Quickscan bedrijfsstructuur en -cultuur Stichting

Quickscan bedrijfsstructuur en -cultuur
Stichting Proominent
Analyserapport met richtinggevende aanbevelingen
Rapport
Stichting Proominent
BMC
december 2011
drs. W. Huiskamp
Projectnummer: 128131
Correspondentienummer: ON-0212-53187
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
INHOUD
HOOFDSTUK 1
INLEIDING
1.1
HOOFDSTUK 2
HOOFDSTUK 3
Aanleiding tot de quickscan
DE OPDRACHT EN OPZET VAN DE QUICKSCAN
2
2
3
2.1
De opdracht
3
2.2
De opzet van de quickscan
3
CONCLUSIES EN RICHTINGGEVENDE AANBEVELINGEN
5
3.1
Conclusies
5
3.2
Richtinggevende aanbevelingen
6
1/7
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
Hoofdstuk 1
Inleiding
1.1
Aanleiding tot de quickscan
Stichting Proominent verzorgt op dertien basisscholen openbaar onderwijs binnen
de gemeente Ede. In Ede-stad gaat het om zeven basisscholen. Verder is in bijna
elk buitendorp een openbare basisschool. Met ingang van 1 januari 2008 is het
openbaar basisonderwijs verzelfstandigd en kan het als zodanig volledig autonoom
ten opzichte van de gemeente opereren. De financiële huishoudens van de
gemeente Ede en Stichting Proominent zijn gescheiden, waardoor er een
onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gemeente mogelijk is. Ook wordt
de schijn van belangenverstrengeling vermeden. Proominent kan een eigen
financieel beleid en beheer ontwikkelen, los van de gemeente. Formeel heeft het
gemeentebestuur echter wel een rol als toezichthouder op hoofdlijnen, gezien de
wettelijke taak van het gemeentebestuur om zorg te dragen voor voldoende
openbaar onderwijs binnen de gemeente.
De Zuiderpoort, een school met overwegend allochtone leerlingen, wordt verbouwd.
Het bestuur had het plan opgevat om na de verbouwing een groot aantal van deze
allochtone leerlingen niet meer te laten terugkeren op de school, maar elders op te
vangen. Dit met de bedoeling om op De Zuiderpoort op termijn een meer gemengde
leerlingenpopulatie te laten ontstaan. Dit voorgenomen beleid heeft voor veel
commotie gezorgd bij ouders, de lokale en landelijke politiek en niet in de laatste
plaats bij de organisatie zelf en de betrokken school. Dit heeft vervolgens geleid tot
het vertrek van de bestuursvoorzitter en later het voltallige bestuur. Inmiddels is de
algemeen directeur met ziekteverlof. Momenteel wordt de bestuurstaak op tijdelijke
basis waargenomen door twee oud-bestuursleden. Per januari 2012 moet er een
nieuw bestuur aantreden.
2/7
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
Hoofdstuk 2
Opdracht en opzet van de quickscan
2.1
De opdracht
De probleemstelling zoals die zich aandient is niet een-op-een te koppelen aan de
ontstane problematiek rondom De Zuiderpoort, hoewel hier wel duidelijk de interne
verdeeldheid binnen de organisatie naar voren komt. Signalen die ook het
gemeentebestuur bereiken laten zien dat er niet of niet adequaat met elkaar wordt
gecommuniceerd door de diverse geledingen binnen Proominent. Algemeen
directeur en andere sleutelfiguren in de organisatie geven sterk de indruk tegenover
elkaar te staan, hetgeen ook naar buiten toe soms onverbloemd duidelijk is
geworden. Het is duidelijk dat er vraagtekens worden gezet bij de inrichting en
werking van de organisatie van Proominent. Deze vragen leven niet alleen op het
terrein van beheers- en sturingsaspecten (structuur) maar ook op het terrein van
cultuuraspecten (communicatie, transparantie, informatieverstrekking et cetera) en
de wijze waarop sleutelfiguren binnen Proominent zich tot elkaar verhouden. Het
gemeentebestuur van Ede in zijn verantwoordelijkheid als toezicht-houder van het
openbaar onderwijs in de gemeente wil een quickscan laten uitvoeren van de
vigerende bestuursstructuur en met name de cultuuraspecten (communicatie,
informatie naar en aansturing van sleutelfiguren binnen de organisatie). Hierbij staan
twee vragen centraal:
1. Hoe is de beheers- en organisatie- en managementstructuur van Stichting
Proominent op dit moment thans vormgegeven en in hoeverre zijn hierin
aanpassingen noodzakelijk, gelet op de opgedane ervaringen en inzichten?
2. Hoe is de beheers- en organisatie- en managementcultuur binnen Stichting
Proominent te duiden? In hoeverre en langs welke weg zijn hierin aanpassingen
noodzakelijk?
De insteek moet oplossingsgericht zijn en naast de analyse ook richtinggevende
aanbevelingen bevatten.
2.2
De opzet van de quickscan
Documentenstudie
Het bestuderen van relevante documenten met betrekking tot de bestuurlijke
inrichting, de managementstructuur en de overlegstructuur is gebeurd op een drietal
niveaus:
• bestuur en toezicht;
• bestuur en bovenschoolse directie (directeur/bestuurder);
• directeur/bestuurder en schooldirecties en stafbureau.
Verder zijn relevante documenten op het terrein van de bedrijfsvoering bestudeerd.
3/7
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
Bij het screenen van de documenten hebben wij ook aandacht besteed aan de
vraag of de organisatie voldoet aan de Wet goed bestuur (sinds 1 augustus 2010
van kracht) en de gedragscode Goed bestuur van de PO-Raad.
Gesprekken met sleutelfiguren
Halfgestructureerde interviews met sleutelfiguren in en rondom Proominent:
Op basis van onder andere de documentenstudie is er een gespreksagenda
met richtinggevende vragen geformuleerd. Hier is met name ingegaan op de
cultuuraspecten binnen de organisatie of, anders gezegd, hoe de diverse
geledingen zich met elkaar verhouden. Het gaat hier met name over de
professionele rollen, het getoonde gedrag, de wijze van communiceren, het voeren
van overleg, de besluitvorming en het nakomen van afspraken.
Met de volgende personen zijn de interviews gehouden:
• bestuur:
2 personen
• directies:
4 schooldirecteuren
• staf:
alle (4) stafmedewerkers
• GMR:
2 oudergeleding
2 personeelsgeleding
• externe partners:
2 vertegenwoordigers gemeente Ede
1 bestuurder collega-schoolbestuur
4/7
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
Hoofdstuk 3
Conclusies en richtinggevende aanbevelingen
3.1
Conclusies
1. Gebrek aan professionele sturing en krachtig leiderschap
Over een reeks van jaren heeft het binnen Stichting Proominent ontbroken aan
professionele sturing en krachtig leiderschap op centraal niveau.
Kernwoorden hierbij zijn:
• geen duidelijke visie, meerjarenbeleid en -strategie en het ontbreken van
duidelijke centrale kaders;
• ad-hocbeleid, sterk wisselend, gebaseerd op kortetermijnvisie en geen
duurzame oplossingsrichting voor majeure problemen;
• geen transparante informatievoorziening en besluitvormingslijnen zowel
naar sleutelfiguren in de organisatie alsook naar externe partners en
belanghebbenden;
• het eenzijdig wijzigen van afspraken en toezeggingen.
Deze situatie is bij herhaling aangekaart door verschillende geledingen binnen de
organisatie (directeuren, stafmedewerkers en GMR).
Ook bij een aantal bestuursleden bestond al langere tijd gerede twijfel over de
kwaliteit van de aansturing van de algemeen directeur. De diverse maatregelen
overwegende en de bijbehorende verregaande consequenties in ogenschouw
nemend heeft het bestuur ervoor gekozen om dichter bij de algemeen directeur te
opereren in een executieve rol. Onzes inziens was dit een ongelukkige keuze,alle
oprechte en goede bedoelingen van het bestuur ten spijt. Ook het bestuur en de
bestuursleden hebben namelijk grote betrokkenheid en inzet bij de organisatie
getoond door de jaren heen en zelfs nu nog, onder ook voor hen moeilijke
omstandigheden.
Daarnaast is de gegroeide situatie ook in het kader van recente wetgeving
onwenselijk. Er is onzes inziens geen transparante scheiding aangebracht tussen
intern toezicht en leiding van de organisatie.
2. Verlammende werking en verstoorde verhoudingen
Deze al jaren voortdurende slechte sturing en slechte wijze van leidinggeven heeft
een verlammende werking gehad op het hart van de organisatie en heeft ineffectief
en contraproductief gewerkt. Hierdoor is de meerwaarde van het collectief tot nu toe
onvoldoende naar voren gekomen en heerst er verdeeldheid en wantrouwen tussen
bestuur,algemeen directeur, schooldirecteuren, staf en GMR. Ook in het externe
circuit zijn de verhoudingen bekoeld.
5/7
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
3. Positieve punten
Ondanks de gebrekkige sturing constateren wij ook een aantal positieve aspecten
binnen Proominent die onzes inziens vertrouwen mogen geven voor de toekomst.
• De kwaliteit van het onderwijs op de scholen is voldoende tot goed.
• Er is de afgelopen jaren veel inspanning op schoolniveau geleverd om nieuwe
initiatieven te ontplooien, zoals nieuwe vormen van onderwijs en bijvoorbeeld
het taalproject.
• Het imago van de scholen is goed.
• De leerlingenaantallen vertonen een stijgende lijn.
• De stafmedewerkers werken hard en zijn deskundig, loyaal en servicegericht
naar scholen en externe partners.
• De scholen beschikken over het algemeen – uiteraard zijn ook hier punten ter
verbetering – over goede huisvesting.
Hoewel de jaarrekening van 2010 door incidentele uitgaven en eenmalige
omissies anders doet vermoeden, is de financiële situatie voorzover wij op basis
van de ons beschikbaar gestelde gegevens (waaronder de meerjarenbegroting)
kunnen overzien, niet zorgwekkend. Een nadere externe analyse ter verificatie is
aan te bevelen.
Samengevat
Het gebrek aan sturing en centrale leiding binnen Stichting Proominent door de jaren
heen heeft geleid tot een onhoudbare situatie, waarbij ingrijpen in de centrale
aansturing van de organsiatie noodzakelijk is.
Tegelijkertijd is er een aantal basisvoorwaarden (kwaliteit van het onderwijs, kwaliteit
van de staf, huisvesting en financiën) aanwezig die een goede basis vormen voor
een solide organisatie voor openbaar onderwijs in deze gemeente in de nabije
toekomst.
3.2
Richtinggevende aanbevelingen
1. Benoemen van interim-bestuursleden voor 1 januari 2012
Per 1 januari 2012 leggen de huidige interim-bestuurdersleden definitief hun functie
neer. Dit betekent dat het bevoegd gezag over het openbaar onderwijs formeel bij
de gemeente komt te liggen. Wij bevelen aan om tijdelijk van gemeentewege te
voorzien in twee interim-bestuursleden, die conform de statuten van de stichting
beslissingsbevoegd zijn.
2. Op basis van een actueel governancemodel opstellen van nieuwe profielen van
bestuur en openbare werving
Dit betreft het (laten) opstellen van profielen voor een nieuw bevoegd gezag van de
Stichting Proominent, in overeenstemming met de wettelijke voorschriften zoals
deze per 1 augustus 2010 van kracht zijn en in overeenstemming met de gedragscode Goed Bestuur van de PO-Raad, de brancheorganisatie van het primair
onderwijs. Hierbij heeft ook de GMR wettelijk gezien een bindend voordrachtsrecht
voor leden van het bestuur.
6/7
QUICKSCAN BEDRIJFSSTRUCTUUR EN -CULTUUR STICHTING PROOMINENT
Hierbij is een duidelijke scheiding tussen intern toezicht en sturing essentieel.
Wij denken hierbij aan een organieke scheiding tussen toezicht en besturen in de
vorm van een raad-van-toezicht/raad-van-bestuurmodel. Dit vraagt ook aanpassing
van huidige statuten en reglementen.
2. Interim-algemeen directeur
Benoem op korte termijn een terzake kundige interim-algemeen directeur/bestuurder
die orde op zaken stelt.
Intern (onder meer):
• ontwikkelt een gedragen visie op sturing en beleid binnen de organisatie;
• zorgt voor herstructurering van de overleg- en besluitvorming en gesprekscyclus;
• stelt duidelijke kaders en verifieert en monitort afspraken.
Verder is het van belang dat de interim het vertrouwen weet te herstellen tussen de
bestuurder en schooldirecteuren, de staf en de GMR, alsmede de relatie weet te
herstellen met externe partijen en openingen creëert voor Stichting Proominent.
3. Werving en selectie nieuwe algemeen directeur/bestuurder
Voor een nieuwe algemeen directeur/bestuurder wordt een profielschets opgesteld
waarin de kernkwaliteiten en competenties staan die noodzakelijk zijn voor
krachtdadige,slagvaardige en transparante leiding aan deze organisatie.Wij geven
het advies om deze functie extern te werven en professioneel te laten begeleiden.
4. Tijdpad: 1 augustus 2012
Bovengenoemde acties dienen bij voorkeur voor de start van het nieuwe schooljaar,
zijnde 1 augustus 2012, te zijn afgerond.
Tot slot
Wij bedanken alle geïnterviewden voor hun bereidheid om aan de gesprekken deel
te nemen en hun beschikbaarheid op korte termijn, alsmede voor de getoonde
openheid en betrokkenheid.
7/7