleen
maar groter wordt.
Grootboek
Je begrijpt dat als een bedrijf per dag heel wat inkoopt en verkoopt dat de balans constant aangepast
moet worden. Zoals je al eerder hebt kunnen lezen, is een balans een soort maandelijks rapport wat
dus betekent dat zo een overzicht eens per maand aangepast wordt. Wat gebeurt er dan in de
tussentijd? In de tussentijd worden alle ‘veranderingen’ in het grootboek bijgehouden. Dit is een
soort boek waarin de ‘veranderingen’ van de balansrekeningen worden bijgehouden of te wel er
wordt bijgehouden hoeveel een balansrekening daalt of stijgt bij een inkoop- of verkoopactie (zoals
het voorbeeld hierboven). De balansrekeningen hebben allemaal één hele pagina tot hun
beschikking, waarin alle veranderingen van één hele maand worden bijgehouden. Zo is het
overzichtelijk voor een boekhouder en eenvoudig te verwerken. Zo’n rekening wordt dan niet meer
een balansrekening genoemd, maar een ‘grootboekrekening’.
rekeningnummer
Zo’n pagina in een grootboek, ziet er als volgt uit:
boekingsstempelnummers (later hier
meer over)
Grootboekrekening
7000 Voorraad Goederen
datum
Omschrijving
Debet
Credit
1/9/2011 Van balans
10.000,3/9/2011 K0901
2.000,4/9/2011 IF0901
12.000,8/9/2011 VF0901
20.000,Zo een grootboekrekening ‘open’ je aan het begin van elke maand door eerst te beginnen met het
bedrag wat er op de balans staat. In dit geval is dat 10.000,-. Je zet daarom ook bij de omschrijving:
‘van balans’. Je zet het bedrag onder debet, omdat het ook zo op de balans staat. Dit betekent dus
dat er voor 10.000,- aan goederen in het magazijn liggen (let op: Zo duur heb je ze ingekocht > Je wilt
ze natuurlijk met winst verkopen).
Op 3 sept heeft het bedrijf voor 2.000,- aan goederen ingekocht. Je plaatst het bedrag 2.000,- dan
onder debet.
Op 4 sept heeft het bedrijf voor 12.000,- aan goederen ingekocht. Je plaatst het bedrag 12.000,- dan
onder debet. Aan het einde van de maand wordt alles aan de debetzijde opgeteld.
Op 8 sept heeft het bedrijf voor 20.000,- aan goederen verkocht. Je plaatst het bedrag 20.000,- dan
onder credit. Aan het einde van de maand wordt alles aan de creditzijde opgeteld.
Aan het einde van de maand worden beide zijden opgeteld en dan van elkaar afgetrokken. Dat wat
overblijft wordt het bedrag wat op de nieuwe balans (balans oktober) komt te staan.
Op de volgende pagina kun je lezen waarom de boekhouder een boekingsstempel nodig heeft om de
grootboekrekeningen nauwkeurig bij te houden.