12 Bijlage 2 - Memo bijdragen en kosten herindeling

Memo Gemeente Franekeradeel
Datum:
Aan:
22-12-2015
De gemeenteraden van de gemeenten het Bildt, Menameradiel en
Franekeradeel
CC:
Van:
Onderwerp:
Projectbureau Waadhoeke i.o.
Bijdragen en kosten voor de gemeente Waadhoeke i.o.
Naar aanleiding van enkele vragen in de Herindelingscommissie over de kosten van het
herindelingsproject, wordt in dit memo een overzicht gegeven van de Rijksbijdrage, de ICTkosten en de bijdrage alsmede de kosten voor de opsplitsing van Littenseradiel.
Herindelingsbijdrage van het Rijk
Een gemeentelijke herindeling brengt de nodige frictiekosten met zich mee. Het Rijk stelt
hiervoor een tijdelijke verdeelmaatstaf herindeling beschikbaar, ook herindelingsbijdrage
genoemd. Waadhoeke i.o. krijgt daarnaast een bijdrage voor de splitsing van de gemeente
Littenseradiel. De totale herindelingsbijdrage voor Waadhoeke i.o. is berekend op +/€ 11.500.000 en deze wordt in vijf termijnen uitgekeerd. Voor ons fusietraject zal dit op de
volgende wijze worden gedaan:
Termijn
2017 (verruiming
van 25%)
Bijdrage herindeling
Bijdrage Littenseradiel
€ 2.052.486
€ 344.175
€ 2.396.661
2018 (40%)
€ 3.283.978
€ 370.387
€ 3.654.364
2019 (20%)
€ 1.641.989
€ 185.193
€ 1.827.182
2020 (20%)
€ 1.641.989
€ 185.193
€ 1.827.182
2021 (20%)
€ 1.641.989
€ 185.193
€ 1.827.182
€ 10.262.430
€ 1.270.142
€ 11.532.572
Totaal
Totaal
Dit overzicht is indicatief, op basis van de huidige uitkeringsfactor voor het gemeentefonds.
Deze uitkeringsfactor wordt 3 maal per jaar in een circulaire gewijzigd. Deze wijzigingen
zullen van invloed zijn op de genoemde bedragen. Bovenstaande is terug te vinden in de
rapportage van Deloitte (financiële scan) die kort geleden aan u is aangeboden.
15.203628
Reg.nr.: 15.203628
1/5
Kosten projectorganisatie Waadhoeke i.o.
Momenteel hebben we de volgende zaken ten laste van deze herindelingsbijdrage gebracht:



Kredieten voor de plannen van aanpak voor fase 1 en 2 van de herindeling.
Krediet voor de migratie van ICT naar SSL.
Hiervoor is in eerste instantie in totaal € 3.640.000 beschikbaar gesteld. De dienst
SoZaWe Noordwest Friesland heeft ervoor gekozen om de migratie zelf te regelen,
afstemming heeft uiteraard plaatsgevonden. Hiermee is diens bijdrage van € 385.000
niet langer van toepassing. Inmiddels is ook duidelijk dat de door Franekeradeel
geraamde frictiekosten van zo’n € 547.000, niet ten laste van dit budget gebracht
worden.
De voorliggende kredietaanvraag voor het plan van aanpak voor fase 3 van de
herindeling.
Dit leidt tot de volgende (afgeronde) bedragen:
Omschrijving
Krediet voor migratie ICT naar SSL
Kredieten voor de plannen van aanpak voor fase 1 en 2 van de
herindeling
Kredietaanvraag voor het plan van aanpak voor fase 3 van de
herindeling.
Totaal
Bedrag
€ 2.700.000
€ 300.000
€ 2.700.000
€ 5.700.000
Kosten projectorganisatie Littenseradiel
Om de opsplitsing van de gemeente Littenseradiel te begeleiden is ook voor dat traject een
projectorganisatie ingericht. In de op 24-11-2014 ondertekende bestuursovereenkomst is
afgesproken dat alle zaken die ondeelbaar zijn, worden verrekend via een algemene
verdeelsleutel. Deze is berekend op basis van het aantal inwoners, het aantal woningen en
de oppervlakte van Littenseradiel (conform registratie CBS), dat overgaat naar
Leeuwarden, Súdwest-Fryslân en Waadhoeke. Om tot de algemene verdeelsleutel te
komen, is het ongewogen gemiddelde van de procentuele verdeling hiervan berekend. Voor
Waadhoeke i.o. resulteert dit in 17% van de kosten. Verder is afgesproken dat Gemeente
Súdwest-Fryslân de kosten van dit traject voorfinanciert. De afrekening van deze kosten zal
ook ten laste gaan van de herindelingsbijdrage.
Het project herindeling Littenseradiel heeft een andere fasering dan de herindeling van
Waadhoeke. Dit project bestaat uit 2 fasen. Voor fase 1 was afgerond € 360.000 geraamd.
Voor fase 2 worden vooralsnog kosten van € 1.000.000 geraamd. Waadhoeke i.o. moet dus
rekening houden met 17% van € 1.360.000 = € 231.200.
15.203628
Reg.nr.: 15.203628
2/5
Bijdrage Littenseradiel in de projectorganisatie van Waadhoeke i.o.
Omdat de gemeente Littenseradiel ook deel uitmaakt van de projectorganisatie Waadhoeke
i.o., is in het overleg van de stuurgroep van 27-08-2015 besloten dat Littenseradiel via een
verdeelsleutel bijdraagt aan de kosten die door deze projectorganisatie worden gemaakt. Dit
met uitzondering van de kosten voor ICT. Deze verdeelsleutel is berekend op basis van het
aantal inwoners, het aantal woningen en de oppervlakte van Littenseradiel dat overgaat naar
Waadhoeke. Dit leidt tot een bijdrage van 5,2% van de kosten. Hiervoor wordt maandelijks
een nota gestuurd.
Op het moment van schrijven is er in totaal een bedrag van € 7.655 in rekening gebracht bij
gemeente Littenseradiel. In de begroting voor fase 3 zijn een aantal ICT gerelateerde posten
verwerkt, welke dus niet in aanmerking komen voor een bijdrage van gemeente
Littenseradiel. Om een voorzichtige schatting van de bijdrage voor fase 3 te kunnen maken,
rekenen we daarom de geraamde € 400.000 voor Ondersteuning werkgroepen harmonisatie,
voor 2017 niet mee. De bijdrage zou dan uitkomen op 5,2% van € 2.300.000 = € 119.600.
15.203628
Reg.nr.: 15.203628
3/5
Overzicht kosten ICT voor de gemeente Waadhoeke i.o.
Er is voor gekozen om voor 1 januari 2018 alle ICT-voorzieningen van de gemeente
Waadhoeke i.o te harmoniseren en het technisch beheer onder te brengen bij de gemeente
Leeuwarden. Hiervoor is in 2014 een totaal krediet beschikbaar gesteld van € 3.640.000 door
de gemeenten Franekeradeel (€ 1.660.000), Menameradiel (€ 780.000) , het Bildt (€ 815.000)
en de Dienst Sociale Zaken en werkgelegenheid (€ 385.000).
In onderstaande tabel, afkomstig uit het voorstel uit 2014 tot het harmoniseren van alle ICTvoorzieningen, is aangegeven welke posten al dan niet zijn opgenomen in het totaal krediet
van € 3.640.000.
Gemeenten/organisaties
Franekeradeel
Menameradiel
het Bildt
Dienst SoZaWe Noardwest Fryslân
Littenseradiel (4 dorpen)
ICT taken/producten
IM informatiemanagement/strategie
IM Functioneel beheer
IM gegevensmanagement
IM gegevensbeheer
Overheadkosten
Technisch beheer ICT
Technisch applicatiebeheer
Gebruikersondersteuning
ICT Strategie
Kostensoorten
Personele inzet
Aanschaf software en licenties
Installatie en migratie systemen
Projectkosten
Versneld afschrijven
Frictiekosten voor dubbel beheer van
systemen
Migreren databases
Ontvlechtingskosten bestaande ICT
ICT Menameradiel en het Bildt uit de
Dienst Middelsee ICT
15.203628
Reg.nr.: 15.203628
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
Niet opgenomen
4/5
In het beschikbaar gestelde krediet van € 3.640.000 is rekening gehouden met de migratie
(overdracht) van de data van de gemeenten het Bildt, Menameradiel en Franekeradeel. De
werkzaamheden voor het consolideren (samenvoegen) van de bestanden is hierin echter nog
niet geraamd. Daarnaast zijn de invlechtingskosten van de vier dorpen van Littenseradiel in de
gemeente Waadhoeke i.o. niet opgenomen. Deze gegevens moeten ook worden overgezet en
meegenomen in de consolidatie. Daarnaast zullen op het gebied van telefonie
(telefooncentrale en toestellen e.d.) nog uitgaven gedaan moeten worden voor 1 januari 2018.
Voorlopig wordt rekening gehouden met een totaal bedrag van € 1.000.000 aan kosten, welke
gemaakt moeten worden, met name in 2017. Wanneer we beter zicht hebben op deze kosten,
zal hiervoor een kredietaanvraag volgen. De verdeling van deze kosten zal via de normale
verdeelsleutel plaatsvinden, dus 1/3 per gemeente.
Tot slot geldt voor de gemeenten het Bildt en Menameradiel dat de Dienst ICT Middelsee
moet worden ontvlochten. De kosten hiervoor zijn niet meegenomen in het krediet voor ICT
Waadhoeke (zie tabel). De ontvlechting van ICT Middelsee vindt namelijk plaats in een
gezamenlijk project met Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel, hiervoor is een aparte
kredietaanvraag gedaan aan de betrokken raden. Per Middelseegemeente is hiervoor €
187.500 beschikbaar gesteld.
15.203628
Reg.nr.: 15.203628
5/5